Web solution per l organizzazione aziendale. Giugno 2017

Transcript

1 Web solution per l organizzazione aziendale Giugno 2017

2 Contesto (1 di 2) Il management ed il personale di un'impresa efficiente deve poter interagire, nella operatività quotidiana, agevolmente e correttamente con i Processi, le Procedure, le Istruzioni Operative, le Strutture Organizzative e la Normativa aziendale. Un adeguata soluzione che consenta di mettere a disposizione, facilmente e velocemente, l informazione giusta, alla persona giusta, al momento giusto e nel posto giusto, risulta essere uno strumento di straordinaria efficacia per tutti coloro che operano quotidianamente nell ecosistema aziendale. Una completa integrazione tra la Struttura Organizzativa, i Processi e la Normativa comporta un sensibile miglioramento dell efficienza e dell efficacia nella gestione dell Organizzazione aziendale e della Compliance 2

3 Contesto (2 di 2) E sempre più sentita l esigenza di avere a disposizione un Servizio Digitale che consente di semplificare e potenziare il supporto operativo per un efficace ed efficiente Sistema di Corporate Governance del Rischio e della Compliance, delle Policy, dei Processi, della Normativa (Procedure Organizzative e Istruzioni Operative) con puntuale riferimento Leggi Nazionali e alle Norme Internazionali. planetica è in grado di individuare sul mercato soluzioni che possono efficacemente supportare un azienda che affronta un progetto di evoluzione organizzativa e innovazione tecnologica. Lo Strumento individuato sarà in grado di potenziare il supporto operativo delle funzioni Organizzazione Aziendale, Legal Office, Risk &. Compliance, Qualità, Internal Audit e Comunicazione Interna. 3

4 Visione d'insieme Una soluzione target è costituita da una suite di web application ad alta usabilità, che consente di comunicare in tempo reale l Organizzazione e le variazioni organizzative a tutto il personale e agli Enti esterni abilitati. Il prodotto deve poter consentire di costruire ed accedere rapidamente alla Mappa Digitale dei Processi dell azienda realizzando la correlazione alle Policy e alla Normativa, ed alla Struttura Organizzativa. Il posizionamento dei Control Point sulle Mappe digitali dei Processi deve consentire di attivare o migliorare il Sistema per la Corporate Governance della Compliance per il Rischio, la Sicurezza del Lavoro, la Sicurezza Informatica, la Privacy, l Anticorruzione, la Qualità nel rispetto delle Leggi Nazionali ed internazionali di riferimento. ORGANIZZAZIONE RISK MANAGEMENT COMPLIANCE PROCESS AUDITING COMUNICAZIONE INTERNA STRUTTURA ORGANIZZATIVA MAPPA DEI PROCESSI RISK COMPLIANCE AUDIT MONITORING E REPORTING 4

5 Caratteristiche principali La soluzione deve possedere le seguenti caratteristiche principali: Essere facilmente configurabile ed integrabile nell intranet aziendale e con altre applicazioni e data base Essere costituito da un ambiente di front-end per la ricerca e la consultazione e da un ambiente di back-end che ne consente la gestione e l amministrazione Presentare un interfaccia operativa semplice, intuitiva e di alta usabilità Utilizzare un motore di ricerca Google like con filtri personalizzabili, attivabile sia dalla home-page che da tutte le pagine di consultazione Consentire di reperire un documento dai DMS eventualmente integrati con il prodotto, un Processo, una Struttura Organizzativa o un elemento dell Organigramma, alla luce di parametri multipli predefiniti Avere la componente grafica della home page modificabile per la disposizione dei comandi di accesso, per l attivazione di nuovi widget e per la modifica degli aspetti cromatici al fine dell allineamento alla Corporate Identity Essere realizzato con tecnologia responsive e quindi utilizzabile sia con un PC in Rete intranet, sia con i più diffusi Tablet e Smartphone 5

6 Funzionalità principali Strutture organizzative Per costruire e navigare l organigramma aziendale e correlazione della Mappa Digitale dei Processi Mappa digitale dei Processi Per la costruzione e la navigazione della Mappa Digitale dei Processi con correlazione all Organigramma e alla Normativa Gestione del Rischio Supporto alla realizzazione di un efficace modello di gestione del Rischio operativo e strategico basato sullo standard ISO Gestione dell'audit Supporto alla gestione delle attività ricorrenti di pianificazione ed esecuzione degli Audit sui Processi (Governance del Rischio e Compliance) Gestione delle Normativa Organizza e semplifica la gestione della Normativa, delle Policy, delle Procedure Organizzative in conformità con i requisiti delle Norme ISO Monitoring e Reporting Per costruire e gestire gli Indicatori di performance relativi alla Governance del Rischio e della Compliance Comunicazione Interna e auto-formazione In Home Page un area dedicata alla Comunicazione Interna e all auto- Formazione online Le funzionalità devono essere attivabili singolarmente o in forma integrata fra di loro, al fine di consentire investimenti graduali e successivi nel tempo 6

7 Funzionalità Strutture Organizzative Consente di costruire, gestire, consultare e navigare l organigramma aziendale, in tutti i suoi livelli, con una visualizzazione d insieme e di dettaglio. Alla singola Struttura Organizzativa è possibile correlare la Mappa Digitale dei Processi, la Normativa, i Punti di Controllo per la Compliance ed eventuali altri documenti. E facilmente integrabile con i repository documentali e applicazioni esterne come la Rubrica aziendale (sono disponibili le funzioni People in Structure per identificare e cercare le persone che fanno parte di una Struttura Organizzativa e Multi-parents, per la gestione dei riporti multipli). Le strutture organizzative sono trattati come oggetti dotati di stato per essere gestiti per mezzo di un workflow approvativo fino alla pubblicazione. È gestito lo storico degli Organigrammi per stampe e consultazioni successive. 7

8 Funzionalità Mappa digitale dei Processi Permette di costruire la Mappa digitale dei Processi (di Business e di Supporto) e di navigarla per accedere alla Normativa, ai punti di controllo per la Compliance e alle Strutture Organizzative correlate. L applicazione è integrata con un potente web-designer che consente di creare autonomamente i disegni attivi dei Processi, scendendo in drill-down fino al livello di flowchart elementare. Negli schemi grafici dei Processi sono inseribili e attivabili i punti di controllo per il Rischio e la Compliance, con la pianificazione e lo scadenziario delle attività di verifica, correlate alle responsabilità operative e manageriali. È disponibile un motore di ricerca "Google like" con filtri personalizzabili e la web application è aperta per l integrazione con i motori di ricerca semantica. Sono disponibili report standard e comunque personalizzabili. La Mappa dei Processi è gestita per mezzo di un workflow approvativo fino alla pubblicazione. È previsto lo storico delle Mappe Digitali dei Processi. Alle Mappe digitali si possono collegare contenuti web come immagini e film tutorial. L applicativo migliora la conoscenza dell organizzazione aziendale e la comprensione dei cambiamenti organizzativi e operativi, a fronte di nuove Norme o di variazioni della Normativa vigente 8

9 Funzionalità Gestione del Rischio Supporta la realizzazione di un efficace modello di difesa per il Board e l Executive, grazie ad una gestione del Rischio operativo e strategico basato sul processo indicato dalle Norme ISO Le funzionalità dell applicazione seguono il processo di gestione del Rischio previsto da questa normativa, nei suoi stati fondamentali: la definizione del contesto, l identificazione, l analisi, la valutazione e il trattamento. Ciascun Rischio può essere identificato e descritto sulla Mappa digitale del Processo in esame, con la possibilità di inserire i punti di controllo correlati alla Normativa. I riscontri rilevati durante gli Audit sui Processi costituiscono input utili per l analisi del Rischio, la costruzione della matrice Probabilità-Impatto, gli indicatori di performance e il trattamento del Rischio residuo. L attivazione di questa web application, di regola, prevede una parametrizzazione e un adeguamento funzionale per l implementazione di algoritmi di calcolo e di reportistica coerenti con le caratteristiche organizzative e operative proprie dell azienda che intende adottarla 9

10 Funzionalità Gestione degli Audit E uno strumento di supporto alla gestione delle attività ricorrenti di pianificazione ed esecuzione degli Audit sui Processi per la Governance del Rischio e della Compliance. L applicazione consente di predisporre i Piani di Audit, le Check-list, la gestione integrata delle Non Conformità, Azioni Correttive e Preventive. Queste attività sono agevolate dalla possibilità di accedere on-click alla Mappa digitale del Processo in esame, ai punti di controllo, alla Normativa di riferimento e alle Strutture Organizzative. L applicativo consente di generare il Piano di Audit con l indicazione delle risorse necessarie, delle Sedi oggetto di verifica e dei Processi da controllare. Il Piano alimenta lo scadenziario delle attività, con l invio automatico di alert alle persone interessate. I rilievi registrati durante l Audit come dati, informazioni, immagini e contenuti web, possono essere raccolti anche in mobilità grazie ad un apposita App. In assenza di connessione a Internet è possibile compilare le check list su dispositivi mobili e connettersi in un secondo tempo alla Rete per la sincronizzazione automatica con l applicazione di base 10

11 Funzionalità Gestione della Normativa Organizza e semplifica la gestione della Normativa, delle Policy, delle Procedure Organizzative e delle Istruzioni Operative in conformità con i requisiti delle Norme ISO per la Qualità e la Sicurezza delle informazioni. Gli ultimi documenti organizzativi e normativi sono pubblicati in Home Page, con i relativi allegati e abstract. E disponibile l elenco delle Norme e di tutti i documenti attivi. L applicativo gestisce i preferiti e rende disponibili i modelli di documenti predefiniti pronti all uso. Ogni documento può essere soggetto a workflow di redazione, verifica, approvazione, con l inoltro automatico di mail ad utenti predefiniti, a fronte di variazioni di stato del documento o di scadenze operative. Sono gestite le liste di distribuzione e la presa visione. E disponibile un motore di ricerca Google Like con filtri personalizzabili. Viene gestito il multi-azienda e l archiviazione storica dei documenti ricercabili con chiavi di ricerca multiple. Ogni documento conserva la storia delle proprie versioni, consultabili e stampabili in ogni momento. Sono disponibili report standard e comunque personalizzabili 11

12 Funzionalità Monitoring e Reporting Consente di costruire e gestire gli Indicatori di performance relativi alla Governance del Rischio e della Compliance. Organizza Report personalizzati con gli indicatori caratteristici dei singoli moduli applicativi della suite o indicatori costruiti ad hoc per il Management dell Azienda, gli Azionisti o per gli Enti esterni di controllo, sorveglianza e di Certificazione. 12

13 Funzionalità Comunicazione interna e auto-formazione E disponibile un area dedicata alla Comunicazione Interna e all auto-formazione online. In Home Page vengono pubblicate le News consistenti negli ultimi documenti normativi e organizzativi approvati, le più recenti variazioni dei Processi e le ultime variazioni organizzative. E disponibile, inoltre, un area di widget che consente di pubblicare contenuti informativi specifici per il Rischio e la Compliance (es. Privacy, D.Lgs 231, Anticorruzione, Sicurezza Informatica, Sicurezza del Lavoro, Qualità, Ambiente, Etica). Gli utenti consultatori possono prenderne visione, anche in mobilità, per un costante aggiornamento e una preziosa attività di auto-formazione 13

14