NUMA NUOVE MANUTENZIONI

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1 NUMA NUOVE MANUTENZIONI UN NUOVO SISTEMA PER GESTIRE I PROCESSI DI MANUTENZIONE DEGLI EDIFICI E DEGLI IMPIANTI

2 NuMa - Nuove Manutenzioni Manutenzione degli Edifici e degli Impianti NuMa (Nuove Manutenzioni) è un applicazione web, realizzata su piattaforma open source (Linux, Apache, PostgreSQL, PHP), grazie alla quale Enti o Società possono pianificare e seguire l iter di manutenzione dei patrimoni immobiliari e degli edifici in gestione, sia strumentali che residenziali, che commerciali. fig.1 NuMa consente di gestire l intero Iter manutentivo, sia per la Manutenzione su Chiamata, a partire dalle Segnalazioni effettuate a seguito della rilevazione di guasti, sia per la Manutenzione Programmata, a partire da una Pianificazione degli Interventi sugli Edifici o gli Impianti in gestione. L applicazione NuMa è condivisibile da tutti i soggetti interessati al processo di manutenzione, siano essi interni all ente o società, oppure appartenenti a società esterne appaltatrici di servizi. Segnalatori, Operatori degli Uffici Tecnici Competenti (UTC) dell Ente/Società e Esecutori degli interventi di manutenzione potranno gestire, tramite un unico strumento e secondo i propri diritti di accesso all applicazione, l Iter completo del processo di manutenzione. Grazie a NuMa, tutti gli utenti potranno comunicare tra loro inserendo note e documenti relativi alle segnalazioni e ai mandati. Un sistema automatico di notifiche via avvertirà gli operatori al verificarsi di eventi che richiedano interventi sul workflow manutentivo, senza la necessità di consultare costantemente il proprio da farsi su NuMa. NuMa permette una agevole gestione, anche da dispositivi mobile (Smartphone, iphone, tablet) delle Segnalazioni e dei Mandati, che 2

3 include anche funzionalità di geolocalizzazione, in virtù di una appropriata progettazione e dell utilizzo di framework RWD (Responsive Web Design). NuMa dispone di funzionalità per la gestione di informazioni dei contratti relative ai budget stanziati per capitolo o voce di spesa, ai tempi di presa in carico/esecuzione degli interventi e per la gestione dei livelli di qualità degli interventi e dei componenti sottoposti a manutenzione. Tali informazioni permetteranno, durante il workflow, di inserire i preventivi e i consuntivi di spesa degli interventi (tenendo sotto controllo la disponibilità in funzione del budget stanziato) e di inserire il livello di qualità degli interventi, i componenti oggetto di manutenzione e la loro numerosità, per il successivo monitoraggio. Manutenzione su Chiamata La Manutenzione su Chiamata parte dalle Segnalazioni e segue l Iter manutentivo dei Mandati su Chiamata, dalla loro assegnazione, sino alla loro Esecuzione, Verifica e Chiusura (fig.2). Il Sistema agevola gli operatori nella gestione del workflow di manutenzione tramite automatismi che, in base alle Competenze assegnate in fase configurazione del fig.2 Sistema, veicolano le segnalazioni degli interventi agli Uffici Tecnici Competenti, e assegnano direttamente alle ditte esecutrici i mandati di intervento in caso di esistenza di un Contratto di Servizio. Questa funzionalità è essenziale per assegnare automaticamente il lavoro a tutti gli operatori in base alla loro competenza professionale e in base alla localizzazione dell intervento da effettuare. 3

4 Manutenzione Ordinaria Programmata La pianificazione dello Scadenzario degli Interventi è il fulcro della Manutenzione Ordinaria Programmata e si compone di tre procedure: la Creazione del Piano degli Interventi, l'assegnazione delle competenze di Manutenzione Programmata e l'assegnazione degli Interventi agli Edifici da dover mantenere. Il Piano degli Interventi è un'anagrafica di Tipologie di Componente (per es. Verifica Ascensore, Manutenzione centrale idrica ) alle quali collegare Interventi specifici (per es. la Verifica Ascensore può prevedere gli interventi Controllo cavo elevatore, Pulizia abitacolo e Verifica integrità ed efficienza dispositivi elettronici ). Si definiscono sul Piano la periodicità, il tempo massimo di effettuazione e la data di inizio degli Interventi. L'Assegnazione delle Competenze di Manutenzione Programmata è analoga a quella delle competenze di Manutenzione su Chiamata. Ogni Competenza deve essere assegnata oltre che a uno e un solo Gruppo UTC anche a un Contratto di Servizio. fig.3 L Assegnazione degli Interventi agli Edifici è necessaria per indicare in quali Edifici (Aree o parti di Aree) vanno effettuati i vari Interventi di Manutenzione Programmata. In questa fase è possibile anche personalizzare l inizio degli interventi su ogni Edificio rispetto a quanto stabilito sul Piano Interventi. Il Sistema, tenendo conto di periodicità e durata stabiliti sul Piano degli Interventi, delle Competenze di Manutenzione Programmata, dell'associazione degli Interventi agli Edifici, e utilizzando le opportune funzionalità di Calendario, è in grado di creare automaticamente, tramite una schedulazione giornaliera, lo Scadenzario Annuale degli Interventi per Edificio e i Mandati Programmati del giorno. Il workflow degli Interventi di Manutenzione Programmata è molto semplificato rispetto a quello su Chiamata perché non necessita di preventivazione degli Interventi da parte degli Esecutori e prevede, da parte degli UTC, solo una chiusura diretta del Mandato o una verifica a campione del lavoro (fig.3). 4

5 Manutenzione del Territorio (in corso di sviluppo) NuMa consente ad un Ente o Società di gestire anche la manutenzione del proprio territorio con funzionalità analoghe a quelle già descritte per gli Edifici permettendo agli utenti di indicare con esattezza il luogo dove effettuare l intervento di manutenzione (tipico esempio la segnalazione di una buca su una strada del territorio in gestione). Le segnalazioni potranno essere effettuate dai cittadini, utilizzando direttamente l interfaccia web messa a disposizione, o chiamando un Call Center i cui operatori professionali utilizzeranno l interfaccia stessa per effettuare la segnalazione georeferenziata con il cittadino in linea. Saranno disponibili le seguenti funzionalità: una web application tramite la quale l utente, avendo a disposizione una mappa interattiva collegata a una banca dati georeferenziata del territorio individua il luogo dove occorre effettuare l intervento e inserisce la segnalazione, a cui può associare una descrizione, delle note, e una foto del guasto. una versione mobile dell applicazione, che permette di ottenere direttamente, tramite il GPS presente sul dispositivo, la posizione corrente dell utilizzatore. A questa posizione possono essere associate una descrizione della segnalazione, delle note, e una foto del guasto. (Alcune funzionalità in modalità mobile con geolocalizzazione sono già disponibili anche su NuMa Manutenzione degli Edifici e utilizzate dagli Esecutori per dare certezza del luogo di effettuazione degli Interventi e dagli Operatori degli Uffici Tecnici in fase di sergnalazione e verifica degli Interventi). Gli operatori degli Uffici Tecnici potranno quindi prendere in carico le segnalazioni sul Territorio gestendo il workflow manutentivo tramite le funzionalità standard di NuMa Manutenzione degli Edifici. Monitoring del Processo di Manutenzione Il Sistema, in virtù di quanto specificato nei Contratti, di quanto rilevato dagli Utenti Tecnici in fase di Verifica degli Interventi, di quanto memorizzato sul Data Base, consente un monitoraggio puntuale e storico dell andamento di tutta la manutenzione. Gli utenti abilitati potranno monitorare tempi, costi e qualità degli interventi, numerosità dei componenti sottoposti a manutenzione, efficienza delle società appaltatrici in relazione al rispetto degli SLA dei Contratti, efficienza della struttura tecnica interna. A tal fine NuMa mette a disposizione Data Mart di tutte le informazioni utili al Monitoraggio ed un evoluto Sistema di Reporting e Statistiche, dotato di strumenti di Business Intelligence, che permette agli utenti una ampia libertà di effettuare analisi sui dati ai vari livelli di dettaglio. Sarà quindi possibile effettuare un vero e proprio Controllo di Gestione del Reparto Manutenzione 5

6 Referenze del Sistema NuMa (Nuove Manutenzioni) COMUNE DI FIRENZE Il Sistema NuMa è installato e funzionante da oltre un anno presso il Comune di Firenze dove viene gestita da parte degli Uffici Tecnici la manutenzione su chiamata e programmata di circa Edifici Strumentali (uffici, scuole, convitti, parchi pubblici, ecc.). SACE BT Il Sistema è utilizzato in servizio da SACE BT, Società facente parte del Gruppo bancario e assicurativo SACE della Cassa Depositi e Prestiti, dove gestiscono, oltre a Edifici Strumentali, anche Edifici Commerciali e di Civile Abitazione. CONTATTI S.IN.CO.S. Group Srl VIA V. SANTELLI, FIRENZE PHONE: FAX: INFO@SINCOS.IT 6