Corso ECDL Modulo 3 Appunti di Word

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1 Corso ECDL Modulo 3 Appunti di Word

2 SOMMARIO LA FINESTRA DI WORD 4 FIGURA 1: LA FINESTRA DI WORD 4 OPERAZIONI DI BASE 5 APERTURA, SALVATAGGIO E CHIUSURA DI DOCUMENTI 5 SPOSTAMENTI DEL CURSORE 5 SELEZIONI 5 SPOSTAMENTI DI TESTO 6 INSERIMENTO 6 SOSTITUZIONE 6 TABELLA 1: IL MENÙ FILE 7 TABELLA 2: IL MENÙ MODIFICA 8 TABELLA 3: IL MENÙ INSERISCI 10 TABELLA 4: IL MENÙ VISUALIZZA 11 TABELLA 5: IL MENÙ STRUMENTI 12 FORMATTAZIONE DI UN DOCUMENTO 13 FORMATO DEL CARATTERE 13 FORMATO DEL PARAGRAFO 13 FORMATO DI UNA SEZIONE 13 COME VISUALIZZARE IL FORMATO DI UN PARAGRAFO 13 GLI STILI 13 MODIFICA DELLA FORMATTAZIONE PREDEFINITA 13 COPIA DI UN FORMATO 13 DIMENSIONI E ORIENTAMENTO DELLA PAGINA 14 MODIFICARE I MARGINI DI UN DOCUMENTO 14 IMPOSTAZIONE DELL INTERLINEA 14 NUMERI DI PAGINA 14 TABULAZIONI 14 SILLABAZIONE 14 NUMERAZIONE DELLE RIGHE 14 IMPOSTAZIONE DI COLONNE TIPO GIORNALE 14 TASTI DI SCELTA RAPIDA PER LA FORMATTAZIONE 15 TABELLA 6: IL MENÙ FORMATO 16 TABELLE 17 MOVIMENTI 17 CREAZIONE DEI TITOLI DELLA TABELLA 17 FORMATTAZIONE DI UNA TABELLA 17 NUMERAZIONE DELLE CELLE 17 TABULAZIONI 17 DIDASCALIE 17 SELEZIONE DEGLI ELEMENTI IN UNA TABELLA 17 TABELLA 7: IL MENÙ TABELLA 19 GRAFICA, IMMAGINI, CORNICI E CASELLE DI TESTO 20 CORNICI 20 CASELLE DI TESTO 20 2

3 GRAFICA 20 LIVELLI DEL DOCUMENTO 20 ANCORAGGI 20 ALLINEAMENTO 20 MODIFICA E SPOSTAMENTI DI ELEMENTI GRAFICI 21 STAMPA UNIONE 22 CREAZIONE DI ETICHETTE 23 UNIONE CON INVIO PER POSTA ELETTRONICA 23 3

4 LA FINESTRA DI WORD Barre degli strumenti Barra dei Menù Righelli Barra di stato Barre di scorrimento Figura 1: La finestra di Word 4

5 OPERAZIONI DI BASE Apertura, salvataggio e chiusura di documenti La prima volta che si scrive un documento gli viene assegnato provvisoriamente il nome Documento1, che comparirà nella barra blu del titolo. Sarà opportuno, dopo aver scritto anche solo una parte del documento, salvarlo: da File Salva con nome, nella casella Salva in scegliere la cartella in cui salvarlo e attribuirgli un nome (l estensione.doc è assegnata automaticamente), poi ok. Di solito dal menù Strumenti Opzioni Salva è però attiva la voce Salva automaticamente ogni, che naturalmente può essere modificata. Se si vuole salvare in un formato diverso (perché, per esempio, il documento dovrà essere usato anche da chi ha un altra versione di Word) da File Salva con nome, in Tipo file scegliere fra i tipi proposti. Se si deve invece aprire un documento già salvato scegliere File Apri o cliccare sull icona Apri ; nella maschera che comparirà, in Cerca in,selezionare la cartella contenente il documento, selezionarlo e cliccare sul pulsante Apri, poi ok, Se mentre lavorate sul documento X aprite il documento Y, quest ultimo si verrà a sovrapporre ad X; cliccando si può passare dall uno all altro; lo si può fare anche con Ctrl+F6. Si possono anche vedere più documenti contemporaneamente: dal menù Finestra Disponi tutto, compariranno due finestre affiancate orizzontalmente; si potrà passare da una all altra con un clic. Si può anche suddividere un documento in più parti e vederle contemporaneamente: dal menù Finestra Dividi, compare una riga che, cliccando, si posiziona nel punto voluto e si può eliminare da Finestra Rimuovi divisione. Se durante il lavoro si vuole avere una visione completa della pagina, si può cliccare sulla freccia della casella Zoom (nella barra degli strumenti Standard) scegliendo la percentuale desiderata di ingrandimento o riduzione della pagina. Per vedere l intero documento finito, prima di stamparlo, da File Anteprima di stampa o cliccando su compariranno i comandi a disposizione: oltre all icona della stampante, ci saranno Lente di ingrandimento, Una pagina, Pagine multiple, Zoom, Righello, Riduci di una pagina, Schermo intero il cui significato è evidente. Per stampare si può usare l icona, ma ciò produce la stampa di una copia dell intero documento. Invece conviene farlo da File Stampa in cui si può scegliere: in Pagine da stampare fra le opzioni Tutte, Pagina corrente, Pagine (quali pagine o quali intervalli di pagine), Selezione ; in Copie il numero di copie; nello Zoom in Pagine per foglio si possono stampare più pagine in un unico foglio. Per chiudere il documento da File Chiudi oppure cliccare su oppure Ctrl+F4. Se sono stati aperti più documenti e li vogliono chiudere tutti, tenendo premuto lo Shift aprire File, il comando Chiudi sarà Chiudi tutto con l icona. Per uscire da Word: da File Esci oppure Alt+F4. Spostamenti del cursore Per muoversi all interno del documento si possono usare le frecce e gli altri tasti a destra di Invio, per spostamenti a breve distanza, ricordando che il tasto Ctrl in combinazione con altri amplia lo spostamento: Ctrl + Ctrl + Ctrl + Ctrl + Ctrl + home Ctrl + fine Ctrl + pag Ctrl + pag a sinistra di una parola a destra di una parola in basso di un paragrafo in alto di un paragrafo all inizio del doc alla fine del doc all inizio della schermata alla fine della schermata Per spostamenti più rapidi usare la barra di scorrimento laterale oppure nel menù Modifica Vai a (che si attiva anche cliccando due volte nella barra di stato). Selezioni Per selezionare elementi del documento: Una parola Una riga Una frase Un paragrafo Tutto il doc Doppio clic in un punto della parola Clic sul margine sinistro Ctrl + clic in un punto della frase Doppio clic sul margine sinistro o triplo clic all interno Ctrl + clic in un punto del margine sinistro o triplo clic o Ctrl + 5 (tastierino numerico) 5

6 Spostamenti di testo Si seleziona la parte di testo e si trascina nella nuova posizione: appare un rettangolino grigio e una barra verticale che indica il punto in cui verrà inserito. Se lo spostamento è tra due punti lontani dal menù Modifica Taglia Incolla (o rispettivamente Ctrl + X e Ctrl + V). Per avere una copia dell elemento selezionato dal menù Modifica Copia (o Ctrl + C) - Incolla oppure trascinare tenendo premuto Ctrl e rilasciando nel punto desiderato. Con i comandi Copia Incolla si possono copiare parti di altri documenti: si apre il documento da cui copiare, si seleziona la parte e la si copia, si rende attiva la finestra del documento di arrivo e si incolla nel punto desiderato; la formattazione del carattere della parte copiata resta quella del documento d origine. Inserimento Per inserire del testo in una parte precisa del documento ci si posiziona nel punto e si digita; se si vuole sostituire il testo già presente si deve attivare la sovrascrittura cliccando due volte su SSC nella barra di stato (per ritornare alla modalità inserimento cliccare ancora due volte). Si può anche farlo da Strumenti Opzioni Modifica. Per ripetere del testo digitato posizionarsi nel punto opportuno e scegliere nel menù Modifica Ripeti digitazione Per correggere gli errori oltre a Canc e Backspace si può usare la combinazione con Ctrl Ctrl + backspace Ctrl + canc Elimina la parola a sinistra Elimina la parola a destra Per annullare l ultima operazione da Modifica Annulla digitazione oppure dalla barra degli strumenti si può scegliere quale operazione annullare cliccando sul triangolino nero che è posto accanto all arco di freccia sinistra. Per inserire caratteri non presenti sulla tastiera dal menù Inserisci Simbolo e si aprirà una finestra con i vari tipi di caratteri; selezionare la scheda, il carattere e la voce Inserisci; la finestra rimarrà aperta finché non si sceglierà Chiudi. Se è ricorrente l uso di un determinato simbolo lo si può assegnare ad una combinazione di tasti: dopo aver scelto il simbolo cliccare su Scelta rapida e nella casella Nuova combinazione scegliere la combinazione che si desidera, poi Assegna, Chiudi. Può essere utile inserire un interruzione di pagina per lasciare righe vuote e andare alla pagina successiva da Inserisci Interruzione scegliendo Pagina. Per eliminarla passare a Visualizza Normale,selezionare l'interruzione di pagina manuale e premere CANC. Le interruzioni di sezione memorizzano gli elementi di formattazione e permettono di cambiare parametri di impaginazione in uno stesso documento. Da Inserisci Interruzione Interruzioni di sezione Sostituzione Da Modifica Trova si apre la maschera Trova e sostituisci con cui si può sostituire del testo. Si apre una finestra in cui indicare il testo o la parola da sostituire e nella casella Sostituisci con la nuova versione; si può poi scegliere se applicare a tutto il documento o procedere passo dopo passo. Le opzioni principali sono: Maiuscole/minuscole (serve per sostituire solo le parole che corrispondono per quanto riguarda le maiusc/minusc alla parola della casella Trova) Solo parole intere (permette di trovare auto ma non automatico) Usa criteri di ricerca (usando i caratteri jolly si possono cercare parole che iniziano o finiscono con determinate lettere) 6

7 Il menù File I sottomenù II sottomenù Descrizione delle funzioni associate alle voci del menù Nuovo Crea un nuovo file vuoto Apri Apre un file già esistente. Con questo comando viene visualizzata una finestra nella quale bisogna selezionare la cartella in cui ricercare il file opportuno e, dopo averlo selezionato, premere Apri. Chiudi Chiude la finestra attiva. Salva Salva con nome Versioni Imposta pagina Anteprima di stampa Margini Dimensioni Alimentazione Layout Salva il file attivo. La prima volta che si utilizza questo comando si apre una finestra nella quale selezionare la cartella di destinazione, il nome e il tipo del file e cliccare su Salva. Salva il file attivo con nome di file, posizione o formato diversi. In Microsoft Access, Microsoft Excel e Word il comando consente inoltre di salvare il file con una password oppure di proteggere il file in modo che il suo contenuto non possa essere modificato da altri utenti. Memorizza lo stato corrente del documento come versione separata. Fare clic su Salva versione, quindi digitare un commento relativo alla versione nella finestra di dialogo Visualizza commenti. Se si seleziona la casella Salva versione, ad ogni chiusura viene salvata una versione del documento automaticamente. Nella finestra che viene aperta con questo comando è possibile fissare i margini del foglio e le distanze dal bordo di Intestazione e piè di pagina, la Rilegatura ovvero spazio che viene aggiunto al margine sinistro di tutte le pagine se si deseleziona la casella di controllo Pagine affiancate, o ai margini interni di tutte le pagine se si seleziona la casella di controllo Pagine affiancate. Cliccando il pulsante Predefinito, si salvano le impostazioni correnti come predefinite per il documento attivo e per tutti i nuovi documenti basati sul modello corrente. Questo comando ha lo stesso valore in tutti i sottomenù di Imposta pagina Si possono modificare le dimensioni e l orientamento del foglio. Si selezionano le opzioni della stampante installata per quanto riguarda l alimentazione (scelta del cassetto per la I e per le restanti pagine) E possibile modificare alcune caratteristiche dell aspetto del documento quali la distribuzione di intestazione e piè di pagina, il tipo di interruzione fra una sezione ed un altra oppure aggiungere la numerazione delle righe Questo comando mostra come verrà stampato l intero documento. Stampa Invia Proprietà Esci Apre la finestra con le opzioni di stampa: selezione della stampante, pagine da stampare, numero di copie. Consente di inviare il file attivo a Posta elettronica come allegato di un messaggio, Lista di distribuzione ai revisori in modo che possano modificarlo e aggiungervi commenti. Per utilizzare una lista di distribuzione è necessario che il mittente e i destinatari abbiano installato l'applicazione in cui è stato creato il documento e Microsoft Exchange o un programma di posta elettronica compatibile, Fax trasmettendo il documento attivo come fax, Power Point. Mostra tutte le proprietà del file attivo. Chiude il programma dopo aver richiesto di salvare i file non ancora salvati. Tabella 1: Il menù File 7

8 Annulla digitazione Il menù Modifica I sottomenù II sottomenù Descrizione delle funzioni associate alle voci del menù Annulla l'ultimo comando eseguito oppure elimina l'ultimo testo digitato. Per annullare più operazioni alla volta, fare clic sulla freccia accanto a Ripeti digitazione Taglia e quindi sulle operazioni che si desidera annullare. Se non è possibile annullare l'ultima operazione, il comando cambia in Impossibile annullare. Annulla le operazioni eseguite con il comando Annulla. Per ripetere più operazioni alla volta, fare clic sulla freccia accanto a e quindi sulle operazioni che si desidera ripristinare. Rimuove la selezione dal documento attivo e la inserisce negli Appunti. Copia Incolla Incolla speciale Incolla come collegamento ipertestuale Cancella Seleziona tutto Trova Sostituisci Vai a Collegamenti... Oggetto Trova Sostituisci Vai a Tabella 2: Il menù Modifica Copia il testo selezionato negli Appunti senza rimuoverlo. Inserisce il contenuto degli Appunti in corrispondenza del punto di inserimento e sostituisce qualunque selezione. Questo comando è disponibile solo se un oggetto, una parte di testo oppure il contenuto di una cella è stato tagliato o copiato. Incolla, collega o incorpora nel file corrente il contenuto degli Appunti con il formato specificato. Inserisce il contenuto degli Appunti come collegamento ipertestuale in corrispondenza del punto di inserimento, sostituendo la selezione corrente. Il comando è disponibile solo se è stato tagliato o copiato il contenuto di una cella oppure dati da un altro programma. Cancella l'oggetto o il testo selezionato senza inserirlo negli Appunti. Questo comando è disponibile solo se è selezionato un oggetto o una parte di testo. Seleziona tutto il testo e gli elementi grafici nella finestra attiva oppure seleziona tutto il testo nell'oggetto selezionato. Ricerca il testo, la formattazione, i simboli, le annotazioni, le note a piè di pagina o di chiusura specificati nel documento attivo. E possibile accedere alle opzioni di ricerca cliccando su Altro Ricerca e sostituisce il testo, la formattazione, le note a piè di pagina o di chiusura e gli indicatori di annotazione specificati nel documento attivo. Sposta il punto di inserimento in corrispondenza dell'elemento a cui si desidera passare. È possibile passare a un numero di pagina, a un commento, a una nota a piè di pagina, a un segnalibro o ad altre posizioni. Visualizza o modifica le informazioni relative a ogni collegamento nel file corrente, inclusi il nome e la posizione del file di origine, l'elemento, il tipo e l'aggiornamento manuale o automatico del collegamento stesso. Il comando non è disponibile se il file corrente non contiene collegamenti ad altri file. Attiva l'applicazione in cui è stato creato l'oggetto selezionato e in cui è possibile modificarlo. 8

9 Il menù Inserisci I sottomenù II sottomenù Descrizione delle funzioni associate alle voci del menù Interruzione Consente di inserire nella posizione del cursore un interruzione di pagina, di colonna o di sezione selezionando le opportune caselle Numeri di pagina Inserisce numeri di pagina che vengono aggiornati automaticamente quando si aggiungono o si eliminano pagine. Data e ora Consente di inserire data e ora scegliendone il formato. Selezionando la casella Aggiorna automaticamente inserisce data e ora sotto forma di campo, consentendone l'aggiornamento automatico a ogni stampa del documento. Cliccando su Predefinito si salvano le impostazioni come predefinite Voce di glossario Consente di inserire una delle voci a scelta nell elenco disponibile di crearne nuove o eliminarne. Se si desidera che le voci di glossario siano disponibili solo in determinati documenti, è possibile specificare un modello in cui memorizzare la voce cliccando sul nome di un modello nella casella Cerca in. Suggerimento Se si desidera creare, inserire o modificare numerose voci di glossario, anziché il comando Voce di glossario è possibile utilizzare la barra degli strumenti Voce di glossario. Per visualizzarla, scegliere Barre degli strumenti dal menu Visualizza, quindi fare clic su Glossario Consente di creare una nuova voce di glossario. Dopo aver selezionato il Voce di testo o gli elementi grafici che si desidera memorizzare come voce di glossario glossario (Per memorizzare anche la formattazione di paragrafo con la voce, includere il segno di paragrafo nella selezione), scegliere Inserisci Nuovo Voce di glossario Nuovo. Confermare il nome predefinito attribuito alla voce di glossario, oppure digitarne uno nuovo. Alla cortese attenzione di Nota Per impostazione predefinita le voci di glossario vengono Campo Elenco di tutte le voci di glossario disponibili memorizzate come modello Normal e sono disponibili in tutti i documenti.. E possibile inserire una delle frasi disponibili cliccando su quella prescelta Inserisce un campo in corrispondenza del punto di inserimento. Utilizzare i campi per inserire automaticamente numerose informazioni e mantenerle aggiornate. Nella finestra che si apre con questo comando è possibile scegliere la categoria e il nome del campo da inserire. Simbolo Commento Note Didascalia Riferimenti incrociati Indici e sommario Immagine Indice Sommario Indice delle figure Clipart File Forme WordArt Grafico Inserisce simboli e caratteri speciali in base ai tipi di carattere installati nel computer da selezionare nella finestra. Inserisce un commento in corrispondenza del punto di inserimento. Inserisce note a piè di pagina, posizionate in fondo alla pagine in cui si trova il documento o note di chiusura, inserendole alla fine del documento. Consente poi di utilizzare una numerazione automatica o personalizzata delle stesse Inserisce didascalie per tabelle, figure, equazioni e altri elementi. Inserisce un riferimento incrociato a un elemento in un documento. Inserisce un indice nella posizione del punto di inserimento. Inserisce un sommario nella posizione del punto di inserimento. Inserisce didascalie nel documento attivo e un indice delle figure nella posizione del punto di inserimento. Inserisce un immagine del tipo selezionato con il sottomenù. 9

10 I sottomenù II sottomenù Descrizione delle funzioni associate alle voci del menù Casella di testo Disegna una casella di testo nel punto in cui si fa clic o si trascina il puntatore del mouse nella finestra attiva. Utilizzando le caselle di testo è possibile aggiungere testo, ad esempio didascalie o callout, a immagini ed elementi grafici. File Inserisce il file selezionato o parte di esso in corrispondenza del punto di inserimento nel file attivo. Oggetto Inserisce un oggetto, quale un disegno, un effetto di testo di WordArt oppure un'equazione in corrispondenza del punto di inserimento. Segnalibro Crea segnalibri che è possibile utilizzare per contrassegnare il testo, le tabelle o altri elementi selezionati. Collegamento ipertestuale Tabella 3: Il menù Inserisci Inserisce il collegamento ipertestuale specificato attraverso le indicazioni da apporre nella finestra che viene aperta con questo comando. 10

11 Il menù Visualizza I sottomenù II sottomenù Descrizione delle funzioni associate alle voci del menù Normale Tipo predefinito; mostra versione semplificata Layout di lettura Layout di pagina Struttura Barre degli strumenti Intestazione e piè di pagina Personalizza Si tratta di testo o grafica che compare nella parte superiore/inferiore di tutte le pagine Tabella 4: Il menù Visualizza Divide in due parti la pagina, mettendo a sinistra elenco capitoli, a destra il loro contenuto (che viene mostrato cliccando sul titolo del capitolo) Mostra come il documento verrà stampato (compaiono i righelli) Comprime in modo da vedere solo i titoli principali o espande in tutte le sue parti il documento (ogni a sinistra del testo indica inizio paragrafo) Si possono mettere in primo piano le barre che si intendono usare, ma si possono anche mettere sulle barre le icone dei pulsanti dei comandi di uso più frequente. Comandi Appare a sinistra un elenco di Categorie (File, Modifica, ) e a destra un elenco di Comandi relativi alla categoria scelta; scelto il comando che si vuole vedere sulla barra degli strumenti, appare un rettangolo che si clicca trascinandolo sulla barra e poi rilasciando. Se al comando scelto si vuole associare un pulsante, cliccare destro mentre il comando ha un bordo nero, si apre un menù, andare su Cambia icona pulsante e scegliere l icona da associare. Per rimuovere un pulsante o un comando dalla barra tenere premuto Alt e trascinare il pulsante stesso fuori dalla barra. Per ritornare alla barra standard: da Strumenti Personalizza Barre degli strumenti scegliere il nome della barra e poi Reimposta. Si aprono due rettangoli a bordi tratteggiati e una barra degli strumenti; nel rettangolo digitare il testo che si vuole inserire, dopo aver cliccato sul pulsante Alterna intestazioni/piè di pagina per scegliere in quale rettangolo scrivere; dalla barra si può scegliere se inserire l ora, il numero di pagina, poi Chiudi. Per vederlo si deve essere in visualizzazione layout di pagina. Per eliminare l intestazione o piè di pagina cliccare due volte nell area contenente ciò che si vuole eliminare, selezionare e premere Canc. Quando si modifica un intestazione o un piè di pagina, la modifica sarà riportata in tutto il documento, a meno che non lo si divida in sezioni. Se non si vogliono intestazione /piè di pagina nella 1 pagina (che di solito contiene il titolo) da File Imposta pagina Layout, attivate diversi per la prima pagina e ok. Per vedere il risultato: Visualizza Intestazione e piè di pagina, si vedrà l area vuota; cliccando su Mostra successiva nella barra degli strumenti Intestazione e piè di pagina si vedrà la seconda pagina con l intestazione creata in precedenza, cliccare chiudi. Note a piè di pagina Se si vuole inserire una nota o un commento alla fine della pagina o del documento, selezionare la parola che si vuole commentare, poi Inserisci Note a piè di pagina. Scegliere il tipo di nota e il segno di rimando. Nel campo che si aprre digitare il testo. Se spostate il testo anche la nota si sposta. Per eliminare la nota selezionare il segno di rimando e cancellarlo. 11

12 Il menù Strumenti I sottomenù II sottomenù Descrizione delle funzioni associate alle voci del menù Controllo ortografia e grammatica Imposta lingua Individua ogni parola che non fa parte del dizionario (Custom.dic) presente in Word, a partire dal punto di inserimento e la sottolinea in rosso; cliccando con il tasto destro del mouse compaiono i suggerimenti per la correzione, se è corretta si può scegliere Ignora o Aggiungi Imposta la lingua rispetto alla quale verrà effettuata la correzione automatica Lingua Conteggio parole Sunto automatico Correzione automatica Stampa 1 unione Thesaurus Sillabazione Correzione automatica Glossario Crea Dati Unisci Selezionata la parola dà elenco di sinonimi e contrari. Sillaba automaticamente (nella casella Area di sillabazione scegliere lo spazio tra la fine dell ultima parola e il margine destro) Conta le parole, le pagine, i caratteri e i paragrafi del documento Riassume i punti chiave del documento (per interrompere la creazione del sunto premere ESC) Consente di inserire rapidamente una parte di testo o grafica di uso frequente; controllare che sia attiva la casella Sostituisci il testo durante la digitazione, poi, nella casella Sostituisci digitare un nome (es: ECDL) e nella casella Con digitare il testo che la sostituirà (es: European Computer Driving License); scegliere Aggiungi e cliccare su OK; scrivendo ECDL e premendo la barra spaziatrice verrà scritto European Computer Driving License. Per eliminare o modificare una voce di correzione automatica si ripete tutto il percorso e si fa la correzione o si clicca su Elimina. Serve a creare documenti standard di uso frequente, anche di tipo grafico; in precedenza deve essere stato selezionato l elemento da inserire nel glossario, esso comparirà nella casella Immettere le voci di glossario e nello spazio Anteprima, digitare il nome desiderato, cliccare su Aggiungi; per farlo comparire premere F3. ( oppure INVIO se è attivo Mostra suggerimento del completamento automatico Da Inserisci Glossario Glossario ) Consente di creare un tipo di documento specifico dal documento in uso secondo i seguenti modelli: Lettere tipo, etichette indirizzi, buste, catalogo Consente di aprire o creare un file dati da unire al documento principale. Il file dati, se già esistente, deve contenere i record di dati sotto forma di tabella in cui ogni colonna presenta il nome del campo Unisce il file dati al documento Tabella 5: Il menù Strumenti 1 Per la stampa unione vedi ultimo capitolo degli appunti. 12

13 FORMATTAZIONE DI UN DOCUMENTO Formattare un documento significa modificare nel modo voluto le dimensioni, il tipo e la spaziatura dei caratteri o impostare diversamente i margini, l allineamento, le tabulazioni e la spaziatura di un paragrafo ( parte di testo compresa fra due a capo ). Esistono poi particolari opzioni quali creazione di bordi, sfondi, colonne o elenchi puntati. All apertura di un nuovo documento viene automaticamente applicato lo stile normale con tipo e dimensione del carattere predefiniti. È possibile modificare tale formattazione in alcune parti del testo, evidenziandole, o in tutto il documento utilizzando le voci del menù formato. Osservazione: se non si è operata una selezione, la nuova formattazione viene applicata dal punto di inserimento in poi. Formato del carattere Il formato di un carattere è determinato dal tipo o font (Times New Roman, arial, ), dallo stile ( normale, corsivo, grassetto), dalle dimensioni espresse in punti, da sottolineature differenti, colore ed altri effetti speciali. Tutte le possibili variazioni si possono effettuare attraverso il menù Formato Carattere. Formato del paragrafo Costituiscono la formattazione del paragrafo tutte le modifiche riguardanti la spaziatura, i rientri e la distribuzione del testo. A queste opzioni si accede attraverso il comando Formato Paragrafo. Formato di una sezione Fanno parte della formattazione di sezione i margini, il numero di colonne, i numeri di riga, le dimensioni e l orientamento della pagina, le intestazioni e il piè di pagina. La formattazione di una sezione è memorizzata nell interruzione di sezione finale. L eliminazione di un interruzione di sezione comporta pertanto l eliminazione della formattazione applicata alla sezione che la precede. Per copiare la formattazione di una sezione basta copiarne l interruzione finale di sezione (ciò è possibile evidenziando la riga in visualizzazione normale e utilizzando i comandi copia incolla). Quando si utilizza il comando copia incolla fra documenti contenenti formattazione di sezione, bisogna tener presente che l ultimo segno di paragrafo funge da interruzione di sezione, pertanto: Se il documento in cui si incolla il testo è vuoto, la formattazione della sezione dalla quale il testo viene copiato diventa la formattazione del documento di destinazione Se il testo copiato non include né una interruzione di sezione né l ultimo segno di paragrafo, la formattazione della sezione non viene copiata Come visualizzare il formato di un paragrafo Selezionando il pulsante? della barra dei menù e scegliendo la voce Guida rapida, il cursore del mouse si trasforma in punto interrogativo. Cliccando all interno del paragrafo, si apre una finestra con le indicazioni sulla formattazione del paragrafo e del carattere. Gli stili E possibile applicare uno stile al documento, ovvero con un unico comando modificare vari formati. Uno stile è infatti una combinazione personalizzata di formati alla quale viene assegnato un nome particolare. Una volta stabiliti i formati desiderati è possibile creare un nuovo stile (dal menù formato, stile) selezionando Nuovo, digitando Nome, Tipo (paragrafo o carattere) e selezionando i formati voluti dopo aver scelto Formato. È poi possibile salvare lo stile appena creato cliccando libreria, selezionandolo nella finestra Stili e cliccando su Copia. Modifica della formattazione predefinita Anche la formattazione predefinita dei caratteri può essere modificata scegliendo il comando carattere del menù formato e, dopo aver selezionato i formati voluti, premendo il pulsante Predefinito e confermando la scelta. Copia di un formato E possibile copiare il formato di una parte del testo selezionandolo e cliccando sul pulsante Copia formato della barra degli strumenti Standard. Il puntatore si trasforma in un pennello con il quale si deve selezionare la parte su cui applicare il formato. Se si vuole modificare il formato di più paragrafi, con doppio clic2 il pennello resta attivo fino a che non si preme Esc. Poiché il formato comprende formato di carattere e di paragrafo è bene ricordare che è possibile copiare solo uno dei due formati o entrambi attraverso procedure differenti: Solo formato di carattere: Selezionare una parola del formato desiderato - - Selezionare il testo da formattare Solo formato paragrafo: Selezionare solo il segno del paragrafo del formato desiderato o tutto il paragrafo - - cliccare all'interno del paragrafo da formattare negli spazi vuoti ( se si clicca su una parola se ne modifica il carattere) Sia formato carattere che paragrafo: Selezionare tutto il paragrafo del formato desiderato - - Selezionare il testo da formattare 13

14 Dimensioni e orientamento della pagina Quando si crea un nuovo documento che debba avere impostazioni specifiche della pagina, è possibile attribuire tali dimensioni prima di iniziare a scrivere utilizzando i seguenti comandi: File, imposta pagina, Dimensioni e selezionando i dati opportuni alle voci Dimensioni foglio, Orientamento e applica a Modificare i margini di un documento Sempre utilizzando il menù File, imposta pagina è possibile modificare i margini di un documento con le dimensioni volute scegliendo il sottomenù Margini. Impostazione dell interlinea L interlinea determina la distanza fra le righe del testo. Per impostazione predefinita viene utilizzata l interlinea singola, ma è possibile modificare tale impostazione attraverso il menù Formato, paragrafo, rientri e spaziatura selezionando le seguenti opzioni: 1,5 righe: consente di impostare l interlinea su un valore pari a una volta e mezzo l interlinea singola (in un testo con dimensione 10 punti, la distanza fra le righe risulterà circa 15 punti) Doppia: interlinea doppia rispetto a quella singola. Minima: l interlinea si adatta a elementi grafici o tipi di carattere più grandi. Esatta: imposta un interlinea fissa che non viene modificata dal programma Multipla: consente di impostare l interlinea in modo che si adegui alle righe in base al valore percentuale specificato ( Esempio: 1,2 comporta un interlinea maggiore del 20% rispetto all interlinea singola. Valore: consente di impostare il valore desiderato per l interlinea. L opzione è disponibile solo se si seleziona Minima, Esatta o Multipla. Esempio: se in un documento appaiono elementi grafici o formule di dimensioni maggiori rispetto al testo normale, lo spazio fra la riga che contiene tali elementi e quelle attigue viene automaticamente aumentato. Se si desidera avere un interlinea uniforme in tutto il documento, bisogna scegliere esatta nella casella interlinea del menù Formato, paragrafo, rientri e spaziatura. Quindi nella casella valore selezionare un interlinea adatta al carattere più grande. Numeri di pagina E possibile numerare le pagine del documento scegliendo Inserisci, numeri di pagina e selezionando poi Posizione, Allineamento e le opzioni contenute in Formato.. Tabulazioni Per default i punti di tabulazione vengono impostati a 1,25 cm uno dall altro a partire dal margine sinistro. Ci si sposta da una tabulazione all altra con il tasto Tab ed è possibile impostare tabulazioni differenti attraverso il comando Tabulazioni del menù formato. Le tabulazioni possono essere modificate anche con il righello, cliccando sulla casella in alto a sinistra fra i due righelli per selezionare la modalità di allineamento (a sinistra, a destra, al centro o decimale con il quale si allinea la virgola in corrispondenza della tabulazione) e sul righello nelle posizioni volute. Sillabazione Questo comando del menù Strumenti, Lingua consente la suddivisione in sillabe del testo evidenziato (è utile quando nella modalità di testo giustificato restano troppi spazi fra le parole). Numerazione delle righe Questo comando è utile quando si lavora con documenti quali documenti legali per facilitare l individuazione di determinate parti di un documento. I numeri di riga verranno evidenziati, solo in sede di stampa, nel margine sinistro della pagina. Per inserirli, dopo essersi posizionati nel punto in cui si desidera iniziare la numerazione, dal menù File, imposta pagina, layout scegliere Numeri di riga e selezionare la casella Aggiungi numeri di riga. Modificare poi le opportune opzioni. Impostazione di colonne tipo giornale Si può formattare tutto il documento o parte di esso, selezionandolo, in colonne di cui è possibile scegliere dimensioni e numero. Scegliere il comando Colonne del menù formato e selezionare le opportune opzioni. È poi possibile inserire un titolo principale che risulti centrato rispetto a tutte le colonne selezionando il titolo e scegliendo una sola colonna. Se si vuole interrompere una colonna in un determinato punto bisogna posizionarsi in quel punto e scegliere il comando Interruzione di colonna dal menù Inserisci, interruzione. 14

15 TASTI DI SCELTA RAPIDA PER LA FORMATTAZIONE Modificare il tipo di carattere nella barra degli strumenti Formattazione Ctrl + O Modificare la dimensione del carattere nella barra degli strumenti Formattazione Ctrl + U Ridurre o aumentare la dimensione del carattere di 1 punto Ctrl + < o > Modificare maiusc/minusc (tutte maiusc.,tutte minusc. iniziali maiusc.) Shift + F3 Applicare o rimuovere il grassetto Ctrl + G Applicare o rimuovere il corsivo Ctrl + I Applicare o rimuovere la sottolineatura Ctrl + S Applicare o rimuovere il formato pedice Ctrl + = Applicare o rimuovere il formato apice Ctrl + + Applicare l interlinea singola Ctrl + 1 Applicare l interlinea doppia Ctrl + 2 Applicare l interlinea di 1,5 Ctrl + 5 Aggiungere o rimuovere una riga di spaziatura prima del paragrafo Ctrl + 0 (zero) Centrare un paragrafo Ctrl + A Giustificare un paragrafo Ctrl + F Allineare a sinistra un paragrafo Ctrl + T Allineare a destra un paragrafo Ctrl + R Creare un rientro sporgente Ctrl + W Rimuovere un rientro sporgente Ctrl + B Rimuovere la formattazione di paragrafo Ctrl + H Inserire un simbolo Ctrl + shift + Q 15

16 Il menù Formato I sottomenù II sottomenù Descrizione delle funzioni associate alle voci del menù Tipo Consente di fissare il tipo (esempio Times New Roman o Century Gothic), lo stile (Grassetto, Corsivo.), il numero di punti (ogni punto equivale a circa 0,35 mm di altezza del carattere), la sottolineatura, il colore ed eventuali effetti particolari (es: ombreggiato, in rilievo, nascosto ) Carattere Spaziatura Consente di fissare la proporzione fra altezza e larghezza dei caratteri, la spaziatura (è possibile espandere o ridurre lo spazio fra i caratteri), la posizione ( normale, apice o pedice ) e la Crenatura (rende uniforme la spaziatura fra le lettere di una parola) Animazione È possibile scegliere fra alcuni tipi di animazione di cui è disponibile l anteprima Paragrafo Elenchi puntati e numerati Bordi e sfondo Colonne Tabulazioni Capolettera Maiuscole/ minuscole Formattazione automatica Raccolta stili Stile Sfondo finestra attiva Rientri e spaziatura Distribuzione testo Punti Numeri o lettere Struttura Bordi Bordo pagina Sfondo Consente di modificare l allineamento disponendo il testo a sinistra, a destra, giustificandolo o centrarndolo, assegnare uno specifico livello di struttura al testo (corpo del testo, livello1..) utile per la creazione di un sommario, stabilire Rientri (si possono fissare il margine destro e sinistro del documento o formattare in modo speciale la prima riga di ogni paragrafo, sporgente o rientrante) e Spaziatura (con i comandi prima e dopo si seleziona lo spazio da lasciare prima o dopo il paragrafo selezionato, con il comando interlinea si fissa lo spazio fra le righe). È possibile selezionare opzioni particolari per ottenere una corretta distribuzione del testo; ad esempio tenere uniti due paragrafi, o impedire che una riga di un paragrafo finisca nella pagina successiva ecc.. Si può scegliere il tipo di punto o crearne uno personalizzato Anche in questo caso si può selezionare un tipo già predisposto o crearne uno personalizzato È la forma dell elenco ovvero se con rientranze, numerazione multipla, ecc Applica un bordo predefinito o personalizzato al paragrafo nel quale si trova il cursore o alla selezione effettuata Applica un bordo al documento o ad alcune pagine o sezioni del documento. Anche in questo caso è possibile personalizzare il bordo Applica uno sfondo a un paragrafo Si può suddividere la selezione o il documento in colonne ( stile giornale) di cui è possibile scegliere la larghezza, il numero e determinare la presenza di una linea separatrice Consente di fissare nuove tabulazioni ed eventuali caratteri di riempimento. La tabulazione standard è a 1,25 cm. Consente di formattare in modo particolare la prima lettera di un paragrafo o la prima parola (selezionandola), impostandone tipo di carattere, distanza del testo e altezza (in righe). Consente di modificare il carattere da maiuscolo a minuscolo o viceversa Applica automaticamente uno stile predefinito al documento o a una parte di esso se preventivamente selezionata Consente di applicare uno stile differente al documento, visualizzandone l anteprima Consente di modificare lo stile di un documento scegliendo tra quelli predefiniti o di creare un nuovo stile che è possibile memorizzare nella libreria Applica uno sfondo alla finestra attiva ( è visibile solo in layout di lettura) Tabella 6: Il menù Formato 16

17 TABELLE Una tabella è composta da celle nelle quali è possibile immettere elementi testuali o grafici. Per creare una tabella si deve selezionare il comando inserisci tabella del menù tabella specificando numero di righe, di colonne e larghezza delle colonne oppure cliccare sull icona Tabelle e bordi, selezionare lo stile del bordo, cliccare sulla pagina e trascinare fino al raggiungimento della grandezza desiderata e infine inserire nei punti desiderati le divisioni verticali ed orizzontali. Movimenti Ci si sposta all interno di una tabella con il mouse, il tasto Tab e i tasti direzione. Il testo va a capo come in un normale documento e la cella si espande verso il basso. È possibile spostare i dati contenuti in una cella utilizzando i comandi Copia Taglia e Incolla oppure selezionando quanto voluto e trascinandolo. Creazione dei titoli della tabella 1. Digitare il titolo nella prima cella della tabella 2. Selezionare le celle che si vogliono unire e scegliere il comando Unisci celle del menù Tabella 3. Centrare il testo con lo stesso comando utilizzato per la formattazione dei paragrafi. Formattazione di una tabella La formattazione del testo avviene seguendo le modalità descritte per la formattazione dei documenti. Per quanto riguarda la tabella è possibile modificare bordo esterno, griglia interna e sfondo utilizzando il comando Bordi e sfondo del menù Formato dopo aver selezionato la tabella. Autoformattazione: una tabella può essere formattata, dopo averla disegnata, con il comando Formattazione automatica del menù Tabella oppure si può formattare automaticamente una tabella prima di averla fatta attraverso i comandi Tabella, Inserisci tabella e Autocomposizione selezionando le opzioni desiderate Numerazione delle celle E' possibile numerare le celle di una tabella attraverso il comando Elenchi puntati e numerati del menù Formato selezionando le celle che si vogliono numerare. Selezionando solo la prima colonna si otterrà una numerazione per righe. Tabulazioni Poiché il tasto Tab consente di spostarsi da una cella all altra della tabella, per inserire tabulazioni è necessario usare Ctrl + Tab Didascalie E possibile aggiungere ad una tabella una didascalia. La didascalia si aggiorna automaticamente se vengono aggiunte o eliminate tabelle. Dopo aver selezionato la tabella scegliere Inserisci, Didascalia. Selezione degli elementi in una tabella Per Selezionare una cella Selezionare una riga Selezionare una colonna Selezionare più celle, righe o colonne Selezionare il testo della cella successiva Selezionare il testo della cella precedente Selezionare l'intera tabella Procedura Fare clic sul bordo sinistro della cella. Fare clic a sinistra della riga. Fare clic sul bordo superiore o sulla linea superiore della griglia della colonna. Trascinare sulla cella, riga o colonna oppure selezionare una singola cella, riga o colonna e quindi tenere premuto MAIUSC e fare clic su un'altra cella, riga o colonna. Premere TAB. Premere MAIUSC+TAB. Fare clic sulla tabella e quindi premere ALT+5 sul tastierino numerico. BLOC NUM deve essere disattivato. Suggerimento Per selezionare righe, colonne oppure l'intera tabella, è inoltre possibile fare clic nella tabella e quindi utilizzare i comandi Seleziona del menu Tabella oppure i tasti di scelta rapida. 17

18 Il menù Tabella I sottomenù II sottomenù Descrizione delle funzioni associate alle voci del menù Apre la barra degli strumenti Tabelle e bordi con la quale è possibile, premendo sugli appositi pulsanti la cui funzionalità è visualizzabile con un semplice Disegna tabella passaggio della freccia puntatrice, disegnare una tabella fissando colore, tipo, spessore del bordo, colore di sfondo, numero di righe e colonne, allineamento del testo rispetto alla riga, orientamento del testo. Appare nel menù uno dei tre comandi a seconda che si sia rispettivamente evidenziato il testo in una cella, posizionato il cursore in una cella o selezionata una colonna. Con inserisci celle si può inserire una cella a sinistra della cella Inserisci selezionata, al di sopra della stessa, oppure inserire un intera riga o colonna. Il celle/righe/colonne comando inserisci riga inserisce una riga al di sopra della riga nella quale è posizionato il cursore. Se si vogliono inserire più righe, basta selezionare lo stesso numero di righe che si vuole aggiungere. Con inserisci colonne si inseriscono una o più colonne (come per le righe) a sinistra della colonna selezionata Elimina celle/righe/colonne Unisci celle Dividi celle Seleziona riga Seleziona colonna Seleziona tabella Formattazione automatica Con il comando elimina celle si apre una finestra all interno della quale si può selezionare una delle seguenti opzioni: sposta celle a sinistra per eliminare le celle selezionate e spostare le rimanenti a sinistra, sposta celle in alto per eliminare il contenuto delle celle selezionate e spostare in alto il contenuto delle rimanenti celle ( questo comando in realtà non elimina celle), elimina intera riga per eliminare tutte le righe nelle quali si trovano le celle selezionate, elimina intera colonna per eliminare le colonne Si accede agli altri due comandi elimina righe o elimina colonne selezionando rispettivamente una o più righe o una o più colonne. Consente di unire più celle di una riga e/o di una colonna, preventivamente selezionate, per formare un unica cella Consente di dividere le celle selezionate nel numero di righe e colonne opportunamente scelto nelle rispettive caselle. L opzione unisci celle prima di dividere unifica prima le celle dividendo poi la cella più grande così ottenuta (questa opzione è utile quando si desidera modificare il numero di righe o colonne di una tabella) Seleziona la riga nella quale è posizionato il cursore Seleziona la colonna nella quale è posizionato il cursore Seleziona la tabella Consente di applicare alla tabella un formato prestabilito di cui è possibile visualizzare l anteprima, e di modificare alcune opzioni. Ripartisci uniformemente righe Modifica l altezza delle righe selezionate rendendola uguale Ripartisci uniformemente colonne Modifica la larghezza delle colonne selezionate rendendola uguale 18

19 I sottomenù II sottomenù Descrizione delle funzioni associate alle voci del menù Altezza e larghezza celle Titoli Converti il testo in tabella/tabelle in testo Ordina Formula Dividi tabella Mostra/Nascondi griglia Tabella 7: Il menù Tabella Riga Colonna È possibile selezionare un altezza automatica che adatta l altezza di ogni riga alla cella più alta della riga stessa, minima che, selezionando il valore nell opportuna casella, fissa l altezza della riga più piccola, adattando l altezza di tutte le altre righe, esatta per fissare un valore uguale per tutte le righe (in questo caso il testo eccedente non verrà visualizzato). Si può poi stabilire il valore del Rientro da sinistra e selezionando la casella Permetti divisione della riga consentire che un interruzione di pagina separi il testo di una riga. A sinistra, centrato e a destra per allineare la riga selezionata nel modo voluto rispetto ai margini della pagina, riga successiva e riga precedente per selezionare un altra riga. Con il comando larghezza colonna si può stabilire la larghezza delle colonne selezionate, modificando il valore di spazio tra colonne si cambia lo spazio vuoto fra le colonne di tutta la tabella indipendentemente dalle celle evidenziate; utilizzando colonna precedente e colonna successiva si evidenziano le colonne precedente e successiva rispettivamente; il pulsante adatta permette di adattare la larghezza della colonna selezionata in base al contenuto Selezionare una o più righe di testo da utilizzare come titolo della tabella. La selezione deve includere la prima riga della tabella e scegliere Titoli dal menu Tabella. I titoli della tabella verranno ripetuti automaticamente nelle nuove pagine risultanti dalle interruzioni di pagina automatiche. Il titolo non verrà invece ripetuto nelle pagine create con interruzioni di pagina manuali nella tabella. I titoli ripetuti nella tabella sono visibili solo nella visualizzazione Layout di pagina Il primo comando consente di formattare automaticamente un documento sotto forma di tabella. Dopo aver selezionato il testo, scegliere questo comando e selezionare all interno della finestra che viene aperta il numero desiderato di colonne e righe e il criterio di formattazione: esempio selezionando paragrafo ogni paragrafo del testo viene posizionato nella colonna successiva. Attraverso il comando formattazione automatica si può scegliere fra i tipi di tabella a disposizione. Con il secondo comando si ottiene il procedimento inverso Selezionare la parte di documento che si desidera ordinare e scegliere Ordina dal menù tabelle; nella finestra selezionare in base a quale criterio si vuole ordinare la tabella e le opzioni desiderate (ordina solo la colonna selezionata, ordina tenendo conto delle maiuscole ecc ). Se non viene selezionata l opportuna opzione, non verranno ordinate solo le celle evidenziate ma l intera riga subirà la trasformazione. Questo comando consente di inserire una formula in una cella. Ogni formula è preceduta dal segno = ed è un'espressione che contiene qualsiasi combinazione di numeri, segnalibri 2 che fanno riferimento a numeri, campi che danno come risultato numeri, nonché operatori e funzioni disponibili. L'espressione può fare riferimento a valori all'interno di una tabella o a valori restituiti da funzioni. Nella casella formula digitare la formula voluta o incollare una funzione predefinita scegliendola in incolla funzione. Scegliere poi il Formato numerico di visualizzazione del risultato del calcolo e le eventuali celle contrassegnate da segnalibri. Le celle di una tabella sono individuate da una lettera che indica la colonna di appartenenza e da un numero che indica la riga, pertanto ad esempio =A2+ A3 esegue la somma dei numeri contenuti nella prima colonna e nella II e III riga Divide la tabella immediatamente sopra la riga in cui si trova il cursore. Permette di visualizzare o nascondere una griglia che identifica le celle della tabella. Tale griglia non viene stampata; perché i bordi o gli sfondi siano stampati bisogna scegliere Bordi e sfondo del menù formato. 2 I segnalibri consentono di contrassegnare in modo univoco un elemento di testo o di grafica. Si inseriscono con Inserisci segnalibro 19

20 GRAFICA, IMMAGINI, CORNICI E CASELLE DI TESTO Cornici L uso delle cornici consente di disporre un elemento testuale o grafico in un punto qualsiasi della pagina. La posizione della cornice può essere determinata o scrivendone le coordinate oppure trascinandola nel punto desiderato. Il testo circostante può essere disposto attorno alla cornice oppure dopo di essa (si modificano tutte le opzioni di formattazione attraverso il comando cornice del menù Formato). Per inserire una cornice si clicca sul pulsante Cornice nella barra degli strumenti ( se non è presente lo si trova nei comandi del menù inserisci personalizzando la barra degli strumenti) Per inserire una cornice attorno ad un elemento basta selezionarlo e scegliere Inserisci, cornice. La cornice presenterà un bordo, che è possibile togliere attraverso la voce Formato Cornice, eccetto se viene inserita attorno a tabelle o ad elementi grafici importati. La cornice si rimuove con Formato, Cornice, Rimuovi cornice. Didascalia: è possibile aggiungere una didascalia selezionando la cornice e scegliendo il comando Didascalia del menù Inserisci. Caselle di testo E un contenitore di testo che presenta quasi tutte le caratteristiche delle cornici e offre ulteriori vantaggi: è possibile infatti creare elementi di sfondo testuale, può essere formattata tramite le opzioni barra Strumenti Disegno utilizzando opzioni come ombreggiatura, effetti 3D e sfondi, inoltre offre maggiore flessibilità nella disposizione del testo. Si inserisce attraverso il comando Inserisci, Casella di testo o il pulsante. Grafica Per inserire elementi di grafica si ricorre alla tecnica del Taglia- Incolla oppure attraverso i comandi Inserisci Oggetto, Inserisci Immagine o creando disegni ( è possibile visualizzare la barra degli strumenti Disegno con il comando Visualizza, Barre degli strumenti, Disegno oppure premendo il tasto ). L importazione di elementi grafici è possibile solo se sono stati installati i filtri grafici, ovvero dei programmi (forniti con Word) che consentono di convertire e visualizzare file creati con altre applicazioni ( file di estensione TIF, BMP ). Livelli del documento Ogni documento possiede tre livelli: livello del testo, primo piano e secondo piano rispetto al testo. Ogni oggetto creato con gli strumenti di Disegno viene per impostazione predefinita posto in primo piano, mentre in genere gli elementi grafici importati sono a livello del testo. Per modificare il livello dell oggetto bisogna utilizzare la barra degli strumenti Disegno attraverso i comandi Disegno, Ordine, Per poter utilizzare la barra degli strumenti di disegno su un immagine importata è necessario inserirla in una casella di testo ( importandola direttamente all interno di una casella di testo oppure con il taglia-incolla) N.B.: Perché le immagini possano essere trattate come paragrafi di testo è necessario posizionarle a livello del testo. Per fare questo bisogna deselezionare la casella Consenti disposizione testo in Formato oggetto, posizione. Ancoraggi Ogni elemento grafico inserito nel documento, viene automaticamente ancorato al paragrafo più vicino al punto di inserimento (è possibile visualizzare il punto di ancoraggio, rappresentato da un ancora, utilizzando il pulsante con il simbolo di paragrafo). Spostando l oggetto, l ancoraggio si sposta automaticamente. Nelle opzioni di formattazione si può far muovere l oggetto con il testo (selezionare Sposta col testo), bloccare l ancoraggio ad un paragrafo in modo da spostare l immagine assieme al paragrafo prescelto ( selezionare Blocca ancoraggio) o far sì che l elemento grafico resti nella posizione di inserimento ( disattivate contemporaneamente le precedenti opzioni) Allineamento Per impostazione predefinita, gli oggetti vengono allineati ad una griglia invisibile che parte dall angolo in alto a sinistra della pagina con spaziatura fra le linee di 0,25 cm. Per questo non si riesce a posizionare l oggetto esattamente in una posizione, perché esso viene automaticamente posto sulla linea più vicina della griglia. E possibile modificare sia lo spazio fra le linnee che il punto d origine della griglia premendo il pulsante Disegno della barra degli strumenti disegno e griglia. Nella finestra che si apre scegliere le impostazioni desiderate. Deselezionando la casella Blocca sulla griglia è possibile posizionare liberamente gli oggetti. (Questa opzione può essere attivata o disattivata temporaneamente premendo alt durante il trascinamento dell oggetto). N.B.: Inserendo immagini in un file si aumenta notevolmente la sua dimensione. E possibile inserire solo un collegamento al file selezionando nella finestra che si apre al momento dell importazione dei file la casella Collega al file e disattivando Salva immagine nel documento. Per muoversi rapidamente all interno di un file contenente immagini, che rallentano notevolmente le operazioni, si può attivare il comando Strumenti, Opzioni, Visualizza, Segnaposto per immagini; in questo modo si visualizzano solo riquadri vuoti ma la stampa avviene correttamente. 20

21 Modifica e spostamenti di elementi grafici Per Ritagliare grafica importata Ripristinare Realizzare forme regolari Ruotare oggetti Selezionare oggetti Annullare una selezione Selezionare i singoli segmenti che costituiscono un disegno a mano libera Raggruppare due o più disegni in un oggetto Separare i gruppi Ridimensionare grafica Ridimensionare mantenendo le proporzioni Ridimensionare tenendo fisso il centro Spostare un oggetto di un pixel Spostare alla linea successiva della griglia Procedura Premere MAIUSC mentre si trascina sui quadratini di trascinamento Selezionare l immagine, Formato Immagine dimensioni Reimposta Tenere premuto MAIUSC mentre si crea il disegno Selezionare, cliccare su Disegno, Ruota o capovolgi ( non è possibile ruotare i motivi, il testo o gli elementi grafici importati (per ruotare il testo usare Word Art) Per selezionare più oggetti MAIUSC + clic su ciascuno Fare clic sulla selezione tenendo premuto MAIUSC Fare clic sul disegno e clic sul pulsante Modifica della barra strumenti Disegno Selezionare i singoli elementi e premere Disegno, Raggruppa oppure Selezionare, Disegno, scomponi oppure Trascinare sui quadratini di ridimensionamento che appaiono selezionando l oggetto Trascinare nel quadratino d angolo tenendo premuto MAIUSC Tenere premuto Ctrl mentre si trascina Usare i tasti freccia tenendo premuto Ctrl Usare i tasti freccia 21

22 STAMPA UNIONE Il comando Strumenti Stampa unione consente di creare lettere, documenti legali, cataloghi. La procedura comporta la fusione di due documenti: il documento principale e l origine dati. Nel primo sono contenuti gli elementi che rimarranno invariati in tutte le versioni del documento finale, nella seconda ci saranno le informazioni variabili quali i nomi e gli indirizzi dei destinatari. Supponiamo si voglia inviare la stessa lettera a parecchie persone, sarà conveniente scrivere un unica lettera (documento principale) che verrà unita ai nominativi presenti in un elenco (origine dati). Sia il documento principale che l origine dati possono essere file già salvati o si possono creare al momento. Da Strumenti Stampa unione Prepara stampa unione Nella sezione 1 Documento principale, Crea, poi Lettere tipo (nel caso vogliamo scrivere una lettera), scegliere Finestra attiva (se vogliamo che il doc. attivo, già predisposto, sia il doc. principale) oppure Nuovo documento (per creare un doc. nuovo da usare come documento principale). Passare alla sezione 2 Origine dati, cliccare su Dati e scegliere se creare una nuova origine dati (1) o utilizzarne una preesistente (2). (1) Crea origine dati (si fa la scelta dei campi 3, Rimuovi per eliminare dei campi, Aggiungi per crearne di nuovi; OK e Salva con nome); si tratta poi di riempire i campi: con Modifica origine dati si apre la finestra Modulo dati che va riempita con i dati specifici; per passare all elemento successivo Nuovo; alla fine OK) (2) Apri origine dati ( selezionare e aprire il file, verrà indicato che non ci sono campi unione nel documento principale e che per inserirli occorre cliccare su Modifica documento principale) A questo punto si torna al documento principale in cui ora è presente la barra degli strumenti Stampa unione. Si passa quindi a scrivere la lettera e, al momento di inserire quelle parti che dovranno essere diverse per ogni lettera, cliccare su Inserisci campo unione (dalla barra Stampa unione), scegliere il campo che si desidera inserire (comparirà tra virgolette) mettendo gli spazi e la punteggiatura normale. Finita la lettera, si può vedere come sarà la fusione dei due documenti, cliccando su (Visualizza dati uniti ) e scegliendo quale record vedere indicandolo nell apposito spazio o cliccando su (Primo record 4 ), (Record precedente), ( Record successivo), (Ultimo record). A questo punto, se si è pronti, si puo cliccare su (Prepara stampa unione), si riaprirà la finestra di Prepara stampa unione e nella sezione 3 Unisci i dati al documento scegliere Unisci. Si apre la finestra Opzioni unione in cui si deve scegliere tra le opzioni Unisci a : nuovo documento (optare per questo), stampante ( per unire direttamente sulla stampante, pericoloso!), (per unire direttamente sulla posta elettronica, vedi oltre). Fatta la scelta, conviene controllare che non ci siano errori cliccando su Controllo errori. Si apre la finestra con tre opzioni: simulare l unione riportando gli errori in un documento separato (sceglierla se si fa l unione direttamente su stampante); completare l unione fermandosi per segnalare ogni errore (di default); completare l unione e riportare gli errori in un documento separato. 3 Campo è un segnaposto dati che potrebbero essere modificati 4 Record è una serie completa di informazioni collegate 22

23 Fatta la scelta, premere OK; si ritornerà a Opzioni unione, ora cliccare su Unisci. Ora è pronto il nuovo documento formato da tutte le lettere basate sulla lettera tipo; non conviene salvarle perché si possono rifare facilmente. Stampare. Se le lettere non vanno spedite a tutti i nominativi presenti nell origine dati, nella finestra Opzioni unione cliccare su Opzioni query Filtra i record. Si apre una maschera con tre opzioni relative a: Campo, Criterio, Valore. Con Campo si sceglie il campo e/o i campi che determinano il filtro, con Criterio si sceglie il tipo (uguale a, minore di, ), con Valore si sceglie il valore relativo al criterio. Se si vogliono stampare le lettere in un ordine preciso si possono ordinare i record dell origine dati. Ancora dalla finestra Opzioni query cliccare su Ordina i record: si possono scegliere fino a tre campi unione diversi in base a cui ordinare ( A Z o Z A). Per azzerare una query nella finestra Opzioni query cliccare su Cancella tutto. Creazione di etichette Si deve creare un altro documento principale costituito dalle etichette, che poi verranno unite all origine dati già creata per le lettere. Da Strumenti Stampa unione Prepara stampa unione nella sezione 1 Documento principale, Crea, poi Etichette e indirizzi scegliere Finestra attiva. Passare alla sezione 2 Origine dati, cliccare su Dati, poi Apri origine dati (scelta dell origine dati da cui prendere gli indirizzi). Si apre una finestra: cliccare su Imposta documento principale ; si apre la finestra Opzioni etichette in cui scegliere il tipo di etichetta e premere OK. Si apre la finestra Crea etichette e nel menù a discesa accanto a Inserisci campo unione scegliere i campi per le etichette; alla fine OK. Da adesso in poi l unione procede come descritto sopra. Unione con invio per posta elettronica Se avete gli indirizzi dei destinatari nella finestra Opzioni unione scegliete tra le opzioni Unisci a: posta elettronica. Il pulsante Imposta diventa attivo e premendolo si apre una finestra in cui, nella casella Campo dati con indirizzo posta/fax, scegliere il campo dell origine dati che contiene gli indirizzi . Nella casella Oggetto messaggio postale si può digitare l oggetto e attivare l opzione Invia documento come allegato Word (in caso contrario il formato del documento potrebbe non essere mantenuto). Quindi OK e, tornati alla finestra Opzioni unione, cliccare su Unisci. 23