Gestione Commissioni Esami

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1 Gestione Commissioni Esami Sistema informatico ESSE3 Versione 3.0 Autore Stato Revisore Gruppo Esse3 Approvato P. Casalaspro Data 30/01/2014 Distribuito a: Utenti Esse3

2 SOMMARIO 1 Introduzione Appelli con firma digitale (FDS) Definizione della Commissione d Esame Docenti Carica da offerta Abilita docenti Abbinamento della Commissione d Esame ad un appello Commissioni multiple per uno stesso insegnamento Commissioni per Attività Didattiche con logistica condivisa con altre Attività Didattiche Gestione Commissioni Esami -Vers.03

3 1 Introduzione La funzione Gestione Commissioni Esami consente di definire l insieme di docenti che svolgerà esami per un determinato insegnamento, per un intero arco temporale, che non necessariamente coincide con la durata di un anno accademico. La definizione di una Commissione di esame viene associata al Corso di Studi / Attività Didattica, per un periodo temporale delimitato da una data inizio ed una data fine di validità. All atto di creazione di un singolo appello e/o dell inserimento massivo (funzione Inserimento rapido appelli), è necessario che sia stata definita una Commissione valida per ciascuna data in cui viene generato un appello; per ciascun insegnamento possono essere definite più Commissioni. Ciascun docente inserito nella Commissione deve essere abilitato alla visualizzazione dell appello. La funzione Abilita Docenti consente di attribuire le abilitazioni ai singoli docenti per gli appelli definiti per le coppie CDS/AD. Le titolarità definite in Offerta Didattica sono già presenti nella maschera; vanno, invece, aggiunte le abilitazioni per gli altri componenti, laddove non fossero già presenti. 1.1 Appelli con firma digitale (FDS) Nel caso di appelli con firma digitale, di tipo FDS, la disponibilità di una Commissione di esame in ESSE3 è requisito indispensabile per consentire al Presidente di Commissione di verbalizzare on line con firma digitale. Infatti, a partire dalla versione di ESSE3, il Presidente della Commissione, via web, per aggiungere componenti alla Commissione, può effettuare la ricerca esclusivamente tra i docenti elencati nella Commissione predefinita, e non più tra tutti i docenti dell ateneo. In caso non dovesse essere disponibile alcuna Commissione, dal momento che oltre al Presidente è necessario un altro componente per poter apporre la firma digitale, il verbale rimarrebbe in sospeso e gli esami non potrebbero essere registrati. Inoltre, sarebbe preferibile non associare la Commissione all appello, come descritto nel Cap.2. Nella maschera Abilita docenti, il valore VIS deve essere ZERO per i docenti inseriti nella Commissioni. Gestione Commissioni Esami -Vers.03 Pag. 1

4 2 Definizione della Commissione d Esame La definizione della Commissione d Esame va implementata attraverso la funzione di ESSE3 Gestione Commissioni Esami, attivabile da : CALENDARIO ESAMI -> ESAMI PROFITTO -> GESTIONE COMMISSIONI ESAMI Nella maschera che si apre, è possibile gestire le Commissioni di Esame per tutte le AD di un determinato CDS. Gestione Commissioni Esami -Vers.03 Pag. 2

5 Impostare il Dipartimento ed il CDS e selezionare il bottone Gestione Commissioni Esami -Vers.03 Pag. 3

6 Per inserire una nuova Commissione su un CDS, recuperato nella testata della maschera, si accede alla parte centrale della maschera in modalità Inserimento tramite il bottone valori relativi alla AD per la quale si vuole creare la Commissione. e si impostano i Se sono già presenti delle Commissioni, per aggiungerne delle nuove si procede con il bottone. Bisogna necessariamente attribuire un nome alla Commissione e definire un periodo di validità. Si suggerisce di utilizzare il seguente standard di nomenclatura per il nome della Commissione: la parola COMMISSIONE, seguita dal codice ESSE3 dell insegnamento e poi dalla descrizione; es. COMMISSIONE ANATOMIA UMANA II. Per gli insegnamenti con diverse Commissioni, nel nome va inserito un riferimento esplicativo alla particolare Commissione; es. COMMISSIONE ASL SA ( BASI BIOLOGICO MOLECOLARI E STATISTICA). Gestione Commissioni Esami -Vers.03 Pag. 4

7 Dopo aver selezionato il bottone alla Commissione (valore nel campo PROGR.)., il sistema associa automaticamente il codice identificativo 2.1 Docenti Nel tab Docenti viene inserito l elenco dei docenti che compongono la Commissione. A ciascun docente deve essere assegnato un Ruolo. E obbligatorio che in ogni Commissione sia presente il Presidente e almeno un componente. L elenco dei docenti può essere inserito manualmente, oppure può essere caricato dall Offerta Didattica di un determinato anno accademico, prelevando i nominativi dei docenti assegnati all insegnamento nell anno accademico selezionato. Gestione Commissioni Esami -Vers.03 Pag. 5

8 2.2 Carica da offerta La funzione Carica da offerta importa tutti i docenti che sono stati legati alla coppia CDS/AD nell Offerta Didattica. Si seleziona l anno dell Offerta alla quale si vuol far riferimento e si preme il bottone. Gestione Commissioni Esami -Vers.03 Pag. 6

9 Una volta importati i docenti, si eliminano quelli che effettivamente NON devono far parte della Commissione. Gestione Commissioni Esami -Vers.03 Pag. 7

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11 2.3 Abilita docenti Accanto al tab DOCENTI è presente il tab ABILITA DOCENTI, dove è disponibile l elenco dei docenti già abilitati sull insegnamento. Requisito fondamentale per consentire al docente di fruire dei servizi on line per l appello di esame è di impostare correttamente la funzione Abilita docenti, a cui si accede direttamente selezionando l omonimo bottone Abilita docenti. In particolare, per il docente che non è definito Titolare dell insegnamento in Offerta didattica, nella maschera Abilita docenti dovrà essere inserita una riga con il suo nome, con cui verrà abilitato a visualizzare gli appelli dell insegnamento. Se il docente viene inserito in una Commissione per un insegnamento, il valore del parametro VIS deve essere ZERO, in quanto verrà esplicitamente associato agli appelli a cui effettivamente parteciperà (DEF=0, VIS=0). Gestione Commissioni Esami -Vers.03 Pag. 9

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13 3 Abbinamento della Commissione d Esame ad un appello All atto della creazione di un appello d esame, deve essere inserito il docente Presidente dell appello, indipendentemente dalla tipologia dell appello (STD, FDS, ). Si consiglia di non associare la Commissione all appello, ma di inserire esclusivamente il docente Presidente nel tab Docenti Associati. Infatti, nei casi di appelli di tipo FDS, con firma digitale, associando la Commissione all appello, si costringerebbe il Presidente di Commissione, via web, che si ritroverà l intera Commissione già associata, ad eliminare i componenti che non sono effettivamente presenti, con i rischi facilmente immaginabili. Al contrario, associando esclusivamente il Presidente, questi, via web, sceglierebbe i componenti, selezionando, dalla lista predefinita nella Commissione, esclusivamente i docenti effettivamente presenti per quell appello. Per gli appelli di tipo STD, bisogna abbinare all appello, oltre al Presidente, anche ciascun docente che intende consultare la lista dei prenotati via web, dal momento che per tutti i docenti sarà stato impostato il valore VIS=0 in Abilita docenti. Gestione Commissioni Esami -Vers.03 Pag. 11

14 4 Commissioni multiple per uno stesso insegnamento Si può verificare la necessità di dover creare diverse Commissioni per lo stesso periodo di validità, ad esempio per insegnamenti partizionati. In tal caso, si procede con la creazione delle singole Commissioni, per la stessa coppia CDS/AD, per lo stesso periodo di validità, tipicamente con Presidenti differenti. Nelle immagini di esempio vengono create due Commissioni per una AD partizionata per SEDI. Gestione Commissioni Esami -Vers.03 Pag. 12

15 All atto della creazione di un appello sulla coppia CDS/AD per la quale sono state create le Commissioni, l operatore procederà con l inserimento del Presidente dell appello. Gestione Commissioni Esami -Vers.03 Pag. 13

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17 In caso si intendesse associare un intera Commissione (scelta sconsigliata), tramite il bottone per l Appello. si aggiungerebbe l elenco dei componenti di tutte le Commissioni valide Gestione Commissioni Esami -Vers.03 Pag. 15

18 5 Commissioni per Attività Didattiche con logistica condivisa con altre Attività Didattiche Le Attività Didattiche che usufruiscono della logistica di altre AD, non devono avere le Commissioni definite, in quanto gli appelli di esame vengono creati sulle Attività Didattiche che erogano la logistica. Esempio: L AD SOCIOLOGIA DELL'ORGANIZZAZIONE eroga la logistica anche per la AD SOCIOLOGIA DELL'ORGANIZZAZIONE; infatti, come si legge nell immagine, il flag Fornisce l esame comune è alzato. Di conseguenza, le Commissioni, per il periodo temporale in cui è valida la logistica 2013/2014, devono essere definite esclusivamente sulla AD SOCIOLOGIA DELL'ORGANIZZAZIONE. Gestione Commissioni Esami -Vers.03 Pag. 16