I rimborsi spese negli Enti Non Profit: il caso delle OdV

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1 I rimborsi spese negli Enti Non Profit: il caso delle OdV

2 PREMESSA D INQUADRAMENTO Le recenti (ed attuali) calamità naturali che stanno affliggendo il nostro Paese comportano l impiego sul campo di tutte le organizzazioni di volontariato (ODV) quali la Protezione Civile ed enti similari. In tale contesto torna «attuale» affrontare il tema dei rimborsi spese, con particolare riferimento alle Organizzazioni di Volontariato. L art. 2, comma 2, della Legge 11 agosto 1991, n. 266, prevede che: al volontario possono essere rimborsate dall organizzazione di appartenenza le spese effettivamente sostenute per l attività prestata, entro limiti preventivamente stabiliti dalle organizzazioni stesse. La normativa, chiaramente, ha come finalità quella di garantire che i rimborsi spese non camuffino l erogazione di compensi, cioè che il rapporto instaurato non sia di tipo lavorativo con evidenti finalità di risparmio per entrambi (associazione e associato) e, a tal fine, prescrive che i rimborsi a ciascun singolo volontario, da una parte, siano connessi a spese effettivamente sostenute, ciò che risulta intrinsecamente incompatibile con la determinazione dell entità del rimborso con criteri forfettari, e, dall altro, rientrino in limiti preventivamente stabiliti.

3 In primo luogo le spese devono essere in qualche modo autorizzate dagli organi direttivi dell organizzazione, attraverso una delibera del Consiglio Direttivo che ne dia non solo autorizzazione formale ma indichi anche un criterio economico compatibile all esigenza dell ente rispetto: alla propria dimensione alle proprie finalità statutarie ed alle proprie esigenze di bilancio Non esistendo una normativa chiara in proposito che cauteli con certezza le OdV possiamo suggerire di attenersi alla norma, ossia che ai soci volontari può essere corrisposto solo un rimborso spese alle seguenti condizioni: 1. tali spese siano effettivamente sostenute e documentate; sarà cura del volontario e dell ente conservare le spese al fine di dimostrare la legittimità dei costi sostenuti in caso di verifica, anche attivando delle schede precompilate. 2. la misura del rimborso sia corrispondente ai parametri stabiliti dalla associazione per tutti i soci, anche mediante apposita delibera del consiglio direttivo; occorre verificare che l ente sia dotato di una propria organizzazione interna (ad esempio lettera di autorizzazione, ecc.) oltre alla mera delibera.

4 Fac simile lettera di incarico da parte di una OdV Si incarica il Sig./Sig.ra.... A svolgere per ns/conto la seguente missione... come da delibera del.. Itinerario e periodo previsto.. Spesa totale indicativamente prevista Le spese sostenute verranno rimborsate dietro presentazione dei relativi giustificativi... li Timbro e firma (dell Associazione)

5 Fac simile rimborso Km (secondo le tariffe ACI vigenti ridotte del come da delibera del Consiglio Direttivo del.) oppure, come frequente, 0,50 a Km Si autorizza il Sig./Sig.ra a.... ad usare il proprio automezzo per effettuare i percorsi necessari a svolgere la missione sopraindicata. I chilometri previsti sono circa. E stato deliberato in data un rimborso chilometrico di Euro..... li Timbro e firma (dell Associazione).

6 NOTA DI RIMBORSO SPESE Nome e cognome. Indirizzo... Codice fiscale... NOTA SPESE del. Il sottoscritto. Volontario Collaboratore Dipendente.. E stato incaricato per conto.. DESCRIZIONE BENZINA OLIO AUTORIMESSA AUTOFFICINA PARCHEGGI AUTOSTRADA TRENO AEREO NAVE AUTOSERVIZI TAXI ALBERGO/PENSIONE COMPLETA PERNOTTAMENTI VITTO TELEFONO POSTALI BAGAGLI BAR IMPORTI Totale Euro ALLEGATI GIUSTIFICATIVI N (relativi alle spese sopra descritte) RIMBORSI CHILOMETRICI VIAGGI Euro/Km Totale Euro Km IMPORTI Il sottoscritto..è stato autorizzato ad usare il proprio automezzo per effettuare il suddetto incarico con un rimborso previsto di Euro/km Auto.. bollo Firma La nota spese è emessa dalla persona che ha effettuato la missione ed è quindi necessario che apponga il bollo 2= quando l importo supera (salvo modifiche).

7 A riprova di quanto fini qui illustrato, la Corte di Cassazione con sentenza n del 23 novembre 2015 ha chiarito che i rimborsi spese senza la necessaria documentazione sono qualificati come compensi anche di importo modesto ed indipendentemente dalla modalità di pagamento utilizzate. Nel caso in esame l Agenzia delle Entrate era ricorsa avverso un associazione di volontariato regolarmente iscritta nel registro del volontariato, ricorrendo in Cassazione in quanto la Commissione tributaria regionale, riformando la sentenza di primo grado, aveva annullato l avviso di accertamento con il quale l Ufficio, previa riqualificazione delle somme erogate dell associazione ai propri associati nel 2008 come compensi, invece che come rimborsi spese, recuperava a tassazione la relativa ritenuta alla fonte. Secondo la Commissione tributaria regionale, le somme in questione dovevano considerarsi rimborsi di spese effettivamente sostenute dai volontari, e non compensi, sia per l esiguità della somma annua corrisposta sia per le modalità di pagamento.

8 La Corte di Cassazione ha confermato le tesi indicate dall Agenzia delle Entrate, precisando quanto segue: A. sono qualificabili come compensi, da assoggettare a tassazione, gli esborsi erogati dalle associazioni di volontariato ai propri associati quali rimborsi forfettari, perché, anche se le spese sono state effettivamente sostenute dai percettori, occorre sempre dimostrare la precisa individuazione di ciascuna; B. non è possibile procedere a rimborsi forfettari neppure in presenza di importi di modesta entità, indipendentemente dalle modalità di pagamento utilizzate, perché occorre sempre documentare le spese in base alle quali i rimborsi vengono erogati; C. ai fini fiscali, non è determinante il presupposto che le somme erogate ai volontari siano di importo superiore a quello stanziato nel bilancio preventivo dell associazione e ciò vale anche nel caso in cui nel bilancio preventivo siano stati indicati limiti di massimale di rimborso per singolo associato, complessivi o frazionati in tipologie di spese ricorrenti come, per esempio, trasporti o indumenti o telefonia.

9 In ultimo occorre analizzare il rimborso spese spettante ai lavoratori e lavoratori autonomi soci volontari di organizzazioni di volontariato. Innanzitutto l art. 17, della Legge n. 266/91, garantisce il diritto dei lavoratori che prestano attività di volontariato. Infatti i lavoratori che fanno parte di organizzazioni iscritte negli appositi registri, per poter espletare attività di volontariato, hanno diritto di usufruire delle forme di flessibilità di orario di lavoro o delle turnazioni previste dai contratti o dagli accordi collettivi, compatibilmente con l organizzazione aziendale. In particolare è previsto che gli accordi sindacali disciplinano i criteri per consentire ai lavoratori, che prestino nell ambito del Comune di abituale dimora la loro opera volontaria e gratuita in favore di organizzazioni di volontariato riconosciute idonee dalla normativa in materia, di usufruire di particolari forme di flessibilità degli orari di lavoro o di turnazioni, compatibilmente con l organizzazione dell amministrazione di appartenenza. La retribuzione corrisposta è soggetta al normale trattamento previdenziale e fiscale. Il datore di lavoro deve consentire il predetto impiego per un periodo non superiore a 30 giorni consecutivi e fino a 90 giorni nell anno.

10 Per le attività di simulazione i limiti sono 10 giorni consecutivi e 30 nell anno, mentre nel caso di stato di emergenza nazionale i termini sono rispettivamente di 60 e 180 giorni. La richiesta al datore di lavoro per l esonero dal servizio dei volontari dipendenti da impiegare in attività addestrative o di simulazione di emergenza dovrà essere avanzata, almeno 15 giorni prima dello svolgimento della prova, dagli interessati o dalle associazioni cui gli stessi aderiscono. Ai soci volontari lavoratori autonomi appartenenti alle organizzazioni di volontariato e legalmente impiegati in attività di protezione civile, che ne fanno richiesta, è corrisposto il rimborso per il mancato guadagno giornaliero calcolato sulla base della dichiarazione dei redditi (Modello UNICO) presentata l anno precedente a quello in cui è stata prestata l opera di volontariato, nel limite di euro 103,29, giornalieri lordi. Per quanto riguarda il rimborso spese ai soci volontari siano essi lavoratori dipendenti che lavoratori autonomi spetta loro con le medesime modalità precedentemente esaminate.

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