Servizio di Conservazione MKT. Manuale di Conservazione. SERVIZIO DI CONSERVAZIONE MKT erogato in outsourcing da. MKT Srl. Compiti e deleghe del

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1 Manuale di Conservazione SERVIZIO DI CONSERVAZIONE MKT erogato in outsourcing da MKT Srl Compiti e deleghe del RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE Ottobre 2014 Versione MKT Srl Coso Sempione Milano (MI) P.IVA Cod.Fisc Sede operativa: Via Cisa 95/B Borgo Virgilio (MN) Mod 1185 Rev01 Pagina 1 di 7

2 1. Compiti del Responsabile della conservazione In base all art. 5 della deliberazione 19 febbraio 2004 il responsabile della conservazione, ovvero ogni suo delegato, ha i seguenti compiti (che sono esaminati punto per punto nei paragrafi seguenti): a) definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti (analogici o informatici) da conservare, della quale tiene evidenza. Organizza conseguentemente il contenuto dei supporti ottici e gestisce le procedure di sicurezza e di tracciabilità che ne garantiscono la corretta conservazione, anche per consentire l esibizione di ciascun documento conservato; b) archivia e rende disponibili, con l impiego di procedure elaborative, relativamente ad ogni supporto di memorizzazione utilizzato, le seguenti informazioni: 1) descrizione del contenuto dell'insieme dei documenti; 2) estremi identificativi del responsabile della conservazione; 3) estremi identificativi delle persone eventualmente delegate dal responsabile della conservazione, con l indicazione dei compiti alle stesse assegnati; 4) indicazione delle copie di sicurezza; c) mantiene e rende accessibile un archivio del software dei programmi in gestione nelle eventuali diverse versioni; d) verifica la corretta funzionalità del sistema e dei programmi in gestione; e) adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema preposto al processo di conservazione sostitutiva e delle copie di sicurezza dei supporti di memorizzazione; f) richiede la presenza di un pubblico ufficiale nei casi in cui sia previsto il suo intervento, assicurando allo stesso l assistenza e le risorse necessarie per l espletamento delle attività al medesimo attribuite; g) definisce e documenta le procedure di sicurezza da rispettare per l'apposizione del riferimento temporale; h) verifica periodicamente, con cadenza non superiore a cinque anni, l effettiva leggibilità dei documenti conservati provvedendo, se necessario, al riversamento diretto o sostitutivo del contenuto dei supporti Definizione delle caratteristiche del sistema a) definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti (analogici o informatici) da conservare, della quale tiene evidenza. Organizza conseguentemente il contenuto dei supporti ottici di conservazione e gestisce le procedure di sicurezza e di tracciabilità che ne garantiscono la corretta conservazione, anche per consentire l esibizione di ciascun documento conservato; Il (di seguito chiamato anche SERVIZIO) viene fornito in modalità outsourcing dalla società MKT Srl Milano P.IVA e Cod.Fisc (di seguito chiamata anche MKT) ai clienti che acquistano il SERVIZIO (di seguito chiamati anche Clienti). Il SERVIZIO si basa sul sistema di conservazione KARCHIVE di KRILL SRL acquistato ed utilizzato da MKT dal Il sistema ha come oggetto la realizzazione di un insieme di funzionalità atte a consentire la conservazione dei documenti analogici e/o informatici dei Clienti come descritto nel presente manuale di conservazione L evidenza e le tempistiche di attuazione delle diverse tipologie di documenti da conservare vengono documentate per ogni Cliente esclusivamente in modalità digitale e vengono visualizzate su interfaccia Web del sito MKT nell area riservata al Cliente ad integrazione del presente manuale di conservazione. Il sistema utilizza le opportune tecniche crittografiche per la realizzazione delle funzionalità di Firma Digitale, fornisce supporto per la gestione dei certificati/chiavi dei responsabili di archiviazione, operatori e pubblici ufficiali che operano all interno del sistema di archiviazione e per il trattamento e custodia delle informazioni relative alle quantità crittografiche che dovranno essere integrate negli archivi digitali su media ottici o magneto-ottici o su opportuni supporti di memorizzazione. Mod 1185 Rev01 Pagina 2 di 7

3 Il sistema fornisce le funzionalità di gestione delle strutture aggiuntive necessarie alla conservazione digitale, rende disponibili le interfacce verso infrastrutture PKI per la Firma Digitale (Certification Authority) e la Marcatura temporale (Timestamping Authority) Affinché l archiviazione possa essere definita digitale il sistema garantisce che: Il documento così ottenuto sia corredato di file di chiusura dotato di firma digitale del responsabile e che siano archiviati su supporto idoneo alla conservazione. Venga apposto il riferimento temporale/marca temporale sull insieme di documenti costituenti il lotto di conservazione. L apposizione del riferimento temporale prima della firma digitale trova motivazione nella necessità di bloccare ad una certa data il contenuto dei documenti memorizzati e conservati, realizzando il cosiddetto file di chiusura. ( note esplicative della deliberazione N 11/2004 ) Il SERVIZIO è garantito compliant per le norme vigenti, a meno di norme transitorie che saranno applicate entro i tempi indicati dalle norme stesse, e in particolare opera in conformità alle seguenti leggi italiane: Decreto del Ministro dell economia e delle finanze 17 giugno 2014 DECRETO DEL PRESIDENTE DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI (Nuove regole tecniche GU n. 59 del Suppl. Ordinario n. 20). Decreto legislativo 30 dicembre 2010 n. 235 (CAD) Risoluzione dell'agenzia delle Entrate 158/E del 15 Giugno 2009 Circolare 36/E dell'agenzia delle Entrate dicembre 2006 Circolare 45/E dell'agenzia delle Entrate 2005 Delibera 19 febbraio 2004 n. 11 Decreto del Ministro dell economia e delle finanze 23 gennaio 2004 D.P.R. 28 dicembre 2000 n. 445 e alle seguenti normative europee: DECRETO DEL PRESIDENTE DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI (Nuove regole tecniche GU n. 59 del Suppl. Ordinario n. 20). Commission Decision 25 February 2011 (2011/130/EU) Establishing minimum requirements for the crossborder processing of documents signed electronically by competent authorities under Directive 2006/123/EC of the European Parliament and of the Council on services in the internal market. ETSI TS Part 1 V Technical Specification Electronic Signatures and Infrastructures (ESI) Information Preservation Systems Security Part 1: Requirements for Implementation and Management. Commission Decision 2007/320/EC of 22 March 2007 Commission Decision of 22 March 2007 setting up the Member States Expert Group on Digitalization and Digital Preservation. ETSI TS Part 2 V Technical Specification Electronic Signatures and Infrastructures (ESI) Information Preservation Systems Security Part 2: Guidelines for Assessors. ETSI TS V2.1.1 Technical Specification Electronic Signatures and Infrastructures (ESI) PAdES Baseline Profile. ETSI TS V2.1.1 Technical Specification Electronic Signatures and Infrastructures (ESI) CAdES Baseline Profile Mantenimento delle informazioni di archiviazione b) archivia e rende disponibili, con l impiego di procedure elaborative, relativamente ad ogni supporto di memorizzazione utilizzato, le seguenti informazioni: 1) descrizione del contenuto dell'insieme dei documenti; 2) estremi identificativi del responsabile della conservazione; 3) estremi identificativi delle persone eventualmente delegate dal responsabile della Conservazione, con l indicazione dei compiti alle stesse assegnati; 4) indicazione delle copie di sicurezza; Mod 1185 Rev01 Pagina 3 di 7

4 La gestione dei supporti di memorizzazione da parte del responsabile si compone essenzialmente di due attività: Archiviazione dei documenti (con relativi indici e item crittografici) su supporto idoneo alla conservazione. Generazione della copia di sicurezza. Tale attività risulta strettamente correlata alla generazione del supporto principale, in quanto è la copia esatta dello stesso. Come da normativa il sistema deve eseguire l archiviazione dei documenti gestendo ciascun supporto individualmente. Ogni supporto creato contiene gli estremi identificativi del responsabile di archiviazione o delle persone eventualmente delegate grazie ad una opportuna memorizzazione degli operatori che hanno effettuato la firma con marca temporale sul file di chiusura Accessibilità dell archivio software c) mantiene e rende accessibile un archivio del software dei programmi in gestione nelle eventuali diverse versioni L archivio software con tutte le diverse versioni del prodotto software utilizzato per la conservazione viene tenuto aggiornato in opportuno luogo sicuro presso la sede operativa di MKT Verifica della corretta funzionalità d) verifica la corretta funzionalità del sistema e dei programmi in gestione; Periodicamente viene effettuata una verifica delle funzionalità del sistema nella sua totalità, controllando che tutte le operazioni possano essere svolte con efficienza ed efficacia nei tempi previsti dalla normativa propria dei documenti trattati Misure di sicurezza adottate e supporti di memorizzazione e) adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema preposto al processo di conservazione sostitutiva e delle copie di sicurezza dei supporti di memorizzazione; L infrastruttura utilizzata per l erogazione del SERVIZIO è sicura e opportunamente protetta da danni strutturali fisici. La consistenza dei supporti di memorizzazione è assicurata da specifica procedura di back-up. Luogo in cui sono tenuti i supporti di memorizzazione: I documenti primari sono archiviati sulla stessa infrastruttura applicativa del servizio, presso la sede operativa di MKT in Via Cisa 95/B Borgo Virgilio (MN) (sistema RAID, ambiente protetto) Le copie di sicurezza o documenti di back-up sono tenuti da MKT presso la sede legale di Milano Richiesta presenza pubblico ufficiale f) richiede la presenza di un pubblico ufficiale nei casi in cui sia previsto il suo intervento, assicurando allo stesso l assistenza e le risorse necessarie per l espletamento delle attività al medesimo attribuite; L eventuale intervento del Pubblico Ufficiale, nei casi in cui sia richiesta la sua presenza, è a cura e a carico del Cliente, prima dell invio in conservazione del documento Riferimento temporale/ Marcatura temporale e chiusura dei supporti g) definisce e documenta le procedure di sicurezza da rispettare per l'apposizione del riferimento temporale; Mod 1185 Rev01 Pagina 4 di 7

5 L apposizione del riferimento temporale avviene congiuntamente alla firma digitale del documento sottoposto a conservazione digitale (chiusura). La marcatura temporale del file di chiusura firmato avviene tramite una Time Stamping Authority riconosciuta da AgID come Certification Authority abilitata al servizio di rilascio marcatura temporale. Essa viene richiesta all ente certificatore INFOCERT SpA (o altra Time Stamping Authority riconosciuta) tramite connessione internet come da procedura richiesta dalla stessa oppure utilizzando l applicativo proprietario. Per ottemperare alla norma, la chiusura dei supporti tiene conto della tipologia dei documenti trattati prevedendo tempistiche di chiusura dei supporti con marcatura temporale da apporre entro i termini richiesti dalla normativa pro tempore vigente Verifica periodica dei supporti i) verifica periodicamente, con cadenza non superiore a cinque anni, l effettiva leggibilità dei documenti conservati provvedendo, se necessario, al riversamento diretto o sostitutivo del contenuto dei supporti. Con periodicità inferiore ai 5 anni il responsabile di archiviazione o un suo delegato esegue la verifica, a campione, della leggibilità dei supporti di memorizzazione utilizzati. Nel caso fosse rilevato un difetto di archiviazione egli provvederà al ripristino dei documenti utilizzando le copie di backup. 2. Gestione operativa 2.1. Malfunzionamenti e ritardi, Aggiornamenti Le eventuali annotazioni di anomalia per malfunzionamenti o ritardi, oppure annotazioni per modifiche, integrazioni o personalizzazioni relative al SERVIZIO di uno specifico Cliente saranno prodotte esclusivamente in versione digitale e visualizzate su interfaccia Web del sito MKT nell area riservata al Cliente ad integrazione del presente manuale di conservazione Procedura di backup La procedura di backup dei dati viene eseguita automaticamente grazie ad un piano di manutenzione che prevede la generazione di un backup giornaliero di tutti i dati (applicativo e lotti mantenuti su supporto magnetico) e del database di appoggio per la visualizzazione su WEB Procedura di recovery La procedura di recovery dell applicativo e dei lotti viene effettuata installando i programmi a partire dalle copie di archiviazione degli stessi (vedi punto 1.3) e ripristinando i lotti a partire dal backup automatico giornaliero o in alternativa eseguendo un riversamento diretto dei supporti secondari (mantenuti in locazione diversa dai primari) ottenendo così come in origine le due copie di lotti come espressamente richiesto dalla normativa. Il database (con funzione ausiliaria alla visualizzazione dei dati su WEB) viene ripristinato tramite i backup periodici Visualizzazione dei dati su WEB Per tutta la durata di validità del contratto di fornitura del SERVIZIO, i dati e/o documenti conservati vengono resi disponibili su interfaccia Web del sito MKT nell area riservata fino al decimo anno precedente all anno in corso. Mod 1185 Rev01 Pagina 5 di 7

6 3. Assegnazione ruoli responsabile e delegati In base all art. 5 della deliberazione del 19 febbraio 2005 ai commi 2 e 3 che recitano: 2. Il responsabile del procedimento di conservazione sostitutiva può delegare, in tutto o in parte, lo svolgimento delle proprie attività ad una o più persone che, per competenza ed esperienza, garantiscano la corretta esecuzione delle operazioni ad esse delegate. 3. Il procedimento di conservazione sostitutiva può essere affidato, in tutto o in parte, ad altri soggetti, pubblici o privati, i quali sono tenuti ad osservare quanto previsto dalla presente deliberazione. Il prevede i seguenti ruoli Un Responsabile della Conservazione che svolge tutte le operazioni previste dal presente manuale per ogni Cliente acquisito al SERVIZIO Un primo delegato Un secondo delegato I ruoli vengono così assegnati: Responsabile della Conservazione: Nome e Cognome: Daniele Allegretti Ruolo aziendale: Presidente del Consiglio di Amministrazione della società MKT Srl e Responsabile Tecnico Delegato 1: Nome e Cognome: Andrea Martinelli Compiti delegati: Tutte le funzionalità operative del Responsabile della Conservazione Delegato 2: Nome e Cognome: Luca Coppiardi Compiti delegati: Tutte le funzionalità operative del Responsabile della Conservazione Mod 1185 Rev01 Pagina 6 di 7

7 Firme Responsabile della Conservazione: Nome e Cognome: Daniele Allegretti Delegato 1: Nome e Cognome: Andrea Martinelli Delegato 2: Nome e Cognome: Luca Coppiardi Data Mod 1185 Rev01 Pagina 7 di 7