Requisiti per la fatturazione

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1 Requisiti per la fatturazine Per garantire la registrazine puntuale e tempestiva delle fatture, si prega di leggere attentamente i seguenti requisiti. Raccmandazini generali ll rispett delle seguenti raccmandazini cnsentirà una più rapida elabrazine delle fatture e delle nte di credit. Usare la lingua inglese dppia lingua (Inglese + Italian) Indicare sempre un indirizz di psta elettrnica di cntatt su gni fattura e nta di credit I dcumenti devn essere scritti digitalmente e nn manualmente. I termini di pagament indicati in fattura devn essere cnfrmi a quelli indicati sull rdine di acquist. Le linee della fattura devn seguire la stessa sequenza delle linee indicate sull rdine di acquist Page 1 Revisin: 12 Last mdified:

2 Requisiti bbligatri I seguenti requisiti sn bbligatri. Se la fattura nn è cnfrme, sarà respinta e rispedita al mittente il relativ pagament sarà effettuat in ritard. Se la fattura è stata rigettata, vi sarà richiest di inviare nuvamente una fattura crretta cn una nuva data di fatturazine. Ordini di acquist e relative fatture Gli rdini di acquist sn il metd di transazine utilizzat da Vestas. Assicurati di ricevere un rdine di acquist frmale da parte del referente Vestas. Assicurati che tutte le mdifiche cncrdate si riflettan in un rdine di acquist aggirnat dal referente Vestas (Buyer). - La fattura deve indicare un sl numer d'rdine d acquist. - La fattura deve essere cnfrme alla legislazine del paese di riferiment. - Le fatture cn quantità superiri rispett a quelle indicate sull rdine di acquist sarann respinte a men che nn ci sia una tlleranza di cnsegna già cncrdata cn Vestas - La fattura nn deve essere emessa e inviata prima della data effettiva di cnsegna della merce di esecuzine del servizi. - La fattura deve indicare l'iva, l'impsta sulle vendite, GST altri imprti fiscali cme single vci separate dal ttale della fattura. L intestazine deve chiaramente indicare quant segue: - Il numer d rdine d'acquist Vestas - La dicitura FATTURA chiaramente e a grandi lettere nell'intestazine - La ragine sciale, l'indirizz e il numer di P. IVA della Vs Scietà - ll Cdice Frnitre cme indicat sull'rdine d'acquist Vestas - L indirizz della scietà Vestas cmmittente e il numer di P. IVA esattamente cme sull'rdine di acquist Vestas - Il numer e la data di emissine della fattura, (se la fattura è stata precedentemente rigettata, la nuva data di fatturazine) - La valuta di fatturazine che deve crrispndere alla valuta indicata sull rdine di acquist Vestas Le linee di fatturazine devn: - Crrispndere cn la descrizine e i prezzi; fare riferiment alle crrispndenti linee dell rdine di acquist Vestas e/ all item number Vestas (dve applicabile). - Fare riferiment a qualsiasi anticip versat dalla Vestas. Page 2 Revisin: 12 Last mdified:

3 Fatture senza l indicazine del PO Il riferiment all rdine di acquist Vestas è sempre richiest sulla fattura. Tuttavia, ci sn circstanze particlari in cui la fattura può essere presentata senza fare riferiment a un rdine di acquist. Questi casi sn nti cme PO esentati e la vstra persna di riferiment Vestas v infrmerà prima dell'inizi delle cnsegne. Per questi casi, tutti i requisiti di cui spra sn ancra validi cn l'eccezine del riferiment dell'rdine di acquist e i riferimenti della linea di rdine d'acquist. Nte di credit Indicare la dicitura NOTA DI CREDITO TOTALE NOTA DI CREDITO PARZIALE chiaramente e a grandi lettere nell'intestazine Indicare sempre un cntatt amministrativ sulla nta di credit Se la nta di credit annulla ttalmente parzialmente una fattura già emessa, si deve fare riferiment al numer di fattura riginale e, dve pssibile, all'rdine d'acquist Vestas. Per eventuali mdifiche della fattura, per esempi prezz quantità parziali, si prega di inviare una nta di credit per l'inter imprt della fattura riginale seguit da una nuva fattura crretta. Se quest nn è pssibile a causa di requisiti specifici del paese - si prega di inviare una nta di credit parziale. Una singla nta di credit nn deve cprire più fatture. Page 3 Revisin: 12 Last mdified:

4 Invi fatture e nte credit Vestas preferisce ricevere fatture e nte credit elettrniche direttamente all Accunt Payable mailbx cme indicat nell rdine di acquist Vestas. Per le fatture in esenzine, per favre far riferiment alla mail bx indicata nel nstr sit all indirizz Invi elettrnic Al fine di assicurare che la vstra fattura sia ricnsciuta dal nstr Sistema scanning e sia prcessabile, per favre assicurate che sia cnfrme alle seguenti indicazini. Le fatture nn cnfrmi sarann rigettate autmaticamente e quest cmprterà un ritard nei pagamenti. Fatture e nte di credit devn essere in frmat pdf tiff - Zip files sarann rigettati Ogni file pdf tiff dvrà cntenere sl una fattura/nta credit La Vstra dvrà includere sl fatture e/ nte credit e nn dvrà includere nessun altr tip di allegat Nn inviate fatture prfrma alle mailbxes Infrmazini aggiuntive specifiche istruzini dvrann essere incluse nella fattura e nn nel crp della Nn inviare la stessa fattura più di una vlta Il numer di rdine dvrà essere sempre stampat e nn scritt manualmente. Eventuali francblli richiesti da leggi lcali dvrann essere inseriti nell spazi liber Se la fattura si estende per più pagine, nn ci dvrà essere nessun altr dcument tra le pagine della fattura (cme p.e. le cndizini di vendita) Evitare clri scuri layut grafici pesanti nella data di fattura altrimenti risulterann cme dcumenti nn leggibili Fatture cartacee Per i frnitri lcali nei seguenti paesi, una cpia cartacea dvrebbe essere inviata all indirizz di psta indicat nell rdine di acquist, cme indicat nel sit e-fatture Per rdini di 10 cifre che inizian cn 43, si ptrebbe avere la pssibilità di inviare una e-fattura. Se avete dei dubbi sulla pssibilità di utilizzare questa funzine, cntattate il Vstr referente Vestas. Page 4 Revisin: 12 Last mdified:

5 Risluzine dei prblemi di fatturazine di pagament Prima di cntattare Vestas per prblemi di pagament e/ di fatturazine, vi chiediam di verificare quant segue: Il Vstr termine di pagament è l stess di quell indicat nell rdine di acquist Vestas? I materiali/servizi sn stati cnsegnati? La fattura è stata inviata alla crretta mailbx e nel frmat crrett? Aprire un ticket Vestas gestisce richieste riguardanti le fatture e i pagamenti usand un Sistema di ticket. Ni puntiam a rispndere a tutti i ticket entr 3 girni lavrativi dalla data di ricezine. L indirizz per aprire un ticket dipende dal sistema in cui è stat creat l rdine di acquist. Ecc cme saperl. Se la richiesta è relativa all rdine di riferiment cn i 10 numeri (tutti i numeri), usare [email protected] Se la richiesta è relativa a numeri di rdine che inizian cn la lettera P seguita da 6 numeri, usare [email protected] Dcumentazine a supprt Vi cnsigliam di frnire la seguente dcumentazine a supprt in md da accelerare la risluzine del prblema: Cpia dell rdine di acquist Vestas Prva di cnsegna Una blla di cnsegna stampata e firmata dal Magazzin ricevente Una blla di cnsegna (CMR/plizza di caric) firmata dall spediziniere Vestas. Una registrazine dell rari del Servizi ricevut firmat e datat dalla persna. I frnitri Vestas dvrebber inviare un estratt cnt mensile (SOA) all ultim girn del mese per facilitare la cnciliazine dei cnti. Stat dei cnti I frnitri Vestas dvrebber inviare un estratt cnt mensile (SOA) all ultim girn del mese per facilitare la cnciliazine dei cnti. Per richieste relative all estratt cnt già inviat, per favre inviate una e- mail a [email protected]. Pagamenti e dettagli bancari Vestas paga il 5, il 15 e la fine di gni mese. Se la data di pagament cade in un girn nn lavrativ, l stess sarà effettuat il girn lavrativ successiv. Assicuratevi di cmunicare anticipatamente gni cambi dei vstri dati di pagament scietari al Vstr Supplier Accunt Manager alla Vstra persna di cntatt in Vestas. Per favre frnite i dettagli bancari nella fattura. Richieste Per favre cntattate il Vstr Vestas Supplier Accunt Manager per richieste cnnesse a questa istruzine. Page 5 Revisin: 12 Last mdified: