GUIDA ALL USO DEGLI STRUMENTI OPERATIVI DEI COORDINAMENTI REGIONALI
Premessa L idea di redigere degli strumenti utili al lavoro delle segreterie regionali, va nella duplice direzione, da un lato, di uniformare la documentazione di tutti i coordinamenti, dall altro di facilitare, organizzare e strutturare meglio le attività delle segreterie. 1. PROGETTAZIONE ANNUALE ORDINARIA DELLE ATTIVITA Formulario per la progettazione delle attività dei coordinamenti regionali Il formulario per la progettazione annuale è lo strumento che i coordinamenti regionali hanno a disposizione per pianificare le attività. L impostazione del formulario segue quella della prassi della progettazione. 1. ANALISI DEL CONTESTO ovvero, il DOVE. L analisi del contesto è l osservazione e lo studio dell ambito d azione. 2. ANALISI E RILEVAZIONE DEL BISOGNO ovvero, il COSA. L analisi del bisogno è la definizione del problema. 3. OBIETTIVI E ATTIVITA ovvero, il FINE e l AZIONE. Gli obiettivi sono il prodotto del progetto più lontano nel tempo e si riferiscono a una prospettiva di sviluppo complessivo della zona di intervento, giustificando l'esistenza stessa del progetto. Le attività sono le azioni per il raggiungimento degli obiettivi. 4. VERIFICA DELLE ATTIVITA ovvero, il COME. La verifica controlla la misura e la qualità, l adeguatezza e l efficacia delle iniziative assunte per realizzare l idea. 5. PIANO FINANZIARIO ovvero, il QUANTO. COME E STRUTTURATO IL FORMULARIO: La sezione 1. - Analisi del contesto- a sua volta contempla al suo interno i seguenti paragrafi: a. situazione socio economica della regione [descrivere sinteticamente la situazione economica, sociale e culturale della Regione soffermandosi maggiormente intorno a quelle situazioni che possono risultare utili e inerenti le attività di formazione per gli AdC e l animazione dei giovani del territorio verso una nuova cultura del lavoro e/o l implementazione di nuove attività lavorative] b. situazione ecclesiale della regione [descrivere la situazione ecclesiale della Regione, ovvero, diocesi presenti sul territorio, diocesi coinvolte nel Progetto Policoro (come si coinvolgono, punti di forza, punti di debolezza), AdC, Gesti concreti ] c. situazione delle filiere [descrivere la situazione delle filiere (formazione ed evangelizzazione) in Regione chi c è, chi deve essere coinvolto, come partecipa, quali contributi apporta al Progetto ] d. le risorse [descrivere le risorse materiali ed umane disponibili e dalle quali si può partire per supportare gli AdC, valorizzare e promuovere il progetto Policoro] La sezione 2. - Analisi del bisogno- [Quali bisogni e necessità per migliorare il Progetto Policoro nella Regione.]
La sezione 3. Obiettivi e attività, metodologie, risorse e coinvolgimento filiere [Per ciascun obiettivo indicare l attività che si prevede di fare, la metodologia, le risorse necessarie e chi coinvolgere. Se opportuno, in riferimento all analisi del contesto e al bisogno rilevato, inserire anche altri obiettivi e declinarne le attività.] Fase operativa: diagramma di Gant ovvero, i tempi [Per ogni attività indicare il periodo nel quale si intende realizzarla] La sezione 4. Verifica e valutazione degli obiettivi [Innanzitutto si precisa che sono gli obiettivi che si verificano e si valutano attraverso le attività e non queste ultime. La colonna della verifica dovrà quindi essere compilata prendendo come base quanto progettato analizzando per ciascuna attività i tempi, le modalità seguite, i successi, gli insuccessi, gli insegnamenti tratti, i punti di forza e di debolezza al fine di verificare il raggiungimento o meno dell obiettivo prefissato. La sezione 5. Il piano finanziario [Il piano finanziario va compilato redigendo l apposito file di excel in allegato al formulario per la progettazione delle attività. Le spese sono organizzate per Macrovoci e Microvoci: le Macrovoci corrispondono alle attività che generalmente i coordinamenti svolgono, le Microvoci corrispondono alle singole spese che le attività possono contemplare. Il foglio del Piano Finanziario, per le colonne che riguardano i rendiconti, va compilato previa registrazione delle singole spese nel Registro delle Spese, infine riportare i totali nel foglio del Piano Finanziario. La cartella del piano finanziario contiene 4 fogli: 1. Preventivo che riporta per ciascuna tipologia di spesa le seguenti colonne: a) preventivo delle spese: deve corrispondere al totale di 5.000 effettivamente erogato dalla CEI, avendo la scelta di distribuirlo opportunamente nelle varie macrovoci; b) altri finanziamenti: sono previsioni di spese finanziate da fonti diverse che andranno specificate nell apposita colonna (es. aula concessa dalla diocesi, alloggio messo a disposizione dalla curia, ecc.) c) nella colonna del preventivo totale sarà riportato automaticamente il preventivo delle spese (lo sfondo grigio indica che le celle sono già impostate con le formule e non vanno quindi utilizzate) 2. Registro delle Spese al 31/10 3. Registro delle spere al 30/04 I due fogli contengono: a) ordine progressivo numerico: l ordine delle spese nel registro, è da effettuarsi in base alla data di registrazione b) data di registrazione: data in cui si scrivono materialmente le spese sul file excel; c) Natura del documento giustificativo: fattura, ricevuta, dichiarazione, rimborso spese, ecc. d) Data del documento: riportare la data in cui è stato emesso il documento; e) Micro voce: così come sono individuate nel piano finanziario (F1, G2 ecc.); f) Descrizione della registrazione: indicazione dell attività svolta (es. formazione regionale del, coordinamento regionale del. Ecc.) g) Importo del documento Il totale delle spese elencate dovrà essere riportato nel foglio del Rendiconto.
Ogni documento, inoltre, va sistemato nell apposita scheda denominata Scheda per pezze giustificative, che è da ritenersi parte integrante del Piano e Rendiconto finanziario, compilandola in ogni sua parte, seguendo il numero progressivo di registrazione.. 4. Rendiconto: a) La prima colonna riporta automaticamente il preventivo (lo sfondo grigio indica che le celle sono già impostate con le formule e non vanno quindi utilizzate); b) rendiconto in itinere al 31/10/ e finale al 30/04/ che rappresenta il riepilogo delle spese sostenute per ciascuna voce c) totale rendicontato nell anno: la colonna contiene la somma dei due rendiconti che avviene automaticamente (lo sfondo grigio indica che le celle sono già impostate con le formule e non vanno quindi utilizzate) 2. PROGETTAZIONE ANNUALE DEI RAPPORTI DI RECIPROCITA Formulario per la progettazione delle attività relative ai rapporti di reciprocità Premessa metodologica I rapporti di reciprocità sono da ritenersi un momento dell attività dei coordinamenti che richiedono una progettazione e una rendicontazione a se stanti. La sezione 1. - Analisi del contesto Breve descrizione della situazione socio economica; ecclesiale e delle filiere, delle risorse delle due regioni La sezione 2. - Analisi del bisogno- Quali bisogni e necessità, nei rispettivi contesti per promuovere, valorizzare e migliorare il Progetto Policoro. La sezione 3. Obiettivi e attività, metodologie, risorse e coinvolgimento filiere Premesso che, per l ambito rapporti di reciprocità - l obiettivo generale è quello di sviluppare e promuovere indicare, alla luce dei contesti e del bisogno rilevato, gli obiettivi da raggiungere. Per ciascun obiettivo indicare l attività che si prevede di fare, la metodologia, le risorse necessarie e chi coinvolgere. Se opportuno, in riferimento all analisi del contesto e al bisogno rilevato, inserire anche altri obiettivi e declinarne le attività.] Fase operativa: diagramma di Gant ovvero, i tempi [Per ogni attività indicare il periodo nel quale si intende realizzarla] La sezione 4. Verifica e valutazione degli obiettivi [Innanzitutto si precisa che sono gli obiettivi che si verificano e si valutano attraverso le attività e non queste ultime. La colonna della verifica dovrà quindi essere compilata prendendo come base quanto progettato analizzando per ciascuna attività i tempi, le modalità seguite, i successi, gli insuccessi, gli insegnamenti tratti, i punti di forza e di debolezza al fine di verificare il raggiungimento o meno dell obiettivo prefissato. La sezione 5. Il piano finanziario Dal momento che per i rapporti di reciprocità è previsto un finanziamento aggiuntivo ai 5.000,00, in sede di pianificazione finanziaria vi si chiede, comunque, di indicare nel piano finanziario generale del coordinamento la previsione di spesa [Macrovoce C (Incontri del Coordinamento) - Microvoce C1
(Rapporti di reciprocità), ovvero, vanno preventivate e rendicontate le spese che si sostengono per la promozione, la programmazione, ecc dei rapporti di reciprocità, a prescindere dal fatto che vengano attivati e/o realizzate attività ad hoc.]. Le previsioni e le rendicontazioni di attività specifiche di rapporti di reciprocità devono invece essere evidenziate nel file appositamente pensato per le spese dei rapporti di reciprocità che adotta la stessa logica del file per le attività ordinarie.. 3. FORMAZIONE E RELAZIONI Registro della formazione Per registrare in modo sistematico e organizzato le presenze, gli argomenti, i docenti, ecc [ Note per l uso: il registro si compone di 6 parti opportunamente da assemblare. Le sei parti sono distinte in altrettanti file denominati come segue: Registro-copertina; Registro-aletta elenco; Registro-pagine interne; Registro-note attività formativa; Registro-riepilogo presenze] Formulario relazione mensile formazione regionale AdC È un semplice schema per relazionare il percorso formativo attuato in regione. Si compone di: a. una TABELLA per riportare le informazioni di ciascuna giornata e /o giornate formative. nella colonna programma vi si chiede di riportare il programma della formazione di quel/quei giorno/i nella colonna relazione/verbale vi si chiede di indicare gli AdC presenti, i docenti nonché di raccontare come l attività didattica si è svolta (attività e metodologie) La relazione mensile oltre che inserirla nel sito nell apposita sezione dedicata alla formazione, è opportuno allegarla anche alla verifica semestrale e finale delle attività del coordinamento Riepilogo relazioni, programmazioni mensili e presenza formazione regionale Per comunicare con e alla segreteria nazionale ed a Inecoop il corretto inserimento e nei tempi consoni l inserimento della documentazione (relazioni mensili, programmazioni, verifiche) e la presenza alla formazione regionale, al fine di regolarizzare i pagamenti. 4. RIUNIONI ED INCONTRI Modello per la convocazione della riunione del coordinamento regionale È un semplice schema per la convocazione del coordinamento, tuttavia è importante per lasciare traccia, ufficializzare la riunione e strutturare la memoria delle attività e delle azioni. Schema per il verbale delle riunioni del coordinamento Ogni riunione è importante che sia ricordata, il verbale è lo strumento che ci aiuta ad organizzare in maniera strutturata lo svolgimento, gli interventi, le decisioni prese, la programmazione fatta.
PLANNING ATTIVITÀ Attività FASE TEMPORALE - MESI GEN FEB MAR APR MAG GIU LUG AGO SET OTT NOV DIC Progettazione annuale ordinaria delle attività Progettazione annuale dei rapporti di reciprocità Verifica e valutazione delle attività ordinarie I semestre Verifica e valutazione dei rapporti di reciprocità - I semestre Verifica e valutazione delle attività ordinarie finale Verifica e valutazione dei rapporti di reciprocità - finale