Guida prodotto GFI. Guida dell amministratore

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1 Guida prodotto GFI Guida dell amministratore

2 Le informazioni e il contenuto del presente documento vengono forniti esclusivamente a scopi informativi e come sono, senza garanzia di alcun tipo, sia espressa che implicita, ivi incluse, in via esemplificativa, tutte le garanzie implicite di commerciabilità, idoneità a soddisfare uno scopo particolare e non violazione dei diritti altrui. GFI Software non sarà ritenuta responsabile di nessun danno, inclusi danni consequenziali, che possano derivare dall uso del presente documento. Le informazioni sono state ottenute da fonti pubblicamente disponibili. Nonostante siano stati compiuti sforzi ragionevoli al fine di garantire la precisione dei dati forniti, GFI non garantisce, promette né tantomeno assicura la completezza, la precisione, l aggiornamento o l adeguatezza di tali dati e non sarà ritenuta responsabile di errori di stampa. GFI non fornisce garanzie, né espresse né implicite e non si assume la responsabilità legale della precisione o della completezza delle informazioni contenute nel presente documento. Se si ritiene che vi siano errori effettivi nel presente documento, contattarci. Provvederemo a risolvere la cosa quanto prima. Tutti i nomi di prodotti e società riportati possono essere marchi registrati dei rispettivi proprietari. Microsoft e Windows sono marchi registrati o marchi commerciali di Microsoft Corporation negli Stati Uniti e in altri paesi. GFI MailArchiver è un copyright di GFI SOFTWARE Ltd GFI Software Ltd. Tutti i diritti riservati. Versione documento: V Ultimo aggiornamento (mese/giorno/anno): 7/8/2014

3 1 Informazioni su GFI MailArchiver Introduzione a GFI MailArchiver Funzionamento di GFI MailArchiver Gestione licenze di GFI MailArchiver Conformità legale Termini e convenzioni utilizzati nella presente guida 11 2 Installazione di GFI MailArchiver Prima dell installazione Requisiti di sistema Requisiti software Requisiti hardware Connessioni stabilite dal server di GFI MailArchiver Esclusione cartelle dalla scansione antivirus Impostazioni del database Impostazioni di ASP.NET Come installare/abilitare.net 3.5 SP1 su Windows Server 2008 R Determinazione del computer in cui installare GFI MailArchiver Configurazione cassetta postale di journaling Creazione di una cassetta postale di journaling in Microsoft Exchange Server Preparazione della cassetta postale di journaling in Microsoft Exchange Server 2007/2010/ Creazione di una cassetta postale di journaling in Microsoft Exchange Server Creazione di una cassetta postale di journaling in Microsoft Exchange Server Impostazione dell'inserimento nel journal standard Impostazione dell'inserimento nel journal avanzato Creazione di una cassetta postale di journaling in Microsoft Exchange Scelta e preparazione di un database Scelta del tipo di database Utilizzo del database GFI MailArchiver Utilizzo di SQL Server Express Utilizzo di Microsoft SQL Server Installazione di GFI MailArchiver Rimozione posta da Microsoft Exchange Rimozione dei messaggi da Exchange Server utilizzando Assistente archivio di GFI MailArchiver Rimozione posta da Microsoft Exchange Server Rimozione posta da Microsoft Exchange Server Rimozione posta da Microsoft Exchange Server Rimozione posta da Microsoft Exchange Server Informazioni sulla disinstallazione 57 3 Procedura guidata di post-installazione di GFI MailArchiver Configurazione licenza 58

4 3.2 Configurazione delle impostazioni nuovo magazzino archivio tramite procedura guidata post-installazione Configurazione magazzino archivio - Database di GFI MailArchiver Configurazione magazzino archivio - SQL Server Configurazione del metodo di archiviazione tramite la procedura guidata postinstallazione Configurazione cassetta postale di journaling Creazione di una cassetta postale di journaling tramite la procedura guidata postinstallazione Finalizzazione della configurazione post-installazione Verifica dell installazione Utilizzo di Port Change Tool 73 4 Aggiornamento da versioni precedenti Perché è necessario aggiornare a GFI MailArchiver 2014? Aggiornamento da versioni precedenti a GFI MailArchiver Vantaggi dei nuovi magazzini archivi Prima dell aggiornamento Aggiornamento di GFI MailArchiver Azioni successive all aggiornamento Controllo della licenza 79 5 Utilizzo di GFI MailArchiver Accesso a GFI MailArchiver Utilizzo della scheda Home Panoramica stato Server Magazzini archivi Flusso posta elettronica Visualizzatore eventi Visualizzazione degli elementi archiviati Lavorare con gli elementi archiviati Ricerca elementi archiviati Utilizzo di Ricerca semplice Utilizzo di Ricerca avanzata Ricerca posta elettronica tramite smartphone Accesso a più cassette postali GFI MailInsights Requisiti di GFI MailInsights Generazione di rapporti MailInsights Pianificazione di rapporti MailInsights Flusso di comunicazione Utilizzo Webmail Tempestività Utilizzo dell archiviazione Account inattivi Parole inappropriate Spammer interni 110

5 Fuori dagli orari di ufficio Rilevamento fuga di dati Ricerca di lavoro Ricerca frase Rapporto traffico utente Rapporto argomenti messaggi Rapporto Indicatori prestazioni posta elettronica Rapporto messaggi di grandi dimensioni Modifica delle preferenze utente Ottenere risultati Ottenere i risultati con GFI MailArchiver - Come archiviare la posta elettronica aziendale Ottenere risultati con GFI MailArchiver - Importazione ed esportazione dei messaggi di posta elettronica Ottenere risultati con GFI MailArchiver - Analisi dei messaggi di posta elettronica archiviati Configurazione di GFI MailArchiver Panoramica impostazioni Configurazione del metodo di archiviazione Gestione dei server di posta da archiviare Visualizzazione dei server di posta configurati Aggiunta di una nuova cassetta postale di journaling Modifica di una cassetta postale di journaling esistente Disattivazione e attivazione di una cassetta postale di journaling esistente Rimozione di una cassetta postale di journaling esistente Configurazione delle regole di archiviazione Aggiunta di regole di archiviazione Modifica delle regole di archiviazione Rimozione delle regole di archiviazione configurazione limitazioni archivio Abilitazione delle limitazioni archivio cassetta postale Disabilitazione limitazioni archivio cassetta postale Gestione dell ambito di archiviazione Configurazione del recupero della struttura di cartelle della cassetta postale Abilitazione recupero della struttura di cartelle della cassetta postale Disabilitazione del recupero della struttura di cartelle della cassetta postale Esclusione cartelle da Recupero struttura di cartelle Rimozione criteri delle cartelle escluse Importazione dei messaggi di posta elettronica e degli elementi di calendario da Assistente archivio di GFI MailArchiver Configurazione di impostazioni di importazione predefinite Configurazione impostazioni importazione per gli utenti rilevati Configurazione impostazioni predefinite File Archive Assistant Gestione magazzini archivi Visualizzazione magazzini archivi configurati Configurazione delle impostazioni nuovo magazzino archivio 165

6 7.9.3 Scelta e preparazione di un database da utilizzare con GFI MailArchiver Collegamento di un magazzino archivio Modifica dei dati dei magazzini archivi esistenti Scollegamento di un magazzino archivio esistente Indicizzazione Configurazione credenziali percorso file dell indice Pianificazione magazzini archivio Backup dei magazzini archivi Backup online Backup offline Spostamento dei messaggi da un database all altro Configurazione GFI MailArchiver Import Service Rimozione dei magazzini archivi di origine da GFI MailArchiver Spostamento dei file binari in GFI MailArchiver Import Service Spostamento di messaggi di posta elettronica nei magazzini archivi di GFI MailArchiver Ripristino della struttura di cartella cassetta postale dei messaggi spostati Aggiornamento dello schema del database Collegamento di un database di GFI MailArchiver Configurazione ruoli e autorizzazioni Visualizzazione ruoli e autorizzazioni configurati Aggiunta di un nuovo ruolo Assegnazione ruoli Configurazione di un ruolo di accesso completo Eliminazione ruoli Ruolo predefinito Controllo di accesso Aggiunta di utenti ad Accesso archivio responsabili del gruppo Definizione controllo di accesso utente Configurazione cassette postali condivise Configurazione del server IMAP Operazioni con i certificati Criteri di conservazione Applicazione dei criteri di conservazione Visualizzazione criteri di conservazione Aggiunta di un nuovo criterio di conservazione Modifica ordine dei criteri di conservazione Aggiunta di un criterio di conservazione SPAM Configurazione della conservazione a fini giudiziari Utilizzo della conservazione retroattiva Regole di classificazione Aggiunta di una nuova regola di classificazione Modifica di una regola di classificazione Rimozione di una regola di classificazione Configurazione controllo Configurazione del controllo attività del database Modifica controllo attività del database 212

7 Rapporti di controllo Configurazione dell eliminazione dei messaggi Visualizzazione e modifica codici di licenza Configurazione delle impostazioni generali Modifica delle impostazioni generali Modifica impostazioni controllo versione Configurazione della scheda Ricerca archiviazione di fax Configurazione notifica stato archiviazione Configurazione dell accesso client Installazione di GFI MailArchiver Outlook Connector Funzionamento di GFI MailArchiver Outlook Connector Download di GFI MailArchiver Outlook Connector Modifica della disponibilità della scheda Outlook Connector Requisiti di sistema di Outlook Connector Software Hardware Installazione di GFI MailArchiver Outlook Connector: installazione manuale Installazione di GFI MailArchiver Outlook Connector tramite Oggetto Criteri di gruppo Installazione di Outlook Connector tramite Oggetto Criteri di gruppo in Windows Server Installazione di Outlook Connector tramite Oggetto Criteri di gruppo in Windows Server Configurazione di Assistente archivio Funzionamento di Assistente archivio di GFI MailArchiver Requisiti di sistema - Assistente archivio di GFI MailArchiverGFI MailArchiver File Archive Assistant Abilitazione e disabilitazione dell archiviazione manuale Modifica della disponibilità della scheda di Assistente archivio di GFI MailArchiver Installazione manuale di Assistente archivio di GFI MailArchiver Installazione di Archive Assistant tramite Oggetto Criteri di gruppo in Windows Server Configurazione di Assistente archivio di GFI MailArchiver Distribuzione di File Archive Assistant Requisiti di sistema - Assistente archivio di GFI MailArchiverGFI MailArchiver File Archive Assistant Modifica della disponibilità della scheda File Archive Assistant Configurazione impostazioni predefinite File Archive Assistant Configurazione ruoli e autorizzazioni per l archiviazione file Download di File Archive Assistant Download del pacchetto MSI di File Archive Assistant Installazione di File Archive Assistant tramite Oggetti Criteri di gruppo - Windows Server Configurazione di File Archive Assistant Distribuzione di GFI MailArchiver App per Windows 8/RT Requisiti di sistema Configurazione di GFI MailArchiver Touch App 248

8 8.5 Configurazione dell accesso client IMAP GFI MailArchiver IMAP Configurazione IMAP in Apple Mail Configurazione IMAP in ios Configurazione IMAP in Microsoft Outlook Configurazione IMAP in Microsoft Outlook Configurazione IMAP in Microsoft Outlook Configurazione IMAP in Microsoft Outlook Configurazione IMAP in Outlook 2011 per Mac Configurazione IMAP in Windows Live Mail Configurazione IMAP su Android Configurazione IMAP in Mozilla Thunderbird Utilizzo di GFI MailArchiver Import Export Tool Importazione di messaggi di posta elettronica dalle cassette postali di Microsoft Exchange Passaggio 1: Importazione di messaggi di posta elettronica da un computer remoto Autorizzazioni di accesso alle cassette postali di Microsoft Exchange: concessione autorizzazioni Passaggio 2: Esecuzione di GFI MailArchiver Import Export Tool Autorizzazioni di accesso alla cassetta postale Microsoft Exchange: revoca autorizzazioni Importazione dei messaggi di posta elettronica da file PST in locale Passaggio 1: Importazione di elementi da un computer remoto Passaggio 2: Esecuzione di GFI MailArchiver Import Export Tool per importare da file PST Esportazione messaggi dai magazzini archivi di GFI MailArchiver Esportazione di messaggi di posta elettronica Ripristino di cassette postali Risoluzione dei problemi e supporto Introduzione GFI SkyNet Forum Web Richiesta di supporto tecnico Documentazione Problemi di installazione Problemi generali Problemi di importazione ed esportazione Problemi di Outlook Connector Glossario Indice 306

9 1 Informazioni su GFI MailArchiver 1.1 Introduzione a GFI MailArchiver GFI MailArchiver è una soluzione per l'archiviazione della posta elettronica che consente di archiviare tutti i messaggi interni ed esterni in un magazzino archivio centrale. La configurazione di GFI MailArchiver basata sul Web permette di gestire in modo semplice gli archivi di posta elettronica. È inoltre possibile consentire agli utenti di selezionare e ricercare i messaggi di posta elettronica precedenti mediante l'interfaccia basata sul Web. GFI MailArchiver fornisce anche l'integrazione con Microsoft Outlook. 1.2 Funzionamento di GFI MailArchiver È possibile classificare le operazioni eseguite da GFI MailArchiver in tre passaggi, descritti di seguito: Figura 1: Tipico diagramma di installazione di GFI MailArchiver. Passaggio 1: Recupero degli elementi da archiviare GFI MailArchiver recupera i messaggi, gli elementi di calendario o i file in base al metodo di archiviazione configurato come descritto nella tabella che segue: GFI MailArchiver 1 Informazioni su GFI MailArchiver 9

10 OPZIONE Archiviazione manuale Archiviazione automatica (inserimento nel journal) Questo metodo consente agli utenti di archiviare manualmente i messaggi, gli elementi di calendario o i file dal client Microsoft Outlook in GFI MailArchiver. Per poter archiviare manualmente gli elementi, gli utenti devono distribuire Assistente archivio di GFI MailArchiver. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Configurazione di Assistente archivio (pagina 231). GFI MailArchiver utilizza l'inserimento nel journal di Microsoft per recuperare tutti gli elementi da archiviare in una singola cassetta postale. Per il metodo di archiviazione automatica, è necessaria una cassetta postale di journaling (configurata in Microsoft Exchange), che viene configurata attraverso la procedura guidata di post-installazione. Ciò consente di iniziare l archiviazione degli elementi da Microsoft Exchange Server. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Configurazione cassetta postale di journaling (pagina 67). Se è abilitato il metodo Archiviazione automatica (inserimento nel journal), selezionare una delle opzioni seguenti: Tutti i messaggi: per archiviare tutti i messaggi che passano tramite i server di posta configurati, selezionare l opzione. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Gestione dei server di posta da archiviare (pagina 135). Archiviazione basata su regole: consente di archiviare i messaggi in base ai criteri specificati nelle regole di archiviazione configurate. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Configurazione delle regole di archiviazione (pagina 140). Facoltativamente, messaggi ed elementi di calendario possono essere importati in GFI MailArchiver tramite GFI MailArchiver Import Export Tool. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Utilizzo di GFI MailArchiver Import Export Tool (pagina 261). Passaggio 2: Archiviazione elementi recuperati GFI MailArchiver archivia gli elementi raccolti nei magazzini archivi creati automaticamente in base alle Impostazioni nuovo magazzino archivio configurate. Gli elementi vengono archiviati in base alla data di ricezione. Se un magazzino archivio non esiste per il periodo che corrisponde alla data dell elemento, viene creato automaticamente un nuovo magazzino archivio. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Configurazione delle impostazioni nuovo magazzino archivio (pagina 165).. Quando è selezionato il metodo Archiviazione basata su regole, GFI MailArchiver archivia solo gli elementi che corrispondono ai criteri specificati nelle regole di archiviazione configurate. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Configurazione delle regole di archiviazione (pagina 140). Passaggio 3: Visualizzazione e analisi degli elementi archiviati Gli utenti possono visualizzare, cercare e analizzare specifici elementi archiviati mediante l interfaccia web di GFI MailArchiver o da Microsoft Outlook utilizzando GFI MailArchiver Outlook Connector. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Visualizzazione degli elementi archiviati (pagina 84). Inoltre, utilizzare GFI MailInsights per analizzare le informazioni relative all utilizzo della posta elettronica e alle tendenze. Utilizzare questa funzionalità per generare rapporti di gestione e risorse GFI MailArchiver 1 Informazioni su GFI MailArchiver 10

11 umane che forniscano una panoramica dell utilizzo o dell abuso della posta elettronica e delle risorse. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a GFI MailInsights (pagina 99). 1.3 Gestione licenze di GFI MailArchiver GFI MailArchiver richiede una licenza per ogni cassetta postale. Potrebbe essere necessario escludere determinate cassette dall archiviazione pur includendo quelle specifiche. Questo può essere ottenuto configurando le Limitazioni archivio cassetta postale, il che determina il numero di cassette postali con licenza calcolate dal prodotto. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a configurazione limitazioni archivio (pagina 144). Per informazioni generali sulla gestione delle licenze di GFI MailArchiver, fare riferimento a: Conformità legale Nell abilitare il metodo di archiviazione o la funzione di eliminazione dei messaggi, assicurarsi di non violare le politiche aziendali o le leggi e le norme relative all archiviazione dei messaggi in vigore nella propria giurisdizione. Per ulteriori informazioni, fare riferimento ai capitoli Configurazione delle regole di archiviazione e Eliminazione messaggi di posta Termini e convenzioni utilizzati nella presente guida Termine Nota Importante Descrizione Ulteriori informazioni e i riferimenti essenziali per il funzionamento di GFI MailArchiver. Notifiche e avvertenze importanti riguardo i potenziali problemi rilevati di frequente. > Istruzioni di navigazione dettagliate per accedere a una funzione specifica. Testo in grassetto Testo in corsivo Codice Elementi da selezionare quali nodi, opzioni di menu o pulsanti dei comandi. Parametri e valori da sostituire con valori applicabili, quali percorsi personalizzati e nomi file. Indica i valori di testo da immettere, come comandi e indirizzi. GFI MailArchiver 1 Informazioni su GFI MailArchiver 11

12 2 Installazione di GFI MailArchiver Nelle sezioni seguenti vengono fornite le informazioni su come distribuire correttamente un istanza pienamente funzionale di GFI MailArchiver: SEZIONE Note di installazione Requisiti di sistema Considerazioni sull ambiente Preparazione di una cassetta postale di journaling Scelta e preparazione di un database Procedura di installazione Rimozione posta da Microsoft Exchange Server Seguire un elenco di controllo dettagliato per accertarsi che il proprio ambiente risponda ai requisiti necessari. Cercare le informazioni relative ai requisiti hardware e software e alte importanti impostazioni relative alle porte, ad ASP.NET e al database. Trovare le informazioni relative all ambiente dove verrà installato GFI MailArchiver. Creare una cassetta postale di journaling su Microsoft Exchange da cui GFI MailArchiver recupererà gli elementi da archiviare. Configurare l infrastruttura del database per assicurare le migliori prestazioni in termini di archiviazione dati e processi di recupero. Per installare GFI MailArchiver, seguire i passaggi. Una volta che è stato configurato GFI MailArchiver e gli elementi vengono archiviati correttamente, creare un criterio di gestione cassette postali per liberare lo spazio sul server di Microsoft Exchange attraverso l eliminazione della posta archiviata. GFI MailArchiver 2 Installazione di GFI MailArchiver 12

13 SEZIONE Attività post-installazione Dopo aver installato correttamente GFI MailArchiver, seguire la procedura guidata postinstallazione che assisterà l amministratore nella configurazione di GFI MailArchiver. 2.1 Prima dell installazione Il seguente elenco di controllo assicura la presenza di tutti i requisiti necessari prima di procedere con l installazione: 1. Assicurarsi di aver effettuato l'accesso come amministratore o di utilizzare un account con privilegi amministrativi. 2. installare.net Framework 4.0 o Configurare IIS (SMTP/Servizi Web). Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Impostazioni di ASP.NET (pagina 18). 4. Abilitare.NET Framework 3.5. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Come installare/abilitare.net 3.5 SP1 su Windows Server 2008 R2 (pagina 19). 5. Installare Microsoft Exchange Server MAPI Client e Collaboration Data Objects. 6. Assicurarsi che la risoluzione dello schermo sia di 1024 x 768 o superiore. 7. Accertarsi che le porte di comunicazione utilizzate da GFI MailArchiver siano libere. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Connessioni stabilite dal server di GFI MailArchiver (pagina 17). 8. Verificare che il computer sul quale si sta installando GFI MailArchiver soddisfi i requisiti hardware e di sistema specificati in Requisiti di sistema. 9. Verificare il ruolo di Microsoft Exchange Server. GFI MailArchiver non può essere installato nel ruolo Edge di Microsoft Exchange Server 2007/2010, poiché tale server viene normalmente distribuito in una DMZ mediante ADAM (Active Directory Application Mode)/AD LDS (Lightweight Directory Services) anziché Active Directory. 10. Assicurarsi di abilitare il servizio IMAP se l'installazione avviene nel ruolo Accesso client di Microsoft Exchange Server 2007/ (Facoltativo) Installare Microsoft SQL Server o Microsoft SQL Server Express. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Scelta del tipo di database (pagina 41). 12. Salvare i lavori in sospeso e chiudere tutte le applicazioni aperte nel computer. 13. eseguire il programma di installazione di GFI MailArchiver per installare GFI MailArchiver ed eventuali prerequisiti software mancanti. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Installazione di GFI MailArchiver (pagina 46). 14. seguire la procedura guidata di post-installazione per configurare GFI MailArchiver e il relativo ambiente operativo. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Procedura guidata di postinstallazione di GFI MailArchiver (pagina 58). GFI MailArchiver 2 Installazione di GFI MailArchiver 13

14 Accertarsi che i campi Nome visualizzato e di Active Directory siano compilati con dati validi. 2.2 Requisiti di sistema Utilizzare i collegamenti seguenti per individuare informazioni relative ai requisiti hardware e software e alte importanti impostazioni per assicurare una distribuzione di successo di GFI MailArchiver. Requisiti software Sistemi operativi supportati Server di posta elettronica supportati Database supportati Requisiti hardware Altri componenti obbligatori Processore Memoria Impostazioni importanti Archiviazione fisica Software antivirus Impostazioni delle porte del firewall Impostazioni del database Impostazioni di ASP.NET Abilitazione di.net 3.5 su Windows Server 2008 R2 Le specifiche consigliate per software e hardware dipendono dal numero di utenti, impostazioni abilitate, flusso della posta e dimensioni dei messaggi Requisiti software Sistemi operativi supportati È possibile installare GFI MailArchiver in tutti i sistemi operativi elencati di seguito: VERSIONE SO SISTEMA OPERATIVO SUPPORTATO 32 BIT Windows SBS 2003 ed SBS 2011 Windows 2003 Standard e Enterprise con SP2 Windows 2008 Standard ed Enterprise GFI MailArchiver 2 Installazione di GFI MailArchiver 14

15 VERSIONE SO SISTEMA OPERATIVO SUPPORTATO 64 BIT Windows SBS 2008 Standard ed SBS 2011 Windows 2003 Standard e Enterprise con SP2 Ambienti Windows 2008 Standard, Enterprise, Datacentre e Hyper-V Ambienti Windows Server 2008 R2 Enterprise e Hyper-V Windows Server 2012 Il server in cui installare GFI MailArchiver deve avere accesso ad Active Directory. Server di posta elettronica supportati Microsoft Exchange Server 2003 o versione successiva. Server di posta compatibili con IMAP (con funzionalità simile all inserimento nel journal) Microsoft Office 365. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Database supportati GFI MailArchiver supporta i back-end di database elencati di seguito: DATABASE SUPPORTATO SQL Server 2005 o versione successiva (incluse le edizioni di SQL Server Express) Firebird: consigliato solo per scopi di valutazione Microsoft SQL Server o Microsoft SQL Server Express sono consigliati per tutte le organizzazioni. Microsoft SQL Server (o Microsoft SQL Server Express) non è incluso nell'installazione di GFI MailArchiver e deve essere installato come processo separato. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a: Utilizzo di Microsoft SQL Server e Utilizzo di Microsoft SQL Express. Un database open source utilizzato a scopi di valutazione con GFI MailArchiver. Consigliato per scopi di valutazione solo per organizzazioni con meno di 50 utenti di posta elettronica e quantità moderate di messaggi posta elettronica, con fino a 2500 messaggi al giorno. Altri componenti obbligatori ALTRI COMPONENTI Microsoft.NET Framework 4.0 o 4.5. Scaricare.NET Framework 4.5 da: Microsoft.NET Framework 4.5 non è supportato su Microsoft Server Accedere a Microsoft Active Directory ASP.NET 4.0 o 4.5 GFI MailArchiver 2 Installazione di GFI MailArchiver 15

16 ALTRI COMPONENTI Internet Information Services (IIS ) 6.0 o versioni successive - Servizi SMTP e World Wide Web Internet Explorer 8 o versioni successive, Mozilla Firefox, Google Chrome, Safari Microsoft Data Access Components (MDAC) 2.6 o superiore Richiesti Microsoft Exchange Server MAPI Client e Collaboration Data Objects (a meno che sia installato Outlook bit o versione successiva oppure che sia installato GFI MailArchiver con Microsoft Exchange Server 2003). Per scaricare, fare clic qui. Livello funzionalità dominio: Dal 2003 in poi La risoluzione dello schermo minima supportata è 1024 x 768. IMPORTANTE Dopo l installazione di Microsoft.NET Framework 4.0 o 4.5, riavviare il computer Requisiti hardware Processore REQUISITI Minimo Consigliato Processore a 32 bit da 2 GHz, Intel Pentium o compatibile. Server basato su architettura x64 con architettura Intel 64 o piattaforma AMD64. Memoria REQUISITI Minimo Consigliato 1 GB di RAM (dedicata a GFI MailArchiver) 3 GB di RAM (dedicata a GFI MailArchiver) Archiviazione fisica REQUISITI Minimo Consigliato 400 MB di spazio su disco fisico (NTFS) per l installazione di GFI MailArchiver. Per il database (Firebird o Microsoft SQL server) è necessario uno spazio maggiore. La capacità di archiviazione dipende dal volume di posta da archiviare. Server con quattro unità fisiche, con la possibilità di incrementare lo spazio di archiviazione su richiesta, se necessario. Per ulteriori informazioni sulla configurazione del database, consultare la sezione Impostazioni del database. GFI MailArchiver 2 Installazione di GFI MailArchiver 16

17 È consigliabile archiviare database e indici in dischi rigidi separati di dimensioni appropriate. Sono consigliati dischi rigidi SAS Connessioni stabilite dal server di GFI MailArchiver PORTA PROTOCOLLO 25 Utilizzata da GFI MailArchiver quando un messaggio di posta deve essere ripristinato nella cassetta postale di un utente o una notifica viene inviata all amministratore di GFI MailArchiver. SMTP 80 Utilizzata dall interfaccia utente di GFI MailArchiver e dai servizi web. HTTP 135 Abilitare la porta quando GFI MailArchiver è installato sullo stesso computer di Microsoft Exchange Server ed è configurato per utilizzare ExOLEDB per il recupero dei messaggi. 143 Abilitare la porta per il recupero dei messaggi quando GFI MailArchiver non è installato sullo stesso server sul quale si trova il server Microsoft Exchange Server Abilitare la porta quando GFI MailArchiver è configurato per archiviare i messaggi in un database di SQL Server Utilizzata per le connessioni eseguite dal server di GFI MailArchiver al controller di dominio che archivia Microsoft Global Catalog. 8017, 8018, 8019, 8020, 8022 Utilizzata per la comunicazione tra i componenti e i servizi di GFI MailArchiver. Assicurarsi che queste porte siano disponibili e libere Porta predefinita assegnata al servizio IMAP di GFI MailArchiver. Il servizio IMAP consente agli utenti di accedere ai messaggi di posta archiviati tramite IMAP da client di posta di terze parti quali Thunderbird, Microsoft Outlook, Apple Mail, Android, ios e altri. MAPI/RPC IMAP Microsoft SQL Server Microsoft Global Catalog IMAP Utilizzare Port Changing Tool per cambiare con facilità i numeri delle porte. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Utilizzo di Port Change Tool (pagina 73) Esclusione cartelle dalla scansione antivirus Il software antivirus può provocare malfunzionamenti in GFI MailArchiver. Ciò accade quando tale software nega l'accesso ad alcuni file necessari a GFI MailArchiver. È consigliabile escludere le seguenti cartelle e sottocartelle dal software antivirus (all accesso e su richiesta) che viene eseguito sul server GFI MailArchiver: CARTELLE DI GFI MailArchiver <Cartella di installazione di GFI MailArchiver> e sottocartelle. <..\Programmi\File comuni\gfi> Inoltre, escludere l indice e le posizioni del magazzino archivio da operazioni di scansione antivirus. Le posizioni predefinite dell indice e del magazzino archivio sono: GFI MailArchiver 2 Installazione di GFI MailArchiver 17

18 POSIZIONI PREDEFINITE DI GFI MailArchiver PER L INDICE E IL MAGAZZINO ARCHIVIO <Cartella di installazione di GFI MailArchiver>\Indexes\default> <Cartella di installazione di GFI MailArchiver>\Databases\default\> È possibile modificare le posizioni dell indice e del magazzino archivio dopo l installazione di GFI MailArchiver. Per ulteriori informazioni, fare riferimento alle sezioni Configurazione delle impostazioni nuovo magazzino archivio e Configurazione degli indici di ricerca del presente manuale Impostazioni del database GFI MailArchiver richiede l installazione di SQL Server (se utilizzato come database di archivio) nella modalità priva di distinzione tra maiuscole e minuscole. Questa è l'impostazione di installazione predefinita di SQL Server. Le modalità di confronto di SQL Server si applicano a tutti gli oggetti di SQL Server, compresi i nomi di accesso. In tali casi, se un utente modifica le proprietà del nome e non vi è corrispondenza esatta tra maiuscole e minuscole, GFI MailArchiver restituirà un errore poiché non sarà in grado di trovare le risorse desiderate. Dopo l'installazione, non sarà possibile modificare agevolmente la modalità di confronto di SQL Server. È necessaria la ricostruzione del database principale mediante gli strumenti o i metodi avanzati di Microsoft SQL. La migliore soluzione consiste nell installare un'altra istanza di SQL Server (impostata sulla modalità di confronto senza distinzione tra maiuscole e minuscole). IMPORTANTE Assicurarsi che SQL Server sia installato nella modalità priva di distinzione tra maiuscole e minuscole se SQL Server viene utilizzato come database di archivio Impostazioni di ASP.NET Per un corretto funzionamento di GFI MailArchiver, è necessario registrare e abilitare ASP.NET con IIS. Registrare ASP.NET con IIS Se l'installazione di Microsoft.NET Framework avviene dopo quella di IIS, la registrazione viene effettuata automaticamente. Altrimenti registrare ASP.NET con IIS attenendosi alla procedura seguente: 1. Nel prompt dei comandi, digitare: <WindowsDirectory>\Microsoft.NET\Framework\<v4.0.xxxxx>\ Sostituire <v4.0.xxxxx> con il nome della cartella del numero di versione di Microsoft.NET Framework. Ad esempio: C:\Windows\Microsoft.NET\Framework\v \ GFI MailArchiver 2 Installazione di GFI MailArchiver 18

19 Schermata 1: Registrazione di ASP.NET con IIS 2. Digitare aspnet_regiis.exe -i e premere Invio. Abilitazione di ASP.NET da IIS Assicurarsi che ASP.NET sia autorizzato da Gestione Internet Information Services (IIS ). IIS 6 1. Accedere a Pannello di controllo > Strumenti di amministrazione > Gestione Internet Information Services (IIS). 2. Espandere il nodo del computer locale e selezionare Estensioni servizio Web. 3. Nel riquadro destro, fare clic con il pulsante destro del mouse su ASP.NET v4.0.xxxxx e selezionare Consenti. IIS 7 1. Accedere a Pannello di controllo > Strumenti di amministrazione > Gestione Internet Information Services (IIS). 2. Selezionare il nodo del computer locale e dal riquadro Visualizzazione funzionalità avviare Restrizione ISAPI e CGI. 3. Nel riquadro Visualizzazione funzionalità, fare clic con il pulsante destro su ASP.NET v4.0.xxxxx e selezionare Consenti Come installare/abilitare.net 3.5 SP1 su Windows Server 2008 R2.NET Framework 3.5 SP1 è un prerequisito per SQL Server In Windows Server 2008 R2,.NET Framework è una funzionalità che può essere abilitata come segue: GFI MailArchiver 2 Installazione di GFI MailArchiver 19

20 1. Fare clic su Start > Strumenti di amministrazione e selezionare Server Manager. 2. Nell interfaccia di Server Manager, fare clic su Funzionalità per visualizzare tutte le funzionalità installate nel riquadro di destra. 3. Se la funzionalità.net Framework non è in elenco, fare clic su Aggiungi funzionalità. 4. Individuare Funzionalità di.net Framework e selezionare la casella di controllo. 5. Fare clic su Avanti. 6. Confermare le selezioni dell installazione, quindi fare clic su Installa. La configurazione di SQL Server 2008 per l instanza autonoma installerà.net Framework 3.5 SP1, se non già installato. 2.3 Determinazione del computer in cui installare GFI MailArchiver Installare GFI MailArchiver su un computer che soddisfa i requisiti di sistema e che è parte di un dominio di Active Directory. Prima di procedere con l installazione, tenere in considerazione i dettagli elencati di seguito: CONSIDERAZIONE Volume messaggi sui server Specifiche hardware e software dei server Esigenze di archiviazione simultanea da più fonti dei messaggi di posta elettronica L'installazione di GFI MailArchiver su un server di posta in cui viene ricevuto ed elaborato un volume elevato di messaggi di posta elettronica aumenterà inevitabilmente il carico delle risorse del server. Ciò può compromettere le risposte del server e l'elaborazione della posta elettronica in tempi utili. Le specifiche hardware e software elencate nella sezione precedente relativa ai requisiti di sistema devono essere ben oltre superiori rispetto ai requisiti delle altre applicazioni software installate sullo stesso server. Si consiglia di non installare GFI MailArchiver in server che si avvicinano al limite della capacità in termini di risorse. L'installazione di GFI MailArchiver su un server che non dispone dell'accesso a risorse multiple causa un problema nei tentativi di centralizzazione degli archivi di dati di posta elettronica. Se tutti i dettagli precedenti vengono considerati problemi non rilevanti, è possibile valutare l installazione di GFI MailArchiver sul server di posta. Ad esempio: Se è necessario archiviare gli elementi provenienti da Microsoft Exchange Server e il server gestisce il flusso di posta elettronica sulla rete pur conservando ulteriore capacità di elaborazione, è possibile pensare di installare GFI MailArchiver direttamente sul computer con Microsoft Exchange Server. Se si desidera archiviare gli elementi provenienti da più server Microsoft Exchange tramite IMAP, è consigliabile installare GFI MailArchiver su un altro server. Se GFI MailArchiver non viene installato nel server di posta, non è necessario un computer dedicato. GFI MailArchiver 2 Installazione di GFI MailArchiver 20

21 GFI MailArchiver può essere installato nei seguenti ambienti virtuali: VMware Microsoft Hyper-V Server Microsoft Virtual Server (installato su un sistema operativo guest a 32 bit) IMPORTANTE Accertarsi che l accesso al server dove sono memorizzati i dati di GFI MailArchiver sia limitato solo a persone autorizzate. 2.4 Configurazione cassetta postale di journaling Se è stato selezionato il metodo di archiviazione Archiviazione automatica (inserimento nel journal), è necessario creare una cassetta postale di journaling. La funzionalità di inserimento nel journal consente la registrazione di tutti i messaggi di posta elettronica di un'organizzazione. Utilizzando la funzione di inserimento nel journal di Microsoft Exchange Server, è possibile incanalare gli elementi da archiviare in un unica cassetta postale. I messaggi e gli elementi di calendario vengono quindi recuperati da GFI MailArchiver per l archiviazione. Per creare la cassetta postale di journaling su Microsoft Exchange Server, eseguire una delle seguenti azioni: Creazione automatica di una cassetta postale di journaling tramite la procedura guidata postinstallazione Configurazione manuale di una cassetta postale di journaling per Microsoft Exchange Server 2003 Configurazione manuale di una cassetta postale di journaling per Microsoft Exchange Server 2007 Configurazione manuale di una cassetta postale di journaling per Microsoft Exchange Server 2010 Configurazione manuale di una cassetta postale di journaling per Microsoft Exchange Server 2013 IMPORTANTE Se l inserimento nel journal non viene impostato correttamente, NON si potrà procedere con il metodo di archiviazione Archiviazione automatica (inserimento nel journal) Creazione di una cassetta postale di journaling in Microsoft Exchange Server 2003 La configurazione di una cassetta postale di journaling Microsoft Exchange Server da utilizzare all interno di GFI MailArchiver richiede la creazione di una nuova cassetta postale di journaling e la configurazione di Microsoft Exchange per l archiviazione degli elementi nella cassetta postale di journaling. Quindi è necessario configurare se inserire nel journal solo le informazioni CCN o tutte le informazioni dell intestazione. Passaggio 1: Creazione di una nuova cassetta di journaling. 1. Selezionare Start > Tutti i programmi > Microsoft Exchange > Utenti e computer di Active Directory. GFI MailArchiver 2 Installazione di GFI MailArchiver 21

22 Schermata 2: Aggiungere un nuovo utente in Microsoft Exchange Server Espandere il dominio dal quale archiviare i messaggi di posta elettronica, fare clic con il pulsante destro del mouse sul nodo Utenti e selezionare Nuovo > Utente. GFI MailArchiver 2 Installazione di GFI MailArchiver 22

23 Schermata 3: Finestra di dialogo Nuovo oggetto Utente 3. Digitare un nome utente di accesso valido (ad es. journal), riempire i campi dei dettagli relativi al nuovo utente, quindi scegliere Avanti. 4. Digitare una password, deselezionare l opzione Cambiamento obbligatorio password all'accesso successivo e abilitare le opzioni Cambiamento password non consentito e Nessuna scadenza password. Fare clic su Avanti per continuare l installazione. Assicurarsi che la password immessa rispetti i requisiti di complessità impostati per gli utenti di Active Directory. 5. Fare clic su Avanti e controllare i dettagli per il nuovo utente. Fare clic su Fine per creare il nuovo utente. Passaggio 2: Configurazione dell'archiviazione della posta elettronica nella cassetta di journaling 1. Selezionare Start > Tutti i programmi > Microsoft Exchange > Gestore di sistema. GFI MailArchiver 2 Installazione di GFI MailArchiver 23

24 Schermata 4: Proprietà del nodo dell'archivio di cassette postali 2. Espandere Server > <Nome del server> > Gruppo di archiviazione, fare clic con il pulsante destro del mouse sul nodo Archivio cassetta postale e selezionare Proprietà. GFI MailArchiver 2 Installazione di GFI MailArchiver 24

25 Schermata 5: Abilitazione journaling in un archivio cassetta postale di Microsoft Exchange 3. Dalla scheda Generale, selezionare la casella di controllo Archivia messaggi inviati/ricevuti dalle caselle postali di questo archivio, quindi fare clic sul pulsante Sfoglia. 4. Selezionare il nome della cassetta postale di journaling creato al passaggio 1 (ad esempio, journal ) e fare clic su OK. 5. Chiudere la finestra di dialogo delle proprietà relative all'archivio delle cassette postali e la console di gestione del Gestore di sistema di Exchange. Passaggio 3: Abilitazione dell'inserimento nel journal delle informazioni CCN IMPORTANTE Si consiglia di NON abilitare questa opzione, ma di attivare invece l'inserimento nel journal busta. L'inserimento nel diario busta registra tutte le informazioni intestazione, non solo i dati CCN. Per ulteriori informazioni sull'inserimento nel diario busta, consultare il passaggio 4: Abilitazione della funzione di inserimento nel diario busta Nei sistemi Microsoft Exchange Server 2003, le informazioni CCN non vengono incluse nel messaggio inserito nel journal per impostazione predefinita. Per abilitare l'inserimento nel journal delle informazioni CCN: 1. Dal prompt dei comandi, digitare regedit.exe. 2. Aggiungere la chiave del Registro di sistema seguente: GFI MailArchiver 2 Installazione di GFI MailArchiver 25

26 HKEY_LOCAL_ MACHINE\System\CurrentControlSet\Services\MSExchangeTransport\Parameters 3. Aggiungere la chiave del Registro di sistema e i valori seguenti: HKEY_LOCAL_ MACHINE\System\CurrentControlSet\Services\MSExchangeTransport\Parameters\ Nome della chiave: JournalBCC Tipo di dati: Dword Valore dei dati: 1 4. Chiudere l Editor del Registro di sistema e dal prompt dei comandi digitare services.msc. Riavviare i servizi Simple Mail Transport Protocol e Archivio informazioni. Passaggio 4: Abilitazione della funzione di inserimento nel diario busta La funzione di inserimento nel diario busta consente di archiviare le informazioni contenute nelle intestazioni dei messaggi di posta elettronica. È possibile attivarla utilizzando: Microsoft Exchange Server Journaling Advanced Configuration (exejcfg.exe) oppure la console di gestione di Modifica ADSI. Utilizzo dello strumento exejcfg.exe 1. Eseguire il download dello strumento exejcfg.exe dal sito Web: EBF38DF3400D&displaylang=en 2. Dal prompt dei comandi individuare la cartella in cui in è stato copiato lo strumento exejcfg.exe. 3. Digitare exejcfg -e e premere Invio. L'utilizzo di exejcfg d disabilita la funzione di inserimento nel diario busta per l'organizzazione selezionata. Passaggio 5: Utilizzo di Modifica ADSI 1. Individuare lo strumento adsiedit.msc nel Resource Kit di Windows 2000 Server o Windows 2003 Server. 2. Dal prompt dei comandi, individuare la cartella in cui è stato memorizzato adsiedit.msc, digitare adsiedit.msc e premere Invio. GFI MailArchiver 2 Installazione di GFI MailArchiver 26

27 Schermata 6: Modifica ADSI 3. Espandere il nodo Modifica ADSI > Configurazione > <CN=Configurazione> > <CN=Servizi> > <CN=Microsoft Exchange>. 4. Selezionare con il pulsante destro del mouse il nodo CN<nome organizzazione> e fare clic su Proprietà. GFI MailArchiver 2 Installazione di GFI MailArchiver 27

28 Schermata 7: Attributo euristica 5. Selezionare l attributo euristica dall elenco Attributi e fare clic su Modifica. Schermata 8: Modifica del valore dell attributo euristica 6. Digitare 512 e fare clic su OK. 7. Fare clic su OK per salvare e chiudere la console Modifica ADSI. Il valore 512 consente di abilitare la funzione di inserimento nel diario busta, mentre il valore 0 permette di disabilitarla. GFI MailArchiver 2 Installazione di GFI MailArchiver 28

29 2.4.2 Preparazione della cassetta postale di journaling in Microsoft Exchange Server 2007/2010/2013 Microsoft Exchange Server 2007, 2010 e 2013 supporta due tipi di journaling: OPZIONE Inserimento nel journal standard: Inserimento nel journal avanzato: questa funzionalità consente di configurare un archivio di cassette postali per la registrazione dei messaggi di posta elettronica di un'organizzazione. GFI MailArchiver può utilizzare l'inserimento nel journal di Microsoft Exchange Server per centralizzare tutti i messaggi di posta elettronica da archiviare in una singola cassetta postale per l'archiviazione. Questo tipo di inserimento nel journal è anche noto come inserimento nel diario del database per cassetta postale. Disponibile esclusivamente in caso di licenza di accesso client Microsoft Exchange Server Enterprise. Consente a un amministratore di configurare regole personalizzate per l'inserimento nel journal, quali Archiviazione dei soli messaggi di posta elettronica in entrata, Archiviazione dei soli messaggi di posta elettronica in uscita o Archiviazione dei messaggi di posta elettronica per un gruppo specifico. Questo tipo di inserimento nel journal è noto anche come inserimento nel journal per destinatario. Questo tipo di inserimento nel journal viene utilizzato da GFI MailArchiver attraverso la visualizzazione e la rilevazione delle suddette regole nella procedura di configurazione guidata delle origini dati. Scelta di un metodo di journaling Scegliere l inserimento nel journal standard per eseguire l archiviazione di tutti i messaggi di posta elettronica (in entrata e in uscita) per tutti gli utenti dell organizzazione. Scegliere l'inserimento nel journal avanzato se si desidera disporre di un controllo maggiore sui messaggi di posta elettronica da archiviare (ad esempio solo per determinati utenti o solo per i messaggi in entrata o in uscita). L'inserimento nel journal avanzato richiede una licenza di accesso client di Microsoft Exchange Enterprise. Abilitazione di inserimento nel journal per Microsoft Exchange Server 2007, 2010 o 2013 Per le installazioni di Microsoft Exchange Server 2007 precedenti al service pack 2, la creazione della cassetta postale di journaling deve essere effettuata utilizzando le istruzioni elencate in: Creazione di una cassetta di journaling in Microsoft Exchange Server 2007 Le installazioni che eseguono Microsoft Exchange Server 2007 SP2 o Microsoft Exchange Server 2010 possono: Utilizzare la procedura guidata di post-installazione di GFI MailArchiver per creare automaticamente la cassetta postale di journaling necessaria oppure Creazione manuale di una cassetta di journaling in Microsoft Exchange Server 2007 Creazione manuale di una cassetta di journaling in Microsoft Exchange Server 2010 GFI MailArchiver 2 Installazione di GFI MailArchiver 29

30 Creazione manuale di una cassetta di journaling in Microsoft Exchange Creazione di una cassetta postale di journaling in Microsoft Exchange Server 2007 Impostazione dell'inserimento nel journal standard Passaggio 1: Creazione di una nuova cassetta di journaling 1. Selezionare Start > Tutti i programmi > Microsoft Exchange Server 2007 > Microsoft Exchange Management Console. 2. Espandere il nodo Configurazione destinatario e fare clic sul nodo Cassetta postale. 3. Selezionare Nuova cassetta postale dal riquadro Operazioni. 4. Selezionare l opzione Cassetta postale utente e fare clic su Avanti. 5. Selezionare l opzione Nuovo utente e fare clic su Avanti. Schermata 9: Dettagli della cassetta postale del nuovo utente 6. In Informazioni utente inserire i dati richiesti, quindi scegliere Avanti. GFI MailArchiver 2 Installazione di GFI MailArchiver 30

31 7. Nella finestra Impostazioni cassetta postale, selezionare Database delle cassette postali e fare clic su Avanti. 8. Controllare il riepilogo relativo a Nuova cassetta postale per la nuova cassetta postale di journaling, quindi scegliere Nuovo. Passaggio 2: Configurazione dell'inserimento nel journal standard 1. Selezionare Start > Tutti i programmi > Microsoft Exchange Server 2007 > Microsoft Exchange Management Console. Schermata 10: Configurazione del database di cassette postali 2. Espandere il nodo Microsoft Exchange > Configurazione server > Cassetta postale e fare clic su Proprietà dal riquadro Operazioni. GFI MailArchiver 2 Installazione di GFI MailArchiver 31

32 Schermata 11: Proprietà del database di cassette postali 3. Scegliere l opzione Destinatario journal, fare clic su Sfoglia, quindi selezionare da Active Directory la cassetta postale configurata in precedenza. 4. Per finalizzare le impostazioni, fare clic su OK. Impostazione dell'inserimento nel journal avanzato Passaggio 1: Creazione di una nuova cassetta di journaling 1. Selezionare Start > Tutti i programmi > Microsoft Exchange Server 2007 > Microsoft Exchange Management Console. 2. Espandere il nodo Configurazione destinatario e fare clic sul nodo Cassetta postale. 3. Selezionare Nuova cassetta postale dal riquadro Operazioni. 4. Selezionare l opzione Cassetta postale utente e fare clic su Avanti. 5. Selezionare l opzione Nuovo utente e fare clic su Avanti. GFI MailArchiver 2 Installazione di GFI MailArchiver 32

33 Schermata 12: Dettagli della cassetta postale del nuovo utente 6. In "Informazioni utente" inserire i dettagli per il nuovo utente a cui si desidera assegnare la nuova cassetta del journaling, quindi scegliere Avanti. 7. Verificare la correttezza delle impostazioni della cassetta postale, quindi scegliere Avanti. 8. Controllare il riepilogo relativo alla nuova cassetta postale da creare, quindi scegliere Nuovo. Passaggio 2: configurazione inserimento nel journal avanzato 1. Selezionare Start > Tutti i programmi > Microsoft Exchange Server 2007 > Microsoft Exchange Management Console. GFI MailArchiver 2 Installazione di GFI MailArchiver 33

34 Schermata 13: Configurazione delle regole di journaling 2. Espandere il nodo Configurazione organizzazione > Trasporto Hub e selezionare la scheda Inserimento nel diario. 3. Dalla scheda Operazioni fare clic su Nuova regola del journal. GFI MailArchiver 2 Installazione di GFI MailArchiver 34

35 Schermata 14: Creazione di una nuova regola del journal 4. Digitare un nome per la nuova regola e fare clic su Sfoglia. In Active Directory selezionare Indirizzo di posta elettronica del journal, preferibilmente una cassetta postale all interno dell organizzazione di Microsoft esistente. 5. <Facoltativo> configurare: Ambito: selezionare se eseguire l'inserimento nel journal di tutti i messaggi di posta elettronica (Globale) o solamente dei messaggi in entrata o in uscita. Indirizzo di posta elettronica journal per destinatario: selezionare i destinatari specifici per i quali applicare la regola di inserimento nel journal. 6. Verificare che l opzione Abilita regola sia attiva e fare clic su Nuovo. In Microsoft Exchange Server 2007 la funzione di inserimento nel journal è abilitata per impostazione predefinita. GFI MailArchiver 2 Installazione di GFI MailArchiver 35

36 2.4.4 Creazione di una cassetta postale di journaling in Microsoft Exchange Server 2010 Microsoft Exchange Server 2010 supporta due tipi di journaling: Inserimento nel journal standard: Configurare un archivio di cassette postali per la registrazione dei messaggi di posta elettronica di un organizzazione. GFI MailArchiver può utilizzare l'inserimento nel journal di Microsoft Exchange Server per centralizzare tutti i messaggi di posta elettronica in una singola cassetta postale per l'archiviazione. Questo tipo di inserimento nel journal è anche noto come inserimento nel diario del database per cassetta postale. Inserimento nel journal avanzato: Disponibile esclusivamente in caso di licenza di accesso client Microsoft Exchange Enterprise. Consente a un amministratore di configurare regole personalizzate per l'inserimento nel journal, quali: Archiviazione dei soli messaggi di posta elettronica in entrata Archiviazione dei soli messaggi di posta elettronica in uscita Archiviazione dei messaggi di posta elettronica per un gruppo specifico GFI MailArchiver Questo tipo di inserimento nel journal viene utilizzato da rilevando e visualizzando le suddette regole nella procedura di configurazione guidata delle origini dati. Quale metodo di inserimento nel journal deve essere utilizzato? Scegliere l inserimento nel journal standard per eseguire l archiviazione di tutti i messaggi di posta elettronica (in entrata e in uscita) per tutti gli utenti dell organizzazione. Scegliere l'inserimento nel journal avanzato, se si desidera disporre di un controllo maggiore sui messaggi di posta elettronica da archiviare (ad esempio, solo per determinati utenti o solo per i messaggi in entrata o in uscita). L'inserimento nel journal avanzato richiede una licenza di accesso client di Microsoft Exchange Enterprise Impostazione dell'inserimento nel journal standard Passaggio 1: Creazione di una nuova cassetta di journaling 1. Avviare Microsoft Exchange Management Console. 2. Espandere il nodo Configurazione destinatario e fare clic sul nodo Cassetta postale. 3. Selezionare Nuova cassetta postale dal riquadro Operazioni. 4. Selezionare l opzione Cassetta postale utente e fare clic su Avanti. 5. Selezionare l opzione Nuovo utente e fare clic su Avanti. GFI MailArchiver 2 Installazione di GFI MailArchiver 36

37 Schermata 15: Dettagli della cassetta postale del nuovo utente 6. In "Informazioni utente" inserire i dettagli per il nuovo utente a cui si desidera assegnare la nuova cassetta del journaling, quindi scegliere Avanti. 7. Immettere un Alias per la cassetta postale di journaling e fare clic su Avanti. 8. Fare clic su Avanti e controllare il riepilogo relativo alla nuova cassetta postale da creare, quindi scegliere Nuovo. Passaggio 2: Configurazione dell'inserimento nel journal standard 1. Avviare Microsoft Exchange Management Console. GFI MailArchiver 2 Installazione di GFI MailArchiver 37

38 Schermata 16: Configurazione del database di cassette postali 2. Espandere il nodo Microsoft Exchange > Configurazione dell organizzazione > Cassetta postale. Fare clic con il pulsante destro del mouse sul database delle cassette postali e selezionare Proprietà. GFI MailArchiver 2 Installazione di GFI MailArchiver 38

39 Schermata 17: Proprietà del database di cassette postali 3. Dalla finestra di dialogo delle proprietà del database delle cassette postali, selezionare la scheda Manutenzione e la casella di controllo Destinatario journal. Fare clic su Sfoglia e selezionare la cassetta postale di journaling configurata in precedenza. 4. Per finalizzare le impostazioni, fare clic su OK Impostazione dell'inserimento nel journal avanzato Impostazione dell'inserimento nel journal avanzato 1. Avviare Microsoft Exchange Management Console. 2. Espandere il nodo Configurazione organizzazione > Trasporto Hub e selezionare la scheda Inserimento nel diario. 3. Dalla scheda Operazioni, fare clic su Nuova regola del journal. GFI MailArchiver 2 Installazione di GFI MailArchiver 39

40 Schermata 18: Creazione di una nuova regola del journal 4. Digitare un nome per la nuova regola. 5. Fare clic su Sfoglia per selezionare la cassetta postale di journaling a cui inviare i rapporti i journaling. 6. <Facoltativo> configurare: Ambito: selezionare se eseguire l'inserimento nel journal di tutti i messaggi di posta elettronica (Globale) o solamente dei messaggi in entrata o in uscita. Indirizzo di posta elettronica journal per destinatario: selezionare i destinatari specifici a cui applicare la regola di inserimento nel journal. 7. Verificare che l opzione Abilita regola sia attiva e fare clic su Nuovo. In Microsoft Exchange Server 2010 la funzione di inserimento nel journal è abilitata per impostazione predefinita. GFI MailArchiver 2 Installazione di GFI MailArchiver 40

41 2.4.7 Creazione di una cassetta postale di journaling in Microsoft Exchange 2013 Passaggio 1: Creare un nuovo destinatario del journal 1. Avviare il centro di amministrazione di Microsoft Exchange. 2. Fare clic sul nodo destinatari. 3. Da cassette postali, selezionare Nuova dalla barra degli strumenti. 4. Selezionare Nuovo utente e immettere i dati necessari della cassetta postale. 5. Fare clic su Salva. Passaggio 2: Creazione di una nuova cassetta di journaling 1. Avviare il centro di amministrazione di Microsoft Exchange. 2. Fare clic sul nodo server, quindi selezionare il nodo database. 3. Selezionare un database delle cassette postali esistente e fare clic su Modifica dalla barra degli strumenti. 4. Fare clic sul nodo di manutenzione. 5. Nel campo Destinatario journal, fare clic su Sfoglia e selezionare il Destinatario journal creato nel passaggio 1 di cui sopra. 6. Fare clic su Salva. 2.5 Scelta e preparazione di un database In qualità di soluzione di archiviazione, GFI MailArchiver dipende dalla configurazione dell'infrastruttura del database in uso per garantire prestazioni elevate in termini di archiviazione e recupero dati. Le sezioni successive consentono di comprendere le opzioni seguenti: Scelta del tipo di database Database di GFI MailArchiver (a scopo di valutazione) Microsoft SQL Server Express (consigliato) Microsoft SQL Server È consigliabile utilizzare Microsoft SQL Server Express o Microsoft SQL Server come database. Il database Firebird incluso nell installazione di GFI MailArchiver è inteso solo per scopi di valutazione Scelta del tipo di database GFI MailArchiver può essere configurato per l'esecuzione con varie impostazioni e combinazioni hardware. La tabella sottostante illustra le configurazioni tipiche consigliate. Le seguenti linee guida e configurazioni possono variare in base all'attività dell'utente e al flusso giornaliero di posta elettronica. GFI MailArchiver 2 Installazione di GFI MailArchiver 41

42 IDEALE PER NUMERO DI CASSETTE POSTALI DA ARCHIVIARE TIPO DI DATABASE CONSIGLIATO DELLA POSIZIONE DI ARCHIVIAZIONE DI CIASCUN COMPONENTE Imprese che richiedono una soluzione altamente scalabile 500 cassette postali o più Archiviazione media di oltre 8000 elementi al giorno SQL Server con archiviazione file Intestazioni messaggi di posta: SQL Server Metadati: SQL Server Dati messaggi di posta Sul disco Organizzazioni che richiedono il controllo completo delle attività di utente e database 50 cassette postali o più Archiviazione media di oltre 8000 elementi al giorno SQL Server Intestazioni messaggi di posta: SQL Server Metadati: SQL Server Dati messaggi di posta: SQL Server Piccole e medie organizzazioni 150 cassette postali o meno Archiviazione media di fino a 6000 elementi al giorno SQL Server Express con archiviazione file Intestazioni messaggi di posta: SQL Server Express Metadati: SQL Server Express Dati messaggi di posta Sul disco GFI MailArchiver 2 Installazione di GFI MailArchiver 42

43 IDEALE PER NUMERO DI CASSETTE POSTALI DA ARCHIVIARE TIPO DI DATABASE CONSIGLIATO DELLA POSIZIONE DI ARCHIVIAZIONE DI CIASCUN COMPONENTE SOLO per scopi di demo e di valutazione 50 cassette postali o meno Archiviazione media di fino a 2500 elementi al giorno. Database GFI MailArchiver Intestazioni messaggi di posta Database Firebird Metadati Database Firebird Dati messaggi di posta Sul disco I metadati dei messaggi sono le informazioni sui messaggi di posta elettronica archiviati in GFI MailArchiver. È consigliabile utilizzare Microsoft SQL Server Express o Microsoft SQL Server come database. Il database Firebird incluso nell installazione di GFI MailArchiver è inteso solo per scopi di valutazione Utilizzo del database GFI MailArchiver GFI MailArchiver viene fornito con un database Firebird che è consigliato a scopo di valutazione. Assicurarsi che le dimensioni di ciascun database Firebird non superino mai i 2 GB. Per ridurre possibili problemi alle prestazioni, si consiglia la seguente configurazione durante l utilizzo di un database Firebird: Unità disco rigido 1: Sistema operativo e installazione di GFI MailArchiver. Unità disco rigido 2: Archivio dati del database Firebird. Unità disco rigido 3: Indici del database di posta. La configurazione sopracitata consente di evitare le operazioni di lettura/scrittura nella stessa unità disco rigido, così da migliorare le prestazioni. GFI MailArchiver 2 Installazione di GFI MailArchiver 43

44 IMPORTANTE Il mancato rispetto delle considerazioni di cui sopra potrebbe portare a notevoli peggioramenti delle prestazioni. La funzione di controllo dei messaggi archiviati è disponibile solo quando i messaggi sono archiviati in SQL Server. Non è supportato Microsoft SQL Server con archiviazione file Utilizzo di SQL Server Express SQL Server Express è consigliato per le organizzazioni di dimensioni medie (circa utenti di posta) con un flusso di posta medio di fino a 6000 messaggi al giorno. La configurazione consigliata per GFI MailArchiver con uso di un database SQL Server Express 2000/2005/2008 è la seguente: Unità disco rigido 1: Sistema operativo e installazione di GFI MailArchiver. Unità disco rigido 2: File dei dati di Microsoft SQL Server (.mdf). Unità disco rigido 3: File di registro di Microsoft SQL Server (.ldf) Unità disco rigido 4: Indici del database di posta. IMPORTANTE Accertarsi che i file.mdf e.ldf siano archiviati in una cartella sulla periferica di destinazione e non nella directory principale. Questa configurazione permette di distribuire diversi processi in unità distinte del disco rigido, in cui i metadati di posta (informazioni relative alla posta) vengono archiviati nel database dove si trova l effettivo contenuto della posta sotto forma di file su un disco separato. Ciò consente di evitare la riduzione delle prestazioni dovuta a un numero eccessivo di operazioni di lettura e scrittura nella stessa unità disco rigido. Per ulteriori informazioni sulle modalità d installazione di versioni diverse di Microsoft SQL Server Express, visitare il sito web di Microsoft SQL Server. La funzione di controllo dei messaggi archiviati è disponibile solo quando i messaggi sono archiviati in SQL Server. Non è supportato Microsoft SQL Server con archiviazione file. Tuttavia è importante considerare una serie di limitazioni di SQL Server Express: Le dimensioni del database sono limitate a 4 GB (10 GB per SQL Server Express 2008 R2) Viene utilizzata solo una CPU. Viene utilizzato un massimo di 1 GB di RAM. Pertanto, si consiglia di: GFI MailArchiver 2 Installazione di GFI MailArchiver 44

45 OPZIONE SQL Server Express e file system vengono utilizzati come database di back-end. Considerare l utilizzo di Pianificazione magazzino archivio per avviare automaticamente l archiviazione dei messaggi nel nuovo magazzino archivio. Questo metodo utilizza SQL Server Express come database di back-end e una posizione separata (non un database) per i file binari di origine. In tal modo si risparmia sullo spazio di archiviazione richiesto da SQL Server Express. Ad esempio, un messaggio di 5 MB viene memorizzato salvando l intestazione del messaggio (di 60 kb) nel database e il contenuto effettivo del messaggio (5 MB) nel percorso separato. Dopo il primo mese di archiviazione, osservare le dimensioni del file di dati del database. Facendo riferimento a questo valore, prevedere quali saranno le dimensioni del database di archiviazione dopo un determinato periodo di tempo, ad esempio sei mesi. Se il risultato ottenuto indica che il database di archiviazione supererà 20 GB, è consigliabile utilizzare Pianificazione magazzino archivio per avviare automaticamente l archiviazione dei messaggi nel nuovo magazzino archivio. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Pianificazione magazzini archivio (pagina 175). Se un magazzino archivio supera la dimensione massima del database, GFI MailArchiver crea automaticamente un nuovo magazzino archivio basato sulle Impostazioni nuovo magazzino archivio configurate. Questa caratteristica è disponibile solo per i magazzini archivi basati su database SQL Server Express. IMPORTANTE Configurare Microsoft SQL Server Express per l uso della modalità Autenticazione mista con GFI MailArchiver Utilizzo di Microsoft SQL Server Microsoft SQL Server è consigliato per organizzazioni più grandi (oltre 100 utenti di posta) con un volume elevato di messaggi di posta elettronica da archiviare (oltre 6000 messaggi al giorno). Per le organizzazioni con oltre 500 utenti di posta (o più di 8000 messaggi al giorno) di cui archiviare i messaggi, si consiglia di utilizzare Microsoft SQL Server con l opzione archiviazione file. Ciò incrementa notevolmente la capacità di archiviazione di GFI MailArchiver. Per ulteriori informazioni sulle modalità d installazione di versioni diverse di Microsoft SQL Server, visitare il sito web di Microsoft Developer Network. La funzione di controllo dei messaggi archiviati è disponibile solo quando i messaggi sono archiviati in Microsoft SQL Server. Per Microsoft SQL Server con opzione di archiviazione file è invece possibile ricorrere alle funzionalità di controllo di GFI MailArchiver. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Configurazione controllo (pagina 209). La configurazione consigliata per GFI MailArchiver con uso di un database Microsoft SQL Server 2000/2005/2008 è la seguente: Unità disco rigido 1: Sistema operativo e installazione di GFI MailArchiver. Unità disco rigido 2: File dei dati di Microsoft SQL Server (.mdf). GFI MailArchiver 2 Installazione di GFI MailArchiver 45

46 Unità disco rigido 3: File di registro di Microsoft SQL Server (.ldf) Unità disco rigido 4: Indici del database di posta. IMPORTANTE Accertarsi che i file.mdf e.ldf siano archiviati in una cartella sulla periferica di destinazione e non nella directory principale. Questa configurazione permette di distribuire diversi processi in unità distinte del disco rigido. Ciò consente di evitare la riduzione delle prestazioni dovuta a un numero eccessivo di operazioni di lettura e scrittura nella stessa unità disco rigido. Dopo il primo mese di archiviazione, osservare le dimensioni del file di dati del database. Facendo riferimento a questo valore, prevedere quali saranno le dimensioni del database di archiviazione dopo un determinato periodo di tempo, ad esempio sei mesi. Se il risultato ottenuto indica che il database di archiviazione supererà 20 GB, è consigliabile impostare la funzionalità Gestione degli archivi di GFI MailArchiver. IMPORTANTE Configurare Microsoft SQL Server per l uso della modalità Autenticazione mista con GFI MailArchiver. Per passare all Autenticazione mista: 1. Da Enterprise Manager, fare clic con il pulsante destro del mouse sul nodo SQL Server > Proprietà. 2. Selezionare la scheda Protezione e sotto Autenticazione, selezionare SQL Server e Windows. 3. Salvare le impostazioni. 2.6 Installazione di GFI MailArchiver Per eseguire l installazione di GFI MailArchiver: 1. Fare doppio clic su: Mailarchiver.exe per installare GFI MailArchiver nei sistemi a 32 bit Mailarchiver_x64.exe per installare GFI MailArchiver nei sistemi a 64 bit 2. Nella finestra di dialogo Scegli lingua installazione, selezionare la lingua da utilizzare per l installazione e fare clic su OK. 3. Nella pagina Benvenuti, fare clic su Avanti. 4. (Facoltativo) Se la procedura guidata di installazione rileva eventuali componenti mancanti necessari, i prerequisiti saranno elencati nella finestra Requisiti di installazione. Per consentire alla procedura guidata di installare i componenti al posto dell amministratore, fare clic su Installa componenti oppure selezionare annulla per installarli manualmente. Fare clic su Avanti. GFI MailArchiver 2 Installazione di GFI MailArchiver 46

47 Se tutti i requisiti di installazione sono soddisfatti, questo passaggio viene saltato. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Requisiti di sistema (pagina 14). 5. Se si desidera che GFI MailArchiver verifichi la presenza di una build più recente rispetto a quella installata, selezionare Verifica la disponibilità di build più recenti digfi MailArchiver sul sito web di GFI e fare clic su Avanti. Altrimenti, selezionare Non verificare la disponibilità di versioni più recenti e fare clic su Avanti. La verifica della disponibilità di una build più recente richiede una connessione a Internet attiva. 6. Leggere il contratto di licenza e selezionare l opzione Accetto i termini del contratto di licenza. Per continuare, fare clic su Avanti. 7. Scegliere Avanti per continuare l installazione di GFI MailArchiver nella cartella di destinazione predefinita. Se si desidera selezionare una posizione diversa, fare clic su Modifica e selezionare un nuovo percorso per l'installazione. 8. Se si desidera modificare i valori predefiniti per il sito Web e l alias della directory virtuale, modificare i valori dei campi Sito Web e Alias directory virtuale. Questi valori definiscono l URL da utilizzare per accedere a GFI MailArchiver. Fare clic su Avanti. 9. (Facoltativo) Se Controllo dell account utente è abilitato sul server dove si sta installando GFI MailArchiver, la procedura guidata di installazione avviserà l amministratore di disabilitarlo oppure di avviare Internet Explorer con Esegui come amministratore. Per ulteriori informazioni, fare riferimento al seguente articolo SkyNet: Fare clic su Installa. 11. Una volta completata, fare clic su Fine per chiudere la procedura guidata di installazione. 2.7 Rimozione posta da Microsoft Exchange Una volta che è stato configurato GFI MailArchiver e la posta dell organizzazione viene archiviata correttamente, è possibile creare un criterio di gestione cassette postali per liberare lo spazio sul server di Microsoft Exchange attraverso l eliminazione della posta archiviata. Questa operazione può essere effettuata tramite Assistente archivio di GFI MailArchiver o con il criterio di conservazione di Microsoft Exchange Rimozione dei messaggi da Exchange Server utilizzando Assistente archivio di GFI MailArchiver Configurare GFI MailArchiver per archiviare i messaggi di posta elettronica dalle cassette postali degli utenti e per rimuovere i messaggi da Microsoft Exchange non appena vengono archiviati. La procedura facilita la liberazione dello spazio libero e incrementa le prestazioni del server di Microsoft Exchange. Per configurare Assistente archivio di GFI MailArchiver: 1. Abilitare Archiviazione automatica (inserimento nel journal) per Tutti i messaggi. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Configurazione del metodo di archiviazione (pagina 133). GFI MailArchiver 2 Installazione di GFI MailArchiver 47

48 2. Configurare Assistente archivio di GFI MailArchiver con l opzione Controlla la presenza di nuovi messagi ogni X ore. Questo garantisce la continua archiviazione dei messaggi. Nella finestra Elimina criterio, selezionare l opzione Elimina subito in modo permanente i messaggi di posta elettronica archiviati per liberare spazio su Microsoft Exchange server. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Configurazione di impostazioni di importazione predefinite (pagina 156).. 3. I messaggi vengono archiviati solo una volta con l aiuto di Archiviazione istanza singola. A questo punto, Assistente archivio di GFI MailArchiver verifica che il messaggio sia archiviato e lo rimuove dalla cassetta postale Rimozione posta da Microsoft Exchange Server 2003 Una volta che è stato configurato GFI MailArchiver e la posta dell organizzazione viene archiviata correttamente, è possibile creare all interno di Microsoft Exchange un criterio destinatario di gestione cassette postali per liberare lo spazio sul server di Exchange attraverso l eliminazione della posta. Prima di creare un nuovo criterio destinatario di gestione cassette postali, è necessario determinare quanto segue: I limiti che deve impostare il criterio Il gruppo che deve essere controllato dal criterio La modalità di gestione dei messaggi che superano i limiti del criterio Creazione di un criterio destinatario gestione cassette postali 1. Selezionare Start > Tutti i programmi > Microsoft Exchange quindi fare clic su Gestore di sistema. 2. Nel riquadro di sinistra di Gestore di sistema di Exchange, espandere Destinatari, fare clic con il pulsante destro del mouse su Criteri destinatari, fare clic su Nuovo e quindi su Criterio destinatario. Viene visualizzata la finestra di dialogo Nuovo criterio. 3. Selezionare la casella di controllo Impostazioni di Gestione cassette postali, quindi fare clic su OK. Se non è presente l opzione per Impostazioni di Gestione cassette postali, riapplicare il service pack di Exchange. Potrebbe essere non stato applicato correttamente. 4. Viene visualizzata la finestra di dialogo Proprietà. Nella casella Nome, digitare un nome per il criterio dei destinatari. Si consiglia l utilizzo di un nome descrittivo, come Impostazioni cassetta postale reparto fornitori. 5. Fare clic su Modifica. Viene visualizzata la finestra di dialogo Trova destinatari di Exchange. GFI MailArchiver 2 Installazione di GFI MailArchiver 48

49 6. Selezionare la scheda Generale. In questo esempio, le impostazioni di gestione delle cassette postali si applicano solo agli account che dispongono di una cassetta postale di Exchange. Selezionare solo Utenti con la cassetta postale di Exchange. 7. Scegliere la scheda Archiviazione per configurare i criteri destinatario Gestione cassetta postale specifici di un particolare computer Exchange Quindi, eseguire una delle operazioni seguenti: Fare clic su Cassette postali sul server e quindi fare clic su Sfoglia. Viene visualizzata la casella di riepilogo Selezionare Exchange Server. Selezionare il server che si desidera utilizzare e quindi fare clic su OK. Fare clic su Cassette postali nell'archivio di cassette postali, fare clic su Sfoglia per cercare un archivio e quindi fare clic su OK. 8. Fare clic sulla scheda Avanzate, quindi su Campo. È possibile selezionare le opzioni seguenti: Utente Contatto Gruppo Cartella pubblica Le voci da 8 a 11 sono facoltative se si desidera specificare una cassetta postale/utente/gruppo/cartella particolare 9. Per questo esempio, fare clic su Utente e su Reparto per selezionare Reparto nel campo Valore. 10. In Condizione, fare clic su uno dei seguenti: Inizia con Termina con È (esattamente) Non è Presente Non è presente 11. Se si seleziona come condizione Inizia con, Finisce con, È (esattamente) o Non è, digitare un valore nel campo Valore. Ad esempio, fare clic su È (esattamente) e quindi digitare Accounts per trovare tutti i dipendenti che lavorano per il reparto contabilità. 12. Fare clic su Aggiungi per aggiungere la condizione all'elenco. È possibile aggiungere ulteriori condizioni, ma devono essere tutte vere perché riportino una corrispondenza. 13. Al termine dell'aggiunta delle condizioni, fare clic su Trova. GFI MailArchiver 2 Installazione di GFI MailArchiver 49

50 Eventuali corrispondenze per le condizioni vengono visualizzate nel nuovo elenco visualizzato nella finestra di dialogo Trova destinatari di Exchange. 14. Se nell elenco vengono visualizzati gli utenti corretti per il criterio destinatario, fare clic su OK. In caso contrario, rivedere le condizioni di ricerca fino a quando la ricerca visualizza gli utenti corretti per il criterio destinatario. 15. Fare clic su OK. Viene visualizzato il seguente messaggio: La modifica del filtro di un criterio destinatario non significa che saranno rivalutati automaticamente gli indirizzi proxy per i destinatari che potrebbero non essere più soggetti al controllo dei criteri. Affinché tali destinatari possano ricevere i proxy relativi ai nuovi criteri cui appartengono, utilizzare l opzione Applica criterio sui criteri che interessano questi destinatari. Questo messaggio non influisce sui criteri destinatario Gestione cassette postali. Fare clic su OK. 16. In Regole filtri, l istruzione di filtro LDAP riporta l attuale regola di filtro. Fare clic sulla scheda Impostazioni di Gestione cassette postali (criterio). 17. In Durante l elaborazione di una cassetta postale, selezionare una delle seguenti opzioni per la gestione dei messaggi che superano i limiti del criterio: Genera solo rapporto Spostare gli elementi nella cartella Posta eliminata Passare alla cartella di pulitura del sistema Elimina immediatamente Prestare attenzione quando si utilizza l'opzione Eliminare immediatamente il messaggio sulle cartelle, perché è possibile che gli utenti debbano recuperare i loro messaggi. 18. Nell'elenco delle cartelle selezionare la cartella che si desidera configurare e quindi fare clic su Modifica. 19. Nella finestra di dialogo Impostazioni di mantenimento cartelle, digitare un limite di validità per l attuarsi dell'azione di elaborazione selezionata, specificare un limite di dimensione per i messaggi a cui si desidera applicare l azione e fare clic su OK. Ad esempio, se si digita 90 e 2048, vengono elaborati tutti i messaggi precedenti a 90 giorni e di oltre 2 megabyte (MB). Si consiglia di utilizzare una dimensione di 1 KB per rimuovere anche i messaggi più piccoli. 20. Ripetere i passaggi 18 e 19 per ogni cartella nell'elenco che si desidera configurare. 21. Per inviare agli utenti un messaggio di notifica che le cassette postali sono state elaborate, fare clic su Invia messaggio di notifica agli utenti dopo l'elaborazione. 22. Per modificare il messaggio di notifica, fare clic su Messaggio. Per un riepilogo del numero di messaggi di dimensioni eccessive che sono stati elaborati, selezionare la casella di controllo Inserisci il numero di messaggi elaborati. Fare clic su OK per tornare alla finestra di dialogo Proprietà. GFI MailArchiver 2 Installazione di GFI MailArchiver 50

51 23. (Facoltativo) Se si desidera escludere determinate classi di messaggi (ad esempio, per evitare che i rapporti attività di elaborazione), selezionare la casella Escludi specifiche classi di messaggi e quindi fare clic su Personalizza. Viene visualizzata la finestra di dialogo Classi di messaggio. Digitare una classe di messaggio nel campo Escludere classi di messaggio. Ad esempio, digitare IPM. Task, quindi fare clic su Aggiungi. Aggiungere tutte le classi che si desidera escludere. I tipi di classe includono: Calendario IPM.Appuntamento Contatti IPM.Contatto Posta in arrivo IPM.Nota Diario IPM.Attività Note IPM.StickyNote Operazioni IPM.Task Convocazioni IPM.Schedule.Meeting.Request Per un elenco completo delle classi di messaggio, visitare il seguente sito Web Microsoft (in lingua inglese): Al termine dell'aggiunta di classi di messaggio, fare clic su OK per tornare alla finestra di dialogo Proprietà. 25. Fare clic su OK per chiudere la finestra di dialogo Proprietà. Il nuovo criterio destinatario Gestione cassette postali viene visualizzato nel riquadro di destra in Gestore di sistema di Exchange. Configurare Gestione cassette postali a livello di server Per pianificare il giorno e l'ora quando verrà eseguito un criterio, modificare le impostazioni a livello di server. Per effettuare questa operazione, attenersi alla seguente procedura: 1. Selezionare Start > Tutti i programmi > Microsoft Exchange, quindi fare clic su Gestore di sistema. 2. Nel riquadro sinistro di Gestore di sistema di Exchange, espandere l'oggetto Server. 3. Fare clic con il pulsante destro del mouse sul computer che si desidera configurare, quindi selezionare Proprietà. Viene visualizzata la finestra di dialogo <Servername> Proprietà. 4. Scegliere la scheda Gestione cassette postali per visualizzare le impostazioni correnti. 5. In Avvio del processo di gestione delle cassette postali, eseguire una delle seguenti operazioni: Fare clic sull elenco a discesa per selezionare un orario di esecuzione della gestione della cassetta postale. Fare clic su Personalizza e quindi selezionare un giorno nella colonna di sinistra e un ora nella riga superiore. Dopo aver selezionato gli orari desiderati, fare clic su OK. 6. Fare clic su Report per selezionare il tipo di rapporto (relazione dettagliata o riepilogo) da creare al termine dell elaborazione delle cassette postali. Per ricevere i rapporti, è anche necessario selezionare un destinatario. Fare clic su Sfoglia, selezionare un destinatario e quindi fare clic su OK. GFI MailArchiver 2 Installazione di GFI MailArchiver 51

52 Non è possibile inviare i report alle liste di distribuzione. 7. Fare clic su OK per accettare le impostazioni di gestione delle cassette postali. Ulteriori informazioni sull utilizzo dei criteri di sistema per configurare i limiti di archiviazione della cassetta postale in Exchange Server 2003 sono disponibili qui: Rimozione posta da Microsoft Exchange Server 2007 Una volta che è stato configurato GFI MailArchiver e la posta dell organizzazione viene archiviata correttamente, è possibile creare all interno di Microsoft Exchange un criterio destinatario di gestione cassette postali per liberare lo spazio sul server di Exchange attraverso l eliminazione della posta. Prima di creare un nuovo criterio destinatario di gestione cassette postali, è necessario determinare quanto segue: I limiti che deve impostare il criterio Il gruppo che deve essere controllato dal criterio La modalità di gestione dei messaggi che superano i limiti del criterio Per utilizzare Microsoft Exchange Management Console per la creazione di nuove impostazioni contenuto gestito: 1. Aprire Exchange Management Console. 2. Nella struttura della console, espandere Configurazione organizzazione, quindi fare clic su Cassetta postale. 3. Nel riquadro dei risultati, fare clic sulla scheda Cartelle predefinite gestite (o sulla scheda Cartelle personalizzate gestite), quindi scegliere la cartella gestita per cui creare le impostazioni contenuto gestito. 4. Nel riquadro azioni, fare clic su Nuove impostazioni contenuto gestito. Viene visualizzata la Configurazione guidata nuove impostazioni del contenuto gestito. 5. Nella pagina Introduzione, nella casella Nome delle impostazioni del contenuto gestito da visualizzare in Exchange Management Console, immettere il nome per le nuove impostazioni (ad esempio, Criteri di conservazione reparto contabilità). 6. Nella casella Tipo di messaggio, è possibile selezionare il tipo di messaggio per cui si desidera creare le impostazioni contenuto gestito. Se si seleziona Tutti gli elementi, le impostazioni contenuto gestito che sono state create verranno applicate a tutti gli elementi della cartella gestita (ad eccezione dei tipi di messaggi per cui sono state create impostazioni di contenuto separate). GFI MailArchiver 2 Installazione di GFI MailArchiver 52

53 È possibile utilizzare ripetutamente Configurazione guidata nuove impostazioni del contenuto gestito per creare impostazioni di contenuto aggiuntive e separate per vari tipi di messaggi. In presenza di impostazioni di contenuto multiple, le impostazioni specifiche hanno sempre la priorità rispetto a quelle generali. Ad esempio, in presenza di un impostazione per Tutto il contenuto della cassetta postale e una per Messaggio vocale, il criterio Messaggio vocale viene applicato ai messaggi vocali ma il criterio Tutto il contenuto della cassetta postale si applica a tutti gli altri elementi. 7. Per impostare la conservazione dei messaggi, selezionare la casella di controllo Durata periodo di mantenimento (giorni). Si attivano le seguenti opzioni: a) Nella casella alla destra di Durata periodo di mantenimento (giorni), digitare il numero di giorni trascorsi i quali il messaggio scadrà. b) Nell elenco Inizio del periodo di mantenimento, selezionare dalle opzioni seguenti: Al recapito, alla data di fine di calendario e attività ricorrenti: il periodo di mantenimento inizia al recapito. Il periodo di mantenimento per gli elementi di calendario e per le attività ricorrenti è alla loro data di fine. c) Nell elenco Azione da intraprendere al termine del periodo di mantenimento, selezionare dalle seguenti opzioni: Elimina definitivamente: i messaggi vengono eliminati definitivamente e non possono essere recuperati dall utente. Segna come oltre data di mantenimento: i messaggi vengono visualizzati con un carattere ombreggiato e barrato in Outlook, ma non viene intrapresa altra azione. Questa azione di scadenza viene utilizzata per chiedere all utente di intraprendere qualche tipo di azione. 8. Fare clic su Avanti. 9. La pagina Nuove impostazioni contenuto gestito offre un riepilogo delle impostazioni applicate. 10. Per completare la Configurazione guidata nuove impostazioni del contenuto gestito, fare clic su Nuovo. 11. Per uscire dalla Configurazione guidata nuove impostazioni del contenuto gestito, fare clic su Fine nella pagina Completamento. 12. Per visualizzare le nuove impostazioni contenuto gestito, nel riquadro risultati di Exchange Management Console, espandere la cartella gestita a cui si sono applicate le impostazioni. 13. Per modificare un impostazione di contenuto gestito creata, fare clic con il pulsante destro del mouse su di essa e quindi selezionare Proprietà. Ulteriori informazioni sulla modalità di creazione di un criterio di conservazione della posta in Exchange Server 2007 sono disponibili qui: (EXCHG.80).aspx GFI MailArchiver 2 Installazione di GFI MailArchiver 53

54 2.7.4 Rimozione posta da Microsoft Exchange Server 2010 Una volta che è stato configurato GFI MailArchiver e la posta dell organizzazione viene archiviata correttamente, è possibile creare all interno di Microsoft Exchange un criterio destinatari di gestione cassette postali per liberare lo spazio sul server di Exchange attraverso l eliminazione della posta. Prima di creare un nuovo criterio destinatario di gestione cassette postali, è necessario determinare quanto segue: I limiti che deve impostare il criterio Il gruppo che deve essere controllato dal criterio La modalità di gestione dei messaggi che superano i limiti del criterio Utilizzo di Exchange Management Console per la creazione di un criterio di conservazione 1. Aprire Exchange Management Console. 2. Nella struttura della console, espandere la foresta desiderata e quindi selezionareconfigurazione organizzazione > Cassetta postale. 3. Nel riquadro azioni, fare clic su Nuovo criterio di conservazione. 4. Nella pagina Introduzione, completare i seguenti campi: OPZIONE Nome Aggiungi Utilizzare questa casella per digitare un nome per il criterio di conservazione. Per aggiungere tag di conservazione al criterio, fare clic su questo pulsante. Per rimuovere un tag dal criterio, fare clic sul nome del tag e quindi su Rimuovi. 5. Nella pagina Seleziona cassette postali, fare clic su Aggiungi per scegliere le cassette postali a cui applicare il criterio di conservazione. È possibile creare un criterio di conservazione senza applicarlo alle cassette postali. È inoltre possibile applicare il criterio alle cassette postali in un momento successivo. 6. Nella pagina Nuovo criterio di conservazione, rivedere le impostazioni di configurazione. Per apportare eventuali modifiche alla configurazione, fare clic su Indietro. 7. Per creare la nuova regola di conservazione, fare clic su Nuova. 8. Nella pagina Completamento, rivedere quanto segue e fare clic su Fine per chiudere la procedura guidata: Lo stato Completato indica che la procedura guidata ha completato l attività correttamente. Lo stato Non riuscito indica che l attività non è stata completata. Se l attività non riesce, consultare il riepilogo per una spiegazione, quindi selezionare Indietro per effettuare le dovute modifiche alla configurazione. Utilizzo di EMC per l applicazione di un criterio di conservazione a una cassetta postale GFI MailArchiver 2 Installazione di GFI MailArchiver 54

55 1. Nella struttura della console, espandere la foresta desiderata e quindi selezionareconfigurazione destinatario > Cassetta postale. 2. Nel riquadro risultati, scegliere la cassetta postale a cui applicare il criterio di conservazione. Tenendo premuti i pulsanti Maiusc o Ctrl è possibile selezionare più cassette postali. 3. Nel riquadro azioni, fare clic su Proprietà. 4. In Utente cassetta postale> Proprietà, alla scheda Impostazioni cassetta postale, selezionare Gestione record di messaggistica, quindi fare clic su Proprietà. 5. In Gestione record di messaggistica, selezionare la casella di controllo Applica il criterio di conservazione, quindi fare clic su Sfoglia per scegliere il criterio di conservazione da applicare alla cassetta postale. 6. Fare clic su OK, quindi in Proprietà cassetta postale utente, fare clic su Applica. Ulteriori informazioni sulla modalità di creazione di un nuovo criterio di conservazione della posta in Exchange Server 2010 sono disponibili qui: Rimozione posta da Microsoft Exchange Server 2013 Una volta che è stato configurato GFI MailArchiver e la posta dell organizzazione viene archiviata correttamente, è possibile creare all interno di Microsoft Exchange un criterio destinatari di gestione cassette postali per liberare lo spazio sul server di Exchange attraverso l eliminazione della posta. Prima di creare un nuovo criterio destinatario di gestione cassette postali, è necessario determinare quanto segue: I limiti che deve impostare il criterio Il gruppo che deve essere controllato dal criterio La modalità di gestione dei messaggi che superano i limiti del criterio Passaggio 1: Creare un tag di conservazione Per creare un tag di conservazione, utilizzare il centro di amministrazione di Microsoft Exchange 1. Selezionare Gestione conformità > Tag di conservazione e fare clic su Nuovo. 2. Selezionare una delle seguenti opzioni: OPZIONE Applicato in automatico all intera cassetta postale (tutti) Selezionare per creare un tag di criterio predefinito (DPT). È possibile utilizzare i DPT per creare un criterio di eliminazione predefinito e un criterio di archiviazione predefinito che si applichino a tutti gli elementi della cassetta postale. GFI MailArchiver 2 Installazione di GFI MailArchiver 55

56 OPZIONE Applicato in automatico a una cartella specifica Applicato dagli utenti a elementi e cartelle (personale) Selezionare questa opzione per creare un tag criterio di conservazione (RPT) per una cartella predefinita come la Posta in arrivo e la Posta eliminata. Utilizzare questa opzione per creare tag personali che gli utenti di Outlook e Outlook Web App possono utilizzare per applicare un impostazione diversa di archiviazione o eliminazione rispetto alla cartella o qualsiasi criterio di archiviazione o eliminazione presente nell intera cassetta postale. 3. Inserire le informazioni necessarie, quindi fare clic su Salva. Passaggio 2: Creazione di un criterio di conservazione Per creare un criterio di conservazione, utilizzare il centro di amministrazione di Microsoft Exchange. 1. Selezionare Gestione conformità > Criteri di conservazione e fare clic su Nuovo. 2. Nella pagina Nuovo criterio di conservazione, rivedere le impostazioni di configurazione. OPZIONE Nome Criteri di conservazione Utilizzare questa casella per digitare un nome per il criterio di conservazione. Per selezionare i tag di conservazione da aggiungere al presente criterio di conservazione, fare clic sul pulsante Aggiungi. Per rimuovere un tag dal criterio, fare clic sul nome del tag e quindi su Rimuovi. 3. Fare clic su Salva. È possibile creare un criterio di conservazione senza applicarlo alle cassette postali. È inoltre possibile applicare il criterio alle cassette postali in un momento successivo. Passaggio 3: Applicazione di un criterio di conservazione agli utenti di una cassetta postale Dopo aver creato un criterio di conservazione, è necessario applicarlo agli utenti della cassetta postale. È possibile applicare criteri di conservazione diversi a varie serie di utenti. Per assegnare un criterio di conservazione a una cassetta postale: 1. Avviare il centro di amministrazione di Microsoft Exchange. 2. Fare clic sul nodo destinatari. 3. Da Cassette postali, selezionare Modifica dalla barra degli strumenti. 4. Fare clic su Funzionalità delle cassette postali. GFI MailArchiver 2 Installazione di GFI MailArchiver 56

57 5. Andare al campo Criterio di conservazione e, dall elenco a discesa, selezionare il criterio di conservazione creato nel passaggio precedente. 6. Fare clic su Salva. Ulteriori informazioni sulla modalità di creazione di un nuovo criterio di conservazione in Exchange Server 2013 sono disponibili qui: Informazioni sulla disinstallazione Per disinstallare GFI MailArchiver: 1. Fare clic su Start > Pannllo di controllo > Programmi > Disinstalla programma. 2. Selezionare GFI MailArchiver dall'elenco e fare clic su Disinstalla. 3. Quando viene visualizzato Disinstallare GFI MailArchiver?, fare clic su Sì. 4. Al termine, fare clic su Fine. GFI MailArchiver 2 Installazione di GFI MailArchiver 57

58 3 Procedura guidata di post-installazione di GFI MailArchiver Dopo il completamento dell installazione di GFI MailArchiver, viene visualizzata la schermata Congratulazioni. Fare clic su Configura per avviare la procedura guidata post-installazione che fornisce supporto nella configurazione di GFI MailArchiver. La procedura guidata di post-installazione consente di eseguire: ATTIVITÀ Immissione di un codice di licenza valido Impostazioni magazzino archivio Scelta di un metodo di archiviazione Per utilizzare GFI MailArchiver una volta che il prodotto è stato installato, è necessario un codice di licenza valido. Utilizzare il codice di licenza acquistato valido oppure immettere un codice di valutazione utente se si sta valutando GFI MailArchiver. Un codice di valutazione utente può essere richiesto tramite il sito web di DownloadRegistrationForm. Configurare le impostazioni del magazzino archivio che definiscono le proprietà quali nome, tipo di database e posizioni degli indici. Queste impostazioni vengono utilizzate come modello da GFI MailArchiver per creare automaticamente nuovi magazzini archivi. Il metodo di archiviazione definisce la modalità con cui Microsoft Exchange Server archivia i messaggi all interno dei magazzini archivi di GFI MailArchiver. Scegliere il metodo di archiviazione preferito dalle opzioni disponibili. Fare clic su Avanti per configurare GFI MailArchiver per il primo utilizzo. 3.1 Configurazione licenza Nella schermata Configurazione licenza inserire il codice di licenza ottenuto al momento dell acquisto del prodotto GFI MailArchiver. Fare clic su Verifica codice di licenza, quindi selezionare Avanti per continuare. Per valutare GFI MailArchiver, richiedere un codice di valutazione gratuito da GFI Software Ltd Configurazione delle impostazioni nuovo magazzino archivio tramite procedura guidata post-installazione All interno di GFI MailArchiver, i magazzini archivi possono essere descritti come i contenitori dei messaggi di posta archiviati. I magazzini archivi possono contenere numerosi componenti, come ad esempio: Un database dove memorizzare i metadati della posta elettronica Un database dove memorizzare sia i metadati che i dati della posta elettronica Una posizione del disco utilizzata come indice della posta Una posizione del disco utilizzata per la memorizzazione dei dati dei messaggi. GFI MailArchiver 3 Procedura guidata di post-installazione di GFI MailArchiver 58

59 I magazzini archivi vengono creati in base a un profilo magazzino archivio che definisce dettagli come la convenzione di denominazione del magazzino archivio, il nome, il tipo di database, la posizione del file di database, la posizione del file di posta elettronica e le posizioni degli indici. Utilizzare la procedura guidata di archiviazione per creare le impostazioni del nuovo magazzino archivio che verranno utilizzate come modello per creare automaticamente i magazzini archivi futuri. Per configurare le impostazioni nuovo magazzino archivio: Nella procedura guidata post-installazione, immettere un codice di licenza valido e quindi fare clic su Avanti. 2. Selezionare il percorso di archiviazione dei messaggi di posta archiviati. Le opzioni disponibili sono: TIPO DI DATABASE Microsoft SQL Server con archiviazione file Consigliato se si dispone di oltre 500 cassette postali da archiviare o un flusso di posta medio di oltre 8000 messaggi al giorno. Selezionare questa opzione per richiedere a GFI MailArchiver di utilizzare SQL Server per memorizzare le intestazioni e i metadati dei messaggi e una posizione del disco indicata per l archiviazione dei dati dei messaggi. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Configurazione magazzino archivio - SQL Server (pagina 61). La scelta di questa opzione richiede l installazione di SQL Server. Microsoft SQL Server Consigliato se si dispone di meno di 500 cassette postali da archiviare, un flusso di posta medio di oltre 8000 messaggi al giorno o se è necessario il controllo totale delle attività di utente e database. Selezionare questa opzione per richiedere a GFI MailArchiver di utilizzare SQL Server per archiviare sia le intestazioni dei messaggi/metadati che i dati dei messaggi. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Configurazione magazzino archivio - SQL Server (pagina 61). La scelta di questa opzione richiede l installazione di SQL Server. SQL Server Express con archiviazione file Consigliato se si dispone di meno di 100 cassette postali da archiviare o un flusso di posta medio di oltre 6000 messaggi al giorno. Selezionare questa opzione per richiedere a GFI MailArchiver di utilizzare il database di SQL Server Express per memorizzare le intestazioni e i metadati dei messaggi e una posizione del disco indicata per l archiviazione dei dati dei messaggi. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Configurazione magazzino archivio - SQL Server (pagina 61). La scelta di questa opzione richiede l installazione di SQL Server Express. Può essere scaricato gratuitamente dal sito web di Microsoft. GFI MailArchiver Database Consigliato solo per scopi di valutazione. Selezionare questa opzione per archiviare tutte le intestazioni/i metadati dei messaggi in un database di Firebird e i dati dei messaggi in una posizione del disco specifica. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Configurazione magazzino archivio - Database di GFI MailArchiver (pagina 60). la scelta di questa opzione NON richiede l installazione del database di Firebird. GFI MailArchiver creerà automaticamente un database per l utente. 3. Per continuare l installazione, fare clic su Avanti e seguire la procedura guidata post-installazione. GFI MailArchiver 3 Procedura guidata di post-installazione di GFI MailArchiver 59

60 4. (Facoltativo) Per consentire a GFI MailArchiver di creare il primo magazzino archivio, selezionare Crea un nuovo magazzino archivio e fare clic su Avanti. GFI MailArchiver invia un messaggio di benvenuto per confermare l avvenuta creazione del magazzino archivio Configurazione magazzino archivio - Database di GFI MailArchiver Se si è scelto di utilizzare un database di GFI MailArchiver, si verrà guidati nella creazione delle Impostazioni nuovo magazzino archivio utilizzate come modello da GFI MailArchiver per creare nuovi magazzini archivi. Schermata 19: Creazione magazzino archivio: Scelta percorsi 1. Selezionare i percorsi del file di database, del file e dell indice di ricerca da utilizzare per il database di GFI MailArchiver. Inoltre, fornire tutte le credenziali necessarie per accedere ai percorsi indicati. GFI MailArchiver 3 Procedura guidata di post-installazione di GFI MailArchiver 60

61 OPZIONE Percorso file di database Definisce il percorso del file di database Firebird. Digitare o fare clic su Sfoglia per scegliere il percorso di memorizzazione di questo file. i percorsi UNC non sono ammessi. Percorso file Definisce il percorso dei file di dati delle . Digitare o fare clic su Sfoglia per scegliere il percorso di memorizzazione di questo file. i percorsi UNC sono ammessi. Posizione indice di ricerca Definisce il percorso dell indice di ricerca delle . Digitare o fare clic su Sfoglia per scegliere il percorso di memorizzazione di questo file. I percorsi UNC sono ammessiper ulteriori informazioni, fare riferimento a Configurazione credenziali percorso file dell indice (pagina 173). Per accedere al percorso UNC sopra, utilizzare nome utente e password seguenti Abilitare questa opzione per consentire il completamento dei campi Accesso: e Password:. Le credenziali inserite vengono utilizzate per accedere ai percorsi UNC selezionati. 2. Per continuare l installazione, fare clic su Avanti. 3. (Facoltativo) Per consentire a GFI MailArchiver di creare il primo magazzino archivio, selezionare Crea un nuovo magazzino archivio. GFI MailArchiver invia un messaggio di benvenuto per confermare l avvenuta creazione del magazzino archivio. 4. Fare clic su Fine Configurazione magazzino archivio - SQL Server Se si è scelto di utilizzare Microsoft SQL Server, Microsoft SQL Server con archiviazione file o SQL Server Express con archiviazione file, a questo punto verranno fornite le istruzioni per configurare le impostazioni di un nuovo magazzino archivio. Assicurarsi che SQL Server sia installato con la modalità di autenticazione mista e che TCP IP sia abilitato. GFI MailArchiver 3 Procedura guidata di post-installazione di GFI MailArchiver 61

62 Schermata 20: Creazione magazzino archivio: Selezione database 1. Nella schermata Dettagli server database scegliere un server SQL Server dall elenco dei server rilevati automaticamente o inserirne manualmente i dettagli. OPZIONE Selezionare il server di database da utilizzare per l archiviazione dei messaggi. Indicare manualmente il server di database utilizzato per l archiviazione dei messaggi. Consente di selezionare un server SQL Server dall elenco di server Microsoft SQL Server rilevati. Per ricontrollare i server che potrebbero essere passati in linea da quando è stata caricata la pagina, fare clic su Ricontrolla. Scegliere questa opzione per ignorare l elenco di server Microsoft SQL Server rilevati e per specificare i dettagli del server utilizzato per il proprio magazzino archivio. 2. Per continuare, fare clic su Avanti. 3. Se nella schermata precedente si è scelto di indicare manualmente i dettagli da utilizzare per la memorizzazione dei messaggi archiviati, fornire il nome del database di Microsoft SQL Server nel campo Server di database. Se è stato selezionato un server di database, procedere con il passaggio successivo. GFI MailArchiver 3 Procedura guidata di post-installazione di GFI MailArchiver 62

63 4. Selezionare il metodo di autenticazione utilizzato per connettersi al server SQL Server selezionato. OPZIONE Autenticazione integrata di Windows Autenticazione Microsoft SQL Server Utilizza le credenziali di accesso dell utente attualmente connesso per accedere a SQL Server. Non è necessario inserire un nome utente e una password. Utilizza il nome utente e la password forniti nei campi Nome utente e Password per accedere a SQL Server. 5. Per continuare, fare clic su Avanti. 6. Specificare i percorsi per i file di dati (.mdf) e registro (.ldf) di SQL Server. Se è stato selezionato un database esistente, passare al passaggio successivo. OPZIONE Utilizzare il percorso predefinito, come indicato in Microsoft SQL Server Percorso file dati Utilizzare lo stesso percorso dati sia per il file dati che per quello di registro. Percorso file di registro Indica a GFI MailArchiver di utilizzare i percorsi predefiniti configurati all interno di SQL Server. Per configurare percorsi alternativi, deselezionare questa opzione. Definisce il percorso utilizzato da GFI MailArchiver per conservare i file di dati. Digitare o fare clic su Sfoglia per scegliere il percorso. Indica a GFI MailArchiver di utilizzare il percorso nella casella di testo Percorso file dati e di registro come percorso per il file di registro. Per inserire un percorso del file di registro personalizzato, deselezionare questa opzione. Definisce il percorso utilizzato da GFI MailArchiver per memorizzare i file di registro. Digitare o fare clic su Sfoglia per scegliere il percorso. 7. Per continuare, fare clic su Avanti. GFI MailArchiver 3 Procedura guidata di post-installazione di GFI MailArchiver 63

64 Schermata 21: Creazione magazzino archivio: Scelta percorsi 8. Fornire i percorsi dei file richiesti per il tipo di server SQL Server selezionato. Alcune opzioni non sono disponibili a seconda del tipo di server SQL Server selezionato. Ad esempio, selezionando Microsoft SQL Server con archiviazione file, si disabilitano le opzioni Percorso file database e Percorso file . OPZIONE Percorso file Definisce il percorso dei dati delle . Digitare o fare clic su Sfoglia per scegliere il percorso di memorizzazione di questo file. i percorsi UNC sono ammessi. GFI MailArchiver 3 Procedura guidata di post-installazione di GFI MailArchiver 64

65 OPZIONE Per accedere al percorso UNC sopra, utilizzare nome utente e password seguenti Posizione indice di ricerca Abilitare questa opzione per consentire il completamento dei campi Accesso: e Password:. Le credenziali inserite verranno utilizzate per accedere ai percorsi UNC selezionati. Definisce il percorso dell indice di ricerca delle . Digitare o fare clic su Sfoglia per scegliere il percorso di memorizzazione di questo file. 9. Per continuare, fare clic su Avanti. I percorsi UNC sono ammessi, purché il servizio di ricerca disponga di accesso in lettura/scrittura al percorso. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Configurazione credenziali percorso file dell indice (pagina 173).. IMPORTANTE Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Scelta del tipo di database (pagina 41). 10. (Facoltativo) Per consentire a GFI MailArchiver di creare il primo magazzino archivio, selezionare Crea un nuovo magazzino archivio. GFI MailArchiver invia un messaggio di benvenuto per confermare l avvenuta creazione del magazzino archivio. 11. Fare clic su Fine. 3.3 Configurazione del metodo di archiviazione tramite la procedura guidata post-installazione GFI MailArchiver offre numerosi metodi per l archiviazione della posta, basati sui requisiti dell organizzazione. Selezionare dalle opzioni seguenti: METODO DI ARCHIVIAZIONE Archiviazione manuale Permette agli utenti di decidere i messaggi da archiviare. Gli utenti possono archiviare un singolo messaggio, una cartella intera di messaggi o altri file tramite Assistente archivio di GFI MailArchiver. Questo metodo di non richiede Microsoft Exchange. Qualsiasi azienda che utilizza Microsoft Outlook può archiviare manualmente i messaggi a prescindere della posizione di hosting della posta. Archiviazione di tutti i messaggi Utilizzando la funzione di inserimento nel journal di Microsoft Exchange, i messaggi inseriti nel journal vengono copiati da GFI MailArchiver e archiviati su un server separato. Ciò consente di separare le attività di archiviazione da quelle effettuate da Microsoft Exchange server per recapitare la posta, consentendo di liberare lo spazio libero e incrementare le prestazioni, fornendo al contempo una scalabilità e affidabilità eccellenti per il proprio magazzino archivio. GFI MailArchiver può inoltre essere utilizzato con altri server di posta ed eseguire il polling della posta da qualsiasi server di posta che supporta IMAP e Active Directory. GFI MailArchiver 3 Procedura guidata di post-installazione di GFI MailArchiver 65

66 METODO DI ARCHIVIAZIONE Archiviazione basata su regole Una soluzione per quelle aziende che non desiderano archiviare ogni cosa: l archiviazione basata su regole consente all amministratore di archiviare in modo selettivo i messaggi sulla base di criteri specifici. Per includere o escludere cassette postali specifiche dall archiviazione, utilizzare la funzione Limitazioni archivio cassetta postale. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a configurazione limitazioni archivio (pagina 144). Schermata 22: Procedura guidata post-installazione: scelta del metodo di archiviazione Per configurare il metodo di archiviazione: 1. Nella procedura guidata post-installazione, dopo aver configurato le impostazioni del nuovo magazzino archivio, fare clic su Avanti. 2. Selezionare una opzione o una combinazione delle opzioni riportate di seguito: GFI MailArchiver 3 Procedura guidata di post-installazione di GFI MailArchiver 66

67 OPZIONE Archiviazione manuale Archiviazione automatica (inserimento nel journal) Questo metodo consente agli utenti di archiviare manualmente i messaggi, gli elementi di calendario o i file dal client Microsoft Outlook in GFI MailArchiver. Per poter archiviare manualmente gli elementi, gli utenti devono distribuire Assistente archivio di GFI MailArchiver. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Configurazione di Assistente archivio (pagina 231). GFI MailArchiver utilizza l'inserimento nel journal di Microsoft per recuperare tutti gli elementi da archiviare in una singola cassetta postale. Per il metodo di archiviazione automatica, è necessaria una cassetta postale di journaling (configurata in Microsoft Exchange), che viene configurata attraverso la procedura guidata di post-installazione. Ciò consente di iniziare l archiviazione degli elementi da Microsoft Exchange Server. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Configurazione cassetta postale di journaling (pagina 67). Se è abilitato il metodo Archiviazione automatica (inserimento nel journal), selezionare una delle opzioni seguenti: Tutti i messaggi: per archiviare tutti i messaggi che passano tramite i server di posta configurati, selezionare l opzione. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Gestione dei server di posta da archiviare (pagina 135). Archiviazione basata su regole: consente di archiviare i messaggi in base ai criteri specificati nelle regole di archiviazione configurate. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Configurazione delle regole di archiviazione (pagina 140). 3. Per continuare l installazione, fare clic su Avanti e seguire la procedura guidata post-installazione. 4. Fare clic su Fine Configurazione cassetta postale di journaling Se è stato selezionato il metodo di archiviazione Archiviazione automatica (inserimento nel journal), è necessario creare una cassetta postale di journaling. La funzionalità di inserimento nel journal consente la registrazione di tutti i messaggi di posta elettronica di un'organizzazione. Utilizzando la funzione di inserimento nel journal di Microsoft Exchange Server, è possibile incanalare gli elementi da archiviare in un unica cassetta postale. I messaggi e gli elementi di calendario vengono quindi recuperati da GFI MailArchiver per l archiviazione. Per creare la cassetta postale di journaling su Microsoft Exchange Server, eseguire una delle seguenti azioni: Creazione automatica di una cassetta postale di journaling tramite la procedura guidata postinstallazione Configurazione manuale di una cassetta postale di journaling per Microsoft Exchange Server 2003 Configurazione manuale di una cassetta postale di journaling per Microsoft Exchange Server 2007 Configurazione manuale di una cassetta postale di journaling per Microsoft Exchange Server 2010 Configurazione manuale di una cassetta postale di journaling per Microsoft Exchange Server 2013 IMPORTANTE Se l inserimento nel journal non viene impostato correttamente, NON si potrà procedere con il metodo di archiviazione Archiviazione automatica (inserimento nel journal). GFI MailArchiver 3 Procedura guidata di post-installazione di GFI MailArchiver 67

68 3.3.2 Creazione di una cassetta postale di journaling tramite la procedura guidata post-installazione Per configurare l inserimento nel journal con Microsoft Exchange Server 2007 e versioni successive attraverso la procedura guidata post-installazione: 1. Nella procedura guidata di configurazione che viene aperta dopo aver creato Profilo magazzino archivio fare clic su Avanti. Schermata 23: Procedura guidata cassetta postale di journaling 2. Dalla pagina Procedura guidata server di posta da archiviare selezionare dalle opzioni seguenti: a. Selezionare una cassetta postale di journaling dall'elenco sottostante. Selezionare questa opzione se è stata già creata e configurata una cassetta postale di journaling. Selezionare una cassetta postale dall elenco di cassette postali rilevate. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Configurazione cassetta postale di journaling (pagina 67). i. Selezionare una delle cassette postali rilevate, quindi fare clic su Avanti. GFI MailArchiver 3 Procedura guidata di post-installazione di GFI MailArchiver 68

69 ii. Nella finestra Credenziali cassetta postale di journaling, fare nuovamente clic su Avanti per completare la configurazione. iii. Quando si riceve il messaggio Server di posta da archiviare configurato., fare clic su Fine. b. Consentire alla procedura guidata di creare una nuova cassetta postale di journaling da utilizzare per iniziare l archiviazione dei messaggi di posta Selezionare questa opzione per creare automaticamente una nuova cassetta postale di journaling tramite la procedura guidata. La nuova cassetta postale di journaling verrà creata sul Microsoft Exchange Server selezionato dall elenco dei server rilevati. Questa caratteristica può essere utilizzata solo a partire da Microsoft Exchange Server 2007 Service Pack 2. i. Selezionare Consentire alla procedura guidata di creare una nuova cassetta postale di journaling da utilizzare per iniziare l archiviazione dei messaggi di posta, quindi fare clic su Avanti. ii. Quando richiesto, digitare i dati necessari per la cassetta postale di journaling. Le opzioni disponibili sono: OPZIONE Consentire a GFI MailArchiver di creare un nuovo utente di inserimento nel journal cui associare la o le cassette postali. Associare la o le cassette postali all utente di inserimento nel journal esistente. Selezionare questa opzione se è già configurata una cassetta postale di journaling su un server di posta. Nel campo Cassette postali rilevate, selezionare il database della cassetta postale a cui connettersi dall elenco delle cassette postali rilevate. Se viene rilevato un utente di inserimento nel journal, questa opzione è abilitata. Se questa opzione è abilitata, l utente di inserimento nel journal rilevato verrò associato a Cassette postali rilevate. iii. Fare clic su Avanti. iv. Per completare la configurazione, fornire le credenziali amministrative richieste. c. Inserire manualmente i dettagli della cassetta postale di journaling Consente di creare una nuova cassetta postale di journaling fornendo al contempo tutti i dettagli necessari alla creazione della stessa. Tali dettagli possono includere l indicazione di un archivio cassetta postale, il metodo di connessione, le porte usate e le credenziali. Scegliere questa opzione per configurare una cassetta postale di journaling in Microsoft Exchange Server i. Durante la connessione tramite IMAP, digitare i seguenti dati necessari per la cassetta postale di journaling: OPZIONE Connetti utilizzando IMAP Definisce il metodo di connessione utilizzato per connettersi al server di posta dove verrà creata la nuova cassetta di journaling. IMAP: disponibile solo quando GFI MailArchiver non è installato nello spesso computer di Microsoft Exchange Server 2003 o GFI MailArchiver 3 Procedura guidata di post-installazione di GFI MailArchiver 69

70 OPZIONE Server di posta Porta IMAP Utilizza SSL Login/Password Visualizza il nome del server di posta rilevato dove si trova la cassetta postale di journaling. L impostazione predefinita è 143. Se SSL non è abilitato, la connessione risulterà non crittografata. Fare clic per utilizzare SSL e applicare la crittografia. Il numero porta IMAP viene modificato in automatico con 993. Consente di digitare il nome di accesso e la password utilizzati per la connessione al server di posta selezionato. I nomi di accesso che contengono spazi non sono consentiti. Cartella Definisce la cartella predefinita utilizzata per l inserimento dei messaggi nel journal. Valore predefinito: Posta in arrivo. ii. Durante la connessione tramite EWS, digitare i seguenti dati necessari per la cassetta postale di journaling: OPZIONE Connettere utilizzando EWS Login:/Password: Definisce il metodo di connessione utilizzato per connettersi al server di posta dove verrà creata la nuova cassetta di journaling. Servizi Web di Exchange (EWS) è disponibile solo per Microsoft Exchange Server 2007 SP1 o Consente di digitare il nome di accesso e la password utilizzati per la connessione al server di posta selezionato. I nomi di accesso che contengono spazi non sono consentiti. Cartella Cartella pubblica Host Exchange Server Definisce la cartella predefinita utilizzata per l inserimento dei messaggi nel journal. Valore predefinito: Posta in arrivo. Per contrassegnare la cartella come pubblica, applicare un segno di spunta. Selezionare dalle opzioni seguenti: Individuazione automatica (consigliato) iii. Fare clic su Avanti per continuare l installazione. Host manuale per Exchange/Office 365 CAS: inserire l indirizzo IP di Exchange Server oppure il nome host del server Accesso client (CAS). CAS è un ruolo server che gestisce tutte le connessioni client verso un server di Exchange. Durante la connessione tramite EWS per Office 365, inserire il nome host di Office Per finalizzare la configurazione della cassetta postale di journaling, fare clic su Fine. 3.4 Finalizzazione della configurazione post-installazione Una volta completata la procedura guidata di post-installazione, è possibile iniziare a utilizzare GFI MailArchiver per l archiviazione dei messaggi di posta su Microsoft Exchange Server. GFI MailArchiver 3 Procedura guidata di post-installazione di GFI MailArchiver 70

71 Schermata 24: Procedura guidata di post-installazione completata Confermare che la configurazione per la Gestione licenze, le Impostazioni magazzino archivio e il Metodo di archiviazione siano contrassegnati come completati, quindi fare clic su Fine. 3.5 Verifica dell installazione A seconda del metodo di archiviazione selezionato durante le attività di post-installazione, verificare la configurazione per assicurarsi che i messaggi siano stati archiviati correttamente. Verifica dell archiviazione manuale 1. Aprire la versione di Microsoft Outlook in cui è stato distribuito Assistente archivio di GFI MailArchiver. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Configurazione di Assistente archivio (pagina 231). 2. Selezionare un messaggio di posta elettronica, quindi fare clic su Archivio. GFI MailArchiver 3 Procedura guidata di post-installazione di GFI MailArchiver 71

72 3. In GFI MailArchiver accedere alla scheda Archivio. 4. Assicurarsi che sia selezionato il magazzino archivio corretto e verificare che il messaggio di posta archiviato tramite Assistente archivio di GFI MailArchiver sia visualizzato nel riquadro Conversazione. Verifica dell archiviazione dell archiviazione automatica (inserimento nel journal) di tutti i messaggi di posta 1. Creare un nuovo messaggio e inviarlo a un indirizzo di posta valido che appartenga a una cassetta postale archiviata. 2. In GFI MailArchiver accedere alla scheda Archivio. Schermata 25: Ricerca messaggi di posta elettronica 3. Assicurarsi che sia selezionato il magazzino archivio corretto e verificare che il messaggio di posta archiviato sia visualizzato nel riquadro Conversazione. Verifica dell archiviazione basata su regole 1. Assicurarsi che le regole di archiviazione siano state configurate. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Configurazione delle regole di archiviazione (pagina 140). 2. Creare un nuovo messaggio basato sui criteri configurati nelle regole di archiviazione e inviarlo a un indirizzo di posta valido. 3. In GFI MailArchiver accedere alla scheda Archivio. 4. Assicurarsi che sia selezionato il magazzino archivio corretto e verificare che il messaggio di posta archiviato sia visualizzato nel riquadro Conversazione. GFI MailArchiver 3 Procedura guidata di post-installazione di GFI MailArchiver 72

73 Una volta soddisfatti della modalità di archiviazione della posta da parte di GFI MailArchiver, è possibile configurare i criteri di gestione della cassetta postale che rimuovono la posta da Microsoft Exchange server. Per ulteriori informazioni, fare riferimento alle seguenti sezioni della presente guida: Rimozione posta da Microsoft Exchange Server 2003 Rimozione posta da Microsoft Exchange Server 2007 Rimozione posta da Microsoft Exchange Server 2010 Rimozione posta da Microsoft Exchange Server Utilizzo di Port Change Tool Port Changing Tool consente di controllare i conflitti delle porte presenti sul server dove è installato GFI MailArchiver e di modificare rapidamente e facilmente le porte remote. IMPORTANTE Dopo aver aggiornato GFI MailArchiver da una versione precedente, i numeri delle porte vengono riportati alla loro impostazione predefinita originaria, quindi sarà necessario eseguire nuovamente Port Changing Tool. Schermata 26: Interfaccia utente di Port Change Tool Per utilizzare Port Change Tool: 1. Avviare lo strumento da Tutti i programmi > GFI\MailArchiver > Tools > PortChange, quindi fare clic su PortChange.exe GFI MailArchiver 3 Procedura guidata di post-installazione di GFI MailArchiver 73

74 I campi con uno sfondo giallo indicano contenuti di sola lettura e non possono essere modificati. 2. Per identificare le porte sul computer che vengono utilizzate da altre applicazioni, fare clic su Verifica conflitto porta. Lo strumento si arresta e riavvia i processi di GFI MailArchiver. Se viene identificato un conflitto, il numero della porta in conflitto viene contrassegnato di rosso. Le porte prive di conflitti sono contrassegnate in verde. 3. Digitare il nuovo valore nel campo Modifica in della porta che si desidera aggiornare, quindi selezionare Applicazione modifiche alle porte in corso. Lo strumento controllerà nuovamente la presenza di conflitti di porte sulla base dei valori appena immessi, quindi applicherà la modifica. 4. (Facoltativo) Per ripristinare i numeri predefiniti delle porte sul computer dove è presente GFI MailArchiver, fare clic su Reimposta, quindi su Applicazione modifiche alle porte in corso. GFI MailArchiver 3 Procedura guidata di post-installazione di GFI MailArchiver 74

75 4 Aggiornamento da versioni precedenti 4.1 Perché è necessario aggiornare a GFI MailArchiver 2014? GFI MailArchiver 2014 include una serie di nuove funzionalità studiate per rendere più semplice l archiviazione dei dati, offrendo un esperienza utente migliorata e più performante. In particolare, questa edizione include: File Archive Assistant: GFI MailArchiver File Archive Assistant consente l archiviazione diretta dei file dal desktop a GFI MailArchiver. Installare la semplice applicazione sui computer dei clienti e lasciare che gli utenti archivino i file tramite trascinamento, incrementando la produttività e fornendo funzionalità di backup dei file. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Distribuzione di File Archive Assistant (pagina 240). Elimina in Outlook Connector / IMAP: abilitare l eliminazione della posta in GFI MailArchiver e aggiornare Outlook Connector per utilizzare la nuova funzionalità per l eliminazione dei messaggi. Prima di abilitare l eliminazione della posta, controllare le normative aziendali. Eliminazione e rinomina cartelle: le cartelle di posta adesso possono essere rinominate ed eliminate direttamente dall interfaccia web di GFI MailArchiver. È stata aggiunta una nuova autorizzazione per concedere agli utenti l accesso alla rinomina cartelle. Per GFI MailArchiver 6 e versioni successive, è possibile eseguire l aggiornamento direttamente alla versione desiderata. Ad esempio, per eseguire l aggiornamento da GFI MailArchiver 7 a GFI MailArchiver 2014, non è necessario installare le versioni intermedie. Per ulteriori informazioni sull aggiornamento da versioni precedenti a GFI MailArchiver, fare riferimento a: Aggiornamento da versioni precedenti a GFI MailArchiver 2012 Nella versione GFI MailArchiver 2012, Gestione degli archivi era riprogettata per automatizzare il processo di creazione del magazzino archivio. Questa novità esercita un influsso sulla modalità di funzionamento di numerose funzioni all interno del prodotto. Affinché la nuova automazione del magazzino archivio funzioni, è inoltre necessario soddisfare nuovi requisiti. I magazzini archivi di versioni precedenti di GFI MailArchiver possono essere aggiornati e utilizzati con la nuova architettura. Quando viene eseguita la procedura di aggiornamento, GFI MailArchiver chiede all utente di aggiornare tutti i magazzini archivi esistenti. Questa operazione è obbligatoria perché GFI MailArchiver rilevi automaticamente un intervallo di date per ciascun magazzino archivio. Una volta completata, a tutti i magazzini archivi saranno stati assegnati i rispettivi intervalli di date e i nuovi elementi potranno essere archiviati al loro interno. I magazzini archivi vuoti verranno contrassegnati come non validi e potranno essere tranquillamente eliminati. Altre importanti funzionalità presenti in GFI MailArchiver 2012 e versioni successive: Ruoli e autorizzazioni: questa funzione consente di configurare il tipo di autorizzazioni assegnate agli utenti, ad esempio concedendo a utenti specifici diritti di eliminazione sugli elementi archiviati o di generare rapporti MailInsights per conto degli altri utenti. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Configurazione ruoli e autorizzazioni (pagina 187). GFI MailArchiver 4 Aggiornamento da versioni precedenti 75

76 L introduzione di Assistente archivio di GFI MailArchiver consente di configurare una pianificazione per l archiviazione automatica degli elementi direttamente da Outlook. GFI MailArchiver offre inoltre varie opzioni per l eliminazione automatica dei messaggi dalla cassetta postale al termine della procedura di importazione. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Importazione dei messaggi di posta elettronica e degli elementi di calendario da Assistente archivio di GFI MailArchiver (pagina 155). Il gruppo con pieno accesso, che nelle versioni precedenti consentiva ai membri dei gruppi di Active Directory di cercare e navigare in tutti gli elementi archiviati nei magazzini archivi, è stato sostituito da Ruolo con pieno accesso, configurabile da Ruoli e autorizzazioni. Accesso all archivio sempre e ovunque tramite IMAP e da qualsiasi dispositivo: iphone, ipad, Android e altri. Possibilità di scegliere la modalità di archiviazione utilizzando archiviazione basata su regole, che consente un archiviazione selettiva e l eliminazione degli elementi archiviati. Estrazione di business intelligence dall archivio: i rapporti di MailInsights possono consentire di identificare potenziali violazioni di sicurezza, rischi legali e problemi di produttività tramite l estrazione dei dati essenziali dall archivio. I rapporti possono essere rilasciati su richiesti oppure pianificati e inviati alla posta in arrivo con cadenza regolare Vantaggi dei nuovi magazzini archivi La nuova funzionalità di GFI MailArchiver crea in automatico i nuovi magazzini archivi, assicurando che tutti gli elementi archiviati siano correttamente classificati nei rispettivi magazzini archivi, consentendo agli utenti la gestione e visualizzazione dell archivio in modo migliore e più organizzato. Non appena un nuovo elemento è in attesa di essere archiviato, GFI MailArchiver classifica l elemento in base alla data di ricezione e lo assegna al rispettivo magazzino archivio. In assenza di un magazzino archivio valido, ne viene creato in automatico un nuovo sulla base delle Impostazioni nuovo magazzino archivio configurate tramite la Procedura guidata post-installazione. Un magazzino archivio valido non è contrassegnato come Pieno o Sola lettura. È possibile impedire l archiviazione in un magazzino archivio specifico. Questo contrassegnerà il magazzino archivio come pieno e verrà creato un nuovo magazzino archivio in presenza di nuovi elementi da archiviare che rientrano in quel particolare intervallo di date. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Modifica dei dati dei magazzini archivi esistenti (pagina 170). Un altra nuova funzionalità relativa ai magazzini archivi è la capacità di definire un pattern di nome per i nuovi magazzini archivi. Questo schema garantisce coerenza, crea uniformità e risulta più comprensibile agli utenti quando navigano nei rispettivi magazzini archivi. La sottostante tabella elenca i requisiti delle funzioni disponibili e le modifiche: GFI MailArchiver 4 Aggiornamento da versioni precedenti 76

77 FUNZIONE/REQUISITI Aggiornamento dello schema del database I database non possono essere eliminati manualmente Creazione automatica magazzino archivio Impostazioni nuovo magazzino archivio Pianificazione magazzini archivi Senza magazzino archivio attivo/inattivo Magazzino archivio di sola lettura Magazzino archivio pieno Archiviazione istanza singola Assicurarsi che lo schema del database venga aggiornato durante l installazione/processo di aggiornamento, altrimenti l automazione del magazzino archivio non potrà essere implementata e GFI MailArchiver 2012 non funzionerà. Lo schema del database può anche essere aggiornato manualmente utilizzando lo strumento Database Schema Upgrader. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Aggiornamento dello schema del database (pagina 185). I magazzini archivi non possono più essere creati manualmente. La Gestione degli archivi è un processo automatico gestito da GFI MailArchiver. Per facilitare la Gestione degli archivi, GFI MailArchiver crea nuovi magazzini archivi in base alle esigenze. I nuovi magazzini archivi vengono creati quando i messaggi di posta sono ricevuti in GFI MailArchiver dall inserimento nel journal o dall archiviazione manuale a seconda delle impostazioni per il modello specificate in Impostazioni nuovo magazzino archivio. Per la creazione automatica di nuovi magazzini archivi viene creato un modello in base alle Impostazioni nuovo magazzino archivio specificate durante le attività post-installazione. Il modello può essere modificato successivamente dalla UI di GFI MailArchiver. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Configurazione delle impostazioni nuovo magazzino archivio (pagina 165). I magazzini archivi vengono creati periodicamente in automatico secondo una pianificazione predefinita. Il periodo di rollover predefinito e consigliato è a cadenza bimestrale. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Pianificazione magazzini archivio (pagina 175). I magazzini archivi creati rimangono attivi fino a quando il magazzino archivio non diventa pieno oppure viene impostato su sola lettura in modo che gli elementi archiviati con date che abbracciano il periodo del magazzino archivio vengano archiviati all interno del contenitore corrispondente. Un magazzino archivio può essere impostato per la sola lettura. In questo caso, viene creato un nuovo magazzino archivio per lo stesso periodo quando un elemento che rientra nell intervallo di tempo deve essere archiviato. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Modifica dei dati dei magazzini archivi esistenti (pagina 170). Se il limite di dimensioni consigliato per il magazzino archivio viene raggiunto, viene creato un nuovo magazzino archivio per lo stesso periodo. Questa caratteristica è disponibile solo per i magazzini archivi basati su database Server Express e Firebird. Se si utilizza un sistema di archiviazione con una singola istanza, GFI MailArchiver assicura l assenza di elementi duplicati nello stesso magazzino archivio. GFI MailArchiver 4 Aggiornamento da versioni precedenti 77

78 FUNZIONE/REQUISITI Importazione elementi all interno di GFI MailArchiver Quando si utilizza GFI MailArchiver Import Export Tool per importare gli elementi da archiviare in GFI MailArchiver, questi vengono memorizzati e archiviati a seconda della data senza necessità di creare un piano. Se per un determinato periodo non esiste alcun magazzino archivio, vengono creati i nuovi magazzini archivi, come richiesto. Se un messaggio viene importato per l utente 1, tutti i destinatari/mittenti nel messaggio dispongono della proprietà del messaggio stesso e possono accedervi. I magazzini archivi creati durante il processo di importazione possono essere utilizzati per le operazioni normali di GFI MailArchiver quando i messaggi vengono archiviati dal journaling o dall archiviazione manuale. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Utilizzo di GFI MailArchiver Import Export Tool (pagina 261). 4.3 Prima dell aggiornamento 1. Assicurarsi di aver effettuato l'accesso come amministratore o di utilizzare un account con privilegi amministrativi. 2. Prima di avviare l installazione, salvare e chiudere tutte le applicazioni aperte sul computer. 3. Prima di procedere con l aggiornamento, verificare tutti i requisiti di sistema. 4.4 Aggiornamento di GFI MailArchiver 1. Fare doppio clic su: Mailarchiver.exe per aggiornare GFI MailArchiver su sistemi x86 Mailarchiver_x64.exe per aggiornare GFI MailArchiver su sistemi x64 2. Nella pagina iniziale, fare clic su Avanti. 3. Scegliere se effettuare una ricerca di una build più recente di GFI MailArchiver sul sito web di GFI. Per continuare, fare clic su Avanti. 4. Leggere il contratto di licenza e selezionare l opzione Accetto i termini del contratto di licenza. Per continuare, fare clic su Avanti. 5. Se si esegue l aggiornamento da una versione precedente di GFI MailArchiver, immettere l indirizzo di posta elettronica dell amministratore e il codice di licenza. Per continuare, fare clic su Avanti. In alternativa, passare alla fase successiva. Per eseguire l aggiornamento della licenza da una versione precedente o per valutare GFI MailArchiver, fare clic su Maggiori informazioni e richiedere un codice. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a: 6. Se è necessario modificare i valori predefiniti per il sito Web e l alias della directory virtuale, modificare i valori dei campi Sito Web: e Alias directory virtuale:. Questi valori definiscono l URL da utilizzare per accedere a GFI MailArchiver. Fare clic su Avanti. 7. Per installare GFI MailArchiver, fare clic su Installa. GFI MailArchiver 4 Aggiornamento da versioni precedenti 78

79 8. Fare clic su Aggiorna per aggiornare gli schemi del database esistenti al nuovo schema di GFI MailArchiver, quindi scegliere Avanti per continuare la configurazione. IMPORTANTE Si consiglia di aggiornare tutti gli schemi del database onde assicurare un corretto funzionamento di GFI MailArchiver. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Aggiornamento dello schema del database (pagina 185). Per proseguire la configurazione senza aggiornare lo schema del database, selezionare l'opzione Ignorare aggiornamento schema del database. Eseguirò l aggiornamento in seguito. e fare clic su Avanti. 9. Per chiudere la procedura guidata di installazione, fare clic su Fine. 4.5 Azioni successive all aggiornamento Controllo della licenza Un codice di licenza valido consente l'utilizzo senza restrizioni di GFI MailArchiver. Per rivedere il codice di licenza attualmente installato, selezionare Configurazione e fare clic su Modifica codice di licenza. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Visualizzazione e modifica codici di licenza (pagina 216). TIPO DI AGGIORNAMENTO Dalla stessa versione ma con build precedente Se il codice di licenza precedente è completo, non verrà chiesto un codice di licenza durante l installazione. Una volta caricata l interfaccia utente, non verrà chiesto l inserimento del codice. Se il codice di licenza precedente è scaduto, non verrà chiesto un codice di licenza durante l installazione. L immissione del codice verrà richiesta nella postinstallazione. Se il codice di licenza precedente era un codice di valutazione, non verrà chiesto un codice di licenza durante l installazione. Se il codice di licenza di valutazione è scaduto, verrà chiesto di acquistare un codice nella post-installazione. Se il codice di licenza di valutazione non è scaduto, non verrà chiesto un codice di licenza. 'Build precedente' si riferisce al software compilato di GFI MailArchiver della stessa versione. Da una versione precedente di GFI MailArchiver Il codice di licenza precedente non è valido. Quando richiesto durante l installazione, immettere il nuovo codice di licenza. Fare riferimento a GFI MailArchiver 4 Aggiornamento da versioni precedenti 79

80 5 Utilizzo di GFI MailArchiver GFI MailArchiver consente di gestire un archivio facilmente accessibile di corrispondenza di posta elettronica, di elementi di calendario e di documenti, eliminando la necessità di file PST e soddisfacendo un numero crescente di normative di conformità e di ediscovery. Con le funzionalità di creazione rapporti degli strumenti di business intelligence di MailInsights, sarà possibile trarre il meglio dagli elementi archiviati. Identificare i rischi legali e gestire la produttività con rapporti basati sulle informazioni critiche per il business all interno dell archivio. Fare riferimento alle seguenti sezioni per informazioni relative a: accesso a GFI MailArchiver Monitoraggio delle operazioni tramite il dashboard Visualizzazione dei messaggi di posta elettronica archiviati Operazioni con i messaggi Ricerca dei messaggi archiviati Accesso a più cassette postali Generazione di rapporti MailInsights Modifica della lingua di visualizzazione e di altre opzioni 5.1 Accesso a GFI MailArchiver Per accedere a GFI MailArchiver, selezionare una delle seguenti opzioni: Accedere a Start > GFI MailArchiver > GFI MailArchiver. L applicazione verrà caricata nel browser Internet predefinito. Digitare le credenziali di dominio (nome utente e password utilizzati per accedere a Windows ) quando richiesto. In alternativa, nel browser Internet, digitare il seguente URL: host di GFI MailArchiver>/<nome cartella virtuale di GFI MailArchiver> Ad esempio: Per impostazione predefinita, GFI MailArchiver non richiede credenziali di accesso al momento dell accesso. Utilizzerà invece le credenziali dell utente attualmente connesso. La chiusura della sessione del browser disconnette da GFI MailArchiver l utente attualmente connesso. Per connettersi come utente diverso, disconnettersi dal proprio profilo e connettersi utilizzando un altro utente di Windows. Se ci si connette da un computer che non fa parte del dominio dove è installato GFI MailArchiver, verrà chiesto di digitare le credenziali utilizzate per accedere al dominio dove è installato GFI MailArchiver. GFI MailArchiver 5 Utilizzo di GFI MailArchiver 80

81 5.2 Utilizzo della scheda Home Dalla scheda Home di GFI MailArchiver è possibile monitorare con facilità l installazione. Le informazioni grafiche e statistiche forniscono una panoramica in tempo reale dei parametri operativi generali di GFI MailArchiver. Consente anche l identificazione di eventuali problemi prima che questi possano avere delle serie ripercussioni sul proprio sistema. Schermata 27: Il dashboard di GFI MailArchiver Dall interfaccia di GFI MailArchiver, selezionare la scheda Home. Le informazioni vengono visualizzate in vari elementi della schermata raggruppati per tipo. Le sezioni seguenti descrivono ciascuna sezione e illustrano come interpretare i dati presentati. Panoramica stato Server Magazzini archivi Flusso posta elettronica Visualizzatore eventi GFI MailArchiver 5 Utilizzo di GFI MailArchiver 81

82 5.2.1 Panoramica stato Schermata 28: Heartbeat di GFI MailArchiver L area Panoramica stato mostra le informazioni che consentono di identificare rapidamente i problemi correlati alle varie componenti di GFI MailArchiver, come eventuali server che non rispondono. Per investigare eventuali interruzioni nel servizio, visualizzare le schede seguenti: OPZIONE Servizi Cassette postali di journaling SQL Server Gestione licenze Mostra lo stato attuale dei servizi in background utilizzati da GFI MailArchiver. Visualizza un elenco di cassette postali di journaling configurate. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Aggiunta di una nuova cassetta postale di journaling (pagina 136). Visualizza i server SQL configurati per l archiviazione della posta. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Scelta e preparazione di un database (pagina 41). Indica se il codice di licenza attuale è valido e se l installazione è in modalità di valutazione o con licenza. Indica anche il numero di utenti con licenza, il numero di utenti abilitati e le informazioni relative alla durata del funzionamento del prodotto. GFI MailArchiver 5 Utilizzo di GFI MailArchiver 82

83 5.2.2 Server Schermata 29: Area server L area Server fornisce informazioni sulla quantità di spazio libero sul disco del server dove è installato GFI MailArchiver. Ciò consente di monitorare facilmente i server che stanno esaurendo lo spazio su disco e di effettuare le misure correttive appropriate prima di esaurire lo spazio Magazzini archivi Schermata 30: Area magazzini archivi L area Magazzini archivi fornisce informazioni sul numero totale di messaggi archiviati nei GFI MailArchiver e il numero di magazzini archivi utilizzati. Queste informazioni consentono di identificare se i messaggi vengono archiviati correttamente. Quando è abilitata la Conservazione a fini giudiziari, in questa finestra viene visualizzato un messaggio. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Configurazione della conservazione a fini giudiziari (pagina 206). GFI MailArchiver 5 Utilizzo di GFI MailArchiver 83

84 5.2.4 Flusso posta elettronica Schermata 31: Area flusso posta elettronica di GFI MailArchiver Il grafico Flusso posta elettronica fornisce una panoramica grafica della quantità di messaggi che GFI MailArchiver sta archiviando. I picchi o le cadute che non rientrano nel normale flusso di posta dovranno essere investigati, dato che possono indicare che l inserimento nel journal non funziona correttamente. Personalizzare il grafico Flusso di posta elettronica per visualizzare il flusso per tutte le cassette postali di journaling, una cassetta postale singola o un periodo specifico. Per personalizzare la visualizzazione, utilizzare i comandi forniti e fare clic su Aggiorna Visualizzatore eventi Schermata 32: Scheda Visualizzatore eventi La finestra Visualizzatore eventi fornisce informazioni relative agli eventi di GFI MailArchiver. I messaggi qui forniti consentono di ottenere informazioni sui processi di sistema che normalmente vengono nascosti dalla vista degli amministratori di sistema ma che possono portare a scoprire che alcune funzioni di sistema richiedono attenzione. 5.3 Visualizzazione degli elementi archiviati 1. Da GFI MailArchiver, selezionare la scheda Archivio. GFI MailArchiver 5 Utilizzo di GFI MailArchiver 84

85 Schermata 33: Visualizzazione dei messaggi di posta elettronica archiviati 2. Nella scheda Archivio, è possibile visualizzare gli elementi archiviati di tutte le cassette postali a cui è stato consentito l accesso. È anche possibile eseguire numerose operazioni, come descritto nella tabella sottostante. OPZIONE Consente la ricerca dei messaggi di posta elettronica. Digitare le parole o le frasi da cercare e fare clic su. I risultati vengono visualizzati nel riquadro dei messaggi di posta elettronica. Nasconde il riquadro di anteprima dei messaggi. Visualizza il riquadro di anteprima dei messaggi. All interno della pagina di elenco dei messaggi, passa dalla visualizzazione dei messaggi di posta nella parte inferiore alla visualizzazione nella parte laterale e viceversa. Mostra i messaggi nella visualizzazione messaggio. Mostra i messaggi nella visualizzazione cassetta postale. Passa alla vista calendario e visualizza gli elementi di calendario archiviati. GFI MailArchiver 5 Utilizzo di GFI MailArchiver 85

86 OPZIONE Mostra l elenco di cassette postali a cui ha accesso l utente attualmente connesso. Dall elenco account, selezionare il magazzino archivio di cui visualizzare le cassette postali dall opzione Elenca account nell archivio. Per uscire dall elenco Account, fare clic su Chiudi. Elimina i messaggi di posta selezionati, se l amministratore di sistema ha abilitato l eliminazione dei messaggi di posta. Se non si abilita Eliminazione messaggi di posta, la relativa icona non viene visualizzata. Non è possibile eliminare i messaggi di posta dai magazzini archivio di sola lettura o se è abilitata la conservazione legale. Per impostazione predefinita, GFI MailArchiver visualizza 25 elementi per pagina. Per modificare questo valore, fare clic sul nome utente visualizzato nell angolo superiore destro della schermata e modificare il valore dell opzione Numero di messaggi da visualizzare per pagina. Fare clic su Salva. 5.4 Lavorare con gli elementi archiviati All interno della scheda Archivio di GFI MailArchiver, è possibile visualizzare ed eseguire operazioni sui vari tipi di elementi archiviati. Passare dalle conversazioni agli elementi di calendario utilizzando i controlli forniti nella barra attività. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Visualizzazione degli elementi archiviati (pagina 84). Per visualizzare un messaggio o un file archiviato, selezionarlo dalla visualizzazione della cassetta postale o dei messaggi. In tal modo, l elemento selezionato verrà visualizzato nel riquadro di anteprima. Fare doppio clic su un messaggio o su un file archiviato per visualizzarlo nella finestra di visualizzazione messaggi. GFI MailArchiver 5 Utilizzo di GFI MailArchiver 86

87 Schermata 34: Operazioni con gli elementi archiviati all interno di GFI MailArchiver Per aprire un elemento di calendario archiviato, passare alla vista calendario. Selezionare l elemento da visualizzare. Per visualizzare i dettagli nella finestra del calendario, fare clic una volta sull elemento. A seconda del tipo di elemento archiviato selezionato, le azioni seguenti potranno essere effettuate durante la visualizzazione dei contenuti degli elementi archiviati: OPZIONE Visualizza intestazione di posta elettronica/visualizza intestazione elemento di calendario. Fare clic per visualizzare l intestazione dell o dell elemento di calendario. Tali intestazioni vengono visualizzate in un riquadro. Fare nuovamente clic su questo pulsante oppure selezionare Chiudi per chiudere il riquadro. Visualizza thread di conversazione Fare clic sul pulsante per visualizzare l'intera conversazione nella finestra della vista dei messaggi di posta elettronica, nella quale sono elencati tutti i messaggi che fanno parte della conversazione. Fare nuovamente clic su questo pulsante oppure selezionare Chiudi per chiudere il riquadro. GFI MailArchiver 5 Utilizzo di GFI MailArchiver 87

88 OPZIONE Modificare le etichette dei messaggi di posta elettronica o dell elemento di calendario (personale e globale) Consente di classificare i messaggi di posta elettronica e gli elementi di calendario mediante l'etichettatura. Questa funzione si rivela utile per ricercare specifici tipi di messaggi di elementi archiviati. Ad esempio, cercare tutti gli elementi con l etichetta Importante. Per aggiungere un'etichetta: 1. Da 'Etichette disponibili', digitare una nuova etichetta oppure selezionarne una esistente. 2. Fare clic su Etichetta per assegnare al messaggio di posta elettronica l'etichetta digitata o selezionata. Per rimuovere un'etichetta assegnata in precedenza: 1. Selezionare un'etichetta assegnata in precedenza. 2. Fare clic su Rimuovi etichetta. Fare nuovamente clic su questo pulsante oppure selezionare Chiudi per chiudere il riquadro. le etichette vengono visualizzate nel campo 'Etichette' in nero. Le etichette assegnate a livello di organizzazione mediante i criteri di categorizzazione vengono visualizzate in rosso. Non è possibile rimuovere le etichette dei criteri di categorizzazione da un messaggio di posta elettronica. Ripristinare i messaggi di posta elettronica/elemento di calendario Ripristina i messaggi di posta elettronica o gli elementi di calendario utilizzando la funzione OneClick Restore (Ripristino OneClick), che consente di ripristinare un elemento archiviato in una specifica cassetta postale o di inoltrare una copia a un indirizzo di posta elettronica. Nel riquadro Ripristina , digitare l'indirizzo di posta elettronica al quale inviare la copia dell elemento corrente e fare clic su Ripristinare i messaggi di posta elettronica/elemento di calendario. Salvare il messaggio di posta elettronica su disco (formato EML). Scarica l'intero messaggio di posta elettronica sul disco, inclusi gli eventuali allegati in formato.eml. Questo formato è compatibile con una serie di client di posta, come Microsoft Outlook Express, Windows Mail e Mozilla Thunderbird. Nella finestra di dialogo Download file, selezionare Salva quindi scegliere la posizione in cui salvare il file. Salvare il messaggio di posta elettronica su disco (formato MSG). Scarica l'intero messaggio di posta elettronica sul disco, inclusi gli eventuali allegati in formato.msg, che è compatibile con Microsoft Outlook. Nella finestra di dialogo Download file, selezionare Salva quindi scegliere la posizione in cui salvare il file. Scarica elemento di calendario Scarica l'intero messaggio di posta elettronica sul disco, inclusi gli eventuali allegati in formato.msg, che è compatibile con Microsoft Outlook. Nella finestra di dialogo Download file, selezionare Salva quindi scegliere la posizione in cui salvare il file. Stampa /elemento di calendario Visualizza l elemento archiviato in formato stampabile in una nuova finestra del browser. Utilizzare la funzione di stampa del browser in uso per stampare l elemento. GFI MailArchiver 5 Utilizzo di GFI MailArchiver 88

89 OPZIONE Mostrare le immagini presenti nel messaggio di posta elettronica Utilizzare questo pulsante per visualizzare le immagini incorporate nei messaggi di posta elettronica. Contrassegnare come non SPAM Utilizzare questo pulsante per non contrassegnare come SPAM un messaggio precedentemente identificato come SPAM da una soluzione antispam. Richiede la configurazione di un criterio di conservazione SPAM. Elimina /elemento di calendario Elimina l elemento corrente, se l amministratore di sistema ha abilitato l eliminazione dei messaggi di posta. Se non si abilita Eliminazione messaggi di posta, la relativa icona non viene visualizzata. Non è possibile eliminare gli elementi archiviati dai magazzini archivio di sola lettura o se è abilitata la conservazione legale. Scarica Mostra eventi elemento di calendario Fare clic sul pulsante per visualizzare gli eventi elemento di calendario nella finestra della vista dei messaggi di posta elettronica. Quando si visualizzano i file archiviati e nel corpo è permesso un collegamento aggiuntivo di Download. Per scaricare il file e salvarlo su disco, selezionare questo collegamento. 5.5 Ricerca elementi archiviati Durante la ricerca degli elementi archiviati, quali messaggi, file, elementi di calendario o fax, GFI MailArchiver invierà una query all indice di ricerca per recuperare qualsiasi elemento corrispondente e il relativo allegato. All interno di GFI MailArchiver, è possibile eseguire le ricerche utilizzando: OPZIONE Ricerca rapida Usare la casella di testo nella barra degli strumenti per cercare in tutti i messaggi archiviati per l utente selezionato e il magazzino archivio. Nella casella di testo Ricerca rapida, è anche possibile utilizzare i seguenti caratteri jolly:? - Corrisponde a un carattere singolo *: corrisponde a qualsiasi stringa di caratteri. Ricerca semplice Ricerca avanzata Ad esempio: Per trovare i messaggi contenenti la parola Svizzero, digitare svi????o o sv*o. Espandere la Ricerca rapida per filtrare la ricerca in base a criteri semplici, quali mittente, ricevente, oggetto, data e altre informazioni. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Utilizzo di Ricerca semplice (pagina 90). Per una gamma estesa di opzioni di ricerca, utilizzare le opzioni avanzate. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Utilizzo di Ricerca avanzata (pagina 92). I messaggi che corrispondono alla query di ricerca vengono visualizzati nel riquadro dei messaggi di posta. GFI MailArchiver visualizza un massimo di 25 messaggi di posta elettronica per pagina. Se per ciascuna query di ricerca vengono restituiti più di 25 messaggi di posta elettronica, GFI MailArchiver GFI MailArchiver 5 Utilizzo di GFI MailArchiver 89

90 distribuisce i messaggi su pagine separate. Utilizzare il dispositivo di scorrimento posto nella parte inferiore del riquadro messaggi, per passare da una pagina alla successiva Utilizzo di Ricerca semplice La Ricerca semplice è un estensione della funzionalità di Ricerca rapida che consente di utilizzare criteri di ricerca aggiuntivi per la ricerca dei messsaggi, dei file, degli elementi di calendario o dei fax/messaggi SMS in tutti i magazzini archivi. Per utilizzare la Ricerca semplice: 1. Dalla scheda Archivio, fare clic sull icona a discesa accanto alla casella di testo Cerca. Schermata 35: opzioni di ricerca semplice 2. Nell area Cerca, selezionare per cercare i messaggi in tutti i magazzini archivi. Utilizzare le seguenti funzionalità di ricerca: OPZIONE Contiene Immettere la parola chiave da cercare. È possibile utilizzare anche i seguenti caratteri jolly:? - Corrisponde a un carattere singolo Oggetto Data di invio *: corrisponde a qualsiasi stringa di caratteri. Ricerca messaggi con uno specifico oggetto. Indica la data in cui è stato inviato il messaggio da cercare. Da Specificare l indirizzo di posta elettronica o il nome visualizzato di Active Directory del mittente del messaggio di posta elettronica di cui cercare i messaggi. A Indicare l indirizzo di posta elettronica o il nome visualizzato di Active Directory del destinatario del messaggio di cui cercare i messaggi. Allegato Opzioni avanzate Reimposta Salva Cerca Cerca messaggi di posta elettronica che includono uno specifico contenuto in un punto qualsiasi dell allegato. Per una gamma estesa di opzioni di ricerca, fare clic sul collegamento per le opzioni avanzate. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Utilizzo di Ricerca avanzata (pagina 92). Reimposta le condizioni di ricerca e consente di cominciare daccapo. Salva le condizioni di ricerca come una query di ricerca salvata che può essere attivata in qualsiasi momento. Le ricerche salvate sono visualizzate nella finestra Classificazioni, posta sotto la scheda Archivio. Inizia la ricerca di messaggi archiviati. I risultati vengono restituiti in base alle condizioni selezionate. GFI MailArchiver 5 Utilizzo di GFI MailArchiver 90

91 3. Nell area Cerca, selezionare File per cercare i file archiviati in tutti i magazzini archivi. Utilizzare le seguenti funzionalità di ricerca: OPZIONE Nome file Tipo di file Data ultima modifica Opzioni avanzate Cerca Reimposta Salva Inserire il nome completo del file o di parte del nome da cercare. È possibile utilizzare anche i seguenti caratteri jolly:? - Corrisponde a un carattere singolo *: corrisponde a qualsiasi stringa di caratteri. Specificare un tipo di file dall elenco disponibile o selezionare Qualsiasi (predefinito). Selezionare un opzione dall elenco disponibile oppure selezionare Personalizzato e indicare un intervallo di date utilizzando i comandi del calendario. Per una gamma estesa di opzioni di ricerca, fare clic sul collegamento per le opzioni avanzate. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Utilizzo di Ricerca avanzata (pagina 92). Inizia la ricerca di messaggi archiviati. I risultati vengono restituiti in base alle condizioni selezionate. Reimposta le condizioni di ricerca e consente di cominciare daccapo. Salva le condizioni di ricerca come una query di ricerca salvata che può essere attivata in qualsiasi momento. Le ricerche salvate sono visualizzate nella finestra Classificazioni, posta sotto la scheda Archivio. 4. Nell area Cerca, selezionare Calendario per cercare gli elementi di calendario archiviati in tutti i magazzini archivi. Utilizzare le seguenti funzionalità di ricerca: OPZIONE Contiene Organizzatore Oggetto Partecipanti invitati Inizio evento Percorso Opzioni avanzate Cerca Reimposta Salva Inserire il nome completo del file o di parte del nome da cercare. È possibile utilizzare anche i seguenti caratteri jolly:? - Corrisponde a un carattere singolo *: corrisponde a qualsiasi stringa di caratteri. Specificare il nome dell organizzatore dell evento. Ricerca gli elementi di calendario con uno specifico oggetto. Specificare il nome delle persone invitate all evento. Selezionare un opzione dall elenco disponibile oppure selezionare Personalizzato e indicare un intervallo di date utilizzando i comandi del calendario. Specificare il nome del luogo dove si svolge l evento. Per una gamma estesa di opzioni di ricerca, fare clic sul collegamento per le opzioni avanzate. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Utilizzo di Ricerca avanzata (pagina 92). Inizia la ricerca di messaggi archiviati. I risultati vengono restituiti in base alle condizioni selezionate. Reimposta le condizioni di ricerca e consente di cominciare daccapo. Salva le condizioni di ricerca come una query di ricerca salvata che può essere attivata in qualsiasi momento. Le ricerche salvate sono visualizzate nella finestra Classificazioni, posta sotto la scheda Archivio. 5. Nell area Cerca, selezionare Fax per cercare i fax e i messaggi SMS archiviati in tutti i magazzini archivi. Utilizzare le seguenti funzionalità di ricerca: GFI MailArchiver 5 Utilizzo di GFI MailArchiver 91

92 OPZIONE Contiene Tipo Data di invio Da A Opzioni avanzate Cerca Reimposta Salva Inserire il nome completo del file o di parte del nome da cercare. È possibile utilizzare anche i seguenti caratteri jolly:? - Corrisponde a un carattere singolo *: corrisponde a qualsiasi stringa di caratteri. Passaggio da fax a SMS utilizzando l'elenco a discesa. Per impostare la data in cui è stato inviato il fax o l SMS da cercare, scegliere dall elenco disponibile. Specificare l'indirizzo del mittente da cercare. Specificare l'indirizzo del destinatario da cercare. Per una gamma estesa di opzioni di ricerca, fare clic sul collegamento per le opzioni avanzate. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Utilizzo di Ricerca avanzata (pagina 92). Inizia la ricerca di messaggi archiviati. I risultati vengono restituiti in base alle condizioni selezionate. Reimposta le condizioni di ricerca e consente di cominciare daccapo. Salva le condizioni di ricerca come una query di ricerca salvata che può essere attivata in qualsiasi momento. Le ricerche salvate sono visualizzate nella finestra Classificazioni, posta sotto la scheda Archivio. L opzione di ricerca fax viene visualizzata solo quando la scheda Ricerca archiviazione di fax è abilitata dall amministratore di GFI MailArchiver Utilizzo di Ricerca avanzata La Ricerca avanzata è un estensione della funzionalità di Ricerca semplice che consente di utilizzare una gamma più vasta di criteri di ricerca per gli elementi archiviati. Per utilizzare la funzione Ricerca avanzata: 1. Dalla scheda Archivo, fare clic sull icona a discesa posta accanto alla casella di testo Ricerca rapida e selezionare Opzioni avanzate. Schermata 36: Opzioni di ricerca avanzate GFI MailArchiver 5 Utilizzo di GFI MailArchiver 92

93 2. Nell area Opzioni di ricerca avanzate, utilizzare le funzionalità di ricerca avanzata descritte di seguito: OPZIONE Cerca nei messaggi di posta elettronica Magazzino archivio Data di invio Include e/qualsiasi Seleziona l utente di Active Directory dall elenco disponibile. Indica il magazzino archivio dove verrà eseguita la ricerca. Selezionare uno o più magazzini archivi dall elenco di magazzini archivi disponibili. Indica la data in cui è stato inviato il messaggio da cercare. Indica se visualizzare gli elementi che soddisfano tutte le condizioni o gli elementi che soddisfano una qualsiasi delle condizioni. Dall elenco a discesa selezionare: Qualsiasi: visualizza gli elementi archiviati che soddisfano almeno una delle condizioni indicate. E: visualizza gli elementi archiviati che soddisfano tutte le condizioni indicate. GFI MailArchiver 5 Utilizzo di GFI MailArchiver 93

94 OPZIONE Per aggiungere le condizioni, fare clic su questo pulsante. Le condizioni disponibili sono: Oggetto: ricerca messaggi con uno specifico oggetto. Mittente: specificare l indirizzo o il nome visualizzato di Active Directory del mittente dell di cui cercare i messaggi. Destinatario: indicare l indirizzo o il nome visualizzato di Active Directory del destinatario del messaggio di cui cercare i messaggi. Ccn: indicare l indirizzo o il nome visualizzato di Active Directory del destinatario il cui indirizzo è stato immesso nel campo Ccn. Data di invio: cercare i messaggi inviati prima, dopo o esattamente in una data specifica. Digitare o selezionare una data e Precede, È successiva o È esattamente. Data di ricezione: cerca i messaggi ricevuti prima, dopo o esattamente in una data specifica. Digitare o selezionare una data e Precede, È successiva o È esattamente. Data di inizio: ricerca di elementi di calendario che antecedono a una data specifica. Dimensioni (KB): cerca elementi superiori, inferiori o uguali a una dimensione specifica. Immettere una dimensione e selezionare Maggiore di, Inferiore di e È esattamente. ID messaggio: cerca tramite il campo ID messaggio presente nell intestazione del messaggio. Digitare o incollare l id messaggio dell da cercare. Intera per ricercare messaggi di posta elettronica che includono un contenuto specifico nel corpo del messaggio e negli allegati. Corpo: cerca messaggi di posta elettronica che includono del contenuto specifico nel corpo. Allegato: cerca messaggi di posta elettronica che includono uno specifico contenuto in un punto qualsiasi dell allegato. Contiene documento: cerca solo nei messaggi con documento allegato. Cartella: cerca gli elementi contenuti in una cartella specifica della cassetta postale. Cartella/sottocartella: cerca gli elementi contenuti in una sottocartella specifica all interno di una cartella della cassetta postale. Etichetta: cerca messaggi di posta elettronica a cui è stata assegnata un'etichetta specifica. Per rimuovere una condizione di ricerca, fare clic sul simbolo accanto alla condizione. visualizzato GFI MailArchiver 5 Utilizzo di GFI MailArchiver 94

95 OPZIONE Esclude tutte le seguenti condizioni Indica un elenco di condizioni che NON dovranno essere soddisfatte dagli elementi archiviati affinché siano restituiti come risultato di ricerca. Selezionare le condizioni da applicare, quindi fare clic su. Le condizioni che possono essere selezionate sono simili a quelle del campo di cui sopra. Per rimuovere un criterio di ricerca, fare clic sul simbolo criterio. riportato accanto al Torna alle opzioni di base Reimposta Salva Cerca Fare clic sull opzione per tornare alla funzione di Ricerca semplice. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Utilizzo di Ricerca semplice (pagina 90). Reimposta le condizioni di ricerca e consente di cominciare daccapo. Salva le condizioni di ricerca come una query di ricerca salvata che può essere attivata in qualsiasi momento. Le ricerche salvate sono visualizzate nella finestra Classificazioni, posta sotto la scheda Archivio. Inizia la ricerca degli elementi archiviati. I risultati vengono restituiti in base alle condizioni selezionate Ricerca posta elettronica tramite smartphone All interno di GFI MailArchiver, è possibile cercare i messaggi di posta utilizzando uno smartphone. Questa funzionalità è supportata dai seguenti sistemi operativi: Android 2.1+ Apple iphone ios 4 Blackberry OS5+ Per effettuare una ricerca semplice: 1. Avviare il browser Internet sul proprio smartphone e inserire l URL relativo a GFI MailArchiver, utilizzando il formato seguente: host di GFI MailArchiver>/<nome cartella virtuale di GFI MailArchiver> Ad esempio: GFI MailArchiver 5 Utilizzo di GFI MailArchiver 95

96 Schermata 37: Schermata di accesso smartphone 2. Accedere utilizzando le proprie credenziali. Schermata 38: GFI MailArchiver Home page di per smartphone GFI MailArchiver 5 Utilizzo di GFI MailArchiver 96

97 L interfaccia utente mobile utilizza le medesime impostazioni di lingua configurate dall utente in GFI MailArchiver. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Modifica delle preferenze utente (pagina 125). 3. Digitare il testo da cercare e fare clic su Cerca. Schermata 39: Risultati di ricerca per smartphone 4. Utilizzando i comandi a disposizione, visualizzare i risultati riportati. I risultati vengono ordinati per data in ordine discendente. La funzionalità di ricerca per cellulari restituisce 10 messaggi per pagina. Tramite i comandi forniti, è possibile visualizzare altre pagine. Il numero massimo di risultati è GFI MailArchiver 5 Utilizzo di GFI MailArchiver 97

98 Schermata 40: Visualizzazione conversazione dello smartphone 5. Fare clic sul soggetto del messaggio per visualizzarlo oppure selezionare Visualizza conversazione per visionare i messaggi correlati. L interfaccia utente per cellulari è basata sulla ricerca negli archivi di posta elettronica. Per funzionalità avanzate di ricerca e visualizzazione, accedere a GFI MailArchiver dal computer. L interfaccia utente mobile consente agli utenti di accedere SOLO alla loro cassetta postale. 5.6 Accesso a più cassette postali Dalla scheda Archivio, è possibile visualizzare gli elementi archiviati nelle cassette postali degli altri utenti, purché si disponga di accesso al loro archivio. Un utente con diritti amministrativi può concedere o revocare l accesso alle cassette postali degli altri utenti dalla funzionalità di Controllo di accesso di GFI MailArchiver. La funzione Cerca utente da aggiungere è disabilitata se l utente attualmente connesso non ha accesso alle cassette postali degli altri utenti oppure se non vi sono messaggi da visualizzare. GFI MailArchiver 5 Utilizzo di GFI MailArchiver 98

99 Schermata 41: Accesso a più cassette postali Per visualizzare gli elementi archiviati per una cassetta postale diversa: 1. Digitare il nome della cassetta postale di cui visualizzare gli elementi archiviati nella casella di ricerca Cerca utente da aggiungere. Verrà visualizzato un elenco di nomi che corrispondono a quello digitato e a cui si dispone di accesso. 2. Selezionare l utente e fare clic sul pulsante accanto al campo di ricerca. 3. Selezionare l utente appena aggiunto dal campo Visualizza conversazioni di:. 4. Utilizzando i comandi a disposizione, visualizzare o effettuare ricerche all interno degli elementi archiviati. 5.7 GFI MailInsights GFI MailInsights è una funzionalità di creazione rapporti interna di GFI MailArchiver che utilizza gli elementi archiviati per fornire informazioni relative all utilizzo della posta elettronica e alle tendenze. Utilizzare questa funzionalità per generare rapporti di gestione e risorse umane che forniscano una panoramica dell utilizzo o dell abuso della posta elettronica e delle risorse. GFI MailInsights viene abilitato solo per gli utenti che dispongono dei diritti di accesso richiesti. Per ulteriori informazioni rivolgersi all'amministratore di sistema. GFI MailArchiver 5 Utilizzo di GFI MailArchiver 99

100 I rapporti disponibili sono: NOME RAPPORTO Flusso di comunicazione Utilizzo di WebMail Tempestività Utilizzo dell archiviazione Account inattivi Parole inappropriate Spammer interni Fuori dagli orari di ufficio Rilevamento fuga di dati Ricerca di lavoro Ricerca frase Traffico utente Argomenti messaggi Indicatori prestazioni posta elettronica Rapporto messaggi di grandi dimensioni per Monitoraggio degli schemi di comunicazione degli utenti/gruppi all interno e all esterno dell organizzazione. Identificazione degli utenti principali che utilizzano i servizi webmail per la posta. Identifica le potenziali perdite di dati e l uso non appropriato della posta. Informazioni sul tempo medio impiegato dagli utenti per rispondere ai messaggi di posta elettronica interni ed esterni. Per comprendere l impatto degli allegati sui costi di archiviazione della posta. Per creare i criteri di conservazione appropriati per il controllo dello spazio di archiviazione relativo alla posta elettronica. Restituisce un elenco di account che hanno ricevuto posta ma non hanno risposto nel tempo specificato. Monitoraggio del linguaggio inappropriato in un messaggio di posta che viola le politiche aziendali. Per individuare gli utenti interni che includono troppi destinatari nei campi A/CC/CCn. Restituisce un elenco di account di posta elettronica interni con l attività di invio al di fuori degli orari di ufficio. Per individuare i comportamenti che potrebbero richiedere esami più approfonditi. Identifica messaggi con codici carta di credito, numeri di previdenza sociale USA o altri documenti e informazioni riservate. Identifica i messaggi inviati o ricevuti contenenti curriculum o inviati a siti di ricerca lavoro. Ricerca di termini o frasi specifici all interno dei messaggi archiviati. Visualizza il numero di messaggi scambiati tra gli utenti o gruppi selezionati e i loro contatti. Elenca argomenti e parole comuni rilevate nei messaggi scambiati tra gli utenti o gruppi selezionati e i loro contatti. Analisi messaggi di posta elettronica inviati e ricevuti allo scopo di classificare la produttività degli utenti in base a una serie di indicatori predefiniti delle prestazioni. Identifica i messaggi di grandi dimensioni che potrebbero occupare spazio indesiderato all interno dell archivio. Gli allegati dei messaggi di posta vengono classificati in base a categorie specifiche Requisiti di GFI MailInsights GFI MailInsights richiede le seguenti configurazioni: Server SMTP preconfigurato. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Configurazione delle impostazioni generali (pagina 216). GFI MailArchiver 5 Utilizzo di GFI MailArchiver 100

101 Indicizzazione . Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Indicizzazione (pagina 171). Per la generazione dei rapporti, è necessaria la presenza di dati all interno dei Magazzini archivio Generazione di rapporti MailInsights I rapporti generati vengono inviati via posta elettronica all utente connesso o a un utente specificato nel campo Inoltra a. I rapporti possono essere esportati come allegato in formato PDF o Excel (.xlsx). Per generare un rapporto: 1. Selezionare la scheda MailInsights e scegliere il rapporto desiderato. 2. Utilizzare i filtri disponibili selezionando un valore in base al quale applicare il filtro. 3. (Facoltativo) Nel campo Inoltra, inserire l indirizzo di posta elettronica del destinatario. Quando si utilizza l opzione di inoltro della posta elettronica, il rapporto viene ricevuto dall utente che lo genera e dagli utenti specificati nel campo Inoltra. Inserire gli indirizzi di posta elettronica separati da ; (punto e virgola) 4. Fare clic su Invia rapporto, posto nella parte inferiore di ciascuna pagina del rapporto Pianificazione di rapporti MailInsights Ogni rapporto MailInsights può essere pianificato per l esecuzione automatica. Pianificazione di un rapporto: 1. Selezionare la scheda MailInsights e scegliere il rapporto desiderato. 2. Utilizzare i filtri disponibili selezionando un valore in base al quale applicare il filtro. 3. Fare clic su Pianificazione. Schermata 42: Pianificazione dei rapporti MailInsights 4. Nel campo Nome rapporto, immettere un nome significativo per il rapporto. 5. (Facoltativo) Nel campo Inoltra, inserire l indirizzo di posta elettronica del destinatario (o dei destinatari). GFI MailArchiver 5 Utilizzo di GFI MailArchiver 101

102 6. Dall elenco a discesa Pianificazione rapporto, selezionare la frequenza di esecuzione del rapporto. Le opzioni disponibili sono: Giornaliera, Settimanale o Mensile. 7. Nel campo Alle, specificare l ora. 8. Fare clic su Salva & pianifica rapporto Flusso di comunicazione Il grafico Flusso di comunicazione fornisce una panoramica dei messaggi di posta scambiati tra gli utenti/gruppi selezionati e i relativi contatti. Schermata 43: Flusso di comunicazione di MailInsights Filtrare il rapporto mediante i seguenti criteri: OPZIONE Ambito Rapporto per Destinatari Includi Formato rapporto Specificare l intervallo di date oppure utilizzare l impostazione predefinita. È possibile selezionare le date degli ultimi 6 mesi. Selezionare l utente o il gruppo Active Directory. Selezionare Interne, Esterne o Tutti. Specificare il numero di risultati, fino a un massimo di 1000 destinatari. Il valore predefinito è Top 20. Selezionare il tipo di output. I rapporti possono essere esportati come allegato in formato PDF o Excel (.xlsx). Il rapporto generato visualizza l utente selezionato o gruppo come singola entità nel mezzo del grafico. I contatti vengono separati dai domini. Ciascun cluster di dominio viene visualizzato con un GFI MailArchiver 5 Utilizzo di GFI MailArchiver 102

103 colore diverso. La larghezza del margine tra i nodi indica la forza della relazione di posta tra entità diverse. La tabella sotto il grafico visualizza le seguenti informazioni: OPZIONE contatto inviate ricevute Totale messaggi Ultima comunicazione Indirizzo contatto. Numero totale di messaggi di posta elettronica inviati. Numero totale di messaggi di posta elettronica ricevuti. Numero totale di messaggi di posta elettronica inviati e ricevuti. Data e ora dell ultimo messaggio di posta inviato/ricevuto Utilizzo Webmail L area Utilizzo WebMail consente di generare un rapporto che visualizza l interazione degli utenti interni con gli account di webmail. Schermata 44: Utilizzo Webmail MailInsights Il rapporto può essere filtrato mediante i seguenti criteri: OPZIONE Ambito Rapporto per Specificare l intervallo di date oppure utilizzare l impostazione predefinita. È possibile selezionare le date degli ultimi 6 mesi. Selezionare l utente o il gruppo Active Directory. GFI MailArchiver 5 Utilizzo di GFI MailArchiver 103

104 OPZIONE Includi Formato rapporto Specificare il numero di risultati, fino a un massimo di 1000 destinatari, il valore predefinito è Top 20. Selezionare il tipo di output. I rapporti possono essere esportati come allegato in formato PDF o Excel (.xlsx). Il rapporto generato rappresenta i messaggi totali inviati e ricevuti nel periodo specificato. L area Riepilogo nella parte superiore del rapporto visualizza i principali provider di WebMail, con un riepilogo dei messaggi di posta inviati e ricevuti per provider. La tabella sotto il grafico contiene le seguenti informazioni: OPZIONE Utente Totale messaggi inviate ricevute Media/Giorno Percentuale totale Indirizzo utente. Numero totale di messaggi di contatti interni. Numero totale di messaggi di posta elettronica inviati. Numero totale di messaggi di posta elettronica ricevuti. Media dei messaggi inviati e ricevuti al giorno. Percentuale dei messaggi totali dal Web. Il rapporto di utilizzo WebMail include i seguenti provider di webmail: Hotmail; Gmail; Yahoo!; Live; AOL; Facebook; Yandex.ru; Seznam.cz; Gawab.com; Gmx.com; Mail.ru; Hushmail.com; Rediff.com Tempestività Il rapporto Tempestività indica una media del tempo impiegato dai dipendenti nella risposta ai messaggi di posta. GFI MailArchiver 5 Utilizzo di GFI MailArchiver 104

105 Schermata 45: Tempestività MailInsights Filtrare il rapporto mediante i seguenti criteri: OPZIONE Ambito Rapporto per Includi Ordina per Formato rapporto Specificare l intervallo di date oppure utilizzare l impostazione predefinita (Ultimi 7 giorni). È possibile selezionare le date degli ultimi 6 mesi. Selezionare l utente o il gruppo Active Directory. Specificare il numero di risultati, fino a un massimo di 1000 destinatari, il valore predefinito è Tutti. Specificare il metodo di ordinamento. Le opzioni disponibili sono: Per nome (predefinita) Per tempestività Selezionare il tipo di output. I rapporti possono essere esportati come allegato in formato PDF o Excel (.xlsx). Il rapporto generato visualizza un grafico a barre che rappresenta gli utenti sull asse delle y e la tempestività in ore sull asse delle x. I dati vengono ordinati in base ai criteri definiti. I dati aggiuntivi vengono visualizzati nella tabella sotto il grafico, con le seguenti informazioni: OPZIONE Utente Nome o indirizzo di posta elettronica dell utente. GFI MailArchiver 5 Utilizzo di GFI MailArchiver 105

106 OPZIONE Tempestività media Tempestività media interne Tempestività media esterne Tempestività media per tutta la posta (ore). Tempo di risposta medio agli utenti interni (ore). Tempo di risposta medio alle esterne (ore) Utilizzo dell archiviazione Il rapporto Utilizzo dell archiviazione visualizza lo spazio utilizzato dalle varie categorie di allegato. Schermata 46: Utilizzo dell archiviazione di MailInsights Filtrare il rapporto mediante i seguenti criteri: OPZIONE Ambito Rapporto per Tipo elemento Formato rapporto Specificare l intervallo di date oppure utilizzare l impostazione predefinita (questo mese). È possibile selezionare le date degli ultimi 6 mesi. Selezionare Tutti (predefinito), Utente o gruppo di Active Directory Selezionare una delle seguenti opzioni disponibili: , File o e file. Selezionare il tipo di output. I rapporti possono essere esportati come allegato in formato PDF o Excel (.xlsx). Il rapporto generato è costituito da un grafico con stack che rappresentano le diverse categorie di allegato. L asse x del grafico visualizza le parentesi di varie dimensioni e il grafico delle y riporta le dimensioni dell allegato. GFI MailArchiver 5 Utilizzo di GFI MailArchiver 106

107 Le categorie dell allegato per il rapporto Utilizzo dell archiviazione sono: Immagini, Documenti, Musica, Video e altri La tabella sotto il grafico contiene le seguenti informazioni aggiuntive: OPZIONE Data Totale dimensione Immagini Documenti Musica Video Altro Data di ricezione del messaggio di posta. Dimensioni totali dell allegato. Dimensioni totali dell allegato per la categoria Immagini. Dimensioni totali dell allegato per la categoria Documenti. Dimensioni totali dell allegato per la categoria Musica. Dimensioni totali dell allegato per la categoria Video. Dimensioni totali dell allegato per la categoria Altro Account inattivi L area Account inattivi consente di generare un rapporto che visualizza gli account interni che non sono più attivi. GFI MailArchiver 5 Utilizzo di GFI MailArchiver 107

108 Schermata 47: Account inattivi di MailInsights Filtrare il rapporto mediante i seguenti criteri: OPZIONE Ambito Formato rapporto Specificare l intervallo di date oppure utilizzare l impostazione predefinita (ultimi 30 giorni). È possibile selezionare le date degli ultimi 6 mesi. Selezionare il tipo di output. I rapporti possono essere esportati come allegato in formato PDF o Excel (.xlsx). Un account inattivo è un account che ha ricevuto messaggi di posta ma che non ne ha inviati nell intervallo di date in questione. Il rapporto restituisce un elenco di account inattivi Parole inappropriate L area Parole inappropriate consente di generare un rapporto che identifica eventuali utilizzi di linguaggio inappropriato nei messaggi di posta elettronica. Le parole inappropriate possono includere termini sessisti, razzisti o bestemmie. GFI MailArchiver 5 Utilizzo di GFI MailArchiver 108

109 Schermata 48: Parole inappropriate di MailInsights Filtrare il rapporto mediante i seguenti criteri: OPZIONE Ambito Destinatari Formato rapporto Specificare l intervallo di date oppure utilizzare l impostazione predefinita (Oggi). È possibile selezionare le date degli ultimi 6 mesi. Seleziona tutto, Solo interni, Solo esterni Selezionare il tipo di output. I rapporti possono essere esportati come allegato in formato PDF o Excel (.xlsx). Per aggiungere altre parole all elenco Parole inappropriate, avviare InappropriateWordsEditor.exe da C:\Program Files\GFI\MailArchiver\Core2\bin. Questo file contiene parole volgari che potrebbero risultare offensive. Il rapporto generato visualizza i dati in una tabella che elenca quanto segue: OPZIONE Data/ora Mittente Oggetto Data e ora del messaggio. Indirizzo posta elettronica del mittente. Oggetto del messaggio. GFI MailArchiver 5 Utilizzo di GFI MailArchiver 109

110 Spammer interni Il rapporto Spammer interni consente di generare un elenco che identifica gli account interni di posta degli utenti che includono un vasto numero di destinatari nei loro messaggi di posta. Questo rapporto prende in considerazione i destinatari nei campi A, CC o Ccn. Schermata 49: Spammer interni MailInsights Filtrare il rapporto mediante i seguenti criteri: OPZIONE Ambito Includi Formato rapporto Specificare l intervallo di date oppure utilizzare l impostazione predefinita (ultimi 30 giorni). È possibile selezionare le date degli ultimi 6 mesi. Specificare il numero di account di posta per includere fino a un massimo di 1000 utenti. Selezionare il tipo di output. I rapporti possono essere esportati come allegato in formato PDF o Excel (.xlsx). I dati del rapporto vengono visualizzati in una tabella che elenca quanto segue: OPZIONE Nome utente Numero medio di destinatari Nome utente o indirizzo del mittente. Numero medio di destinatari che hanno ricevuto posta dal mittente durante il periodo di tempo specificato. GFI MailArchiver 5 Utilizzo di GFI MailArchiver 110

111 Fuori dagli orari di ufficio Utilizzare questo rapporto per identificare gli utenti di posta interni che inviano messaggi al di fuori degli orari di ufficio. Schermata 50: Fuori dagli orari di ufficio di MailInsights Filtrare il rapporto mediante i seguenti criteri: OPZIONE Rapporto per Consente di scegliere coloro a cui applicare questo rapporto. Eseguire il rapporto su tutti i dipendenti (predefinito) o su un gruppo di Active Directory. Includi Specificare il numero di risultati da visualizzare, fino a un massimo di Valore predefinito = 50. Ambito Formato rapporto Orari di ufficio Specificare l intervallo di date oppure utilizzare l impostazione predefinita (questo mese). È possibile selezionare le date degli ultimi 6 mesi. Selezionare il tipo di output. I rapporti possono essere esportati come allegato in formato PDF o Excel (.xlsx). Inserire un intervallo di tempo che rispecchia le normali ore lavorative della propria organizzazione. GFI MailArchiver 5 Utilizzo di GFI MailArchiver 111

112 OPZIONE Settimana lavorativa Giorni non lavorativi Selezionare i giorni di lavoro della propria organizzazione. I giorni selezionati sono considerati come parte degli orari di ufficio normali. Utilizzare il calendario per definire i giorni non lavorativi di date passate e future. Le date selezionate sono elencate nella finestra fornita. I giorni non lavorativi possono includere festività pubbliche e giorni di chiusura aziendale. IMPORTANTE Le impostazioni saranno salvate solo se verrà completata la generazione del rapporto. Se si esce dalla pagina prima di generare il rapporto, tutte le impostazioni saranno perdute. Quando si utilizza il pulsante Cancella tutti, le date configurate verranno cancellate per tutti gli anni. I seguenti esempi descrivono in che modo il rapporto funzionerà quando viene configurato in scenari tipici: Scenario 1: Un organizzazione che lavora dal lunedì al venerdì, con orario di inizio e di fine nella stessa giornata, ad esempio dalle 9.00 alle Il rapporto includerà i messaggi di posta inviati tra le e le 9.00 dal lunedì al venerdì e tutta la giornata di sabato e domenica. Scenario 2: Un organizzazione che lavora dal lunedì al venerdì. L orario di inizio e di fine include la mezzanotte, ad esempio dalle alle In questo caso, il rapporto includerà i messaggi di posta inviati tra le 5.00 e le 8.00 dal lunedì al venerdì e quelli inviati di sabato e domenica. I messaggi inviati di sabato tra la mezzanotte e le 5.00 non saranno presi in considerazione, poiché sono inclusi nelle normali ore di lavoro. Scenario 3: Un organizzazione che lavora dal lunedì al venerdì. L orario di inizio e di fine include la mezzanotte, il mercoledì è una festività pubblica. Il rapporto includerà i messaggi di posta inviati tra le 5.00 e le 8.00 dal lunedì al venerdì, i messaggi inviati di sabato e domenica e tutti i messaggi inviati di mercoledì da mezzanotte a mezzanotte. GFI MailArchiver 5 Utilizzo di GFI MailArchiver 112

113 I risultati del rapporto generato vengono visualizzati nel grafico a barra orizzontale. Un riepilogo del rapporto sopra il grafico indica i primi 3 utenti che hanno inviato posta al di fuori degli orari di ufficio. I dati aggiuntivi vengono visualizzati nella tabella sotto il grafico, con le seguenti informazioni: OPZIONE Numero di messaggi posta elettronica inviati Indirizzo dell utente Numero di messaggi di posta elettronica inviati fuori dagli orari di ufficio Rilevamento fuga di dati Utilizzare questo rapporto per trovare i messaggi di posta che potrebbero contenere dati sensibili. Il rapporto individuerà i messaggi di posta inviati o ricevuti contenenti: Numeri delle principali carte di credito (Visa, Mastercard, American Express, Diner s Club, Discover) Numero previdenza sociale USA Documenti e informazioni confidenziali Il rapporto analizza i messaggi di posta inviati e ricevuti per un utente selezionato. Schermata 51: Rapporto Rilevamento fuga di dati MailInsights GFI MailArchiver 5 Utilizzo di GFI MailArchiver 113

114 Filtrare il rapporto mediante i seguenti criteri: OPZIONE Ambito Rapporto per Destinatari Formato rapporto Specificare l intervallo di date oppure utilizzare l impostazione predefinita (Ultimi 3 mesi). È possibile selezionare le date degli ultimi 6 mesi. Consente di scegliere coloro a cui applicare questo rapporto. Eseguire il rapporto su tutti i dipendenti (predefinito) o su un gruppo o un utente di Active Directory. Destinatari interni, esterni o entrambi. L impostazione predefinita è entrambi. Selezionare il tipo di output. I rapporti possono essere esportati come allegato in formato PDF o Excel (.xlsx). I risultati del rapporto generato vengono visualizzati in una tabella in ordine crescente in base alla data. Un riepilogo del rapporto sopra il grafico indica i primi 3 utenti che hanno inviato posta al di fuori degli orari di ufficio. La tabella contiene le informazioni seguenti: OPZIONE Data Mittente Oggetto Visualizza la data e l ora del messaggio di posta. Indirizzo posta elettronica del mittente. Oggetto del messaggio. Le voci nella colonna dell oggetto contengono un collegamento per la visualizzazione del messaggio rilevato. Tipo di fuga Il tipo di fuga può essere: carta di credito, numero di previdenza sociale, dati confidenziali, sanitari, Se vengono rilevati più tipi di fuga, verrà visualizzato solo il primo tipo Ricerca di lavoro Utilizzare questo rapporto per identificare gli utenti interni che scambiano messaggi di posta con i siti di ricerca lavoro. Il rapporto rileva i messaggi di posta inviati o ricevuti contenenti curriculum. Il rapporto consente di identificare i messaggi di posta inviati e ricevuti per un utente selezionato. GFI MailArchiver 5 Utilizzo di GFI MailArchiver 114

115 Schermata 52: Rapporto ricerca di lavoro per MailInsights Filtrare il rapporto mediante i seguenti criteri: OPZIONE Ambito Rapporto per Domini Formato rapporto Specificare l intervallo di date oppure utilizzare l impostazione predefinita (questo mese). È possibile selezionare le date degli ultimi 6 mesi. Consente di scegliere coloro a cui applicare questo rapporto. Eseguire il rapporto su tutti i dipendenti (predefinito) o su un gruppo o un utente di Active Directory. L elenco di domini riportati in quest area verrà aggiunto ai criteri di ricerca del rapporto. Aggiungere i domini digitando l URL nel campo disponibile e facendo clic su. Per rimuovere un dominio, fare clic su. Cancella tutti rimuove gli URL riportati in elenco. L elenco predefinito dei siti di ricerca lavoro include: Monster.com; Jobster.com; jobcentral.com; hotjobs.yahoo.com; careerbuilder.com; indeed.com; simplyhired.com; jobing.com; reed.co.uk; jobsearch.co.uk; monster.co.uk; totaljobs.com; fish4.co.uk; cityjobs.com. Selezionare il tipo di output. I rapporti possono essere esportati come allegato in formato PDF o Excel (.xlsx). GFI MailArchiver 5 Utilizzo di GFI MailArchiver 115

116 I risultati del rapporto generato vengono visualizzati in una tabella in ordine crescente in base alla data. Un riepilogo del rapporto sopra la tabella mostra i primi 3 utenti che hanno scambiato messaggi di posta con i domini di ricerca lavoro. La tabella contiene le informazioni seguenti: OPZIONE Data Mittente Oggetto Visualizza la data e l ora del messaggio di posta. Indirizzo posta elettronica del mittente. Oggetto del messaggio. Le voci nella colonna dell oggetto contengono un collegamento per la visualizzazione del messaggio rilevato Ricerca frase Ricerca di termini o frasi specifici all interno dei messaggi archiviati tramite il rapporto Ricerca frase. Il rapporto esegue query di ricerca sull intero corpo del messaggio e sugli allegati allo scopo di rilevare i messaggi contenenti i termini specificati e visualizza i risultati sotto forma di grafico a torta o a linee in pila. Il rapporto rileva le frasi nei messaggi di posta inviati e ricevuti per un utente selezionato. GFI MailArchiver 5 Utilizzo di GFI MailArchiver 116

117 Schermata 53: Rapporto Ricerca frase MailInsights Filtrare il rapporto mediante i seguenti criteri: OPZIONE Ambito Rapporto per Tipo di grafico Frasi Formato rapporto Specificare l intervallo di date oppure utilizzare l impostazione predefinita (questo mese). È possibile selezionare le date degli ultimi 6 mesi. Consente di scegliere coloro a cui applicare questo rapporto. Eseguire il rapporto su tutti i dipendenti (predefinito) o su un gruppo o un utente di Active Directory. Scegliere tra un grafico a porta e a barre in pila. Il grafico a torta illustra la percentuale totale di messaggi per i risultati trovati mentre il grafico a barre in pila mostra il numero di messaggi inviati giornalmente. Le frasi possono essere composte da una o più parole. Utilizzare le virgolette (") per cercare le frasi esatte o inserire le parole senza le virgolette per cercare le parole immesse. Il limite di 10 frasi assicura che il rapporto non consumi troppe risorse o che richieda troppo per essere eseguito. Selezionare il tipo di output. I rapporti possono essere esportati come allegato in formato PDF o Excel (.xlsx). GFI MailArchiver 5 Utilizzo di GFI MailArchiver 117

118 I risultati del rapporto generato vengono visualizzati in una tabella in ordine crescente in base alla data. Un riepilogo del rapporto sopra il grafico indica il numero totale di messaggi e i messaggi totali che corrispondevano a una frase. La tabella contiene le informazioni seguenti: OPZIONE Data Mittente Oggetto Frase Visualizza la data e l ora di invio del messaggio di posta. Indirizzo posta elettronica del mittente. Visualizza l oggetto dell . Se si dispone dell autorizzazione per visualizzare l , è possibile selezionare le voci nella colonna dell oggetto per visualizzare il messaggio rilevato. La frase che è stata trovata nell Rapporto traffico utente Il grafico Traffico utente fornisce una panoramica dei messaggi di posta scambiati tra gli utenti selezionati e i relativi contatti. Elenca inoltre indirizzi di posta elettronica univoci della posta inviata o ricevuta. Schermata 54: Traffico utente di MailInsights Filtrare il rapporto mediante i seguenti criteri: GFI MailArchiver 5 Utilizzo di GFI MailArchiver 118

119 OPZIONE Ambito Rapporto per Formato rapporto Specificare l intervallo di date oppure utilizzare l impostazione predefinita. È possibile selezionare le date degli ultimi 6 mesi. Selezionare l utente o il gruppo Active Directory. Selezionare il tipo di output. I rapporti possono essere esportati come allegato in formato PDF o Excel (.xlsx). Il rapporto generato elenca la comunicazione relativa all utente o al gruppo selezionato. Gli indirizzi elencati nella tabella mostrano le varie comunicazioni scambiate tra quell indirizzo specifico e l utente o il gruppo selezionato. La tabella sotto il grafico visualizza le seguenti informazioni: OPZIONE Indirizzo Inviati Ricevuti Interne In arrivo In uscita Indirizzo di posta elettronica di contatto. Numero totale di messaggi di posta elettronica inviati. Numero totale di messaggi di posta elettronica ricevuti. Numero totale di messaggi di posta elettronica interni inviati e ricevuti. Numero totale di messaggi di posta in entrata provenienti dal di fuori dell organizzazione. Numero totale di messaggi di posta in uscita inviati a indirizzi al di fuori dell organizzazione Rapporto argomenti messaggi Il Rapporto argomenti messaggi elenca argomenti rilevati nei messaggi scambiati tra gli utenti o gruppi selezionati e i loro contatti. Elenca anche le parole più comuni rilevate all interno dei messaggi. Il presente rapporto utilizza gli indici di ricerca per identificare i termini più utilizzati. GFI MailArchiver 5 Utilizzo di GFI MailArchiver 119

120 Schermata 55: Argomenti messaggi di MailInsights Filtrare il rapporto mediante i seguenti criteri: OPZIONE Ambito Rapporto per Formato rapporto Specificare l intervallo di date oppure utilizzare l impostazione predefinita. È possibile selezionare le date degli ultimi 6 mesi. Selezionare l utente o il gruppo Active Directory. Selezionare il tipo di output. I rapporti possono essere esportati come allegato in formato PDF o Excel (.xlsx). Il rapporto generato mostra la cassetta postale selezionata, che può appartenere a un utente o a un gruppo e la visualizza nella parte superiore del rapporto. Il rapporto di riepilogo visualizza le 5 parole chiave principali per l utente selezionato e il numero totale di messaggi per ogni parola chiave. Un istogramma in pila mostra le 10 parole chiave principali sull asse delle x e il numero di volte che sono state rilevate sull asse delle y. I dati vengono suddivisi in due tabelle sottostanti, come segue: TABELLA Parole chiave principali per l organizzazione Una tabella che elenca le parole chiave e le occorrenze totali di ciascuna parola. GFI MailArchiver 5 Utilizzo di GFI MailArchiver 120

121 TABELLA Argomenti messaggi Una tabella contenente la data, il mittente e l oggetto di ogni messaggio individuato e la frase cercata. La tabella Parole chiave principali per l organizzazione visualizza le informazioni provenienti dai magazzini archivi che rientrano in parte o del tutto nel periodo di tempo richiesto. La tabella Argomenti messaggi mostra le informazioni delle ricevute solamente durante il periodo selezionato Rapporto Indicatori prestazioni posta elettronica Gli indicatori di prestazioni dei messaggi di posta elettronica classificano la produttività degli utenti in base a una serie di indicatori predefiniti delle prestazioni, confrontando le tendenze di utilizzo in un periodo di tempo. I risultati sono utili quando si esegue il rapporto su un gruppo di persone con la medesima descrizione del lavoro, dato che tali persone dovrebbero presentare tendenze di utilizzo della posta simili. I calcoli delle prestazioni sono basati sui messaggi inviati e ricevuti. I risultati vengono visualizzati in base ai seguenti indicatori: OPZIONE È socievole Prende l iniziativa È espressivo È organizzato È responsabile Una persona amichevole, disposta a parlare e a partecipare in attività con altri. È in grado di valutare e avviare le attività in modo indipendente. Una persona in grado di esprimere in modo efficace pensieri o emozioni. Approccio sistematico, apprezza l ordine ed è in grado di adempiere con efficienza alle attività assegnate. Adempie gli obblighi di eseguire un compito come parte del lavoro o del ruolo. È possibile escludere messaggi specifici dal rapporto, così da eliminare determinati messaggi irrilevanti, quali le newsletter o le notifiche automatiche. GFI MailArchiver 5 Utilizzo di GFI MailArchiver 121

122 Schermata 56: Rapporto Indicatori prestazioni posta elettronica MailInsights Filtrare il rapporto mediante i seguenti criteri: OPZIONE Ambito Rapporto per Specificare l intervallo di date oppure utilizzare l impostazione predefinita. Selezionare Ultimi 6 mesi o Ultimi 12 mesi. Selezionare l utente o il gruppo Active Directory. GFI MailArchiver 5 Utilizzo di GFI MailArchiver 122

123 OPZIONE Messaggi di posta elettronica esclusi Peso Immettere gli indirizzi di posta elettronica da escludere dal rapporto. Ad esempio, è possibile escludere newsletter e notifiche automatiche di sistema. Ad esempio, *@newsletters.com. Il peso rappresenta le categorie utente che normalmente definiscono gli utenti con un ruolo specifico. Ad esempio, un commesso è solito inviare più messaggi di quelli ricevuti, mentre un account manager riceve più messaggi di quelli che invia. Selezionare dalle opzioni seguenti: Normale: un utente normale invia e riceve quantitativi uguali di messaggi. Mittente pesante: un utente che ricopre questo ruolo solitamente invia più messaggi di quelli che riceve. Formato rapporto Ricevente: un utente che solitamente riceve più messaggi di quelli che invia. Selezionare il tipo di output. I rapporti possono essere esportati come allegato in formato PDF o Excel (.xlsx). Il rapporto generato visualizza un grafico a barre con i dati contraddistinti da colori. Le informazioni per la cassetta postale selezionata, che può appartenere a un utente o a un gruppo, vengono interpretate nelle due tabelle sottostanti al grafico. Le tabelle sono costituite dalle seguenti informazioni: TABELLA Fattori Statistiche raccolte Elenca un punteggio per ciascun indicatore di prestazioni per mese (o per utente se il rapporto viene generato per un gruppo). I messaggi totali vengono elencati per utente (se il rapporto viene generato per un gruppo) o per mese. Indirizzo (utente)/mese Totale messaggi inviati Totale messaggi ricevuti Totale risposte inviate Messaggi totali indirizzati a destinatari multipli ricevuti Messaggi totali indirizzati a destinatari multipli inviati Allegati inviati Allegati ricevuti Rapporto messaggi di grandi dimensioni Il rapporto messaggi di grandi dimensioni visualizza il numero di messaggi superiori a una determinata dimensione che sono stati scambiati tra utenti o gruppi selezionati e i loro contatti. Elenca inoltre le categorie di allegati (ad esempio video, immagini, musica, documenti e altro). GFI MailArchiver 5 Utilizzo di GFI MailArchiver 123

124 Schermata 57: MailInsights Messaggi di grandi dimensioni Filtrare il rapporto mediante i seguenti criteri: OPZIONE Ambito Rapporto per Dimensione Specificare l intervallo di date oppure utilizzare l impostazione predefinita. È possibile selezionare le date degli ultimi 6 mesi. Selezionare l utente o il gruppo Active Directory. Definisce le dimensioni totali del messaggio in MB (messaggio e allegati). I messaggi superiori alle dimensioni indicate vengono visualizzati nel rapporto. Le dimensioni minime sono 5 MB e sono configurate per impostazione predefinita. Il rapporto generato mostra la cassetta postale per l utente o il gruppo selezionato nella parte superiore del rapporto. Il rapporto di riepilogo visualizza i primi cinque utenti e le dimensioni totali dei messaggi inviati per il periodo specificato. Due grafici visualizzano una rappresentazione grafica delle dimensioni dei messaggi inviati in percentuali, una per i primi cinque utenti e le altre per le categorie di allegato. Ad esempio, se l utente A invia 5 da 5 MB l una (totale di 25 MB) e l utente B invia 4 da 10 MB l una (totale di 40 MB), l utente B disporrà di più %a nel grafico. I dati vengono suddivisi nella tabella sottostante come segue: TABELLA Data Visualizza la data e l ora di invio del messaggio di posta. GFI MailArchiver 5 Utilizzo di GFI MailArchiver 124

125 TABELLA Mittente Oggetto Numero di destinatari Categoria allegato Dimensione Indirizzo posta elettronica del mittente. Visualizza l oggetto dell . Se si dispone dell autorizzazione per visualizzare l , è possibile selezionare le voci nella colonna dell oggetto per visualizzare il messaggio rilevato. Numero totale di destinatari che hanno ricevuto posta dal mittente durante il periodo di tempo specificato. Le categorie file degli allegati alle (ad esempio video, immagini, musica, documenti e altro). Dimensioni totali dell , inclusi gli allegati. 5.8 Modifica delle preferenze utente 1. Selezionare il nome utente visualizzato nell angolo superiore destro della schermata. 2. Dalla casella di riepilogo a discesa Opzioni lingua, selezionare la lingua da visualizzare. 3. Nella sezione Dimensioni massime pagina, indicare il numero di messaggi di posta da visualizzare per pagina. 4. Nella sezione Formato data/ora rapporti di controllo (disponibile solo se si effettua l accesso come amministratore), modificare il formato di data/ora da visualizzare nei rapporti di controllo. 5. Nell area Imposta fuso orario, utilizzare l elenco a discesa per impostare il fuso orario corretto. La data e l ora delle in GFI MailArchiver verranno visualizzate in base a questa impostazione. 6. Fare clic su Salva. GFI MailArchiver 5 Utilizzo di GFI MailArchiver 125

126 6 Ottenere risultati Per configurare GFI MailArchiver e iniziare a ottenere risultati, fare riferimento alle seguenti sezioni: Come archiviare la posta elettronica Importazione ed esportazione dei messaggi di posta elettronica Analisi dei messaggi di posta elettronica archiviati 6.1 Ottenere i risultati con GFI MailArchiver - Come archiviare la posta elettronica aziendale Esplorando l elenco sottostante, che illustra i vari metodi di archiviazione della posta elettronica dell azienda, sarà possibile scoprire quello più adatto alla propria organizzazione. Archiviazione di tutti messaggi di posta elettronica 1. Archiviare tutti i messaggi in entrata provenienti dall inserimento nel journal, così da alleggerire il carico sul server di posta. Configurazione del metodo di archiviazione automatica (tutti i messaggi) Esclusione di cassette postali specifiche dall archiviazione 2. Gestire in automatico i magazzini archivi. Configurazione delle impostazioni nuovo magazzino archivio Configurazione cassetta postale di journaling 3. Definire la durata di conservazione di un messaggio archiviato all interno del magazzino archivio, prima della sua eliminazione. Sospendere temporaneamente i criteri di conservazione: in tal modo non sarà eliminato nessun messaggio. Configurazione dei criteri di conservazione Configurazione della funzione di conservazione a fini giudiziari Utilizzo delle regole di archiviazione per archiviare solo messaggi specifici 1. Archiviare in modo selettivo la posta elettronica sulla base di criteri specifici. Controllare i messaggi di posta elettronica che vengono archiviati. Configurazione dell archiviazione basata su regole Definizione delle regole di archiviazione Esclusione di cassette postali specifiche dall archiviazione 2. Gestire in automatico i magazzini archivi. Configurazione delle impostazioni nuovo magazzino archivio Configurazione cassetta postale di journaling GFI MailArchiver 6 Ottenere risultati 126

127 3. Definire la durata di conservazione di un messaggio archiviato all interno del magazzino archivio, prima della sua eliminazione. Sospendere temporaneamente i criteri di conservazione: in tal modo non sarà eliminato nessun messaggio. Configurazione dei criteri di conservazione Configurazione della funzione di conservazione a fini giudiziari Archiviazione messaggi tramite Assistente archivio 1. Consente agli utenti di decidere quali messaggi archiviare. Configurazione metodo di archiviazione manuale Pianificazione importazione automatica dei messaggi dalle cassette postali degli utenti Download e installazione di Assistente archivio sui computer client 2. Definire la durata di conservazione di un messaggio archiviato all interno del magazzino archivio, prima della sua eliminazione. Sospendere temporaneamente i criteri di conservazione: in tal modo non sarà eliminato nessun messaggio. Configurazione dei criteri di conservazione Configurazione della funzione di conservazione a fini giudiziari GFI consiglia inoltre di creare un criterio di consapevolezza con linee guida di utilizzo sicuro per i propri dipendenti. Per maggiori informazioni, consultare: Ottenere risultati con GFI MailArchiver - Importazione ed esportazione dei messaggi di posta elettronica Con GFI MailArchiver è possibile spostare i messaggi precedenti in un database separato, che manterrà elevate le prestazioni del server di posta elettronica e compatti gli archivi di posta. Estrarre i messaggi dalle cassette postali di Microsoft Exchange e importarli nei magazzini archivi di GFI MailArchiver. Utilizzo di Assistente archivio di GFI MailArchiver per l importazione automatica dei messaggi dalle cassette postali degli utenti Utilizzo di GFI MailArchiver Import Export Tool per importare i messaggi di posta elettronica dalle cassette postali di Microsoft Exchange Estrarre i messaggi dai file PST e importarli nei magazzini archivi di GFI MailArchiver. Trasferimento dei messaggi da un magazzino archivio senza l intervento dell utente finale attraverso la funzione di importazione unica Utilizzo di GFI MailArchiver Import Export Tool per importare i messaggi da file PST specifici GFI MailArchiver 6 Ottenere risultati 127

128 Esportare i messaggi dai magazzini archivi a un file PST, una cartella su disco o un indirizzo di posta elettronica specifico. Utilizzo di GFI MailArchiver Import Export Tool per l esportazione dei messaggi da GFI MailArchiver GFI consiglia inoltre di creare un criterio di consapevolezza con linee guida di utilizzo sicuro per i propri dipendenti. 6.3 Ottenere risultati con GFI MailArchiver - Analisi dei messaggi di posta elettronica archiviati L amministratore potrà filtare i messaggi archiviati utilizzando i rapporti di MailInsights e ottenere così preziose informazioni sull utilizzo della posta elettronica aziendale. In tal modo, sarà possibile intervenire sulla base dei risultati e incrementare la produttività della forza lavoro. GFI MailArchiver 6 Ottenere risultati 128

129 Utilizzare i rapporti MailInsights per identificare le problematiche aziendali che impattano la produttività aziendale. Creare criteri di utilizzo adeguati sulla base dei risultati ottenuti da tali rapporti. GFI MailArchiver consente l analisi dei dati memorizzati negli archivi di posta elettronica così da fornire rapporti di business intelligence di primaria importanza per la gestione, per gli amministratori IT e per altri azionisti. Inoltre, permette di identificare i rischi e gestire la produttività della posta elettronica grazie alla possibilità di intervenire sulla base delle informazioni presenti nella cronologia di posta elettronica. I rapporti possono essere pianificati e recapitati tramite posta elettronica, oppure emessi su richiesta. I rapporti disponibili sono: NOME RAPPORTO Flusso di comunicazione Utilizzo di WebMail Tempestività Utilizzo dell archiviazione Account inattivi Parole inappropriate Spammer interni Fuori dagli orari di ufficio Rilevamento fuga di dati Ricerca di lavoro Ricerca frase Traffico utente Monitoraggio degli schemi di comunicazione degli utenti/gruppi all interno e all esterno dell organizzazione. Identificazione degli utenti principali che utilizzano i servizi webmail per la posta. Identifica le potenziali perdite di dati e l uso non appropriato della posta. Informazioni sul tempo medio impiegato dagli utenti per rispondere ai messaggi di posta elettronica interni ed esterni. Per comprendere l impatto degli allegati sui costi di archiviazione della posta. Per creare i criteri di conservazione appropriati per il controllo dello spazio di archiviazione relativo alla posta elettronica. Restituisce un elenco di account che hanno ricevuto posta ma non hanno risposto nel tempo specificato. Monitoraggio del linguaggio inappropriato in un messaggio di posta che viola le politiche aziendali. Per individuare gli utenti interni che includono troppi destinatari nei campi A/CC/CCn. Restituisce un elenco di account di posta elettronica interni con l attività di invio al di fuori degli orari di ufficio. Per individuare i comportamenti che potrebbero richiedere esami più approfonditi. Identifica messaggi con codici carta di credito, numeri di previdenza sociale USA o altri documenti e informazioni riservate. Identifica i messaggi inviati o ricevuti contenenti curriculum o inviati a siti di ricerca lavoro. Ricerca di termini o frasi specifici all interno dei messaggi archiviati. Visualizza il numero di messaggi scambiati tra gli utenti o gruppi selezionati e i loro contatti. GFI MailArchiver 6 Ottenere risultati 129

130 NOME RAPPORTO Argomenti messaggi Indicatori prestazioni posta elettronica Rapporto messaggi di grandi dimensioni per Elenca argomenti e parole comuni rilevate nei messaggi scambiati tra gli utenti o gruppi selezionati e i loro contatti. Analisi messaggi di posta elettronica inviati e ricevuti allo scopo di classificare la produttività degli utenti in base a una serie di indicatori predefiniti delle prestazioni. Identifica i messaggi di grandi dimensioni che potrebbero occupare spazio indesiderato all interno dell archivio. Gli allegati dei messaggi di posta vengono classificati in base a categorie specifiche. Effettuare ricerche nei magazzini archivi mediante la funzione di ricerca avanzata. Possibilità di eseguire ricerche tra gli allegati dei messaggi precedenti di vari formati. Una volta definita la ricerca, salvarne i criteri per poterli consultare più facilmente in un secondo tempo. Utilizzo della ricerca avanzata GFI consiglia inoltre di creare consapevolezza sull importanza della posta all interno della propria organizzazione. Per maggiori informazioni, fare riferimento a: GFI MailArchiver 6 Ottenere risultati 130

131 7 Configurazione di GFI MailArchiver 7.1 Panoramica impostazioni La pagina Configurazione consente di visualizzare una panoramica globale delle impostazioni attualmente attive in GFI MailArchiver. Fare clic sulla scheda Configurazione per caricare la pagina Panoramica impostazioni correnti. Utilizzare i pulsanti posizionati nell angolo in alto a destra della pagina Configurazione per passare da visualizzazione affiancata a visualizzazione elenco e viceversa. GFI MailArchiver 7 Configurazione di GFI MailArchiver 131

132 Schermata 58: Pagina impostazioni di GFI MailArchiver La sottostante tabella descrive le informazioni disponibili. OPZIONE Metodo di archiviazione Server di posta da archiviare Regole di archiviazione Indica il metodo di archiviazione attualmente abilitato. È necessario specificare un metodo di archiviazione affinché GFI MailArchiver avvii l archiviazione dei messaggi di posta. Indica il numero di cassette postali di journaling configurate per l utilizzo con la presente installazione di GFI MailArchiver. Se l opzione Archiviazione basata su regole è abilitata, viene visualizzato il numero di regole configurate. GFI MailArchiver 7 Configurazione di GFI MailArchiver 132

133 OPZIONE Cassette postali da archiviare Ambito di archiviazione Recupero della struttura di cartelle della cassetta postale Importazione vecchi messaggi di posta elettronica Magazzini archivi Ruoli e autorizzazioni Controllo di accesso Server IMAP Criteri di conservazione e spam Regole di classificazione Controllo Eliminazione messaggi di posta Modifica codice di licenza Impostazioni generali Indica se le limitazioni archivio cassetta postale utente sono impostate o meno. Le limitazioni archivio cassetta postale utente indicano quali cassette postali vengono archiviate. Indica se le limitazioni archivio sono impostate o meno. Le limitazioni specificano se i messaggi in entrata, uscita o interni (o una combinazione) sono archiviati. Indica se è abilitato il recupero struttura di cartelle. Il recupero della struttura di cartelle consente la replica della struttura di cartelle delle cassette postali all interno di Microsoft Exchange Server con GFI MailArchiver. Fornisce informazioni su come importare i messaggi in questa installazione di GFI MailArchiver. Indica il numero di magazzini archivi configurati con questa installazione di GFI MailArchiver. Assegna ruoli a utenti o gruppi selezionati e concede le autorizzazioni necessarie per l accesso a funzioni specifiche di GFI MailArchiver. L accesso cassetta postale archivio indica chi ha accesso e a quali cassette postali. Indica se è abilitato o meno il server IMAP. Se l opzione è abilitata, gli utenti possono recuperare i messaggi di posta archiviati utilizzando i client di posta IMAP supportati. I criteri di conservazione e spam indicano la durata di un messaggio archiviato all interno di GFI MailArchiver. I messaggi che corrispondono a determinati criteri possono essere eliminati immediatamente o dopo un periodo di tempo specifico. Le classificazioni automatizzano l etichettatura dei messaggi tramite criteri. I messaggi che corrispondono a determinati criteri possono essere classificati automaticamente. Indica e definisce se il controllo di GFI MailArchiver è attivato o meno. Indica se è abilitata o meno l eliminazione dei messaggi di posta. Se l opzione è abilitata, gli utenti possono eliminare definitivamente i messaggi di posta archiviati dalle cassette postali a cui hanno accesso. Indica le informazioni del codice di licenza associate all installazione di GFI MailArchiver. Indica la versione e il numero build dell attuale installazione di GFI MailArchiver 7.2 Configurazione del metodo di archiviazione Il metodo di archiviazione consente di definire la modalità di memorizzazione di GFI MailArchiver dei messaggi nei magazzini archivi. IMPORTANTE Senza un metodo di archiviazione configurato, GFI MailArchiver non archivierà i messaggi. Per configurare il metodo di archiviazione: 1. Selezionare la scheda Configurazione e da Server di posta da archiviare fare clic su Metodo di archiviazione. GFI MailArchiver 7 Configurazione di GFI MailArchiver 133

134 Schermata 59: Configurazione del metodo di archiviazione 2. Fare clic su Configura metodo di archiviazione. 3. Dalla pagina Procedura guidata metodo di archiviazione selezionare dalle opzioni seguenti: OPZIONE Archiviazione manuale Archiviazione automatica (inserimento nel journal) Tutti i messaggi Consente agli utenti di selezionare manualmente i messaggi da archiviare dalle applicazioni Microsoft Outlook utilizzando Assistente archivio di GFI MailArchiver. Gli utenti possono inoltre definire una struttura di cartelle in cui archiviare manualmente i messaggi per facilitare le ricerche. Se selezionato, GFI MailArchiver sposterà automaticamente i messaggi e le richieste di riunioni da una cassetta postale di journaling su Microsoft Exchange Server a un magazzino archivio. Selezionare l opzione per archiviare tutti i messaggi in entrata. GFI MailArchiver 7 Configurazione di GFI MailArchiver 134

135 OPZIONE Archiviazione basata su regole Archiviare elementi specifici provenienti dall inserimento nel journal che corrispondono alle regole configurate e indicare la modalità di archiviazione degli elementi in cartelle specifiche. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Configurazione delle regole di archiviazione (pagina 140). IMPORTANTE Quando questa opzione è selezionata, affinché GFI MailArchiver avvii l archiviazione è necessario configurare Regole di archiviazione. È possibile selezionare più metodi di archiviazione. Ad esempio, è possibile abilitare contemporaneamente Archiviazione manuale e Archiviazione automatica (inserimento nel journal) di Tutti i messaggi. 4. Fare clic su Salva. 7.3 Gestione dei server di posta da archiviare All interno di GFI MailArchiver, i server di posta da archiviare sono definiti in base alle cassette postali di journaling configurate. Una cassetta postale di journaling è un tipo di cassetta postale di Microsoft Exchange Server che consente la registrazione dei messaggi di posta elettronica di un organizzazione. La differenza tra inserimento nel journal e archiviazione è che, mentre l'inserimento nel journal è per definizione la possibilità di registrare messaggi di posta elettronica, l'archiviazione consente di ridurre il carico della memorizzazione dei dati mediante backup, rimozione e archiviazione. GFI MailArchiver utilizza l'inserimento nel journal di Microsoft Exchange per centralizzare tutti i messaggi di posta elettronica da archiviare in una singola cassetta postale. La cassetta postale iniziale di journaling viene configurata con la procedura guidata di post-installazione di GFI MailArchiver. Ciò consente di iniziare l archiviazione dei messaggi da Microsoft Exchange Server. Questa sezione fornisce informazioni su come: Visualizzare i server di posta configurati Creazione cassette postali di journaling in Microsoft Exchange Server (o altri server di posta) Modifica dati della cassetta postale di journaling esistente Disattivazione e attivazione di una cassetta postale di journaling esistente Rimozione dati della cassetta postale di journaling esistente IMPORTANTE Per i messaggi inseriti nel journal da archiviare in GFI MailArchiver è necessario abilitare il metodo di archiviazione Archiviazione automatica (inserimento nel journal). Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Configurazione del metodo di archiviazione (pagina 133). GFI MailArchiver 7 Configurazione di GFI MailArchiver 135

136 7.3.1 Visualizzazione dei server di posta configurati Per visualizzare i server di posta configurati da cui GFI MailArchiver archivia i messaggi, selezionare la scheda Configuration e fare clic su Server di posta da archiviare. Schermata 60: Schermata Gestione cassette postali di journaling La tabella sottostante fornisce un elenco di informazioni e opzioni disponibili: OPZIONE Cassetta postale di journaling Attivo Server cassetta postale Archivio cassetta postale Tipo di connessione Indica il nome della cassetta postale di journaling impostata all interno di Microsoft Exchange Server e configurata per l uso con GFI MailArchiver. Indica se la cassetta postale di journaling è attiva o meno. Nome del computer del server in cui è configurata la cassetta postale di journaling. Indica il nome dell archivio cassetta postale di cui fa parte la cassetta postale di journaling configurata. Definisce il tipo di connessione che GFI MailArchiver utilizzerà per recuperare i messaggi dai server di posta da cui archiviare i messaggi Aggiunta di una nuova cassetta postale di journaling Aggiungere una cassetta postale di journaling da cui GFI MailArchiver recupererà i messaggi. 1. Selezionare la scheda Configurazione e fare clic su Server di posta da archiviare. 2. Fare clic su Aggiungi. GFI MailArchiver 7 Configurazione di GFI MailArchiver 136

137 Schermata 61: Scegliere il modo in cui la procedura guidata configurerà GFI MailArchiver per l utilizzo di una cassetta postale di journaling. 3. Dalla pagina Procedura guidata server di posta da archiviare selezionare dalle opzioni seguenti: a. Selezionare una cassetta postale di journaling dall'elenco sottostante. Selezionare questa opzione se è stata già creata e configurata una cassetta postale di journaling. Selezionare una cassetta postale dall elenco di cassette postali rilevate. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Configurazione cassetta postale di journaling (pagina 67). i. Selezionare una delle cassette postali rilevate, quindi fare clic su Avanti. ii. Nella finestra Credenziali cassetta postale di journaling, fare nuovamente clic su Avanti per completare la configurazione. iii. Quando si riceve il messaggio Server di posta da archiviare configurato., fare clic su Fine. b. Consentire alla procedura guidata di creare una nuova cassetta postale di journaling da utilizzare per iniziare l archiviazione dei messaggi di posta Selezionare questa opzione per creare automaticamente una nuova cassetta postale di journaling tramite la procedura guidata. La nuova cassetta postale di journaling verrà creata sul Microsoft Exchange Server selezionato dall elenco dei server rilevati. GFI MailArchiver 7 Configurazione di GFI MailArchiver 137

138 Questa caratteristica può essere utilizzata solo a partire da Microsoft Exchange Server 2007 Service Pack 2. i. Selezionare Consentire alla procedura guidata di creare una nuova cassetta postale di journaling da utilizzare per iniziare l archiviazione dei messaggi di posta, quindi fare clic su Avanti. ii. Quando richiesto, digitare i dati necessari per la cassetta postale di journaling. Le opzioni disponibili sono: OPZIONE Consentire a GFI MailArchiver di creare un nuovo utente di inserimento nel journal cui associare la o le cassette postali. Associare la o le cassette postali all utente di inserimento nel journal esistente. Selezionare questa opzione se è già configurata una cassetta postale di journaling su un server di posta. Nel campo Cassette postali rilevate, selezionare il database della cassetta postale a cui connettersi dall elenco delle cassette postali rilevate. Se viene rilevato un utente di inserimento nel journal, questa opzione è abilitata. Se questa opzione è abilitata, l utente di inserimento nel journal rilevato verrò associato a Cassette postali rilevate. iii. Fare clic su Avanti. iv. Per completare la configurazione, fornire le credenziali amministrative richieste. c. Inserire manualmente i dettagli della cassetta postale di journaling Consente di creare una nuova cassetta postale di journaling fornendo al contempo tutti i dettagli necessari alla creazione della stessa. Tali dettagli possono includere l indicazione di un archivio cassetta postale, il metodo di connessione, le porte usate e le credenziali. i. Durante la connessione tramite IMAP, digitare i seguenti dati necessari per la cassetta postale di journaling: OPZIONE Connetti utilizzando IMAP Server di posta Porta IMAP Utilizza SSL Login/Password Definisce il metodo di connessione utilizzato per connettersi al server di posta dove verrà creata la nuova cassetta di journaling. IMAP: disponibile solo quando GFI MailArchiver non è installato nello spesso computer di Microsoft Exchange Server 2003 o Visualizza il nome del server di posta rilevato dove si trova la cassetta postale di journaling. L impostazione predefinita è 143. Se SSL non è abilitato, la connessione risulterà non crittografata. Fare clic per utilizzare SSL e applicare la crittografia. Il numero porta IMAP viene modificato in automatico con 993. Consente di digitare il nome di accesso e la password utilizzati per la connessione al server di posta selezionato. I nomi di accesso che contengono spazi non sono consentiti. Cartella Definisce la cartella predefinita utilizzata per l inserimento dei messaggi nel journal. Valore predefinito: Posta in arrivo. GFI MailArchiver 7 Configurazione di GFI MailArchiver 138

139 ii. Durante la connessione tramite EWS, digitare i seguenti dati necessari per la cassetta postale di journaling: OPZIONE Connettere utilizzando EWS Login:/Password: Definisce il metodo di connessione utilizzato per connettersi al server di posta dove verrà creata la nuova cassetta di journaling. Servizi Web di Exchange (EWS) è disponibile solo per Microsoft Exchange Server 2007 SP1 o Consente di digitare il nome di accesso e la password utilizzati per la connessione al server di posta selezionato. I nomi di accesso che contengono spazi non sono consentiti. Cartella Cartella pubblica Host Exchange Server Definisce la cartella predefinita utilizzata per l inserimento dei messaggi nel journal. Valore predefinito: Posta in arrivo. Per contrassegnare la cartella come pubblica, applicare un segno di spunta. Selezionare dalle opzioni seguenti: Individuazione automatica (consigliato) iii. Fare clic su Avanti per continuare l installazione. Host manuale per Exchange/Office 365 CAS: inserire l indirizzo IP di Exchange Server oppure il nome host del server Accesso client (CAS). CAS è un ruolo server che gestisce tutte le connessioni client verso un server di Exchange. Durante la connessione tramite EWS per Office 365, inserire il nome host di Office Per finalizzare la configurazione della cassetta postale di journaling, fare clic su Fine Modifica di una cassetta postale di journaling esistente 1. Selezionare la scheda Configurazione e fare clic su Server di posta da archiviare. 2. Selezionare una cassetta postale di journaling da modificare e fare clic su. 3. Dalla pagina Procedura guidata server di posta da archiviare, regolare le impostazioni in base alle istruzioni nella sezione Aggiunta di una nuova cassetta postale di journaling Disattivazione e attivazione di una cassetta postale di journaling esistente 1. Selezionare la scheda Configurazione e fare clic su Server di posta da archiviare. 2. Selezionare una cassetta postale di journaling da modificare e fare clic su per disattivare una cassetta postale di journaling esistente o su postale di journaling precedentemente disattivata. per attivare una cassetta GFI MailArchiver 7 Configurazione di GFI MailArchiver 139

140 7.3.5 Rimozione di una cassetta postale di journaling esistente 1. Selezionare la scheda Configurazione e fare clic su Server di posta da archiviare. 2. Selezionare le cassette postali di journaling da eliminare e fare clic su. IMPORTANTE L eliminazione di una cassetta postale di journaling in GFI MailArchiver è una procedura irreversibile. I messaggi della cassetta postale di journaling non possono essere recuperati, una volta eliminati. IMPORTANTE La rimozione di una cassetta postale di journaling da GFI MailArchiver non elimina né rende non operative le cassette postali di journaling esistenti in Microsoft Exchange Server. 7.4 Configurazione delle regole di archiviazione IMPORTANTE Questa caratteristica è disabilitata se Archiviazione basata su regole non è abilitata nella procedura guidata Metodo di archiviazione. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Configurazione del metodo di archiviazione (pagina 133). È possibile impostare una serie di regole di archiviazione per determinare i messaggi archiviati. Le regole vengono create in base a diversi criteri e GFI MailArchiver applica ciascuna regola a seconda dei messaggi in entrata e in uscita che corrispondono alle regole configurate. Se una regola trova la corrispondenza, il messaggio viene archiviato e spostato nella cartella configurata. IMPORTANTE L abilitazione di questa funzionalità può violare le norme aziendali o la conformità legale legata alla conservazione della posta. GFI MailArchiver 7 Configurazione di GFI MailArchiver 140

141 Schermata 62: Configurazione delle regole di archiviazione GFI MailArchiver applica le regole dalla prima all ultima dell elenco. Le regole possono essere spostate verso l alto o verso il basso tramite le frecce apposite. IMPORTANTE I messaggi o gli elementi di calendario archiviati mediante Assistente archivio di GFI MailArchiver verranno archiviati a prescindere dalla regole impostate nell archiviazione basata su regole Aggiunta di regole di archiviazione Per aggiungere una regola di archiviazione: 1. Dalla scheda Configurazione fare clic su Regole di archiviazione. 2. Fare clic su Aggiungi. GFI MailArchiver 7 Configurazione di GFI MailArchiver 141

142 3. Nel campo Nome regola specificare un nome significativo per la regola di archiviazione. 4. Nella sezione Criteri posta elettronica specificare le condizioni della regola dalle opzioni disponibili descritte nella tabella in basso. Fare clic su per aggiungere altre condizioni. CONDIZIONE Oggetto Corpo Mittente Vengono archiviati i messaggi di posta che corrispondono all oggetto specificato. Vengono archiviati i messaggi di posta che sono la corrispondenza esatta di una parola o di una frase specificate in questo criterio. Selezionare e digitare l indirizzo di posta elettronica oppure selezionare Utente e digitare il nome dell utente. Quando si inizia a digitare le prime lettere di un indirizzo di posta elettronica o un nome utente, verrà visualizzato un elenco di utenti AD. GFI MailArchiver 7 Configurazione di GFI MailArchiver 142

143 CONDIZIONE Destinatario Selezionare e digitare l indirizzo di posta elettronica oppure selezionare Utente e digitare il nome dell utente. Verrà visualizzato un elenco di utenti AD quando si inizia a digitare le prime lettere di un indirizzo di posta elettronica o un nome utente. Dimensioni messaggio completo Dimensioni allegato Tipo di allegato Selezionare un filtro tra le opzioni disponibili (Uguale a, Superiore a, Maggiore o uguale a, Inferiore a, Inferiore o uguale a) e specificare la dimensione del messaggio di posta in MB. Selezionare un filtro tra le opzioni disponibili (Uguale a, Superiore a, Maggiore o uguale a, Inferiore a, Inferiore o uguale a) e specificare la dimensione dell allegato in MB. Selezionare un filtro dalle opzioni disponibili: Immagini, Documenti, Musica, Video e Personalizzata. I caratteri jolly sono supportati sia per il campo Mittente che per quello Destinatario. Ad esempio, se si immette '*@dominio.com', il valore corrisponderà a tutti gli utenti di 'dominio.com'. 5. Nel campo Colloca messaggio corrispondente nella cartella specificare la cartella in cui è archiviato il messaggio di posta. Utilizzo di caratteri speciali nei nomi delle cartelle Il percorso della cartella può essere sovrascritto con il percorso della cartella desiderata utilizzando le convenzioni seguenti: \ (barra rovesciata) è rappresentata da /\ \ (barra) è rappresentata da // Ad esempio: Per immettere il percorso di un cartella per la struttura di cartelle seguente: Immettere il percorso seguente: Inbox\Managerial//CEO\Requests/\Queries Se la cartella specificata dall utente non esiste, viene creata automaticamente. 6. Fare clic su Avanti. 7. Fare clic su Fine. GFI MailArchiver 7 Configurazione di GFI MailArchiver 143

144 7.4.2 Modifica delle regole di archiviazione Per modificare una regola di archiviazione: 1. Dalla scheda Configurazione fare clic su Regole di archiviazione. 2. Fare clic su Modifica. 3. Per modificare i campi richiesti, utilizzare la Procedura guidata regola di archiviazione. 4. Fare clic su Fine Rimozione delle regole di archiviazione 1. Selezionare la scheda Configurazione e fare clic su Regole di archiviazione. 2. Selezionare la regola o le regole da eliminare e fare clic su. 7.5 configurazione limitazioni archivio GFI MailArchiver richiede una licenza per ogni cassetta postale. Potrebbe essere necessario escludere determinate cassette dall archiviazione pur includendo solo quelle specifiche. Questo può essere ottenuto solo configurando le Limitazioni archivio cassetta postale. L utilizzo di un Elenco limitazioni archivio composto da nomi utente e/o indirizzi di posta elettronica di Active Directory (detto Elenco di inclusione o Elenco di esclusione, a seconda del metodo di limitazione selezionato), permette di determinare il numero di cassette postali con licenza calcolato dal prodotto attraverso uno dei seguenti metodi: GFI MailArchiver 7 Configurazione di GFI MailArchiver 144

145 METODO DI LIMITAZIONE Limitazione per esclusione Abilitare Limitazioni di archiviazione selezionando una delle seguenti opzioni di Uso di un elenco di esclusione: NON archiviare nessun messaggio se UNO dei destinatari o mittenti è presente nell elenco di limitazione: GFI MailArchivernon archivia il messaggio se uno degli indirizzi di posta elettronica del messaggio è presente nell Elenco limitazioni archivio o Archiviare sempre la posta per gli utenti di Active Directory ma gli utenti nell elenco di limitazione non potranno visualizzarla: il messaggio viene sempre archiviato ma i messaggi nell Elenco limitazioni archivio non saranno in grado di visualizzare il messaggio archiviato. IMPORTANTE Se si seleziona Archiviare sempre la posta per gli utenti di Active Directory ma gli utenti nell elenco di limitazione non potranno visualizzarla ma i destinatari o i mittenti non si trovano in Active Directory, i messaggi non verranno archiviati. Quando GFI MailArchiver è configurato per l utilizzo di un elenco di esclusione, il modulo di licenza sottrae il numero di utenti di Active Directory dell Elenco limitazioni archivio configurato dal numero totale di utenti presenti nell organizzazione. Gli indirizzo di posta elettronica presenti nell Elenco limitazioni archivi non vengono sottratti. Esempio 1: Ad esempio, Active Directory comprende 10 utenti e l elenco di esclusione invece 6 utenti di Active Directory. In questo scenario, la licenza richiesta prevede 4 utenti. Esempio 2: Ad esempio, Active Directory comprende 10 utenti e l elenco di esclusione invece 6 utenti di Active Directory, ma l elenco include anche un altra voce per un singolo indirizzo di posta elettronica (non un utente). In questo caso, la licenza richiesta sarà sempre per 4 utenti, dato che gli indirizzi di posta elettronica vengono ignorati. GFI MailArchiver 7 Configurazione di GFI MailArchiver 145

146 METODO DI LIMITAZIONE Limitazione per inclusione Abilitare Limitazioni di archiviazione selezionando una delle seguenti opzioni di Uso di un elenco di inclusione: Questa azione consente ai messaggi di essere archiviati con le seguenti modalità: Archivia sempre la posta se un QUALSIASI destinatario o mittente si trova nell elenco di limitazione: se un indirizzo è presente nell elenco limitazioni di archivio configurato oppure Archivia la posta solo se tutti i destinatari e i mittenti sono inclusi nell elenco di limitazione: se tutti gli indirizzi (nei campi mittente e destinatario) sono elencati nell Elenco limitazioni archivio. In entrambi i casi, l Elenco di inclusione limita la licenza al numero di utenti di Active Directory presenti nell elenco. Se una delle voci dell elenco di inclusione è un indirizzo di posta elettronica, la licenza conterà il numero di tutti gli utenti presenti in Active Directory. Ciò assicura coerenza, dato che un utente può disporre di vari indirizzi di posta elettronica. Esempio 1: Prendiamo come esempio un Active Directory con 10 utenti e un elenco di esclusione con invece 6 utenti di Active Directory. In questo scenario, la licenza richiesta prevede 6 utenti. Esempio 2: Prendiamo come esempio un Active Directory con 10 utenti e un elenco di esclusione con invece 6 utenti di Active Directory e un altra voce per un indirizzo di posta elettronica. In questo caso, la licenza richiesta sarà per 10 utenti. La voce di posta elettronica poterà il modulo licenza a contare tutti gli utenti come di Active Directory Abilitazione delle limitazioni archivio cassetta postale 1. Selezionare la scheda Configuration e fare clic su Cassette postali da archiviare. 2. Fare clic su Modifica impostazioni. GFI MailArchiver 7 Configurazione di GFI MailArchiver 146

147 Schermata 63: Selezionare Abilita limitazioni di archiviazione. 3. Selezionare Abilita limitazioni di archiviazione e scegliere una delle seguenti opzioni: ESCLUSIONE/INCLUSIONE Uso di un elenco di esclusione OPZIONE NON archiviare nessun messaggio se UNO dei destinatari o mittenti è presente nell elenco di limitazione. Archiviare la posta per gli utenti di Active Directory. Gli utenti nell elenco di limitazione non potranno visualizzarla. Se è abilitata una di queste opzioni ed è configurata Archiviazione manuale, gli utenti non presenti nell elenco di esclusione non potranno archiviare manualmente i messaggi tramite Assistente archivio di GFI MailArchiver. Uso di un elenco di inclusione Archivia sempre la posta se un QUALSIASI destinatario o mittente si trova nell elenco di limitazione. Archivia la posta solo se tutti i destinatari e i mittenti sono inclusi nell elenco di limitazione Se è abilitata una di queste opzioni ed è configurata Archiviazione manuale, tutti gli utenti nell elenco di inclusione potranno archiviare manualmente i messaggi tramite Assistente archivio di GFI MailArchiver. GFI MailArchiver 7 Configurazione di GFI MailArchiver 147

148 IMPORTANTE Una volta abilitato Limitazioni archivio, per creare l elenco di utenti, gruppi o cassette postali da limitare, fare clic su Gestisci limitazioni. Se l elenco non viene creato, le limitazioni configurate non saranno attive. I messaggi archiviati manualmente tramite Assistente archivio di GFI MailArchiver saranno sempre archiviati, anche quando è configurato un elenco di esclusione. 4. Fare clic su Salva. Schermata 64: Aggiungere messaggi, gruppi o utenti 5. Selezionare e scegliere un opzione tra posta, gruppo o utenti e digitare l indirizzo , il nome del gruppo o il nome dell utente da limitare. 6. Fare clic su Salva. GFI MailArchiver 7 Configurazione di GFI MailArchiver 148

149 7.5.2 Disabilitazione limitazioni archivio cassetta postale Per disabilitare le limitazioni archivio cassetta postale: 1. Selezionare la scheda Configurazione. 2. Fare clic su Cassette postali da archiviare. 3. Fare clic su Modifica impostazioni. 4. Deselezionare Abilita limitazioni di archiviazione. 5. Fare clic su Salva. 7.6 Gestione dell ambito di archiviazione L ambito di archiviazione consente di specificare i tipi di messaggi da archiviare. Tramite questa funzione è ad esempio possibile indicare a GFI MailArchiver di escludere i messaggi interni dall archiviazione o di includere tutti i messaggi in entrata e interni, al contempo escludendo tutti i messaggi in uscita. 1. Selezionare la scheda Configuration e fare clic su Ambito di archiviazione. Schermata 65: Configurazione limitazioni archivio Selezionare Configura ambito di archiviazione e dall elenco visualizzato deselezionare i messaggi da escludere dall archiviazione come mostrato nella sottostante tabella: OPZIONE Messaggi di posta in arrivo Messaggi di posta in uscita Messaggi di posta interna Indica se GFI MailArchiver archivierà i messaggi provenienti dal dominio dell organizzazione. Per non archiviare questo tipo di messaggi, deselezionare questa opzione. Indica se GFI MailArchiver archivierà i messaggi indirizzati a destinatari non inclusi nel dominio dell organizzazione. Per non archiviare questo tipo di messaggi, deselezionare questa opzione. Indica se GFI MailArchiver archivierà i messaggi provenienti e destinati al dominio dell organizzazione. Per non archiviare questo tipo di messaggi, deselezionare questa opzione. 3. Per salvare la configurazione, fare clic su Salva. GFI MailArchiver 7 Configurazione di GFI MailArchiver 149

150 7.7 Configurazione del recupero della struttura di cartelle della cassetta postale Per impostazione predefinita, GFI MailArchiver non archivia automaticamente i messaggi secondo la struttura di cartelle in cui erano contenuti inizialmente all interno della cassetta postale di origine. Per replicare la struttura di cartelle delle cassette postali originali, abilitare la funzione Recupero struttura di cartelle di GFI MailArchiver. IMPORTANTE La funzione recupero struttura di cartelle di GFI MailArchiver aggiunge un overhead fisico e di accesso alla rete al processo di archiviazione e potrebbe rallentare il sistema. Note importanti: Affinché la funzione Recupero della struttura di cartelle della cassetta postale sia operativa, assicurarsi che l utente configurato risponda ai seguenti requisiti: OPZIONE Accesso utente Assegnazione diritti di accesso Nessun profilo utente mobile Diritti di controllo completo MAPI Client and Collaboration Data Objects [solo MAPI] Nessun magazzino archivio di sola lettura Assicurarsi che la funzione Recupero struttura di cartelle disponga di accesso alle cassette postali degli utenti nell archivio di Microsoft Exchange. L accesso è necessario per il recupero della struttura di cartelle. GFI MailArchiver può creare automaticamente questo account. Il recupero struttura di cartelle a cui l utente deve disporre di diritti di accesso sul computer di GFI MailArchiver. L utente configurato nella configurazione di Sincronizzazione cassetta postale di GFI MailArchiver non può utilizzare un profilo mobile. Assicurarsi che l utente configurato nella Sincronizzazione cassetta postale di GFI MailArchiver disponga di diritti di controllo completo per la cartella di GFI MailArchiver. È necessario installare Microsoft Outlook o Microsoft Exchange Server MAPI Client and Collaboration Data Objects (MAPI/CDO) se GFI MailArchiver non è installato sul medesimo computer di Microsoft Exchange Assicurarsi che i magazzini archivi non siano contrassegnati come di sola lettura. GFI MailArchiver deve modificare il magazzino archivio in presenza di corrispondenza con un messaggio e assegnarlo poi alla cartella corrispondente. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Modifica dei dati dei magazzini archivi esistenti (pagina 170). IMPORTANTE Per ulteriori informazioni, fare riferimento a FolderStructureRetrieval. GFI MailArchiver 7 Configurazione di GFI MailArchiver 150

151 7.7.1 Abilitazione recupero della struttura di cartelle della cassetta postale 1. Selezionare la scheda Configurazione e fare clic su Recupero struttura cartella cassetta postale. 2. Selezionare Modifica impostazioni. Schermata 66: Abilita recupero struttura di cartelle 3. Selezionare Abilita recupero struttura di cartelle. 4. Scegliere se creare automaticamente un nuovo account utente o se utilizzarne uno esistente. Questo account verrà utilizzato per accedere alle cassette postali di cui dovrà essere replicata la struttura di cartelle. La tabella sottostante riporta un elenco di opzioni disponibili. OPZIONE Crea un nuovo account utente Indica a GFI MailArchiver di creare un nuovo account utente utilizzando i dati forniti nei campi Connettere utilizzando, Accesso e Password. GFI MailArchiver 7 Configurazione di GFI MailArchiver 151

152 OPZIONE Usa un account utente esistente Connettere utilizzando Accesso Password Indica a GFI MailArchiver di utilizzare un account utente esistente creato in precedenza. Indica il metodo di connessione utilizzato per connettersi a Microsoft Exchange Server per accedere alla struttura di cassette postali da recuperare. Opzioni disponibili: Servizi Web di Exchange (EWS): consigliato solo per i server di posta Microsoft Exchange Server 2007 SP1 o Tradizionale Message Application Programming Interface (MAPI) - Consigliata per server della posta DIVERSI da Microsoft Exchange Server 2007 SP1 o Indicare il nome di accesso che verrà utilizzato per il nuovo account da creare o per l account creato in precedenza. Indica la password che verrà utilizzata per il nuovo account da creare o per l account creato in precedenza. Fare clic su Avanti per continuare l installazione. Se nella schermata precedente si è selezionato Crea un nuovo account utente, verrà chiesto di fornire le credenziali utente dell account dell amministratore di dominio con i diritti di creare l account. 5. Per completare la configurazione, fare clic su Fine Disabilitazione del recupero della struttura di cartelle della cassetta postale 1. Selezionare la scheda Configurazione e fare clic su Recupero struttura cartella cassetta postale. 2. Fare clic su Disabilita recupero struttura di cartelle. IMPORTANTE La disabilitazione di Recupero struttura di cartelle non elimina né disabilita gli account utente precedentemente creati per questa funzionalità Esclusione cartelle da Recupero struttura di cartelle Se ci sono delle cartelle che si desidera escludere dal recupero, configurare un Criterio cartelle escluse. 1. Selezionare la scheda Configurazione e fare clic su Recupero struttura cartella cassetta postale. 2. Fare clic su Aggiungi. GFI MailArchiver 7 Configurazione di GFI MailArchiver 152

153 Schermata 67: Aggiunta criterio di esclusione 3. Digitare un nome per il Criterio cartelle escluse e selezionare la casella di controllo Abilita criterio esclusione cartelle per applicare il criterio immediatamente. Per continuare, fare clic su Avanti. 4. Digitare il nome della cartella principale o delle cartelle da escludere. È possibile escludere solo le cartelle di primo livello. Ad esempio, per escludere la cartella Posta inviata, digitare quanto segue: Posta inviata Fare clic su Aggiungi. Per escludere gli utenti da Recupero struttura di cartelle specificare * come nome di cartella. Il simbolo * è una parola chiave speciale che rappresenta tutte le cartelle. Per ulteriori informazioni, fare riferimento al seguente articolo SkyNet: 5. Per continuare, fare clic su Avanti. GFI MailArchiver 7 Configurazione di GFI MailArchiver 153

154 Schermata 68: Selezione utenti da escludere 6. Per escludere le cartelle specificate nella schermata precedente per utenti specifici, selezionare Solo utenti selezionati:. 7. Dall elenco a discesa selezionare Utente o Posta e inserire l indirizzo di posta o il nome utente corrispondente. Fare clic su Aggiungi e ripetere, per aggiungere altri gruppi. Se l opzione Solo utenti selezionati: non è abilitata, le cartelle specificate nella schermata precedente vengono escluse per tutti gli utenti. 8. Per completare la configurazione, fare clic su Fine Rimozione criteri delle cartelle escluse 1. Selezionare la scheda Configurazione e fare clic su Recupero struttura cartella cassetta postale. 2. Selezionare il Criterio cartelle escluse da rimuovere e fare clic su Rimuovi. GFI MailArchiver 7 Configurazione di GFI MailArchiver 154

155 7.8 Importazione dei messaggi di posta elettronica e degli elementi di calendario da Assistente archivio di GFI MailArchiver Sfruttando la funzionalità offerta da Assistente archivio di GFI MailArchiver, è possibile importare i messaggi e gli elementi di calendario automaticamente dalle cassette postali degli utenti. La procedura può essere pianificata ed è trasparente per gli utenti. La procedura di importazione viene configurata effettuando i seguenti passaggi: Passaggio 1: Distribuire Assistente archivio di GFI MailArchiver nei computer degli utenti. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Installazione di Archive Assistant tramite Oggetto Criteri di gruppo in Windows Server 2008 (pagina 235). Passaggio 2: Abilitare il metodo di archiviazione manuale. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Configurazione del metodo di archiviazione (pagina 133). Passaggio 3: dall area Ruoli e autorizzazioni, assicurarsi che l utente disponga delle autorizzazioni pertinenti per l archiviazione: Archive Assistant archivia i messaggi (nella cassetta postale personale) Archive Assistant archivia i messaggi (nelle cassette postali definite in Controllo di accesso) Archive Assistant archivia i file GFI MailArchiver 7 Configurazione di GFI MailArchiver 155

156 Passaggio 4: Configurare le impostazioni necessarie a importare in automatico gli elementi dalle cassette postali degli utenti. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Configurazione di impostazioni di importazione predefinite (pagina 156).. Passaggio 5: assegnare Impostazioni importazione agli utenti rilevati. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Configurazione impostazioni importazione per gli utenti rilevati (pagina 160).. 1. Non è possibile importare gli elementi se Assistente archivio di GFI MailArchiver non è installato sul computer client. 2. L importazione inizia quando Microsoft Outlook è in esecuzione sul computer client. 3. Se Microsoft Outlook è chiuso, la procedura di importazione viene sospesa e ripresa alla riapertura di Microsoft Outlook Configurazione di impostazioni di importazione predefinite Configurare le impostazioni per l importazione automatica dei messaggi e degli elementi di calendario dalle cassette postali degli utenti: 1. Accedere a Configurazione > Assistente archivio. 2. Fare clic su Nuove impostazioni di importazione predefinite. Una volte configurate le impostazioni di importazione predefinite, il nome del pulsante viene modificato in Aggiorna impostazioni di importazione predefinite. GFI MailArchiver 7 Configurazione di GFI MailArchiver 156

157 Schermata 69: Configurazione di impostazioni di importazione predefinite 3. Nell area Elabora messaggi, selezionare dalle opzioni seguenti: OPZIONE Una volta Controlla la presenza di nuovi messaggi ogni Selezionare questa opzione per eseguire la procedura di importazione solo una volta. Una volta selezionata questa opzione di importazione, è possibile pianificare il processo nella schermata successiva visualizzata. Selezionare questa opzione per eseguire la procedura di importazione periodicamente. Specificare l intervallo nel campo apposito. Se viene selezionata questa opzione di importazione, viene saltata la schermata di pianificazione. 4. In Data messaggio, selezionare una delle seguenti opzioni: GFI MailArchiver 7 Configurazione di GFI MailArchiver 157

158 OPZIONE Sempre Prima di Personalizzato Selezionare questa opzione per eseguire la procedura di importazione per un periodo illimitato. Questa opzione consente di mantenere i messaggi di posta recenti sul server di posta e di archiviare solo i precedenti. Ad esempio, se si desidera che gli utenti conservino nella casella di posta solo i messaggi ricevuti negli ultimi 30 giorni, eliminando al contempo dal server di posta quelli con oltre 30 giorni, impostare la data di Prima di a 30 giorni e selezionare Elimina subito in modo permanente i messaggi di posta elettronica archiviati. Selezionare questa opzione per eseguire la procedura di importazione per un periodo di tempo limitato. Indicare una data di inizio e di fine utilizzando i campi appositi. 5. In Tipi di archivio, selezionare una o più delle opzioni seguenti: OPZIONE Elementi di calendario Selezionare questa opzione per importare i messaggi di posta. Selezionare questa opzione per importare gli elementi di calendario di Microsoft Outlook. 6. (Facoltativo) In Archivia messaggi di posta elettronica nella cartella (facoltativo), indicare il nome della cartella da cui importare i messaggi, ad esempio Posta in arrivo. Utilizzo di caratteri speciali nei nomi delle cartelle Il percorso della cartella può essere sovrascritto con il percorso della cartella desiderata utilizzando le convenzioni seguenti: \ (barra rovesciata) è rappresentata da /\ \ (barra) è rappresentata da // Ad esempio: Per immettere il percorso di un cartella per la struttura di cartelle seguente: Immettere il percorso seguente: Inbox\Managerial//CEO\Requests/\Queries 7. In Dimensioni massime messaggio, impostare le dimensioni massime dei messaggi da importare. La dimensione predefinita è impostata su 2 MB. 8. Fare clic su Avanti. GFI MailArchiver 7 Configurazione di GFI MailArchiver 158

159 9. Se nel passaggio precedente 3 è stato scelto di eseguire la procedura di importazione Una volta, viene visualizzata la finestra Pianificazione. La schermata di Pianificazione viene saltata se è stata selezionata l opzione di importazione Controlla la presenza di nuovi messaggi ogni: Schermata 70: configurazione pianificazione di importazione 10. Nelle impostazioni di pianificazione, configurare le seguenti opzioni: OPZIONE Pianifica importazione Ora di avvio Ora di fine Impostare la frequenza della procedura di importazione selezionando il numero desiderato di giorni. Indicare l ora a cui avviare la procedura. Indicare l ora a cui arrestare la procedura. 11. Fare clic su Avanti. 12. Nell area Criterio di eliminazione messaggi, selezionare una delle seguenti opzioni: GFI MailArchiver 7 Configurazione di GFI MailArchiver 159

160 OPZIONE Non eliminare i messaggi di posta elettronica archiviati Elimina subito in modo permanente i messaggi di posta elettronica archiviati Elimina in modo permanente i messaggi archiviati dopo Selezionare questa opzione per impedire che tutti i messaggi di posta vengano eliminati dopo l archiviazione. Se selezionata, i messaggi di posta verranno eliminati non appena vengono archiviati. Specificare il numero di giorni durante i quali mantenere una copia locale dei messaggi dopo l archiviazione (l impostazione predefinita è 30 giorni). 13. Nell area Criterio di eliminazione elementi di calendario, selezionare una delle seguenti opzioni: OPZIONE Non eliminare gli elementi di calendario archiviati Elimina subito in modo permanente gli elementi di calendario archiviati Elimina subito in modo permanente gli elementi di calendario archiviati dopo Selezionare questa opzione per impedire che tutti gli elementi di calendario vengano eliminati dopo l archiviazione. Se selezionata, gli elementi di calendario verranno eliminati non appena vengono archiviati. Specificare il numero di giorni durante i quali mantenere una copia locale degli elementi di calendario dopo l archiviazione (l impostazione predefinita è 30 giorni). 14. Fare clic su Fine Configurazione impostazioni importazione per gli utenti rilevati Quando Assistente archivio di GFI MailArchiver viene distribuito su un computer client per la prima volta, il nuovo utente viene rilevato da GFI MailArchiver e aggiunto all elenco utenti rilevati della pagina Importa messaggi di posta. L amministratore deve assegnare manualmente le impostazioni di importazione a ciascun nuovo utente per l importazione automatica dei messaggi di posta e degli elementi di calendario dalle cassette postali dell utente. Per assegnare le Impostazioni importazione: 1. Accedere a Configurazione > Assistente archivio. GFI MailArchiver 7 Configurazione di GFI MailArchiver 160

161 2. Nell elenco di utenti rilevati, fare clic per selezionare il nuovo utente. 3. Selezionare dalle seguenti Opzioni di importazione : OPZIONE Continua importazione Sospendi importazione Reimporta Elimina Utilizza impostazioni predefinite Personalizza impostazioni Fare clic per riprendere una procedura di importazione sospesa. Evidenziare un utente dall elenco degli utenti rilevati e fare clic su Sospendi importazione per mettere temporaneamente in pausa un processo di importazione. Ad esempio, utilizzare questa opzione durante l esecuzione della manutenzione sul server di posta. Questa opzione viene utilizzata quando una procedura di importazione non è completamente riuscita. GFI MailArchiver utilizza Archiviazione istanza singola, un metodo che assicura l assenza di messaggi di posta duplicati nei magazzini archivi. Selezionare un utente dall elenco di utenti rilevati e fare clic per eliminarlo. Fare clic per assegnare Impostazioni di importazione predefinite all utente selezionato.per ulteriori informazioni, fare riferimento a Configurazione di impostazioni di importazione predefinite (pagina 156).. Per assegnare una serie di impostazioni diverse a un utente specifico, selezionare Personalizza impostazioni e definirle come illustrato in Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Configurazione di impostazioni di importazione predefinite (pagina 156). GFI MailArchiver 7 Configurazione di GFI MailArchiver 161

162 7.8.3 Configurazione impostazioni predefinite File Archive Assistant GFI MailArchiver File Archive Assistant è un piccolo agente lato client che consente agli utenti di archiviare manualmente i file da qualsiasi percorso sul loro computer. Gli utenti possono anche configurare cartelle sincronizzate da cui GFI MailArchiver può archiviare automaticamente i file. Configurare Impostazioni predefinite File Archive Assistant per consentire ai client di GFI MailArchiver File Archive Assistant installati nella rete di ereditare le impostazioni di configurazione. Il Riepilogo impostazioni predefinite File Archive Assistant situato in Configurazione > File Archive Assistant elenca le impostazioni attualmente configurate. Per configurare o aggiornare Impostazioni predefinite File Archive Assistant : 1. In GFI MailArchiver, selezionare Configurazione > File Archive Assistant. 2. Fare clic su Aggiorna impostazioni predefinite File Archive Assistant. 3. Configurare i dati seguenti: OPZIONE Intervallo di polling Abilita cartella sincronizzata predefinita Percorso predefinito cassetta postale di destinazione Dimensioni massime file Includi/escludi estensioni Definisce l intervallo in minuti in cui GFI MailArchiver esegue il polling delle cartelle sincronizzate sui computer client per recuperare i file da archiviare. Quando abilitata, verrà eseguito il push della cartella specificata nel campo Cartella sincronizzata predefinita a tutti i computer client dove è installato GFI MailArchiver File Archive Assistant. Se la cartella non esiste nel computer client, verrà creata automaticamente. Qualsiasi file collocato all interno di questa cartella verrà sincronizzato con MailArchiver. Questa funzionalità è finalizzata all automazione della procedura di configurazione per GFI MailArchiver File Archive Assistant. Il percorso impostato in Percorso predefinito cassetta postale di destinazione determina la struttura vista dall utente nella scheda Archivio della UI Web di GFI MailArchiver. Il nome predefinito della cartella predefinita è impostato su Sync Files. Definire le dimensioni massime dei file da archiviare. I file che superano le dimensioni massime non sono archiviati. Utilizzare questo campo per gestire l elenco esistente dei tipi di file. 7.9 Gestione magazzini archivi All interno di GFI MailArchiver, i magazzini archivi sono i contenitori dei messaggi di posta archiviati. I magazzini archivi includono numerosi componenti, come ad esempio: Un database dove memorizzare i metadati della posta elettronica Un database dove memorizzare sia i metadati che i dati della posta elettronica GFI MailArchiver 7 Configurazione di GFI MailArchiver 162

163 Una posizione del disco utilizzata come indice della posta Una posizione del disco utilizzata per la memorizzazione dei dati dei messaggi I magazzini archivi vengono creati automaticamente da GFI MailArchiver, a seconda del profilo magazzino archivio che definisce il nome, il tipo di database e le posizioni dei file. IMPORTANTE Se le Impostazioni nuovo magazzino archivio non sono configurate, i messaggi non vengono archiviati. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Configurazione delle impostazioni nuovo magazzino archivio (pagina 165) Visualizzazione magazzini archivi configurati Per visualizzare i magazzini archivi, selezionare la scheda Configurazione e da Archivio fare clic su Magazzini archivi. Adesso è possibile espandere Riepilogo del nuovo magazzino archivio per visualizzare la modalità di configurazione di Impostazioni nuovo magazzino archivio. Ogni magazzino archivio appena creato erediterà queste impostazioni. GFI MailArchiver 7 Configurazione di GFI MailArchiver 163

164 Schermata 71: Visualizzazione magazzini archivi Per impostazione predefinita, i magazzini archivi sono visualizzati in forma raggruppata in base all anno e sono elencati in tabelle: in cima si trovano quelli più recenti. Questa visualizzazione può essere modificata utilizzando le opzioni di ordinamento Raggruppa per e Ordine. La tabella sottostante visualizza i campi Magazzini archivi disponibili: OPZIONE Magazzino archivio Data di inizio Data di fine Indica il nome assegnato al magazzino archivio configurato in precedenza. La data di inizio indica il primo giorno di archiviazione dei messaggi di posta nel magazzino archivio. I messaggi di posta che non rientrano in questo intervallo vengono memorizzati in un altro magazzino archivio. La data di fine indica l ultimo giorno di archiviazione dei messaggi di posta nel magazzino archivio. I messaggi di posta che non rientrano in questo intervallo vengono memorizzati in un altro magazzino archivio. GFI MailArchiver 7 Configurazione di GFI MailArchiver 164

165 OPZIONE Stato Indica lo stato del magazzino archivio in questione. Gli stati disponibili includono: Magazzino archivio pieno: viene visualizzato quando è abilitata l opzione Non archiviare più messaggi in questo magazzino archivio (durante la modifica delle opzioni esistenti del magazzino archivio) o quando un magazzino archivio in esecuzione su un database Microsoft SQL Express ha raggiunto il limite di 4 GB. Indica che non è possibile procedere con l archiviazione. Online: indica che il magazzino archivio è attualmente in uso. Indicizzazione normale: indica che il magazzino archivio è stato usato in passato ma adesso non è più in uso. Sospendi indicizzazione: viene visualizzato quando è sospesa l indicizzazione. Indicizzazione in sospeso: viene visualizzato temporaneamente quando GFI MailArchiver ricostruisce un indice. Sola lettura: Un magazzino archivio di sola lettura è accessibile e disponibile per la ricerca ma al suo interno non possono essere archiviati i nuovi messaggi di posta. Selezionare un magazzino archivio da un elenco di magazzini archivi qualsiasi e fare clic su per visualizzare ulteriori informazioni sulle impostazioni e i dati statistici di quel magazzino archivio Configurazione delle impostazioni nuovo magazzino archivio L opzione Impostazioni nuovo magazzino archivio consente a GFI MailArchiver di utilizzare una serie di impostazioni inserite in precedenza per creare automaticamente nuovi magazzini archivi. Per visualizzare un riepilogo delle impostazioni correnti del nuovo magazzino archivio: 1. Selezionare la scheda Configurazione. 2. Fare clic su Magazzini archivi. 3. Fare clic su accanto a Riepilogo delle impostazioni magazzino archivio. Dopo aver installato GFI MailArchiver, verrà richiesto dalla procedura guidata di post-installazione di configurare le impostazioni del nuovo magazzino archivio. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Configurazione delle impostazioni nuovo magazzino archivio tramite procedura guidata postinstallazione (pagina 58). Per modificare le impostazioni del nuovo magazzino archivio: 1. Selezionare la scheda Configuration e fare clic su Magazzini archivi. 2.Nella finestra Magazzini archivi fare clic su Impostazioni nuovo magazzino archivio. 3.(Facoltativo) Per disabilitare le funzionalità di selezione e ricerca all interno dei magazzini archivi, deselezionare Consenti agli utenti di visualizzare ed eseguire ricerche nel magazzino archivio (abilitata per impostazione predefinita). Per continuare, fare clic su Avanti. GFI MailArchiver 7 Configurazione di GFI MailArchiver 165

166 4. (Facoltativo) Per modificare il pattern di nome dei nuovi magazzini archivi, fare clic su Avanzate. Selezionare un opzione dall elenco predefinito oppure scegliere Modello personalizzato per personalizzare la convenzione di denominazione. Per continuare, fare clic su Avanti. Schermata 72: Procedura guidata di post-installazione - scelta del tipo di database. 5. Selezionare il percorso di archiviazione dei messaggi di posta archiviati. Le opzioni disponibili sono: TIPO DI DATABASE Microsoft SQL Server con archiviazione file Consigliato se si dispone di oltre 500 cassette postali da archiviare o un flusso di posta medio di oltre 8000 messaggi al giorno. Selezionare questa opzione per richiedere a GFI MailArchiver di utilizzare SQL Server per memorizzare le intestazioni e i metadati dei messaggi e una posizione del disco indicata per l archiviazione dei dati dei messaggi. La scelta di questa opzione richiede l installazione di SQL Server. GFI MailArchiver 7 Configurazione di GFI MailArchiver 166

167 TIPO DI DATABASE Microsoft SQL Server Consigliato se si dispone di meno di 500 cassette postali da archiviare, un flusso di posta medio di oltre 8000 messaggi al giorno o se è necessario il controllo totale delle attività di utente e database. Selezionare questa opzione per richiedere a GFI MailArchiver di utilizzare SQL Server per archiviare sia le intestazioni dei messaggi/metadati che i dati dei messaggi. La scelta di questa opzione richiede l installazione di SQL Server. SQL Server Express con archiviazione file Consigliato se si dispone di meno di 100 cassette postali da archiviare o un flusso di posta medio di oltre 6000 messaggi al giorno. Selezionare questa opzione per richiedere a GFI MailArchiver di utilizzare il database di SQL Server Express per memorizzare le intestazioni e i metadati dei messaggi e una posizione del disco indicata per l archiviazione dei dati dei messaggi. La scelta di questa opzione richiede l installazione di SQL Server Express. Può essere scaricato gratuitamente dal sito web di Microsoft. GFI MailArchiver Database Consigliato solo per scopi di valutazione. Selezionare questa opzione per archiviare tutte le intestazioni/i metadati dei messaggi in un database di Firebird e i dati dei messaggi in una posizione del disco specifica. la scelta di questa opzione NON richiede l installazione del database di Firebird. GFI MailArchiver creerà automaticamente un database per l utente. 6. Fare clic su Avanti per continuare l installazione. 7. (Facoltativo) Per consentire a GFI MailArchiver di creare il primo magazzino archivio, selezionare Crea un nuovo magazzino archivio. GFI MailArchiver invia un messaggio di benvenuto per confermare l avvenuta creazione del magazzino archivio. 8. Fare clic su Fine Scelta e preparazione di un database da utilizzare con GFI MailArchiver In qualità di soluzione di archiviazione, GFI MailArchiver dipende dalla configurazione dell'infrastruttura del database in uso per garantire prestazioni elevate in termini di archiviazione e recupero dati. GFI MailArchiver può essere configurato per l'esecuzione con varie impostazioni e combinazioni hardware. La tabella sottostante illustra le configurazioni tipiche consigliate. Le seguenti linee guida e configurazioni possono variare in base all'attività dell utente, al flusso giornaliero di posta elettronica e alle configurazioni software (come Recupero struttura di cartelle). CASSETTE POSTALI/VOLUME 50 cassette postali o meno, SOLO valutazione TIPO DI DATABASE CONSIGLIATO Database GFI MailArchiver Utilizza un database basato su Firebird per archiviare tutti i dati dei messaggi. GFI MailArchiver 7 Configurazione di GFI MailArchiver 167

168 CASSETTE POSTALI/VOLUME 100 cassette postali o meno Flusso di posta medio fino a 6000 messaggi al giorno 50 cassette postali o meno Flusso di posta medio di oltre 8000 messaggi al giorno Più di 500 cassette postali Flusso di posta medio di oltre 8000 messaggi al giorno TIPO DI DATABASE CONSIGLIATO SQL Server Express con archiviazione file Microsoft SQL Server Microsoft SQL Server con archiviazione file Utilizza un database basato su SQL Server Express per l archiviazione delle intestazioni dei messaggi e dei metadati e una posizione sul disco specifica per l archiviazione dei dati dei messaggi. Utilizza un database SQL Server per archiviare sia le intestazioni dei messaggi/metadati che i dati dei messaggi. Utilizza un database basato su SQL Server per l archiviazione delle intestazioni dei messaggi e dei metadati e una posizione sul disco specifica per l archiviazione dei dati dei messaggi Collegamento di un magazzino archivio GFI MailArchiver I magazzini archivi possono essere scollegati e collegati di nuovo, ad esempio quando GFI MailArchiver viene spostato su un nuovo server. Per informazioni su come scollegare un magazzino archivio, fare riferimento a Scollegamento di un magazzino archivio esistente. 1. Dalla scheda Configurazione fare clic su Magazzini archivi. 2. Fare clic su Allega archivio. GFI MailArchiver 7 Configurazione di GFI MailArchiver 168

169 Schermata 73: Collegamento di un magazzino archivio 3. Nella schermata Configuration, eseguire una delle seguenti azioni: OPZIONE Nome magazzino archivio Consente agli utenti di visualizzare ed eseguire ricerche nel magazzino archivio Accesso di sola lettura Spostare il cursore in questo campo e digitare per modificare il nome corrente. Selezionare questa opzione per consentire agli utenti di effettuare le ricerche all interno di questo particolare magazzino archivio. Abilitare questa opzione per interrompere l eliminazione dei messaggi di posta dal magazzino archivio selezionato (quando è abilitata Eliminazione messaggi di posta). Anche se è possibile visualizzare i messaggi, quelli nuovi non vengono archiviati. Inoltre, agli utenti viene anche impedito di aggiungere etichette ai messaggi archiviati. GFI MailArchiver 7 Configurazione di GFI MailArchiver 169

170 OPZIONE Non archiviare più messaggi in questo magazzino archivio Quando questa opzione è abilitata, i messaggi non vengono più archiviati nel magazzino archivio selezionato, che verrà contrassegnato come Pieno. Se Eliminazione messaggi di posta è abilitata, gli utenti possono rimuovere i messaggi da questo magazzino archivio. Inoltre, gli utenti possono aggiungere etichette ai messaggi archiviati. Verrà creato un nuovo magazzino archivio in presenza di nuovi messaggi da archiviare che rientrano in quel particolare intervallo di date. 4. Fare clic su Avanti. 5. Selezionare il tipo di database in cui si desidera archiviare i messaggi di posta archiviati e fare clic su Avanti. 6. Specificare Percorso file di database, Percorso file e Posizione indice di ricerca e fare clic su Avanti. 7. Esaminare il Riepilogo magazzino archivio e fare clic su Avanti. 8. Fare clic su Fine Modifica dei dati dei magazzini archivi esistenti 1. Selezionare la scheda Configuration e fare clic su Magazzini archivi. 2. Selezionare un magazzino archivio esistente e fare clic su. 3. Nella schermata Configuration, eseguire una delle seguenti azioni: OPZIONE Nome magazzino archivio Consente agli utenti di visualizzare ed eseguire ricerche nel magazzino archivio Accesso di sola lettura Non archiviare più messaggi in questo magazzino archivio Spostare il cursore in questo campo e digitare per modificare il nome corrente. Selezionare questa opzione per consentire agli utenti di effettuare le ricerche all interno di questo particolare magazzino archivio. Abilitare questa opzione per interrompere l eliminazione dei messaggi di posta dal magazzino archivio selezionato (quando è abilitata Eliminazione messaggi di posta). Anche se è possibile visualizzare i messaggi, quelli nuovi non vengono archiviati. Inoltre, agli utenti viene anche impedito di aggiungere etichette ai messaggi archiviati. Quando questa opzione è abilitata, i messaggi non vengono più archiviati nel magazzino archivio selezionato, che verrà contrassegnato come Pieno. Se Eliminazione messaggi di posta è abilitata, gli utenti possono rimuovere i messaggi da questo magazzino archivio. Inoltre, gli utenti possono aggiungere etichette ai messaggi archiviati. Verrà creato un nuovo magazzino archivio in presenza di nuovi messaggi da archiviare che rientrano in quel particolare intervallo di date. 4. Per salvare le modifiche e uscire dalla procedura guidata, fare clic su Fine oppure su Avanti per modificare i dati aggiuntivi relativi al Magazzino archivio esistente Scollegamento di un magazzino archivio esistente 1. Selezionare la scheda Configuration e fare clic su Magazzini archivi. GFI MailArchiver 7 Configurazione di GFI MailArchiver 170

171 2. Selezionare un magazzino archivio esistente e fare clic su Scollega. IMPORTANTE Lo scollegamento di un magazzino archivio non elimina i dati della posta archiviata. 3. Quando richiesto, fare clic su OK Indicizzazione La funzione dell'indice di ricerca di GFI MailArchiver indicizza automaticamente i nuovi messaggi di posta elettronica inseriti nell'archivio corrispondente. Questa ricerca costantemente aggiornata consente agli utenti di eseguire ricerche precise e veloci. In questa sezione viene illustrato come configurare la frequenza con la quale GFI MailArchiver indicizzerà i nuovi messaggi di posta elettronica archiviati negli indici di ricerca. Viene inoltre descritto come forzare una ricostruzione completa dell'indice di ricerca nei casi in cui si ritiene che l'indice non sia più valido. Note importanti 1. Gli indici di ricerca devono risiedere sempre sul disco rigido locale. L'indicizzazione non sarà disponibile se per l'indice è specificato un percorso UNC. 2. Per prestazioni ottimali, posizionare l'indice di ricerca in un'unità separata da quella in cui: È installato Microsoft Exchange Server È installato GFI MailArchiver Si trova il database di SQL Server /Firebird. 3. Gli indici vengono utilizzati solo per le ricerche. Gli utenti possono sempre visualizzare i nuovi messaggi di posta elettronica archiviati mediante la funzione Sfoglia indipendentemente dal fatto che i messaggi siano indicizzati o meno. Configurazione della frequenza di indicizzazione 1. Selezionare la scheda Configuration e fare clic su Magazzini archivi. 2. Selezionare Gestione indice. GFI MailArchiver 7 Configurazione di GFI MailArchiver 171

172 Schermata 74: Gestione indice di ricerca 3. Configurare una pianificazione di indicizzazione utilizzando le opzioni seguenti: OPZIONE Indicizza i nuovi messaggi archiviati ogni Gli indici di ricerca vengono aggiornati con i messaggi di posta elettronica archiviati più recenti a un intervallo fisso, ad esempio ogni mezz'ora, ogni ora oppure ogni due ore. Questo è il programma di indicizzazione consigliato in quanto fornisce il giusto equilibrio tra frequenza di aggiornamento e prestazioni. Scegliendo Immediatamente, il nuovo contenuto dei messaggi viene indicizzato non appena viene archiviato in un magazzino archivio. Ciò garantisce l'indice di ricerca più aggiornato; gli utenti potranno ricercare e individuare i messaggi di posta elettronica archiviati più di recente. La scelta di questa opzione può compromettere le prestazioni a causa della frequenza di aggiornamento, a seconda del numero di messaggi di posta elettronica archiviati. GFI MailArchiver 7 Configurazione di GFI MailArchiver 172

173 OPZIONE Indicizza tutte le archiviate alle I messaggi di posta elettronica vengono aggiornati a cadenza giornaliera all'ora prestabilita. Questa opzione consente di programmare l'indicizzazione durante le ore non di punta. La ricerca di messaggi di posta elettronica archiviati nelle ultime 24 ore non sarà possibile in quanto i messaggi non sono ancora indicizzati. 4. Configurare l Analizzatore della lingua. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Configurazione dell analizzatore della lingua (pagina 173).. 5. Configurare le credenziali Percorso file dell indice. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Configurazione credenziali percorso file dell indice (pagina 173).. 6. Fare clic su Salva. Configurazione dell analizzatore della lingua Word Breaking significa spezzare il testo in token o parole di testo singole. Molte lingue, specialmente quelle con alfabeti romani, dispongono di una matrice di separatori di parola (come lo spazio bianco) e di punteggiatura utilizzati per distinguere parole, frasi ed espressioni. I word breaker devono affidarsi all euristica linguistica più precisa per fornire risultati affidabili e precisi. Il word breaking è più complesso per i sistemi di scrittura basati su caratteri o gli alfabeti basati su script, dove il significato dei caratteri singoli è determinato dal contesto. Un word breaker è vitale per l indicizzazione corretta della maggioranza delle lingue asiatiche (ad es. giapponese, cinese e arabo) e altre lingue. IMPORTANTE L analizzatore della lingua di GFI MailArchiver è abilitato per impostazione predefinita. Al fine di ottenere prestazioni di indicizzazione ottimali, si consiglia di non disabilitarlo. Configurazione dell analizzatore della lingua 1. Selezionare la scheda Configuration e fare clic su Magazzini archivi. 2. Selezionare Gestione indice. 3. Per abilitare/disabilitare l analizzatore della lingua, selezionare/deselezionare Abilita analizzatore automatico della lingua. 4. Selezionare una lingua predefinita dall elenco a discesa Lingua predefinita. Se la lingua necessaria non è presente nell elenco a discesa Lingua predefinita, aggiungere la lingua necessaria dall opzione Impostazioni internazionali del pannello di controllo di Windows Configurazione credenziali percorso file dell indice Quando si configurano le credenziali percorso file dell indice, sarà possibile immettere percorsi UNC al momento di specificare il percorso in cui GFI MailArchiver memorizza i file di indice per tutti i GFI MailArchiver 7 Configurazione di GFI MailArchiver 173

174 magazzini archivio. Assicurarsi che le credenziali utilizzate dispongano di accesso in lettura/scrittura al server locale. 1. Selezionare la scheda Configuration e fare clic su Magazzini archivi. 2. Selezionare Gestione indice. 3. Selezionare la casella di controllo Per accedere al percorso file dell indice, utilizzare il seguente accesso e password. 4. Inserire le proprie credenziali di amministratore. Fare clic su Salva. Ricostruzione di un indice di ricerca La ricostruzione di un indice di ricerca consente di ricostruire indici che si ritiene non restituiscano più risultati della ricerca corretti o che sono danneggiati. Note importanti La ricostruzione di un indice di ricerca potrebbe richiedere diverse ore, a seconda del numero di messaggi di posta elettronica memorizzati nel rispettivo archivio. Durante la ricostruzione di un indice, gli utenti non potranno ricercare i messaggi di posta elettronica contenuti in quell'archivio mediante la funzione di ricerca. La ricostruzione di un indice di ricerca incide sulle prestazioni del server, dato che si tratta di un'operazione a elevato utilizzo del disco rigido e del processore. Si consiglia di eseguire tale procedura nelle ore non di punta, ad esempio dopo l'orario di ufficio. Ricostruire sempre un indice di ricerca per volta, per i motivi elencati sopra. Ricostruzione di un indice di ricerca 1. Selezionare la scheda Configuration e fare clic su Magazzini archivi. 2. Selezionare il magazzino archivio per cui ricostruire l indice e fare clic su Ricostruisci indice. Sospensione e riavvio dell indicizzazione È possibile sospendere e riavviare l'indicizzazione utilizzando i pulsanti e. Ciò consente di sospendere le operazioni di indicizzazione lunghe durante le ore di punta e di riprenderle nei momenti di scarsa attività, ad esempio dopo l'orario di ufficio. La sospensione dell'indicizzazione durante un processo di unione impedisce agli utenti di ricercare i messaggi di posta elettronica contenuti in quell'archivio mediante la funzione di ricerca. La sospensione di una ricostruzione consente agli utenti di utilizzare l'archivio. GFI MailArchiver 7 Configurazione di GFI MailArchiver 174

175 Stati degli indici di ricerca I diversi stati degli indici di ricerca di GFI MailArchiver: PROVINCIA Inizializzazione in corso: questo stato si verifica al momento della creazione dell indice di ricerca. Un indice non rimane in questo stato per più di 10 minuti. Non valido: indica che l indice di ricerca è probabilmente danneggiato. Fusione - GFI MailArchiver mantiene degli indici secondari che rappresentano versioni più piccole dell indice principale. Vengono utilizzati per incrementare le prestazioni dell indice di ricerca. Gli indici secondari di un magazzino archivio vengono uniti all indice principale quando viene creata una serie di indici secondari oppure ciò avviene in automatico alle 2:00 di mattina. Sospeso: la procedura viene sospesa manualmente dalla configurazione di GFI MailArchiver. L indice rimarrà in questo stato finché non viene premuto il pulsante Riprendi indice. Online: l indice di ricerca è online. In sospeso: questo stato indica che l indice di ricerca inizierà presto a essere ricostruito. Ricostruzione: indica che l indicizzatore sta indicizzando un database. La durata della ricostruzione di un indice dipende dalle dimensioni del database in fase di indicizzazione Pianificazione magazzini archivio La pianificazione magazzino archivio consente di impostare la frequenza con cui GFI MailArchiver avvia automaticamente l archiviazione dei messaggi di posta in un nuovo magazzino archivio. IMPORTANTE La modifica di tali impostazioni può interessare la prestazioni. È consigliabile configurare i magazzini archivi per il rollover secondo una pianificazione bimestrale. Così facendo, è necessario contenere le dimensioni dei database affinché siano ben gestibili: sarà vantaggioso anche nel caso di un eventuale spostamento del database o della ricostruzione dell indice di ricerca. Un magazzino archivio deve inoltre avere qualche agevolazione nelle prestazioni durante la ricerca. Ad esempio, per cercare un messaggio di posta risalente a febbraio 2012, GFI MailArchiver esegue la ricerca in un piccolo database bimestrale invece che in uno annuale di grandi dimensioni, consentendo così un recupero più rapido. GFI MailArchiver modifica il magazzino archivio sulla base di una pianificazione temporale configurata in modo specifico. Questa funzione è disponibile per tutti i tipi di database utilizzati con i magazzini archivi. Le opzioni disponibili sono: Mensile Bimestrale (impostazione predefinita) Trimestrale Semestrale Annuale GFI MailArchiver 7 Configurazione di GFI MailArchiver 175

176 Se un magazzino archivio supera la dimensione massima del database, GFI MailArchiver crea automaticamente un nuovo magazzino archivio basato sulle Impostazioni nuovo magazzino archivio configurate. Questa caratteristica è disponibile solo per i magazzini archivi basati su database SQL Server Express. Per modificare la pianificazione magazzino archivio: 1. Dalla scheda Configurazione fare clic su Magazzini archivi. 2. Selezionare Pianifica archivio. 3. Selezionare una delle seguenti opzioni, quindi fare clic su Salva Backup dei magazzini archivi Si consiglia di includere i magazzini archivi di GFI MailArchiver nelle procedure di backup del server di routine Backup online Il backup online viene effettuato mediante un applicazione di backup che esegue il backup dei magazzini archivi senza dover arrestare i servizi di GFI MailArchiver. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Backup offline Il backup offline può essere effettuato in quegli ambienti dove non è possibile procedere con il metodo online. Durante il backup dei magazzini archivi, i servizi di GFI MailArchiver devono essere interrotti temporaneamente. Di seguito, un elenco di backup offline: Backup di un magazzino archivio basato su Microsoft SQL Server Backup di un magazzino archivio basato su Microsoft SQL Server e file system Backup di un magazzino archivio basato su database e file system di GFI MailArchiver (Firebird) Backup di un magazzino archivio basato su SQL Server In questo tipo di magazzino archivio, vengono archiviate le seguenti informazioni: I metadati della posta elettronica archiviata: memorizzati nel database di SQL Server. Origine binaria messaggi compressi: memorizzata nel database di SQL Server. Voci dell indice di ricerca: memorizzate su disco. Per eseguire il backup di un magazzino archivio: 1. Da GFI MailArchiver, accedere a Configurazione > Magazzini archivi e fare clic su 2. Prendere nota delle seguenti informazioni per un riferimento rapido: GFI MailArchiver 7 Configurazione di GFI MailArchiver 176

177 Server Database Percorso dell indice di ricerca 3. Avviare la console di gestione servizi da Start > Esegui e digitare services.msc. 4. Arrestare tutti i servizi di GFI MailArchiver. 5. Utilizzando il percorso dell indice di ricerca determinato nel passaggio 2, eseguire il backup degli indici di ricerca dei magazzini archivi, tramite copia e incolla manuale della cartella degli indici di ricerca oppure utilizzando un programma di backup. Schermata 75: Backup di un database SQL 6. Da SQL Server, avviare il gestore server di Microsoft SQL Server ed eseguire il backup dei database dell archivio del passaggio 7. Per eseguire il backup di un database, fare clic con il pulsante destro del mouse sul database, quindi selezionare Attività > Back up. GFI MailArchiver 7 Configurazione di GFI MailArchiver 177

178 In SQL Server è possibile creare un piano di manutenzione per pianificare backup periodici del database dell archivio. 7. Tornare al server GFI MailArchiver e dalla console di gestione dei servizi riavviare tutti i servizi di GFI MailArchiver. Backup di un magazzino archivio basato su Microsoft SQL Server e file system In questo tipo di magazzino archivio, vengono archiviate le seguenti informazioni: I metadati della posta elettronica archiviata: memorizzati nel database di Microsoft. Origine binaria messaggi compressi: memorizzata su disco. Voci dell indice di ricerca: memorizzate su disco. Per eseguire il backup di un magazzino archivio: 1. Da GFI MailArchiver, accedere a Configurazione > Magazzini archivi e fare clic su 2. Prendere nota delle seguenti informazioni per un riferimento rapido: Server Database Percorso dell origine binaria dei messaggi Percorso dell indice di ricerca Spostare il puntatore sul percorso per visualizzarlo come completo. 3. Avviare la console di gestione servizi da Start > Esegui e digitare services.msc. 4. Arrestare tutti i servizi di GFI MailArchiver. 5. Utilizzando i percorsi determinati nel passaggio 2, eseguire il backup dell origine binaria dei messaggi e dell indice di ricerca, mediante copia e incolla manuale delle cartelle oppure utilizzando un programma di backup. GFI MailArchiver 7 Configurazione di GFI MailArchiver 178

179 Schermata 76: Backup di un database SQL 6. Da Microsoft SQL Server, avviare il gestore server di Microsoft SQL Server ed eseguire il backup dei database dell archivio del passaggio 2. Per eseguire il backup di un database, fare clic con il pulsante destro del mouse sul database, quindi selezionare Attività > Back up. In Microsoft SQL Server è possibile creare un piano di manutenzione per pianificare backup periodici del database dell archivio. 7. Tornare al server GFI MailArchiver e dalla console di gestione dei servizi riavviare tutti i servizi di GFI MailArchiver. Backup di un magazzino archivio basato su database e file system di GFI MailArchiver (Firebird) In questo tipo di magazzino archivio, vengono archiviate le seguenti informazioni: GFI MailArchiver 7 Configurazione di GFI MailArchiver 179

180 Metadati dei messaggi di posta elettronica archiviati: memorizzati su disco. Origine binaria messaggi compressi: memorizzata su disco. Voci dell indice di ricerca: memorizzate su disco. Per eseguire il backup di un magazzino archivio: 1. Da GFI MailArchiver, accedere a Configurazione > Magazzini archivi e fare clic su. 2. Memorizzare i seguenti percorsi per un riferimento rapido: Percorso del database Firebird Percorso dell origine binaria dei messaggi Percorso dell indice di ricerca Spostare il puntatore sul percorso per visualizzarlo come completo. 3. Avviare la console di gestione servizi da Start > Esegui e digitare services.msc. 4. Arrestare tutti i servizi di GFI MailArchiver. 5. Utilizzando i percorsi determinati nel passaggio 2, eseguire il backup del file di database dei magazzini archivi, dei file binari e degli indici di ricerca, mediante copia e incolla manuale dei file in una posizione di backup oppure utilizzando un programma di backup. 6. Dalla console di gestione dei servizi, riavviare tutti i servizi di GFI MailArchiver. Ripristino di un magazzino archivio aggiunto a GFI MailArchiver 1. Da GFI MailArchiver, accedere a Configurazione > Magazzini archivi e fare clic su 2. Dalla finestra di dialogo Statistiche archivio, annotare le seguenti proprietà per un riferimento rapido: NOME DEL MAGAZZINO ARCHIVIO Microsoft SQL Server PROPRIETÀ MAGAZZINO ARCHIVIO Server Database Microsoft SQL Server e file system Percorso dell indice di ricerca Server Database Percorso dell origine binaria dei messaggi Database Firebird Percorso dell indice di ricerca Percorso del database Firebird Percorso dell origine binaria dei messaggi Percorso dell indice di ricerca GFI MailArchiver 7 Configurazione di GFI MailArchiver 180

181 3. Avviare la console di gestione servizi da Start > Esegui e digitare services.msc. 4. Arrestare tutti i servizi di GFI MailArchiver. 5. Fare riferimento al percorso dei file annotato nel passaggio 2 per sostituire i file del magazzino archivio con i file di backup ripristinati con la seguente procedura: Database Firebird: sostituire il database Firebird sul disco con il database Firebird di backup. Database SQL: da Microsoft SQL Manager fare clic con il pulsante destro del mouse sul database di cui è stato eseguito il backup e selezionare Attività > Ripristina. Sorgente binaria dei messaggi di posta elettronica: ripristinare la cartella binaria su disco al posto della cartella binaria di backup. Cartella dell indice di ricerca: ripristinare la cartella dell indice di ricerca su disco al posto della cartella dell indice di ricerca di backup. 6. Dalla console di gestione dei servizi, riavviare tutti i servizi di GFI MailArchiver. Ripristino di un magazzino archivio che non viene aggiunto a GFI MailArchiver. 1. A seconda del tipo di magazzino archivio da ripristinare, ripristinare i dati di backup applicabili come segue: Database Firebird: ripristinare il database Firebird su disco. Database SQL: da Microsoft SQL Manager fare clic con il pulsante destro del mouse sul database di cui è stato eseguito il backup e selezionare Attività > Ripristina. Sorgente binaria dei messaggi di posta elettronica: ripristinare la cartella binaria su disco. Cartella dell indice di ricerca: ripristinare la cartella dell indice di ricerca su disco. Prendere nota dei percorsi dove sono stati ripristinati tutti i dati. 2. Aggiungere a GFI MailArchiver il magazzino archivio ripristinato, assicurandosi che tutti i percorsi configurati durante la procedura guidata, ad esempio il percorso dell indice di ricerca o il database SQL, siano i percorsi dei dati ripristinati Spostamento dei messaggi da un database all altro GFI MailArchiver supporta vari tipi di magazzini archivi. Il software consente di spostare i messaggi da un database all altro o a molti altri database. Questa funzione è applicabile solo quando si sposta l origine originaria dei messaggi archiviata sul disco di un database Firebird o di un file system SQL Server. Non è possibile spostare i messaggi da un database SQL Server quando l origine è archiviata nel database database SQL Server. Esempi: Un database Firebird assume dimensioni troppo grandi e dunque risulta lento per il caricamento dei dati, pertanto l amministratore decide di passare a un database SQL Server. Un file system SQL archiviato sul disco, memorizza i messaggi per un anno intero. Si consiglia di separare i messaggi in database multipli, ad esempio un database per ogni mese. GFI MailArchiver 7 Configurazione di GFI MailArchiver 181

182 Note importanti 1. Prima di procedere allo spostamento dei messaggi, si consiglia di eseguire il backup dei magazzini archivi. Questa procedura viene descritta nel capitolo Backup dei magazzini archivi del presente manuale. 2. Lo spostamento dei messaggi tra i magazzini archivi richiede un elevata quantità di risorse di elaborazione del computer e può ridurre notevolmente le prestazioni del server di GFI MailArchiver. 3. La struttura delle cartelle dei messaggi viene perduta durante lo spostamento dei messaggi, tuttavia i messaggi possono essere sincronizzati nuovamente per recuperare tale struttura. La struttura delle cartelle dei messaggi eliminati dalla cassetta postale viene persa in modo permanente. 4. Assicurarsi che il nuovo database dove verranno spostati i messaggi sia aggiunto ai magazzini archivi di GFI MailArchiver. Questa procedura viene descritta nel capitolo Gestione magazzini archivi. 5. È possibile creare database multipli per coprire vari intervalli di date dei messaggi Configurazione GFI MailArchiver Import Service GFI MailArchiver Import Service viene utilizzato per analizzare i file binari del database di origine e spostarli nei magazzini archivi appropriati. Aggiunta di un nuovo archivio 1. Fare clic su Start Tutti i programmi GFI MailArchiver Import Tools Configurazione Import Service di GFI MailArchiver. 2. Per accedere ai magazzini archivi, fare clic su Modifica impostazioni. 3. Fare clic su Aggiungi archivio per avviare la finestra di dialogo Aggiungi nuovo archivio. 4. Dall elenco a discesa Nome, selezionare il magazzino archivio in cui verranno spostati i messaggi. 5. Nei calendari Da e A, specificare un intervallo di date per il magazzino archivio. Le date non devono sovrapporsi alle date specificate in altri archivi. 6. Fare clic su OK per aggiungere il nuovo magazzino archivio. 7. Per aggiungere altri magazzini archivi che coprono altri intervalli di date, ripetere i passaggi da 3 a Dopo aver configurato tutti i magazzini archivi, fare clic su Applica le impostazioni e su Chiudi per salvarle Rimozione dei magazzini archivi di origine da GFI MailArchiver Prima di procedere alla migrazione, rimuovere i magazzini archivi di origine da GFI MailArchiver per evitare il danneggiamento dei dati. A tale scopo, procedere come segue: GFI MailArchiver 7 Configurazione di GFI MailArchiver 182

183 1. In GFI MailArchiver selezionare Configurazione Magazzini archivi. 2. Fare clic sul pulsante di eliminazione vicino al database di origine. Si consiglia di memorizzare il percorso binario del database di origine per consultarlo nel prossimo passaggio, prima di procedere alla rimozione del magazzino archivio Spostamento dei file binari in GFI MailArchiver Import Service GFI MailArchiver include uno strumento riga di comando che sposta tutti i file binari di un database nella cartella di prelievo di Import Service di GFI MailArchiver. Per spostare i file binari: 1. Avviare il prompt dei comandi di Microsoft Windows e modificare la directory in <Cartella di installazione di GFI MailArchiver>\MAIS\bin. 2. Eseguire movebix.exe come segue: movebix.exe <source binary path> <GFI MailArchiver pickup folder> Dove: Percorso binario origine: la cartella binaria del database di Firebird di GFI MailArchiver. Cartella di prelievo di GFI MailArchiver: la cartella da cui GFI MailArchiver Import Service preleva i messaggi e li memorizza nel magazzino archivio appropriato. Il percorso predefinito della cartella di prelievo è <Cartella di installazione di GFI MailArchiver>\MAIS\Pickup. Esempio: movebix.exe c:\programmi\gfi\mailarchiver\databases\default\binary c:\programmi\gfi\mailarchiver\mais\pickup I file binari possono anche essere copiati invece che spostati, semplicemente utilizzando copybix.exe al posto di movebix.exe. 3. Ripetere il comando per ogni database da spostare. 4. I file binari della posta elettronica vengono adesso spostati nella cartella Pickup di GFI MailArchiver ed elaborati da GFI MailArchiver Import Service Spostamento di messaggi di posta elettronica nei magazzini archivi di GFI MailArchiver Dopo aver spostato i file binari nella cartella di prelievo di GFI MailArchiver Import Service, i messaggi di posta elettronica vengono elaborati come indicato di seguito: I messaggi di posta elettronica vengono inseriti nella cartella della coda in modo che possano essere memorizzati nell'archivio appropriato. GFI MailArchiver 7 Configurazione di GFI MailArchiver 183

184 Se un messaggio di posta elettronica nella cartella di prelievo ha una data che non rientra nell'intervallo di date di qualsiasi archivio configurato oppure è danneggiato, Import Service sposterà il messaggio nella cartella Unclassified. I percorsi predefiniti di tali cartelle sono: CARTELLA Cartella Pickup Cartella Queue Cartella Unclassified PERCORSO PREDEFINITO <percorso installazione GFI MailArchiver>\MAIS\Pickup <percorso installazione GFI MailArchiver>\MAIS\Queue <percorso installazione GFI MailArchiver>\MAIS \Unclassified Messaggi di posta elettronica non classificati GFI MailArchiver Import Service imposta i messaggi di posta elettronica come non classificati quando la data non rientra nell'intervallo di date di una cartella dell'archivio. Per ogni messaggio di posta elettronica non classificato, GFI MailArchiver Import Service crea quattro file nella cartella Unclassified. Ad esempio: mchnname_ _[ ].body mchnname_ _[ ].emc mchnname_ _[ ].eml mchnname_ _[ ].envelope La prima parte del nome file nella cartella Unclassified inizia con l'anno e il mese in cui il messaggio di posta elettronica è stato inviato. Se la cartella Unclassified contiene 500 o più messaggi di posta elettronica, il processo di importazione viene sospeso. In questo caso, eliminare i messaggi di posta elettronica non desiderati oppure importare i messaggi in una cartella di archivio, come indicato di seguito: 1. Configurare una o più cartelle di archivio per coprire le date dei messaggi di posta elettronica che devono essere archiviati. 2. Arrestare GFI MailArchiver Import Service facendo clic su Start Pannello di controllo Strumenti di amministrazione Servizi.. 3. Fare clic con il pulsante destro del mouse su GFI MailArchiver Import Service e selezionare Arresta. 4. Accedere alla cartella Unclassified. 5. Spostare i quattro file dei messaggi di posta elettronica da importare nella cartella Queue. 6. Tornare alla console di gestione servizi, fare clic con il pulsante destro del mouse su GFI MailArchiver Import Service e selezionare Avvia Ripristino della struttura di cartella cassetta postale dei messaggi spostati Quando i messaggi vengono spostati o copiati da un database all altro, la struttura di cartelle della cassetta postale viene persa. La procedura di sincronizzazione della cassetta postale deve essere riavviata per importare la struttura di cartelle dei messaggi spostati. GFI MailArchiver 7 Configurazione di GFI MailArchiver 184

185 La risincronizzazione della struttura di cartelle richiede un elevata quantità di risorse di elaborazione del computer e può ridurre notevolmente le prestazioni del server di GFI MailArchiver. La struttura di cartelle dei messaggi spostati che sono stati eliminati dalla cassetta postale Microsoft Exchange viene persa in modo permanente. Per sincronizzare nuovamente la struttura di cartelle: 1. Dal server di GFI MailArchiver, accedere a <Cartella di installazione di GFI MailArchiver>\Core\UMPolling\. 2. Eliminare tutti i file del tipo.dat. 3. Selezionare Start Esegui e digitare services.msc. 4. Fare clic con il pulsante destro del mouse su GFI MailArchiver Core Service e selezionare Riavvia Aggiornamento dello schema del database È fondamentale che tutti gli schemi del database siano aggiornati alla versione più recente, per garantire il corretto funzionamento di GFI MailArchiver. Questa procedura può essere effettuata durante la procedura di aggiornamento (tramite installazione guidata) oppure in un momento successivo, utilizzando Bulk Schema Upgrader. Utilizzare Bulk Schema Upgrader per: Aggiornare gli schemi del database di GFI MailArchiver oppure verificare che si sta utilizzando lo schema del database più aggiornato Per avviare Bulk Schema Upgrader: 1. Dal computer di GFI MailArchiver accedere alla cartella di installazione di GFI MailArchiver, aprire la cartella BulkSchemaUpgrader e fare clic su BulkSchemaUpgrader.exe. Schermata 77: Bulk Schema Upgrader GFI MailArchiver 7 Configurazione di GFI MailArchiver 185

186 2. Selezionare il database da aggiornare e fare clic su Aggiorna. Quando si aggiorna lo schema del database di un database SQL, immettere le credenziali dell amministratore di sistema, dell utente SA o del proprietario del database, dbo role Collegamento di un database di GFI MailArchiver 3 IMPORTANTE È possibile collegare solo database di GFI MailArchiver 3 basati su SQL Server. I database di Microsoft Access non sono supportati. IMPORTANTE I database di GFI MailArchiver 3 collegati sono di sola lettura e possono essere utilizzati unicamente per operazioni di individuazione e ricerca. 1. Selezionare la scheda Configuration e fare clic su Magazzini archivi. Fare clic su. 2. Digitare un nome per il magazzino archivio e scegliere se consentire agli utenti di utilizzarlo e il metodo usato per crearlo. Selezionare l opzione Procedura guidata e fare clic su Avanti. 3. Selezionare Microsoft SQL Server e fare clic su Avanti. GFI MailArchiver 7 Configurazione di GFI MailArchiver 186

187 Schermata 78: Collegamento di un database di GFI MailArchiver 3 4. Selezionare Allega un database GFI MailArchiver versione 3, quindi selezionare il database da collegare. 5. Per continuare, fare clic su Avanti Configurazione ruoli e autorizzazioni GFI MailArchiverviene fornito con una serie di ruoli che possono essere assegnati a utenti o gruppi selezionati e concede le autorizzazioni necessarie per l accesso a funzioni specifiche di GFI MailArchiver. Uno di questi ruoli è assegnato come predefinito e non può essere né eliminato né modificato. Dopo l installazione di GFI MailArchiver 2014 (o l aggiornamento), l accesso viene controllato in base alle autorizzazioni di Active Directory. Dopo aver assegnato il primo ruolo con l autorizzazione 'Gestisci Configurazione accesso' a un utente o a un gruppo (utilizzando la funzione GFI MailArchiver Ruoli e autorizzazioni), le autorizzazioni di Active Directory vengono sostituite dai ruoli assegnati in GFI MailArchiver. GFI MailArchiver 7 Configurazione di GFI MailArchiver 187

188 Gli utenti di Active Directory a cui non è stato assegnato un ruolo e non fanno parte di nessun gruppo vengono assegnati in automatico a Ruolo predefinito. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Ruolo predefinito (pagina 193). La serie di ruoli configurata inizialmente e fornita insieme a GFI MailArchiver include: Amministratore Revisore Pieno accesso e amministratore Pieno accesso Utente (predefinito) Questi ruoli possono essere personalizzati o eliminati come si desidera (ad eccezione di Ruolo predefinito) Visualizzazione ruoli e autorizzazioni configurati Dalla scheda Configurazione, fare clic su Ruoli e autorizzazioni. Schermata 79: Visualizzazione ruoli e autorizzazioni configurati La pagina Ruoli e autorizzazioni è divisa in due finestre. GFI MailArchiver 7 Configurazione di GFI MailArchiver 188

189 Gestione ruoli e autorizzazioni: per creare, configurare o eliminare le autorizzazioni. La finestra in alto mostra i ruoli attualmente configurati. Fare clic su ciascun ruolo per visualizzare le autorizzazioni impostate per quel ruolo. Utilizzare i controlli forniti in questa finestra per: OPZIONE Aggiungi nuovo ruolo Configura ruolo Elimina ruolo Fare clic per aggiungere un nuovo ruolo. Evidenziare un ruolo esistente, quindi fare clic per modificare le autorizzazioni del ruolo. Selezionare un ruolo esistente e fare clic per rimuoverlo. Gli utenti assegnati a quel ruolo vengono riportati a quello predefinito. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Ruolo predefinito (pagina 193). Gestione assegnazioni ruolo: per assegnare, modificare o rimuovere i ruoli per gli utenti o i gruppi di Active Directory. La finestra inferiore mostra un elenco di utenti e gruppi di Active Directory e i loro ruoli assegnati. Utilizzare i controlli forniti in questa finestra per: OPZIONE Assegna Modifica Rimuovi Cambia priorità Fare clic su questa opzione per assegnare un ruolo a un utente o a un gruppo di Active Directory. Evidenziare un utente o un gruppo esistente e fare clic su di esso per modificare l assegnazione del ruolo. Selezionare un utente o un gruppo esistente e fare clic su di esso per rimuovere l assegnazione del ruolo. Gli utenti assegnati a quel ruolo vengono riportati a quello predefinito. Fare clic su questa opzione per aprire la finestra Cambia priorità gruppo e modificare l ordine della modalità in cui GFI MailArchiver controlla le autorizzazioni assegnate agli utenti. Selezionare un assegnazione del ruolo di un gruppo esistente e fare clic per incrementarne o ridurne la priorità. Innanzitutto, GFI MailArchiver controlla se l utente è assegnato a un ruolo. In quel caso, l assegnazione del ruolo individuale ha la massima priorità. Se l utente non è mappato a nessun ruolo, GFI MailArchiver verifica se l utente fa parte di un gruppo e concede le autorizzazioni assegnate ad esso. L utente può far parte di più di un gruppo. In tal caso, il gruppo con la priorità massima avrà la precedenza. La modifica delle priorità è consentita solo per i gruppi. Filtra per Trova ruolo Tutti i ruoli Filtrare per Utente o per Gruppo. Utilizzare il pulsante Trova ruolo per inserire un utente o gruppo di Active Directory in una finestra di dialogo e visualizzare Ruoli e autorizzazioni per l utente o il gruppo selezionato. Nell'elenco a discesa, selezionare un ruolo per filtrare la visualizzazione in base al Ruolo. GFI MailArchiver 7 Configurazione di GFI MailArchiver 189

190 Aggiunta di un nuovo ruolo Creare i nuovi ruoli in base ai requisiti dell organizzazione. Ciascun ruolo è definito da un nome univoco e da una serie di autorizzazioni. Per aggiungere un nuovo ruolo: 1. Accedere a Configurazione > Ruoli e autorizzazioni. 2. Fare clic su Aggiungi nuovo ruolo. 3. Nel campo Nome ruolo, immettere un nome che definisce il nuovo ruolo. 4. Selezionare le autorizzazioni assegnate al nuovo ruolo dalla seguente serie di valori: OPZIONE Visualizza tutti i messaggi Gestisci configurazione generale Gli utenti possono visualizzare tutti i messaggi di tutti gli utenti di GFI MailArchiver. Questa autorizzazione concede all utente l accesso alla maggioranza dei nodi di configurazione (ad eccezione dei nodi Controllo di accesso, Ruoli e autorizzazioni e Controllo) GFI MailArchiver 7 Configurazione di GFI MailArchiver 190

191 OPZIONE Gestisci configurazione accesso Scegliere di concedere le autorizzazioni alla configurazione di Ruoli e autorizzazioni e di Controllo di accesso. IMPORTANTE Se un utente con diritti amministrativi revoca questa autorizzazione a sé stesso o al gruppo di cui fa parte, non sarà più in grado di accedere a Ruoli e autorizzazioni e a Controllo di accesso. Gestisci configurazione controllo Visualizza controllo Connetti utilizzando IMAP Genera rapporti MailInsights (tutti) Genera rapporti MailInsights (per le cassette postali definite in Controllo di accesso) Archivia manualmente i messaggi (nella cassetta postale personale) Archivia manualmente tutti i messaggi (nelle cassette postali definite in Controllo di accesso) Archivia manualmente i file Elimina i messaggi (dalla cassetta postale personale) Elimina messaggi di posta elettronica L utente può accedere e configurare il controllo. L utente può visualizzare tutti i rapporti di controllo. Selezionare questa opzione per concedere l autorizzazione alla connessione a GFI MailArchivertramite IMAP. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Configurazione del server IMAP (pagina 197). L utente può generare i rapporti MailInsights Reports per tutti gli utenti di GFI MailArchiver. Selezionare questa opzione per concedere l autorizzazione per la generazione di rapporti MailInsights per le cassette postali definite in Controllo di accesso. Gli utenti non possono visualizzare i messaggi degli altri utenti, a meno di non impostare l autorizzazione Visualizza tutti i messaggi. L utente può archiviare manualmente i messaggi nella propria cassetta postale tramite Assistente archivio di GFI MailArchiver. Archiviare i messaggi nelle cassette postali a cui gli utenti hanno accesso. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Controllo di accesso (pagina 196). Archiviare manualmente i file nella propria cassetta postale tramite Assistente archivio di GFI MailArchiver. L utente può eliminare i messaggi dalla cassetta postale personale. L utente può eliminare i messaggi solo se è abilitata l opzione Eliminazione messaggi di posta. È ancora possibile configurare le autorizzazioni, tuttavia la funzione di eliminazione non sarà disponibile. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Configurazione dell eliminazione dei messaggi (pagina 214). All utente è concessa l autorizzazione di eliminare i messaggi da tutte le cassette postali a cui ha accesso. L utente può eliminare i messaggi solo se è abilitata l opzione Eliminazione messaggi di posta. È ancora possibile configurare le autorizzazioni, tuttavia la funzione di eliminazione non sarà disponibile. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Configurazione dell eliminazione dei messaggi (pagina 214). Crea/assegna etichette ai messaggi Selezionare questa opzione per concedere all utente l autorizzazione di creare etichette personali e assegnarle ai messaggi dalla finestra di visualizzazione messaggi. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Lavorare con gli elementi archiviati (pagina 86). GFI MailArchiver 7 Configurazione di GFI MailArchiver 191

192 5. Fare clic su Salva Assegnazione ruoli È possibile assegnare un ruolo a un utente o a un gruppo. A nessun utente o gruppo è possibile assegnare due ruoli. Tuttavia, dato che un utente può essere membro di più di un gruppo, ciascun gruppo assegnato a un ruolo avrà la priorità. In tal modo, si risolvono i problemi di eredità. Agli utenti verranno assegnate in automatico priorità diverse rispetto ai gruppi. Per assegnare un ruolo: 1. Accedere a Configurazione > Ruoli e autorizzazioni. 2. Scegliere Assegna ruolo. 3. Nel campo Utente/gruppo, selezionare un utente o un gruppo di Active Directory. 4. Nel campo Ruolo, scegliere un ruolo dall elenco a discesa e fare clic su Aggiungi. 5. L utente o il gruppo selezionato è stato aggiunto all elenco. Per rimuovere una voce, fare clic su. 6. Fare clic su Salva. GFI MailArchiver 7 Configurazione di GFI MailArchiver 192

193 Configurazione di un ruolo di accesso completo GFI MailArchiver viene fornito con cinque ruoli predefiniti, due dei quali offrono livelli diversi di accesso completo. A seconda delle proprie esigenze, assegnare un ruolo di accesso completo con la seguente procedura: 1. Selezionare Configurazione e fare clic su Ruoli e autorizzazioni. 2. Nell area Gestione assegnazioni ruolo, fare clic su Assegna ruolo. 3. Nel campo Utente/gruppo, selezionare un utente di Active Directory. 4. Nel campo Ruolo, selezionare: RUOLO Pieno accesso Pieno accesso e amministratore Selezionare il ruolo Accesso completo per gli utenti che devono accedere alle cassette postali di altri utenti. Questo ruolo concede agli utenti l accesso a tutti i messaggi archiviati all interno di GFI MailArchiver e ai rapporti MailInsights. Gli utenti non assegnati a questo ruolo non hanno accesso alle aree Configurazione e Controllo. Assegnare il ruolo Pieno accesso e amministratore agli amministratori di GFI MailArchiver che devono accedere all area di configurazione. Questo ruolo concede agli utenti l accesso a tutti i messaggi archiviati all interno di GFI MailArchiver, a Controllo e ai rapporti MailInsights. 5. Fare clic su Aggiungi. 6. L utente selezionato è stato aggiunto all elenco. 7. Fare clic su Salva Eliminazione ruoli Per eliminare un ruolo: 1. Accedere a Configurazione > Ruoli e autorizzazioni. 2. Selezionare un ruolo e fare clic su Elimina ruolo Ruolo predefinito Il Ruolo predefinito viene assegnato agli utenti di Active Directory a cui non è stato assegnato un ruolo. La procedura viene eseguita da GFI MailArchiver quando vengono aggiunte nuove cassette postali utenti. Il ruolo predefinito viene assegnato dopo che GFI MailArchiver ha controllato: 1. Se all utente è stato assegnato un ruolo 2. Se l utente fa parte di un gruppo a cui è stato assegnato un ruolo Se entrambi i passaggi non sono confermati, il Ruolo predefinito viene assegnato in automatico agli utenti di Active Directory. Il Ruolo predefinito è di sola lettura e non può essere né eliminato né modificato. Il Ruolo predefinito viene configurato con le seguenti autorizzazioni: GFI MailArchiver 7 Configurazione di GFI MailArchiver 193

194 OPZIONE STATO AUTORIZZAZIONE PREDEFINITA Visualizza tutti i messaggi Gestisci configurazione generale Gestione configurazione controllo Gestisci configurazione accesso Visualizza controllo Connetti utilizzando IMAP Genera rapporti MailInsights (tutti) Genera rapporti MailInsights (per le cassette postali definite in Controllo di accesso) Archive Assistant archivia i messaggi (nella cassetta postale personale) Archive Assistant archivia i messaggi (nelle cassette postali definite in Controllo di accesso) Un utente con questa autorizzazione può visualizzare tutti i messaggi delle cassette postali cui ha accesso. Questa autorizzazione consente l accesso all area di configurazione di GFI MailArchiver. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Configurazione di GFI MailArchiver (pagina 131).. Consente a un utente di modificare le impostazioni di controllo. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Configurazione controllo (pagina 209).. Concede l autorizzazione a configurare i responsabili di gruppo e il livello di accesso dell utente a cassette postali specifiche. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Controllo di accesso (pagina 196). Consente agli utenti di visualizzare i rapporti di controllo nella scheda Controllo. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Rapporti di controllo (pagina 212). Consente all utente di connettersi a GFI MailArchivertramite IMAP. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Configurazione del server IMAP (pagina 197). Un utente con questa autorizzazione può generare i rapporti MailInsights per tutti gli utenti di GFI MailArchiver. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Ottenere risultati con GFI MailArchiver - Analisi dei messaggi di posta elettronica archiviati (pagina 128). Consente a un utente di generare rapporti MailInsights per utenti specifici definiti in Controllo di accesso. Concede a un utente l autorizzazione a utilizzare Assistente archivio di GFI MailArchiver per archiviare i messaggi direttamente da Microsoft Outlook al proprio archivio personale su GFI MailArchiver. Concede a un utente l autorizzazione a utilizzare Assistente archivio di GFI MailArchiver per archiviare i messaggi direttamente da Microsoft Outlook a cassette postali specifiche definite in Controllo di accesso. DISABILITATO DISABILITATO DISABILITATO DISABILITATO DISABILITATO ABILITATO DISABILITATO DISABILITATO ABILITATO ABILITATO GFI MailArchiver 7 Configurazione di GFI MailArchiver 194

195 OPZIONE STATO AUTORIZZAZIONE PREDEFINITA Archive Assistant archivia i file Elimina i messaggi (dalla cassetta postale personale) Elimina messaggi di posta elettronica Crea/assegna etichette ai messaggi Rinomina cartelle Concede a un utente l autorizzazione a utilizzare Assistente archivio di GFI MailArchiver per archiviare i file salvati in Microsoft Outlook nel proprio archivio personale su GFI MailArchiver. Un utente con questa autorizzazione può eliminare i messaggi dal proprio archivio su GFI MailArchiver. Un utente con questa autorizzazione può eliminare i messaggi dalle cassette postali degli altri utenti definite in Controllo di accesso. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Configurazione dell eliminazione dei messaggi (pagina 214). Consente agli utenti di classificare i messaggi di posta elettronica e gli elementi di calendario mediante l'etichettatura. Questa funzione si rivela utile per ricercare specifici tipi di messaggi di elementi archiviati. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Lavorare con gli elementi archiviati (pagina 86). Concede a un utente l autorizzazione a rinominare le cartelle dalla UI Web di GFI MailArchiver, dall IMAP e in GFI MailArchiver Outlook Connector. Quando si utilizza l autorizzazione Rinomina cartelle insieme alla Sincronizzazione cartelle, si potrebbero riscontrare alcuni problemi quando viene ripristinato il nome originale della cartella rinominata. Questo si verifica quando la cartella precedente si trova ancora all interno di Exchange. ABILITATO ABILITATO ABILITATO ABILITATO DISABILITATO Archiviazione File Archive Assistant Accertarsi che questa autorizzazione sia abilitata per gli utenti che devono archiviare i file utilizzando GFI MailArchiver File Archive Assistant. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Distribuzione di File Archive Assistant (pagina 240). ABILITATO Per le autorizzazioni Elimina i messaggi (dalla cassetta postale personale) e Elimina i messaggi (dalle cassette postali definite in Controllo di accesso), l utente può eliminare i messaggi solo se è abilitata l opzione Eliminazione messaggi di posta. È ancora possibile configurare le autorizzazioni, tuttavia la funzione di eliminazione non sarà disponibile. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Configurazione dell eliminazione dei messaggi (pagina 214). GFI MailArchiver 7 Configurazione di GFI MailArchiver 195

196 7.11 Controllo di accesso Per impostazione predefinita, gli utenti di Active Directory possono solo effettuare selezioni e ricerche nei propri elementi archiviati. Controllo di accesso consente all utente di raggruppare gli utenti tra loro e di conceder loro l accesso agli elementi archiviati di altri utenti. I gruppi preconfigurati sono elencati nella tabella sottostante. OPZIONE Responsabili del gruppo Controllo di accesso utente Cassette postali condivise Permette agli utenti di svolgere un ruolo di gestione o supervisione nell'azienda e di selezionare e ricercare gli elementi archiviati di tutti gli utenti che fanno parte del gruppo Active Directory. Permette a utenti specifici di selezionare e ricercare gli elementi archivati di altri utenti. Questa funzione può essere utilizzata, ad esempio, per assegnare a un utente l'accesso agli elementi archiviati di un altro utente che non fa più parte dell'azienda e il cui account Active Directory è stato eliminato. Consente a un gruppo di accedere agli elementi archiviati in una cassetta postale specifica. Ad esempio, consentire a tutto il personale di vendita l accesso a sales@mycompany.com Aggiunta di utenti ad Accesso archivio responsabili del gruppo L aggiunta di un utente all Accesso archivio responsabili del gruppo concede l accesso a tutti gli elementi archiviati all interno di GFI MailArchiver per quel gruppo di utenti specifico di Active Directory. 1. Selezionare la scheda Configuration e fare clic su Controllo di accesso. 2. Fare clic su Configurazione dei responsabili del gruppo. 3. Selezionare l utente da aggiungere come responsabile dal campo Responsabile e il gruppo a cui verrà concesso l accesso completo, quindi fare clic su Aggiungi. Per aggiungere altri utenti ad altri gruppi, ripetere la procedura. Un utente può essere aggiunto a più gruppi Active Directory selezionando il medesimo utente e un gruppo diverso. 4. Per finalizzare le impostazioni, fare clic su Salva Definizione controllo di accesso utente Il controllo di accesso utente consente di concedere a utenti specifici l accesso agli elementi archiviati per gli altri utenti. 1. Selezionare la scheda Configuration e fare clic su Controllo di accesso. 2. Fare clic su Configurazione del controllo accesso utente. 3. Nel campo Utente, selezionare l utente a cui concedere l accesso e scegliere l utente a cui verrà concesso l accesso cassetta postale dal campo Dispone di accesso all utente. Per aggiungere altri utenti ad altri gruppi, fare clic su Aggiungi. GFI MailArchiver 7 Configurazione di GFI MailArchiver 196

197 Un utente può essere aggiunto agli utenti selezionando il medesimo utente e un utente diverso cui concedere l accesso agli elementi archiviati. 4. Per finalizzare le impostazioni, fare clic su Salva Configurazione cassette postali condivise Le cassette postali condivise sono cassette postali cui può accedere un intera serie di utenti in un gruppo. 1. Selezionare la scheda Configuration e fare clic su Controllo di accesso. 2. Fare clic su Configurazione cassette postali condivise. 3. Nel campo Gruppo, selezionare il gruppo a cui concedere l accesso e scegliere la cassetta postale a cui verrà concesso l accesso dal campo Account cassetta postale. Per aggiungere altri utenti ad altre cassette postali, fare clic su Aggiungi e ripetere la procedura. Lo stesso gruppo può essere aggiunto a cassette postali differenti selezionando il medesimo utente e a una cassetta postale diversa cui concedere l accesso agli elementi archiviati. 4. Per finalizzare le impostazioni, fare clic su Salva Configurazione del server IMAP Internet Message Access Protocol (IMAP) è un protocollo Internet per il recupero dei messaggi di posta elettronica. Una quantità notevole di client di posta elettronica utilizzano IMAP per trasferire i messaggi di posta da server a client. Il servizio IMAP viene utilizzato per recuperare gli identificatori dei messaggi e le strutture delle cartelle dei messaggi degli utenti dagli Archivi magazzini di GFI MailArchiver. Questi dati vengono memorizzati all interno di un database Firebird sul computer del server IMAP. Il database Firebird del back-end del server IMAP è archiviato in Data\IMAPDB.FDB e contiene la struttura di cartelle della cassetta postale di ciascun utente. Il database NON contiene dati di messaggi (oggetto, intestazioni, contenuto del corpo e così via). Tali informazioni vengono recuperate direttamente dal servizio di archivio di GFI MailArchiver, quando richiesto. Il database è creato dal servizio IMAP all avvio (se non rilevato) e la sincronizzazione verrà avviata non appena gli elementi sono disponibili dai magazzini archivi. Il server IMAP non restituirà gli elementi per gli utenti fino a quando i dati non saranno sincronizzati. Quando il client inoltra una richiesta, il server IMAP cerca nel database locale gli identificatori dei messaggi ed esegue le azioni seguenti: Nomi delle cartelle - invia i dati direttamente Dettagli messaggio - contatta il servizio archivio prima di restituire i dati. GFI MailArchiver 7 Configurazione di GFI MailArchiver 197

198 I client connettono il servizio IMAP utilizzando un autenticazione valida. Quando è installato (non aggiornato) GFI MailArchiver e IMAP viene abilitato per la prima volta, la sincronizzazione del server IMAP con l archivio richiede una quantità notevole di tempo. La sincronizzazione è un processo in background visibile all utente. Per configurare il server IMAP: 1. Dalla pagina Configurazione selezionare Server IMAP. 2. Fare clic su Configura server IMAP. Schermata 80: Configurazione del server IMAP 3. Selezionare la casella di controllo Abilita server IMAP. 4. (Facoltativo) Nel campo Numero porta immettere un valore e fare clic su Verifica disponibilità. GFI MailArchiver 7 Configurazione di GFI MailArchiver 198

199 Il numero di porta predefinito è La modifica del numero di porta influisce su client che sono stati configurati per usare quella specifica porta. 5. Nel campo Interfaccia di rete selezionare la scheda di rete per l ascolto dalle opzioni disponibili. GFI MailArchiver esegue la scansione del sistema ed elenca le schede di interfaccia di rete rilevate come opzioni possibili. È tuttavia consigliato mantenere l impostazione predefinita (Tutte le interfacce di rete). 6. Nel campo URL del server inserire l indirizzo del server IMAP che deve essere utilizzato dai client di posta. Il server IMAP viene riavviato ogni volta che vengono apportate modifiche alla configurazione del server IMAP relative alla scheda di interfaccia di rete o al numero di porta di ascolto. Tutti i client vengono disconnessi quando il server IMAP viene riavviato. 7. Utilizzare il campo Mesi massimi da visualizzare nei client di posta per impostare il numero di mesi di cui GFI MailArchiver deve tornare indietro per recuperare i messaggi di posta (l impostazione predefinita è 12 mesi). 8. (Facoltativo) Selezionare la casella di controllo Abilita protezione SSL per abilitare la trasmissione sicura dei dati. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Operazioni con i certificati (pagina 199). Se Forza certificato SSL è selezionata, i client di posta eseguiranno l autenticazione utilizzando un certificato valido. Se il client tenta di eseguire la connessione senza crittografia, l autenticazione viene rifiutata. 9. Per terminare la configurazione, fare clic su Salva Operazioni con i certificati Secure Sockets Layer (SSL) è un protocollo progettato per consentire alle applicazioni di trasmettere le informazioni in modo sicuro. Le applicazioni che utilizzano SSL scambiano le chiavi di crittografia con altre applicazioni e sono progettate per crittografare e decrittografare i dati inviati tra le due. Le applicazioni che sono configurate per eseguire SSL (ad esempio, i browser Web come Microsoft Internet Explorer e Firefox oppure i programmi di posta quali Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird ed Apple Mail) sono automaticamente in grado di ricevere le connessioni SSL. Per stabilire una connessione SSL sicura, l applicazione deve innanzitutto disporre di una chiave di crittografia assegnatale da un autorità di certificazione sotto forma di certificato. IMAP supporta la crittografia tramite certificati. I certificati possono essere: Acquistati da un fornitore online come Verisign Generati da IIS (fare riferimento all articolo della Knowledge Base GFI MailArchiver 7 Configurazione di GFI MailArchiver 199

200 Per abilitare SSL e configurare un certificato di protezione: 1. Dalla procedura guidata della configurazione del server IMAP selezionare la casella di controllo Abilita SSL. 2. Nel campo Certificato SSL selezionare il certificato da caricare. 3. Nel campo Password certificato SSL digitare la password del certificato. Questa verrà convalidata quando si fa clic su salva. 4. (Facoltativo) Selezionare la casella di controllo Forza certificato SSL per forzare la crittografia dei dati trasmessi. IMPORTANTE Quando l opzione Forza certificato SSL è abilitata, la crittografia viene forzata, ovvero i client che usano il servizio IMAP non saranno in grado di connettersi a meno che configurino la crittografia dal proprio lato. Se l opzione Forza certificato SSL non è abilitata, i client possono connettersi al server IMAP sia in modalità crittografata che in modalità non crittografata. 5. Fare clic su Salva Criteri di conservazione I criteri di conservazione indicano la durata di conservazione di un elemento archiviato all interno del magazzino archivio, prima della sua eliminazione. Ad esempio, è possibile configurare GFI MailArchiver per conservare per due anni i messaggi contrassegnati Vendita e invece a tempo indeterminato quelli indicati come Legale. GFI MailArchiver consente anche di sospendere temporaneamente i criteri di conservazione. In tal modo non sarà eliminato nessun elemento. Ad esempio, è possibile sospendere i criteri di conservazione fino alla risoluzione di un caso giuridico. In questo caso, gli elementi archiviati vengono contrassegnati per l eliminazione ed eliminati solo alla disattivazione della sospensione. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Configurazione della conservazione a fini giudiziari (pagina 206). La Conservazione retroattiva è una funzione che consente di applicare i criteri di conservazione creati o modificati dopo che GFI MailArchiver ha già memorizzato un elemento in un magazzino archivio. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Utilizzo della conservazione retroattiva (pagina 207). GFI MailArchiver 7 Configurazione di GFI MailArchiver 200

201 Applicazione dei criteri di conservazione OPZIONE Quando i criteri di conservazione sono già configurati: Quando si applicano i criteri di conservazione in forma retroattiva: GFI MailArchiver controlla il contenuto dei messaggi di posta elettronica a fronte dei criteri di conservazione esistenti al momento dell'archiviazione. I criteri vengono applicati in base alla priorità. Se soddisfa le condizioni configurate, il messaggio viene associato al criterio di conservazione. Se non soddisfa il criterio di conservazione con la priorità più alta, il messaggio viene nuovamente controllato da GFI MailArchiver in base al successivo criterio di conservazione. Questo processo viene ripetuto fino a quando non viene trovato il messaggio di posta elettronica corrispondente a uno dei criteri di conservazione o fino all'esaurimento dei criteri. Quando la Conservazione retroattiva viene eseguita su richiesta, GFI MailArchiver controlla il contenuto dei messaggi a fronte dei criteri di conservazione configurati, aggiornando le opzioni di conservazione assegnate a un messaggio dopo che è stato archiviato. Quando un messaggio non soddisfa nessun criterio di conservazione, GFI MailArchiver archivia il messaggio a tempo indeterminato. Note importanti Un messaggio di posta elettronica può soddisfare un solo criterio di conservazione. Ecco perché le priorità che vengono assegnate ai criteri di conservazione sono molto importanti. Un messaggio di posta elettronica che soddisfa un criterio di conservazione per cui è stata configurata l'azione di eliminazione immediata viene scartato all'istante, senza neanche essere memorizzato in un archivio. Un messaggio di posta elettronica che soddisfa un criterio di conservazione per cui è stata configurata l'azione di eliminazione dopo un certo numero di giorni, viene memorizzato in un archivio. GFI MailArchiver rimuove il messaggio dal magazzino archivio allo scadere del periodo di tempo preconfigurato Visualizzazione criteri di conservazione Per visualizzare i criteri di conservazione, selezionare la scheda Configuration e fare clic su Criteri di conservazione e spam. I criteri di conservazione vengono visualizzati nella tabella criteri di conservazione, classificati in base all ordine di esecuzione. I campi disponibili sono elencati nella tabella sottostante. OPZIONE Nome criterio Attivo Azione Indica il nome del criterio di conservazione. Indica se il criterio di conservazione è attivo, non attivo o disattivato per conservazione ai fini giudiziari. Indica l azione configurata per questo criterio di conservazione. Ad esempio: conserva messaggi per 2 anni. GFI MailArchiver 7 Configurazione di GFI MailArchiver 201

202 Aggiunta di un nuovo criterio di conservazione 1. Selezionare la scheda Configuration e fare clic su Criteri di conservazione e spam. 2. Fare clic su. 3. Dalla procedura guidata del criterio di conservazione, selezionare Criterio di conservazione messaggi e fare clic su Avanti. Schermata 81: Dettagli criterio di conservazione 4. Nella schermata Dettagli criterio di conservazione, inserire i dettagli per il nuovo criterio di conservazione e fare clic su Avanti. Le opzioni disponibili sono: OPZIONE Nome criterio Indica il nome del nuovo criterio da creare. GFI MailArchiver 7 Configurazione di GFI MailArchiver 202

203 OPZIONE Criteri posta elettronica Indica le condizioni che identificheranno un messaggio come parte di questo criterio di conservazione. Dall elenco a discesa, selezionare una delle seguenti opzioni e fornire i valori che devono essere rispettati da un messaggio per rientrare in questo criterio di conservazione. Fare clic su per aggiungere altre condizioni o su per eliminare una condizione digitata. Selezionare: Oggetto: definire un oggetto per il messaggio di posta. Corpo: definire le parole chiave che possono essere individuate nel corpo dei messaggi. Mittente: definire l indirizzo di posta elettronica del mittente o specificare il nome utente nel formato dominio/nome utente. Destinatario: digitare l indirizzo di posta elettronica o specificare il nome utente nel formato dominio/nome utente. I caratteri jolly sono supportati sia per il campo Mittente che per quello Destinatario. Ad esempio, se si immette '*@dominio.com', il valore corrisponderà a tutti gli utenti di 'dominio.com'. Dimensioni messaggio: selezionare un parametro e fornire le dimensioni del messaggio in MB. I parametri disponibili sono: Uguale a Superiore a Maggiore o uguale a Inferiore a o Inferiore o uguale a Dimensioni allegato: selezionare un parametro e fornire le dimensioni del messaggio in MB. I parametri disponibili sono: Uguale a Superiore a Maggiore o uguale a Inferiore a o Inferiore o uguale a Tipo di allegato: definisce la condizione del tipo file selezionando una categoria dall elenco a discesa di valori predefiniti. Per ulteriori informazioni sui tipi di file, consultare Tipi di file di conservazione nella presente sezione. Archivio manuale: selezionare questa opzione per includere tutti i messaggi archiviati manualmente nel criterio di conservazione. GFI MailArchiver 7 Configurazione di GFI MailArchiver 203

204 OPZIONE Abilita criterio Indica se un criterio è attivo o meno e se i messaggi devono essere eliminati immediatamente o conservati per un periodo di tempo specifico. Selezionare Abilita criterio e scegliere un opzione tra: NON conservare tutti i messaggi che corrispondono alle condizioni di cui sopra, eliminarli immediatamente. NON conservare tutti i messaggi che corrispondono alle condizioni di cui sopra, eliminarli dopo x giorni Per configurare un numero di anni, specificare il numero. Ad esempio: Per conservare i messaggi per 2 anni, digitare 730 giorni e per conservare i messaggi per 5 anni, digitare 1825 giorni. 5. Fare clic su Fine. Tipi di file di conservazione La seguente tabella elenca i tipi di file associati a ciascuna categoria di tipo di allegato disponibile al momento di filtrare un criterio di conservazione per tipo di allegato: CATEGORIA Immagini Documenti Musica Video TIPO DI FILE *.jpg,*.jpeg, *.exif, *.tiff, *.raw, *.png, *.gif, *.bmp, *.ppm, *.pgm, *.pbm, *.pnm, *.webp, *.tga, *.pcx, *.img, *.psd, *.psp, *.cgm, *.svg, *.ai, *.cdr, *.eps, *.hvif, *.odg, *.pict, *.pgml, *.swf, *.vml, *.wmf, *.emf, *.xps, *.pns, *.jps *.acl, *.csv, *.cwk, *.doc*, *.dot*, *.htm*, *.hwp*, *.lwp, *.mcw, *.odm, *.odt, *.ott, *.pages, *.pdax, *.pdf, *.rtf, *.rpt, *.stw, *.sxw, *.tex, *.txt, *.wpd, *.wps, *.wpt, *.wrd, *.wri, *.xhtml, *.xml, *.xps, *.xls, *.xlsx, *.ppt, *.pptx, *.mdb, *.accdb, *.accde *.aiff, *.au, *.cdda, *.raw, *.wav, *.flac, *.la, *.m4a, *.ape, *.wma, *.mp2, *.mp3, *.ogg, *.ra, *.rm, *.ots, *.swa, *.vox, *.voc, *.mid, *.psf, *.mod, *.asf, *.asx, *.m3u, *.ram, *.xspf, *.omf, *.cel *.aaf, *.3gp, *.gif, *.asf, *.avchd, *.avi, *.dat, *.flv, *.mpeg, *.mpg, *.fla, *.flr, *.sol, *.m4v, *.mkv, *.mov, *.mpe, *.mxf, *.ogg, *.rm, *.swf, *.wmv Modifica ordine dei criteri di conservazione L ordine di applicazione dei criteri di conservazione è molto importante all interno di GFI MailArchiver. Come prima cosa, GFI MailArchiver controlla il messaggio di posta elettronica in base al criterio di conservazione con la priorità più alta. Se soddisfa le condizioni configurate, il messaggio viene associato al criterio di conservazione. Se non soddisfa il criterio di conservazione con la priorità più alta, il messaggio viene nuovamente controllato da GFI MailArchiver in base al successivo criterio di conservazione configurato, sempre rispettando la priorità. Per modificare l ordine dei criteri di conservazione: 1. Selezionare la scheda Configuration e fare clic su Criteri di conservazione e spam. 2. Selezionare il criterio di conservazione di cui modificare l ordine e fare clic su o su per spostarlo verso l alto o verso il basso. GFI MailArchiver 7 Configurazione di GFI MailArchiver 204

205 Aggiunta di un criterio di conservazione SPAM Per impostazione predefinita, i messaggi contrassegnati come spam vengono archiviati insieme a tutti gli altri e GFI MailArchiver non distingue tra messaggi validi e messaggi contrassegnati come SPAM da soluzioni antispam come GFI MailEssentials. All interno di GFI MailArchiver, è possibile configurare un criterio di conservazione SPAM che consente di eliminare immediatamente lo SPAM in fase di archiviazione o dopo un numero di giorni specifico. La creazione di un criterio di conservazione spam consente inoltre agli utenti di visualizzare i messaggi contrassegnati come spam e qualora non lo siano, di contrassegnarli come non spam. In tal modo, il criterio di conservazione spam non eliminerà tali messaggi. 1. Selezionare la scheda Configuration e fare clic su Criteri di conservazione. 2. Fare clic su. 3. Dalla procedura guidata del criterio di conservazione, selezionare Specificare un criterio SPAM e fare clic su Avanti. Schermata 82: Finestra di dialogo Criterio di conservazione SPAM GFI MailArchiver 7 Configurazione di GFI MailArchiver 205

206 4. Inserire un nome per il criterio di conservazione SPAM, configurare se il criterio è attivo o meno e selezionare il periodo di conservazione. La tabella sottostante riporta un elenco di opzioni disponibili. OPZIONE Nome criterio Abilita criterio NON conservare tutti i messaggi contrassegnati come SPAM, eliminarli immediatamente NON conservare tutti i messaggi che corrispondono alle condizioni di cui sopra, eliminarli dopo x giorni Indica il nome del criterio in fase di creazione/modifica. In questa casella di testo, digitare o modificare il nome. Indica se il criterio in fase di creazione/modifica è attivo o disabilitato. Per abilitare o disabilitare il criterio, selezionare o deselezionare la casella di controllo. Indica a GFI MailArchiver di eliminare immediatamente tutti i messaggi contrassegnati come SPAM. Indica a GFI MailArchiver di conservare tutti i messaggi contrassegnati come SPAM e di eliminarli solo allo scadere del periodo configurato. 5. Per completare la configurazione del criterio di conservazione, fare clic su Avanti e Fine Configurazione della conservazione a fini giudiziari La conservazione a fini giudiziari indica a GFI MailArchiver di sospendere l eliminazione dei messaggi archiviati e di conservarli fino a nuovo avviso. Abilitare questa funzione per interrompere temporaneamente l eliminazione dei messaggi fino alla risoluzione di una causa in tribunale, ad esempio. Nonostante l abilitazione di questa funzione, GFI MailArchiver contrassegna i messaggi archiviati per l eliminazione. L istruzione di eliminazione verrà eseguita solo una volta rimossa la conservazione a fini giudiziari. Per abilitare la conservazione a fini giudiziari: 1. Selezionare la scheda Configuration e fare clic su Criteri di conservazione e spam. 2. Selezionare. Dalla scheda Home, sotto Informazioni su GFI MailArchiver, controllare che Conservazione a fini giudiziari sia abilitata. Per disabilitare la conservazione a fini giudiziari: 1. Selezionare la scheda Configuration e fare clic su Criteri di conservazione e spam. 2. Selezionare. IMPORTANTE Utilizzare questa funzionalità con attenzione, poiché non appena disabilitata la conservazione a fini giudiziari, i messaggi verranno eliminati immediatamente. GFI MailArchiver 7 Configurazione di GFI MailArchiver 206

207 Utilizzo della conservazione retroattiva Conservazione retroattiva consente l applicazione dei criteri di conservazione dei messaggi dopo che il messaggio è stato archiviato. La procedura viene eseguita su richiesta e i messaggi archiviati possono essere rimossi (o contrassegnati per la rimozione) dai magazzini archivi selezionati. La procedura può essere sospesa o arrestata. IMPORTANTE L abilitazione di Conservazione a fini giudiziari non interrompe un operazione di conservazione a fini giudiziari retroattiva ma, per motivi legali, i messaggi non vengono eliminati fino alla rimozione della Conservazione a fini giudiziari. Non è possibile creare nuovi criteri di conservazione quando è in esecuzione un processo retroattivo. Per eseguire la conservazione retroattiva: 1. Scegliere Esegui conservazione retroattiva. 2. Nel campo Magazzino archivio, selezionare i magazzini archivi su cui verrà eseguita la conservazione retroattiva. 3. Fare clic su Aggiungi. 4. Scegliere Esegui conservazione retroattiva. 5. Utilizzare Riepilogo conservazione retroattiva per monitorare l avanzamento della procedura in esecuzione. 6. Fare clic su Sospendi conservazione retroattiva per sospendere il processo attuale o su Arresta conservazione retroattiva per annullarlo. La conservazione retroattiva è una procedura lunga a seconda della quantità di messaggi da elaborare. Viene elaborata solo una singola istanza di conservazione retroattiva per volta Regole di classificazione Le regole di classificazione consentono di classificare automaticamente i messaggi in base al contenuto. Dal momento in cui si abilita una regola di classificazione, i nuovi messaggi verranno controllati automaticamente in base alla regola attiva ed etichettati a seconda dei rispettivi Magazzini archivi. Utilizzando la funzionalità Ricerca avanzata della scheda Archivio, gli utenti possono cercare tra i messaggi archiviati alla ricerca di un etichetta specifica. Per semplificare, la ricerca può anche essere salvata nella finestra Classificazioni della scheda Archivio. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Utilizzo di Ricerca avanzata (pagina 92). Questa sezione consentirà di eseguire le seguenti operazioni: Aggiunta di una nuova regola di classificazione Modifica di una regola di classificazione esistente Rimozione di una regola di classificazione esistente GFI MailArchiver 7 Configurazione di GFI MailArchiver 207

208 Aggiunta di una nuova regola di classificazione 1. Selezionare la scheda Configuration e fare clic su Regole di classificazione. 2. Fare clic su. Schermata 83: Dettagli regola di categorizzazione 3. Digitare un nome per la regola nel campo Nome criterio e configurare il criterio che i messaggi devono soddisfare per rientrare in questa regola di classificazione. Le opzioni disponibili sono: OPZIONE Oggetto Corpo Digitare il testo dell oggetto che deve essere presente nel messaggio per poter rientrare in questa regola di categorizzazione. Digitare il testo del corpo che deve essere presente nel messaggio per poter rientrare in questa regola di categorizzazione. GFI MailArchiver 7 Configurazione di GFI MailArchiver 208

209 OPZIONE Mittente Scegliere se eseguire la classificazione per indirizzo o nome utente. Fornire l indirizzo o scegliere un nome utente che deve essere presente nel messaggio per poter rientrare in questa regola di categorizzazione. nell'indirizzo di posta elettronica del mittente che viene specificato deve essere sempre presente il Sono supportati anche i seguenti caratteri jolly:? - corrisponde a qualsiasi lettera Ad esempio:???n@?aster-domain.com corrisponde sia a john@master-domain.com che a joan@faster-domain.com. - corrisponde a parole complete Ad esempio: *@master-domain.com corrisponde a tutti gli indirizzi con la parte di dominio master-domain.com Destinatario Digitare l indirizzo del destinatario che deve essere presente nel messaggio per poter rientrare in questa regola di categorizzazione. I caratteri jolly sono supportati sia per il campo Mittente che per quello Destinatario. Ad esempio, se si immette '*@dominio.com', il valore corrisponderà a tutti gli utenti di 'dominio.com'. 4. Fare clic su per aggiungere altri criteri di classificazione o su per eliminare i criteri precedentemente digitati. 5. Selezionare Abilita criterio e, nel campo Messaggi corrispondenti a questo criterio di categorizzazione devono essere etichettati, digitare l etichetta con cui etichettare i messaggi. Per continuare, fare clic su Avanti. 6. Nella pagina di revisione di Riepilogo, rivedere i dettagli della regola di categorizzazione e fare clic su Fine Modifica di una regola di classificazione 1. Selezionare la regola di classificazione da modificare e fare clic su Modifica. 2. Per informazioni su come modificare una regola di classificazione, seguire le istruzioni elencate nella sezione Aggiunta di una nuova regola di classificazione Rimozione di una regola di classificazione Selezionare la regola di classificazione da rimuovere e fare clic su classificazione verrà rimossa automaticamente.. La regola di 7.15 Configurazione controllo Lo strumento Controllo attività del database di GFI MailArchiver utilizza le funzioni di traccia di SQL Server per registrare tutte le attività che riguardano i database archivio. GFI MailArchiver 7 Configurazione di GFI MailArchiver 209

210 Il controllo non può essere abilitato nei magazzini archivi basati su database e file system di GFI MailArchiver (Firebird) Consigliamo l utilizzo del controllo della configurazione utente del sistema operativo in uso e l itinerario utente relativi a questo ambiente. I dati traccia vengono memorizzati in un file di testo nella posizione specificata dall'utente nel computer SQL Server. Viene creato un file di traccia per server, che contiene i dati traccia di tutti gli archivi che risiedono nel server. Il servizio SQL Server applica un blocco esclusivo al file di traccia, che impedisce qualsiasi tentativo di accesso al file. Da GFI MailArchiver, è quindi possibile attivare il processo di caricamento dei file di traccia nel database di controllo. Seguendo il caricamento, è possibile esaminare i rapporti di controllo dalla pagina Rapporti di controllo della console. IMPORTANTE Il controllo può essere abilitato per i magazzini archivi basati su SQL Server e SQL Server con file system. Tuttavia, se viene concesso un accesso non autorizzato al server, un potenziale hacker potrebbe eliminare o modificare i dati archiviati nel database e tutto questo NON verrebbe controllato Configurazione del controllo attività del database 1. Dalla scheda Configurazione, fare clic su Controllo. 2. Fare clic su Configura. GFI MailArchiver 7 Configurazione di GFI MailArchiver 210

211 Schermata 84: Selezione metodo di autenticazione 3. Selezionare il server SQL Server da utilizzare dalla casella di riepilogo a discesa Microsoft SQL Server e scegliere il metodo di Autenticazione da utilizzare per la connessione al server SQL Server selezionato. OPZIONE Autenticazione Windows Autenticazione Microsoft SQL Server Utilizza l utente attualmente connesso per connettersi al server SQL Server. Utilizza le credenziali digitate nei campi Nome di accesso e Password: i campi per la connessione a SQL Server. Verranno utilizzate da GFI MailArchiver per le operazioni di lettura/scrittura dal database di controllo. Fare clic su Avanti per continuare l installazione. IMPORTANTE L account specificato deve disporre di privilegi sysadmin o del proprietario del database. 4. Per creare un nuovo database all interno del server SQL Server precedentemente selezionato, selezionare Nuovo database di controllo e inserire il nome all interno della casella di testo. Per GFI MailArchiver 7 Configurazione di GFI MailArchiver 211

212 utilizzare un database esistente, scegliere Selezionarne uno esistente: e selezionare un database di controllo dall elenco visualizzato. Per continuare, fare clic su Avanti. 5. Specificare se abilitare la traccia nei magazzini archivi di GFI MailArchiver. Selezionare Abilita la traccia nei magazzini archivi per registrare i dati di attività del database e specificare il percorso sul computer SQL Server dove verranno archiviati i file di traccia. Per continuare, fare clic su Avanti. Assicurarsi che il percorso specificato sia accessibile utilizzando l account utente con cui è in esecuzione il servizio SQL Server È opportuno bloccare il percorso in cui memorizzare i file di traccia di SQL Server mediante le autorizzazioni NTFS, in modo che solo il servizio SQL Server possa accedere al percorso. Questa misura di protezione, insieme al blocco esclusivo applicato dal servizio SQL Server, impedisce qualsiasi tentativo di accesso ai file di traccia. 6. Specificare se abilitare il controllo interazione utente. In tal modo, verrà registrata tutta l attività eseguita dagli utenti nell interfaccia utente di GFI MailArchiver. Per abilitare questa funzione, selezionare Abilita controllo interazione utente. Per continuare, fare clic su Avanti. 7. Rivedere il riepilogo della configurazione del database di controllo e fare clic su Fine per completare la configurazione Modifica controllo attività del database Per modificare la configurazione esistente di controllo attività del database, selezionare le impostazioni precedentemente configurate e fare clic su Configura. Seguire le istruzioni elencate nella sezione Configurazione di controllo attività del database per modificare la configurazione esistente di controllo attività del database Rapporti di controllo I report di controllo sono basati sui dati generati dal controllo delle attività del database e dell'interazione dell'utente. Per accedere ai rapporti di controllo: 1. Selezionare la scheda Controllo e scegliere dai seguenti rapporti: NOME RAPPORTO Rapporto sul controllo della gestione della configurazione Utilizzare questo rapporto per elencare tutte le modifiche di configurazione apportate in GFI MailArchiver. Vengono visualizzate le seguenti informazioni: Utente che ha apportato la modifica modifiche apportate Fare clic su ogni modifica alla configurazione nell'elenco per aprire una finestra contenente ulteriori informazioni. GFI MailArchiver 7 Configurazione di GFI MailArchiver 212

213 NOME RAPPORTO Rapporto di controllo dell'accesso Utilizzare questo rapporto per elencare tutte le modifiche apportate alla configurazione del controllo di accesso di GFI MailArchiver. Vengono visualizzate le seguenti informazioni: Utente che ha apportato la modifica utente interessato dalla modifica Rapporto di controllo messaggi archiviati Autorizzazioni modificate Utilizzare questo rapporto per elencare il numero di messaggi archiviati nei magazzini archivi di GFI MailArchiver al giorno. Vengono visualizzate le seguenti informazioni: Data Nome dell'archivio Rapporto di controllo dell'importazione in blocco Numero di messaggi di posta elettronica archiviati Utilizzare questo rapporto per elencare i messaggi di posta elettronica importati negli archivi tramite il servizio Importazione alla rinfusa, per ciascuna importazione. Vengono visualizzate le seguenti informazioni: Data importazione Nome dell'archivio Rapporto di controllo dei criteri di conservazione Numero di messaggi di posta elettronica importati Utilizzare questo rapporto per elencare i criteri di conservazione eseguiti e il numero di messaggi di posta elettronica eliminati. Vengono visualizzate le seguenti informazioni: data di esecuzione del criterio Nome dell'archivio Nome del criterio di conservazione Numero di messaggi di posta elettronica eliminati Rapporto di controllo per la prevenzione della perdita di dati Fare clic su ogni criterio di conservazione eseguito nell'elenco per aprire una finestra contenente ulteriori informazioni. Utilizzare questo rapporto per elencare le azioni eseguite dagli utenti che potrebbero provocare la perdita di dati, ad esempio l'inoltro di messaggi di posta elettronica dai magazzini archivi. Vengono visualizzate le seguenti informazioni: Utente che ha eseguito l'azione Azione eseguita Numero di messaggi di posta elettronica interessati GFI MailArchiver 7 Configurazione di GFI MailArchiver 213

214 NOME RAPPORTO Rapporto di controllo dell'itinerario di controllo utente Utilizzare questo rapporto per visualizzare un elenco delle azioni intraprese durante l'utilizzo dell'interfaccia Web di GFI MailArchiver. Vengono visualizzate le seguenti informazioni: Nome utente Azione intrapresa data/ora in cui è stata intrapresa l'azione Sono disponibili le seguenti opzioni: Per ordinare l'elenco per utente, fare clic sul pulsante Raggruppa per utente, situato sulla parte superiore della pagina del rapporto. Per ordinare l'elenco per data, fare clic sul pulsante Raggruppa per data, situato sulla parte superiore della pagina del rapporto. Rapporto sul controllo dell'integrità dei dati Fare clic su ogni azione utente nell'elenco per aprire una finestra contenente ulteriori informazioni. Utilizzare questo rapporto per elencare tutte le modifiche apportate ai magazzini archivi e ai database di controllo di GFI MailArchiver, non gestiti dai servizi di GFI MailArchiver. Vengono visualizzate le seguenti informazioni: Tipo di evento Server e database di Microsoft SQL interessati Utente del database interessato Azione intrapresa Computer da cui ha avuto origine l'azione Sono disponibili le seguenti opzioni: 2. Effettuare le azioni indicate di seguito: Per raggruppare l'elenco per tipo di evento, fare clic sul pulsante specifico Raggruppa per tipo di evento, situato nella parte superiore della pagina del rapporto. Per ordinare l'elenco per data, fare clic sul pulsante Raggruppa per data, situato sulla parte superiore della pagina del rapporto. Fare clic su ogni modifica al database nell'elenco per aprire una finestra contenente ulteriori informazioni. OPZIONE Filtraggio rapporti: Stampa dei rapporti: Nell area Filtra per:, scegliere un valore da filtrare e fornire i dettagli a cui un record deve corrispondere per poter essere visualizzato sullo schermo. L area Filtra per: si trova nella parte superiore di ciascuna pagina del rapporto. Per stampare il rapporto, fare clic sul pulsante di stampa del rapporto parte superiore di ogni pagina del rapporto., posizionato nella 7.16 Configurazione dell eliminazione dei messaggi La funzione Eliminazione messaggi di posta consente agli utenti di eliminare definitivamente i messaggi di posta dalla vista dei messaggi di posta elettronica GFI MailArchiver. Se abilitata, viene visualizzato un altro pulsante per l eliminazione sulla barra degli strumenti nella scheda Archivio e GFI MailArchiver 7 Configurazione di GFI MailArchiver 214

215 sulla barra degli strumenti della vista dei messaggi di posta elettronica. Per eliminare i messaggi, all utente deve essere assegnato un ruolo con autorizzazioni Elimina messaggi di posta elettronica. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Configurazione ruoli e autorizzazioni (pagina 187).. IMPORTANTE L abilitazione di questa funzionalità può violare le norme aziendali o la conformità legale legata alla conservazione della posta. 1. Dalla scheda Configurazione, selezionare Eliminazione messaggi di posta. 2. Fare clic su Abilita eliminazione messaggi di posta. Schermata 85: Configurazione dell eliminazione dei messaggi 3. (Facoltativo) Se si desidera conservare nei magazzini archivi una copia della posta eliminata, selezionare Lascia una copia del messaggio nei magazzini archivi che sia accessibile a un utente con pieno accesso. I messaggi conservati sono accessibili solo agli utenti che dispongono di tutti i diritti di accesso. Se la casella di controllo rimane deselezionata, i messaggi eliminati verranno rimossi in modo permanente dai Magazzini archivi. 4. Selezionare la casella di controllo Accetto. GFI MailArchiver 7 Configurazione di GFI MailArchiver 215

216 5. Fare clic su OK. L utente non può eliminare i messaggi del magazzino archivio di sola lettura. Se l eliminazione ha esito negativo, agli utenti viene inviata una notifica. IMPORTANTE Se Conservazione a fini giudiziari è abilitata, Eliminazione messaggi di posta è disabilitata fino a quando non viene rimossa la conservazione a fini giudiziari. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Configurazione della conservazione a fini giudiziari (pagina 206) Visualizzazione e modifica codici di licenza Una versione con licenza di GFI MailArchiver richiede un codice di licenza. Per informazioni sulla gestione delle licenze di GFI MailArchiver, fare riferimento a: Per valutare GFI MailArchiver, richiedere un codice di valutazione gratuito da GFI Software Ltd Per rivedere il codice di licenza attualmente in uso all interno di GFI MailArchiver, selezionare la scheda Configurazione e fare clic sull etichetta Modifica codice di licenza. Per modificare l attuale codice di licenza: 1. Fare clic su Modifica codice di licenza. 2. Digitare o incollare il nuovo codice di licenza nella casella di testo Codice di licenza. Per verificare la correttezza del nuovo codice di licenza, fare clic su Verifica la chiave di licenza. 3. Per finalizzare le impostazioni, fare clic su Salva. Dopo aver installato GFI MailArchiver, la procedura guidata di post-installazione reindirizza automaticamente l utente a questa pagina Configurazione delle impostazioni generali Le sezioni successive consentono le operazioni di: OPZIONE Modifica impostazioni generali Indicare l indirizzo amministratore e i dati del server della posta per le notifiche. GFI MailArchiver 7 Configurazione di GFI MailArchiver 216

217 OPZIONE Configurazione impostazioni controllo versione Configurazione della scheda Ricerca archiviazione di fax Configurazione notifica stato archiviazione Abilitare, disabilitare e configurare i controlli versione, che consentono a GFI MailArchiver di eseguire il controllo per conto dell utente e di verificare la presenza di nuove versioni di GFI MailArchiver. Abilitare questa funzione per visualizzare la scheda aggiuntiva di ricerca fax all interno della pagina Archivio. Gli utenti potranno cercare fax o sms archiviati in GFI MailArchiver da GFI FaxMaker. Abilitare questa funzione per ricevere una notifica quando GFI MailArchiver interrompe l archiviazione. È quindi possibile selezionare la scheda Home per risolvere il problema in modo più approfondito e identificarne la causa Modifica delle impostazioni generali Indicare l indirizzo amministratore e i dati del server della posta per le notifiche: 1. Selezionare la scheda Configurazione e fare clic su Impostazioni generali. 3. Fare clic su Impostazioni generali. Schermata 86: Impostazioni generali 3. Dall elenco delle opzioni disponibili, eseguire tutte le modifiche necessarie. GFI MailArchiver 7 Configurazione di GFI MailArchiver 217

218 OPZIONE Indirizzo amministratore Server SMTP Numero porta Utilizza SSL Il server SMTP richiede l autenticazione Indica l indirizzo di posta elettronica dell amministratore a cui vengono inviate le notifiche importanti. Indica il server SMTP utilizzato da GFI MailArchiver per l invio di notifiche e per il ripristino di messaggi dal magazzino archivio. Indica il numero della porta utilizzata da GFI MailArchiver per comunicare con il server SMTP. Valore predefinito: 25 Indica a GFI MailArchiver di connettersi e comunicare con il server SMTP tramite SSL. Indica a GFI MailArchiver di connettersi al server SMTP utilizzando un nome utente e una password. Scegliendo questa opzione, i campi nome utente e password vengono visualizzati automaticamente. 4. Per salvare la nuova configurazione, fare clic su Salva. 5. Per confermare la correttezza dei dati, fare clic su Invia un messaggio di prova Modifica impostazioni controllo versione Abilitare, disabilitare e configurare i controlli versione di GFI MailArchiver. Ciò consente a GFI MailArchiver di eseguire il controllo per conto dell utente e di verificare la presenza di nuove versioni di GFI MailArchiver. 1. Selezionare la scheda Configurazione e fare clic su Impostazioni generali. 2. Fare clic su Impostazioni aggiuntive. GFI MailArchiver 7 Configurazione di GFI MailArchiver 218

219 Schermata 87: Configurazione controllo versione 3. Dall elenco delle opzioni disponibili, eseguire tutte le modifiche necessarie. OPZIONE Abilita controllo versione Abilita server proxy Server proxy/porta Il proxy richiede autenticazione Nome utente/password Abilita/disabilita il controllo versione di GFI MailArchiver. Deselezionare questa opzione per disabilitare i controlli automatizzati delle versioni più recenti di GFI MailArchiver. Indica a GFI MailArchiver di utilizzare un server proxy per connettersi ai server GFI Software Ltd e controllare la presenza di versioni aggiornate. Indica il server proxy e la porta che GFI MailArchiver utilizza per connettersi ai server di GFI per i controlli versione. Abilitare l opzione se il server proxy specificato nei campi Server proxy e Porta richiede l autenticazione. Indica il nome utente e la password che GFI MailArchiver utilizza se il server proxy richiede l autenticazione. 4. Per salvare la nuova configurazione, fare clic su Salva. GFI MailArchiver 7 Configurazione di GFI MailArchiver 219

220 7.21 Configurazione della scheda Ricerca archiviazione di fax GFI MailArchiver identifica fax e SMS provenienti da GFI FaxMaker. Viene assegnata un etichetta all elemento ricevuto. I fax e gli SMS vengono archiviati in GFI MailArchiver come posta normale. Per abilitare o disabilitare l opzione di ricerca archiviazione di fax: 1. Selezionare la scheda Configurazione e fare clic su Impostazioni generali. 2. Fare clic su Impostazioni aggiuntive. 3. Nell area Archiviazione di fax e Impostazioni di notifica, eseguire tutte le modifiche necessarie dall elenco di opzioni disponibili. OPZIONE Mostra la scheda Ricerca fax nella pagina Archivio Invia notifica di stato archiviazione Abilitare questa funzione per visualizzare la scheda aggiuntiva di ricerca fax all interno della pagina Archivio. Gli utenti potranno cercare fax o sms archiviati in GFI MailArchiver da GFI FaxMaker. Quando questa opzione è abilitata, l amministratore di sistema di GFI MailArchiver riceve una notifica quando i messaggi di posta non vengono archiviati in GFI MailArchiver. 3. Aprire la scheda Archivio e verificare che l opzione di ricerca fax sia visualizzata nella finestra di Ricerca semplice Configurazione notifica stato archiviazione Abilitare questa funzione per ricevere una notifica quando GFI MailArchiver interrompe l archiviazione. È quindi possibile selezionare la scheda Home per risolvere il problema in modo più approfondito e identificarne la causa. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Utilizzo della scheda Home (pagina 81). Per abilitare o disabilitare l opzione di ricerca notifiche: 1. Selezionare la scheda Configurazione e fare clic su Impostazioni generali. 2. Fare clic su Impostazioni aggiuntive. 3. Nell area Archiviazione di fax e Impostazioni di notifica, eseguire tutte le modifiche necessarie dall elenco di opzioni disponibili. OPZIONE Mostra la scheda Ricerca fax nella pagina Archivio Invia notifica di stato archiviazione Abilitare questa funzione per visualizzare la scheda aggiuntiva di ricerca fax all interno della pagina Archivio. Gli utenti potranno cercare fax o sms archiviati in GFI MailArchiver da GFI FaxMaker. Quando questa opzione è abilitata, l amministratore di sistema di GFI MailArchiver riceve una notifica quando i messaggi di posta non vengono archiviati in GFI MailArchiver. GFI MailArchiver 7 Configurazione di GFI MailArchiver 220

221 8 Configurazione dell accesso client GFI MailArchiver fornisce l integrazione con vari client e tecnologie di posta elettronica affinché gli utenti possano accedere ai dati archiviati da posizione remote, in ufficio o quando sono in viaggio. Utilizzare la pagina Accesso client per scaricare e configurare quanto segue: OPZIONE GFI MailArchiver Outlook Connector Assistente archivio di GFI MailArchiver GFI MailArchiver File Archive Assistant GFI MailArchiver Touch App per Windows 8/RT Accesso IMAP Un plugin di Microsoft Outlook che consente agli utenti di visualizzare gli elementi archiviati dal proprio client Microsoft Outlook. Uno strumento che consente agli utenti di archiviare manualmente i messaggi di posta, i file e gli elementi di calendario contenuti nell installazione di Microsoft Outlook. Un agente che consente agli utenti di archiviare i file automaticamente da una cartella sincronizzata o manualmente da qualsiasi percorso sul loro computer. Un app che consente agli utenti di cercare i dati archiviati direttamente da Windows 8 o Windows RT. Configurare un account IMAP sul client di posta elettronica desiderato per visualizzare gli elementi archiviati nelle cassette postali alle quali è consentito l accesso. 8.1 Installazione di GFI MailArchiver Outlook Connector GFI MailArchiver Outlook Connector consente agli utenti di sincronizzare le cartelle Microsoft Outlook con i dati archiviati da GFI MailArchiver. È possibile installare il connettore tramite gli Oggetti Criteri di gruppo Active Directory o tramite installazione manuale. GFI MailArchiver 8 Configurazione dell accesso client 221

222 8.1.1 Funzionamento di GFI MailArchiver Outlook Connector Figura 2: Funzionamento di GFI MailArchiver Outlook Connector 1. GFI MailArchiver Outlook Connector (installato nel computer client) avvia una richiesta per sincronizzare le cartelle di Microsoft Outlook con GFI MailArchiver. 2. GFI MailArchiver recupera i dati relativi ai messaggi di posta elettronica e alle cartelle richiesti dal magazzino archivio di GFI MailArchiver. 3. GFI MailArchiver invia i dati relativi ai messaggi di posta elettronica ai computer client di Microsoft Outlook Download di GFI MailArchiver Outlook Connector GFI MailArchiver Outlook Connector può essere scaricato dall interfaccia web di GFI MailArchiver. 1. Aprire GFI MailArchiver. 2. Selezionare la scheda Accesso client. GFI MailArchiver 8 Configurazione dell accesso client 222

223 3. Fare clic sulla scheda Outlook Connector. 4. Selezionare uno dei collegamenti delle opzioni di download disponibili per scaricare GFI MailArchiver Outlook Connector. Le opzioni disponibili sono: OPZIONE Outlook Connector (Outlook a 32 bit) Outlook Connector (Outlook a 64 bit) Scaricare GFI MailArchiver Outlook Connector per la versione a 32 bit di Microsoft Outlook. Scaricare GFI MailArchiver Outlook Connector per la versione a 64 bit di Microsoft Outlook Modifica della disponibilità della scheda Outlook Connector Per impostazione predefinita, la scheda di Outlook Connector è visibile a tutti gli utenti che si connettono a GFI MailArchiver. Per disabilitarne la visualizzazione agli utenti: 1. Nella pagina Accesso client fare clic su nella scheda GFI MailArchiver Outlook Connector. 2. Selezionare un opzione e fare clic su Salva. Le opzioni disponibili sono: OPZIONE Solo amministratori Tutti gli utenti e gli amministratori Rende disponibile la scheda di Outlook Connector solo agli utenti che si connettono utilizzando i privilegi di amministratore di dominio. Rende disponibile a tutti gli utenti la scheda di Outlook Connector, a prescindere dai loro privilegi di accesso Requisiti di sistema di Outlook Connector Software I computer dove viene distribuito GFI MailArchiver Outlook Connector devono potersi connettere al server di GFI MailArchiver. COMPONENTE Versioni supportate di Microsoft Outlook Microsoft Outlook 2003 (compresi i Service Pack 1, 2, 3 o 4) Microsoft Outlook 2007 (compresi i Service Pack 1 o 2) Microsoft Outlook 2010 Sistemi operativi supportati Microsoft Outlook 2013 Windows 7 Windows Vista Windows Server 2003 Windows Server 2008 Windows Server 2012 GFI MailArchiver 8 Configurazione dell accesso client 223

224 COMPONENTE Altri componenti obbligatori Internet Explorer 7 o versioni successive (solo modalità di compatibilità con Internet Explorer 9)/Mozilla Firefox/Google Chrome/Safari Porta 80 HTTP (o la porta 443 HTTPS predefinita per connessioni sicure) - utilizzata da GFI MailArchiver Outlook Connector per la connessione a GFI MailArchiver. GFI MailArchiver Outlook Connector non può essere installato in un server Microsoft Exchange Server. Quando viene utilizzato uno strumento di filtro web, dev essere configurato per consentire tutte le richieste HTTP tra il server di GFI MailArchiver e GFI MailArchiver Outlook Connector. Assicurarsi che l indirizzo IP del server di GFI MailArchiver, il nome NETBIOS e DNS non siano bloccati dal filtro web. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a: Hardware COMPONENTE Processore Memoria Archiviazione fisica REQUISITI Processore da 1 GHz o superiore. Minimo: 512 MB di RAM Consigliato: 2 GB di RAM Sono necessari 20 MB di spazio fisico su disco per l installazione di GFI MailArchiver Outlook Connector. Per l archiviazione delle intestazioni dei messaggi e dei messaggi da visualizzare non in linea, lo spazio richiesto sarà superiore Installazione di GFI MailArchiver Outlook Connector: installazione manuale GFI MailArchiver Outlook Connector può essere scaricato da GFI MailArchiver come file eseguibile. Per scaricare GFI MailArchiver Outlook Connector: 1. Nel computer in cui si desidera installare GFI MailArchiver Outlook Connector, accedere a GFI MailArchiver utilizzando l interfaccia utente Web. 2. Accedere a Accesso client > Outlook Connector. 3. Selezionare una delle seguenti opzioni: OPZIONE Download per Outlook a 32 bit(programma di installazione di Microsoft Outlook 2010 per computer a 32 bit) Download per Outlook a 64 bit(programma di installazione di Microsoft Outlook 2010 per computer a 64 bit) GFI MailArchiver 8 Configurazione dell accesso client 224

225 4. Attendere il completamento del download. Se il file di configurazione non viene eseguito in automatico, fare doppio clic sul file scaricato e seguire la procedura guidata di installazione per completare l installazione. Per controllare l'installazione, aprire Microsoft Outlook e verificare che sia stata creata una nuova cartella denominata GFI MailArchiver Mailbox. Per informazioni sull uso di GFI MailArchiver Outlook Connector, fare riferimento al manuale di GFI MailArchiver Outlook Connector disponibile all indirizzo indicato di seguito: Utilizzo di un modello ADM I file dei modelli amministrativi (ADM) facilitano la gestione centralizzata dei computer e degli utenti in un ambiente Active Directory. Utilizzare un modello ADM per configurare e gestire le impostazioni di registro necessario affinché il componente aggiuntivo GFI MailArchiver possa comunicare con il server di GFI MailArchiver. Per aggiungere un modello amministrativo: a. Dal prompt dei comandi digitare: mmc.exe b. Premere Invio per avviare Microsoft Management Console. c. Fare clic su File > Aggiungi/Rimuovi snap-in e fare clic su Aggiungi... d. Selezionare lo snap-in Editor oggetti Criteri di gruppo e fare clic su Aggiungi. e. Fare clic su Sfoglia e scegliere i criteri di dominio da modificare. f. Selezionare i criteri di dominio e scegliere OK. g. Fare clic su Fine per chiudere la finestra di dialogo Selezione oggetto Criteri di gruppo. Fare clic su Chiudi per chiudere la finestra di dialogo 'Aggiungi snap-in in autonomo', quindi su OK per chiudere la finestra di dialogo 'Aggiungi/Rimuovi snap-in' e tornare a Microsoft Management Console. h. Selezionare Directory principale console > <criteri di dominio> > Configurazione utente, fare clic con il pulsante destro del mouse su Modelli amministrativi, quindi selezionare Aggiunta/Rimozione modelli. i. Fare clic su Aggiungi, selezionare il file gfiapps_it.adm nel percorso: <Program Files\GFI\MailArchiver\Client Tools> e fare clic su Apri. j. Per tornare a Microsoft Management Console, fare clic su Chiudi Installazione di GFI MailArchiver Outlook Connector tramite Oggetto Criteri di gruppo Questa sezione aiuterà a installare GFI MailArchiver Outlook Connector tramite Oggetto Criteri di gruppo nei seguenti ambienti: Windows Server 2003 Windows Server 2008 GFI MailArchiver 8 Configurazione dell accesso client 225

226 8.1.9 Installazione di Outlook Connector tramite Oggetto Criteri di gruppo in Windows Server Scaricare uno dei seguenti pacchetti MSI di GFI MailArchiver Outlook Connector da MAROC_32bitOutlook.msi (programma di installazione di Microsoft Outlook 2010 per computer a 32 bit) MAROC_64bitOutlook.msi computer a 64 bit) (programma di installazione di Microsoft Outlook 2010 per Durante la distribuzione della versione 32 bit di GFI MailArchiver Outlook Connector, assicurarsi che i criteri di dominio utilizzati contengano solo i computer dove è installata la versione a 32 bit di Microsoft Outlook Accertarsi inoltre di utilizzare i criteri di dominio applicabili solo a computer dove è installata la versione a 64 bit di Microsoft Outlook 2010 durante la distribuzione della versione a 64 bit di GFI MailArchiver Salvare il file scaricato in una cartella condivisa accessibile da tutti i domini. 3. Aprire il prompt dei comandi (CMD). 4. Digitare mmc.exe e premere Invio per avviare Microsoft Management Console. 5. Fare clic su File > Aggiungi/Rimuovi snap-in e fare clic su Aggiungi Selezionare lo snap-in Editor oggetti Criteri di gruppo e fare clic su Aggiungi. 7. Fare clic su Sfoglia e scegliere i criteri di dominio da modificare. 8. Selezionare i criteri di dominio e scegliere OK. 9. Fare clic su Fine per chiudere la finestra di dialogo Selezione oggetto Criteri di gruppo. Fare clic su Chiudi per chiudere la finestra di dialogo 'Aggiungi snap-in in autonomo', quindi su OK per chiudere la finestra di dialogo 'Aggiungi/Rimuovi snap-in' e tornare a Microsoft Management Console. 10. Selezionare Directory principale console > <criteri di dominio> > Configurazione utente, fare clic con il pulsante destro del mouse su Modelli amministrativi, quindi selezionare Aggiunta/Rimozione modelli. 11. Fare clic su Aggiungi, selezionare il file gfiapps_it.adm nel percorso: <Program Files\GFI\MailArchiver\Client Tools> e fare clic su Apri. 12. Per tornare a Microsoft Management Console, fare clic su Chiudi. 13. Espandere Directory principale console > <criteri di dominio> > Configurazione utente > Modelli amministrativi > GFI Applications. GFI MailArchiver 8 Configurazione dell accesso client 226

227 Schermata 88: Impostazione dell URL del server GFI MailArchiver in GPO di Windows Server Dal riquadro a destra, fare doppio clic sul criterio GFI MailArchiver Server Location e selezionare Attivato. Nella casella di testo dell URL del server, immettere l URL dove i computer degli utenti possono accedere a GFI MailArchiver nella forma host>/<nome cartella virtuale di GFI MailArchiver> Ad esempio: <Facoltativo> Fare clic su Impostazione successiva e configurare le seguenti impostazioni. Per ogni opzione, selezionare Non configurato per utilizzare il valore predefinito o fare clic su Abilita per specificare un valore predefinito. Root percorso dei dati di GFI MailArchiver Outlook Connector: indicare un percorso directory diverso dove memorizzare le configurazioni e i messaggi locali sui computer client. Ad esempio, digitare %Documenti% per salvare nella cartella Documenti dell utente connesso. Intervallo di giorni per GFI MailArchiver Outlook Connector: indicare il numero di giorni per cui vengono sincronizzati i messaggi. Solo i messaggi ricevuti in questo intervallo di tempo sono accessibili tramite GFI MailArchiver Outlook Connector. Dimensioni di download per i batch di GFI MailArchiver Outlook Connector: indicare quanti messaggi possono essere scaricati durante una sessione di sincronizzazione. Time-out connessione a GFI MailArchiver Outlook Connector: indicare il periodo di timeout in millisecondi per l accesso ai dati dal server GFI MailArchiver. GFI MailArchiver 8 Configurazione dell accesso client 227

228 Giorni massimi non in linea di GFI MailArchiver Outlook Connector: indicare il numero massimo di giorni che un utente può impostare per l accesso non in linea ai messaggi. Supporto non in linea di GFI MailArchiver Outlook Connector: abilita o disabilita il supporto non in linea. Se il supporto non in linea è abilitato, indicare il numero di giorni per il supporto dell accesso non in linea. Se questa impostazione è abilitata: Gli utenti non possono modificare l accesso non in linea Viene ignorata l impostazione dei giorni massimi non in linea di GFI MailArchiver Outlook Connector. 16. Quando tutte le impostazioni sono configurate, fare clic su OK. 17. Selezionare Directory principale console > <criteri di dominio> > Configurazione computer > Impostazioni del software. 18. Fare clic con il pulsante destro del mouse su Installazione software e selezionare Nuovo > pacchetto 19. Nella finestra di dialogo Apri, individuare la condivisione dove è salvato il file msi. Durante la selezione del percorso del file msi assicurarsi che l'operazione venga effettuata attraverso 'Percorsi di rete', in modo che il nome della condivisione in GFI MailArchiver includa il percorso della condivisione di rete completo piuttosto che il percorso locale. 20. Scegliere l opzione di distribuzione, selezionare Assegnata e fare clic su OK. 21. GFI MailArchiver Outlook Connector verrà installato al prossimo avvio di ciascun computer client. Per controllare l'installazione, in Microsoft Outlook verificare che sia stata creata una nuova cartella denominata GFI MailArchiver Mailbox. Per informazioni sull uso di GFI MailArchiver Outlook Connector, fare riferimento a Guida di Outlook Connector disponibile all indirizzo indicato di seguito: Installazione di Outlook Connector tramite Oggetto Criteri di gruppo in Windows Server Scaricare uno dei seguenti pacchetti MSI di GFI MailArchiver Outlook Connector da MAROC_32bitOutlook.msi (programma di installazione di Microsoft Outlook 2010 per computer a 32 bit) MAROC_64bitOutlook.msi computer a 64 bit) (programma di installazione di Microsoft Outlook 2010 per GFI MailArchiver 8 Configurazione dell accesso client 228

229 Durante la distribuzione della versione 32 bit di GFI MailArchiver Outlook Connector, assicurarsi che i criteri di dominio utilizzati contengano solo i computer dove è installata la versione a 32 bit di Microsoft Outlook Accertarsi inoltre di utilizzare i criteri di dominio applicabili solo a computer dove è installata la versione a 64 bit di Microsoft Outlook 2010 durante la distribuzione della versione a 64 bit di GFI MailArchiver Salvare il file scaricato in una cartella condivisa accessibile da tutti i domini. 3. Aprire il prompt dei comandi (CMD). 4. Digitare mmc.exe e premere Invio per avviare Microsoft Management Console. 5. Fare clic su File > Aggiungi/Rimuovi snap-in e fare clic su Aggiungi Selezionare lo snap-in Editor Gestione Criteri di gruppo e fare clic su Aggiungi. 7. Fare clic su Sfoglia e scegliere i criteri di dominio da modificare. 8. Selezionare i criteri di dominio e scegliere OK. 9. Fare clic su Fine per chiudere la finestra di dialogo Selezione oggetto Criteri di gruppo. Fare clic su Chiudi per chiudere la finestra di dialogo 'Aggiungi snap-in in autonomo', quindi su OK per chiudere la finestra di dialogo 'Aggiungi/Rimuovi snap-in' e tornare a Microsoft Management Console. 10. Accedere a Directory principale console > <criteri di dominio> > Configurazione utente > Criteri, fare clic con il pulsante destro del mouse su Modelli amministrativi e selezionare Aggiunta/Rimozione modelli. 11. Fare clic su Aggiungi, selezionare il file gfiapps_it.adm nel percorso: <Program Files\GFI\MailArchiver\Outlook> e fare clic su Apri. 12. Per tornare a Microsoft Management Console, fare clic su Chiudi. 13. Espandere Directory principale console > <criteri di dominio> > Configurazione utente > Criteri > Modelli amministrativi > Modelli amministrativi classici (ADM) > GFI Applications. GFI MailArchiver 8 Configurazione dell accesso client 229

230 Schermata 89: Impostazione dell URL del server GFI MailArchiver in GPO di Windows Server Dal riquadro a destra, fare doppio clic sul criterio GFI MailArchiver Server Location e selezionare Attivato. Nella casella di testo dell URL del server, immettere l URL dove i computer degli utenti possono accedere a GFI MailArchiver nella forma host>/<nome cartella virtuale di GFI MailArchiver> Ad esempio: <Facoltativo> Fare clic su Impostazione successiva e configurare le seguenti impostazioni. Per ogni opzione, selezionare Non configurato per utilizzare il valore predefinito o fare clic su Abilita per specificare un valore predefinito. Root percorso dei dati di GFI MailArchiver Outlook Connector: indicare un percorso directory diverso dove memorizzare le configurazioni e i messaggi locali sui computer client. Ad esempio, digitare %Documenti% per salvare nella cartella Documenti dell utente connesso. Intervallo di giorni per GFI MailArchiver Outlook Connector: indicare il numero di giorni per cui vengono sincronizzati i messaggi. Solo i messaggi ricevuti in questo intervallo di tempo sono accessibili tramite GFI MailArchiver Outlook Connector. Dimensioni di download per i batch di GFI MailArchiver Outlook Connector: indicare quanti messaggi possono essere scaricati durante una sessione di sincronizzazione. Time-out connessione a GFI MailArchiver Outlook Connector: indicare il periodo di timeout in millisecondi per l accesso ai dati dal server GFI MailArchiver. GFI MailArchiver 8 Configurazione dell accesso client 230

231 Giorni massimi non in linea di GFI MailArchiver Outlook Connector: indicare il numero massimo di giorni che un utente può impostare per l accesso non in linea ai messaggi. Supporto non in linea di GFI MailArchiver Outlook Connector: abilita o disabilita il supporto non in linea. Se il supporto non in linea è abilitato, indicare il numero di giorni per il supporto dell accesso non in linea. Se questa impostazione è abilitata: Gli utenti non possono modificare l accesso non in linea Viene ignorata l impostazione dei giorni massimi non in linea di GFI MailArchiver Outlook Connector. 16. Quando tutte le impostazioni sono configurate, fare clic su OK. 17. Selezionare Directory principale console > <criteri di dominio> > Configurazione computer > Criteri > Impostazioni del software. 18. Fare clic con il pulsante destro del mouse su Installazione software e selezionare Nuovo > pacchetto 19. Nella finestra di dialogo Apri, individuare la condivisione dove è salvato il file msi. Durante la selezione del percorso del file msi assicurarsi che l'operazione venga effettuata attraverso 'Percorsi di rete', in modo che il nome della condivisione in GFI MailArchiver includa il percorso della condivisione di rete completo piuttosto che il percorso locale. 20. Scegliere l opzione di distribuzione, selezionare Assegnata e fare clic su OK. 21. GFI MailArchiver Outlook Connector verrà installato al prossimo avvio di ciascun computer client. Per controllare l'installazione, in Microsoft Outlook verificare che sia stata creata una nuova cartella denominata GFI MailArchiver Mailbox. Per informazioni sull uso di GFI MailArchiver Outlook Connector, fare riferimento a Guida di Outlook Connector disponibile all indirizzo indicato di seguito: Configurazione di Assistente archivio Assistente archivio di GFI MailArchiver consente agli utenti di archiviare manualmente i messaggi, gli elementi di calendario e i file (come documenti e immagini) da Microsoft Outlook. Assistente archivio di GFI MailArchiver può essere installato tramite gli Oggetti Criteri di gruppo Active Directory o installazione manuale. IMPORTANTE I messaggi o gli elementi di calendario archiviati mediante Assistente archivio di GFI MailArchiver verranno archiviati a prescindere dalla regole impostate nell archiviazione basata su regole. GFI MailArchiver 8 Configurazione dell accesso client 231

232 8.2.1 Funzionamento di Assistente archivio di GFI MailArchiver 1. All interno di Microsoft Outlook l utente seleziona un messaggio, un gruppo di messaggi, uno o più elementi di calendario, un file o una serie di file oppure una cartella e utilizza i comandi dell archivio nella barra degli strumenti aggiuntiva installata quando Assistente archivio di GFI MailArchiver viene distribuito. Utilizzando la funzionalità Archiviazione file di Assistente archivio di GFI MailArchiver, è possibile archiviare facilmente su GFI MailArchiver i file da qualsiasi posizione sul computer (compresi i documenti Microsoft Office). Questa funzione è progettata per offrire una posizione centralizzata per i dati utente. 2. Assistente archivio di GFI MailArchiver (installato nel computer client) avvia una richiesta per sincronizzare gli elementi selezionati con GFI MailArchiver. GFI MailArchiver 8 Configurazione dell accesso client 232

233 8.2.2 Requisiti di sistema - Assistente archivio di GFI MailArchiverGFI MailArchiver File Archive Assistant Software IMPORTANTE Il computer dove viene distribuito deve potersi connettere al server di GFI MailArchiver. SOFTWARE Sistemi operativi supportati Windows 8 e 8.1 Windows 7 Windows Vista Windows Server 2003 Windows Server 2008 Altri componenti obbligatori Windows Server 2012 Porta 80 HTTP (o la porta 443 HTTPS predefinita per connessioni sicure) - utilizzata per la connessione a GFI MailArchiver. Profilo client Microsoft.NET Framework 4 Quando viene utilizzato uno strumento di filtro web, dev essere configurato per consentire tutte le richieste HTTP tra il server di GFI MailArchiver e Assistente archivio di GFI MailArchiver/GFI MailArchiver File Archive Assistant. Assicurarsi che l indirizzo IP del server di GFI MailArchiver, il nome NETBIOS e DNS non siano bloccati dal filtro web. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a: Hardware COMPONENTE REQUISITI Processore Processore da 1 GHz o superiore. Memoria Minimo: 512 MB di RAM Consigliato: 2 GB di RAM Archiviazione fisica Sono necessari 200 MB di spazio fisico su disco per l installazione di. non può essere installato in un server Microsoft Exchange Server. GFI MailArchiver 8 Configurazione dell accesso client 233

234 8.2.3 Abilitazione e disabilitazione dell archiviazione manuale Affinché Assistente archivio di GFI MailArchiver sia operativo, è necessario abilitare il metodo manuale di archiviazione. Per abilitare o disabilitare l archiviazione manuale: 1. Accedere a GFI MailArchiver con un utente con privilegi amministrativi. 2. Dalla pagina Configurazione selezionare Metodo di archiviazione. 3. Fare clic su Configura metodo di archiviazione. Schermata 90: Abilitare o disabilitare l archiviazione manuale 4. Eseguire una delle seguenti azioni: Per abilitare, selezionare la casella di controllo Archiviazione manuale. Per disabilitare, deselezionare la casella di controllo Archiviazione manuale. 5. Per completare la configurazione, fare clic su Salva. GFI MailArchiver 8 Configurazione dell accesso client 234

235 8.2.4 Modifica della disponibilità della scheda di Assistente archivio di GFI MailArchiver Per impostazione predefinita, la scheda di Assistente archivio di GFI MailArchiver è visibile a tutti gli utenti che si connettono a GFI MailArchiver. Per disabilitarne la visualizzazione agli utenti: 1. Nella pagina Accesso client fare clic su nella scheda Assistente archivio di GFI MailArchiver. 2. Selezionare un opzione e fare clic su Salva. Le opzioni disponibili sono: OPZIONE Solo amministratori Tutti gli utenti e gli amministratori Rende disponibile la scheda di Assistente archivio di GFI MailArchiver solo agli utenti che si connettono utilizzando i privilegi di amministratore di dominio. Rende disponibile a tutti gli utenti la scheda di Assistente archivio di GFI MailArchiver a prescindere dai loro privilegi di accesso Installazione manuale di Assistente archivio di GFI MailArchiver 1. Aprire GFI MailArchiver. 2. Fare clic sulla scheda Accesso client. 3. Dall area Assistente archivio, fare clic su Scarica Assistente archivio. Sul computer viene scaricato il seguente file: gfimailarchiverarchiveassistant.exe. 4. Adesso dovrebbe venire avviata in automatico la procedura guidata di installazione. Fare clic su Esegui e seguire la procedura guidata per l installazione. 5. Se la procedura guidata di installazione non si avvia in automatico, individuare e fare doppio clic sul file scaricato nel passaggio 3 di cui sopra. Per verificare che l installazione sia riuscita, controllare che i pulsanti di Archivio siano visibili in Microsoft Outlook Installazione di Archive Assistant tramite Oggetto Criteri di gruppo in Windows Server 2008 L installazione software Criteri di gruppo è un metodo che consente di installare le applicazioni automaticamente nell intera rete. Preparazione del software da installare 1. Scaricare il seguente pacchetto MSI di Assistente archivio di GFI MailArchiver da gfimailarchiverarchiveassistant.msi 2. Salvare il file scaricato in una cartella condivisa nella rete, accessibile da tutti i domini. 3. Individuare il file scaricato. Prendere nota del percorso della cartella per riferimenti futuri. 4. Fare clic su Start > Strumenti di amministrazione > Gestione criteri di gruppo. GFI MailArchiver 8 Configurazione dell accesso client 235

236 5. Espandere Foresta > Domini > nome dominio. Fare clic con il pulsante destro del mouse sul nome del dominio e selezionare Crea un oggetto Criteri di gruppo in questo dominio e crea qui un collegamento Immettere un nome per il nuovo oggetto Criteri di gruppo (GPO). Ad esempio: Assistente archivio di GFI MailArchiver. Fare clic su OK. 7. Fare clic con il pulsante destro del mouse sul GPO con collegamento appena creato, quindi selezionare Modifica. 8. Nella finestra Editor Gestione Criteri di gruppo, espandere Configurazione utente > Criteri > Impostazioni software > Installazione software. Per configurare l Oggetto criteri di gruppo da installare all accesso, fare clic con il pulsante destro del mouse su Installazione software > Nuovo > Pacchetto. 9. Immettere il percorso di rete della cartella condivisa che contiene il pacchetto MSI di Assistente archivio di GFI MailArchiver. Fare clic su OK. Durante la selezione del percorso del file msi assicurarsi che l'operazione venga effettuata attraverso 'Percorsi di rete', in modo che il nome della condivisione in GFI MailArchiver includa il percorso della condivisione di rete completo piuttosto che il percorso locale. 10. Nel pop-up Distribuzione del software, selezionare Assegnata e fare clic su OK. 11. Il nuovo pacchetto è stato aggiunto in Installazione software. Configurazione del file ADM Utilizzare un file modello amministrativo (ADM) per configurare e gestire le impostazioni di registro necessarie al componente aggiuntivo di GFI MailArchiver per la comunicazione con GFI MailArchiver. Per aggiungere un modello ADM: 1. Fare clic su Start > Strumenti di amministrazione > Gestione criteri di gruppo. 2. Espandere Foresta > Domini > nome dominio. Fare clic col tasto destro del mouse su Assistente archivio di GFI MailArchiver e selezionare Modifica. 3. Nella finestra Editor Gestione Criteri di gruppo, espandere Configurazione utente > Criteri > Impostazioni software > Installazione software. 4. Fare doppio clic sul pacchetto per aprire la finestra proprietà. 5. Nella scheda Distribuzione, selezionare Installa l'applicazione all'accesso. 6. Fare clic su Applica e OK per chiudere la finestra. 7. Nella finestra Gestione criteri di gruppo, espandere Foresta > Domini > nome dominio > Assistente archivio di GFI MailArchiver 8. Nel riquadro Filtri di protezione, fare clic su Aggiungi. 9. In Seleziona utente, computer o gruppo aggiungere Utenti di dominio e fare clic su OK. 10. In Gestione criteri di gruppo, espandere Foresta > Domini > Oggetti Criteri di gruppo. Fare clic con il pulsante destro del mouse su Assistente archivio di GFI MailArchiver e quindi su Modifica. 11. In Editore Gestione Criteri di gruppo, espandere Assistente archivio di GFI MailArchiver > Configurazione utente > Criteri > Modelli amministrativi. GFI MailArchiver 8 Configurazione dell accesso client 236

237 12. Fare clic con il pulsante destro del mouse su Modelli amministrativi, quindi selezionare Aggiunta/Rimozione modelli. 13. Fare clic su Aggiungi. 20. Aprire la cartella di installazione di GFI MailArchiver(percorso predefinito C:\Program Files\GFI\MailArchiver) e aprire la cartella Client Tools. 14. Individuare gfiapps.adm e fare clic su Apri per aggiungere il modello. Fare clic su Chiudi. Configurazione del percorso del server di GFI MailArchiver 1. In Editore Gestione Criteri di gruppo, espandere GFI MailArchiver File Archive Assistant > Configurazione utente > Criteri > Modelli amministrativi classici (ADM) > GFI Applications. 2. Fare doppio clic sul percorso del server di GFI MailArchiver. 3. Selezionare il pulsante di opzione Abilitato. 4. Nel campo URL server, digitare l URL di GFI MailArchiver (ad esempio: Fare clic su Applica e OK per chiudere la finestra. 5. Adesso la configurazione dovrebbe essere completa. Assistente archivio di GFI MailArchiver verrà installato al prossimo avvio di ciascun computer client. Per controllare l installazione, verificare che la barra degli strumenti di Assistente archivio di GFI MailArchiver sia visibile in Microsoft Outlook. Per informazioni sull uso di Assistente archivio di GFI MailArchiver, fare riferimento al manuale di Assistente archivio di GFI MailArchiver disponibile all indirizzo indicato di seguito: Configurazione di Assistente archivio di GFI MailArchiver Quando Assistente archivio di GFI MailArchiver è installato, le impostazioni predefinite sono sufficienti per il funzionamento del componente aggiuntivo. Tuttavia, è possibile personalizzare varie impostazioni in base alle preferenze dell utente. Per modificare le impostazioni predefinite: 1. Aprire Microsoft Outlook. 2. Nella barra multifunzione di Microsoft Outlook, fare clic su Assistente archivio. 3. Nell'elenco a discesa selezionare Impostazioni. GFI MailArchiver 8 Configurazione dell accesso client 237

238 Schermata 91: Assistente archivio di GFI MailArchiverImpostazioni di configurazione di. 4. Selezionare la scheda Connessione. 5. Nell area Autenticazione, specificare uno o entrambi i metodi di autenticazione: OPZIONE Autenticazione Windows Assistente archivio di GFI MailArchiver utilizza le credenziali Windows dell utente per connettersi al server GFI MailArchiver. Questo metodo viene utilizzato quando si lavora in un ambiente Intranet e si è connessi allo stesso dominio Active Directory del server GFI MailArchiver. Autenticazione personalizzata Selezionare questo metodo di autenticazione per connettersi a GFI MailArchiver da una posizione remota esterna alla rete dell organizzazione. Il Nome utente e la Password forniti qui vengono autenticati nel server GFI MailArchiver. IMPORTANTE Se sul server è configurata l autenticazione basata su form, Assistente archivio di GFI MailArchiver richiede l autenticazione personalizzata. 6. Nell area Indirizzo servizio per GFI MailArchiver, selezionare dalle opzioni seguenti: GFI MailArchiver 8 Configurazione dell accesso client 238

239 OPZIONE Predefinito Personalizzato Ignora errori criterio SSL Questo campo contiene l indirizzo del server se Assistente archivio di GFI MailArchiver è installato tramite Oggetto Criteri di gruppo e l amministratore di sistema ha distribuito l indirizzo server. Se il campo è vuoto, quando si tenta di archiviare un messaggio di posta, viene visualizzato un errore. Specificare manualmente l indirizzo di installazione di GFI MailArchiver. Questa opzione è abilitata per impostazione predefinita. Consente a Assistente archivio di GFI MailArchiver di connettersi a GFI MailArchiver, ignorando gli errori del criterio SSL durante la convalida del certificato remoto fornito da GFI MailArchiver per l autenticazione. Consente agli utenti di connettersi al server GFI MailArchiver mediante SSL, anche se il server utilizza un certificato autofirmato, scaduto, cancellato, danneggiato o altrimenti non valido. IMPORTANTE L indirizzo assistenza per GFI MailArchiver è sempre impostato su Predefinito, anche se Assistente archivio di GFI MailArchiver è stato installato manualmente. Se il campo è vuoto, effettuare le azioni indicate di seguito: 1. Contattare l amministratore di sistema e richiedere l indirizzo server 2. Fare clic sul pulsante Personalizzato e digitare l indirizzo fornito nel relativo campo. 7. Fare clic sulla scheda Archiviazione manuale. In Generale, configurare le seguenti Opzioni di archiviazione: OPZIONE Riprova automaticamente in caso di errore reversibile Chiudi automaticamente finestra di dialogo al termine Una volta selezionato, Assistente archivio di GFI MailArchiver effettua in automatico un nuovo tentativo di archiviazione del messaggio selezionato quando viene rilevato e risolto un problema. Per chiudere automaticamente la finestra di dialogo Avanzamento archivio dopo l archiviazione del messaggio selezionato, scegliere questa opzione. 8. Fare clic sulla scheda Elimina opzioni. 9. Configurare le opzioni seguenti per i messaggi di posta e per gli elementi di calendario all interno di Microsoft Outlook: OPZIONE Non eliminare i messaggi archiviati Elimina subito in modo permanente i messaggi archiviati Selezionare questa opzione per impedire che tutti i messaggi o gli elementi di calendario vengano eliminati dopo l archiviazione. Se selezionata, i messaggi o gli elementi di calendario verranno eliminati non appena vengono archiviati. GFI MailArchiver 8 Configurazione dell accesso client 239

240 OPZIONE Elimina in modo permanente i messaggi archiviati dopo N giorni Esegui criterio di eliminazione sui messaggi già archiviati Specificare il numero di giorni durante i quali mantenere una copia locale dei messaggi o degli elementi di calendario dopo l archiviazione (l impostazione predefinita è 30 giorni). Se abilitata, il metodo di conservazione selezionato viene applicato a tutti i messaggi di posta o elementi di calendario vecchi, archiviati ma non ancora eliminati. Se questa opzione non viene selezionata, l eliminazione dei messaggi verrà applicata solo ai messaggi di posta/elementi di calendario archiviati da tale giorno in poi. Queste impostazioni non influiscono sui messaggi di posta e sugli elementi di calendario memorizzati nel magazzino archivi di GFI MailArchiver e a loro volta non sono interessate dai criteri di conservazione configurati in GFI MailArchiver. 10. Fare clic su OK. 8.3 Distribuzione di File Archive Assistant GFI MailArchiver File Archive Assistant consente agli utenti di archiviare i file come documenti e immagini. Questa operazione può essere eseguita manualmente da qualsiasi percorso sul loro computer o automaticamente, collocando i file da archiviare in una cartella sincronizzata con GFI MailArchiver. GFI MailArchiver File Archive Assistant può essere installato manualmente o tramite gli Oggetti Criteri di gruppo Active Directory. IMPORTANTE Gli elementi archiviati mediante GFI MailArchiver File Archive Assistant verranno archiviati a prescindere dalla regole impostate nell archiviazione basata su regole. La distribuzione di GFI MailArchiver File Archive Assistant richiede i passaggi seguenti: PASSAGGIO Passaggio 1 Passaggio 2 Passaggio 3 Passaggio 4 Passaggio 5 Download di File Archive Assistant Installazione di GFI MailArchiver File Archive Assistant sui computer client Configurazione di ruoli e autorizzazioni per l archiviazione file Configurazione di File Archive Assistant Configurazione impostazioni predefinite File Archive Assistant GFI MailArchiver 8 Configurazione dell accesso client 240

241 8.3.1 Requisiti di sistema - Assistente archivio di GFI MailArchiverGFI MailArchiver File Archive Assistant Software IMPORTANTE Il computer dove viene distribuito deve potersi connettere al server di GFI MailArchiver. SOFTWARE Sistemi operativi supportati Windows 8 e 8.1 Windows 7 Windows Vista Windows Server 2003 Windows Server 2008 Altri componenti obbligatori Windows Server 2012 Porta 80 HTTP (o la porta 443 HTTPS predefinita per connessioni sicure) - utilizzata per la connessione a GFI MailArchiver. Profilo client Microsoft.NET Framework 4 Quando viene utilizzato uno strumento di filtro web, dev essere configurato per consentire tutte le richieste HTTP tra il server di GFI MailArchiver e Assistente archivio di GFI MailArchiver/GFI MailArchiver File Archive Assistant. Assicurarsi che l indirizzo IP del server di GFI MailArchiver, il nome NETBIOS e DNS non siano bloccati dal filtro web. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a: Hardware COMPONENTE REQUISITI Processore Processore da 1 GHz o superiore. Memoria Minimo: 512 MB di RAM Consigliato: 2 GB di RAM Archiviazione fisica Sono necessari 200 MB di spazio fisico su disco per l installazione di. non può essere installato in un server Microsoft Exchange Server. GFI MailArchiver 8 Configurazione dell accesso client 241

242 8.3.2 Modifica della disponibilità della scheda File Archive Assistant Per impostazione predefinita, la scheda di GFI MailArchiver File Archive Assistant è visibile a tutti gli utenti che si connettono a GFI MailArchiver. Per disabilitarne la visualizzazione agli utenti: 1. Nella pagina Accesso client fare clic su nella scheda GFI MailArchiver File Archive Assistant. 2. Selezionare un opzione e fare clic su Salva. Le opzioni disponibili sono: OPZIONE Solo amministratori Tutti gli utenti e gli amministratori Rende disponibile la scheda di GFI MailArchiver File Archive Assistant solo agli utenti che si connettono utilizzando i privilegi di amministratore di dominio. Rende disponibile a tutti gli utenti la scheda di GFI MailArchiver File Archive Assistant a prescindere dai loro privilegi di accesso Configurazione impostazioni predefinite File Archive Assistant GFI MailArchiver File Archive Assistant è un piccolo agente lato client che consente agli utenti di archiviare manualmente i file da qualsiasi percorso sul loro computer. Gli utenti possono anche configurare cartelle sincronizzate da cui GFI MailArchiver può archiviare automaticamente i file. Configurare Impostazioni predefinite File Archive Assistant per consentire ai client di GFI MailArchiver File Archive Assistant installati nella rete di ereditare le impostazioni di configurazione. Il Riepilogo impostazioni predefinite File Archive Assistant situato in Configurazione > File Archive Assistant elenca le impostazioni attualmente configurate. Per configurare o aggiornare Impostazioni predefinite File Archive Assistant : 1. In GFI MailArchiver, selezionare Configurazione > File Archive Assistant. 2. Fare clic su Aggiorna impostazioni predefinite File Archive Assistant. 3. Configurare i dati seguenti: OPZIONE Intervallo di polling Abilita cartella sincronizzata predefinita Definisce l intervallo in minuti in cui GFI MailArchiver esegue il polling delle cartelle sincronizzate sui computer client per recuperare i file da archiviare. Quando abilitata, verrà eseguito il push della cartella specificata nel campo Cartella sincronizzata predefinita a tutti i computer client dove è installato GFI MailArchiver File Archive Assistant. Se la cartella non esiste nel computer client, verrà creata automaticamente. Qualsiasi file collocato all interno di questa cartella verrà sincronizzato con MailArchiver. Questa funzionalità è finalizzata all automazione della procedura di configurazione per GFI MailArchiver File Archive Assistant. GFI MailArchiver 8 Configurazione dell accesso client 242

243 OPZIONE Percorso predefinito cassetta postale di destinazione Dimensioni massime file Includi/escludi estensioni Il percorso impostato in Percorso predefinito cassetta postale di destinazione determina la struttura vista dall utente nella scheda Archivio della UI Web di GFI MailArchiver. Il nome predefinito della cartella predefinita è impostato su Sync Files. Definire le dimensioni massime dei file da archiviare. I file che superano le dimensioni massime non sono archiviati. Utilizzare questo campo per gestire l elenco esistente dei tipi di file Configurazione ruoli e autorizzazioni per l archiviazione file Per configurare i ruoli e le autorizzazioni necessarie per l archiviazione file: 1. Accedere a GFI MailArchiver con un utente con privilegi amministrativi. 2. Dalla pagina Configurazione selezionare Ruoli e autorizzazioni. 3. Dall elenco disponibile, selezionare un ruolo che si applica agli utenti configurati e fare clic su Configura ruolo. Altrimenti, creare un nuovo ruolo facendo clic su Aggiungi nuovo ruolo. 4. Accertarsi che il ruolo selezionato disponga dell autorizzazione abilitata per Archiviazione File Archive Assistant. 5. Per completare la configurazione, fare clic su Salva Download di File Archive Assistant GFI MailArchiver File Archive Assistant può essere scaricato da GFI MailArchiver come file eseguibile: 1. Nel computer in cui si desidera installare GFI MailArchiver File Archive Assistant, accedere a GFI MailArchiver utilizzando l interfaccia utente Web. 2. Accedere a Accesso client > File Archive Assistant. 3. Selezionare una delle seguenti opzioni: OPZIONE Scarica la versione a 32 bit Scarica la versione a 64 bit 4. Selezionare Esegui per avviare immediatamente la procedura guidata di installazione, oppure Salva per scaricare il file di installazione nel percorso desiderato, quindi fare doppio clic sul file scaricato per eseguirlo. 5. Seguire la procedura guidata di installazione per completare l installazione. Vedere anche: Configurazione di File Archive Assistant GFI MailArchiver 8 Configurazione dell accesso client 243

244 Utilizzo di un modello ADM I file dei modelli amministrativi (ADM) facilitano la gestione centralizzata dei computer e degli utenti in un ambiente Active Directory. Utilizzare un modello ADM per configurare e gestire le impostazioni di registro necessario affinché il componente aggiuntivo GFI MailArchiver possa comunicare con il server di GFI MailArchiver. Per aggiungere un modello amministrativo: a. Dal prompt dei comandi digitare: mmc.exe b. Premere Invio per avviare Microsoft Management Console. c. Fare clic su File > Aggiungi/Rimuovi snap-in e fare clic su Aggiungi... d. Selezionare lo snap-in Editor oggetti Criteri di gruppo e fare clic su Aggiungi. e. Fare clic su Sfoglia e scegliere i criteri di dominio da modificare. f. Selezionare i criteri di dominio e scegliere OK. g. Fare clic su Fine per chiudere la finestra di dialogo Selezione oggetto Criteri di gruppo. Fare clic su Chiudi per chiudere la finestra di dialogo 'Aggiungi snap-in in autonomo', quindi su OK per chiudere la finestra di dialogo 'Aggiungi/Rimuovi snap-in' e tornare a Microsoft Management Console. h. Selezionare Directory principale console > <criteri di dominio> > Configurazione utente, fare clic con il pulsante destro del mouse su Modelli amministrativi, quindi selezionare Aggiunta/Rimozione modelli. i. Fare clic su Aggiungi, selezionare il file gfiapps_it.adm nel percorso: <Program Files\GFI\MailArchiver\Client Tools> e fare clic su Apri. j. Per tornare a Microsoft Management Console, fare clic su Chiudi Download del pacchetto MSI di File Archive Assistant GFI MailArchiver File Archive Assistant può essere scaricato da DownloadMSI10.0 come pacchetto MSI. Il file MSI potrà quindi essere utilizzato per installare GFI MailArchiver File Archive Assistant mediante Oggetto Criteri di gruppo. Salvare il pacchetto MSI di GFI MailArchiver File Archive Assistant in una cartella condivisa della rete. Assicurarsi che la cartella condivisa abbia proprietà di lettura. Prendere nota del percorso della cartella per riferimenti futuri Installazione di File Archive Assistant tramite Oggetti Criteri di gruppo - Windows Server 2008 L installazione del software tramite Criteri di gruppo è un metodo che consente di installare automaticamente le applicazioni all interno dell intera rete. Preparazione del software da installare 1. Scaricare uno dei seguenti pacchetti MSI di GFI MailArchiver File Archive Assistant da GFI MailArchiver 8 Configurazione dell accesso client 244

245 MAR_FileArchiveAssistant_32bit.msi (programma di installazione per computer Microsoft Windows a 32 bit) MAR_FileArchiveAssistant_64bit.msi (programma di installazione per computer Microsoft Windows a 64 bit) Durante la distribuzione della versione 32 bit di GFI MailArchiver File Archive Assistant, assicurarsi che i criteri di dominio utilizzati contengano solo i computer dove è in esecuzione la versione a 32 bit di Microsoft Windows. Similmente, accertarsi che, durante la distribuzione della versione 64 bit di GFI MailArchiver File Archive Assistant, i criteri di dominio utilizzati contengano solo i computer dove è in esecuzione la versione a 64 bit di Microsoft Windows. 2. Salvare il file scaricato in una cartella condivisa nella rete, accessibile da tutti i domini. 3. Individuare il file scaricato. Prendere nota del percorso della cartella per riferimenti futuri. 4. Fare clic su Start > Strumenti di amministrazione > Gestione criteri di gruppo. 5. Espandere Foresta > Domini > nome dominio. Fare clic con il pulsante destro del mouse sul nome del dominio e selezionare Crea un oggetto Criteri di gruppo in questo dominio e crea qui un collegamento Immettere un nome per il nuovo oggetto Criteri di gruppo (GPO). Ad esempio: GFI MailArchiver File Archive Assistant. Fare clic su OK. 7. Fare clic con il pulsante destro del mouse sul GPO con collegamento appena creato, quindi selezionare Modifica. 8. Nella finestra Editor Gestione Criteri di gruppo, espandere Configurazione utente > Criteri > Impostazioni software > Installazione software. Per configurare l Oggetto criteri di gruppo da installare all accesso, fare clic con il pulsante destro del mouse su Installazione software > Nuovo > Pacchetto. 9. Immettere il percorso di rete della cartella condivisa che contiene il pacchetto MSI GFI MailArchiver File Archive Assistant. Fare clic su OK. Durante la selezione del percorso del file msi assicurarsi che l'operazione venga effettuata attraverso 'Percorsi di rete', in modo che il nome della condivisione in GFI MailArchiver includa il percorso della condivisione di rete completo piuttosto che il percorso locale. 10. Nel pop-up Distribuzione del software, selezionare Assegnata e fare clic su OK. 11. Il nuovo pacchetto è stato aggiunto in Installazione software. Configurazione del file ADM Utilizzare un file modello amministrativo (ADM) per configurare e gestire le impostazioni di registro necessario affinché il componente aggiuntivo GFI MailArchiver possa comunicare con il server di GFI MailArchiver. Per aggiungere un modello ADM: 1. Fare clic su Start > Strumenti di amministrazione > Gestione criteri di gruppo. GFI MailArchiver 8 Configurazione dell accesso client 245

246 2. Espandere Foresta > Domini > nome dominio. Fare clic col tasto destro del mouse su GFI MailArchiver File Archive Assistant e selezionare Modifica. 3. Nella finestra Editor Gestione Criteri di gruppo, espandere Configurazione utente > Criteri > Impostazioni software > Installazione software. 4. Fare doppio clic sul pacchetto per aprire la finestra proprietà. 5. Nella scheda Distribuzione, selezionare Installa l'applicazione all'accesso. 6. Fare clic su Applica e OK per chiudere la finestra. 7. Nella finestra Gestione criteri di gruppo, espandere Foresta > Domini > nome dominio > GFI MailArchiver File Archive Assistant 8. Nel riquadro Filtri di protezione, fare clic su Aggiungi. 9. In Seleziona utente, computer o gruppo aggiungere Utenti di dominio e fare clic su OK. 10. In Gestione criteri di gruppo, espandere Foresta > Domini > Oggetti Criteri di gruppo. Fare clic con il pulsante destro del mouse su GFI MailArchiver File Archive Assistant e quindi su Modifica. 11. In Editore Gestione Criteri di gruppo, espandere GFI MailArchiver File Archive Assistant > Configurazione utente > Criteri > Modelli amministrativi. 12. Fare clic con il pulsante destro del mouse su Modelli amministrativi, quindi selezionare Aggiunta/Rimozione modelli. 13. Fare clic su Aggiungi. 20. Aprire la cartella di installazione di GFI MailArchiver(percorso predefinito C:\Program Files\GFI\MailArchiver) e aprire la cartella Client Tools. 14. Individuare gfiapps.adm e fare clic su Apri per aggiungere il modello. Fare clic su Chiudi. Configurazione del percorso del server di GFI MailArchiver 1. In Editore Gestione Criteri di gruppo, espandere GFI MailArchiver File Archive Assistant > Configurazione utente > Criteri > Modelli amministrativi > Modelli amministrativi classici (ADM) > GFI Applications. 2. Fare doppio clic sul percorso del server di GFI MailArchiver. 3. Selezionare il pulsante di opzione Abilitato. 4. Nel campo URL server, digitare l URL di GFI MailArchiver (ad esempio: Fare clic su Applica e OK per chiudere la finestra. 5. Adesso la configurazione dovrebbe essere completa. GFI MailArchiver File Archive Assistant verrà installato al prossimo avvio di ciascun computer client Configurazione di File Archive Assistant GFI MailArchiver File Archive Assistant può essere installato manualmente o dall amministratore di sistema utilizzando oggetto Criteri di gruppo (GPO). Per entrambi i tipi di installazione, l URL del server di GFI MailArchiver deve essere configurato. Questo è l indirizzo utilizzato da GFI MailArchiver File Archive Assistant per la connessione a GFI MailArchiver. Al momento di accedere al computer, dovrebbe essere possibile utilizzare GFI MailArchiver File Archive Assistant. Tuttavia, se l autenticazione ha esito negativo, è possibile modificare le impostazioni di connessione che consentono a GFI MailArchiver File Archive Assistant di comunicare con il server di GFI MailArchiver. Per configurare manualmente GFI MailArchiver File Archive Assistant: GFI MailArchiver 8 Configurazione dell accesso client 246

247 1. Nella barra degli strumenti del desktop di Microsoft Windows, fare clic con il pulsante destro del mouse sull icona GFI MailArchiver File Archive Assistant. 2. Nella scheda Connessione configurare le opzioni seguenti: OPZIONE Autenticazione Windows Autenticazione personalizzata Indirizzo server per GFI MailArchiver Ignora errori criterio SSL GFI MailArchiver File Archive Assistant utilizza le credenziali Windows dell utente per connettersi al server GFI MailArchiver. Questo metodo viene utilizzato quando si lavora in un ambiente Intranet e si è connessi allo stesso dominio Active Directory del server GFI MailArchiver. Selezionare questo metodo di autenticazione per connettersi a GFI MailArchiver da una posizione remota esterna alla rete dell organizzazione. Il Nome utente e la Password forniti qui vengono autenticati nel server GFI MailArchiver. Fornire l indirizzo server dove è installato GFI MailArchiver. Se GFI MailArchiver File Archive Assistant è installato tramite Oggetto Criteri di gruppo, l indirizzo server viene fornito automaticamente nel campo Predefinito. Se il campo è vuoto, quando si tenta di archiviare un messaggio di posta, viene visualizzato un errore. Quando questa opzione è abilitata, GFI MailArchiver File Archive Assistant ignora gli errori del certificato di sicurezza mentre tenta la connessione al server di GFI MailArchiver. Ciò consente agli utenti di connettersi al server GFI MailArchiver mediante SSL, anche se il server utilizza un certificato autofirmato, scaduto, cancellato, danneggiato o altrimenti non valido. Un utente può selezionare sia il metodo di autenticazione Windows che quello di autenticazione personalizzata, fermo restando che le credenziali dell utente inserite nel campo Autenticazione personalizzata siano dello stesso utente connesso al computer. L applicazione proverà a utilizzare Autenticazione Windows per impostazione predefinita, ma se non dovesse riuscire, tenterà con le impostazioni di Autenticazione personalizzata. IMPORTANTE Se si è connessi a Windows e si inseriscono le credenziali di Autenticazione personalizzata per un altro utente, l intera cronologia attività verrà cancellata e le Cartelle di sincronizzazione saranno disabilitate. Sarà necessario creare nuove cartelle sincronizzate per il nuovo utente (una cartella sincronizzata predefinita viene creata automaticamente se questa funzione è configurata in GFI MailArchiver). 3. Fare clic su Applica. 4. Fare clic su OK. 8.4 Distribuzione di GFI MailArchiver App per Windows 8/RT GFI MailArchiver Touch App consente agli utenti di connettersi al loro archivio da Windows 8 o Windows RT. Gli utenti possono cercare nel magazzino archivio di GFI MailArchiver e accedere ai messaggi, file, fax e SMS archiviati. GFI MailArchiver Touch App può essere scaricato da: GFI MailArchiver 8 Configurazione dell accesso client 247

248 8.4.1 Requisiti di sistema OPZIONE Processori supportati Sistemi operativi supportati Altro x86, x64, ARM Microsoft Windows 8, 8.1 o RT Connessione HTTP al server GFI MailArchiver Configurazione di GFI MailArchiver Touch App Dopo aver scaricato GFI MailArchiver Touch App, è necessario configurare le impostazioni di connessione che consentono all app di scaricare i dati dal server di GFI MailArchiver. 1. Aprire GFI MailArchiver Touch App. GFI MailArchiver 8 Configurazione dell accesso client 248

249 2. Immettere le seguenti informazioni: OPZIONE Host URL Username/ Address Password Domain Digitare il nome del server dove è installato GFI MailArchiver. Inserire l indirizzo di GFI MailArchiver nel formato [servername]/mailarchiver Immettere il nome utente utilizzato per accedere all interfaccia utente di GFI MailArchiver o il proprio indirizzo . Inserire la password associata al proprio nome utente o indirizzo di posta elettronica di GFI MailArchiver. Immettere l indirizzo del dominio Active Directory dove è installato GFI MailArchiver: GFI MailArchiver 8 Configurazione dell accesso client 249

250 OPZIONE Number of Search Results Live Tile Enabled Immettere il numero di risultati che GFI MailArchiver Touch App deve visualizzare. Selezionare questa opzione per visualizzare i dati dinamici nella tile di GFI MailArchiver Touch App sul desktop. 3. (Facoltativo) Se è necessario cancellare i dati precedentemente inseriti, fare clic su Reset. 4. Per continuare, fare clic su Save Settings. 8.5 Configurazione dell accesso client IMAP GFI MailArchiver IMAP GFI MailArchiver supporta una varietà di client di posta elettronica che utilizzano IMAP per trasferire i messaggi di posta archiviati dai magazzini archivio al client di posta. Gli utenti possono accedere ai propri messaggi di posta archiviati, utilizzando uno dei client di posta supportati che seguono: Applicazioni Android Apple Mail Applicazione di posta ios5 Microsoft Outlook 2003 Microsoft Outlook 2007 Microsoft Outlook 2010 Microsoft Outlook 2013 Microsoft Outlook 2011 per Mac Mozilla Thunderbird Windows Live Mail Internet Message Access Protocol (IMAP) è un protocollo Internet per il recupero dei messaggi di posta elettronica. Quando IMAP è abilitato per la prima volta, si può notare un ritardo finché il client di posta non si sincronizza con GFI MailArchiver per il recupero dei messaggi archiviati. Visualizzazione delle cassette postali condivise In qualità di utente con accesso alle cassette postali di altri utenti, è possibile utilizzare l account IMAP per visualizzare le cassette di posta condivise alle quali è possibile accedere. A tale scopo, è necessario configurare un nuovo account per ciascuna cassetta postale condivisa. Seguire le istruzioni relative alla creazione di un nuovo account per client IMAP del client di posta elettronica desiderato. In ogni caso, per il nome utente, utilizzare il seguente formato: <indirizzo personale> <indirizzo utente> e la propria password. Funzionalità di eliminazione e rinomina cartelle ed eliminazione posta GFI MailArchiver 2014 e versioni successive offrono la funzionalità di eliminazione e rinomina cartelle ed eliminazione posta al momento di connettersi a IMAP con uno dei client supportati. GFI MailArchiver 8 Configurazione dell accesso client 250

251 IMPORTANTE Per configurare i client di posta per l uso di IMAP, è necessario configurare innanzitutto il server IMAP. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Configurazione del server IMAP (pagina 197) Configurazione IMAP in Apple Mail 3.0 Seguire queste istruzioni per configurare IMAP in Apple Mail 3.0: La configurazione seguente richiede una connessione a Internet. 1. Fare clic su Mail > Preferenze Dalla scheda Account, fare clic sul pulsante + per aggiungere un nuovo account. 3. Immettere le seguenti informazioni: OPZIONE Nome completo: Indirizzo Password: VALORE [nome dell utente] [indirizzo di posta elettronica completo] [password dell utente] 4. Fare clic su Continua. 5. Immettere le informazioni seguenti per il server di posta in entrata: OPZIONE Tipo account: Descrizione Server di posta in entrata: Nome utente: Password: VALORE Selezionare IMAP Immettere la descrizione account [Nome server IMAP] [indirizzo di posta elettronica completo] [password dell utente] 6. Fare clic su Continua per visualizzare la schermata Sicurezza della posta in entrata. 7. Selezionare Usa SSL (Secure Sockets Layer) per connettersi a GFI MailArchiver utilizzando una connessione crittografata. Se SSL non è abilitato, la connessione risulterà non crittografata. 8. Immettere le informazioni seguenti per il server di posta in uscita: OPZIONE Server di posta in uscita: Utilizza autenticazione: Nome utente: Password: VALORE [Nome server SMTP server] selezionato [Nome utente] [password dell utente] GFI MailArchiver 8 Configurazione dell accesso client 251

252 9. Fare clic su Continua. 10. Rivedere Riepilogo account e fare clic su Crea. 11. Selezionare l account appena creato. 12. Nella scheda Avanzate, immettere le seguenti informazioni: OPZIONE Porta Utilizza SSL VALORE Utilizzare il numero di porta predefinito o quello specificato dall amministratore di sistema. Selezionare per connettersi a GFI MailArchiver utilizzando una connessione crittografata Configurazione IMAP in ios5 Seguire queste istruzioni per configurare IMAP in ios5: La configurazione seguente richiede una connessione a Internet. 1. Toccare Impostazioni e selezionare Posta, contatti, calendari. 2. Nella sezione Account, toccareaggiungi account. 3. Dall elenco, selezionare Altro. 4. Selezionare Aggiungi account Mail e inserire le seguenti informazioni: OPZIONE Nome: Indirizzo: Password: Descrizione: VALORE [nome dell utente] [indirizzo di posta elettronica completo] [password dell utente] [descrizione significativa] 5. Toccare Avanti. Il dispositivo si connette a Internet e verifica l account. 6. Selezionare IMAP e inserire le seguenti informazioni: DATI SERVER POSTA IN ARRIVO: Nome host: Nome utente: Password: DATI SERVER POSTA IN USCITA: Nome host: Nome utente: Password: VALORE [Nome server IMAP] [indirizzo di posta elettronica completo] [password dell utente] VALORE [Nome server SMTP server] [Nome utente] [password dell utente] È necessario che l amministratore di sistema fornisca i dettagli del server di posta in uscita. GFI MailArchiver 8 Configurazione dell accesso client 252

253 7. Toccare Avanti. Se si riceve un errore che indica Impossibile connettersi con SSL, toccare Sì per procedere senza SSL, quindi toccare Salva. SSL può essere configurato dopo il salvataggio del nuovo account di posta elettronica. Se SSL non è abilitato, la connessione risulterà non crittografata. 8. Da Posta, contatti, calendari, individuare l account creato nella sezione Account. 9. Toccare il nome account e scorrere fino a Avanzate. 10. In Impostazioni posta in entrata, modificare il numero della porta server nel numero della porta predefinita44143 o nel numero di porta specificato dall amministratore di sistema. 11. Toccare Usa SSL per attivarlo. 12. Toccare Avanti. Il dispositivo verificherà le informazioni inserite Configurazione IMAP in Microsoft Outlook Avviare Outlook. 2. Nel menu Strumenti, fare clic su Account di posta elettronica. 3. In Account di posta elettronica, fare clic suaggiungi nuovo account di posta elettronica, quindi fare clic su Avanti. 4. Fare clic su IMAP come tipo di account creato, quindi su Avanti. 5. Nella sezione Informazioni utente, inserire le seguenti informazioni: OPZIONE Nome: Indirizzo posta elettronica: VALORE [nome dell utente] [indirizzo di posta elettronica completo] 6. Nella sezione Informazioni server, inserire le informazioni seguenti: OPZIONE Server di posta in entrata (IMAP): Server posta in uscita (SMTP): VALORE [Nome server IMAP] [Nome server SMTP fornito dall amministratore di sistema] 7. Nella sezione Informazioni di accesso, inserire le seguenti informazioni: OPZIONE Nome utente: Password: VALORE [indirizzo di posta elettronica completo] [password dell utente] 8. Fare clic su Altre impostazioni > Impostazioni avanzate e inserire le seguenti informazioni: OPZIONE Server di posta in entrata (IMAP): Questo server richiede una connessione crittografata VALORE Utilizzare il numero di porta predefinito o quello specificato dall amministratore di sistema. Selezionare questa opzione per connettersi utilizzando una connessione crittografata. GFI MailArchiver 8 Configurazione dell accesso client 253

254 Se SSL non è abilitato, la connessione risulterà non crittografata. 9. Dopo aver completato l inserimento di queste informazioni di configurazione, fare clic su Avanti, quindi su Fine Configurazione IMAP in Microsoft Outlook Avviare Outlook. 2. Nel menu Strumenti, fare clic su Opzioni. 3. Nella scheda Impostazioni di posta, fare clic su Account di posta elettronica. 4. Fare clic su Nuovo. 5. Nella finestra di dialogo Configurazione automatica account, selezionare Configura manualmente le impostazioni del server o tipi di server aggiuntivi, quindi fare clic su Avanti. 6. Fare clic su Posta Internet, quindi fare clic su Avanti. 7. Nella sezione Informazioni utente, inserire le seguenti informazioni: OPZIONE Nome: Indirizzo posta elettronica: VALORE [nome dell utente] [indirizzo di posta elettronica completo] 8. Nella sezione Informazioni server, inserire le informazioni seguenti: OPZIONE Tipo account: Server di posta in entrata: Server posta in uscita (SMTP): VALORE IMAP [Nome server IMAP] [Nome server SMTP fornito dall amministratore di sistema] 9. Nella sezione Informazioni di accesso, inserire le seguenti informazioni: OPZIONE Nome utente: Password: VALORE [indirizzo di posta elettronica completo] [password dell utente] 10. Fare clic su Altre impostazioni > Impostazioni avanzate e inserire le seguenti informazioni: OPZIONE Server di posta in entrata (IMAP): Utilizzare il tipo di connessione crittografata seguente: VALORE Utilizzare il numero di porta predefinito o quello specificato dall amministratore di sistema. Selezionare il metodo di crittografia fornito dall amministratore di sistema. Se richiesto, accettare il certificato di protezione. GFI MailArchiver 8 Configurazione dell accesso client 254

255 Se viene selezionato NESSUNO, la connessione risulterà non crittografata. 11. Dopo aver completato l inserimento di queste informazioni di configurazione, fare clic su Avanti, quindi su Fine Configurazione IMAP in Microsoft Outlook Avviare Outlook. 2. Nel menu File, fare clic su Info, quindi su Impostazioni account. 3. Selezionare Impostazioni account dall elenco. 4. Nella scheda Posta elettronica, fare clic su Nuovo. 5. Selezionare la casella di controllo Configura manualmente le impostazioni del server o tipi di server aggiuntivi, quindi fare clic su Avanti. 6. Fare clic su Posta Internet, quindi fare clic su Avanti. 7. Nella sezione Informazioni utente, inserire le seguenti informazioni: OPZIONE Nome: Indirizzo posta elettronica: VALORE [nome dell utente] [indirizzo di posta elettronica completo] 8. Nella sezione Informazioni server, inserire le informazioni seguenti: OPZIONE Tipo account: Server di posta in entrata: Server posta in uscita (SMTP): VALORE IMAP [Nome server IMAP] [Nome server SMTP fornito dall amministratore di sistema] 9. Nella sezione Informazioni di accesso, inserire le seguenti informazioni: OPZIONE Nome utente: Password: VALORE [indirizzo di posta elettronica completo] [password dell utente] 10. Fare clic su Altre impostazioni > Impostazioni avanzate e inserire le seguenti informazioni: OPZIONE Server di posta in entrata (IMAP): Utilizzare il tipo di connessione crittografata seguente: VALORE Utilizzare il numero di porta predefinito o quello specificato dall amministratore di sistema. Selezionare il metodo di crittografia fornito dall amministratore di sistema. Se richiesto, accettare il certificato di protezione. GFI MailArchiver 8 Configurazione dell accesso client 255

256 Se viene selezionato NESSUNO, la connessione risulterà non crittografata. 11. Dopo aver completato l inserimento di queste informazioni di configurazione, fare clic su Avanti, quindi su Fine Configurazione IMAP in Microsoft Outlook Avviare Outlook. 2. Nel menu File, fare clic su Info, quindi su Impostazioni account. 3. Selezionare Impostazioni account dall elenco. 4. Nella scheda Posta elettronica, fare clic su Nuovo. 5. Selezionare la casella di controllo Configura manualmente le impostazioni del server o tipi di server aggiuntivi, quindi fare clic su Avanti. 6. Fare clic su Posta Internet, quindi fare clic su Avanti. 7. Nella sezione Informazioni utente, inserire le seguenti informazioni: OPZIONE Nome: Indirizzo posta elettronica: VALORE [nome dell utente] [indirizzo di posta elettronica completo] 8. Nella sezione Informazioni server, inserire le informazioni seguenti: OPZIONE Tipo account: Server di posta in entrata: Server posta in uscita (SMTP): VALORE IMAP [Nome server IMAP] [Nome server SMTP fornito dall amministratore di sistema] 9. Nella sezione Informazioni di accesso, inserire le seguenti informazioni: OPZIONE Nome utente: Password: VALORE [indirizzo di posta elettronica completo] [password dell utente] 10. Fare clic su Altre impostazioni > Impostazioni avanzate e inserire le seguenti informazioni: OPZIONE Server di posta in entrata (IMAP): Utilizzare il tipo di connessione crittografata seguente: VALORE Utilizzare il numero di porta predefinito o quello specificato dall amministratore di sistema. Selezionare il metodo di crittografia fornito dall amministratore di sistema. Se richiesto, accettare il certificato di protezione. GFI MailArchiver 8 Configurazione dell accesso client 256

257 Se viene selezionato NESSUNO, la connessione risulterà non crittografata. 11. Dopo aver completato l inserimento di queste informazioni di configurazione, fare clic su Avanti, quindi su Fine Configurazione IMAP in Outlook 2011 per Mac Seguire queste istruzioni per configurare IMAP Outlook 2011 per Mac: 1. Aprire Outlook Se viene visualizzata una schermata di benvenuto in Outlook, fare clic su Aggiungi account. In caso contrario, fare clic su Strumenti > Account e su + nella barra del menu. 3. Fare clic su Account di posta. 4. Immettere le seguenti informazioni: OPZIONE Indirizzo Password: Nome utente: Tipo: Server posta in entrata: Selezionare Ignora porta predefinita e inserire il numero della porta: Usa SSL per la connessione (consigliato) VALORE [indirizzo di posta elettronica completo] [password dell utente] [indirizzo di posta elettronica completo] Selezionare IMAP [Nome server IMAP] Utilizzare il numero di porta predefinito o quello specificato dall amministratore di sistema. Selezionare per connettersi a GFI MailArchiver utilizzando una connessione crittografata. Se SSL non è abilitato, la connessione risulterà non crittografata. Server di posta in uscita: [Nome server SMTP fornito dall amministratore di sistema] Deselezionare Configurare automaticamente. 5. Fare clic su Aggiungi account. 6. Nella finestra Account, fare clic su Altre opzioni e impostare Autenticazione su Usa informazioni server in entrata. 7. Fare clic su Avanzate e selezionare Usa IMAP IDLE (se il server la supporta) per essere notificati in presenza di nuovi messaggi. 8. Fare clic su OK Configurazione IMAP in Windows Live Mail 1. Aprire Windows Live Mail e dalla scheda Account, fare clic su Posta. GFI MailArchiver 8 Configurazione dell accesso client 257

258 2. Nella finestra Aggiungi i tuoi account di posta elettronica inserire le informazioni seguenti: OPZIONE Indirizzo Password: Configura manualmente impostazioni server: VALORE [indirizzo di posta elettronica completo] [password dell utente] [Selezionato] 3. Fare clic su Avanti. 4. Nella finestra Configura impostazioni server immettere le informazioni seguenti: OPZIONE Informazioni server posta in entrata: Tipo di server: Indirizzo server: Porta: Richiede una connessione protetta (SSL): VALORE [numero porta] [Nome server IMAP] Utilizzare il numero di porta predefinito o quello specificato dall amministratore di sistema. Selezionare per connettersi a GFI MailArchiver utilizzando una connessione crittografata. Se SSL non è abilitato, la connessione risulterà non crittografata. Autentica tramite: Informazioni server posta in uscita: [testo non crittografato] [utilizzare i dati forniti dall amministratore di sistema] 5. Fare clic su Avanti, quindi su Fine Configurazione IMAP su Android Seguire queste istruzioni per configurare IMAP nei dispositivi Android: La configurazione seguente richiede una connessione a Internet. 1. Avviare il client di posta elettronica e selezionare l opzione per creare un nuovo account di posta IMAP. 2. Configurare le impostazioni seguenti per il server di posta in entrata: OPZIONE Indirizzo Password: VALORE [indirizzo di posta elettronica completo] [password dell utente] 3. Nella modalità di installazione manuale immettere le seguenti informazioni: OPZIONE Nome utente: Password: Server IMAP: VALORE [indirizzo di posta elettronica completo] [password dell utente] [Nome server IMAP] GFI MailArchiver 8 Configurazione dell accesso client 258

259 OPZIONE Porta: Tipo di protezione: VALORE Utilizzare il numero di porta predefinito o quello specificato dall amministratore di sistema. Selezionare il tipo di protezione fornito dall amministratore di sistema. Se Tipo di protezione è impostato su Nessuno, la connessione al server IMAP risulterà non crittografata. 4. Una volta immessi i parametri di configurazione IMAP, il dispositivo verificherà le impostazioni in entrata. 5. Quando viene richiesto, inserire le impostazioni del server in uscita fornite dall amministratore di sistema. Il dispositivo verifica le impostazioni del server in uscita. Le istruzioni di configurazione dipendono dalla versione del sistema operativo Android. Per maggiori informazioni sulla configurazione di un nuovo account IMAP, fare riferimento alla documentazione del dispositivo Configurazione IMAP in Mozilla Thunderbird 10 Seguire queste istruzioni per configurare IMAP in Mozilla Thunderbird 10: 1. In Thunderbird, selezionare File > Nuovo> Account di posta. 2. Nella schermata Impostazione account di posta immettere le seguenti informazioni: OPZIONE Nome: Indirizzo Password: VALORE [Nome e cognome] [indirizzo di posta elettronica completo] [password dell utente] 3. Fare clic su Continua. Fare clic su Interrompi per impedire a Thunderbird di rilevare automaticamente le impostazioni dell account, quindi fare clic su Configurazione manuale. 4. In Impostazione account di posta, inserire le informazioni seguenti: OPZIONE In entrata: Nome host server: Porta: SSL: VALORE Nell'elenco a discesa, selezionare IMAP. [Nome server IMAP] [utilizzare predefinito] Selezionare il tipo di crittografia fornito dall amministratore di sistema. Se SSL non è abilitato, la connessione risulterà non crittografata. GFI MailArchiver 8 Configurazione dell accesso client 259

260 OPZIONE Autenticazione: In uscita: VALORE [Password normale] [utilizzare le impostazioni fornite dall amministratore di sistema] 5. Fare clic su Configurazione avanzata e in Nome account, individuare Impostazioni server. Immettere le seguenti informazioni: OPZIONE Porta: Nome utente: VALORE Utilizzare il numero di porta predefinito o quello specificato dall amministratore di sistema. [indirizzo di posta elettronica completo] 6. Una volta che Thunderbird ha verificato le informazioni dell account, fare clic su Crea account. 7. Fare clic su Ricevi posta per scaricare i messaggi. GFI MailArchiver 8 Configurazione dell accesso client 260

261 9 Utilizzo di GFI MailArchiver Import Export Tool GFI MailArchiver consente di estrarre i messaggi di posta elettronica e gli elementi di calendario da diversi database di posta elettronica e di importarli nei magazzini archivi utilizzando GFI MailArchiver Import Export Tool. GFI MailArchiver Import Export Tool è consigliato solo per l importazione di elementi di calendario di cronologia. Per gli elementi di calendario correnti, consigliamo l utilizzo di Assistente archivio di GFI MailArchiver. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Importazione dei messaggi di posta elettronica e degli elementi di calendario da Assistente archivio di GFI MailArchiver (pagina 155). IMPORTANTE Se Microsoft Outlook non viene rilevato nel computer dove è in esecuzione lo strumento, le opzioni di importazione sono disabilitate: Importa dai file.pst Opzione Scarica in PST, quando si seleziona Esporta i dati da GFI MailArchiver. Tramite GFI MailArchiver è possibile esportare i messaggi anche dai magazzini archivi, ad esempio al fine di ripristinare i messaggi eliminati. GFI MailArchiver Import Export Tool può esportare i messaggi di posta: a un indirizzo di posta elettronica specifico a una cartella del disco nel formato.eml o.msg in un file PST. Per esportare gli elementi di calendario, è necessario utilizzare l opzione Accedi come utente corrente (tramite MAPI/Outlook). 9.1 Importazione di messaggi di posta elettronica dalle cassette postali di Microsoft Exchange GFI MailArchiver 9 Utilizzo di GFI MailArchiver Import Export Tool 261

262 GFI MailArchiver Import Export Tool consente di estrarre i messaggi dalle cassette postali di Microsoft Exchange e di importarli nei magazzini archivi di GFI MailArchiver. Di seguito è riportata la procedura per aggiungere i messaggi di posta elettronica dalle cassette postali di Microsoft Exchange in GFI MailArchiver: 1. GFI MailArchiver Import Export Tool estrae i messaggi di posta elettronica dalle cassette postali di Microsoft Exchange. 2. GFI MailArchiver Import Export Tool converte i messaggi nel formato MIME. 3. Import Service elabora i messaggi di posta elettronica estratti in base alla data di ciascun messaggio. 4. GFI MailArchiver memorizza i messaggi di posta elettronica nell'archivio appropriato. GFI MailArchiver 9 Utilizzo di GFI MailArchiver Import Export Tool 262

263 9.1.1 Passaggio 1: Importazione di messaggi di posta elettronica da un computer remoto IMPORTANTE Le informazioni contenute in questa sezione sono valide solo quando si estraggono gli elementi da una cassetta postale su un computer remoto. Se si stanno importando messaggi di posta elettronica dallo stesso computer su cui è installato GFI MailArchiver, passare a Esecuzione dello strumento GFI MailArchiver Import Export Tool nel presente manuale. GFI MailArchiver consente di estrarre le cassette postali con messaggi di posta elettronica che risiedono in computer remoti. A tale scopo, procedere come segue: 1. Dal computer di GFI MailArchiver accedere a <percorso di installazione di GFI MailArchiver>\MAIS\ 2. Condividere la cartella di prelievo per assegnare le autorizzazioni complete in lettura e scrittura al computer remoto da cui si esegue GFI MailArchiver Import Export Tool. Per condividere una cartella: In Windows Server 2003: a. Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella di prelievo e selezionare Condivisione e protezione b. Selezionare Condividi la cartella e fare clic sul pulsante Autorizzazioni per accedere alla finestra di dialogo relativa. c. Fare clic su Aggiungi. d. Immettere il nome utente dell'utente per cui deve essere eseguita la procedura guidata e fare clic su Controlla nomi per confermare l utente. e. Fare clic su OK per aggiungere l'utente nella finestra di dialogo Autorizzazioni. f. Nella finestra di dialogo Autorizzazioni, fare clic sul nome utente e selezionare la casella di controllo Consenti per Controllo completo. g. Fare clic su OK per salvare e chiudere la finestra di dialogo Autorizzazioni. h. Fare clic su OK per salvare e chiudere la finestra di dialogo di condivisione delle proprietà della cartella. In Windows Server 2008: a. Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella di prelievo e selezionare Condividi... b. Specificare le credenziali con cui verrà eseguitogfi MailArchiver Import Export Tool e fare clic su Aggiungi. c. Dall elenco a discesa Livello di autorizzazione accanto all utente aggiunto, selezionare Comproprietario. d. Selezionare Condividi e fare clic su Fine. 3. Tornare al percorso in cui è installato GFI MailArchiver e copiare la cartella MarcImportExport. 4. Incollare la cartella nel computer remoto. 5. Aprire un istanza di CMD 6. Andare alla cartella MarcImportExport sul computer locale GFI MailArchiver 9 Utilizzo di GFI MailArchiver Import Export Tool 263

264 7. Eseguire il seguente comando: <regsvr32 redemption.dll> 8. Eseguire MArcImportExport.exe Autorizzazioni di accesso alle cassette postali di Microsoft Exchange: concessione autorizzazioni La procedura guidata per l importazione dalla cassetta postale di Microsoft Exchange all interno di GFI MailArchiver Import Export Tool utilizza le credenziali dell utente collegato quando viene eseguito direttamente sul computer di Microsoft Exchange Server. Per eseguire la procedura guidata su un server diverso da un computer Microsoft Exchange Server 2003/2007/2010, indicare un nome utente e una password. A questo account deve essere stato concesso l accesso completo alla cassetta postale (autorizzazioni SendAs e ReceiveAs ) per le cassette postali da cui vengono estratti i messaggi di posta elettronica. Si consiglia di rimuovere queste autorizzazioni dopo l estrazione delle cassette postali. Vedere anche: Importazione in remoto delle cassette postali da server Microsoft Exchange 2003 Importazione in remoto delle cassette postali da Microsoft Exchange 2007 Importazione in remoto delle cassette postali da Microsoft Exchange 2007 SP1 / SP2 / SP3 Importazione in remoto delle cassette postali da Microsoft Exchange 2010 Importazione in remoto delle cassette postali dal server Microsoft Exchange Server Aprire Gestore di sistema di Microsoft Exchange. 2. Accedere a Server > [Nome server] > [Gruppo di archiviazione], fare clic con il pulsante destro del mouse su Archivio cassetta postale, quindi selezionare Proprietà. 3. Selezionare la scheda Protezione. 4. Fare clic sul pulsante Avanzate e deselezionare la casella di controllo Consenti propagazione delle autorizzazioni ereditabili. 5. Nella finestra di dialogo di Protezione, selezionare Copia. 6. Per applicare le modifiche e tornare alle proprietà di protezione dell archivio cassetta postale, fare clic su OK. 7. Nella scheda Protezione, selezionare Amministratore da Utenti e gruppi. 8. Dall elenco Autorizzazioni, selezionare le caselle di controllo Consenti per le opzioni Ricevi come e Invia come. 9. Ripetere i passaggi 7 e 8 per consentire le autorizzazioni Ricevi come e Invia come per: Domain admin Enterprise admin GFI MailArchiver 9 Utilizzo di GFI MailArchiver Import Export Tool 264

265 Microsoft Exchange Domain Server. 10. Fare clic su OK per salvare le impostazioni. 11. Riavviare l archivio informazioni: a. Accedere a Start > Esegui, digitare services.msc, quindi fare clic su OK. b. Nel riquadro Risultati, fare clic con il pulsante destro del mouse sul servizio Archivio informazioni di Microsoft Exchange e selezionare Riavvia. Importazione in remoto delle cassette postali dal server Microsoft Exchange Server Aprire Microsoft Exchange Management Console. 2. Dal riquadro a sinistra, espandere Configurazione destinatario. 3. Nel riquadro a destra, individuare il nome dell utente a cui si vuole concedere l autorizzazione. Fare clic con il pulsante destro del mouse sul nome e selezionare Gestisci autorizzazione Invia come Nella procedura guidata, fare clic su Aggiungi. 5. Selezionare il nome utente del proprietario della cassetta postale per cui si importeranno i messaggi di posta, quindi fare clic su Gestisci. 6. Fare clic su Fine. 7. Fare nuovamente clic con il pulsante destro del mouse sul nome e selezionare Gestisci autorizzazioni accesso completo Nella procedura guidata, fare clic su Aggiungi. 9. Selezionare il medesimo nome utente scelto nel passaggio 5, quindi fare clic su Gestisci. 10. Fare clic su Fine. Importazione in remoto delle cassette postali dal server Microsoft Exchange Server 2007 SP1 SP2 SP3 1. Aprire Exchange Management Shell dal server Microsoft Exchange Server Eseguire il commandlet Windows PowerShell riportato di seguito: foreach ($exchangeserver in Get-ExchangeServer) { if ($exchangeserver.serverrole -match 'ClientAccess') { Add-ADPermission -Identity $exchangeserver.distinguishedname -User 'domain\user' -ExtendedRights ms-exch-epi-impersonation } } Esempio: foreach ($exchangeserver in Get-ExchangeServer) GFI MailArchiver 9 Utilizzo di GFI MailArchiver Import Export Tool 265

266 { if ($exchangeserver.serverrole -match 'ClientAccess') { Add-ADPermission -Identity $exchangeserver.distinguishedname -User 'master-domain\administrator' -ExtendedRights ms-exch-epi-impersonation } } IMPORTANTE Se è presente più di un Microsoft Exchange Server nel dominio, eseguire il comando Importazione in remoto delle cassette postali su tutte le cassette postali prima di eseguire GFI MailArchiver Import Export Tool. Importazione in remoto delle cassette postali dal server Microsoft Exchange Server Aprire Exchange Management Shell dal server Microsoft Exchange Server. 2. Eseguire il commandlet PowerShell riportato di seguito: New-ManagementScope -name "MAUMPolling" -recipientrestrictionfilter {recipienttype -eq "UserMailbox"} 3. Al termine, eseguire il commandlet PowerShell riportato di seguito: New-ManagementRoleAssignment -name "MAExport s" - role:applicationimpersonation -user "administrator@domain.com" - customrecipientwritescope "MAUMpolling" Esempio: New-ManagementRoleAssignment -name " MAExport s " - role:applicationimpersonation -user "administrator@mydomain.com" - customrecipientwritescope "MAUMpolling" Passaggio 2: Esecuzione di GFI MailArchiver Import Export Tool Per esportare i messaggi dalle cassette postali di Microsoft Exchange e importarli in GFI MailArchiver: 1. Avviare GFI MailArchiver Import Export Tool accedendo a Start > Tutti i programmi > GFI MailArchiver > GFI MailArchiver Import Export Tool. 2. Fare clic su Importa dalla cassetta postale di Microsoft Exchange. GFI MailArchiver 9 Utilizzo di GFI MailArchiver Import Export Tool 266

267 Schermata 92: Importazione da una cassetta postale di Microsoft Exchange 3. Dall area Versione Microsoft Exchange, selezionare l opzione applicabile: Microsoft Exchange Server 2003 o 2007 Microsoft Exchange Server 2007 SP1 o 2010 Microsoft Exchange Server Dall area Credenziali di accesso, configurare un utente con le autorizzazioni per accedere alle cassette postali Microsoft Exchange da importare. Configurare: OPZIONE Accedi come utente corrente Usa altre credenziali Exchange Server Utilizza SSL Accedere a Microsoft Exchange Server con le credenziali dell utente attualmente connesso. Indicare il nome utente (utilizzare il formato dominio\nome utente) e una password di un utente con autorizzazioni di accesso completo alla cassetta postale. Indicare il nome server o l indirizzo IP di Microsoft Exchange Server. Se Microsoft Exchange Server richiede una connessione SSL, selezionare questa opzione. GFI MailArchiver 9 Utilizzo di GFI MailArchiver Import Export Tool 267

268 OPZIONE Estrai messaggi dalle cartelle pubbliche Verifica credenziali Per estrarre i messaggi dalle cartelle pubbliche, selezionare questa opzione. Per confermare l accesso e l autenticazione con Microsoft Exchange Server, selezionare questa opzione. 5. Per continuare, fare clic su Avanti. Schermata 93: Importazione da Microsoft Exchange: Selezione cassetta postale e cartella 6. Selezionare le cassette postali e le cartelle da importare: OPZIONE Tutte le cassette postali e le cartelle Importare tutti i messaggi nelle cassette postali cui ha accesso l utente configurato. GFI MailArchiver 9 Utilizzo di GFI MailArchiver Import Export Tool 268

269 OPZIONE Selezionare le cassette postali e le cartelle da cui estrarre i messaggi Esporta da tutte le cartelle Esporta elementi di calendario Per importare i messaggi di una cassetta postale specifica, selezionare questa opzione. Specificare Nome cassetta postale o selezionare il pulsante per scegliere una cassetta postale da importare. Per importare i messaggi solo da una cartella specifica, selezionare Importa messaggi solo dalla seguente cartella e immettere il nome della cartella. Per estrarre i messaggi dalle cartelle pubbliche, selezionare questa opzione. Per estrarre gli elementi di calendario di cronologia dalle cartelle pubbliche, selezionare questa opzione. GFI MailArchiver Import Export Tool è consigliato solo per l importazione di elementi di calendario di cronologia. Per gli elementi di calendario correnti, consigliamo l utilizzo di Assistente archivio di GFI MailArchiver. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Importazione dei messaggi di posta elettronica e degli elementi di calendario da Assistente archivio di GFI MailArchiver (pagina 155). IMPORTANTE Per esportare gli elementi di calendario, è necessario utilizzare l opzione Accedi come utente corrente (tramite MAPI/Outlook). 7. Per continuare, fare clic su Avanti. GFI MailArchiver 9 Utilizzo di GFI MailArchiver Import Export Tool 269

270 Schermata 94: Importazione da Microsoft Exchange: Configurazione opzioni di importazione 8. Dall area Destinazione di importazione selezionare una delle opzioni seguenti: Importa in GFI MailArchiver: importa i messaggi nei magazzini archivi di GFI MailArchiver. Estrarre i messaggi nel percorso indicato: estrae i messaggi in un percorso sul disco nel formato.txt. 9. Nell area Orario limite specificare l intervallo di date. Vengono estratti i messaggi di posta inviati nell intervallo di date specificato mentre gli altri saranno ignorati. 10. Nell area Proprietario abilitare Selezionare il proprietario dei messaggi da estrarre e specificare l utente nella casella di testo Proprietario. Esempio: Se nel campo Proprietario viene indicato user@testdomain.com, i messaggi importati vengono visualizzati in user@testdomain.com. 11. (Facoltativo) Fare clic su Opzioni avanzate e selezionare dalle opzioni seguenti: GFI MailArchiver 9 Utilizzo di GFI MailArchiver Import Export Tool 270

271 OPZIONE Ignora i messaggi di posta elettronica già elaborati. Non contrassegnare i messaggi elaborati Cancella contrassegno prima dell elaborazione Se questa opzione è selezionata, la procedura analizza tutti i messaggi nell intervallo di tempo selezionato, a prescindere dal fatto che sia stato già effettuato il processo di esportazione e che abbia esportato i medesimi messaggi. Se non è selezionata, la procedura ignora i messaggi già esportati nell intervallo di date già selezionato e riprende con quelli non elaborati. Scegliere questa opzione per far elaborare i messaggi da GFI MailArchiver Import Export Tool senza contrassegnarli come elaborati. Il risultato sarà l assenza di contrassegni da ignorare al momento di rielaborare i messaggi. Se i messaggi erano stati già contrassegnati in un esportazione precedente, il contrassegno che indica questo processo viene rimosso. 12. Per avviare la procedura di esportazione, fare clic su Avanti. 13. Una volta completato il processo, fare clic su Fine. La durata del processo di esportazione dipende dalla quantità di messaggi da estrarre Autorizzazioni di accesso alla cassetta postale Microsoft Exchange: revoca autorizzazioni Importazione cassette postali su Microsoft Exchange Server Quando si esegue GFI MailArchiver Import Export Tool direttamente sul computer Microsoft Exchange Server, non vi sono autorizzazioni da revocare. Se la procedura guidata per l importazione dalla cassetta postale Microsoft è stata eseguita su un computer diverso dal server Microsoft Exchange Server 2003/2007/2010, le autorizzazioni Invia come e Ricevi come vengono concesse automaticamente alle credenziali utente. Si consiglia di revocare queste autorizzazioni dopo l esecuzione di GFI MailArchiver Import Export Tool. Importazione in remoto delle cassette postali da server Microsoft Exchange 2003: a. Aprire Gestore di sistema di Exchange. b. Accedere a Server > <Nome server> > <Gruppo di archiviazione>, fare clic con il pulsante destro del mouse su Archivio cassetta postale e selezionare Proprietà. c. Selezionare la scheda Protezione. d. Dalla casella Utenti e gruppi, selezionare Amministratore. e. Dall elenco Autorizzazioni, selezionare Nega per Ricevi come e Invia come. f. Ripetere i passaggi 4 e 5 per negare le autorizzazioni Ricevi come e Invia come per: Domain admin Enterprise admin Exchange Domain Server. GFI MailArchiver 9 Utilizzo di GFI MailArchiver Import Export Tool 271

272 g. Selezionare il pulsante Avanzate, quindi l opzione Consenti propagazione delle autorizzazioni ereditabili e fare clic su OK. h. Fare clic su OK per uscire dalla finestra di dialogo delle proprietà dell archivio cassetta postale. i. Riavviare l archivio informazioni: a. Accedere a Start > Esegui, digitare services.msc, quindi fare clic su OK. b. Nel riquadro Risultati, fare clic con il pulsante destro del mouse sul servizio Archivio informazioni di Microsoft Exchange e selezionare Riavvia. Importazione in remoto delle cassette postali dal server Microsoft Exchange Server 2007/2010: 1. Aprire Microsoft Exchange Management Shell. 2. Eseguire il commandlet Windows PowerShell riportato di seguito: Remove-ADPermission -identity Archivio cassetta postale -User Utente attendibile -AccessRights GenericAll Sostituire Archivio cassetta postale con il nome dell archivio cassetta postale che contiene le cassette postali degli utenti e Utente attendibile con l utente a cui in precedenza era consentito l accesso completo alla cassetta postale. Esempio: Remove-ADPermission -identity Database cassetta postale -User "masterdomain/johnsmith" -AccessRights GenericAll GFI MailArchiver 9 Utilizzo di GFI MailArchiver Import Export Tool 272

273 9.2 Importazione dei messaggi di posta elettronica da file PST in locale GFI MailArchiver Import Export Tool consente di estrarre i messaggi dai file PST. I messaggi di posta elettronica possono essere quindi importati nei magazzini archivi di GFI MailArchiver. IMPORTANTE Se Microsoft Outlook non viene rilevato nel computer dove è in esecuzione lo strumento, le opzioni di importazione sono disabilitate: Importa dai file.pst Opzione Scarica in PST, quando si seleziona Esporta i dati da GFI MailArchiver. Di seguito è riportata la procedura per aggiungere i messaggi di posta elettronica da file PST in GFI MailArchiver: 1. GFI MailArchiver Import Export Tool estrae i messaggi di posta elettronica da uno o più file PST. 2. GFI MailArchiver Import Export Tool converte i messaggi nel formato MIME. 3. GFI MailArchiver Import Service elabora i messaggi di posta elettronica estratti in base alla data di ciascun messaggio. 4. GFI MailArchiver memorizza i messaggi di posta elettronica nell'archivio appropriato. Microsoft Outlook 2003 (32 bit) o versioni successive deve essere installato nel computer su cui viene eseguito GFI MailArchiver Import Export Tool. Durante l'estrazione, vengono copiati i messaggi di posta elettronica contenuti nei file PST e il file PST rimane nello stato originale. GFI MailArchiver 9 Utilizzo di GFI MailArchiver Import Export Tool 273

274 9.2.1 Passaggio 1: Importazione di elementi da un computer remoto IMPORTANTE Le informazioni contenute in questa sezione sono valide solo quando si estraggono gli elementi da una cassetta postale su un computer remoto. Se si stanno importando messaggi di posta elettronica dallo stesso computer su cui è installato GFI MailArchiver, passare a Esecuzione dello strumento GFI MailArchiver Import Export Tool nel presente manuale. GFI MailArchiver consente di estrarre le cassette postali con messaggi di posta elettronica che risiedono in computer remoti. A tale scopo, procedere come segue: 1. Dal computer di GFI MailArchiver accedere a <percorso di installazione di GFI MailArchiver>\MAIS\ 2. Condividere la cartella di prelievo per assegnare le autorizzazioni complete in lettura e scrittura al computer remoto da cui si esegue GFI MailArchiver Import Export Tool. Per condividere una cartella: In Windows Server 2003: a. Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella di prelievo e selezionare Condivisione e protezione b. Selezionare Condividi la cartella e fare clic sul pulsante Autorizzazioni per accedere alla finestra di dialogo relativa. c. Fare clic su Aggiungi. d. Immettere il nome utente dell'utente per cui deve essere eseguita la procedura guidata e fare clic su Controlla nomi per confermare l utente. e. Fare clic su OK per aggiungere l'utente nella finestra di dialogo Autorizzazioni. f. Nella finestra di dialogo Autorizzazioni, fare clic sul nome utente e selezionare la casella di controllo Consenti per Controllo completo. g. Fare clic su OK per salvare e chiudere la finestra di dialogo Autorizzazioni. h. Fare clic su OK per salvare e chiudere la finestra di dialogo di condivisione delle proprietà della cartella. In Windows Server 2008: a. Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella di prelievo e selezionare Condividi... b. Specificare le credenziali con cui verrà eseguitogfi MailArchiver Import Export Tool e fare clic su Aggiungi. c. Dall elenco a discesa Livello di autorizzazione accanto all utente aggiunto, selezionare Comproprietario. d. Selezionare Condividi e fare clic su Fine. 3. Tornare al percorso in cui è installato GFI MailArchiver e copiare la cartella MarcImportExport. 4. Incollare la cartella nel computer remoto. 5. Aprire un istanza di CMD 6. Andare alla cartella MarcImportExport sul computer locale GFI MailArchiver 9 Utilizzo di GFI MailArchiver Import Export Tool 274

275 7. Eseguire il seguente comando: <regsvr32 redemption.dll> 8. Eseguire MArcImportExport.exe Passaggio 2: Esecuzione di GFI MailArchiver Import Export Tool per importare da file PST Eseguire GFI MailArchiver Import Export Tool per estrarre i messaggi di posta elettronica e gli elementi di calendario dal file PST. 1. Accedere a Start > Tutti i programmi > GFI MailArchiver > GFI MailArchiver Import and Export Tool 2. Selezionare Importa dai file.pst. Schermata 95: File PST (cartelle personali) di Microsoft Outlook 3. Fare clic su Aggiungi file PST e selezionare un file PST da estrarre. Ripetere per ogni file PST da aggiungere. 4. Una volta aggiunti tutti i file PST, fare clic su Avanti. GFI MailArchiver 9 Utilizzo di GFI MailArchiver Import Export Tool 275

276 Schermata 96: Importazione da Microsoft Exchange: Configurazione opzioni di importazione 5. Dall area Destinazione di importazione selezionare una delle opzioni seguenti: Importa in GFI MailArchiver: importa gli elementi nei magazzini archivi di GFI MailArchiver. Estrarre i messaggi nel percorso indicato: estrae gli elementi in un percorso sul disco nel formato.txt. 6. Nell area Orario limite specificare l intervallo di date. Vengono estratti i messaggi di posta e gli elementi che rientrano nell intervallo di date specificato mentre tutti gli altri saranno ignorati. 7. Nell area Proprietario abilitare Selezionare il proprietario dei messaggi da estrarre e specificare l utente nella casella di testo Proprietario. Esempio: Se nel campo Proprietario viene indicato utente@dominiodiprova.com, gli elementi importati vengono visualizzati in utente@dominiodiprova.com. 8. Per avviare la procedura di esportazione, fare clic su Avanti. 9. Una volta completato il processo, fare clic su Fine. GFI MailArchiver 9 Utilizzo di GFI MailArchiver Import Export Tool 276

277 La durata del processo di esportazione dipende dalla quantità di elementi da estrarre. 9.3 Esportazione messaggi dai magazzini archivi di GFI MailArchiver La funzione OneClick Restore (Ripristino OneClick) di GFI MailArchiver consente di ripristinare singoli messaggi di posta elettronica in un indirizzo di posta elettronica definito. Tuttavia, se si desidera esportare o ripristinare più di un messaggio di posta elettronica alla volta, utilizzare GFI MailArchiver Import Export Tool. Con questo strumento, è possibile connettersi a un'installazione GFI MailArchiver, ricercare i messaggi di posta elettronica da esportare ed esportarli tramite una delle seguenti opzioni: Ripristino a un indirizzo di posta elettronica specifico Download in una cartella di un disco nel formato.eml o.msg Download in un file PST. La funzione d esportazione di GFI MailArchiver Import Export Tool è utile quando si desidera esportare un gruppo di messaggi posta elettronica che soddisfa un criterio di ricerca specifico. Ad esempio, messaggi di posta elettronica relativi a una richiesta di supporto per controversie legali. Il processo di esportazione esporta una copia dei messaggi di posta elettronica. Non rimuove i messaggi di posta elettronica originali dai magazzini archivi Esportazione di messaggi di posta elettronica 1. Accedere a Start > Tutti i programmi > GFI MailArchiver > GFI MailArchiver Import and Export Tool 2. Dall area Esporta i dati da GFI MailArchiver, selezionare Scarica messaggi da GFI MailArchiver. GFI MailArchiver 9 Utilizzo di GFI MailArchiver Import Export Tool 277

278 Schermata 97: Esportare i messaggi di posta: connessione a GFI MailArchiver 3. Nell area Credenziali di accesso: Specificare l'url utilizzato per connettersi a GFI MailArchiver nel campo URL di GFI MailArchiver. Selezionare Accedi come utente corrente per connettersi con le credenziali dell utente connesso oppure Usa altre credenziali per connettersi con un altro nome utente e password. Per confermare che è possibile stabilire una connessione con l URL di GFI MailArchiver con le credenziali specificate sopra, selezionare Verifica connessione. 4. Per continuare, fare clic su Avanti. GFI MailArchiver 9 Utilizzo di GFI MailArchiver Import Export Tool 278

279 Schermata 98: Esportare i messaggi di posta: Opzioni di ricerca 5. Selezionare il tipo di ricerca dalle opzioni seguenti: OPZIONE Cassetta postale intera Messaggi contenenti parole specifiche Messaggi con criteri di ricerca specifici Ricerca di tutti i messaggi in una cassetta postale specifica. Ricerca di messaggi che includono particolari parole nell oggetto, corpo e allegato. Ricerca di messaggi memorizzati in un magazzino archivio specifico, in una cassetta postale particolare o che contengono un determinato tag. 6. Per continuare, fare clic su Avanti. 7. A seconda del tipo di ricerca selezionato nel passaggio precedente, indicare i criteri di ricerca come segue: GFI MailArchiver 9 Utilizzo di GFI MailArchiver Import Export Tool 279

280 TIPO DI RICERCA Cassetta postale intera Messaggi contenenti parole specifiche CRITERI DI RICERCA Ricerca nella cassetta postale Tutti i messaggi in questa cassetta postale: selezionare il pulsante e aggiungere la cassetta postale per cercare tutti i messaggi che contiene. Recupera solo i primi 5000 messaggi: la ricerca restituisce solo i primi 5000 messaggi che corrispondono ai criteri di ricerca. Ricerca semplice Cerca: digitare i termini da cercare nell oggetto e nel corpo dei messaggi. Ricerca negli allegati: selezionare questa opzione per includere gli allegati nella ricerca. Restituisci solo le prime 5000 occorrenze: la ricerca restituisce solo i primi 5000 messaggi che corrispondono ai criteri di ricerca. Solo nelle cassette postali: cerca solo in cassette postali specifiche. Fare clic sul pulsante per specificare la cassetta postale dove effettuare la ricerca. GFI MailArchiver 9 Utilizzo di GFI MailArchiver Import Export Tool 280

281 TIPO DI RICERCA Messaggi con criteri di ricerca specifici CRITERI DI RICERCA Ricerca avanzata Cerca in tutti i magazzini archivi Limita ricerca a magazzini archivi specifici: esegue la ricerca in magazzini archivi specifici. Fare clic sul collegamento ipertestuale per selezionare i magazzini archivi in cui effettuare le ricerche. Ricerca nelle cassette postali: selezionare questa opzione per cercare i messaggi in cassette postali specifiche. Fare clic sul pulsante per selezionare le cassette postali dove eseguire le ricerche. Recupera solo le prime 5000 occorrenze: la ricerca restituisce solo i primi 5000 messaggi che corrispondono ai criteri di ricerca. Criteri query: selezionare i criteri di ricerca e indicare la condizione dall elenco a discesa. Fare clic su per aggiungere altri criteri. Le condizioni disponibili sono: Oggetto: ricerca messaggi con uno specifico oggetto. Mittente: specificare l indirizzo o il nome visualizzato di Active Directory del mittente dell di cui cercare i messaggi. Destinatario: indicare l indirizzo o il nome visualizzato di Active Directory del destinatario del messaggio di cui cercare i messaggi. Data di invio: cercare i messaggi inviati prima, dopo o esattamente in una data specifica. Digitare o selezionare una data e Precede, È successiva o È esattamente. Data di ricezione: ricerca messaggi ricevuti prima, dopo o in una data specifica. Digitare o selezionare una data e Precede, È successiva o È esattamente. Dimensioni (KB): cerca messaggi superiori, inferiori o uguali a una dimensione specifica. Immettere una dimensione e selezionare Maggiore di, Inferiore di ed È esattamente. ID messaggio: cerca tramite il campo ID messaggio presente nell intestazione del messaggio. Digitare o incollare l id messaggio dell da cercare. Intera ricerca messaggi che includono un contenuto specifico in un punto del messaggio (compreso corpo, intestazioni e allegati). Corpo: ricerca messaggi di posta elettronica che includono del contenuto specifico nel corpo. Allegato: ricerca messaggi di posta elettronica che includono uno specifico contenuto in un punto qualsiasi dell allegato. Cartella: cerca i messaggi contenuti in una cartella specifica della cassetta postale. Cartella/sottocartelle: ricerca messaggi contenuti in una sottocartella specifica all interno di una cartella della cassetta postale. Etichetta personale: ricerca messaggi di posta elettronica a cui è stata assegnata un'etichetta specifica. Etichetta globale: ricerca messaggi di posta elettronica a cui è stata assegnata un'etichetta globale. Etichetta classificazione: ricerca messaggi di posta elettronica a cui è stata assegnata un'etichetta di classificazione. Tag SPAM: ricerca messaggi di posta classificati come SPAM. GFI MailArchiver 9 Utilizzo di GFI MailArchiver Import Export Tool 281

282 TIPO DI RICERCA CRITERI DI RICERCA Contiene documento: ricerca messaggi di posta con allegati dei tipi di file seguenti:.txt,.rtf,.htm,.html,.xml,.zip,.pdf,.msg,.doc,.xls,.ppt,.docx,.xlsx,.pptx,.wpd,.wpf,.sxc,.sxd,.sxi,.sxw,.sxg,.stc,.sti,.stw,.stm,.odt,.ott,.odg,.otg,.odp,.otp,.ods,.ots,.odf,.eml,.mht,.xps,.zip. Per rimuovere una condizione di ricerca, fare clic sul simbolo condizione. visualizzato accanto alla 8. Selezionare Trova per visualizzare tutti i messaggi corrispondenti. Per esportare i messaggi restituiti, selezionare Avanti. Dopo aver eseguito una ricerca, potrebbe essere necessario esaminare particolari messaggi restituiti per verificare che effettivamente contengano le informazioni desiderate. Fare doppio clic su un messaggio per visualizzarlo. Lo strumento GFI MailArchiver Bulk Export carica il messaggio di posta elettronica in una finestra separata. GFI MailArchiver 9 Utilizzo di GFI MailArchiver Import Export Tool 282

283 Schermata 99: Esportare i messaggi di posta: Opzioni di esportazione 9. Selezionare la modalità di esportazione dei messaggi: OPZIONE DI ESPORTAZIONE Ripristina nell'indirizzo di posta elettronica seguente Scarica nel percorso Scarica in PST CONFIGURAZIONE Per esportare i messaggi in una cassetta postale, selezionare questa opzione. Specificare l indirizzo di posta e selezionare il metodo con cui inviare i messaggi: Invia messaggi come allegati separati Invia messaggi come originali Esporta i messaggi in un percorso sul disco. Digitare il percorso o fare clic su Sfoglia per selezionare la cartella dove esportare i messaggi. Selezionare il formato con cui esportare i messaggi,.eml o.msg. Esporta i messaggi in un file PST di Microsoft Outlook. Digitare il percorso o fare clic su Sfoglia per selezionare il file pst dove esportare i messaggi. Per mantenere la struttura di cartelle dei messaggi esportati, selezionare Mantieni la struttura della cartella. 10. Per avviare la procedura di esportazione, fare clic su Avanti. 11. Una volta completato il processo di esportazione, fare clic su Fine. GFI MailArchiver 9 Utilizzo di GFI MailArchiver Import Export Tool 283

284 La durata del processo di esportazione dipende dalla quantità di messaggi da esportare. GFI MailArchiver 9 Utilizzo di GFI MailArchiver Import Export Tool 284

285 10 Ripristino di cassette postali GFI MailArchiver Mailbox Restore consente di ripristinare i messaggi archiviati all interno dei magazzini archivi di GFI MailArchiver in una cassetta postale di Microsoft Exchange Server. Ad esempio, utilizzare la funzione GFI MailArchiver Mailbox Restore per ripristinare i messaggi dalle cassette postali eliminate. Lo strumento GFI MailArchiver Mailbox Restore è disponibile a 32 e 64 bit. Quando si utilizza MAPI Client/CDO o Microsoft Outlook 32 bit, accertarsi di utilizzare la versione a 32 bit di GFI MailArchiver Mailbox Restore. Quando si utilizza Microsoft Outlook 64 bit, accertarsi di utilizzare la versione a 64 bit di GFI MailArchiver Mailbox Restore. Per ripristinare una cassetta postale: 1. Avviare lo strumento GFI MailArchiver Mailbox Restore dal gruppo di programmi GFI MailArchiver (GFI MailArchiver > Mailbox Restore). Schermata 100: Utility ripristino cassetta postale 2. Selezionare una cassetta postale da ripristinare dal campo Ripristina dalla cassetta postale. Utilizzare il formato dominio/cassetta postale in questo campo, ad esempio: 'MIODOMINIO\GRossi'. 3. Selezionare Tutti i messaggi per ripristinare tutti i messaggi o specificare una data di inizio e una data di fine per ripristinare un intervallo di date specifico. 4. Inserire la cassetta postale in cui ripristinare i messaggi nel campo Nella cassetta postale. In questo campo utilizzare solo l alias della cassetta postale, senza la parte del dominio, ad esempio: 'GRossi' GFI MailArchiver 10 Ripristino di cassette postali 285