REGOLAMENTO DELLA GESTIONE DELL'INVENTARIO DEI BENI MOBILI. Art. 1 Scopo degli inventari

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1 REGOLAMENTO DELLA GESTIONE DELL'INVENTARIO DEI BENI MOBILI Art. 1 Scopo degli inventari 1 La tenuta degli inventari dei beni mobili costituisce presupposto fondamentale della gestione del patrimonio dell'azienda Ospedaliera, intendendo con tale espressione l'insieme delle attività amministrative e tecniche dirette all'acquisizione, conservazione e manutenzione dei beni mobili. 2 Oltre a soddisfare le funzioni amministrativo-contabili conservative e di controllo previste dalla legge, la gestione dell'inventario è condizione imprescindibile per una politica di razionalizzazione e programmazione della spesa specialmente nel campo degli investimenti. Art. 2 Oggetto degli inventari 1. Formano oggetto degli inventari le seguenti categorie di beni mobili: a macchine d'ufficio e mobilio; b automezzi; c attrezzatura tecnico-sanitaria compresa quella diagnostica; d attrezzatura tecnico-economale; e attrezzature tecniche per manutenzione; f altri beni mobili, comprese le opere d'arte. 2. Ai fini dell'inventariazione, i beni dovranno presentare tutte le seguenti caratteristiche: non costituire pertinenze, nel qual caso saranno rilevati ed inventariati con il bene principale o acquisito per primo; presentare valore d'acquisto superiore a 50; non costituire componente di impianto fisso; non costituire materiale formante oggetto della gestione dei beni di consumo. Art. 3 Ricognizione e classificazione dei beni I beni mobili oggetto degli inventari di cui al presente articolo vengono rilevati, descritti e classificati secondo i contenuti delle relative schede informatiche incluse nel Manuale per l'inventariazione del Patrimonio agli atti della Sezione Beni Mobili presso L'Ufficio Approvvigionamenti Logistica. Art. 4 Modalita' di inventariazione dei beni 1. La codifica dei beni si compone di tre spazi alfanumerici, salva quella dell'attrezzatura tecnico-sanitaria della diagnostica, che è costituita da otto spazi alfanumerici come di seguito suddivisi: n. 3 spazi alfabetici per l'identificazione merceologica del bene; n. 3 spazi alfabetici per l'indicazione del produttore; n. 2 spazi alfanumerici per l'indicazione del modello. 2. I beni vengono identificati su base informatica tramite le seguenti indicazioni.

2 a) Il numero d'inventario. Deve essere unico per ogni bene inventariato. Se il bene risulta composto da più parti (accessori o componenti) il numero sarà apposto su ciascun componente. Nel caso in cui i beni siano composti da più moduli che normalmente hanno funzionalità autonoma e/o possono essere ubicati in centri di costo diversi, si procederà ad inventariazione separata per ciascun modulo. Nel caso dubbio se l'oggetto da inventariare debba essere considerato bene con vita autonoma o parte accessoria di altro bene, costituisce elemento discriminante il reperimento del bene. In presenza di possibili alternative la scelta cadrà sulla codifica più analitica. Qualora vengano acquisiti in tempi successivi accessori o componenti, i dati relativi (denominazione, data di consegna, costo di acquisto) devono essere inseriti nell'ambito delle procedure automatizzate d'acquisto, tramite collegamento con il numero d'inventario del bene principale o acquisito per primo. a) Ubicazione del bene. Tale informazione permette la conoscenza della dislocazione logistica dei beni anche in riferimento al reparto di appartenenza ed al tempo stesso rende possibile, ai fini della contabilità per centri di costo, di imputare i costi, ossia le quote di ammortamento ai centri utilizzatori del bene. a) Denominazione del bene. Va indicata la descrizione del bene con le caratteristiche essenziali. a) Identificazione merceologica. Va indicato il codice del bene secondo le indicazione contenute nel Dizionario. Nel caso in cui il bene non risulti ancora classificato, gli si attribuirà il codice provvisorio indicato per ciascuna categoria, dandone comunicazione mensile alla Direzione Regionale alla Sanità, per l'aggiornamento. a) Codice produttore. Per l'attrezzatura tecnico-sanitaria compresa quella diagnostica, va indicato il codice del produttore conformemente alle indicazioni contenute nel Dizionario. Nel caso in cui il produttore non risulti ancora presente nel Dizionario gli si attribuirà il codice provvisorio indicato per l'elenco produttori, dando comunicazione mensile del relativo nominativo alla Direzione Regionale alla Sanità per l'aggiornamento. a) Modello di produzione. Individua il tipo di apparecchiatura inventariata nell'ambito della gamma di quelle che il produttore fornisce. Va indicato unicamente per l'attrezzatura tecnico-sanitaria compresa quella diagnostica conformemente alle indicazioni contenute nel Dizionario. Nel caso in cui il modello non risulti ancora classificato, non gli si attribuirà nessun codice, dandone comunicazione mensile alla Direzione Regionale alla Sanità per l'aggiornamento.

3 a) Anni di ammortamento. E' previsto un numero di anni di ammortamento standard per ogni tipologia di beni. Sulla base di tale numero il sistema rileva automaticamente l'ammortamento, che avviene a quote costanti. Esiste la possibilità di modificare, qualora necessario, il numero degli anni previsti (per esempio nel caso di bene acquistato usato o riscattato ecc.) mediante inserimento del dato nel relativo spazio. Nel caso di acquisto di nuove componenti o accessori di un bene già parzialmente ammortizzato, il valore residuo di quest'ultimo viene incrementato del costo di acquisto dell'accessorio e l'ammortamento continua così ad essere calcolato in quote fisse sul nuovo valore aggiunto (i dati relativi ai beni accessori sono rilevati con le modalità indicate al precedente punto 1.). Qualora l'integrazione sia particolarmente rilevante e modifichi sostanzialmente la vita fisica del bene così composto, è possibile, come sopra enunciato, modificarne gli anni di ammortamento complessivi. Le quote annue verranno automaticamente calcolate dal sistema, in valore costante, sul nuovo valore residuo e per il numero d'anni che rimangono ancora da ammortizzare. Al fine dell'attualizzazione del valore di patrimonio il sistema è impostato per l'automatica determinazione del valore residuo sulla base del valore di acquisto iniziale e depurato delle quote di ammortamento già scadute. Tale valore, a fine anno, viene aggiornato automaticamente in base al coefficiente ISTAT di rivalutazione. Nell'ipotesi, sopra esposta, di integrazioni di un bene già parzialmente ammortizzato, la rivalutazione avviene, per l'appunto, per i due valori residui con i coefficienti corrispondenti agli anni di installazione, ed il sistema esprime il valore residuo così ottenuto. Poiché le quote annue di ammortamento contribuiscono alla determinazione del costo di esercizio vengono allocate al centro di costo utilizzatore, per omogeneità di trattamento anche i beni acquisiti a titolo gratuito vengono ammortizzati, generando un costo figurativo. a) Tipo di provenienza. Poiché il regolamento tratta i beni comunque in dotazione all'azienda Sanitaria, deve essere specificato se si tratta di beni acquisiti a titolo oneroso (codice A) o in donazione (codice D) oppure costruiti in economia (codice E) o al termine di un leasing (codice L), in comodato (codice C), in service (codice S), in noleggio (codice N). a) Stato di conservazione. E' la valutazione dello stato di efficienza del bene, rilevato dall'apposito servizio. Deve essere indicato in: buono (codice B), discreto (codice D), scarso (codice S). Le variazioni sullo stato di conservazione vengono comunicate per iscritto dai consegnatari dei beni indicandone il nuovo stato di conservazione. A fine anno il sistema renderà quindi disponibile l'elenco delle variazioni qualitative del patrimonio intervenute nel periodo. a) Data bolla di consegna. Attesta l'anno di decorrenza dell'ammortamento. Ai fini di semplificare la prima ricognizione dei beni, tale data potrà essere sostituita dalla data di presa in carico di cui al successivo punto 11.

4 a) Data di presa in carico. Va indicata secondo le risultanze delle scritture contabili o, in mancanza di dati documentati, sostituita dall'anno di stima già considerato ai fini della valutazione del bene. a) Fornitore Va indicato il codice mnemonico del fornitore. a) Valore di acquisto o valore attribuito. Il valore dei beni mobili e loro accessori o componenti va rilevato secondo le modalità previste al successivo ART. 5. Art. 5 Valutazione dei beni al fine dell'inventariazione 1. I beni mobili e loro accessori o componenti vanno rilevati al costo di acquisto, comprensivo dell'iva, nonché delle spese di trasporto ed imballaggio. 2. Il costo dei beni acquisiti in via successiva ad integrazione di altro bene va considerato e rilevato ad incremento del costo di acquisto di quest'ultimo. 3. Ai beni acquisiti in via definitiva al termine del periodo di leasing o locazione va attribuito il corrispondente valore di mercato al momento dell'inizio del periodo di leasing o locazione al netto delle quote di ammortamento già maturate, come se il bene fosse stato realmente ammortizzato durante il periodo di leasing o locazione. 3. Ai beni mobili prodotti in economia si attribuisce il valore corrispondente al costo di produzione sostenuto, dato dalla somma dei costi dei fattori impiegati per la loro realizzazione (manodopera, materiali, energia, ecc.). 4. Ai beni acquisiti a titolo gratuito va attribuito il corrispondente valore di mercato al momento dell'acquisizione. 5. Nel caso di sostituzione di un componente di un bene, si da luogo ad una corrispondente variazione del suo valore data dalla differenza fra il valore d'acquisto del nuovo componente ed il valore residuo del componente sostituito. 6. Le indicazioni di cui sopra valgono anche per i beni mobili registrati e per gli impianti. 7. E' facoltà dell'azienda non procedere a valutazione del materiale bibliografico. Art. 6 Modalita' di tenuta degli inventari 1. Gli inventari dei beni mobili chiusi al 31 dicembre di ogni anno devono essere approvati dall'amministrazione dell'azienda Ospedaliera entro il 30 aprile dell'anno successivo. 2. I beni mobili sono classificati e descritti nell'inventario come indicato all'art. 2, nonché nelle schede tecniche informatiche incluse nel Manuale per l'inventariazione agli atti dell'ufficio Approvvigionamenti Logistica.

5 3. Ai fini della valutazione contabile, il valore residuo del bene alla data dell'inventario è quello determinato in sede di prima rilevazione, al netto delle quote di ammortamento. Art. 7 Beni in leasing o locazione 1. Per gli eventuali beni disponibili presso l'azienda Ospedaliera a titolo di leasing o locazione va tenuta apposita scrittura contenente le seguenti indicazioni: a denominazione del bene; b nome del costruttore e del locatore; c data inizio del leasing o della locazione; d valore di mercato del bene all'inizio del periodo di leasing o di locazione; e durata del leasing o della locazione; f centro di costo consegnatario g data di eventuale restituzione o passaggio del bene di proprietà. 2. In caso di acquisizione definitiva del bene al termine del periodo di leasing o locazione, il servizio competente provvede all'annotazione dell'avvenuta acquisizione del bene medesimo secondo le modalità di cui all'art. 4 del presente Atto. Art. 8 Beni in prova o in comodato Per tutti i beni detenuti dall'azienda Ospedaliera a titolo di prova o in comodato va tenuta apposita scrittura contenente le seguenti indicazioni: a denominazione del bene; b nome del proprietario; c data bolla di consegna; d valore di mercato del bene; e centro di costo consegnatario; f data di restituzione. Art. 9 Ammortamento 1. Il calcolo degli ammortamenti è effettuato in quote annue costanti in base al numero degli anni come indicati nella tabella seguente: Classificazione Anni di ammortamento Macchine d'ufficio e mobilio 10 Automezzi 4 Attrezzatura tecnico-sanitaria compresa quella diagnostica 8 Attrezzatura tecnico-economale 8 Attrezzatura tecnica per manutenzione 8 2. I beni con valore d'acquisto sino a 500 (IVA compresa) e le opere d'arte vanno totalmente ammortizzati nell'esercizio nel quale è avvenuta la consegna. Detto valore sarà aggiornato periodicamente con Decreto del Direttore Regionale alla Sanità.

6 3. I beni acquisiti a titolo gratuito sono soggetti ad ammortamento. 4. L'ammortamento annuale va calcolato sul valore determinato in sede di prima rilevazione ed imputato al centro di costo cui il bene è attribuito alla data del 31 dicembre di ciascun anno a partire dall'anno stesso di completata consegna del bene così come risulta dalla data della bolla di consegna o dell'ultima bolla in caso di consegna frazionata. Art. 10 Consegnatari dei beni e compiti 1. L'Amministrazione dell'azienda Ospedaliera individua con propria deliberazione i consegnatari dei beni per ciascun centro di costo e, ferme restando le competenze amministrativo-contabili a carico del/i servizi che svolgono le funzioni tecnico-economali e di approvvigionamento, stabilisce le competenze dei servizi in ordine alla gestione del patrimonio per quanto concerne i seguenti adempimenti: a) la compilazione delle schede tecniche di rilevazione che costituiscono il documento di inventario; b) il controllo e la verifica dello stato di utilizzo delle apparecchiature della gestione delle manutenzioni; c) il controllo e la verifica delle normative sulla sicurezza, delle norme C.E.I., antincendio, ecc. 2. I consegnatari saranno tenuti a: a) custodire con diligenza e cura i beni, gli arredi e suppellettili assegnati alla struttura di appartenenza fino a che non ne abbiano ottenuto legale discarico; b) svolgere sistematiche verifiche dello stato d'uso dei beni a seguito delle quali proporre all'ufficio Approvvigionamenti Logistica la dichiarazione di fuori uso dei beni che risulteranno inservibili; c) alla corretta e regolare tenuta dei registri costituenti copia di inventario dei beni. Art. 11 Procedura di dismissione La dismissibilità del bene viene comunicata dal consegnatario alla Sezione Beni Mobili dell'ufficio Approvvigionamenti Logistica tramite apposito modulo sul quale vengono indicati: a) descrizione del bene da dismettere; b) numero di inventario; c) stato d'uso; d) il fatto che il bene non contiene sorgenti radioattive e che non risulta inquinante o infetto; e) motivo della dismissione; esso può consistere in: - bene non più riparabile (procedura giustificata da relazione o verbale dei Servizi Tecnici preposti ); - bene ancora funzionante ma sostituito con altro a seguito di ammodernamento di nuove tecnologie (attrezzature sanitarie) o per rinnovo arredi a seguito di ristrutturazione locali.

7 Art. 12 Cancellazione L'Amministrazione dell'azienda, con proprio provvedimento, dispone la cancellazione dall'inventario di quei beni che risultano inservibili per fuori uso o per altra causa. L'eventuale valore residuo del bene di cui è disposta la cancellazione è imputato al centro di costo consegnatario. Art. 13 Alienazione L'alienazione avviene previa stesura di un verbale di fuori uso sul quale vengono indicati i beni interessati. Tale verbale viene quindi recepito da Atto di Determinazione a cura del Responsabile della S.C. Approvvigionamenti Logistica. Art. 14 Aggiornamento dell'elenco beni L'aggiornamento dell'elenco dei beni, per quanto concerne nuove classificazioni e codifiche è effettuato direttamente nel sistema informatico. Art. 15 Schema riassuntivo della gestione complessiva dei beni di inventario con indicazione delle rispettive competenze Procedura Richiesta di acquisizione all'ufficio Approvvigionamenti (Manager degli acquisti). Acquisizione del bene N.B. Le richieste di acquisizione dei beni devono essere preventivamente vistate dalla Direzione Strategica. Verifica della eventuale disponibilità del bene a Deposito Patrimoniale. N.B. Il bene dichiarato Fuori Uso non può essere utilizzato in nessun modo e per nessun motivo da altro reparto o servizio. Redazione ed invio del Documento Tecnico all'organo competente per l'espletamento delle procedure di approvvigionamento. Presa d'atto degli esiti di gara e invio ordine. Ricevimento del bene, controllo della integrità dei colli e della corrispondenza tra ordine e bolla di consegna. Carico della con contestuale inserimento sul registro inventari, stampa delle etichette e stesura del verbale di consegna. Applicazione etichette Consegna dei beni presso il sub-centro Presa in consegna del bene, controllo della Competenza Responsabile dell'unità Operativa o della Struttura S.C. Approvvigionamenti Logistica / Sezione Beni Mobili Manager degli Acquisti Manager degli Acquisti Magazzino ricevimento merci Sezione Beni Mobili Sezione Beni Mobili / Magazzino Magazzino Responsabile dell'unità Operativa o della

8 regolare fornitura e firma del verbale da parte del Struttura consegnatario. Riscontro delle fatture Sezione Investimenti Emissione ordinativo di pagamento Sezione Economico Finanziario. Fase di gestione del bene Procedura Competenza Richiesta di ritiro del bene per: Responsabile dell'unità Operativa o della - fuori uso; Struttura - non inutilizzo; - trasferimento ad altra Unità Operativa (previo passaggio dal Deposito Patrimoniale). Importante: le richieste di ritiro devono essere corredate da dichiarazione di non pericolosità e con allegati verbali di eventuali Fuori Uso redatti a cura dei Servizi Tecnici competenti. N.B. Il bene dichiarato Fuori Uso non può essere utilizzato, in nessun modo e per nessun motivo, da altro reparto o servizio. Controllo dello stato di utilizzo del bene, verifica Responsabile dell'unità Operativa o della dello stato d'uso e corretta manutenzione. Struttura Ritiro del bene presso il reparto o servizio e invio Magazzino per lo stoccaggio al Deposito Patrimoniale. Aggiornamento delle scritture inventariali. Sezione Beni Mobili Fase di alienazione del bene Procedura Competenza Predisposizione dell'elenco dei beni da alienare. Sezione Beni Mobili Determinazione (autorizzazione all'alienazione ed Responsabile della S.C. Approvvigionamenti - alla rilevazione delle scritture contabili) Logistica Aggiornamento delle Scritture Contabili Sezione Beni Mobili Rilevazione in Contabilità Generale delle alienazioni di beni patrimoniali disposte con il provvedimento amministrativo (riduzione dell attivo patrimoniale; giroconto del fondo di ammortamento; rilevazione dell eventuale minusvalenza da alienazioni; sterilizzazione della minusvalenza). Importante: l'aggiornamento delle scritture contabili deve avvenire entro lo stesso anno della determinazione. Smaltimento dei beni per mezzo delle ditte Sezione Logistica preposte ed autorizzate. Conservazione dei verbali o dei formulari di Sezione Logistica smaltimento

9 Art. 16 Modulistica Modulo di consegna beni Modulo di ritiro beni

10 AZIENDA OSPEDALIERA S. MARIA DEGLI ANGELI Via Montereale, Pordenone MODULO DI CONSEGNA BENI MOBILI ED ARREDI / / Data: Reparto/Servizio C.d.C. Si ricevono i seguenti beni: Descrizione Q.tà n. inventario Firma leggibile del Responsabile Reparto/Servizio

11 AZIENDA OSPEDALIERA S. MARIA DEGLI ANGELI Via Montereale, Pordenone MODULO DI RITIRO BENI MOBILI ED ARREDI / / Data: Il Reparto/Servizio C.d.C. chiede il ritiro dei seguenti beni: Descrizione Q.tà n. inventario Fuori uso SI NO Si dichiara che i beni di cui sopra non sono infetti o radioattivi né contengono materiale inquinante. Firma leggibile del Responsabile Reparto/Servizio