DISBRIGO di PRATICHE AMMINISTRATIVE e CERTIFICATI

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1 AA BB CC EE GG HH 99 II :: HH ;; JJ < < = = KK > > MM?? NN OO PP QQ SS TT VV! "# %$& ' (*)+,-%.*,/0%01/*23145,6*, ISBIGO di PATICHE AMMINISTATIVE e CETIFICATI 6 P G ( ( GG H S V Q II P GG J O H opo il rinvio dello scorso anno, il 9/12/2002 entrerà in vigore l obbligo del deposito degli atti, c/o il egistro delle Imprese, utilizzando il ISPOSITIVO di FIMA IGITAE. Si presume che ci sarà un ulteriore rinvio di qualche mese, ma non ci facciamo troppo affidamento. In sostanza, dal 9 dicembre prossimo, il eg. delle Imprese accetterà i depositi obbligatoriamente per via informatica o telematica. Ciò significa che non sarà più accettata alcuna modulistica cartacea. E nostra intenzione esporvi le nuove modalità, operative e tecniche, per adeguarsi a tali novità; ma soprattutto come l Agenzia intende proporsi e cosa suggerisce a Voi professionisti per rendere tutto il più semplice possibile. Per apporre la FIMA IGITAE, su quanto oggetto di deposito, è indispensabile che il rappresentante legale si munisca della SMAT-CA; al momento sono interessati a tale adempimento tutti i soggetti iscritti nella sezione ordinaria del registro delle imprese (tranne le imprese individuali), come da allegato. Successivamente l utilizzo della smart-card e la firma digitale saranno estese anche ad altri adempimenti che non riguarderanno solo il eg. delle Imprese. Spieghiamo ora, sia pure in modo succinto, cosa occorre, cosa fare e di cosa dotarsi per adeguarsi alle nuove normative, riconducendo il tutto ai seguenti due argomenti: la SMAT-CA e le modalità di rilascio EPOSITO ATTI c/o EG. IMPESE CON FIMA IGITAE Il primo argomento interessa i rappresentanti legali delle società, mentre il secondo riguarda specificatamente Voi professionisti. la SMAT-CA e le modalità di rilascio a smart-card è un tesserino (tipo carta di credito) che il rappresentante legale può richiedere gratuitamente alla CCIAA, previo appuntamento. a C.C.I.A.A. ne rilascia gratuitamente una sola per ogni società e le successive saranno a pagamento. In ogni caso la SMAT CA è personale e può essere utilizzata per ogni società di cui la persona stessa è egale appresentante o abbia i poteri di firma.

2 Il dispositivo di firma ovvero la SMAT-CA può contenere due certificati di firma. a) SOTTOSCIZIONE Questo certificato si utilizza per firmare digitalmente un atto che abbia valore legale, la firma è IIPIABIE ed ha valore POBATOIO. b) ATENTICAZIONE Questo tipo di firma garantisce la certezza del mittente di una tra privati e non, anche in questo caso la firma è IIPIABIE ed ha valore POBATOIO autenticazione può essere attivata solo se è stata attivata la sottoscrizione e comunque deve essere richiesta esplicitamente dall utente. MOAITA I IASCIO 1) IASCIO a vista Presso qualunque intermediario, quale l AGENZIA SEVIZI TAIA. Ci vogliono circa 30 minuti per la generazione mentre l attivazione, che ne consente l utilizzo, viene emessa dalla Infocamere nelle 24/48 ore successive. 2) IASCIO successivo alla richiesta: POST-CA Questa modalità prevede E fasi: ICONOSCIMENTO dell utente ATTIVAZIONE della SMAT CA ICONOSCIMENTO Il riconoscimento della persona consiste nel riconoscere fisicamente l utente, far firmare (di pugno) i documenti di richiesta della smart card, e consegnargli la ETTEA I EVOCA, busta sigillata contenente il codice PIN personale. Tale riconoscimento EVE essere effettuato dall I.. (Incaricato alla egistrazione) persona NOMINATA dal.a.o. (nel caso specifico la ns. Agenzia associato.n.a.p.p.a) ed ATOIZZATA dalla INFOCAMEE. ATTIVAZIONE della SMAT CA Con i dati ed i documenti firmati dall utente, il.a.o. genera la smart card in collegamento INTANET con la INFOCAMEE ed attende la convalida (attivazione) che arriva dopo circa 24/48 ore. a smart card è pronta e può essere consegnata all interessato. AGENZIA SEVIZI ITAIA POPONE: icevere i rappresentanti legali c/o la nostra sede per il rilascio a vista o post card; mandare un proprio I.. c/o la sede del rappresentante legale; mandare un proprio I.. c/o lo studio del professionista per la fase di riconoscimento delle persone convocate dal professionista; in qualità di.a.o. può nominare I.. il professionista stesso o persona di studio da egli indicata. Qualunque altra soluzione proposta è gradita e sarà vagliata dall agenzia per la sua fattibilità.

3 EPOSITO CON FIMA IGITAE a quanto detto è palese che la SMAT CA costituisce requisito essenziale per il deposito con firma digitale e per rendere comprensibili le modalità di tale adempimento le mettiamo a confronto con le modalità ancora in essere che definiamo EPOSITO MISTO ed in che modo l agenzia interviene e interverrà in supporto allo studio: EPOSITO MISTO (ovvero ATTAE) agenzia, dopo la consulenza telefonica, riceve dallo studio: libro verbale, o estratto notarile, il modello FEA firmato di pugno la fotocopia del documento del rappresentante legale ed eventuali altri documenti necessari al deposito l agenzia predispone l ATTO I EPOSITO ovvero genera un FIE con il programma FEA, riproduzione informatica della vecchia modulistica cartacea tipo: S/2, INT/P ecc. e scarica il tutto su un FOPP ISK, predispone tutta la restante documentazione cartacea applicando i bolli necessari e l atto è pronto per essere portato alla C.C.I.A.A; c/o la CCIAA un incaricato dell agenzia paga alla cassa i diritti di deposito (in contanti) e presenta allo sportello: il libro verbale (per l autentica della pagina contenete il verbale) o l estratto, la fotocopia del documento del rapp.te legale, i documenti cartacei prodotti dal FEA, il foglio fedra firmato di pugno dal rappresentante legale, il floppy disk (per semplicità il FEA) Si intuisce che tale deposito è metà informatico (il floppy con il FEA) e metà cartaceo (il libro e gli altri documenti) EPOSITO CON FIMA IGITAE con supporto totale dell agenzia agenzia, dopo la consulenza telefonica, riceve dallo studio: libro verbale, (se occorre) modello firma fedra sottoscritto di pugno dai firmatari con fotocopia documento di riconoscimento degli stessi, l agenzia predispone l ATTO I EPOSITO ovvero il FEA (vedi sopra) scansiona la pagina del libro verbale scansiona (se si è reso necessario) il modello firma fedra sottoscritto dai firmatari e le fotocopie dei documenti di riconoscimento degli stessi, trasforma in formato PF il FIE FEA trasforma in formato PF i documenti precedentemente scansionati il deposito è pronto per essere firmato digitalmente dal rappresentante legale. e firme digitali, utilizzando la SMAT CA, devono essere apposte sul FIE ATTO I EPOSITO (FEA) e sul FIE contenente i documenti scansionati. Per questo adempimento si aprono due possibilità: il rappresentante legale viene ricevuto c/o l agenzia il rappresentante legale si reca c/o lo studio del professionista in questo caso il professionista deve essere attrezzato sia con strumenti hardware sia con strumenti software di cui diremo più avanti. agenzia invia allo studio, per E-MAI, il FIE atto di deposito (il FEA) il FIE con i documenti scansionati

4 o studio convoca il rappresentante legale, fa apporre le firme digitali su quanto ricevuto per E-MAI e rispedisce il tutto all agenzia sempre per E-MAI. agenzia esegue il deposito al registro delle imprese facendo l INVIO TEEMATICO I diritti di deposito ed i bolli virtuali verranno addebitati dalla INFOCAMEE alla NAPPA che addebiterà tali importi all agenzia. I COSA EVE OTASI O STIO del POFESSIONISTA a quanto esposto e avvalendosi del supporto massimo dell agenzia il professionista, al fine di ricevere il rappresentante legale c/o il proprio studio, dovrà dotarsi di: EQISITO HAAE ettore di SMAT CA (deve essere acquistato) EQISITI SOFTAE Programma IKE, (software gratuito, è possibile scaricarlo da internet) si utilizza per l apposizione della firma digitale unitamente al lettore di smart card. I programmi (due) necessari alla installazione del lettore di smart card o studio che voglia gestire in proprio il deposito con firma digitale dovrà munirsi inoltre di: SCANNE (da acquistare) Programma FEA (gratuito, si scarica da internet) Programma ACOBAT per trasformare i file in formato PF (si acquista, ne esistono altri simili su internet e quindi gratuiti) ichiedere l autorizzazione per l uso del programma TEEMACO c/o la CCIAA destinataria dell invio telematico ottenere l autorizzazione per l addebito dei bolli virtuali c/o l ufficio delle entrate (e poi tanta fortuna!!!!) COSA POPONE l AGENZIA SEVIZI ITAIA a fornitura di un KIT comprendente: il lettore di smart card completo del software necessario alla sua installazione il programma IKE l installazione di detti programmi l istruzione all uso dei programmi per l apposizione della firma digitale l istruzione alla gestione dei file e degli invii delle relative consulenza on-line per l uso di quanto sopra al momento della gestione degli atti da depositare

5 $//(*$72 1. Fondamenti normativi applicazione del dispositivo di firma digitale al registro delle imprese, per le sole società, avviene con il P n. 558/1999 e con la legge n. 340/2000 che, all articolo 32, dispone che gli atti ed i modelli del registro delle imprese siano inviati a questo ufficio, a decorrere dal 10 dicembre 2001, obbligatoriamente per via informatica o telematica utilizzando il dispositivo di firma digitale. Tale disposizione è stata prorogata con l articolo 3 comma 13 della legge n. 448/2001 al 9 dicembre Soggetti ed atti coinvolti al 9 dicembre 2002 non sarà più possibile utilizzare i modelli cartacei. a possibilità di compilare i modelli con l ausilio di supporti informatici (Fedra) e di trasmettere telematicamente le pratiche al egistro delle Imprese (Telemaco) è comunque già pienamente operativa. obbligo di presentazione delle istanze su supporto informatico o telematico riguarda i seguente soggetti: le società semplici; le società in nome collettivo; le società in accomandita semplici; le società per azioni; le società a responsabilità limitata; le società in accomandita per azioni; le società cooperative; le società consortili; i consorzi; le società estere aventi sedi secondarie in Italia; ogni altro soggetto iscritto nella sezione ordinaria del registro delle imprese (tranne le imprese individuali). Non è obbligatorio, ma comunque possibile per: le imprese individuali; i soggetti iscritti solo al EA (associazioni, unità locali di imprese estere in Italia, ecc). Tutti i soggetti obbligati all utilizzo di tali procedure dovranno procedere, all invio delle domande e delle denunce al registro delle imprese, solo con tale modalità. adempimento riguarda tutte le pratiche (iscrizioni, modifiche, cancellazioni, deposito del bilancio, denunce EA, ecc.).