2008 / 2009 / 2011 Commentario alla Convenzione relativa all obbligo di diligenza delle banche (CDB 08)

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1 2008 / 2009 / 2011 Commentario alla Convenzione relativa all obbligo di diligenza delle banche (CDB 08)

2 Indice Indice... 2 Introduzione... 4 Aspetti generali... 5 Commento alle singole disposizioni della CDB... 7 Art. 1 Preambolo Campo di applicazione territoriale Delimitazione rispetto alla LRD e all ORD-CFB Commentario sulla Convenzione di diligenza... 7 A Identificazione del contraente e determinazione dell avente diritto economico... 8 Art. 2 Identificazione del contraente Libretti di risparmio al portatore Operazioni di cassa Obbligo di identificazione a prescindere dal limite minimo Persone fisiche Identificazione quando il cliente si presenta di persona Identificazione in caso di apertura per corrispondenza della relazione d affari Soggetti preposti al rilascio di attestazioni di autenticità Persone giuridiche e società di persone Identificazione in caso di iscrizione nel registro di commercio svizzero o in un registro estero equivalente Identificazione senza iscrizione nel registro di commercio svizzero o in un registro estero equivalente Verifica dell identità delle persone che aprono la relazione e presa di conoscenza delle disposizioni in materia di procure Identificazione per le società semplici, le società in fase di costituzione e i trustee Attualità dell estratto del registro di commercio o di un attestato equivalente Persone giuridiche generalmente conosciute Casi particolari Titolari di conto minorenni e conti per garanzia di locazione Identificazione interna a un gruppo Identificazione in altro modo adeguato Disposizioni generali per l accertamento dell identità e per la sorveglianza Delega della procedura di identificazione Obbligo di documentazione Obbligo di garanzia Momento per l adempimento dell obbligo di documentazione...20 Art. 3 Determinazione dell avente diritto economico Dubbi circa la corrispondenza tra contraente e avente diritto economico Indicazioni da documentare Firma del formulario A...23 Commentario alla CDB 08 2

3 30 Modello del formulario A Formulario A proprio Conti e depositi collettivi Forme di investimento collettivo e società di partecipazione Banche e altri intermediari finanziari nonché autorità svizzere come contraenti Delega della determinazione dell avente diritto economico e scadenze per l adempimento dell obbligo di documentazione Obbligo di garanzia...27 Art. 4 Procedura relativa alle società di sede Concetto di società di sede Holding, società immobiliari ecc Valori patrimoniali privi di un avente diritto economico determinato Procedura in caso di strutture revocabili Cambiamenti nelle firme autorizzate...30 Art. 5 Persone soggette al segreto professionale Modello di formulario R...30 Art. 6 Ripetizione dell identificazione del contraente o della determinazione dell avente diritto economico (artt. 2-5) Interruzione di una relazione d affari in corso...31 B Divieto di prestare assistenza attiva alla fuga di capitali Art. 7 Fuga di capitali...32 C Divieto di prestare assistenza attiva all evasione fiscale e a pratiche analoghe Art. 8 Evasione fiscale e pratiche analoghe...33 D Altre disposizioni Art. 9 Conti cifrati...34 Art. 10 Controllo da parte delle società di revisione...34 Art. 11 Infrazioni alla convenzione di diligenza, sanzioni...34 Art. 12 Commissione di sorveglianza, inquirenti Interpretazioni della convenzione di diligenza...35 Art. 13 Procedura arbitrale...36 Art. 14 Entrata in vigore...36 Art. 15 Disposizioni transitorie...36 Formulario A...37 Formulario R...37 Abbreviazioni utilizzate...38 Commentario alla CDB 08 3

4 Introduzione La Convenzione relativa all obbligo di diligenza delle banche (CDB), esistente dal 1977, viene rivista ogni 5 anni (ad eccezione della CDB 98 a causa dell entrata in vigore della LRD). Pertanto, la CDB è stata sottoposta all ultima revisione nel 2007 ed è entrata in vigore il 1 luglio 2008 nella versione CDB 08. Commentario alla CDB 08 4

5 Aspetti generali In occasione della revisione della CDB nel 2002, la Commissione giuridica dell Associazione svizzera dei banchieri (ASB) ha deciso di allestire per la prima volta un rapporto esplicativo sulla CDB aggiornata. Anche per la revisione del 2007 ha redatto tale documento, questa volta sotto forma di commentario dettagliato a talune disposizioni della CDB 08, specificando espressamente nella CDB che i rapporti esplicativi sono da ritenersi materiale di riferimento ai fini dell interpretazione della CDB (cifra 4 CDB). Ove possibile, il rapporto esplicativo della CDB 03 è stato integrato nel presente commentario. Per quanto concerne l identificazione dei contraenti e la determinazione degli aventi diritto economico, la Svizzera dispone forse delle norme più rigorose al mondo. Tuttavia, in occasione della sua valutazione dei paesi del 2005, la Financial Action Task Force on Money Laundering (FATF / GAFI) ha criticato la Svizzera per non aver sufficientemente adattato il suo diritto interno alle 40 raccomandazioni e le 9 raccomandazioni speciali del GAFI. La presente revisione tiene conto di queste critiche e delle difficoltà legate all attuazione di alcune norme della CDB in vigore. Per questi motivi essa è stata particolarmente ampia e approfondita. Le disposizioni dimostratesi troppo rigide, inapplicabili nella pratica o sproporzionate sul piano internazionale sono state emendate. Il principio secondo cui il sistema di sanzioni della CDB è applicabile solo alle violazioni della CDB è stato mantenuto, essendo doverosa una chiara distinzione rispetto agli obblighi di diligenza prescritti dalla legge sul riciclaggio di denaro e dall ordinanza sul riciclaggio di denaro della CFB, la cui applicazione è di competenza della CFB. La revisione ha inteso chiarire le disposizioni che causavano un elevato il rischio di confusione tra gli obblighi di diligenza previsti dalla CDB e quelli dell ordinanza sul riciclaggio di denaro della CFB,. I cambiamenti apportati ad alcune disposizioni consentono volutamente una maggiore flessibilità, dando la possibilità di applicare la CDB con un approccio basato sul rischio. Ciò tenendo conto del fatto che la CDB indica uno standard minimo in materia di sorveglianza pur lasciando ai sottoscrittori della stessa la facoltà di prevedere disposizioni più severe su specifici punti. La struttura e l articolazione della CDB non sono state modificate, al fine di salvaguardare il buon radicamento della normativa nella pratica. Per facilitarne l utilizzo, la CDB comprende ora un indice. Inoltre a ogni cifra della CDB è stato dato un titolo, a sua volta riportato nell indice. Al presente commentario è stato anche allegato, nell ultima pagina, un elenco delle abbreviazioni. Dal punto di vista formale sono state utilizzate le lettere dell alfabeto in sostituzione dei trattini in modo da uniformare il riferimento alle relative disposizioni della CDB. La terminologia è stata uniformata (ad es. società di revisione invece di ufficio di revisione, organo di controllo ecc., contraente al posto di cliente, titolare del conto, contraente ecc. ) o adeguata a quella della legge sul riciclaggio di denaro. Nel commentario viene utilizzato il termine più diffuso di cifra ; nella pratica comune sono utilizzati anche i termini disposizione esecutiva e cifra marginale, aventi eguale significato. La bozza della CDB 08 è stata oggetto, dal 26 settembre 2007, di una procedura di consultazione presso gli organi di sorveglianza della CDB, banche e gruppi bancari, comitati dell ASB e altre organizzazioni (quali la Camera fiduciaria svizzera e il Forum Commentario alla CDB 08 5

6 OAD LRD). Sulla base delle circa 25 prese di posizione pervenute, la CDB 08 e il presente commentario sono stati rielaborati e corretti in collaborazione con la CFB. Commentario alla CDB 08 6

7 Commento alle singole disposizioni della CDB Art. 1 Preambolo 1 Campo di applicazione territoriale La cifra 1 CDB menziona ora espressamente che, oltre alle banche, anche i commercianti di valori mobiliari possono sottoscrivere la CDB. Se non altrimenti indicato, la CDB e il commentario si riferiscono a tutti gli intermediari finanziari firmatari (banche e commercianti di valori mobiliari) anche qualora, per ragioni linguistiche, nel testo sia riportata una sola delle due denominazioni. La CDB continua a essere valida solo in Svizzera e non è pertanto applicabile a livello internazionale. Le banche non possono tuttavia ricorrere alle proprie filiali estere e alle società estere del proprio gruppo per eludere la Convenzione (cpv. 2). 3 Delimitazione rispetto alla LRD e all ORD-CFB La cifra 3 CDB stabilisce che la CDB esplicita in particolare alcuni obblighi di diligenza prescritti dalla legge sul riciclaggio di denaro (identificazione del contraente e determinazione dell avente diritto economico). Tale specificazione avviene anche nell ORD-CFB. Nell ORD-CFB vengono in particolare stabiliti i tempi e le modalità con cui devono essere chiarite le transazioni o le relazioni d affari insolite (cfr. anche la terza frase della cifra 3 CDB). Gli organi incaricati dell applicazione della CDB non devono pertanto occuparsi degli aspetti trattati dalla suddetta ordinanza, in quanto detti punti rientrano nell esclusiva competenza della CFB. Al 1 ottobre 2004 sono entrate in vigore norme speciali per l identificazione dei clienti nel settore delle carte di credito (cfr. circolare 7356 dell ASB del 23 settembre 2004). Esse continuano a essere valide anche dopo l entrata in vigore della CDB Commentario sulla Convenzione di diligenza La CDB 08 disciplina espressamente il rapporto tra la Convenzione e il commentario. Viene stabilito che il commentario alla CDB 08 è da considerarsi materiale di riferimento ai fini dell interpretazione della stessa da parte delle banche, degli organi della CDB (compreso il tribunale arbitrale) e delle società di revisione. L importanza del commentario viene stabilita in modo trasparente tenendo conto dell interesse degli utenti della CDB a una maggiore certezza del diritto. Ai fini dell applicazione della CDB 08 devono inoltre essere presi in considerazione i Leading Cases della commissione di sorveglianza emanati sulla base della presente versione della CDB. Tali Leading Cases sono pubblicati dall ASB. Per agevolare la lettura del presente commentario, sono state integrate le disposizioni del rapporto esplicativo sulla CDB 03 tuttora valide. Tale rapporto ha ancora un valore autonomo solo per quanto riguarda la valutazione delle violazioni della CDB 03. Il contenuto della precedente cifra 4 CDB 03 è stato interamente sostituito dall art. 9. Commentario alla CDB 08 7

8 A Identificazione del contraente e determinazione dell avente diritto economico Art. 2 Identificazione del contraente In base alla prassi della commissione di sorveglianza devono essere identificati tutti i contraenti dei conti cointestati, tranne nel caso in cui vengano applicate le cifre 15 e segg. CDB. Secondo la prassi abituale della commissione di sorveglianza (cfr. ad es. Rapporto sull attività della commissione di sorveglianza, singole fattispecie, casi 1.10 e 1.13), un contraente già identificato non deve essere nuovamente identificato qualora concluda nuovi affari. Tale procedura è stata integrata nella CDB, aggiungendo all art. 2 il capoverso 3. La decisione di rinunciare a una nuova identificazione del contraente, in presenza di una relazione d affari in essere, non deve essere documentata in modo particolare. L obbligo di garanzia (cfr. cifra 23 CDB) è soddisfatto se dagli atti risulta che il contraente era già stato identificato (ad es. se i relativi documenti sono disponibili presso la banca o nel sistema informatico della banca). L art. 6 resta comunque applicabile anche in questo caso: il contraente deve cioè essere nuovamente identificato qualora sussistano dei dubbi ai sensi dell art. 6. Il termine correttamente si riferisce agli obblighi di diligenza in vigore al momento dell apertura della relazione d affari. Un identificazione è quindi da ritenersi corretta se sono state rispettate le disposizioni della CDB in vigore al momento dell apertura della relazione d affari o, in alternativa, quelle dell ultima versione della CDB (lex mitior). La prescrizione è disciplinata dall art. 11 cpv. 5. Il rimando alle cifre 14 e 15 CDB stabilisce che, se il contraente è già stato identificato, anche queste disposizioni non devono essere nuovamente applicate. Se tuttavia una persona, la cui identità è stata verificata all apertura di una relazione d affari per una persona giuridica ai sensi della cifra 14, apre una relazione d affari per sé, essa dovrà essere identificata secondo le norme di cui alle cifre 9 e segg. e 12 e segg. Tale differenza è dovuta al fatto che la CDB stabilisce norme differenti per l identificazione del contraente e la verifica dell identità di chi apre la relazione d affari (cfr. al riguardo anche il commento alla cifra 14). L art. 2 cpv. 3 è applicabile solo alle relazioni d affari in essere. Qualora una relazione d affari venga completamente estinta e in un secondo momento nuovamente riaperta si dovrà effettuare di nuovo l identificazione. La procedura relativa alla determinazione dell avente diritto economico è retta da disposizioni specifiche (cfr. gli artt. 3 e segg.). Il principio sancito all art. 2 cpv. 3, per cui un identificazione già effettuata non deve essere ripetuta, non è pertanto applicabile per analogia alla determinazione dell avente diritto economico. Occorre invece valutare il singolo caso verificando se la presunzione per cui il contraente e il beneficiario economico coincidono (cfr. in particolare art. 3 e cifra 25 CDB) è confutata. Per quanto concerne le norme speciali per l identificazione dei clienti nel settore delle carte di credito, cfr. commento alla cifra 3 CDB. 5 Libretti di risparmio al portatore Nel 2005, nella sua valutazione dei paesi, il GAFI ha criticato la Svizzera perché, seppur avendo vietato l apertura di nuovi libretti di risparmio al portatore, non è intervenuta per eliminare i libretti di risparmio al portatore esistenti. La circolare 7443 dell ASB del Commentario alla CDB 08 8

9 20 dicembre 2005 ha pertanto raccomandato di bloccare internamente gli averi sui libretti di risparmio al portatore per fare in modo che questi siano convertiti in altri prodotti per il risparmio intestati al contraente e, al contempo, per sensibilizzare i collaboratori su questa problematica. Da allora un numero considerevole di libretti di risparmio al portatore è stato adeguatamente convertito. Per ridurre ulteriormente il numero di libretti di risparmio al portatore, nella CDB riveduta è stato stabilito che non possono essere aperti nuovi libretti di risparmio al portatore e che un identificazione deve essere effettuata a ogni transazione in uscita (prelievi a contanti, bonifici ecc.). Nuovi versamenti sui libretti di risparmio al portatore non possono più essere accettati. Le banche sono tenute ad annulalre i libretti di risparmio al portatore al momento della loro prima presentazione fisica a uno sportello. Secondo le possibilità, deve essere proposto un prodotto intestato al contraente oppure deve essere estinta la relazione d affari (con restituzione dell avere e contestuale identificazione del contraente in conformità all art. 28 ORD-CFB). 7 Operazioni di cassa Nella definizione di operazioni di cassa rientra anche il cambio di contanti nella stessa valuta per ricevere tagli diversi. 8 Obbligo di identificazione a prescindere dal limite minimo In caso di operazioni di cassa e commerciali, il contraente deve essere identificato solo se viene superato l importo di CHF Tale eccezione decade se sussiste il sospetto che i valori patrimoniali possano avere una provenienza criminale. Al riguardo deve trattarsi del sospetto che i valori patrimoniali provengano dalle fonti indicate nell art. 9 cpv. 1 LRD, che siano cioè riferibili a un reato ai sensi dell art. 305 bis CP, che derivino da un crimine (come definito nell art. 10 cpv. 2 CP) o che siano soggetti al potere di disporre da parte di un organizzazione criminale ai sensi dell art. 260 ter CP. In conformità alla raccomandazione 13 del GAFI (in relazione alla raccomandazione 5), il precedente art. 24 ORD-CFB 1 imponeva alle banche di notificare all Ufficio di comunicazione in materia di riciclaggio di denaro l eventuale interruzione delle trattative per l apertura di una relazione d affari in caso di sospetto fondato e manifesto di riciclaggio di denaro o di legame con un organizzazione terroristica o criminale. Tale obbligo sarà, con ogni probabilità, espressamente disciplinato nella quadro della revisione della LRD (cfr. art. 9 cpv. 1, lett. b progetto LRD). In considerazione di ciò, la cifra 8 CDB è stata armonizzata alle predette disposizioni (è stata tolta l ultima frase del secondo capoverso). Secondo i criteri CDB, l obbligo di creare un dossier di identificazione completo si riferisce ai contraenti con cui viene effettivamente stabilita una relazione d affari (cfr. art. 2 CDB). Dal generale obbligo di garanzia (cfr. art. 7 LRD e cifre 23 e 36 CDB) deriva inoltre l obbligo per la banca che rifiuti una relazione d affari di conservare la documentazione esistente. 1 L art. 24 ORD-CFB è stato soppresso nella ORD-CFB riveduta, entrata in vigore il 1 luglio 2008, poiché la nuova legge sul riciclaggio di denaro dovrebbe prevedere l obbligo di comunicazione in caso di interruzione delle trattative per l avvio di una relazione d affari (cfr. art. 9 cpv. 1, lett. b Bozza LRD). Commentario alla CDB 08 9

10 Per contro, qualora l entrata in relazione d affari venga rifiutata, non sussiste alcun obbligo di acquisire altri documenti in vista di una comunicazione per sospetto di riciclaggio di denaro (cfr. anche pag. 17 del Messaggio). 1. Persone fisiche a) Aspetti generali: documenti di identificazione ammessi I documenti ammessi per l identificazione continuano a essere descritti in termini generali, si rinuncia cioè a fornirne una lista esaustiva. La decisione sui documenti ammessi nelle resta di competenza delle singole banche ed è lasciata alla loro discrezione. Sulla base di un approccio basato sul rischio si tiene così conto delle diverse situazioni specifiche. b) Documenti di identificazione scaduti Premesso che che il documento di identificazione utilizzato dovrebbe essere attuale (in particolare la fotografia), si rinuncia a una spiegazione esaustiva di come si debbano trattare i documenti di identificazione di persone fisiche scaduti. La relativa decisione ricade ancora nelle competenze delle singole banche ed è lasciata alla loro discrezione. c) Concetto di identificazione Nelle cifre 9 e 10 CDB è ora utilizzato il termine identificato nella descrizione del processo di identificazione. In questo modo, le denominazioni utilizzate vengono armonizzate ai termini usati nella LRD. Si vuole inoltre evidenziare che l identificazione del contraente non è equiparabile alla verifica dell identità di chi apre una relazione d affari, ma che vi sono norme specifiche per ognuno dei processi (cfr. commento alla cifra 14 CDB). 9 Identificazione quando il cliente si presenta di persona L espressione di cui alla cifra 9 CDB si presenta di persona descrive il caso in cui si è creato un contatto tra il cliente e il rappresentante della banca all apertura della relazione d affari. Tale contatto personale può avvenire nei locali stessi della banca o altrove. 10 Identificazione in caso di apertura per corrispondenza della relazione d affari Se la relazione d affari viene aperta via Internet, il cliente deve essere identificato con le stesse modalità previste per l apertura per corrispondenza. Se la relazione d affari viene aperta per corrispondenza, l indirizzo di domicilio fornito deve essere verificato mediante l invio di corrispondenza o altro mezzo equivalente, dato che il passaporto, la carta di identità e la licenza di condurre non riportano l indirizzo. Per verificare l indirizzo di domicilio in conformità alla presente cifra è sufficiente l invio per posta ordinaria (posta A o B), non è necessario l invio per raccomandata (lettre signature). L identificazione per corrispondenza, con la necessaria attestazione di autenticità da parte di terzi, va distinta dall identificazione tramite un delegato. Secondo la prassi della commissione di sorveglianza, l identificazione tramite un delegato è possibile solo tra presenti (cfr. anche commento alla cifra 23 CDB). Viceversa, non vi è identificazione tramite delega quando il contraente viene identificato per corrispondenza con il rilascio di un attestazione di autenticità, ragione per cui non è necessario alcun accordo scritto tra la banca e il soggetto che fornisce tale attestazione. Commentario alla CDB 08 10

11 11 Soggetti preposti al rilascio di attestazioni di autenticità Poiché in occasione delle aperture di relazioni d affari per corrispondenza i documenti di identificazione non sono presentati in originale, bensì in copia, è necessario attestarne l autenticità. La verifica della firma non è richiesta. Oltre alle succursali, rappresentanze, società associate della banca e banche corrispondenti, possono rilasciare tale attestazione anche altri intermediari finanziari riconosciuti dalla banca emittente, nonché notai ed enti pubblici normalmente preposti al rilascio di dette attestazioni. La nozione di intermediari finanziari di cui alla lett. b è definita all art. 2 cpvv. 2 e 3 LRD. Con tale termine si intendono pertanto gli intermediari finanziari soggetti alla dovuta sorveglianza in materia di lotta al riciclaggio di denaro. Gli avvocati in Svizzera che aderiscono a un organismo di autodisciplina (OAD) autorizzato dalla FINMA rientrano, in linea di principio, tra gli altri intermediari finanziari di cui alla lett. b. In caso contrario, un avvocato in Svizzera non può rilasciare attestazioni di autenticità. Alla cifra 11 cpv. 1 lett. b CDB, scelto per questo specifico scopo è stato sostituito con riconosciuto. Viene così stabilito che non è necessario concludere un contratto scritto (anteriormente o posteriormente al rilascio dell attestazione di autenticità) affinché una banca corrispondente o un altro intermediario finanziario possa attestare l autenticità della copia del documento. L espressione appositamente riconosciuto è volta esclusivamente a garantire che la banca possa eventualmente rifiutare un attestazione di autenticità rilasciata da una banca corrispondente o da un intermediario finanziario (ad es. se ritenuti inaffidabili). Per questa ragione, rispetto all art. 10 ORD AdC si è volutamente optato per una definizione più restrittiva degli intermediari finanziari che possono attestare l autenticità della copia del documento. Secondo la cifra 11 cpv. 1 lett. c CDB gli enti pubblici normalmente preposti al rilascio di attestazioni di autenticità possono rilasciare una tale attestazione. Per altro ente pubblico si intendono ad esempio gli uffici postali della Posta svizzera, che dal 1 luglio 2003 effettuano l identificazione delle persone fisiche e rilasciano copie autenticate dei documenti di identificazione (la cosiddetta identificazione gialla ). In virtù della cifra 11 cpv. 2 CDB, l identificazione effettuata in occasione della consegna o del ritiro della corrispondenza continua a essere ammessa se il contraente è identificato tramite un documento di legittimazione ed è garantito che la posta venga recapitata esclusivamente al destinatario. La cifra 11 cpv. 2 CDB fa ad esempio riferimento alla procedura PostIdent delle poste tedesche. La Posta svizzera non offre al momento un servizio di identificazione alla consegna conforme alla cifra 11 cpv. 2 CDB. Con la procedura PostIdent non viene fatta una copia del documento, ma il contraente viene identificato sulla base di un documento di legittimazione. La banca deve inoltre poter dimostrare che l identificazione è stata effettuata con la procedura PostIdent. 2. Persone giuridiche e società di persone La CDB 08 introduce dei termini unitari per tutti i contraenti non identificabili come persone fisiche. Vengono utilizzate le espressioni persone giuridiche e società di persone (conformemente alla terminologia del diritto civile svizzero, cfr. in particolare gli artt. 52 e segg. CC e gli artt. 552 e segg. CO). Per le società semplici vige la norma Commentario alla CDB 08 11

12 speciale di cui alla cifra 15 CDB. Le ditte individuali iscritte nel registro di commercio possono essere identificate sulla base delle disposizioni vigenti per le persone fisiche (cfr. cifre 9 e segg.) o in alternativa sulla base di quelle per applicabili alle persone giuridiche e alle società di persone (cfr. cifra 12). Inoltre, ai fini dell identificazione delle persone giuridiche e delle società di persone viene operata solo una distinzione tra società iscritte o non iscritte nel registro di commercio. La precedente differenziazione secondo la sede della società è stata eliminata (in Svizzera o all estero). Le disposizioni per l identificazione delle persone giuridiche e delle società di persone sono valide per i contraenti domiciliati in Svizzera e, per analogia, per quelli domiciliati all estero. Tale principio viene espresso nella CDB con la precisazione iscrizione nel registro di commercio svizzero o in un registro estero equivalente. Tali disposizioni sono da applicarsi per analogia anche ai contraenti costituiti secondo il diritto pubblico (ad es. enti pubblici ecc.). 12 Identificazione in caso di iscrizione nel registro di commercio svizzero o in un registro estero equivalente Banche dati gestite da un autorità di vigilanza o da un soggetto privato di comprovata affidabilità ai sensi della cifra 12 CDB sono, ad esempio, i registri di Teledata, Creditreform, Intrum Justitia, Dun & Bradstreet, Deltavista, Register for certificates of good standing, il sito web dell Ufficio federale del registro di commercio ( nonché i registri degli intermediari finanziari soggetti a controllo pubblicati sul sito web della Commissione federale delle banche, del Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (l ente federale tedesco di vigilanza dei servizi finanziari) o della Financial Services Authority (UK). 13 Identificazione senza iscrizione nel registro di commercio svizzero o in un registro estero equivalente Le persone giuridiche non iscritte nel registro di commercio (ad es. talune associazioni) e le società di persone possono essere identificate in particolare tramite l atto costitutivo, lo statuto societario, una certificazione della società di revisione, un certificate of incumbency, un certificate of good standing, un certificate of incorporation oppure un autorizzazione ufficiale per l esercizio dell attività. In alternativa, il contraente potrà essere identificato sulla base di un estratto scritto tratto da una banca dati gestita da un autorità di vigilanza o da un soggetto privato di comprovata affidabilità. Alcuni esempi di banche dati gestite da autorità di vigilanza o da soggetti privati di comprovata affidabilità sono riportati nel commento alla cifra 12 CDB. Casi particolari a) Comunioni di comproprietari per piani Le comunioni di comproprietari per piani devono essere identificate sulla base di un estratto del registro fondiario. In alternativa l identificazione può essere effettuata anche sulla base di una copia semplice del regolamento della comunione di comproprietari per piani e dell estratto del verbale da cui emerge che l amministratore è autorizzato alla gestione del conto. Il suddetto estratto del verbale non è necessario se l identificazione viene effettuata tramite un estratto del registro fondiario. Le cifre 9 e segg. e 14 CDB non sono applicabili poiché per le comunioni di comproprietari per piani prevalgono le disposizioni di identificazione specifiche summenzionate. Per quanto concerne la determinazione dell avente diritto economico, cfr. commentario ad art. 4. Commentario alla CDB 08 12

13 b) Comunioni di comproprietari iscritte nel registro fondiario Le comunioni di comproprietari iscritte nel registro fondiario devono essere identificate analogamente alle comunioni di comproprietari per piani (cfr. spiegazioni alla lett. a di cui sopra). Per quanto concerne la determinazione dell avente diritto economico, cfr. commento all art. 4. c) Prodotti di previdenza vincolata Nei prodotti di previdenza vincolata (ad es. conti del pilastro 3a), il contraente della banca è l istituto di previdenza. Verrà dunque identificato l istituto di previdenza (e non il beneficiario). 14 Verifica dell identità delle persone che aprono la relazione e presa di conoscenza delle disposizioni in materia di procure Al fine di armonizzare il diritto svizzero con le nuove norme internazionali (in particolare con le raccomandazioni del GAFI e l art. 3 cpv. 1 Progetto LRD), è stato introdotto l obbligo di verificare l identità di coloro che aprono relazioni d affari per conto di persone giuridiche e società di persone, salvo applicazione delle eccezioni di cui alle cifre 17 e segg. CDB. Al riguardo viene intenzionalmente adottata la terminologia del progetto di legge (verifica dell identità delle persone che aprono la relazione). Si garantisce così che nella legge sul riciclaggio di denaro e nella CDB venga utilizzata una terminologia omogenea. Al contempo viene usata una terminologia diversa rispetto a quella relativa alla procedura di identificazione del contraente ( verifica dell identità delle persone che aprono la relazione invece di identificazione ). Si sottolinea così il principio secondo cui nella CDB esistono norme diverse per queste due procedure (identificazione del contraente verifica dell identità delle persone che aprono la relazione). Per persone che aprono la relazione si intendono le persone che all apertura della relazione rappresentano la società nei confronti della banca e che sottoscrivono i documenti di apertura. Qualora una persona giuridica apra la relazione d affari in rappresentanza di un altra persona giuridica, si dovrà verificare l identità delle persone fisiche che agiscono per conto di tali persone giuridiche. Occorre sempre fare riferimento alla persona che effettivamente agisce al momento dell apertura della relazione d affari. La banca può verificare l identità delle persone che aprono la relazione prendendo visione di un documento di identificazione ai sensi della cifra 9 CDB e facendone una copia. Qualora venga aperta una relazione d affari per corrispondenza, l identità deve essere verificata in base alla copia autenticata di un documento di identificazione ai sensi della cifra 10 CDB. In alternativa, l identità della persona o delle persone che aprono una relazione può essere verificata tramite un attestazione di autenticità della firma rilasciata dalle persone o istituzioni di cui alla cifra 11 CDB. L obbligo di garanzia (cfr. cifra 23 CDB) impone inoltre di documentare la verifica dell identità delle persone che aprono una relazione (inserimento del relativo documento nel dossier cliente o nel sistema della banca). L indirizzo di domicilio della persona che apre una relazione non deve essere verificato (né all apertura della relazione d affari in cui il cliente si presenta di persona né all apertura della relazione d affari per corrispondenza). Ciò deriva dal fatto che per la verifica dell identità delle persone che aprono una relazione esistono nella CDB norme specifiche (cifra specifica). La persona che apre una relazione non diventa contraente. Per contro, se questa persona apre una relazione d affari a proprio nome, essa dovrà essere Commentario alla CDB 08 13

14 identificata ai sensi delle cifre 9 e segg. CDB, a meno che sia già stata identificata all apertura di una relazione precedente (cfr. art. 2 cpv. 3 CDB). Le persone fisiche che aprono una relazione d affari per una persona giuridica o società di persone (cfr. definizione di cui sopra) non devono essere iscritte nel registro dei procuratori per questa funzione. Tuttavia, se dispongono anche del diritto di firma sulla relazione d affari, esse devono essere registrate come procuratori. Recependo le raccomandazioni rivedute del GAFI, la CDB istituisce l obbligo, all apertura di una relazione d affari con una persona giuridica, di prendere atto delle sue disposizioni in materia di procure. Tale obbligo concerne (ai sensi dell art. 3 cpv. 1 progetto LRD) esclusivamente le persone giuridiche (ad es. società anonime, società a garanzia limitata ecc.) ma non i contraenti aventi una diversa forma giuridica (ad es. società di persone, trust ecc.). Il significato di disposizioni in materia di procure corrisponde alla definizione utilizzata dal legislatore (cfr. art. 3 cpv. 1 progetto LRD). I procuratori sono tutte le persone che possono agire per la persona giuridica e che aprono la relazione d affari nei confronti della banca (con procura singola o collettiva), cioè i suoi organi, le persone autorizzate a firmare oppure terzi mandatari. È possibile, ad esempio, ricavare le disposizioni in materia di procure da un estratto del registro di commercio. In alternativa possono essere usati altri documenti che forniscano informazioni sui poteri di rappresentanza (ad es. procure degli organi societari a terzi, estratto di un regolamento interno specifico, registri delle firme ecc.). Il requisito di cui alla cifra 14 cpv. 3 CDB può, ad esempio, essere soddisfatto anche mettendo agli atti i documenti societari pertinenti in copia semplice (ad es. statuti, regolamenti di un associazione, verbali del Consiglio d amministrazione o dell Assemblea generale, programmi annuali con le relative disposizioni sul diritto di firma e sui diritti alla nomina delle persone autorizzata a firmare, ma anche procure degli organi societari a terzi, ecc.). L obbligo di garanzia (cfr. cifra 23 CDB) prevede che sia messa agli atti una copia semplice del documento contenente le disposizioni in materia di procure del contraente. Le disposizioni in materia di procure devono risultare dal documento messo agli atti o dalle informazioni disponibili nel sistema della banca, ad esempio quando la banca dispone del registro delle firme del contraente oppure quando le viene trasmessa una lista delle firma firme autorizzate. Non vi sono prescrizioni formali per documentare il recepimento delle disposizioni in materia di procure. La cifra 14 cpv. 4 CDB prevede norme speciali per verificare l identità della persona che apre la relazione e per documentare le disposizioni in materia di procure qualora venga aperta una relazione d affari con un intermediario finanziario svizzero o estero ai sensi della cifra 34 CDB. Ciò è dovuto al fatto che soprattutto per le operazioni interbancarie sono previsti standard particolari. Spesso vengono scambiate delle liste di firme senza vi siano propriamente delle persone che aprono la relazione d affari ai sensi dei capoversi 1 e 2. Alcune transazioni vengono gestite tramite sistemi elettronici di contrattazione e clearing (ad es. SWIFT o SIC). L identificazione avviene con lo scambio di chiavi senza l intervento di persone che aprono la relazione d affari ai sensi dei capoversi 1 e 2. L art. 14 cpv. 4 chiarisce espressamente che, nelle relazioni d affari con intermediari finanziari soggetti a controllo in base a leggi speciali ai sensi della cifra 34 CDB, è possibile utilizzare registri di firme, chiavi elettroniche o altri supporti comunemente in uso anziché la procedura di cui alla cifra 14 cpvv Commentario alla CDB 08 14

15 Il principio, espresso all art. 2 cpv. 3 CDB, per cui l identificazione di un contraente già identificato non deve ripetuta in caso di nuove relazioni d affari vale anche per la verifica dell identità delle persone che aprono una relazione (cfr. anche il rimando nell art. 2 cpv. 3 alla cifra 14 CDB). Se l identità di una persona fisica che apre una relazione è già stata verificata dalla banca in altro contesto (ad es. all apertura di un altra relazione d affari), la sua identità non deve essere verificata di nuovo in occasione dell apertura una relazione per un altra persona giuridica o società di persone. La cifra 14 CDB entrerà in vigore il 1 luglio 2009 (cfr. art. 15 cpv. 4 CDB). Questo periodo di transizione è motivato dal fatto che la relativa base legale entrerà in vigore solo con la nuova LRD (cfr. art. 3 cpv. 1 progetto LRD). Ciò concede inoltre alle banche tempo sufficiente per adeguare i propri sistemi interni. La cifra 14 CDB non si applica retrattivamente (cfr. art.15 cpv. 2). 15 Identificazione per le società semplici, le società in fase di costituzione e i trustee Nella pratica, esistono tipologie molto diverse di società semplice. Ne citiamo a titolo esemplificativo solo alcune: casse comuni di club di bocce, di Guggenmusik o di coscritti, consorzi di costruttori, studi di avvocati. Le società semplici non hanno capacità d agire in quanto tali né sono iscritte a registro di commercio. Nella prassi, la banca è in contatto con le persone autorizzate a firmare nei confronti della banca per la relativa relazione d affari. È giusto che le persone autorizzate a firmare nei confronti della banca vengano identificate in occasione dell apertura di una relazione o di una rubrica a nome di una società semplice. L obbligo di identificazione vale anche per le persone autorizzate a firmare che agiscono successivamente nei confronti della banca, dopo l apertura della relazione d affari. Se una persona giuridica o società di persone è autorizzata a firmare per la relazione d affari aperta a nome di una società semplice, è questa persona giuridica o società di persone che dovrà essere identificata, non i rappresentanti che agiscono per suo conto. La cifra 14 CDB (verifica dell identità delle persone che aprono la relazione e presa di conoscenza delle disposizioni in materia di procure) non è applicabile, essendo l apertura di una relazione d affari con una società semplice soggetta alla disposizioni speciali di cui alla cifra 15 CDB. Le persone autorizzate a firmare devono essere identificate conformemente alle cifre 9-10 CDB (persone fisiche) e CDB (persone giuridiche e società di persone). Dal punto di vista del diritto civile, le comunioni ereditarie sono da considerarsi società semplici. Se esiste una relazione d affari con il defunto, ciò significa che la banca lo ha identificato come contraente. In virtù di una successione universale gli eredi subentrano nella relazione d affari con la banca. Le norme per l identificazione delle società semplici (identificazione delle persone autorizzate a firmare) vengono applicate solo se con una comunione ereditaria viene aperta una nuova relazione d affari. I fondi relativi a portafogli collettivi vincolati a scopi precisi e senza una propria organizzazione (ad es. donazioni per catastrofi ecc.) sono, per analogia, da considerarsi società semplici. Devono essere identificate le persone autorizzate a firmare. Per quanto concerne l identificazione delle comunioni di comproprietari per piani e delle comunioni di comproprietari iscritte al registro fondiario, cfr. commento alla cifra 13 CDB. Per i conti destinati alla liberazione del capitale nell ambito di una costituzione o di un aumento di capitale di una società anonima o di una società a garanzia limitata, vigeva finora la norma speciale di cui alla cifra 18 lett. c CDB 03. Nel 2005 il GAFI, nel quadro della sua valutazione della Svizzera, ha criticato questa disposizione. Per tale ragione la lett. c della cifra 18 CDB è stata stralciata e alla cifra 15 cpv. 2 CDB è stata Commentario alla CDB 08 15

16 introdotta una nuova disposizione secondo cui per le società in fase di costituzione devono essere identificate le persone che aprono la relazione. Tale norma si basa sulla considerazione che, dal punto di vista del diritto civile, tali società sono da considerarsi società semplici. Su tali conti non vi sono tuttavia persone autorizzate a firmare, poiché essi devono essere bloccati per poter emettere l attestazione del versamento di capitale prevista per legge in favore dell assemblea costitutiva. Il capitale viene reso disponibile solo dopo l avvenuta (e comprovata) nomina degli organi della nuova società. La procedura di identificazione prevista dalla CDB per le società semplici (cfr. cifra 15 cpv. 1 CDB) non è applicabile a questi casi. A dover essere identificate sono invece le persone che aprono detti conti. La nozione di persona che apre la relazione è definita nel commentario alla cifra 14 CDB. Al riguardo vige sempre la regola per cui deve essere identificata la persona fisica che effettivamente agisce (anche se la persona stessa agisce in qualità di rappresentante di una persona giuridica, cfr. commento alla cifra 14 CDB). In applicazione dell art. 2 cpv. 3 CDB, la procedura di identificazione non deve essere ripetuta se la persona che apre la relazione è già stata identificata (ad es. se ha aperto un conto per un altra società in fase di costituzione),. L art. 15 cpv. 2 CDB entrerà in vigore il 1 luglio 2009 (cfr. art. 15 cpv. 4 CDB). A costituzione avvenuta, la società stessa dovrà essere identificata (con un documento conforme alle cifre CDB). In caso di aumento di capitale, il contraente è già dotato di personalità giuridica; la cifra 15 cpv. 2 CDB non trova dunque applicazione. L identificazione deve avvenire in conformità alle cifre e segg. CDB. Nelle relazioni d affari con un trust, è il trustee ad essere il contraente della banca; egli dovrà quindi essere opportunamente identificato (come persona fisica o giuridica oppure società di persone, cfr. cifre 9 e segg. CDB). Il trust stesso non può figurare come contraente. Il trustee deve attestare alla banca per iscritto (ad es. con il formulario T) il proprio diritto di aprire una relazione d affari per conto del trust. Come conferma attestante il diritto del trustee di aprire una relazione d affari per conto del trust è ammessa anche una legal opinion al posto della conferma scritta del trustee. Non vi sono prescrizioni formali per tale attestazione. Non sono richieste ulteriori prove del suddetto diritto. Affinché la banca non corra il rischio di figurare come constructive trustee (con le conseguenti responsabilità), essa non può, in particolare, accettare alcun regolamento del trust (per la procedura di determinazione dell avente diritto economico, cfr. commento alle cifre CDB). A differenza della CDB 03, la CDB 08 stabilisce essa stessa come un trustee debba dichiarare il proprio diritto ad aprire per conto del trust una relazione d affari presso la banca. Pertanto, le decisioni finora pronunciate dalla commissione di sorveglianza su detta questione non sono più da considerare dei Leading Cases. Nella prassi, anche le società di sede detenute da trust/fondazioni aprono relazioni d affari con le banche (trust/fondazioni con cosiddette underlying companies le cui azioni sono collocate nel patrimonio della fondazione o del trust). In queste situazioni è la società di sede a dover essere identificata come contraente (per la procedura di determinazione dell avente diritto economico, cfr. commento alle cifre CDB). In tali casi non sussiste alcuna relazione d affari con il trust stesso. La cifra 15 cpv. 3 CDB (dichiarazione del trustee di poter aprire per il trust una relazione d affari con la banca) non è pertanto applicabile. Commentario alla CDB 08 16

17 16 Attualità dell estratto del registro di commercio o di un attestato equivalente La CDB stabilisce nuove norme riguardo ai documenti di identificazione ammissibili (cfr. cifre 12 e segg CDB). Per identificare il contraente può essere utilizzato un documento di identificazione emesso da oltre 12 mesi (ad es. estratto del registro di commercio, certificate of incumbency, certificate of incorporation o certificate of good standing) unitamente a un attestato rilasciato da una società di revisione emesso da non oltre 12 mesi. La CDB non prevede requisiti riguardo al contenuto di un tale attestato. Determinanti a tal fine sono la legislazione, la normativa e la prassi dello Stato interessato. Nell analoga disposizione della CDB 03 (cifra 15, ora cifra 16 CDB 08), oltre all attestato della società di revisione era indicato anche il certificate of good standing. Quest ultimo non è più citato nella cifra 16 CDB 08 poiché attualmente l identificazione può avvenire anche solo con detto certificate (cfr. commento alle cifre 12 e 13 CDB). Nella prassi le associazioni non sono solitamente iscritte al registro di commercio, né sono soggette al controllo di una società di revisione. Pertanto esse possono normalmente essere identificate solo attraverso gli statuti o altri documenti dell associazione. Dato che questi documenti, seppur anteriori a 12 mesi, riportano la situazione attuale, attenersi al principio dei 12 mesi non sarebbe conforme alla prassi commerciale con le associazioni svizzere. Indipendentemente dalla data di rilascio dei documenti, le associazioni svizzere possono dunque essere identificate sulla base di statuti, regolamenti dell associazione ecc. Se un associazione è iscritta nel registro di commercio viene invece applicata la regola dei 12 mesi. In base alla prassi della commissione di sorveglianza, per identificare una persona giuridica o società di persone può essere utilizzato l estratto del registro di commercio o un documento equivalente in copia semplice (cfr. Rapporto sull attività , cifra 1 lett. l, pag. 12 CDB). È opportuno attenersi a questa procedura ormai consolidata [posizione discordante: Brühwiler/Heim, Commento sulla prassi alla CDB, Osservazione alla cifra 15 Disposizioni esecutive dell art. 2 CDB 03 (solo in tedesco)]. 17 Persone giuridiche generalmente conosciute La cifra 17 CDB 08 indica espressamente (senza modificare il contenuto della precedente cifra 17) le modalità di identificazione di una persona giuridica notoria. Qualora l identità di una persona giuridica sia pubblicamente nota, la procedura di identificazione può essere adempiuta documentando il fatto che l identità è notoria. Tale norma speciale è valida anche ove si debba verificare l identità della persona che apre una relazione e prendere atto delle disposizioni in materia di procure. Per tali persone, in luogo della procedura di cui alle cifre CDB è possibile registrare agli atti che l identità è notoria. Al riguardo non sono previste particolari prescrizioni formali. È possibile, ad esempio, apporre una nota sugli atti o stampare la pagina web di una borsa in cui il contraente figuri come società quotata. Commentario alla CDB 08 17

18 3. Casi particolari 18 Titolari di conto minorenni e conti per garanzia di locazione Per i conti destinati alla liberazione del capitale nell ambito di una costituzione o di un aumento di capitale di una società anonima o di una società a garanzia limitata, vigeva finora la norma speciale di cui alla cifra 18 lett. c CDB 03. Nel 2005 il GAFI, nel quadro della sua valutazione della Svizzera, ha criticato questa disposizione. Per tale ragione la lett. c della cifra 18 CDB è stata stralciata e alla cifra 15 CDB è stata introdotta una nuova disposizione secondo cui per le società in fase di costituzione devono essere identificate le persone che aprono la relazione (cfr. commento alla cifra 15 CDB). In caso di aumento di capitale, la società interessata è già dotata di personalità giuridica. L identificazione deve avvenire in conformità alle cifre CDB. Un minorenne che apre lui stesso una relazione d affari deve essere identificato come disposto alla cifra 18 lett. a CDB. Al riguardo devono essere osservate le disposizioni di cui alle cifre 9-11 CDB. Se il contraente non dispone di documenti di identificazione, è applicabile la cifra 20 CDB. 19 Identificazione interna a un gruppo Alla cifra 19 CDB è stato aggiunto il passaggio ovvero applicando uno standard di diligenza conforme alla presente Convenzione. Viene così espressa con maggiore chiarezza la prassi fin qui seguita secondo cui l espressione in maniera equivalente si riferisce allo standard di diligenza della CDB. Tale precisazione trae origine dalle critiche a detta disposizione mosse dal GAFI nel quadro della sua valutazione della Svizzera nel Per giudicare l equivalenza dello standard di diligenza, occorre tener conto del momento in cui viene aperta la relazione d affari. Se all apertura della relazione un contraente è stato identificato all interno del gruppo applicando lo standard di diligenza previsto dalla versione della CDB allora in vigore (o in alternativa della CDB 08), la procedura di identificazione non deve essere ripetuta se il medesimo apre una relazione d affari presso un altra società del gruppo. Anche in questo caso è applicabile l art. 6; qualora vi siano dei dubbi ai sensi di questa disposizione, il contraente deve essere nuovamente identificato. Con l espressione all interno del gruppo si intendono anche gruppi bancari organizzati in forma di federazione, ecc. (ad es. Raiffeisen Svizzera). Sedi, succursali, agenzie, rappresentanze e società del gruppo sono da intendersi in tal senso come parte del gruppo. La cifra 19 CDB è ad esempio applicabile se un contraente effettua presso una banca un prelievo in contanti a debito di un conto presso un altra società dello stesso gruppo e i dati del cliente sono disponibili all interno del gruppo. La riserva contenuta nell ultima frase della cifra 19 CDB è riferita in particolare, secondo la prassi in vigore, alle normative sulla tutela dei dati personali e del segreto bancario nei paesi interessati. È necessario disporre del consenso del contraente per poter trasmettere copia dei suoi documenti di identificazione a un altra entità del gruppo. In mancanza di tale autorizzazione occorre ripetere la procedura di identificazione del contraente. Commentario alla CDB 08 18

19 20 Identificazione in altro modo adeguato Tale disposizione disciplina i casi particolari in cui non è possibile identificare un contraente secondo le modalità prescritte perché i documenti richiesti non sono disponibili. In simili situazioni la banca ha la facoltà di procurarsi altri documenti idonei all identificazione e di metterli agli atti. Affinché questa disposizione possa trovare applicazione e non venga misconosciuto il principio della proporzionalità, la banca deve disporre di un sufficiente margine di discrezionalità. La banca deve altresì motivare la circostanza eccezionale in una nota informativa. 4. Disposizioni generali per l accertamento dell identità e per la sorveglianza 21 Delega della procedura di identificazione I capoversi 1 e 2 della cifra 21 CDB contengono le classiche tre curae. Vengono richiesti un accordo scritto di delega la possibilità per la banca delegante di verificare che il delegato effettui correttamente l identificazione; il controllo avviene di norma alla ricezione dei documenti trasmessi dal delegato; non sono obbligatori controlli sul posto. Nel nuovo capoverso 4 della cifra 21 CDB viene espressamente stabilito che all interno di un gruppo l identificazione può essere delegata senza contratto di delega. Ciò è giustificato dal fatto che il gruppo nel suo insieme è sottoposto ad una sorveglianza consolidata da parte dell autorità di vigilanza e che all interno del gruppo vigono gli stessi standard di diligenza. Inoltre, nel settore non bancario non è generalmente previsto alcun contratto di delega a favore di intermediari finanziari (cfr. ad es. art. 31 ORD AdC). Sarebbe quindi contraddittorio esigere un tale contratto di delega all interno di un gruppo. Secondo la prassi della commissione di sorveglianza è obbligatorio che il delegato effettui di persona l identificazione delle persone fisiche. Il delegato non può effettuare l identificazione di persone fisiche per corrispondenza. Ciò non vale per le persone giuridiche e le società di persone. Una delega ai sensi della cifra 21 CDB si configura solo se un terzo agisce per la banca come rappresentante incaricato contrattualmente. Per contro, se il rappresentante agisce in qualità di organo o di firmatario autorizzato della banca, non si è in presenza di delega ai sensi della cifra 21 CDB, ragione per cui un contratto di delega non è necessario. Una delega ai sensi della cifra 21 CDB può avvenire anche a favore di una persona fisica, società di persone o persona giuridica con sede (o domicilio) all estero. 22 Obbligo di documentazione Vi sono paesi in cui la data di nascita e l indirizzo di domicilio non vengono utilizzati, per cui la banca non è in grado di raccogliere e registrare tali dati. Per chiarire che in tali casi la CDB non è violata, la Convenzione esonera dall accertamento di tali dati. Dato che per le persone fisiche deve essere messa agli atti la fotocopia del documento ufficiale di legittimazione, il mezzo di identificazione risulta dalla fotocopia senza ulteriori formalità. Commentario alla CDB 08 19

20 23 Obbligo di garanzia Il 27 settembre 2006 la CFB ha pubblicato la circolare Sorveglianza e controllo interno (circ. CFB 06/6 Sorveglianza e controllo interno). La terminologia della cifra 23 cpv. 1 CDB è stata adeguata a quella utilizzata in detta circolare. Secondo la prassi della commissione di sorveglianza, l obbligo di garanzia della cifra 23 CDB 03 prevede tra l altro che dagli atti emerga con chiarezza quando il documento di identificazione è pervenuto alla banca [Georg Friedli, Rapporto sull attività della commissione di sorveglianza nell ambito dell obbligo di diligenza delle banche , SZW, 2005, pag. 246, cifra 1.6 (solo in tedesco)]. La commissione di sorveglianza ha lasciato aperta la questione a sapere in quale forma debba essere documentata la ricezione dei documenti di identificazione. Per rinforzare la certezza del diritto in tale ambito, la cifra 23 CDB e l analoga cifra 36 CDB sono state completate nella CDB 08 con un secondo capoverso. L obbligo di garanzia è, ad esempio, soddisfatto se la disponibilità del documento di identificazione viene registrata nel sistema della banca (ad es. nell archivio fisico o elettronico) permettendone la rintracciabilità. Vi è rintracciabilità quando l ufficio interno di revisione o la società di revisione ai sensi della legge sulle banche è in grado di verificare il momento a partire dal quale il documento risulta disponibile nel sistema informatico della banca. La CDB non disciplina la modalità con cui i documenti devono essere conservati. Vigono pertanto le disposizioni del Codice delle obbligazioni in materia. Ai sensi dell art. 957 CO è possibile conservare i documenti esclusivamente in formato elettronico a condizione che siano soddisfatti i relativi requisiti. 24 Momento per l adempimento dell obbligo di documentazione La precedente cifra 24 CDB 03 si è dimostrata equivoca e poco flessibile. La presenza in particolare di due termini alla cifra 24 CDB provocava malintesi. Il termine di 30 giorni per presentare tutti i documenti necessari risultava inoltre troppo breve, soprattutto nei rapporti commerciali internazionali, così come risultava inappropriata la disposizione obbligatoria per cui la relazione d affari, in mancanza dei documenti di identificazione, doveva essere chiusa dopo 90 giorni. Per tale ragione, il termine di cui alla cifra 24 CDB è stato fissato in modo generalizzato a 90 giorni, mentre il blocco del conto è stato stabilito al più tardi alla scadenza di detto termine. Ciò appare opportuno, considerando che la cifra 24 CDB intende garantire il rispetto di esigenze formali. Con il blocco obbligatorio del conto per tutte le entrate e le uscite allo scadere dei 90 giorni si incentiva la raccolta tempestiva dei documenti. Inoltre questi termini, insieme alle altre misure previste (ad es. gli obblighi di sorveglianza stabiliti dalla ORD-CFB), sono sufficienti per rilevare tempestivamente eventuali indizi di riciclaggio di denaro e adottare le misure necessarie in modo adeguato e sollecito. L espressione in via eccezionale chiarisce che, in linea di principio, un conto può essere utilizzato solo quando è completa la documentazione prevista dalla CDB. Molte banche fanno verificare a uno speciale ufficio centralizzato che la documentazione sia conforme. Può quindi accadere che solo dopo l apertura di un conto si appuri che la documentazione è incompleta. Esigere che il conto aperto venga bloccato e non possa essere utilizzato finché l ufficio di controllo centrale non ha verificato che vi siano tutti i documenti necessari sarebbe impraticabile e sproporzionato. La cifra 24 consente pertanto, in via eccezionale, di poter utilizzare un conto anche se la documentazione non è completa. La condizione, tuttavia, è che la banca sia a conoscenza dei nominativi (nomi e cognomi) del contraente e dell avente diritto economico. Se la documentazione risulta incompleta i dati mancanti devono essere reperiti nel più breve tempo possibile. Commentario alla CDB 08 20