MANUALE DI ISTRUZIONI

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1 GUIDA AL SITO ANIN MANUALE DI ISTRUZIONI Prima Sezione COME MUOVERSI NELL AREA PUBBLICA DELL ANIN Seconda Sezione COME MUOVERSI NELL AREA RISERVATA DELL ANIN

2 Prima Sezione 1) FORMAZIONE 1.1 VISIONARE LA DOCUMENTAZIONE RELATIVA AI CORSI GIA SVOLTI L utente può accedere all elenco della documentazione selezionando dal menu principale la voce Formazione; selezionare documenti/atti corsi e convegni svolti; compare l elenco degli eventi: scegliere l evento desiderato tramite il tasto Seleziona; compare l elenco dei documenti inerenti il corso.

3 2) ISCRIZIONI 2.1 INSERIRE UNA NUOVA ISCRIZIONE Selezionare dal menù la voce Iscrizioni e Abbonamenti; si apre la relativa pagina: cliccare il pulsante Iscrizioni; e poi su NUOVA REGISTRAZIONE; FASE 1 selezionare Persona Fisica o Persona Giuridica;

4 FASE 2 inserire i dati personali; i dati lavorativi, come richiesto; e il Nome Utente e la Password desiderati.

5 2.2 REGISTRAZIONE PAGAMENTO Conclusa la fase di registrazione dati, una mail di conferma arriverà all indirizzo fornito durante la registrazione. Perché l iscrizione sia completa è necessario inserire il pagamento Se il pagamento avviene subito (se siamo già in possesso dei dati di pagamento): cliccare Vai alla tua pagina per inserire il pagamento; Compare un riepilogo dati e le iscrizioni attive: selezionare la voce Inserisci pagamento; selezionare la voce Registra pagamento; scegliere il Tipo di pagamento; Procedere con l inserimento dei dati richiesti. Conclusa correttamente la procedura una mail confermerà l avvenuto inserimento dei dati di pagamento e il completamento dell iscrizione.

6 2.2.2 Se il pagamento avviene in un secondo momento: selezionare Inserimento Pagamenti; inserire il proprio NOME UTENTE e la PASSWORD e cliccare su Login;

7 procedere come descritto nel paragrafo per l inserimento dati pagamento. 2.3 RINNOVARE UN ISCRIZIONE Selezionare Rinnovi dalla pagina Iscrizioni e Abbonamenti; inserire il proprio NOME UTENTE e la PASSWORD e cliccare su Login; si accede alla propria pagina e vengono visualizzati gli abbonamenti attivi; procedere selezionando Rinnova; (comparirà una finestra di riepilogo dati, confermare nuovamente con il tasto Rinnova);

8 successivamente selezionare la voce Inserisci Pagamento; Entrati nella propria pagina dei pagamenti, è sufficiente selezionare Registra Pagamento per l anno desiderato; Procedere come descritto nel paragrafo per l inserimento dati pagamento. 2.4 IL MENU DELEGATI I consiglieri dell ANIN possono inserire nuove iscrizioni, pagamenti e rinnovi per conto di altre persone. Per fare questo, il delegato accede al sito dell Anin e inserisce la nuova iscrizione e il relativo pagamento, oppure nel caso di rinnovo individua l iscritto e ne rinnova l iscrizione. Molto probabilmente le persone che si sono affidate al delegato per iscriversi all Anin continueranno a rivolgersi a lui anche successivamente, per rinnovare la propria iscrizione e versare il relativo pagamento. Pertanto, si è pensato di dare ad ogni delegato la possibilità di creare una lista di gestiti. In tal modo, il lavoro del delegato risulta snellito e più agevole, poiché può partire dalla lista per sbrigare le operazioni di rinnovo e può all occorrenza sapere velocemente quali iscritti fanno riferimento a lui. Il delegato può inserire iscrizioni, pagamenti e rinnovi per conto di chiunque. Il menu delegati è una zona dell area riservata dell ANIN a cui può accedere esclusivamente chi è delegato, seguendo questo percorso: 1) selezionare Iscrizioni e Abbonamenti dalla barra verticale nella home page dell Anin; 2) inserire negli appositi spazi il proprio nome utente e la password (corrispondono al nome utente e alla password di iscrizione);

9 3) compare la pagina personale del delegato: per accedere al menu delegati selezionare MENU DELEGATI; 4) il menù è composto da 4 opzioni: a- Rinnova/Paga per i tuoi iscritti; b- Inserisci nuovo iscritto (SI assegnazione all elenco dei tuoi gestiti); c- Rinnova/Paga per chiunque (non solo i tuoi iscritti); d- Inserisci nuovo iscritto (NO assegnazione all elenco dei tuoi gestiti). a- Rinnova/Paga per i tuoi iscritti: il delegato rinnova un inscrizione e inserisce il relativo pagamento per conto di una persona che appartiene al suo elenco di gestiti. Selezionando tale opzione, il delegato accede alla pagina personale dell iscritto pur non conoscendone ID e password, e può rinnovare l iscrizione. b- Inserisci nuovo iscritto (SI assegnazione all elenco dei tuoi gestiti): il delegato, nell inserire una nuova iscrizione per conto di una persona, sceglie di inserire questa persona nel suo elenco di gestiti. Selezionando tale opzione, il delegato accede alla pagina per inserire i dati personali di un nuovo iscritto (cfr. 2.1 FASE 2 ).

10 c- Rinnova/Paga per chiunque (non solo i tuoi iscritti): il delegato rinnova un iscrizione e inserisce il relativo pagamento per una persona che NON compare nel suo elenco di gestiti. Selezionando questa opzione, il delegato accede ad una pagina in cui deve inserire sotto la voce Ricerca Iscritto il nome della persona di cui vuole rinnovare l iscrizione. Quindi cliccare su Cerca. d- Inserisci nuovo iscritto (NO assegnazione all elenco dei tuoi gestiti): il delegato, nell inserire una nuova iscrizione per conto di una persona, sceglie di NON inserire questa persona nel suo elenco di gestiti. Selezionando tale opzione, il delegato accede alla pagina per inserire i dati personali di un nuovo iscritto (cfr. 2.1 FASE 2 ).

11 Seconda Sezione L accesso all area riservata dell Anin si effettua selezionando Area Riservata dalla barra blu presente a sinistra nella home page del sito dell Anin ( È necessario inserire il nome utente e la password. Si accede in tal modo all area di gestione interna, che si presenta come una schermata in cui si distinguono 4 pannelli, ciascuno dei quali corrisponde a un area operativa. Partendo dall alto a sinistra, in senso orario abbiamo: l area soci, l area comunicazioni, l area di gestione file, l area amministrazione. È importante sapere che non tutti i delegati possono accedere a tutti i settori dell area riservata: a seconda del livello assegnato dall ufficio direttivo, alcune aree del pannello di gestione interna risultano oscurate.

12 FUNZIONI PER CREARE E GESTIRE GLI ELENCHI NELL AREA RISERVATA Le operazioni da eseguire per creare e gestire un elenco sono comuni in tutte le sezioni dell area riservata: protocollo corrispondenza, gestione documenti, newsletter, pubblicazioni, elenco soci e abbonati, progetti umanitari, pubblicazione rivista, comunicazioni, gestione delegati, corsi. Di seguito presentiamo un riepilogo dei vari comandi da utilizzare e degli accorgimenti da tenere presenti per svolgere il proprio lavoro in modo rapido ed efficace. Necessario per creare la nuova pagina in cui iniziare il proprio lavoro. Non è possibile inserire alcun dato senza aver prima selezionato NUOVO. Serve a correggere dati già inseriti precedentemente. È possibile intervenire su una scheda per correggerla solo dopo aver abilitato la modifica. Ricordarsi di salvare sempre il proprio lavoro, sia per rendere effettivo quanto inserito ex novo (NUOVO) sia per rendere effettive le modifiche apportate a dati inseriti in precedenza (ABILITA MODIFICA). Serve ad eliminare una scheda precedentemente salvata: dopo aver selezionato CANCELLA viene comunque richiesta la conferma per tale operazione. Cliccare su precedente o successivo per far scorrere l elenco delle schede, sia che questo segua un ordine alfabetico o cronologico.

13 Si può cercare una scheda digitando nello spazio accanto a Cerca: a- l ID dell iscritto, ossia il numero della relativa scheda di iscrizione (selezionare ID prima di dare avvio alla ricerca); b- il nome dell iscritto (selezionare text ). Ogni qualvolta si inserisce una data in elenco ricordarsi di mantenere il formato suggerito, ossia gg-mm-aaaa, altrimenti la data inserita si annullerà automaticamente. Negli elenchi in cui è previsto l inserimento di un documento (ad es. nell elenco delle pubblicazioni o negli elenchi di gestione dei download etc.) la ricerca del documento in questione viene fatta selezionando Sfoglia: si può così scegliere il file da inserire direttamente dal proprio computer, selezionando la cartella del proprio PC in cui si trova tale file. A) AREA SOCI A..1 SOCI E ABBONATI Contiene in ordine alfabetico le schede riepilogative di tutti gli iscritti. Ogni scheda è divisa in 4 pagine: Dati Personali, Dati Lavoro, Dati di Login, Abbonamenti e si accede alla pagina desiderata selezionando la casella corrispondente. Lavorare con le schede di iscrizione: - Per inserire i dati di un nuovo iscritto è necessario cliccare su Nuovo in cima alla pagina e si potrà procedere con l operazione (per la data di nascita ricordarsi di mantenere il formato gg-mm-aaa). - Per correggere dati già inseriti precedentemente è sufficiente cliccare su Abilita Modifica, o sarà impossibile intervenire sulla scheda già salvata. - Al termine di entrambe le operazioni, ricordarsi di cliccare su Salva.

14 - In caso sia necessario, si può eliminare per intero una scheda cliccando su Cancella e confermando l operazione come richiesto successivamente. Le schede complete possono poi essere stampate in 2 formati: - normale: utile per archiviare le schede degli iscritti; - per interposta: utile per inviare agli iscritti stessi il riepilogo dei loro dati, tramite Postel (il Servizio Postale Online a cui siamo abbonati). Le schede possono essere cercate digitando nello spazio accanto a Cerca: - l ID dell iscritto (il numero della scheda di iscrizione); - il nome dell iscritto. Si può scorrere l elenco alfabetico delle schede cliccando sulle frecce nere precedente e successivo. Consigliamo di utilizzare questo pannello solo per consultazione o modifica dati e non per l inserimento di nuove iscrizioni. A..2 PROGETTI UMANITARI Anin, dopo aver valutato le richieste di divulgazione di iniziative o campagne particolari a carattere umanitario di associazioni quali Emergency o Medici Senza Frontiere, accoglie le richieste di pubblicazione sul portale e si impegna a pubblicizzarle presso gli iscritti. La pagina Progetti Umanitari serve appunto a far conoscere agli iscritti iniziative di questo tipo, ponendosi come un canale che informi il maggior numero possibile di persone. Inserire una nuova iniziativa: Creare una pagina per il nuovo documento, cliccando su Nuovo. La pagina è già impostata su Dati Progetto. Inserire il titolo del progetto e la data di inserimento (obbligatorio mantenere il formato gg-mm-aaaa). Quindi inserire nella casella di testo sottostante le informazioni generali inerenti l associazione che ci ha comunicato una sua iniziativa e il tipo di progetto messo in atto.

15 La scheda Documenti e Proprietà serve per completare la notizia. I dati inseriti in questi spazi si tradurranno infatti in comunicazioni visibili nell area pubblica dell Anin: scegliere quindi un immagine (ad esempio il logo dell associazione che state pubblicizzando) e caricarlo come richiesto cliccando su Sfoglia. Fare lo stesso con gli eventuali allegati; viene poi richiesto il link esterno, ossia l indirizzo che gli iscritti dovranno selezionare per potersi informare dettagliatamente sull iniziativa. Si consiglia di inserire l indirizzo del sito ufficiale dell associazione in questione, dove si potranno facilmente trovare indicazioni sull iniziativa di cui volete dare notizia; infine si può decidere di far comparire l icona del progetto anche nella pagina iniziale dell Anin: in tal caso selezionare SI alla voce Visibile nel Banner e il titolo del progetto comparirà immediatamente ogni volta che si accede alla home page dell Anin. Ricordarsi di salvare ultimato il lavoro (Salva). A..3 CORSI La sezione Corsi permette di caricare e tenere aggiornato continuamente l elenco degli eventi formativi in programmazione, inserendo le informazioni relative ai corsi in preparazione e completando le informazioni relative a quelli già conclusi. Per inserire un nuovo corso è necessario selezionare Nuovo e comparirà una pagina già impostata su Dati Corso: inserire il titolo del corso, il sottotitolo (potrebbe essere la sede del corso) e la data dell appuntamento; inserire una breve descrizione dell evento nell apposita casella di testo; indicare i dati utili all iscrizione: il numero di posti disponibili, la quota di partecipazione (intera, per studenti, ridotta soci), i crediti richiesti agli studenti per potervi partecipare, il numero di edizioni e la tipologia (il corso è residenziale o itinerante?), la sede di svolgimento.

16 Nella pagina Documenti e Proprietà si inseriscono: - l immagine del corso; - il pdf del corso; - lo stato del corso (iscrizioni aperte o ancora chiuse) - il posizionamento nella home page (riquadro principale per eventi che si svolgono a breve) riquadri piccoli per quelli che si svolgeranno nei mesi a venire - un eventuale allegato; Si può infine indicare se si vuole che il box di ricerca sia visibile o invisibile. Salvare (Salva). Anche nella gestione dei corsi, è possibile intervenire per correggere la scheda di un corso inserita precedentemente (ricordarsi di abilitare la modifica) e anche cancellare un intera scheda. È possibile procedere alla ricerca di un corso inserendone il titolo nella casella accanto a Cerca, come cercarlo manualmente facendo scorrere l elenco con i tasti precedente e successivo. IMPORTANTE Dopo lo svolgimento di ogni corso si rientra nella scheda dello stesso, si abilita la modifica e si toglie dalla home page agendo sui pulsanti di posizionamento.

17 L evento non deve mai essere cancellato, ma solo nascosto per permettere l inserimento dei documenti/atti visibili dagli utenti nell area pubblica alla pagina Formazione. B) AREA COMUNICAZIONI B.1 PUBBLICAZIONI È l elenco delle pubblicazioni dell Anin, in ordine cronologico dalla più recente alla meno recente. Per inserire una nuova pubblicazione, ricordarsi di selezionare Nuovo. La pagina è già impostata su Testo Pubblicazione. Si inseriscono nella scheda riepilogativa le informazioni relative alla pubblicazione di cui si vuole dare notizia (titolo, casa editrice, anno, autore, prezzo, numero di pagine). Sul fondo della pagina è messa a disposizione una casella di testo, in cui si può inserire una breve recensione del testo, magari completa di indice e dati quali il numero di pagine e illustrazioni, la brochure, il codice ISBN. Selezionando Documenti e Proprietà, si devono inoltre aggiungere l immagine della pubblicazione (la ricerca è fatta come sempre a partire dal tasto Sfoglia), il nome del testo di vendita e il Link a cui accedere per la vendita on line.

18 B.2 PUBBLICAZIONE RIVISTA E ARTICOLI Dopo aver selezionato Nuovo, è possibile iniziare a inserire i dati della rivista. La pagina è già impostata sulla sezione Documenti: compilare la scheda in cui sono richiesti i dati di riferimento della rivista: il periodo, l anno, il numero) caricare l immagine della pubblicazione (si risale ad essa selezionando Sfoglia) il pdf completo della rivista (contiene tutta la documentazione presente nella rivista, quindi tutti gli articoli, e anche in questo caso la ricerca viene fatta selezionando Sfoglia). Si può inserire un estratto della rivista nella casella di testo sul fondo della pagina selezionando estrai testo rivista pdf selez. Una volta inserito il testo salvare il tutto cliccando su FATTO e poi su Salva. A questo punto, dopo aver come al solito salvato il proprio lavoro, caricare a parte ogni singolo articolo della rivista. Si seleziona la casella Articoli accedendo così ad una scheda simile alla precedente, dove sono richiesti i dati della rivista in cui compare l articolo che si vuole caricare (ricordarsi di abilitare la modifica);

19 più in basso è possibile aggiungere l articolo desiderato, cliccando su Aggiungi Articolo. Compare una scheda in cui bisogna inserire il titolo dell articolo e caricare il pdf relativo, rintracciabile cliccando su Sfoglia. È possibile proporre un estratto dell articolo, a questo proposito sul fondo della pagina è presente una casella di testo. Selezionando estrai testo pdf articoli si può inserire l estratto desiderato, salvando il proprio lavoro cliccando su FATTO e poi su Salva.

20 B.3 NEWS LETTER L associazione, per mantenere costanti i contratti con gli iscritti, ha creato una comunicazione veloce da inviare per posta elettronica a tutti gli iscritti che hanno aderito in fase di registrazione a questo servizio. Per creare una Newsletter: selezionare Nuovo; attribuire un numero e una data alla Newsletter; creare un file HTML che contenga la Newsletter (Tramite Microsoft Word è sufficiente salvare il modello della Newsletter come pagina web, per poi andare a ricercarla come cartella word. Tramite un editor HTML, per poter caricare il documento è necessario risalire al percorso con cui il documento è stato salvato); selezionare Salva; per completare la Newsletter selezionare Carica Immagini (cliccando su Salva compare la finestra per caricare le immagini): si possono caricare fino a 3 immagini (servirsi di Sfoglia); selezionare Genera Newsletter; compare un altra finestra: selezionare Decodifica; selezionare Prova invio e inserendo il proprio inizio mail inviare a se stessi una mail di prova. Per inviare una Newsletter: selezionare Invio dalla barra superiore della pagina; cercare la Newsletter da inviare (Cerca Newsletter); nella pagina a cui si accede, scegliere gli indirizzi a cui spedire la Newsletter; scegliere se utilizzare l invio forzato (invio a tutti gli aderenti alla Newsletter, anche se hanno già ricevuto questa Newsletter) o no; scegliere il filtro di invio (persone fisiche, persone giuridiche, tutti gli iscritti); selezionare N contatti trovati (nella casella a fianco compare il numero dei contatti che corrispondono al profilo scelto); infine selezionare Invia per far partire la Newsletter.

21 B.4 COMUNICAZIONI Pagina in cui vengono inserite le comunicazioni che potranno essere visualizzate in ordine cronologico dall area pubblica. Selezionare Nuovo la pagina si imposta automaticamente su Dati Comunicazione: inserire il titolo, la data e la descrizione della comunicazione. Selezionando Documenti e Proprietà è possibile inserire: - un immagine che richiami l oggetto della comunicazione (per esempio un logo, se l evento comunicato è promosso da un associazione conosciuta); - un eventuale allegato - il link esterno che chi entra nell area pubblica dovrà selezionare per accedere alle informazioni che gli potranno servire (comparirà non immediatamente il link, ma la dicitura clicca qui! ).

22 C) AREA GESTIONE FILE C.1 ATTI Da attivare C.2 GESTIONE DOWNLOAD Ricevuta la documentazione relativa agli eventi con liberatoria alla pubblicazione: 1) qualsiasi tipo di documento deve essere trasformato in pdf, rinominato e numerato secondo l ordine di esposizione (vedere locandina); 2) entrare nel portale dell Anin in Area Riservata; 3) selezionando Gestione Download comparirà la pagina riassuntiva del documento (titolo, file e chiave di ricerca); 4) rientrare nel motore di ricerca dei documenti (portale Anin); 5) scegliere l evento desiderato; 6) copiare il titolo che compare nel riquadro;

23 7) rientrare nell area riservata e incollarlo dove richiesta la chiave di ricerca. Per rendere più mirata la ricerca da parte dell utente nella parte pubblica si consiglia di aggiungere in coda il cognome del relatore e la grandezza del file (es. Kb 900) D) AREA AMMINISTRAZIONE D.1 PROTOCOLLO CORRISPONDENZA 1) Gestione Protocollo È importante sapere che la gestione del protocollo passa attraverso la Presidenza, la Tesoreria e la Segreteria, l Agenzia che segue gli eventi e la Redazione di Neu Per avere un archivio completo e funzionale si consiglia di protocollare la posta sia in entrata che in uscita (la posta in entrata dev essere a questo scopo scansionata per poter essere allegata al protocollo). Prima di inserire i dati ricordarsi di selezionare Nuovo. Quindi: - segnare se il protocollo è di arrivo o partenza; - inserire la data (mantenere formato gg-mm-aaaa); - indicare il destinatario o il mittente; - specificare l oggetto; - indicare la classifica (da creare); - indicare la forma (in che formato è arrivata o parte la lettera); - caricare il file ricercandolo con Sfoglia; - indicare il destinatario se in partenza. Ricordarsi di salvare (Salva). In base agli accessi diversificati solo all Ufficio di Presidenza è consentita la visualizzazione dell intero protocollo, Per gli altri utenti Agenzia Formativa e Redazione Rivista è possibile visualizzare, modificare solo i protocolli già assegnati e inserirne di nuovi.

24 2) Gestione Classifica È la pagina che permette di creare nuove classifiche per archiviare la documentazione. Le funzioni sono quelle viste finora: iniziare il proprio lavoro dopo aver selezionato Nuovo, salvare al termine (Salva), intervenire per correggere un lavoro già salvato selezionando Abilita Modifica, eliminare l intera pagina tramite Cancella, cercare una pagina tramite Cerca inserendo la chiave di ricerca o manualmente usando i tasti precedente e successivo per far scorrere l elenco. 3) Gestione Mittenti/Destinatari Ci sono persone a cui l Anin scrive o persone che scrivono all Anin con una frequenza molto alta. È sufficiente consultare il protocollo per rendersene conto. Risulta quindi utile avere a disposizione un elenco di possibili mittenti e destinatari per rendere più agevole e veloce il lavoro. Si può creare il proprio elenco utilizzando i comandi ricordati nel riepilogo funzioni.

25 4) Gestione Oggetto Allo stesso modo, anche tra gli oggetti delle mail ve ne sono alcuni che si ripetono frequentemente. Per gli stessi motivi di snellezza delle operazioni è consigliabile ricavare titoli predefiniti e metterli in elenco con il procedimento sopra ricordato. 5) Report Permette di visualizzare l elenco dei protocolli già assegnati. Non vengono visualizzati tutti insieme, ma solo quelli nell intervallo di tempo indicato dall utente (inserire quindi le date margine del periodo di cui si vogliono visualizzare i protocolli). L elenco visualizzato permette di modificare ciascun protocollo (selezionare Modifica) e di eseguire il download del file (selezionare Download). I protocolli possono essere non solo visualizzati nel sito, ma anche esportati: è sufficiente indicare le date margine e selezionare Esporta e l elenco dei risultati verrà visualizzato su Office Excel.