Panasonic. KX-TDA Hybrid IP-PBX Systems Integrazione MS-Outlook con PAPro. Centrali Telefoniche KX-TDA e TDE Informazione Tecnica N 055

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1 Panasonic KX-TDA Hybrid IP-PBX Systems Integrazione MS-Outlook con PAPro Centrali Telefoniche KX-TDA e TDE Informazione Tecnica N 055 Applicabile da Vers. 1.6.xx Panasonic Italia S.p.A. Business Communication - PBX Section Rif No. PITPBX-IT1207 TDA PAOutlook rev 0 1

2 PREMESSA Per integrare Outlook con Phone Assistant occorre attivare una licenza Pro (vedi info TDA054 per dettagli). Solamente MS-Outlook2003 o successivi, possono essere integrati con Phone Assistant Pro. L integrazione può avvenire in tre modalità differenti: Implementazione della PA Outlook-Bar Add-in Chiamata tramite PA 1stTAPI Integrazione CRM (Importazione dell elenco contatti Outlook su PAPro) La differenza sostanziale tra i tre metodi, è che con Outlook-Bar Add-in e PA-1stTAPI, l azione CHIAMA avverrà direttamente dall interfaccia MS-Outlook e PAPro resterà attivo solo in bakground. Viceversa nel caso della terza modalità (Integrazione CRM), l operazione CHIAMA avverrà attraverso l interfaccia grafica di PAPro, che di fatto importerà l elenco contatti Outlook, direttamente tra le sue directory. L utilizzo della modalità PA Outlook-Bar Add-in, annulla la possibilità di sfruttare Integrazione CRM e vice versa; utilizzando la modalità Integrazione CRM, si annulla l opzione di sfruttare PA Outlook-Bar Add-in Con l Implementazione della PA Outlook-Bar Add-in è possibile anche attivare l opzione Pop-Up tale per cui all arrivo di una chiamata con CID conosciuto, in automatico viene aperto il contatto della rubrica Outlook. Rif No. PITPBX-IT1207 TDA PAOutlook rev 0 2

3 PA Outlook-Bar (Add-In) 1) Installare PhoneAssistantPro 2) Verificare di aver installato una versione MS-Outlook2003 o successiva. 3) Aprire l applicazione MS-Outlook 4) Accedere al menù Strumenti >> Opzioni 5) Scegliere Altro >> Opzioni Avanzate. 6) Selezionare Componenti Aggiuntivi COM. Rif No. PITPBX-IT1207 TDA PAOutlook rev 0 3

4 7) Se non è gia presente il componente Panasonic PA, cliccare Aggiungi. 8) Selezionare PAToolBar.dll e premere OK NOTA: se non fosse disponibile nella cartella AddIns, effettuare un Cerca con Windows 9) Smarcare l opzione Panasonic PA e premere OK 10) Chiudere tutte le finestre 11) Lanciare PhoneAssistantPro 12) Lanciare Outlook Rif No. PITPBX-IT1207 TDA PAOutlook rev 0 4

5 Esecuzione Chiamate con PA Outlook-Bar 1) Lanciare PhoneAssistantPro 2) Aprire MS-Outlook 3) Accedere alla cartella Contatti 4) Selezionare il singolo Contatto da chiamare 5) Nel menù a tendina Chiama del PA-OutlooBar si collocheranno automaticamente tutti i numeri telefonici abbinati al contatto. 6) Scegliere nel menù a tendina il numero da selezionare: la chiamata sarà avviata automaticamente 7) È anche possibile inserire direttamente un numero nel campo Chiama e premere Invio Rif No. PITPBX-IT1207 TDA PAOutlook rev 0 5

6 Attivazione Pop-Up contatto MS-Outlook 1) Lanciare PhoneAssistantPro 2) Accedere al menù Preferenze >> Modifica opzioni Personali 3) Selezionare Visualizzazione 4) Impostare Pop-up chiamata entrante per MS-Outlook su Finestra Contatti Rif No. PITPBX-IT1207 TDA PAOutlook rev 0 6

7 5) All arrivo di una chiamata se il CLIP è gia presente in elenco, verrà automaticamente aperto il contatto. 6) All arrivo di una chiamata se il CLIP NON è presente in elenco, cliccando Rispondi verrà aperto un contatto bianco per il nuovo inserimento del medesimo. 7) Per annullare la memorizzazione di un contatto non voluto, cliccare su Elimina Rif No. PITPBX-IT1207 TDA PAOutlook rev 0 7

8 Configurazione Modifica Cifre (+39) Per evitare conflitti nella ricomposizione dei numeri della rubrica Outlook, è possibile configurare su PAManager la tabella di conversione/modifica dei numeri brevi che iniziano con + oppure ) Accedere alla configurazione del PAManager e loggarsi come Amministratore 2) Accedere al menù Modifica selezione per copia selezione. 3) Verificare la corretta impostazione nell elenco Modifica Numero Telefono (vedi es.) Lasciare campo VUOTO Aggiungere 00 [due zeri] Rif No. PITPBX-IT1207 TDA PAOutlook rev 0 8

9 Esecuzione Chiamate con 1st TAPI PA È possibile avviare una chiamata da Outlook, appoggiandosi direttamente alla risorsa 1st TAPI PA. In questo caso procedere cole segue: 1) Lanciare PAPro ed aprire Outlook 2) Accedere al menù Contatti di Outlook 3) Selezionare il contatto desiderato 4) Cliccare con il tasto DX del mouse e selezionare Chiama contatto. 5) Scegliere Opzioni di Composizione. 6) Ricercare nell opzione Connetti mediante la linea, l EXT0xxx (vs. numero interno) e premere OK Rif No. PITPBX-IT1207 TDA PAOutlook rev 0 9

10 7) Premere Chiama 8) Le operazioni descritte ai punti 5 e 6 saranno da eseguire solo la prima volta 9) Per le successive volte, agire come descritto dal punto 1 al punto 4 NOTA: verificare nelle Proprietà di composizione che sia configurato lo 0[zero] per l impegno dell urbana Rif No. PITPBX-IT1207 TDA PAOutlook rev 0 10

11 PAPro Integrazione CRM con Outlook La terza modalità per integrare PAPro con Outlook, è importare l elenco contatti nella directory PAPro. Procedere come segue: 1) Aprire Outlook. 2) Accedere a Strumenti >> Opzioni >> Altro >> Opzioni Avanzate >> Componenti aggiuntivi COM e rimuovere PanasonicPA (per dettagli vedi punto 1-6 pag. 3) 3) Cliccare Rimuovi 4) Aprire ora PAPro ed accedere al menù Contatti quindi Integrazione CRM 5) Cliccare Nuovo Rif No. PITPBX-IT1207 TDA PAOutlook rev 0 11

12 6) Selezionare Contatti Outlook (Locale) o Lista indirizzi globali Exchange (Aziendale) 7) Inserire un Nome da assegnare alla nuova lista 8) Cliccare Avanti 9) Selezionare il profilo Outlook utilizzato dall utente, quindi OK 10) Selezionare la Cartella Contatti da importare, quindi OK. Rif No. PITPBX-IT1207 TDA PAOutlook rev 0 12

13 11) Verrà visualizzato un riepilogo dei numeri da importare; cliccare Fine. 12) Cliccare Chiudi. 13) Per la visualizzazione del nome nel Pop-up del PAPro all atto delle chiamate entranti (no apertura contatto outlook), trascinare con drag&drop i nominativi dall elenco contatti alla Lista contatti personali. Trascinare con il tasto DX del mouse premuto (drag&drop) Rif No. PITPBX-IT1207 TDA PAOutlook rev 0 13

14 14) Completare se necessario l inserimento dei dati 15) Premere OK All arrivo delle chiamate entranti, nel Pop-up del PAPro, verrà visualizzato il nome del chiamante se il CLIP è presente nell elenco personale. Per l apertura del contatto Outlook avvalersi della modalità PA-Outlook-Bar (vedi pag. 3) NB: Panasonic Italia SpA si riserva il diritto di modificare il contenuto del presente documento senza alcun preavviso. Rif No. PITPBX-IT1207 TDA PAOutlook rev 0 14