EASY NITE S.r.l. Sede Centrale: Via Sacchi, Torino

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1 EASY NITE S.r.l. Agenzia Viaggi Il Solleone Sede Centrale Via Sacchi, Torino T: F: E: W: P.IVA EASY NITE S.r.l. Sede Centrale: Via Sacchi, Torino GESTIONE BUSINESS TRAVEL: Riferimenti isola booking dedicata. Orario ufficio: Lunedì-Venerdì dalle ore 9.00 alle ore (orario continuato) Numero telefonico dedicato Numero fax Indirizzo booking: redbooking@easynite.it Operatori Booking aereo FS hotel noleggi traghetti tramite form online su area dedicata: Operatrici: Sig.ra Cristina Schiavon Sig.ra Monica Ornano Account Manager di riferimento: Sig. Giuseppe Fazio tel giuseppe.fazio@easynite.it

2 Istruzioni operative per l utilizzo del portale EASYNITE Avviare il browser e collegarsi al sito: 1. Compilazione form on line Il sistema Redbook prevede diverse schermate di cui devono essere compilati solo i campi utili per la richiesta dei servizi. La procedura può essere utilizzata sia per richiedere un preventivo sia per richiedere la prenotazione di servizi. In caso di richiesta di preventivo, la procedura da seguire è uguale a quella della prenotazione di servizi. Qui di seguito riportiamo le videate del form on line con le relative spiegazioni.

3 Richiesta servizi Dati Viaggiatore Oggetto (*): Luogo di destinazione: Data inizio e fine trasferta (es. Roma: 15-19/02/2012) Cognome (*): Nome (*) : Cognome del viaggiatore Nome del viaggiatore Luogo di partenza (*): Città dove ha inizio la trasferta Destinazione (*): Data partenza (*): Data ritorno (*): viaggiatore (*): Commessa (*): Cellulare (*): Telefono fisso: (*) campi obbligatori. Città di destinazione finale della trasferta Data di inizio del viaggio di andata Data di inizio del viaggio di ritorno. In caso di itinerari circolari indicare la data dell ultimo tratto. Indirizzo mail del viaggiatore dove verranno inviate le comunicazioni dell agenzia di viaggio Codice commessa di addebito del costo della trasferta (selezionare da elenco) che deve essere lo stesso indicato nel time sheet del periodo Numero cellulare aziendale o personale del viaggiatore per eventuali comunicazioni dell agenzia di viaggio Si consiglia di indicare anche un numero di telefono fisso dove è possibile essere contattati dall agenzia di viaggio in caso di necessità.

4 Voli Da: Città dell aeroporto di partenza del 1 volo A: Città dell aeroporto di arrivo dell ultimo volo (destinazione finale) Data: Ora partenza: Ora arrivo: Note: ( ) Posto: Note: Data di partenza del volo Orario indicativo di partenza del volo Orario indicativo di arrivo del volo (non obbligatorio) Eventuali note utili per la prenotazione del singolo volo (es. compagnia aerea) In caso di più voli è possibile indicare le città degli aeroporti di partenza e di destinazione, cliccando sull icona (+) per aggiungere tutti i voli richiesti (massimo 5 righe) Scegliere tra Corridoio, Centrale o Finestrino Eventuali note utili per la prenotazione di tutti i voli richiesti

5 Treno/Traghetto Da: Città della stazione ferroviaria/porto di partenza del treno/traghetto A: Città della stazione ferroviaria/porto di arrivo del treno/traghetto Data: Ora partenza: Ora arrivo: Note: ( ) Note: Data di partenza del treno/traghetto Orario indicativo di partenza del treno/traghetto Orario indicativo di arrivo del treno/traghetto (non obbligatorio) Eventuali note utili per la prenotazione del singolo treno/traghetto In caso di più treni/traghetti è possibile indicare le città delle stazioni ferroviarie/dei porti di partenza e di destinazione, cliccando sull icona (+) per aggiungere tutti i treni/traghetti richiesti (massimo 5 righe) Eventuali note utili per la prenotazione di tutti i treni/traghetti richiesti

6 Autonoleggio Loc. ritiro: Data: Orario: Località rilascio: Data: Orario: Cat. Veicolo: Località di ritiro dell automezzo a noleggio (es: aeroporto di ) Data di ritiro dell automezzo a noleggio Orario indicativo di ritiro dell automezzo a noleggio Località di restituzione dell automezzo noleggio (es: aeroporto di..) Data di restituzione dell automezzo a noleggio Orario indicativo di restituzione dell automezzo a noleggio Categoria del veicolo richiesto (l agenzia di viaggio si riserva di definire la categoria dell automezzo a noleggio sulla base della policy aziendale) N. tessera: Eventuale numero tessera convenzione con società autonoleggio ( ) Eventuale volo aereo (indicare sigla del volo): Numero persone trasportate oltre al conducente: In caso di più autonoleggi è possibile indicare tutte le informazioni richieste per singola prenotazione cliccando sull icona (+) (massimo 5 righe) Indicare la sigla del volo aereo (non obbligatorio) Indicare numero persone N. km totali previsti: km totali previsti per il noleggio (per km illimitati indicare ) Bagaglio ingombrante: Note: Si/No (informazione utile per la scelta dell automezzo più adatto) Eventuali note utili per la prenotazione di tutti gli autonoleggi richiesti

7 Hotel Località: Preferenza hotel: Tipo camera: Trattamento: Data arrivo: Data partenza: Posizione rispetto al punto di interesse: ( ) Eventuale tariffa riservata cliente/evento: Note: Località dove è richiesto l hotel Nominativo dell hotel prescelto (non obbligatorio) Scegliere tra Singola, Doppia Uso Singolo, Doppia Scegliere tra Bed&Breakfast, Mezza pensione, Pensione completa Data di arrivo in hotel (check-in) Data di uscita dall hotel (check-out) Indicare eventuale posizione richiesta per l hotel (es. vicino aeroporto, centro città, ecc.) In caso di più hotel è possibile indicare tutte le informazioni richieste per singola prenotazione cliccando sull icona (+) (massimo 5 righe) Utile per usufruire di eventuali tariffe agevolate Eventuali note utili per la prenotazione di tutti gli hotel richiesti

8 Visti Destinazione: Tipo visto: Destinazione del viaggio per cui è richiesto il nuovo visto Tipologia del nuovo visto richiesto N. Passaporto: Numero del passaporto del viaggiatore Valido da: Fino a: Note/paese di emissione/ Data di nascita/nazionalità: ( ) Rilasciato da: Singolo/Multiplo: Data prevista di partenza: Giorni di permanenza nel paese estero: Spedizione documenti da: Riconsegna passaporto a: Data inizio validità del passaporto Data fine validità del passaporto Informazioni utili per la richiesta del nuovo visto In caso di più visti è possibile indicare tutte le informazioni richieste per singola prenotazione cliccando sull icona (+) (massimo 5 righe) Ufficio che ha rilasciato il passaporto Scegliere tra Singolo/Multiplo Data di inizio della trasferta Indicare il numero di giorni Selezionare una delle sedi dell azienda Selezionare una delle sedi dell azienda

9 Note Inserire tutte le informazioni non indicate nelle videate precedenti, ma utili per la prenotazione dei servizi (es. itinerari di volo).

10 2. Invio richiesta servizi all agenzia di viaggio Terminata la compilazione dei campi utili del form on line, il viaggiatore deve cliccare sul bottone Invia richiesta Subito dopo apparirà un box con la seguente indicazione: Informazione - La richiesta è stata inoltrata all agenzia. Questo messaggio viene inviato a conferma dell avvenuta trasmissione della richiesta all agenzia di viaggio. 3. Presa in carico Richiesta servizi da parte dell agenzia di viaggio Il viaggiatore riceverà una mail automatica dal seguente indirizzo No-reply@easynite.it (vedi esempio qui sotto): Oggetto: Easynite Preventivo pratica: Oggetto indicato nel form on line Cognome e Nome del viaggiatore Sig./Sig.ra (Nome e Cognome del viaggiatore), la sua richiesta è stata presa in carico dall agenzia. Luogo di partenza-destinazione: Genova-New York Data partenza: 15/02/2012 Data ritorno: 19/02/2012 Servizio volo Da Genova a Roma Data: Ora di partenza: 08:00 Ora di arrivo: Pref. Posto: Corridoio Note: Da Roma a New York Data: Ora di partenza: 10:00 Ora di arrivo: Corridoio Note: se possibile volo diretto Pref. Posto: Note: possibilmente Alitalia Si richiede l autorizzazione all uso del cellulare aziendale durante la trasferta.

11 4. Elaborazione ed invio del/i preventivo/i da parte dell agenzia di viaggio Dopo aver ricevuto la richiesta di preventivo, l agenzia di viaggio prende in carico la richiesta ed elabora un preventivo con una o più opzioni ed invia la seguente mail al viaggiatore: Oggetto: Easynite Preventivo pratica n. XXXXX: Oggetto indicato nel form on line Cognome e Nome del viaggiatore Allegati: Preventivo_n1_XXXXX.pdf (questo numero deve essere sempre citato in caso di richiesta modifica) Gentile Signore/a, come da Sua richiesta, Le inviamo il preventivo per la pratica in oggetto. In caso di accettazione di una delle opzioni proposte, la prenotazione sarà effettuata solo dopo il ricevimento via mail della/e autorizzazione/e del/i responsabile/i. In caso di rifiuto del/i preventivo/i, la pratica sarà chiusa. In caso di richiesta di modifica, Le sarà trasmesso un nuovo preventivo. La invitiamo a selezionare una delle opzioni sotto menzionate. Clicca qui per accettare il preventivo n. 1 opzione 1 Clicca qui per accettare il preventivo n. 1 opzione 2 Clicca qui per rifiutare i preventivi Clicca qui per chiedere una modifica ai preventivi Alla mail viene allegato un documento PDF che rappresenta il preventivo elaborato dall agenzia di viaggio, contenente tutti i dettagli dei servizi richiesti, con una o più opzioni tra cui scegliere.

12 5. Scelta del viaggiatore Ricevuto il preventivo (documento PDF) dall agenzia di viaggio, il viaggiatore può: 1. Accettare una delle opzioni proposte; 2. Rifiutare i preventivi ricevuti; 3. Richiedere una modifica ad una delle opzioni proposte. 5.1 Accettazione di un preventivo Per accettare uno dei preventivi proposti, il viaggiatore deve selezionare una delle seguenti opzioni: Clicca qui per accettare il preventivo n. 1 opzione 1 Oppure Clicca qui per accettare il preventivo n. 1 opzione 2 Dopo avere cliccato, la procedura chiederà: Sicuro di voler accettare il preventivo n.. opzione..? Cliccando su Conferma si conferma l accettazione del preventivo scelto. Apparirà la scritta: Operazione effettuata con successo. Il preventivo scelto verrà processato con la prenotazione dei servizi richiesti e la relativa emissione dei titoli di viaggio. Cliccando invece su Annulla si intende annullare la scelta effettuata. Apparirà la scritta: Operazione annullata. Ritornare alla mail inviata dall agenzia di viaggio e selezionare una delle opzioni proposte.

13 5.2 Rifiuto del/i preventivo/i Per rifiutare tutti i preventivi ricevuti, il viaggiatore deve cliccare su: Clicca qui per rifiutare i preventivi. Dopo avere cliccato, la procedura chiederà: Sicuro di voler rifiutare i preventivi? Cliccando su Conferma si conferma il rifiuto di tutti i preventivi. Apparirà la scritta: I preventivi relativi alla pratica sono stati rifiutati. A breve riceverà una mail di conferma. La procedura invierà al viaggiatore una mail con il seguente testo: La Sua richiesta di rifiuto preventivo è stata presa in carico dall agenzia. La pratica viene pertanto chiusa. Cliccando invece su Annulla si intende annullare la scelta effettuata. Apparirà la scritta: Operazione annullata. Ritornare alla mail inviata dall agenzia di viaggio e selezionare una delle opzioni proposte.

14 5.3 Richiesta di modifica di un preventivo E possibile richiedere di modificare uno dei preventivi proposti cliccando su: Clicca qui per chiedere una modifica ai preventivi. Dopo avere cliccato, apparirà il seguente box: Inserire una nota indicando le modifiche da apportare alla pratica: esempio: per l opzione 2 si richiede volo di ritorno dopo le ore 18,00. Al termine della compilazione cliccare su: Invia nota. Il viaggiatore riceverà il seguente messaggio: La richiesta di modifica è stata inviata all agenzia. A breve riceverà una di conferma. e successivamente la seguente mail: La Sua richiesta di modifica è stata presa in carico dall agenzia.

15 6. Presa in carico da parte dell agenzia di viaggio dell accettazione del preventivo Prenotazione servizi Dopo l accettazione da parte del viaggiatore di una delle opzioni proposte, l agenzia di viaggio prende in carico la pratica e procede con la prenotazione dei servizi richiesti secondo la Travel Policy aziendale. Il viaggiatore riceverà la seguente mail con allegato il preventivo scelto (documento PDF): La Sua richiesta di conferma preventivo è stata presa in carico dall agenzia. Non appena ricevuta/e la/e relativa/e autorizzazione/i si procederà con la prenotazione dei servizi elencati nel preventivo allegato e con l invio del relativo voucher. Per successive modifiche alle prenotazioni effettuate, Lei dovrà contattare telefonicamente l agenzia di viaggio al numero telefonico , facendo riferimento al numero di pratica in oggetto. Contestualmente dovrà inviare una mail al Suo responsabile delle attività presso il cliente, se presente, al Suo responsabile aziendale e a indicando sempre il numero di pratica in oggetto, per comunicare le modifiche richieste. L agenzia comunicherà tempestivamente eventuali penali applicabili. Successivamente l agenzia invia al viaggiatore il voucher dei servizi richiesti e chiude la pratica. Infine l agenzia invierà a e un documento con il dettaglio della prenotazione effettuata ed i relativi costi (voucher e bolle).