White paper Cinque consigli di base per la scelta delle stampanti portatili
La scelta delle stampanti portatili è determinata principalmente dalla necessità di un incremento produttivo. Offrendo agli utenti uno strumento in grado di creare etichette e ricevute dove e quando serve, le aziende sono in grado di eliminare i passaggi legati al prelievo del documento stampato presso una stampante fissa o veicolare e al suo trasferimento ove necessario. Questi passaggi generano costi di manodopera inutili per le operazioni di stampa. Per tale motivo, il valore aggiunto di una stampante portatile dipende direttamente dall incremento produttivo che essa determina. Potenziamento della produttività non è una voce solitamente presente tra le specifiche di una stampante portatile, che le aziende possono utilizzare per confrontare i diversi modelli. Le specifiche tecniche riportano le dimensioni e il peso della stampante, le larghezze di stampa, la compatibilità dei supporti, la possibilità di connettività wireless, gli I/O, le fonti di alimentazione e altre opzioni di configurazione che vanno ad aggiungersi a migliaia di possibili scelte. Comprendere in che modo queste funzionalità e opzioni siano correlate alla produttività e all affidabilità delle stampanti portatili è essenziale nella scelta del modello più adatto alle proprie esigenze operative. Sono cinque i consigli essenziali per individuare la stampante portatile in grado di garantire il risultato migliore: 1. Rispettare l ambiente di lavoro; 2. Comprendere le esigenze dell utente; 3. Non deviare dagli standard di sicurezza e integrazione dell azienda; 4. Fare corrispondere la stampante portatile al relativo computer; 5. Considerare i costi operativi come parte dei costi totali. In questo white paper vengono illustrati questi principi fondamentali, nonché gli elementi che differenziano tra loro le stampanti portatili, e vengono forniti consigli per la scelta del modello che offrirà le prestazioni più affidabili, efficienti e convenienti a seconda delle specifiche applicazioni. 1. Rispettare l ambiente di lavoro Una delle principali differenze tra le stampanti fisse e quelle portatili è il luogo in cui vengono utilizzate. Le stampanti fisse vengono solitamente installate su un supporto robusto in una sala computer o su un veicolo, oppure in un negozio, dove possono essere posizionate al riparo dai movimenti dei carrelli elevatori, dalle vibrazioni e dal calore prodotto dalle attrezzature. Al contrario, le stampanti portatili si spostano con l operatore e per questo motivo possono essere esposte a polvere, sporcizia, neve, pioggia, calore e umidità, nonché al rischio di essere colpite ogni volta che l utente entra o esce da un veicolo, e sono sottoposte a cadute frequenti. Le stampanti portatili devono essere protette per resistere in qualsiasi ambiente di lavoro. La robustezza è una qualità estremamente importante, persino per i computer portatili utilizzati nei negozi o in ambienti di retail o con pavimento rivestito, perché cadute, fuoriuscite di liquidi e manipolazioni aggressive sono all ordine del giorno. Non proteggere i dispositivi da queste minacce significa rischiare una perdita di produttività, l impossibilità di completare le operazioni necessarie e una riduzione dei livelli di servizio. Secondo uno studio condotto sui guasti dei computer e delle periferiche portatili in ambienti aziendali, il valore della produttività persa è decisamente superiore al costo della riparazione o della sostituzione del dispositivo. 1 Il seguente passaggio evidenzia un aspetto importante da considerare quando si valutano le stampanti e gli altri dispositivi che devono essere utilizzati dagli operatori mobili: Con numerosi computer portatili a sostegno di applicazioni mission-critical, l impatto di un guasto sull assistenza clienti, sulla produttività interna, sull umore dei dipendenti e in ultima analisi sulle entrate perse può essere molto significativo. Dotare gli operatori mobili dei dispositivi più adeguati in base all applicazione e all ambiente di lavoro, e non al costo di acquisizione iniziale, è assolutamente fondamentale. 1 Per le operazioni in ambito industriale, distributivo, di field service, retail e per diverse altre applicazioni, la robustezza dei dispositivi portatili è direttamente collegata alla loro affidabilità. Esistono vari gradi di robustezza nella gamma delle stampanti portatili. Le classificazioni IP e le specifiche di resistenza alle cadute forniscono una buona e non soggettiva misura della robustezza del dispositivo. Poiché le stampanti possono cadere accidentalmente, per sopravvivere nella maggior parte degli ambienti di lavoro devono garantire una resistenza a diverse cadute da un metro e mezzo di altezza su cemento. Le stampanti portatili con classificazione IP54 o superiore sono sigillate per evitare i danni causati da pioggia, sporcizia, polvere e da altri pulviscoli. Le caratteristiche che favoriscono la robustezza e l affidabilità includono una struttura modellata, un alloggio resistente, cinghie per il trasporto e supporti di montaggio che consentono di evitare le cadute e di ridurre l usura. 2. Comprendere le esigenze dell utente Anche i processi operativi sono un elemento importante da considerare per la valutazione delle stampanti portatili, e tendono a essere abbastanza diversi da quelli supportati dai modelli fissi. Le stampanti portatili vengono spesso utilizzate per produrre etichette per scaffali, etichette di spedizione, fatture, ricevute, ordini di lavoro e altri documenti su richiesta, spesso mentre un cliente rimane in attesa o quando l utente è pronto per passare all operazione successiva. Una stampa rapida è quindi una caratteristica preziosa. Le operazioni di stampa non dovrebbero rallentare il processo di lavoro o fare attendere i clienti. La misura più ampiamente utilizzata per la velocità di stampa è rappresentata dai pollici al secondo (IPS), ma non si tratta necessariamente di quella più importante. Il vero indicatore della capacità di una stampante è la produttività, che comprende il tempo totale richiesto per completare un lavoro dopo avere ricevuto l ordine di stampa. Addirittura prima che inizi l operazione di stampa, la stampante può avere bisogno di estrarre informazioni dalla memoria su scheda o da un computer portatile, di generare grafici o formattare codici a barre. Il tempo necessario per svolgere queste funzioni si riflette sui dati in elaborazione, ma non sui pollici per secondo. La tipologia dei dati in elaborazione influisce direttamente sull intervallo di tempo trascorso dagli utenti presso la stampante, in attesa delle etichette o delle ricevute necessarie. Poiché la stampa portatile è su richiesta, l elaborazione dei dati per la stampa della prima etichetta o ricevuta è fondamentale. Le variabili che influiscono sulla produttività includono il tipo di flussi di dati che la stampante è in grado di elaborare, la quantità di memoria interna, che deve essere sufficiente per registrare i tipi di carattere e i formati delle etichette, la capacità del processore interno, le componenti elettroniche e i meccanismi di stampa, le interfacce supportate e la larghezza di banda della rete. 1 Total Cost of Ownership (TCO) Models for Mobile Computing and Communications Platforms, VDC Research. Luglio 2007. 2
Anche la facilità d uso incide sulla produttività. Le stampanti portatili sono spesso utilizzate quando non si trovano nelle vicinanze di un supporto tecnico, quindi è importante che l utente possa agevolmente ricaricare le batterie, caricare i supporti, eliminare gli inceppamenti di carta ed eseguire altre operazioni di manutenzione e risoluzione dei problemi di base. Se la stampante si inceppa, i vantaggi dell utilizzo di un dispositivo portatile vengono annullati fino alla risoluzione del guasto. Quando gli utenti devono ricorrere a procedure manuali di scrittura per la creazione di ordini di lavoro, ricevute e fatture, la produttività ne risente. Funzionalità quali segnali di avviso e LED, uno schermo LCD in grado di guidare gli utenti attraverso le varie operazioni e di fornire messaggi di errore di facile comprensione, pulsanti del pannello di controllo e addirittura clip da cintura e tracolle contribuiscono alla semplicità d uso. Anche la durata della batteria, i tempi di ricarica richiesti e la capacità di rimuovere le batterie dalla stampante (in modo da poterle sostituire con batterie di ricambio) incidono sulla produttività e sulla soddisfazione percepita dall utente nei confronti della stampante. La compatibilità con etichette senza supporto siliconato garantisce una maggiore praticità per gli operatori, che non dovranno trasportare e smaltire materiale di supporto delle etichette. Il design della stampante rappresenta una variabile importante per la semplicità d uso. Per garantire vantaggi in termini di produttività, le stampanti portatili devono essere sufficientemente comode da essere utilizzate durante l intero turno di lavoro senza creare problemi all utente. Sono disponibili numerosi formati e opzioni di trasporto compatibili con diversi processi di lavoro. Questi includono stampanti portatili progettate per essere indossate con una clip da cintura o una tracolla, per essere trasportate (sia in una custodia oppure montate su un supporto che può contenere anche un computer portatile), oppure montate in un camion, carrello, furgone e veicolo per la gestione dei materiali. 3. Non deviare dagli standard di sicurezza e integrazione dell azienda Anche la facilità di integrazione con applicazioni software aziendali e ambienti di sviluppo diversi consente di differenziare le stampanti portatili e rappresenta un costo variabile significativo da tenere in considerazione. Le stampanti portatili sono in grado di supportare gli standard IT aziendali di integrazione, gestione dei dispositivi e sicurezza wireless, quindi le aziende devono insistere su modelli compatibili con le loro piattaforme e preferenze. Non è sufficiente che una stampante portatile wireless sia in grado di collegarsi alla rete o ad altri dispositivi, deve poterlo fare in modo sicuro. Ciò significa che le stampanti portatili utilizzate con LAN wireless dovrebbero disporre di un supporto nativo per i principali protocolli di sicurezza standard quali 802.1x, WPA2, EAP- TLS, TTLS, LEAP, PEAP e 802.11i. Il Bluetooth rappresenta un altra diffusa opzione di connessione wireless, in particolare per il collegamento con computer portatili e altre periferiche. Le impostazioni e i profili di sicurezza Bluetooth dovrebbero essere impostati allo stesso modo per le stampanti come per gli altri dispositivi. I lettori di schede integrati nelle stampanti portatili devono essere compatibili con le più recenti certificazioni ISO ed EMV per la ricezione di pagamenti. L inserimento delle stampanti nei programmi di gestione dei dispositivi portatili rappresenta un vantaggio. In tal modo gli amministratori sono in grado di controllare le prestazioni, richiedere interventi di manutenzione preventiva, aggiornare in remoto sicurezza, impostazioni e applicazioni e fornire altri servizi di assistenza che non richiedono interventi diretti. L alternativa è costituita dalla manutenzione manuale, che può però interrompere l attività delle stampanti per ore o addirittura giorni, mentre il dispositivo viene portato dalla postazione dell utente all helpdesk e quindi restituito all operatore. Un altro metodo per risparmiare tempo è la scelta di stampanti portatili che condividono un ambiente di sviluppo comune con altri dispositivi utilizzati nell azienda. Questo approccio si avvale delle conoscenze e dei codici di programmazione e richiede meno competenze e ambienti specializzati da supportare. 4. Far corrispondere la stampante portatile al relativo computer La stampa indipendente resta una soluzione relativamente rara per le stampanti portatili, che nella maggior parte dei casi sono abbinate a un computer portatile che controlla la stampa ed esegue altre applicazioni. La maggior parte delle stampanti portatili offre compatibilità di base con decine di computer portatili. Tuttavia, numerosi utenti sono sorpresi quando scoprono che le prestazioni della stampante possono variare sensibilmente in base al computer a cui essa è associata. Test effettuati con lo stesso formato di etichetta e con la stessa stampante portatile ma con diversi computer portatili ha fatto emergere differenze nei tempi di stampa che raggiungono il 27% in base al computer portatile utilizzato. La combinazione stampante-computer rappresenta una variabile importante per la produttività e deve essere tenuta in considerazione durante il processo di selezione. La compatibilità tra computer e stampante va oltre la capacità di ciascun dispositivo di supportare l interfaccia aziendale desiderata. Tra le altre, le interfacce Bluetooth e USB forniscono una connettività di base tra la stampante e il computer portatile, ma non sono in grado di ottimizzare le operazioni. Anche in presenza di interfacce standard, i computer portatili e le applicazioni software utilizzano driver e programmi di emulazione diversi quando interagiscono con le stampanti e offrono differenti opzioni per l elaborazione dei lavori di stampa. Gli utenti dovrebbero testare i propri formati di etichette e ricevute per stabilire quale combinazione di stampante e computer è per loro la più rapida e reattiva. La stampante dovrebbe garantire una precisa corrispondenza con il computer in termini di formato e funzionalità. La robustezza e la durata possono variare enormemente in base ai modelli di stampanti portatili. Le aziende dovrebbero selezionare una stampante con resistenza alle cadute e classificazione di protezione ambientale che corrispondano almeno a quelle dei rispettivi computer portatili. Le classificazioni di resistenza alle temperature sono importanti per le applicazioni sul campo perché spesso le stampanti vengono lasciate nei veicoli per 24 ore, mentre i computer vengono portati all interno di un impianto per il trasferimento dei dati e per essere custoditi in un luogo sicuro. Per tale motivo la stampante viene esposta a sbalzi climatici più estremi rispetto a quelli a cui vengono sottoposti il computer portatile o addirittura l operatore, che non passano ore in veicoli senza controllo climatico. Come già illustrato, le stampanti wireless dovrebbero essere compatibili con gli stessi standard e configurazioni dei computer e delle reti con cui interagiranno. In alcuni casi, la creazione di semplici applicazioni che verranno eseguite sulle stampanti portatili può ridurre al minimo i costi totali dell hardware mediante l eliminazione della necessità di un computer portatile per eseguire operazioni di stampa 3
diretta. Ad esempio, gli operatori potrebbero avere l esigenza di stampare solamente un etichetta di conformità o di mancata conformità per portare a termine un processo di ispezione. Questa operazione potrebbe essere effettuata senza un computer portatile mediante tasti di funzione e schermo LCD su una stampante portatile per selezionare e stampare l etichetta richiesta. Le stampanti portatili intelligenti possono funzionare indipendentemente da un computer portatile. Le funzionalità principali che consentono un operatività indipendente includono un display LCD in grado di guidare l utente, controlli tramite tastiera per immissione dei dati di base, lettori integrati di bande magnetiche per consentire transazioni con schede e una memoria e una capacità di elaborazione sufficienti per l esecuzione delle applicazioni. Le stampanti portatili sono inoltre in grado di fungere da host per uno scanner senza cavo per comuni applicazioni di rietichettatura. La stampa intelligente rappresenta una funzionalità relativamente nuova e le applicazioni correlate stanno attualmente emergendo. 5. Considerare i costi operativi come parte dei costi totali Il prezzo di acquisto di una stampante e i costi dei suoi consumabili rappresentano solo una piccola parte del suo costo effettivo. I problemi nelle prestazioni, che limitano la produttività, fanno aumentare il costo delle stampanti portatili, quindi è necessario tenere in considerazione l affidabilità, i costi previsti della manutenzione, le tempistiche di riparazione e la possibilità di rimettere in funzione le stampanti in remoto. Le stampanti portatili rugged spesso hanno un prezzo di listino più elevato rispetto ai modelli commerciali più diffusi, ma garantiscono cicli di vita più lunghi e sono più resistenti ai danni, il che si traduce in costi di riparazione inferiori e in minori interruzioni del servizio assistenza, oltre alla possibilità per le aziende di gestire inventari di parti di ricambio più contenuti. I requisiti di assistenza e manutenzione rappresentano una componente fondamentale per il costo totale di proprietà, e tendono a variare maggiormente rispetto ai prezzi di listino dell hardware. Ad esempio, una stampante portatile in grado di accettare i formati esistenti delle etichette aziendali (evitando così lo sviluppo di nuovi formati) dispone di un supporto nativo per il computer portatile preferito e consente all organizzazione di avvalersi del proprio sistema di gestione dei dispositivi portatili per configurare, controllare e mantenere la stampante, oltre a ottenere vantaggi sui costi rispetto ai modelli che richiedono un ulteriore sviluppo di software per garantirne l integrazione. Il costo più importante da tenere in considerazione riguarda l impatto della stampante sulla produttività. Le stampanti che garantiscono una prestazione affidabile e riducono al minimo il tempo che gli utenti e i loro clienti dedicano all attesa di etichette e ricevute offriranno un valore aggiunto. Conclusioni Le stampanti portatili sono disponibili in diverse configurazioni e livelli di robustezza, in modo da potere essere ottimizzate per processi aziendali e ambienti di lavoro specifici. Il modello di stampante portatile più adatto a un determinato lavoro è quello che garantisce un affidabilità superiore nel mantenere la produttività degli utenti. Alcuni tra i principali elementi discriminanti che favoriscono la produttività sono: Robustezza per ambienti esigenti sono consigliate stampanti con classificazione IP54 o superiore; Caricamento rapido dei supporti consente di evitare inceppamenti; Sicurezza le stampanti portatili dovrebbero supportare i protocolli di sicurezza wireless aziendali in modo da non costituire un eccezione o da richiedere ulteriori interventi di sviluppo per garantire un integrazione protetta nella rete; Durata della batteria lunghi cicli di vita, batterie estraibili e brevi periodi di ricarica per promuovere i tempi di attività; Memoria la memoria integrata su scheda incide sull elaborazione dei dati e quindi sulla produttività. Una memoria sufficiente per l archiviazione di logo, grafica e formati di etichette e moduli consente una stampa più rapida; Supporto di gestione in remoto le stampanti portatili compatibili con sistemi di gestione in remoto riducono i tempi di inattività perché possono essere fornite e riparate senza dover essere consegnate al personale di assistenza per interventi diretti; Pannelli di controllo gli LCD e i tasti di funzione consentono agli utenti di risolvere rapidamente i problemi e in alcuni casi possono eliminare l esigenza dell utilizzo di un computer separato per la stampa diretta; Compatibilità con i computer le prestazioni delle stampanti portatili possono variare quando vengono associate a computer portatili diversi, quindi è importante cercare combinazioni che forniscano una stampa rapida ed evitino interventi di sviluppo e manutenzione IT. Intermec offre una gamma completa di stampanti portatili per soddisfare le esigenze aziendali negli ambienti industriali, di field service, del retail e della distribuzione che richiedono affidabilità e robustezza. Le stampanti portatili Intermec sono state progettate inoltre per essere integrate con computer portatili, dispositivi di raccolta dati e sistemi IT aziendali utilizzati in questi ambienti e includono un supporto nativo per la sicurezza wireless e la gestione dei dispositivi portatili. Le stampanti portatili Intermec sono estremamente robuste e disponibili in diverse opzioni di formati e configurazioni per soddisfare esigenze multiple. Per oltre 40 anni Intermec si è dedicata allo sviluppo di computer portatili e di periferiche resistenti e ha integrato con successo centinaia di migliaia di dispositivi in esigenti ambienti industriali, di magazzino, di field service, consegna, logistica, retail e in altri ancora. I computer e le stampanti portatili Intermec sono robuste e progettate per l utilizzo in ambienti esigenti. Intermec Inc., (NYSE:IN), è leader nelle soluzioni per il settore della distribuzione, dello sviluppo e integrazione di sistemi per la raccolta dati automatica, sia cablata che wireless, per soluzioni RFID (radio frequency identification), nonché per sistemi informatici portatili, stampanti di codici a barre e supporti per etichette. I prodotti e i servizi offerti dalla società vengono utilizzati da clienti di settori diversi per migliorare la produttività, la qualità e la rapidità delle operazioni commerciali, dalla gestione della catena di distribuzione e pianificazione delle risorse aziendali fino alle attività di vendita e servizi presso i clienti. Per ulteriori informazioni, visitare il sito Web www.intermec.com. 4
Nord America Sede centrale 6001 36th Avenue West Everett, Washington 98203 Tel.: (425) 348-2600 Fax: (425) 355-9551 e Messico Headquarter Sud America Newport Beach, California Tel.: (949) 955-0785 Fax: (949) 756-8782 Europa, Medio Oriente e Africa Headquarter Reading, Regno Unito Tel.: +44 118 923 0800 Fax: +44 118 923 0801 Asia-Pacifico Headquarter Singapore Tel.: +65 6303 2100 Fax: +65 6303 2199 Internet www.intermec.com Sedi nel mondo: www.intermec.com/locations Vendite Numero verde per il Nord America: (800) 934-3163 Numero a pagamento per il Nord America: (425) 348-2726 Numero verde per il resto del mondo: 00 800 4488 8844 Numero a pagamento per il resto del mondo: +44 134 435 0296 Vendite OEM Tel.: (425) 348-2762 Vendite materiale di supporto (Etichette e nastri) Tel.: (513) 874-5882 Customer Service e Supporto Numero verde per il Nord America: (800) 755-5505 Numero a pagamento per il Nord America: (425) 356-1799 Copyright 2009 Intermec Technologies Corporation. Tutti i diritti riservati. Intermec è un marchio registrato di Intermec Technologies Corporation. Tutti gli altri marchi sono di proprietà dei loro rispettivi detentori. Stampato negli Stati Uniti 612006-02A 01/10 Con l intento di migliorare continuamente i propri prodotti, Intermec Technologies Corporation si riserva il diritto di modificare le specifiche e le caratteristiche senza preavviso.