Modello del Sistema organizzativo

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1 Modello del Sistema organizzativo 1

2 Modello organizzativo Obiettivo principale della banca Gestire il rischio di non conformità alle norme (sana gestione) Rischio di svolgimento dei processi in maniera diversa da quanto disciplinato per i processi stessi dalle disposizioni di legge e di vigilanza Rischio legale Rischio operativo Rischio reputazionale 2

3 Modello organizzativo Struttura del modello organizzativo Nuove disposizioni di vigilanza prudenziale OBIETTIVO: verifica dell efficacia e dell efficienza dei processi Modello organizzativo articolato per processi 3

4 Modello organizzativo Modello del processo Aspetti qualitativi da considerare nel processo Criteri da seguire ovvero sintesi delle disposizioni di vigilanza e di legge che interessano gli aspetti da considerare Fasi del processo: insieme di uno o più aspetti qualitativi Attività da svolgere per la corretta applicazione dei criteri L insieme delle fasi costituiscono il processo L insieme dei processo compongono il sistema organizzativo I criteri e le attività dei singoli processi vengono approvati dagli Organi competenti e recepite in appositi regolamenti (ruolo degli Organi) I regolamenti (normativa interna di primo livello) sono diffusi alla struttura aziendale Definizione dei procedimenti strettamente operativi per l applicazione dei regolamenti: normativa di secondo livello 4

5 Modello organizzativo Svolgimento dei processi Definizione dell organigramma aziendale Assegnazione dei singoli aspetti dei processi alle unità istituite nell organigramma L insieme di una o più unità deputate allo svolgimento dello stesso processo costituiscono una funzione La funzione svolge pertanto il processo relativo al suo ruolo e gli altri processi allo stesso connessi Disciplina del ruolo e delle responsabilità delle unità aziendali con riferimento ai processi alla stessa attribuii Definizione del ruolo e delle responsabilità delle funzioni 5

6 Modello organizzativo Principali sistemi aziendali (insieme di uno o più processi fra loro connessi) Nuove disposizioni di vigilanza prudenziale Sistema organizzavo e di governo societario Sistema gestionale Sistema misurazione e valutazione rischi Sistema autovalutazione Sistema dei controlli 6

7 Modello organizzativo Sistema organizzativo e di governo societario Nuove disposizioni di vigilanza prudenziale Processo organizzativo di conformità Processo di governo societario Processo decisionale Processo informativo-direzionale 7

8 Modello organizzativo Sistema gestionale Processi amministrativi e produttivi Processo strategico Processo degli acquisti beni/servizi Processo contabile Processo informativo Processo rapporti con Autorità di Vigilanza ed altri Enti pubblici Processo di continuità operativa Processo antiriciclaggio Processo della gestione del Personale Processo della sicurezza sul lavoro Processo trasparenza Processo matrice dei conti Processo del diritto alla protezione dei dati personali Processo risoluzione stragiudiziale Processo della gestione dei reclami Processo informativa al pubblico Processo creditizio 8

9 Modello organizzativo Sistema di misurazione/valutazione dei rischi Processo misurazione rischio di credito Processo misurazione rischio di concentrazione Processo valutazione rischio di reputazione Processo misurazione rischi in ottica prospettica Processo misurazione rischio di controparte Processo misurazione rischio di tasso di interesse Processo valutazione rischio strategico Processo misurazione rischi in ipotesi di stress Processo misurazione rischio di cartolarizzazione Processo misurazione rischio di liquidità Processo misurazione rischi di mercato Processo misurazione rischi derivanti da cartolarizzazioni Processo di misurazione rischio operativo Processo misurazione rischio residuo Tecniche mitigazione rischio di credito 9

10 Modello organizzativo Sistema di autovalutazione dell adeguatezza del capitale Processo di misurazione del capitale in ottica attuale e prospettica Processo di autovalutazione dell adeguatezza patrimoniale in ottica attuale, prospettica ed in ipotesi di stress 10

11 Modello organizzativo Sistema dei controlli interni Nuove disposizioni di vigilanza prudenziale Processo controlli di linea Processo di controllo di conformità Processo controllo sulla gestione dei rischi Processo attività revisione interna 11

12 Modello del Sistema dei controlli interni 12

13 Sistema dei controlli interni Nuove disposizioni di vigilanza prudenziale Processo controlli di linea Processo di controllo di conformità Processo controllo sulla gestione dei rischi Processo attività revisione interna 13

14 Sistema dei controlli interni Regolamento del processo dei controlli di linea Controlli di linea: primo livello Controllo gestione rischi: secondo livello PROCESSI Controllo di conformità: secondo livello Regolamento del processo dei controlli sulla gestione dei rischi Attività revisione interna: terzo livello Regolamento del processo di controllo di conformità Regolamento del processo dell attività di revisione interna 14

15 Procedimento del controllo di conformità normativa FUNZIONE DI CONFORMITA Controllo conformità normativa Ruolo e responsabilità disciplinate nel regolamento dell assetto organizzativo Confronto REGOLE ESTERNE DEI PROCESSI Con Regolamenti interni dei processi Determinazione degli scostamenti Relazione all Organismo di vigilanza Relazione agli Organi e alla funzione Revisione Interna Giudizio di rischio organizzativo di conformità normativa 15 Interventi da assumere per le attività non regolamentate e relativi tempi di attuazione

16 Procedimento dei controlli di linea Controlli di linea UNITA RESPONSABILI DEI PROCESSI Ruolo e responsabilità disciplinate nel regolamento dell assetto organizzativo Indicazione delle attività svolte nel processi di competenza Trasferimento delle indicazioni alla funzione di conformità, alla funzione Revisione Interna ed alla funzione Controllo rischi Indicazione degli interventi da assumere per le attività non svolte e relativi tempi di attuazione 16

17 Procedimento del controllo di conformità operativa FUNZIONE DI CONFORMITA Controllo conformità operativa Ruolo e responsabilità disciplinate nel regolamento dell assetto organizzativo Risultati dei controlli di primo livello: attività svolte nei processi Confronto attività svolte con quelle previste dalle disposizioni esterne Determinazione degli scostamenti Relazione all Organismo di vigilanza Relazione agli Organi, alla funzione Revisione Interna ed alla funzione Controllo rischi Giudizio di rischio organizzativo di conformità operativa Interventi da assumere per le attività non svolte e relativi tempi di attuazione 17

18 Procedimento del controllo sulla gestione dei rischi FUNZIONE CONTROLLO RISCHI Controllo sulla gestione dei rischi Ruolo e responsabilità disciplinate nel regolamento dell assetto organizzativo Funzione di conformità Funzione Revisione Interna Organismo di vigilanza Risultati della misurazione dei rischi e del capitale Confronto rischi/patrimonio RESOCONTO ICAAP Determinazione degli scostamenti Giudizio di adeguatezza patrimoniale Organi aziendali Banca d Italia 18 Interventi da assumere per le attività non svolte e relativi tempi di attuazione

19 Procedimento dell attività di revisione interna FUNZIONE REVISIONE INTERNA Attività di revisione interna Ruolo e responsabilità disciplinate nel regolamento dell assetto organizzativo Controlli a distanza Verifica adeguatezza dei controlli Risultati dei controlli di primo livello: attività svolte nei processi Risultati dei controlli di secondo livello: risultati dei controlli di conformità operativa Risultati dei controlli di secondo livello: risultati dei controlli sulla gestione rischi Giudizio di adeguatezza del sistema dei controlli Interventi da assumere per le attività non svolte e relativi tempi di attuazione 19 Relazione agli Organi ed alle Funzioni di controllo Relazione all Organismo di vigilanza

20 Procedimento dell attività di revisione interna FUNZIONE REVISIONE INTERNA Attività di revisione interna Ruolo e responsabilità disciplinate nel regolamento dell assetto organizzativo Controlli a distanza Verifica adeguatezza dei processi Risultati dei controlli di primo livello: attività svolte nei processi Confronto attività svolte con quelle previste dalle disposizioni interne Determinazione degli scostamenti Giudizio di adeguatezza del sistema aziendale Interventi da assumere per le attività non svolte e relativi tempi di attuazione Relazione agli Organi ed alle Funzioni di controllo Relazione all Organismo di vigilanza 20

21 Procedimento dell attività di revisione interna FUNZIONE REVISIONE INTERNA Attività di revisione interna Ruolo e responsabilità disciplinate nel regolamento dell assetto organizzativo Controlli in loco Verifiche presso le unità centrali e periferiche Esame dei processi di pertinenza dell unità Confronto attività svolte con quelle previste dalle disposizioni interne Giudizio di adeguatezza dei complessivi processi aziendali Interventi da assumere per le attività non svolte e relativi tempi di attuazione Relazione agli Organi ed alle Funzioni di controllo Relazione all Organismo di vigilanza 21

22 Procedura informatica GlobalControl 22

23 Sintesi della procedura GlobalControl Struttura della procedura GlobalControl per la verifica e la valutazione dei processi e dei relativi sistemi Modulo del sistema organizzativo e governo societario Modulo del sistema gestionale Modulo sistema misurazione/ valutazione rischi Modulo sistema autovalutazione Modulo sistema controlli interni Processo organizzativo, governo societario, decisionale, informativodirezionale Processi gestionali Processi misurazione/ valutazione rischi Processi di autovalutazione Processi di controllo Articolazione dei moduli per tipologia di verifica Conformità normativa Conformità operativa Adeguatezza Altri moduli Moduli controlli in loco Modulo sistema degli interventi Modulo sistema informativo-direzionale Modulo verifica efficacia delle funzioni di controllo operative e di supporto 23

24 Procedura informatica GlobalControl Verifica e valutazione dei processi e dei relativi sistemi (profilo organizzativo) 24

25 Procedura informatica GlobalControl La procedura, in materia di verifica della conformità normativa delle disposizioni interne alle disposizioni esterne, consente di: indicare le attività disciplinate nei singoli processi verificare la conformità normativa confrontando le regole interne con le disposizioni di legge e di vigilanza determinare lo scostamento fra le attività disciplinate nei singoli processi e quelle disciplinate dalle disposizioni esterne valutare la significatività dello scostamento formulare un giudizio di rischio organizzativo di conformità normativa per ogni processo e per i relativi sistemi nonché per il sistema aziendale complessivo su quattro livelli (basso, parzialmente basso, in prevalenza alto, alto) indicare gli interventi da adottare per eliminare eventuali carenze normative emerse dalla verifica verificare l attuazione o meno dei predetti interventi e le eventuali cause nonché di riprogrammare gli stessi 25

26 Procedura informatica GlobalControl La procedura, in materia di verifica della conformità operativa delle attività svolte alle disposizioni esterne, consente di: indicare le attività concretamente svolte verificare la conformità operativa confrontando le attività svolte con quelle previste dalle disposizioni di legge e di vigilanza determinare lo scostamento fra le attività svolte nei singoli processi e quelle previste dalle disposizioni esterne valutare la significatività dello scostamento formulare un giudizio di rischio organizzativo di conformità operativa per ogni processo e per i relativi sistemi nonché per il sistema aziendale complessivo su quattro livelli (basso, parzialmente basso, in prevalenza alto, alto) indicare gli interventi da adottare per eliminare eventuali carenze operative emerse dalla verifica verificare l attuazione o meno dei predetti interventi e le eventuali cause nonché di riprogrammare gli stessi 26

27 Procedura informatica GlobalControl La procedura, in materia di verifica dell adeguatezza delle attività svolte alle normative interne, consente di: indicare le attività concretamente svolte verificare l adeguatezza confrontando le attività svolte con quelle previste dalle normative interne determinare lo scostamento fra le attività svolte nei singoli processi e quelle previste dalle normative interne valutare la significatività dello scostamento formulare un giudizio di adeguatezza per ogni processo e per i relativi sistemi nonché per il sistema aziendale complessivo su quattro livelli (adeguato, parzialmente adeguato, in prevalenza inadeguato, inadeguato) indicare gli interventi da adottare per eliminare eventuali carenze emerse dalla verifica verificare l attuazione o meno dei predetti interventi e le eventuali cause nonché di riprogrammare gli stessi 27

28 Sintesi della procedura GlobalControl Verifica e valutazione della conformità normativa dei sistemi aziendali Struttura dei processi riportati nella procedura Funzione di conformità Validazione Indicazione delle attività disciplinate rispetto a quelle riportate nella procedura Confronto delle attività non validate rispetto a quelle riportate nella procedura Funzione di conformità Valutazione Formulazione del giudizio di conformità su quattro livelli per aspetto qualitativo, per fase, per processo, per singolo sistema, per sistema aziendale: utilizzo di uno specifico algoritmo 28

29 Sintesi della procedura GlobalControl Verifica e valutazione della conformità operativa dei sistemi Struttura dei processi riportati nella procedura Riporta gli stessi processi della conformità normativa con evidenza delle attività regolamentate e di quelle non regolamentate Unità responsabili di uno o più aspetti ovvero di fasi e di processi Validazione Indicazione delle attività concretamente svolte rispetto a quelle previste nella procedura Controllo di linea: controllo di primo livello Funzione di conformità Controllo di conformità operativa: controllo di secondo livello Valutazione Confronto delle attività non validate rispetto a quelle disciplinate dalle disposizioni esterne Formulazione del giudizio di conformità su quattro livelli per aspetto qualitativo, per fase, per processo, per singolo sistema, per sistema aziendale: utilizzo di uno specifico algoritmo 29

30 Sintesi della procedura GlobalControl Valutazione adeguatezza dei sistemi Struttura del processo riportata nella procedura Validazione dei processi effettuata per la verifica della conformità operativa Confronto delle attività non validate rispetto a quelle disciplinate nelle fonti normative interne Revisione Interna Attività di revisione interna: controllo di terzo livello Valutazione Formulazione del giudizio di conformità su quattro livelli per aspetto qualitativo, per fase, per processo, per singolo sistema, per sistema aziendale: utilizzo di uno specifico algoritmo 30

31 Sintesi della procedura GlobalControl Modulo del sistema degli interventi Individuazione delle attività non svolte (o svolte) nei singoli processi Singoli processi di pertinenza dell unità organizzativa Unità organizzativa Proposta di interventi Interventi di tipo correttivo a fronte di attività non svolte Interventi di tipo informativo a fronte di attività svolte Funzione di conformità/revisione Interna/Organizzazione Valutazione degli interventi Valutazione dell intervento e fissazione del termine per la realizzazione dello stesso Funzione di conformità e la Revisione Interna Monitoraggio degli interventi Verifica degli interventi proposti rispetto a quelli realizzati Rilevazione degli interventi non eseguiti nei termini previsti Verifica delle motivazioni ed eventuale riscadenzamento Chiusura degli interventi effettuati 31