30.01.2009 - Corso di formazione: BIBLIOWebPortal cms per la gestione del portale web di un sistema bibliotecario Programma del corso : Strumenti utilizzati: CMS personalizzato per le biblioteche Editor HTML Forum della redazione web Caratteristiche e architettura del portale Architettura del portale Principali obiettivi del portale culturale Tipologie di informazioni Organizzazione della redazione (profili, ruoli e regole operative) Attività di raccolta informazioni e predisposizione dei materiali Esercitazioni pratiche Mauro Bettuzzi CG Soluzioni informatiche UDINE 1
Progetti: Comune di Venezia Sistemi di catalogazione documentale Album di Venezia: - Album privato dell alluvione - Immagini e storia del calcio a Venezia - Mestre Novecento Musei Civici Veneziani: - Catalogazione partecipata secondo gli standard ICCD Archivio della Comunicazione: - Accentramento e diffusione di documenti multimediali (immagini, video, planimetrie, relazioni, ecc.) all interno dell Amministrazione Comunale Archivi storici: - Accentramento e diffusione di archivi storici documentali - Centro di documentazione di Storia locale di Marghera Biblioteche 2
Sistemi informativi web-based Architettura di rete geografica di catalogazione partecipata Soluzioni integrate: Software, ASP, Web Servicies Mediateca: Easynet cms Arch.DOCUMENTALE: Easynet cms Archivio fotografico: SICAP Web Easynet cms Museo: SICAP Web Archvio: SICAP Web for Archives EasyNET CMS (ASP) SICAPWeb (ASP) SICAPWeb for Archives (ASP) BIBLIOWin5.0 Web (ASP) OPAC Web (ASP) BIBLIO WebPortal (ASP) Biblioteca 1: BIBLIOWin5.0 Web Biblioteca 2: BIBLIOWin5.0 Web Biblioteca 3: BIBLIOWin5.0 Web 3
VENEZIA Sistema bibliotecario urbano Portale web + opac integrato 4
Gestione del portale: cms (content management system ) Cos è un CMS Il CMS è un applicazione per la gestione dei contenuti di un sito Web, che non richiede una competenza tecnica specifica per la creazione, la modifica e la pubblicazione degli stessi. Perché adottare un CMS I vantaggi nell adozione di un CMS sono non solo tecnici ma sono soprattutto organizzativi: Aggiornamento veloce dei contenuti; Redazione dei contenuti indipendente dai reparti di sviluppo; Controllo diretto sulle pagine da parte del responsabile dei contenuti; Riduzione delle risorse coinvolte nei processi di pubblicazione; Migliore pianificazione dello sviluppo dei contenuti; Coerenza grafica e di immagine con le linee guida della redazione. 5
Gestione del portale: cms (content management system ) Cosa consente un CMS Un CMS, inoltre, può permettere l'integrazione con altre applicazioni, come per esempio altri portali, OPAC, altre basi dati preesistenti, e costituire così l'infrastruttura al servizio di tutte le attività Web. Gestione diretta dei contenuti Un CMS viene installato, configurato e mantenuto da personale tecnico, ma è concepito per l'utilizzo quotidiano da parte di persone senza particolari competenze informatiche. Uno degli obiettivi fondamentali di un CMS è quello di delegare l'inserimento e la modifica dei contenuti a chi i contenuti li conosce, senza bisogno di interventi da parte di personale tecnico che li codifichi in Html. 6
Gestione diretta dei contenuti: Separazione netta tra forma e contenuto delle informazioni La prospettazione delle informazioni e la grafica viene demandata ai fogli di stile (CSS) Il lavoro di redazione si concentra esclusivamente sui contenuti 7
Punti di forza della soluzione CMS Portale dinamico rispettoso delle indicazioni sull accessibilità (W3C, WAI, Legge Stanca) Piattaforma informativa interamente basata sul web (non necessità di software lato Client per l attività di inserimento dati) I contenuti sono inseriti direttamente dagli operatori sul territorio (senza intermediazione tecnica e in tempo reale) Sistema aperto per future estensioni nella struttura informativa dei dati Rappresenta un aggregatore di notizie e attività (archivio strutturato per analisi, statistiche, misure ) Eventi e contenuti indicizzabili su Google (titolo della notizia) 8
Editor HTML (WYSIWYG ): cosa consente Il CMS fornisce un Editor WYSIWYG (What You See Is What You Get) con modalità di verifica immediata dell impatto che avranno le modifiche sul sito. Il redattore inserisce i testi come se operasse con strumenti Office, senza doversi preoccupare della generazione del codice html sottostante. Ogni modifica introdotta deve essere subito visibile. 9
Editor HTML : i comandi selettore dello stile del testo grassetto, corsivo e sottolineato allineamento del testo (sinistra, centro e destra) elenchi puntati e numerati rientri taglia, copia e incolla inserimento linea separatrice inserimento collegamento ipertestuale (link, e-mail, FTP) inserimento immagine inserimento link interno 10
Forum della Redazione web : funzionalità e vantaggi Comunicazione tra i componenti della redazione Invio di allegati (PDF, DOC, ZIP) Memoria storica delle comunicazioni Funzione di bacheca elettronica Centralità e immediatezza della comunicazione Invio automatico di notifica verso le e-mail del gruppo di redazione 11
Caratteristiche del portale: progettazione Essenzialità nella grafica (basata su fogli di stile CSS) Intuitività negli strumenti di navigazione, con particolare preferenza per le barre orizzontali da ripetere anche a fondo pagina; le barre laterali risultano più adatte per i collegamenti ad altre risorse analoghe o correlate ai contenuti della pagina visualizzata piuttosto che per gli strumenti di navigazione dell'intero portale Facilità nell'individuazione del motore di ricerca Uso di etichette semplici e non troppo evocative per gli strumenti di navigazione e per le directories; uso di testo a comparsa (tooltips) per spiegare i contenuti dei link (tramite tag Title) Forte attenzione alla omogeneità e alla consistenza delle pagine che costituiscono il corpo del portale 12
Architettura del portale: struttura di navigazione La struttura di navigazione è l'aspetto più importante nella creazione di un portale. Un portale deve al tempo stesso: incoraggiare l'esplorazione (attività di lunga durata e senza meta precisa, basata sulla curiosità, ma di facile interruzione) incoraggiare la ricerca (attività di breve durata e fortemente mirata, basata sul bisogno). La struttura del portale, dunque, dovrà fornire stimoli continui e, contemporaneamente, indirizzare in modo chiaro ed evidente alle informazioni ricercate. 13
Architettura del portale: struttura di navigazione e homepage STRUTTURA DI NAVIGAZIONE: l organizzazione della navigazione del sito rifletterà in maniera più o meno stretta la divisione in sotto-argomenti dell'argomento principale del sito, fornendo sezioni diverse, ma collegate per ciascun sotto-argomento. HOMEPAGE: la home page rappresenta il punto principale di accesso al sito e raccoglie informazioni e titoli provenienti da tutte le sezioni del sito. La home page può essere paragonata alla prima pagina di un quotidiano: una selezione delle notizie più importanti e, di ciascuna, l'inizio di un articolo o un breve testo che rimandi all'articolo completo nelle pagine interne. 14
Architettura del portale: struttura di navigazione e homepage schema di comunicazione grafica web 15
Architettura del portale: struttura di navigazione e homepage 16
Obiettivi del portale culturale: Il portale è una piattaforma per il dialogo di tutti coloro che rivolgeranno la loro attenzione ai servizi ed alle informazioni erogate dal SBU di Venezia. Dal punto di vista utente, esso può essere considerato uno strumento informativo al quale rivolgersi per l approfondimento degli argomenti di suo interesse. Secondo questa logica, viene a configurarsi quale efficace strumento di promozione culturale e del territorio. Gli obiettivi che esso si prefiggere di raggiungere sono fondamentalmente di due tipologie: informativo funzionale 17
Principali obiettivi da raggiungere nel portale : Contenuti Classificazione dei contenuti, per consentire di accedere a tutte le informazioni rilevanti per l utente attraverso un percorso logico. Area Generale Presentazione del Sistema Bibliotecario Mappa dinamica dei contenuti Sessioni tematiche (vetrine Eventi, Scaffale Novità) Sessione delle News e degli Avvisi Motore di ricerca (nel sito e verso il catalogo) Sessione di FAQ Reference agli utenti (moduli strutturati, document delivery, ILL) Link a siti di interesse 18
Principali obiettivi da raggiungere nel portale : Area Community Gestisce il dialogo, la discussione e lo scambio di informazioni tra gli utenti attraverso i servizi di: Mailing e Newsletter Forum (pubblici o privati) FAQ Area Back Office E lo spazio del sito riservato agli amministratori del portale. Consente il monitoraggio delle attività di: comunicazione utenti-biblioteca, utente-utente e biblioteca-biblioteca, la gestione delle banche dati, attività di reference, FAQ, email, etc. 19
Principali obiettivi da raggiungere nel portale : Classificazione delle informazioni (tag, soggetti) L idea di base è l associazione, ai contenuti del portale, di apposite etichette (TAG) che contraddistinguano i contenuti stessi. L informazione sarà corredata da metadati che ne permetteranno più classificazioni. Attraverso la classificazione dell informazione sarà possibile: selezionare i singoli contenuti di interesse, aggregare contenuti omogenei. La classificazione deve: consentire di identificare in macro aree di intervento le singole iniziative, consentire di identificare i diversi temi su cui impattano le attività del sistema, consentire di contestualizzare le diverse iniziative. 20
Tipologie di informazioni gestite nel portale : Avvisi Gli avvisi sono comunicazioni di servizio di tipo biblioteca-utenti e bibliotecabiblioteca. Sono solitamente comunicazioni brevi e rivolte ai servizi offerti dalla biblioteca. Eventi Rappresentano le principali schede informative del portale e sono il mezzo privilegiato per l attività di promozione culturale verso gli utenti. Contengono solitamente una alto livello di dettaglio di informazioni e sono accompagnate da materiali quali immagini, documenti PDF e altri allegati. Notizie Sono solitamente segnalazioni verso fonti esterne al portale. Sono solitamente comunicazioni brevi e rimandano alla fonte informativa originale ogni eventuale approfondimento. Percorsi Sono schede informative che raggruppano più Eventi organizzati su tematiche comuni o geograficamente organizzati in tempi e luoghi diversi (rassegne musicali, serie di concerti, serate a tema, ecc ) 21
Posizionamento e visualizzazione delle informazioni: Eventi in Vetrina Lista di una selezione di eventi (concordata e gestita dalla redazione). La vetrina viene gestita dinamicamente nel tempo in base a appositi parametri. La lista riporta in breve solo gli elementi principali delle informazioni e rimanda l utente interessato ad un approfondimento nella scheda di dettaglio. Eventi in Evidenza Lista di una o due eventi (concordata e gestita dalla redazione) oggetto di particolare attenzione. Anche questa prospettazione riporta in breve solo gli elementi principali dell informazione e rimanda l utente interessato ad un approfondimento nella scheda di dettaglio. Strilli Posizionati nelle colonne di destra o sinistra dell homepage del portale, offrono la maggiore visibilità di un Evento. Con maggiore enfasi iconografica, anche questa prospettazione rimanda l utente interessato ad un approfondimento nella scheda di dettaglio. Liste e Visualizzazione di dettaglio 22
Area Edit (back-office): profili Gestore sistema e Gestore biblioteca Login di accesso 23
Area Edit (back-office): Guida operativa 24
Area Edit (back-office): profilo Gestore di biblioteca Gestione sotto-homepage di biblioteca Gestione database di biblioteca 25
Regole di profilo (Edit): profilo Gestore biblioteca Cosa può fare questo profilo? Creare Eventi, Notizie e Avvisi Modificare Eventi, Notizie e Avvisi creati dal medesimo profilo di biblioteca o dal profilo Gestore Sistema Duplicare e gestire Eventi, Notizie e Avvisi creati da altre biblioteche Personalizzare i parametri di visualizzazione delle Vetrine in sotto-homepage Personalizzare i parametri di visualizzazione delle Notizie e Avvisi in sotto-homepage Effettuare Ricerche nei database (schede scadute e non) Gestire l invio di materiali all archivio condiviso del portale (immagini e files) Modificare i contenuti informativi della propria struttura (presentazione, orari, etc.) Cosa NON può fare questo profilo? Modificare Eventi, Notizie e Avvisi creati da altre biblioteche Modificare i contenuti delle sezioni principali del portale (Sistema, Servizi, Links, etc.) Gestire i Percorsi Gestire gli Strilli Intervenire nella gestione dei parametri di visualizzazione di homepage di sistema NB: Una scheda generata dal profilo Gestore Sistema sarà sempre condivisa da tutti i profili di biblioteca 26
Area Edit (back-office): profilo Gestore di Sistema Gestione homepage del sistema Gestione database 27
Regole di profilo (Edit): profilo Gestore di Sistema Cosa può fare questo profilo? Creare Eventi, Notizie e Avvisi da condividere con tutti i profili Modificare Eventi, Notizie e Avvisi creati da qualsiasi profilo (biblioteca e sistema) Duplicare e gestire Eventi, Notizie e Avvisi creati da qualsiasi profilo Creare e gestire i Percorsi da condividere con tutti i profili Personalizzare i parametri di visualizzazione delle Vetrine, Notizie, Avvisi, Percorsi e Strilli nella homepage principale del portale Modificare i contenuti delle sezioni principali del portale (Sistema, Servizi, Links, etc.) Personalizzare tutti i parametri di visualizzazione della homepage di sistema Effettuare Ricerche nei database (schede scadute e non) Gestire l invio di materiali all archivio condiviso del portale (immagini e files) Modificare i contenuti informativi di tutto il portale (parti generali e non) Intervenire nella gestione dei parametri di visualizzazione di homepage di sistema Cosa NON dovrebbe fare questo profilo? Generare schede destinate ad una singola biblioteca (non condivisa) NB: Una scheda generata dal profilo Gestore Sistema sarà sempre condivisa da tutti i profili di biblioteca 28
Vincoli nella condivisione: Alcuni punti fermi su cosa si condivide Un Evento, Notizia o Avviso non correlato (almeno ad una biblioteca) non sarà visibile in prospettazione nella sotto-homepage di quella biblioteca Un Evento, Notizia o Avviso può essere correlato (legame di database) a una o più biblioteche La correlazione tra schede impone e vincola la prospettazione nelle sottohomepage delle biblioteche correlate (es: se la biblioteca1 crea un Evento e lo correla a biblioteca2 e attiva la sua visibilità in Vetrina, l evento appare anche in Vetrina della biblioteca2). Consiglio: Per personalizzare la prospettazione di sotto-homepage si consiglia la Duplicazione della scheda (senza correlazione a più biblioteche) 29
Attività di raccolta informazioni e predisposizione dei materiali Raccolta informazioni Ricerca delle fonti (locali, remote, web, etc.) Scelta tipologia finale di scheda nel portale (Evento, Notizia, Avviso, Percorso) Controllo della completezza delle informazioni (4W: Chi, Cosa, Dove e Quando) Raccolta di materiali da allegare (pieghevoli, documenti, files, immagini, etc.) Predisposizione dei materiali Trasformazione di materiali cartacei in risorse digitali (acquisizione da scanner, creazione PDF, etc.) Manipolazione di materiali digitali per il web (controllo formato e dimensione immagini, DOC > PDF, filmati, MP3) Predisposizione dei contenuti informativi secondo i campi di database (Titolo, Data inizio, Data fine, Descrizione anteprima, Dettaglio 1,2,3, Luogo, Date, Orario,etc.) 30
Attività di raccolta inserimento dati e controllo Inserimento delle informazioni Creazione della scheda (Evento, Notizia, Avviso, Percorso) Inserimento dei campi secondo il materiale raccolto (campo Titolo obbligatorio) Invio dei file allegati (JPG, PDF, ZIP, etc.) Controllo della completezza delle informazioni (4W: Chi, Cosa, Dove e Quando) Classificazione dell informazione (scelta di soggetto/i) Creazione di legami tra schede (se presenti) Correlazione con la propria biblioteca (obbligatorio) Eventuale correlazione con altre biblioteche Eventuale correlazione con Percorsi (già esistenti) Pubblicazione e prospettazione della scheda Visibilità della scheda su web (pubblicazione) Definizione della Visibilità della scheda (Visibile dal, Visibile fino al) Prospettazione eventuale in sotto-homepage (posizionamento) 31
Note di redazione della scheda informativa In gestione delle informazioni Attenzione ai campi obbligatori: Titolo, correlazione con la biblioteca Le schede si possono eliminare solo se prive di relazioni (eliminare prima tutti i legami con altre schede e legame con le biblioteche) Copia e Incolla solo da BloccoNote (non da Word, siti web o altre applicazioni) Immagini in formato JPG (non progressivo, non GIF, TIF) Dimensione dei file allegati compatibile per il web (JPG, PDF) 32
profilo Gestore di biblioteca: Menu della biblioteca Menu della sotto-homepage di biblioteca 33
Moduli di reference bibliotecario Moduli di sistema Chiedi al bibliotario Prestito interbibliotecario Document Delivery Moduli di singola biblioteca Chiedi al bibliotario Prestito interbibliotecario Document Delivery L avvenuta compilazione e inoltro dei moduli viene notificata automaticamente a: gestore sistema, biblioteca selezionata e utente compilatore. La differenza tra modulo di sistema e di singola biblioteca consiste nella possibilità di scelta della biblioteca (sistema) a cui notificare ovvero di scelta vincolata (singola biblioteca). 34
Esercitazioni http://www.cgsi.it/esercizi/esercizi.zip 1. Creazione di un Evento Raccolta informazioni Predisposizione dei materiali Inserimento delle informazioni Prospettazione dell informazione in home-page Pubblicazione su web 2. Modifica dei dati della biblioteca Modifica e integrazione dei dati (Orari, Indirizzo, contatti, etc.) Editing sui contenuti delle pagine istituzionali (Presentazione, Servizi, etc.) Personalizzazione del menu si sinistra della biblioteca Attivazione di una voce di menu con editing sulla pagina correlata 35
Gestione della memoria Cache (proxy) La pagina che modifico è salvata sul sito. La pagina che legge il browser del PC è invece tratta dalla cache del proxy, non dal sito. Eliminando la cache si obbliga il proxy a prendersi la pagina modificata dal sito quando la richiedo. 36