PROCEDURA PER LA REGISTRAZIONE DEI RAPPORTI E DELLE OPERAZIONI E LA CONSERVAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE

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1 PROCEDURA PER LA REGISTRAZIONE DEI RAPPORTI E DELLE OPERAZIONI E LA CONSERVAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE 1

2 PREMESSA CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI E REGISTRAZIONE DELLE INFORMAZIONI Gli obblighi di registrazione e le modalità di conservazione dei dati acquisiti in sede di adeguata verifica sono finalizzati, per esplicita indicazione legislativa, a consentirne la ricerca e l utilizzo in caso di indagini su casi di riciclaggio o finanziamento del terrorismo e per le attività di analisi della U.I.F. o delle altre Autorità. La registrazione dei dati va effettuata con tempestività e, comunque, non oltre trenta giorni dal compimento dell operazione o dall apertura, variazione o chiusura del rapporto continuativo o della prestazione professionale. L art. 36 del D.Lgs. 21 novembre 2007 n. 231 dispone che gli intermediari hanno l obbligo di conservare i documenti che hanno acquisito per assolvere agli obblighi di adeguata verifica della clientela ed effettuare le registrazioni in A.U.I. anni. La documentazione deve essere conservata per un periodo di 10 Art.36 - Obblighi di registrazione [1] I soggetti indicati negli articoli 11, 12, 13 e 14 conservano i documenti e registrano le informazioni che hanno acquisito per assolvere gli obblighi di adeguata verifica della Clientela affinché possano essere utilizzati per qualsiasi indagine su eventuali operazioni di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo o per corrispondenti analisi effettuate dalla UIF o da qualsiasi altra Autorità competente. In particolare: a) per quanto riguarda gli obblighi di adeguata verifica del Cliente e del titolare effettivo, conservano la copia o i riferimenti dei documenti richiesti, per un periodo di dieci anni dalla fine del rapporto continuativo o della prestazione professionale;. [2] I soggetti indicati negli articoli 11, 12, 13 e 14, registrano, con le modalità indicate nel presente Capo, e conservano per un periodo di dieci anni, le seguenti informazioni: a) con riferimento ai rapporti continuativi ed alla prestazione professionale: la data di instaurazione, i dati identificativi del Cliente e del titolare effettivo, unitamente alle generalità dei delegati a operare per conto del titolare del rapporto e il codice del rapporto ove previsto; [3] Le informazioni di cui al comma 2 sono registrate tempestivamente e, comunque, non oltre il trentesimo giorno successivo al compimento dell operazione ovvero all' apertura, alla variazione e alla chiusura (prima: dall apertura, dalla variazione e dalla chiusura) del rapporto continuativo ovvero all'accettazione dell'incarico professionale, all'eventuale conoscenza successiva di ulteriori informazioni o al termine (prima: dalla fine) della prestazione professionale. [6-bis] Le disposizioni del presente capo non trovano applicazione nelle ipotesi di obblighi semplificati di adeguata verifica della Clientela di cui all'articolo 25. 2

3 PROCEDURA PER LA REGISTRAZIONE DEI RAPPORTI E DELLE OPERAZIONI Lineamenti generali: Nell Archivio Unico Informatico (A.U.I.) devono sempre confluire tutte le operazioni di apertura, variazione e chiusura di un rapporto continuativo, con particolare riferimento al censimento anagrafico del fiduciante, del rapporto fiduciario, sia per la parte anagrafica, sia per le movimentazioni finanziarie. Per quanto riguarda i movimenti finanziari... Il software in uso alla società per la tenuta dell A.U.I. provvede, a seguito di ogni registrazione contabile a generare in automatico anche il movimento interessato all A.U.I., ove questo debba essere registrato anche in antiriciclaggio... (OVVERO IN ALTERNATIVA)... dovranno autonomamente essere inseriti, a seguito di ogni registrazione contabile, anche le relative registrazioni in A.U.I. utilizzando il software in uso, ove il movimento finanziario debba essere registrato anche in antiriciclaggio... Le operazioni che devono essere registrate sono quelle eseguite direttamente o per il tramite di soggetti diversi dagli intermediari abilitati. Dati e informazioni da acquisire e registrare: 1) Sono da inserire nell archivio unico informatico i seguenti dati e informazioni: a) con riferimento ai rapporti continuativi - la data, il numero del rapporto, i dati identificativi, il ramo e il sottogruppo di attività economica del cliente intestatario del rapporto unitamente ai dati identificativi di eventuali soggetti delegati a operare per conto del cliente nonché ai dati identificativi del titolare effettivo qualora quest ultimo sia diverso dal soggetto intestatario del rapporto; b) con riferimento all operazione - la data, la causale che codifica la tipologia dell operazione, l importo, il numero dell eventuale rapporto continuativo movimentato, i dati identificativi del cliente e i dati identificativi dell eventuale soggetto esecutore. 2) Nelle operazioni eseguite sulla base di ordini di pagamento, le informazioni aggiuntive da registrare, rispetto a quanto indicato al comma 1 lettera b), sono nome e cognome o denominazione sociale 3

4 del beneficiario e, ove noti, il numero del rapporto, l indirizzo e la sede o il paese estero del beneficiario 3) Nelle operazioni eseguite sulla base di ordini di accreditamento, le informazioni aggiuntive da registrare rispetto a quanto indicato al comma 1 lettera b), sono nome e cognome o denominazione sociale dell ordinante e, ove noti, il numero del rapporto, l indirizzo e la sede o il paese estero dell ordinante, nonché denominazione e paese estero o comune del punto operativo dell intermediario presso il quale l ordine è stato disposto. si intendono: a) per data, con riferimento ai rapporti continuativi, quella di apertura, variazione o chiusura; con riferimento al titolare effettivo quella in cui il destinatario viene a conoscenza del legame con il cliente intestatario del rapporto; con riferimento alle operazioni, quella di effettuazione della transazione direttamente presso il destinatario ovvero, negli altri casi, la data in cui si acquisiscono gli elementi necessari alla contabilizzazione della stessa; b) per causale, la tipologia dell operazione in base al codice <causale analitica> appositamente previste per le società fiduciarie. c) per importo, l ammontare complessivo dei mezzi di pagamento utilizzati, con evidenza separata della parte in contanti. Operazioni: 1) Gli obblighi di registrazione sussistono per ogni operazione, anche frazionata che comporti la trasmissione o la movimentazione di mezzi di pagamento di importo pari o superiore a ) Ai fini dell individuazione dell importo delle operazioni da registrare nell archivio unico informatico non è ammessa la compensazione di operazioni di segno contrario poste in essere dallo stesso fiduciante. 3) Le registrazioni delle operazioni frazionate includono tutte le operazioni di importo unitario inferiore a effettuate nella stessa giornata anche successivamente al raggiungimento della predetta soglia, ovvero in un circoscritto periodo di tempo fissato in sette giorni. Modalità di registrazione: 1) Le operazioni disposte dalla clientela vengono registrate secondo le causali indicate di seguito. 2) Le informazioni acquisite ai fini dell obbligo di registrazione devono essere tempestivamente inserite nell archivio unico informatico e, in 4

5 ogni caso, non oltre il trentesimo giorno successivo alla data di cui sopra. 3) Ai fini della registrazione delle operazioni frazionate, il termine di cui al comma precedente decorre dalla data dell operazione che ha comportato il superamento della soglia. 4) Qualora vi sia necessità di rettificare dati o informazioni già registrate nell archivio unico informatico, a seguito della modifica di elementi di fatto o di verifiche effettuate dopo la registrazione, occorre evidenziare con chiarezza i cambiamenti apportati conservando evidenza dell informazione precedente, secondo le modalità indicate nell allegato n. 2 Standard tecnici. 5) Nella registrazione delle operazioni deve essere evidenziata, mediante apposita valorizzazione di un campo specifico, la parte in contanti. 6) Le registrazioni degli importi espressi in valuta estera vanno effettuate nel controvalore in euro al tasso di cambio di effettiva negoziazione ovvero, in assenza di negoziazione, al tasso di cambio del giorno dell operazione; in ogni caso, deve essere conservata evidenza della valuta estera in cui l operazione è espressa. 7) Le operazioni relative a rapporti continuativi intestati a più soggetti vanno riferite a tutti gli intestatari; devono comunque essere registrati i dati identificativi di chi esegue l operazione Causali specifiche per le registrazioni in A.U.I. dei movimenti finanziari: Il soggetto incaricato alle registrazioni in A.U.I. provvederà a alimentare il software utilizzando le causali specifiche per le società fiduciarie di cui al Provvedimento di Banca d Italia. Elenco operazioni/causali: ENTRATA LIQUIDITA Le operazioni in entrata di liquidità devono essere registrate in A.U.I. singolarmente con una delle seguenti causali finanziarie: Descrizione Versamento titoli di credito assegni Versamento bonifico italia Versamento bonifico estero Versamento contante < Euro Causale AUI I12M 484M AA4M U32V 5

6 USCITA LIQUIDITA Le operazioni in uscita di liquidità devono essere registrate in A.U.I. singolarmente con una delle seguenti causali finanziarie: Descrizione Prelevamento contante < Euro Prelevamento bonifico Italia Prelevamento bonifico estero Prelevamento titoli di credito assegni Causale AUI U41V 263M AA3M I21M ENTRATA / USCITA TITOLI In A.U.I. vanno caricati solo i movimenti che riguardano titoli al PORTATORE e NON quelli relativi a titoli NOMINATIVI. Nel procedere al carico / scarico dei titoli relativi ad un rapporto fiduciario, si possono effettuare raggruppamenti sulla base di tipologie omogenee. Esempio: Azioni al portatore Italia non quotate: quantità x valore nominale Azioni al portatore Italia quotate: Azioni al portatore estere quotate: quantità x prezzo ufficiale quantità x quotazione / cambio uff. Azioni al portatore estere non quotate: quantità x valore nom. / cambio uff. Titoli al portatore Italia: Titoli al portatore esteri: Fondi / warrant: Fondi esteri / warrant: Etf: valore nominale valore nominale / cambio ufficiale quantità x prezzo ufficiale quantità x prezzo ufficiale / cambio uff. quantità x prezzo ufficiale. Per i titoli in divisa il cambio deve essere quello ufficiale della giornata di carico / scarico. Il carico di nuovi titoli deve essere effettuato utilizzando l unica causale sotto riportata: Descrizione Trasferimento titoli port da altro ist. - entrata Causale AUI C36T Lo scarico di nuovi titoli deve essere effettuato utilizzando l unica causale sotto riportata: 6

7 Descrizione Trasferimento titoli port a altro ist. - uscita Causale AUI C45T TRASFERIMENTO LIQUIDITA / TITOLI Il Fiduciante titolare di più rapporti fiduciari può trasferire da un rapporto ad un altro titoli e liquidità. Le causali da utilizzare in questi casi sono le seguenti: Descrizione Trasferimento tra mandati fiduciari - entrata Trasferimento tra mandati fiduciari - uscita Trasferimento titoli portatore tra mandati uscita Trasferimento titoli portatore tra mandati entrata Causale AUI AF6M AF5M C13T C24T Segnalazioni Antiriciclaggio Aggregate La fiduciaria deve trasmettere alla UIF, periodicamente, i dati aggregati concernenti la propria operatività, al fine di consentire l effettuazione di analisi mirate a far emergere eventuali fenomeni di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo nell ambito di zone territoriali. In merito è stato emanato il Provvedimento sulle Segnalazioni Antiriciclaggio Aggregate del 27 aprile Le variazioni introdotte dal Provvedimento hanno inoltre aggiornato le tabelle di raccordo fra causali analitiche e causali aggregate e sono stati modificati i settori sintetici di attività economica con l adozione della codifica ATECO. La trasmissione mensile dei dati aggregati si riferisce alle operazioni effettuate nel mese di riferimento registrate in AUI. Nel caso non vengano effettuate operazioni rilevanti ai fini della produzione dei dati aggregati sussiste comunque l obbligo di inviare una comunicazione negativa seguendo le indicazioni espressamente previste. I dati devono essere inoltrati alla UIF entro la seconda decade del 7

8 secondo mese successivo a quello di riferimento. Il sistema software in uso alla fiduciaria permette l estrazione automatica dei dati aggregati e la loro registrazione sul supporto informatico utilizzato per l invio (CD dischetto), previo controllo sull output effettuato dal software di diagnostica preventivo S.AR.A. Tale procedura produce una stampa di controllo Estrazione dati per U.I.C., dove vengono evidenziati eventuali errori ovvero il buon esito. Eseguite le eventuali correzioni e ottenuta una stampa di controllo priva di errori, la stampa dovrà essere archiviata unitamente ad una copia del supporto oggetto di invio in un apposito raccoglitore classificato per mese/anno di riferimento. L invio del supporto alla sezione servizio UIF di Banca d Italia deve essere effettuato tramite raccomandata con ricevuta di ritorno; al ricevimento della ricevuta di ritorno, si procederà quindi alla archiviazione nello stesso archivio contenente copia del supporto e il tabulato di controllo SARA. Si ricorda, da ultimo, e solo per completezza di informazione, che l invio delle segnalazioni antiriciclaggio aggregate SARA - oggi inviate con supporto magnetico- è stato recentemente sostituito dalla Banca d Italia sezione UIF dall invio tramite la rete Internet ma la data di inizio di invio della nuova modalità è stata posticipata a data da definirsi che sarà comunicata con apposita comunicazione sul sito della Banca d Italia - sezione UIF. 8