A.Ra.N. Agenzia per la Rappresentanza Negoziale delle pubbliche amministrazioni

Transcript

1 Agenzia per la Rappresentanza Negoziale delle pubbliche amministrazioni Guida alla registrazione per l accesso all Area Riservata alle Pubbliche Amministrazioni VERSIONE 3.1 DEL 3 GENNAIO 2018

2 Sommario Sommario 1. Premessa Ruoli e responsabilità Procedura per l accreditamento Istruzioni di dettaglio COMPILAZIONE DEL MODULO ON LINE Sito Aran Area riservata amministrazioni Registrazione delle amministrazioni pubbliche Credenziali generiche Scelta comparto di appartenenza Comparto Funzioni centrali Comparto Istruzione e Ricerca Scelta dell ente Scheda anagrafica dell ente Responsabile legale dell Ente Informativa sulla Privacy Convalida CONFERMA DEI DATI proveniente da noreply@pec.aranagenzia.it Link Riepilogo dati inseriti Clausole di responsabilità Conferma registrazione dati INVIO DEL MODULO ALL ARAN CONCLUSIONE DELLA PROCEDURA

3 1. Premessa L Area Riservata alle Pubbliche amministrazioni (di seguito Area Riservata) è una sezione del sito istituzionale dell ARAN attraverso la quale le Amministrazioni potranno adempiere agli obblighi di trasmissione dati all Agenzia quali, ad esempio, il censimento delle deleghe per il versamento dei contributi sindacali, i verbali delle elezioni delle RSU o i contratti integrativi. Per poter accedere all Area Riservata è necessario accreditarsi. La presente guida - relativa all attuale versione del sistema - è finalizzata ad agevolare le Amministrazioni nel processo di accreditamento. 2. Ruoli e responsabilità La procedura di accredito dovrà essere effettuata dal RESPONSABILE LEGALE dell Ente (RLE). Per RLE si intende il rappresentante legale dell Ente o, in alternativa, il soggetto funzionalmente preposto alla gestione, munito dei necessari poteri. In tale ultimo caso la persona che procede ad accreditarsi deve essere in possesso, per delega o funzione ricoperta, dei poteri necessari ad impegnare l amministrazione. Il RLE garantisce l affidabilità delle comunicazioni trasmesse via web all Aran. Esso è tenuto a custodire con cura le credenziali di accesso al sito, della cui conservazione ed utilizzo sarà ritenuto unico responsabile. Le credenziali inviate al RLE consentiranno a quest ultimo di accedere ad una Consolle di controllo, mediante la quale potrà: Aggiornare l anagrafica della PA Nominare il Responsabile del Procedimento (RP) di ogni singola procedura 3. Procedura per l accreditamento Per potersi accreditare il RLE dovrà OBBLIGATORIAMENTE: 1. COMPILARE l apposito modulo on-line presente nel sito Web: 2. CONFERMARE i dati indicati e stampare su carta intestata il modulo di richiesta di accredito - 3 -

4 3. INVIARE via PEC tale modulo, firmato, datato e protocollato, unitamente ad una fotocopia leggibile di un documento di identità in corso di validità del dichiarante, all indirizzo indicato nel modulo stesso 4. Istruzioni di dettaglio 4.1. COMPILAZIONE DEL MODULO ON LINE Sito Aran COLLEGARSI al sito Area riservata amministrazioni Cliccare, per accedervi, sulla scritta Accedi posta alla destra dell Home Page, nella sezione denominata - Area Riservata Amministrazioni Pubbliche

5 Registrazione delle amministrazioni pubbliche Ciccare su Registrazione delle Amministrazioni pubbliche Credenziali generiche Compilare i campi Nome Utente e Password con le credenziali generiche, quindi cliccare sul pulsante- Accedi - Nota Bene: le credenziali generiche sono: nome utente: registrazione password:

6 - 6 -

7 Scelta comparto di appartenenza Si aprirà una nuova schermata Scegliere il Comparto di appartenenza. Proseguire selezionando il Comparto di appartenenza

8 Comparto Funzioni centrali Se il comparto scelto fosse FUNZIONI CENTRALI, si aprirà la seguente schermata. Le amministrazioni che non hanno sedi periferiche ove si svolgono distinte ed autonome elezioni RSU, dovranno cliccare sul link AMMINISTRAZIONE/ENTE CON SEDE UNICA DI RSU. Invece, le amministrazioni che sono articolate sul territorio in una pluralità di sedi cui corrispondono differenti sedi di elezione delle RSU dovranno cliccare sul link AMMINISTRAZIONE/ENTE CON PLURALITÀ DI SEDI RSU. Nota bene: la medesima scelta dovrà essere effettuata nel caso in cui si registri l ufficio periferico sede di RSU Comparto Istruzione e Ricerca Laddove il comparto scelto sia ISTRUZIONE E RICERCA, si aprirà la seguente schermata che consente di scegliere una Tipologia di Amministrazione tra quelle ricomprese nel comparto citato

9 Scelta dell ente Inserire i dati richiesti nella schermata denominata Scelta Ente. Per agevolare l operazione si consiglia di: a) iniziare indicando il Comune ove l Ente ha sede. Man mano che si scrive la denominazione del comune, si aprirà un menù a - 9 -

10 tendina che propone i nomi dei comuni corrispondenti alle lettere digitate. Cliccare sul Comune prescelto per selezionarlo; b) procedere digitando il nome dell Ente. Anche in questo caso man mano che si procede con l indicazione del nome comparirà un menù a tendina che agevola la scelta. Cliccare sul nome dell Ente proposto dal programma; c) il campo tipologia dell Ente verrà compilato automaticamente dal sistema; d) solo qualora tutti i campi siano stati compilati correttamente, si attiverà il pulsante - Procedi - posto in alto a destra

11 Laddove tra le denominazioni proposte non comparisse l Amministrazione cercata, verificare prima di tutto la correttezza delle operazioni effettuate. Se il problema persiste probabilmente l Amministrazione non è stata ancora censita dal sistema. In tal caso occorre contattare l Aran mediante invio di all indirizzo assistenzaaran@gruppofilippetti.it, o, in alternativa, telefonare al servizio di assistenza al numero Qualora, invece, compaia il messaggio di errore utente registrato per questo Ente, significa che un altro utente, in qualità di RLE, ha già proceduto a concludere o ad iniziare la procedura di accredito. In tal caso, laddove all Amministrazione non risulti tale precedente registrazione, è necessario contattare l Aran mediante l invio di all indirizzo assistenzaaran@gruppofilippetti.it, o, in alternativa, telefonare al servizio di assistenza al numero Scheda anagrafica dell ente Compilare la schermata relativa alla Scheda anagrafica dell Ente avendo cura di completare tutti i campi obbligatori, indicati con (*)

12 Con riferimento alla scheda anagrafica dell Amministrazione, i dati richiesti sono: Codice Fiscale dell Ente Denominazione per esteso dell Ente Acronimo dell Ente - Solo se esistente - Si ricorda che l acronimo è un nome formato con le lettere o le sillabe iniziali o finali di determinate parole, leggibili come se fossero un'unica parola. Ad esempio, ARAN è l acronimo di Agenzia per la rappresentanza negoziale delle Pubbliche amministrazioni. Recapito dell Ente Per le amministrazioni articolate in più sedi occorre inserire i dati relativi alla sede principale certificata tutte le amministrazioni devono compilare questa casella al fine di consentire maggiore celerità e sicurezza nelle comunicazioni tra l Aran e l Amministrazione

13 in aggiunta, sarà possibile inserire, nel campo , un indirizzo riferito ad una struttura e non ad una persona fisica Sito Web indicare l indirizzo internet del proprio sito web Il sistema proporrà automaticamente i dati già presenti nell archivio. Tali dati vanno in ogni caso VERIFICATI ed, eventualmente, corretti. Una volta completata la compilazione della Scheda, cliccare sul pulsante - Procedi - posto in alto a destra per accedere alla schermata successiva Responsabile legale dell Ente Compilare la schermata riferita al Responsabile Legale Ente Per Responsabile Legale dell Ente (RLE) si intende, come già chiarito a pag. 3, il rappresentante legale o, in alternativa, il soggetto che all interno dell Amministrazione è funzionalmente proposto alla gestione

14 Il Responsabile Legale è tenuto a custodire con cura le credenziali di accesso al sito, della cui conservazione ed utilizzo sarà ritenuto unico responsabile. Le credenziali inviate al Responsabile Legale consentiranno a quest ultimo di accedere all Area riservata. Con riferimento alla scheda Responsabile Legale dell Ente, i dati richiesti sono: Nome, Cognome, Data di nascita, Comune di nascita, e Codice fiscale - del responsabile legale Telefono e Fax del responsabile legale - attenzione, i numeri devono essere inseriti di seguito senza separare il prefisso dal numero (es e non 06/ ) del responsabile legale - attenzione, verificare attentamente la correttezza dell indirizzo inserito (conferma) si tratta di un campo di conferma, finalizzato a ridurre le possibilità di errore di digitazione. Ripetere l indirizzo del responsabile legale inserito nella casella precedente Qualifica - Esempio Dirigente, Presidente, Direttore generale, ecc Inoltre, è necessario che la persona che compila il form espliciti a che titolo richiede l accredito. Dovrà, quindi, dichiarare se egli è il Rappresentante legale o un Soggetto funzionalmente preposto alla gestione, munito dei necessari poteri. Una volta completata la compilazione della Scheda, cliccare sul pulsante - Procedi - posto in alto a destra per accedere alla schermata successiva

15 Informativa sulla Privacy Compilare la schermata relativa all Informativa sulla Privacy Questa schermata contiene l informativa sulla privacy e sul trattamento dei dati inseriti nel sistema. Cliccando sul pulsante - Stampa l informativa sulla privacy - è possibile stampare una copia dell informativa da acquisire agli atti. L accettazione dell informativa sulla privacy, mediante apposizione di una flag sul quadratino in basso al centro dello schermo, è necessaria per poter continuare la registrazione. Solo dopo aver accettato l informativa sulla privacy si attiverà il pulsante - Procedi - posto in alto a destra. Cliccare sul pulsante - Procedi - per accedere alla schermata successiva

16 Convalida Per procedere alla verifica del corretto inserimento dell indirizzo , il sistema invia una all indirizzo indicato nella schermata del Responsabile Legale. Se ci si accorgesse di aver inserito un indirizzo di posta elettronica errato contattare l Aran mediante invio di all indirizzo assistenzaaran@gruppofilippetti.it, o, in alternativa, telefonare al servizio di assistenza al numero CONFERMA DEI DATI proveniente da noreply@pec.aranagenzia.it Al fine di consentire di verificare la casella indicata nella schermata relativa al Responsabile Legale, alla stessa verrà inviata una PEC proveniente dall indirizzo noreply@pec.aranagenzia.it

17 Link Tale PEC conterrà un link Completa la registrazione ( Attenzione: se cliccando sul link non si aprisse la pagina internet dedicata, si consiglia di copiare il link stesso (da fino alla fine del codice) e incollarlo nella barra degli indirizzi di una nuova pagina internet Riepilogo dati inseriti Verificare i dati che compaiono nella schermata Riepilogo Dati Inseriti

18 In particolare, l utente dovrà controllare la correttezza dei dati riferiti al Responsabile legale dell Ente. Se i dati sono corretti, cliccare sul pulsante - Conferma - per confermarli e proseguire. Qualora, invece, sia necessario apportare delle correzioni, cliccare sul pulsante - Modifica - per modificarli. In tal caso la procedura riaprirà la schermata di cui al punto Clausole di responsabilità Prendere visione delle Clausole di Responsabilità Questa schermata contiene il contratto di adesione alla procedura di identificazione e accesso dell area riservata alle pubbliche amministrazioni, denominato anche Allegato A. Cliccando sul pulsante - Stampa clausole di responsabilità - è possibile stampare una copia dell Allegato A da acquisire agli atti

19 L accettazione delle clausole di responsabilità, mediante apposizione di una flag sul quadratino posto in basso al centro dello schermo, è necessaria per poter continuare la registrazione. Solo dopo aver accettato le clausole di responsabilità si attiverà il pulsante - Procedi - posto in alto a destra. Cliccare sul pulsante - Procedi - per accedere alla schermata successiva Conferma registrazione dati A questo punto i Dati sono stati registrati dal sistema 4.3. INVIO DEL MODULO ALL ARAN Per ultimare la registrazione occorre: 1. Stampare l estratto dei dati dichiarati nella registrazione. A tal fine, cliccare sul pulsante Stampa - posto in alto a destra dello schermo

20 Il sistema genererà un file immagine, in formato PDF. L utente dovrà procedere alla stampa del documento su carta intestata cliccando sull icona della stampante posta in alto a sinistra dello schermo. E, anche, possibile generare un file PDF da tenere agli atti, cliccando sul pulsante Scarica PDF Firmare la richiesta di abilitazione stampata. 2 Allegare la fotocopia leggibile di un proprio documento di identità in corso di validità (non necessario in caso di firma digitale). 3 Protocollare il documento

21 4. Inviare il documento ESCLUSIVAMENTE a mezzo PEC, utilizzando la PEC dell'ente indicata in fase di registrazione, all'indirizzo registrazione@pec.aranagenzia.it, avendo cura di inserire anche nell'oggetto della mail il numero e la data di protocollo interno relativo al documento scaricato dalla procedura. Per uscire dalla procedura cliccare sul pulsante - Fine - posto in alto a destra dello schermo 4.4. CONCLUSIONE DELLA PROCEDURA Qualche giorno dopo l invio della PEC, il RLE riceverà via PEC le credenziali di accesso, che consistono in una Username, una Password di accesso ed una Password dispositiva. Qualora la procedura non sia stata correttamente eseguita non sarà possibile procedere all abilitazione dell Utente. In tal caso l Aran segnalerà le problematiche riscontrate. Mediante l utilizzo di tali credenziali il RLE potrà accedere all area riservata alle Amministrazioni, all interno della quale sarà possibile stampare il resoconto della procedura di avvenuto accredito

22 - 22 -