Gestione Avvisi e Comunicazioni

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1 U N I V E R S I T À D E G L I S T U D I D I S A L E R N O Procedura ESSE3 Gestione Avvisi e Comunicazioni Versione 2.0 Autore Carmela Viviano Stato Approvato Revisore Pio Casalaspro Data 15/01/2009 Distribuito a: Utenti ESSE3

2 SOMMARIO 1 INTRODUZIONE AVVISI CREAZIONE AVVISI VISUALIZZAZIONE AVVISI VIA WEB GESTIONE COMUNICAZIONI MULTIMEDIALI INVIO DI UN MESSAGGIO DI POSTA ELETTRONICA CREAZIONE COMUNICAZIONE MULTIMEDIALE UTILIZZANDO WEB FORUM... 16

3 1 Introduzione Le funzioni presenti in Comunicazioni dal menu principale di ESSE3 comprendono sia gli avvisi che la gestione delle comunicazioni multimediali. Utilizzando tali funzioni è possibile pubblicare avvisi sull area riservata web ed inviare messaggi di posta elettronica a gruppi di studenti.. 2 Avvisi La funzione consente di creare avvisi da pubblicare sull area web riservata agli studenti. 2.1 Creazione Avvisi Dopo aver selezionato Avvisi, viene visualizzata la seguente maschera: Figura 1. Gruppo di lavoro C.S.I. ESSE3 Pag. 1 10/02/2009

4 A questo punto si può procedere col recupero di un avviso precedentemente creato oppure con la creazione di uno nuovo. Per creare un avviso, bisogna cliccare sul bottone Inserisci, come indicato dalla freccia in figura 1. A questo punto alcuni campi della maschera diventano gialli ed è possibile inserire i dati. Figura 2 Lo Stato può assumere i seguenti valori: Bozza, Attivo ed Eliminato. Quando si crea un avviso, lo stato deve essere impostato in Bozza; successivamente, dopo averlo completato, bisogna impostare lo stato con il valore Attivo. Gli altri campi contengono: Gruppo di lavoro C.S.I. ESSE3 Pag. 2 10/02/2009

5 la data di inizio e fine validità del messaggio, ossia l intervallo di tempo in cui l avviso rimane pubblicato; la Postazione, su cui viene inviato il messaggio, da valorizzare con Web ; il testo da pubblicare, che va inserito nel campo Testo. Nella seconda parte della maschera sono presenti due sezioni: Eventi e Destinatari, in cui va definito il gruppo di destinatari. Figura 3 Gruppo di lavoro C.S.I. ESSE3 Pag. 3 10/02/2009

6 Posizionarsi nella sezione Eventi, cliccare su Inserisci; compaiono 2 sezioni: Tipo evento e Parametri. In Tipo evento bisogna selezionare, come in figura 3, POST- LOGIN e cliccare su SALVA. Figura 4 Selezionare la sezione Destinatari e cliccare su Inserisci, come indicato dalla freccia. Scegliere il tipo di selezione nell elenco, come illustrato nella figura 4. Nell esempio viene selezionato APPELLO. Dopo aver salvato, si procede con la scelta dei parametri, come da figura 5. Gruppo di lavoro C.S.I. ESSE3 Pag. 4 10/02/2009

7 Figura 5 Bisogna indicare il Corso di Studi, l insegnamento e l appello. In questo modo è stato impostato un avviso diretto agli studenti iscritti al corso di Chimica e Tecnologia Farmaceutiche prenotati ad un determinato appello dell attività didattica specificata. Tale avviso verrà visualizzato dopo il login nell area riservata di ciascuno studente prenotato. 2.2 Visualizzazione Avvisi via Web Gli avvisi creati come indicato nel paragrafo precedente vengono visualizzati nell area riservata degli studenti destinatari, così come si vede nella figura 6. L avviso Gruppo di lavoro C.S.I. ESSE3 Pag. 5 10/02/2009

8 in questione rimarrà in linea per l intervallo temporale indicato durante la sua creazione. Figura 6 Gruppo di lavoro C.S.I. ESSE3 Pag. 6 10/02/2009

9 3 Gestione Comunicazioni Multimediali 3.1 Invio di un messaggio di posta elettronica La funzione consente di inviare messaggi di posta elettronica a gruppi di studenti. Per evitare sovraccarico del sistema di posta elettronica, si consiglia di utilizzare la funzione in orari non di punta (preferibilmente di sera) e di individuare gruppi di destinatari non eccessivamente numerosi. Dal menu principale, cliccando su Comunicazioni, Gestione Comunicazioni Multimediali, si apre la maschera di figura 7: Figura 7 Gruppo di lavoro C.S.I. ESSE3 Pag. 7 10/02/2009

10 Per creare una nuova comunicazione multimediale, ad esempio inviare una , posizionarsi nella sezione Comunicazioni, e cliccare su Inserisci, (Fig. 7). A questo punto, viene visualizzata la maschera come in figura 8. Il campo < Da > verrà impostato in automatico con la username dell operatore che ha creato la nuova comunicazione multimediale. Tuttavia, tale username NON comparirà come mittente della ricevuta dallo studente; invece, l indirizzo , che si desidera far visualizzare come mittente, va inserito nel campo Mittente. Si prosegue, quindi, ad inserire le altre informazioni. Figura 8 Gruppo di lavoro C.S.I. ESSE3 Pag. 8 10/02/2009

11 Il campo Device può assumere i valori: , esse3, web forum come da figura9. In questo caso, bisogna selezionare . Se si desidera inviare il messaggio anche sull area utente dello studente, bisogna spuntare il flag < Pubblica in bacheca privata >, ed impostare i campi < Valida da al >. Il campo < Mittente > è obbligatorio e bisogna inserire l indirizzo che si desidera compaia come mittente del messaggio di posta elettronica, ad esempio quello dell Ufficio di Segreteria Studenti di una determinata Facoltà.. Figura 9 Gruppo di lavoro C.S.I. ESSE3 Pag. 9 10/02/2009

12 Figura 10 Dopo aver inserito il titolo ed il testo della comunicazione si passa nella parte sottostante della maschera, nella sezione < Destinatari >. Cliccando su Inserisci, vedi freccia figura 10, apparirà la maschera di figura 11. Gruppo di lavoro C.S.I. ESSE3 Pag /02/2009

13 Figura 11 A questo punto bisogna selezionare, tra le scelte possibili, < Destinatari da motore sql. >. Gruppo di lavoro C.S.I. ESSE3 Pag /02/2009

14 Viene visualizzata, quindi, la maschera di figura12, in cui è possibile definire l insieme di studenti destinatari del messaggio, mediante le categorie disponibili. Ad esempio, Studenti Iscritti, Facoltà: 43 Lingue e Letterature Straniere, Anno accademico: 2007, individua gli studenti con iscrizione attiva nel 2007 alla Facoltà di Lingue e Letterature Straniere. Figura 12 Dopo aver confermato, cliccando su OK, viene visualizzata la maschera, come in fig.13, in cui compare la lista completa degli studenti destinatari. Gruppo di lavoro C.S.I. ESSE3 Pag /02/2009

15 ATTENZIONE!: Se ci sono più destinatari, per evitare che gli studenti vedano gli altri indirizzi a cui è stata inviata l , occorre metterli tutti in Ccn. A tale scopo, bisogna cliccare sul tasto Tutti in Ccn, come nella maschera sotto: Dopo aver selezionato SI alla richiesta di conferma che verrà visualizzata, si è pronti per l invio. Cliccare su Invia, fig.13, per spedire il messaggio Gruppo di lavoro C.S.I. ESSE3 Pag /02/2009

16 Figura 13 Attendere fino a quando risulta impostato il flag nella colonna < Inviato >, nella parte alta della maschera. Per verificare se il flag è stato impostato, cliccare su <Refresh>, in alto. A quel punto, cliccare su < Esci >. Nella casella di posta dello studente arriverà una con il messaggio, come si vede in figura 14. Gruppo di lavoro C.S.I. ESSE3 Pag /02/2009

17 Figura 14 Gruppo di lavoro C.S.I. ESSE3 Pag /02/2009

18 3.2 Creazione Comunicazione Multimediale utilizzando web forum Per creare una comunicazione diretta alla bacheca messaggi, nell area web riservata dello studente, è sufficiente indicare come Device WEB FORUM nella maschera visualizzata in fig. 9, par.3.1, e scegliere se il messaggio deve essere pubblico o privato; a questo punto bisogna identificare i destinatari come per le ed inviare, come indicato nel par Nell area utente verrà visualizzato il messaggio: Sono presenti nuovi messaggi in bacheca. Per visualizzarli clicca qui Figura 15 Cliccando nel punto indicato dalla freccia, si ottiene la pagina web, coma da figura 16 Gruppo di lavoro C.S.I. ESSE3 Pag /02/2009

19 Figura 16 Cliccando sul titolo del messaggio si apre la finestra contenente il messaggio, come si vede in figura 17. Gruppo di lavoro C.S.I. ESSE3 Pag /02/2009

20 Figura 17 Gruppo di lavoro C.S.I. ESSE3 Pag /02/2009