ZTRAVEL MANUALE UTENTE

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1 ZTRAVEL MANUALE UTENTE

2 Sommario HR PORTAL NUOVO MODULO ZTRAVEL... 3 PIANIFICAZIONE TRASFERTA... 3 SERVIZI DI VIAGGIO... 6 INSERIMENTO RIMBORSI SPESE ITINERARIO E RIMBORSI KM... 14

3 HR PORTAL NUOVO MODULO ZTRAVEL Per accedere al nuovo modulo collegati al HR Portal Zucchetti e clicca su ZTRAVEL PIANIFICAZIONE TRASFERTA Nel cruscotto di riepilogo è possibile visualizzare tutte le trasferte, filtrarle per periodo, oppure per stato di workflow, cliccando sui relativi box colorati Per creare una nuova trasferta clicca su Nuova Trasferta I campi obbligatori sono contraddistinti dall asterisco rosso.

4 Dati trasferta - inserisci i dettagli relativi all inizio e fine missione (data ora e luogo di partenza/rientro). La località di partenza può essere la sede di assunzione o di residenza, oppure si può digitare il comune scrivendo i primi caratteri o effettuando la ricerca attraverso la lente d ingrandimento. Nella maschera successiva vedrai gli itinerari pianificati e potrai inserire le richieste dei servizi di viaggio

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6 SERVIZI DI VIAGGIO Clicca su simbolo più per aprire il menù dei servizi che si possono richiedere Per la richiesta dei singoli servizi suggeriamo di utilizzare la selezione rapida della località che consente di scegliere il percorso, in questo modo si compileranno automaticamente le date e le località che potranno poi comunque essere modificate

7 L eventuale bagaglio al seguito può essere specificato nella sezione Dati prenotazione Al termine degli inserimenti salva Per cancellare o modificare un servizio clicca sui tre puntini in alto a destra. Le modalità di inserimento sono uguali per tutte le tipologie di servizio

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9 ANTICIPI Clicca su simbolo più per richiedere l anticipo in contanti o con bonifico Inserisci l importo richiesto ed eventuali note Per salvare la trasferta clicca sul simbolo in alto a destra come evidenziato sotto In questo modo verrà creata la BOZZA. Dalla videata di riepilogo potrai decidere se inviare la richiesta dei servizi all ufficio viaggi e la notifica al tuo approvatore. Per farlo è necessario cliccare sul simbolo con l aeroplano (come evidenziato)

10 Per inviare una richiesta di trasferta in un secondo momento clicca sul simbolo evidenziato nel cruscotto di riepilogo

11 INSERIMENTO RIMBORSI Per inserire la nota spese accedi alla sezione inserimento rimborsi. Per iniziare ad inserire le spese selezionare Nuova nota spese e selezionare il mese di competenza

12 Inserisci i dati dell intestazione della nota spese e la/le località della trasferta E clicca su CREA SPESE La prima videata è la sezione SPESE per l inserimento dei giustificativi. Potrai inserire le spese solo nei giorni di competenza della trasferta evidenziati in bianco. Clicca sul più nel giorno in cui è stata sostenuta la spesa

13 Scegli la spesa L unico campo obbligatorio è l importo della spesa. Se la spesa è da attribuire ad una commessa diversa da quella delle altre spese puoi specificarla nel campo libero4 disponibile per ogni voce di spesa. La compilazione di questo campo obbligatoria.

14 ITINERARIO E RIMBORSI KM In questa sezione sono elencate tutte le tratte effettuate durante la trasferta, il totale dei chilometri percorsi e l'importo dell'eventuale rimborso chilometrico. Nella parte sinistra della pagina sono elencate tutte le tratte della trasferta selezionata. Nella parte destra sono elencati i rimborsi chilometrici in riferimento alla singola tratta.

15 Se devi modificare l itinerario seleziona Modifica itinerario che consente di aggiornare i dati. Per aggiungere una nuova tratta utilizza il pulsante Aggiungi destinazione. Una volta completato l elenco delle tratte per cui devi chiedere il rimborso clicca su aggiungi rimborsi Km Inserire il numero dei km percorsi e la tipologia di auto: il sistema calcolerà in automatico l importo da rimborsare.

16 Quando avrai completato l inserimento dei dati dovrai salvare la nota spese In questo modo verrà creata la BOZZA. Dalla videata di riepilogo potrai decidere se inviare la nota spese al tuo responsabile. Per farlo è necessario cliccare sul simbolo con l aeroplano (come evidenziato) La nota spese potrà essere inviata anche in un second momento dal cruscotto iniziale La nota spese verrà così inviata all ufficio del Personale che, dopo i dovuti controlli, la invierà all autorizzatore.