Città di Verbania Provincia del Verbano Cusio Ossola

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1 ALLEGATO 1 ANALISI DELLA PROCEDURA DI SPESA Tentuto conto di quanto prescritto dalle norme contenute nel TUEL (D.Lgs. 267/2000) e nel Regolamento di contabilità dell Ente, nonché dalla prassi invalsa per quanto non disciplinato dalla norma, le fasi della procedura di spesa possono essere compendiate nel seguente modo: 1) Assunzione della determinazione di impegno della spesa Le determinazioni di spesa vengono sottoposte all attenzione del Responsabile Finanziario per il controllo di regolarità contabile [TUEL, art. 153, c.5]. Oltre alla generale copertura finanziaria della spesa, viene presa in esame la corretta imputazione al capitolo di bilancio, nonché la presenza di tutti gli elementi necessari e caratterizzanti l impegno medesimo. Qualora mancassero uno o più di tali presupposti la proposta di determinazione viene ritrasmessa al Settore di competenza per la revisione. Con il visto del Responsabile Finanziario la determinazione diventa esecutiva e la prenotazione di spesa diventa impegno definitivo. 2) Ordinazione della spesa e contestuale trasmissione del buono d ordine al fornitore Conseguita l esecutività del provvedimento di spesa, il responsabile del Servizio proponente la spesa comunica al terzo interessato l impegno e la copertura finanziaria, contestualmente all ordinazione della prestazione, con l avvertenza che la successiva fattura deve essere completata con gli estremi della suddetta comunicazione [TUEL, art. 191, c.1]. Tale comunicazione assume la forma del Buono d ordine che la procedura informatica di contabilità produce e aggancia al relativo impegno, non appena questo è divenuto esecutivo. 3) Ricevimento della fattura da parte dell Ufficio protocollo e registrazione nel protocollo generale dell Ente Le fatture trasmesse via posta dai fornitori, come tutti i documenti in entrata dell Ente, vengono vagliati dall Ufficio protocollo e registrati con numerazione progressiva. Con tale fase il documento assume esistenza nella documentazione ufficiale dell Ente. Una volta protocollata, la fattura viene trasmessa all Ufficio Ragioneria. 4) Trasmissione della fattura all Ufficio Ragioneria e registrazione nella procedura di contabilità Acquisita la fattura, l Ufficio Ragioneria procede all esame del documento verificandone la presenza di tutti gli elementi fiscalmente e contabilmente essenziali. Viene quindi registrata, collegandola in tal modo al Buono d ordine, e quindi all impegno di spesa. Qualora fosse mancante del Buono d ordine, la fattura viene inoltrata al Servizio interessato affinchè possa essere integrata del necessario documento. Solo in presenza di questo la fattura viene riacquisita dall Ufficio Ragioneria e registrata. Con la registrazione la fattura assume esistenza nella procedura di contabilità. 5) Trasmissione della fattura al Servizio di competenza per la liquidazione

2 Una volta registrata, la fattura viene trasmessa al Servizio interessato per l emissione del provvedimento di liquidazione. La liquidazione compete all ufficio che ha dato esecuzione al provvedimento di spesa [TUEL, art. 184, c. 2]. E la fase in cui, in base ai documenti e ai titoli atti a comprovare il diritto acquisito del creditore, si determina la somma certa e liquida da pagare nei limiti dell ammontare dell impegno definitivo assunto [TUEL, art. 184, c.1]. L atto di liquidazione, sottoscritto dal responsabile del Servizio proponente, con tutti i relativi documenti giustificativi e i riferimenti contabili è trasmesso al servizio finanziario per i conseguenti adempimenti [TUEL, art. 184, c. 3]. 6) Trasmissione del provvedimento di liquidazione all Ufficio Ragioneria Il responsabile proponente la liquidazione della spesa deve trasmettere al servizio finanziario, entro il quindicesimo giorno antecedente la scadenza del pagamento, il provvedimento autorizzativo di liquidazione, debitamente datato e sottoscritto e corredato dei relativi documenti giustificativi per i successivi controlli amministrativi, contabili e fiscali [Reg. Contabilità, art. 27, c. 4]. Una volta acquisiti, l Ufficio Ragioneria effettua, secondo i principi e le procedure della contabilità pubblica, i controlli e i riscontri amministrativi, contabili e fiscali sugli atti di liquidazione [TUEL, art. 184, c. 4]. Al termine del controllo viene sottoscritto dal Responsabile della Ragioneria il nulla osta per l esecuzione della liquidazione in esame. 7) Emissione dell ordinativo di spesa (mandato) Con la sottoscrizione del nulla osta sul provvedimento di liquidazione è possibile passare alla fase successiva, di ordinazione del pagamento, che si traduce nell emissione del mandato di pagamento. Questo viene sottoscritto dal Responsabile Finanziario (Reg. Contabilità, art. 28, c. 5) o suo delegato. Oltre al controllo della sussistenza degli elementi essenziali del mandato [TUEL, art. 185, c. 2], il Servizio Finanziario provvede altresì alle operazioni di contabilizzazione e di trasmissione al Tesoriere [TUEL, art. 185, c. 3]. 8) Trasmissione del mandato alla Tesoreria ed effettuazione del pagamento Il pagamento avviene con l estinzione del mandato di pagamento a mezzo dell erogazione della somma dovuta da parte del Tesoriere a favore del creditore [Reg. Contabilità, art. 29, c. 1].

3 ALLEGATO 2 ANALISI DELLA TEMPESTIVITÀ DELLA PROCEDURA DI SPESA Sulla base delle fasi della procedura di spesa sopra evidenziate, qui di seguito verranno prese in esame le eventuali cause di rallentamento nell espletamento delle medesime. 1) Assunzione della determinazione di impegno della spesa La predisposizione della proposta di determinazione da parte del Servizio interessato e la successiva presentazione al Servizio Finanziario avvengono mediante apposita procedura informatica che sostituisce completamente l utilizzo di supporto cartaceo. Particolare attenzione viene riservata dal Servizio Finanziario alla verifica della corretta e coerente imputazione all opportuno capitolo di bilancio, e alla presenza degli elementi necessari per l identificazione dell impegno di spesa. In carenza di questi elementi la proposta di determinazione viene restituita al Servizio di competenza per la riformulazione. Soprattutto, vengono respinte le determinazioni con impegni generici. Tutto ciò rallenta inevitabilmente la formazione di impegni definitivi. 2) Ordinazione della spesa e contestuale trasmissione del buono d ordine al fornitore Oltre che rispondere alla normativa vigente, la comunicazione al terzo interessato degli estremi dell impegno definitivamente assunto consente di snellire i tempi di liquidazione. Infatti, il fornitore dovrà accompagnare la sua fattura con il Buono d ordine ricevuto dal soggetto ordinante la spesa. In mancanza di tale documento, la fattura non potrà essere registrata dall Ufficio Ragioneria, e verrà quindi ritrasmessa al Servizio di competenza per l integrazione con detto Buono d ordine. 3) Ricevimento della fattura da parte dell Ufficio protocollo e registrazione nel protocollo generale dell Ente La fattura deve essere trasmessa dal fornitore al protocollo generale che ne effettua la registrazione e la inoltra quindi all Ufficio Ragioneria per i successivi controlli. In assenza di tale registrazione dell Ufficio protocollo la Ragioneria non procede alla registrazione e protocollazione di propria competenza. Nei casi in cui il fornitore trasmetta la fattura direttamente al Servizio che ha ordinato la spesa, occorre che questo si attivi per far pervenire il documento all Ufficio protocollo per l iter descritto. O, in alternativa, provveda alla registrazione mediante la procedura di protocollazione decentrata. Nel segnalare che quest ultima procedura è sconosciuta ai più, e comunque raramente utilizzata, si rileva che la trasmissione della fattura direttamente al Servizio che ha ordinato la spesa anziché all Ufficio protocollo può generare, anziché un accelerazione, un allungamento dei tempi di liquidazione e pagamento. 4) Trasmissione della fattura all Ufficio Ragioneria e registrazione nella procedura di contabilità Premessa per la registrazione della fattura da parte dell Ufficio Ragioneria è la sussistenza di tutti gli elementi fiscalmente e contabilmente necessari. L incompletezza del documento e la necessità di dover ricontattare il fornitore per eventuali integrazioni determina un allungamento dei tempi di pagamento.

4 5) Trasmissione della fattura al Servizio di competenza per la liquidazione In questa fase diventa cruciale il fatto che il Servizio competente proceda a una tempestiva liquidazione delle fatture ricevute. E proprio in questo passaggio che i tempi tendono a registrare una certa dilatazione. 6) Trasmissione del provvedimento di liquidazione all Ufficio Ragioneria Acquisiti i provvedimenti di liquidazione, l Ufficio Ragioneria ne effettua il previsto controllo fiscale e contabile. Le anomalie che più frequentemente vengono segnalate riguardano la non corretta imputazione all opportuno capitolo di spesa, l imputazione non appropriata ai residui passivi, la carenza di documentazione allegata, la non completezza delle informazioni inerenti il beneficiario (codice fiscale, codice IBAN, etc.). L esigenza di acquisire le necessarie informazioni integrative determina ulteriori allungamenti dei tempi di pagamento. Si rileva una frequente inosservanza della norma regolamentare che prevede la trasmissione dell atto di liquidazione all Ufficio Ragioneria almeno 15 giorni prima della scadenza del pagamento. In ogni caso, l Ufficio Ragioneria programma l esecuzione dei provvedimenti di liquidazione, e dà dunque corso ai pagamenti, tenendo conto delle proprie disponibilità di cassa, o comunque pianificando l utilizzo dell anticipazione di tesoreria. Nel periodo finale dell esercizio l attuazione dei pagamenti deve avvenire tendendo altresì conto del rispetto dei limiti posti dal patto di stabilità. Per quanto concerne le spese in conto capitale, se si tratta di mutui erogati dalla Cassa Depositi e Prestiti, il pagamento deve essere preceduto dall effettiva erogazione delle somme da parte della Cassa medesima (3-4 settimane dalla richiesta). Se invece trattasi di contributi regionali, la disponilità delle somme da parte dell Ente avviene solo in tempi molto posticipati (anche alcuni mesi). All Ente non resta dunque che dilatare i tempi dei pagamenti, o anticipare le somme con l utilizzo di risorse proprie (se disponibili). 7) Emissione dell ordinativo di spesa (mandato) L emissione dei mandati attraverso la procedura informatica di contabilità riduce decisamente i tempi di produzione dei mandati. Dopo il controllo e la sottoscrizione, vengono trasmessi alla Tesoreria. Attualmente l emissione del mandato avviene in formato cartaceo. E prevista però l introduzione del madato elettronico nel prossimo esercizio ) Trasmissione del mandato alla Tesoreria ed effettuazione del pagamento La trasmissione dei madati di pagamento alla Tesoreria avviene mediante consegna effettuata dall Ufficio Messi. La consegna è quotidiana, in alcuni casi si registrano anche due o più passaggi al giorno, quindi i tempi con cui viene fatto pervenire il mandato stampato alla Tesoreria sono molto contenuti. Dal 2010, con l introduzione del mandato elettronico, tali tempi saranno ulteriormente ridotti.

5 ALLEGATO 3 MISURE ORGANIZZATIVE PER GARANTIRE LA TEMPESTIVITÀ DEI PAGAMENTI Di seguito sono elencate le proposte organizzative facenti riferimento alle fasi sopra evidenziate e rivolte al miglioramento della tempestività dei pagamenti. 1) a) Occorre che il responsabile del Servizio proponente la determinazione di impegno accerti con la dovuta cura la corretta imputazione al capitolo di bilancio, e che l impegno medesimo presenti tutti gli elementi necessari. Da evitare in ogni caso la presentazione di proposte di determinazione con impegni generici. b) Se si rende necessaria l integrazione di uno o più capitoli di spesa per far fronte alla fornitura, occorre procedere con dovuta sollecitudine alle richieste di variazione di bilancio al fine di tener conto dei tempi dell iter amministrativo. 2) L ordinazione della fornitura deve precedere la generazione dell impegno di spesa e deve essere contestuale alla trasmissione del buono d ordine al fornitore. 3) a) La trasmissione della fattura da parte del fornitore deve essere tempestiva non appena avvenuta la fornitura, deve avvenire presso l Ufficio protocollo, e deve essere accompagnata dal buono d ordine a suo tempo ricevuto. b) Se la fattura viene fatta pervenire presso il Servizio che ha ordinato la spesa, questo deve sollecitamente far pervenire il documento all Ufficio protocollo per il corretto iter, oppure procedere autonomamente alla protocollazione mediante la procedura decentrata. 4) a) La fattura deve essere completa di tutti i suoi elementi. Devono essere esplicitati la modalità di pagamento prescelta e il codice IBAN. b) Il documento deve altresì consentire l immediata individuazione del Servizio competente, affinchè l Ufficio Ragioneria possa procedere alla corretta trasmissione al responsabile della liquidazione. c) Dopo una fase transitoria e pilota che riguarderà il primo semestre 2010 l Ufficio Ragioneria accetterà solo fatture in formato elettronico, riservandosi di accettare documenti di fatturazione in formato diverso. 5) a) Il Servizio competente, ricevuta la fattura già registrata dall Ufficio Ragioneria, deve procedere a una tempestiva emissione del provvedimento di liquidazione. b) Il provvedimento di liquidazione deve riportare una corretta imputazione della spesa al capitolo di bilancio e all anno di competenza. Particolare cautela deve essere riservata all utilizzo dei residui passivi. c) L atto di liquidazione deve essere corredato della documentazione prevista e necessaria all effettuazione dei controlli amministrativi, contabili, fiscali, affinchè non si interrompa l iter di pagamento ai fini del reperimento dei documenti mancanti.

6 d) Il provvedimento di liquidazione deve pervenire all Ufficio Ragioneria 15 giorni prima della scadenza del relativo pagamento. e) Dopo una fase transitoria che riguarderà il primo semestre del 2010, non si accetteranno più fatture con termini di pagamento inferiori ai 60 giorni. I Servizi ordinanti la spesa sono quindi tenuti a convenire con i fornitori opportuni e congrui termini di pagamento che tengano conto dell iter amministrativo, evitando formulazioni del tipo pagamento a vista o ricevimento fattura, etc. Eccezioni al termine di pagamento saranno ammissibili solo nella misura in cui consentiranno condizioni economiche della fornitura più vantaggiose per l Ente. 6) a) L ufficio Ragioneria deve poter acquisire i provvedimenti di liquidazione completi come sopra descritto per evitare restituzioni al Servizio competente e l allungamento dei tempi di pagamento. b) La programmazione dei pagamenti compete all Ufficio in parola e tiene conto delle disponibilità di cassa. L utilizzo dell anticipazione di tesoreria è uno strumento oggetto di pianificazione e non privo di costi. c) Elemento imprescindibile per la programmazione dei pagamenti, soprattutto nell ultimo periodo dell esercizio, resta il rispetto dei vincoli del patto di stabilità. d) Di norma, relativamente alle spese per investimenti, i relativi pagamenti potranno avvenire non prima della realizzazione delle entrate specifiche volte al finanziamento degli investimenti medesimi. Il Servizio finanziario si riserva la facoltà di concedere eventuali anticipazioni, sulla base delle disponibilità finanziarie e del rispetto dei vincoli del patto di stabilità. 7) Nel corso dell esercizio 2010 verrà attivata la procedura per l emissione e la trasmissione informatizzata dei mandati. 8) Il Servizio finanziario si riserva di valutare la cause e le fasi in cui si sono determinati ritardi nell espletamento dell iter dei pagamenti, ritornando ai competenti Servizi eventuali oneri per sanzioni, oneri, interessi etc. fatti valere dai fornitori e derivanti dal mancato rispetto dei termini per i pagamenti medesimi.