Provincia di Salerno Procedura di Iscrizione all Albo Fornitori 1
Indice 1. OBIETTIVI DEL DOCUMENTO... 3 2. DIVENTARE UTENTI DEL SISTEMA... 3 3. ACCESSO AL SISTEMA... 3 4. LE FUNZIONI DELL UTENTE... 6 5. PROCEDURA DI ISCRIZIONE ALBO FORNITORI... 7 6. CONFERMA ISCRIZIONE... 12 7. RIGETTO ISCRIZIONE... 13 8. RICHIESTA INTEGRATIVA... 13 9. RISPOSTA RICHIESTA INTEGRATIVA... 14 10. PRESENTAZIONE DEI QUESITI... 15 2
1. Obiettivi del Documento Lo scopo del presente documento è definire il flusso relativo alla fase di iscrizione di un operatore economico all albo telematico dei fornitori gestito dalla Provincia di Salerno per l'espletamento delle procedure di acquisto di beni, servizi e lavori. L'albo telematico è suddiviso in Attività Economiche. Ciascun operatore può iscriversi ad una o più Attività; l'iscrizione è gratuita ed avviene esclusivamente in modalità on line. Presupposto fondamentale è che gli utenti siano dotati dei codici di accesso all applicazione, assegnati al momento della registrazione al Sistema. 2. Diventare utenti del sistema Ciascun operatore economico per poter accedere all area privata deve registrarsi al sito Sistema Acquisti Telematici della Provincia di Salerno, comunicando i propri dati e le informazioni ritenute necessarie per la sua identificazione. La registrazione permetterà ad ogni operatore economico di ottenere la terna di valori necessaria per l accesso ai documenti delle procedure. Il Codice di Accesso, il Nome Utente e la Password associati all account generato sono attribuiti dal Sistema a ciascun operatore economico in occasione della presentazione della domanda di registrazione e vengono attivati al momento della registrazione stessa. L operatore economico verrà avvisato via e-mail dell avvenuta registrazione e dei codici di accesso al sistema. La registrazione è efficace a tempo indeterminato e comunque fino a diversa comunicazione. Per registrarsi è necessario completare la procedura, interamente online, a partire dal link Registrati ora presente nella Home Page del Portale. 3. Accesso al Sistema L operatore economico accede al Sistema acquisti Telematici della Provincia di Salerno, via Web, collegandosi direttamente al sito. Selezionando Iscrizione Albo Fornitori l operatore economico prende visione dei bandi pubblicati dall Ente. Individuato il bando per il quale si intende presentare l istanza di partecipazione, l operatore economico, se già registrato nel sistema ed abilitato, dovrà inserire l account, comunicato via e-mail dal sistema al momento della registrazione, altrimenti dovrà accedere alla fase di registrazione. 3
Figura 1: Area Pubblica: Iscrizione albo fornitori 4
Utilizzando il comando ISCRIVITI il Sistema proporrà una maschera di richiesta delle credenziali ottenute in seguito alla registrazione: Figura 2: Crea Istanza Dopo aver inserito il Codice di Accesso, il Nome Utente e la Password, il Sistema reindirizzerà l utente direttamente sull istanza d iscrizione all Albo dei Fornitori, nell area privata del Portale. Qualora si dovesse effettuare il login tramite l homepage, l Utente si troverà sulla pagina iniziale dell area privata. Cliccando su Albo Fornitori si avrà accesso al dettaglio del bando. 5
Figura 3: Home Page del Sistema 4. Le funzioni dell Utente L iscrizione all albo telematico dei Fornitori della Provincia di Salerno comprende l esecuzione, nell ordine dei seguenti adempimenti: Visualizzazione del bando di iscrizione dal gruppo Albo Fornitori. Creazione dell Istanza di Iscrizione. Ricezione Conferma e/o Rigetto dell Istanza di Iscrizione. Ricezione di eventuali Richieste integrative. Invio di Risposta Richiesta Integrativa. Creazione di eventuali Quesiti. 6
5. Procedura di Iscrizione Albo Fornitori La Provincia di Salerno individua i soggetti che possono partecipare alle procedure di gara, attraverso il necessario processo di iscrizione nel rispetto dei criteri stabiliti nel bando di iscrizione. Nel bando di iscrizione, la Provincia di Salerno può chiedere agli operatori economici l invio di attestazioni, certificazioni o altra documentazione comprovante le loro capacità tecniche, finanziarie ed economiche. Tutti i soggetti che dimostrino di possedere i requisiti indicati nel relativo Bando di Iscrizione potranno essere abilitati all albo. L abilitazione di una o più attività economiche è presupposto indispensabile per l operatore economico al fine di ottenere l iscrizione all albo. Il mancato rilascio dell abilitazione di almeno una attività impedisce rispettivamente la concessione ed il mantenimento dell Iscrizione all Albo. L invio della domanda di iscrizione costituisce accettazione implicita da parte dell impresa di tutti gli atti, allegati inclusi. Per iscriversi all Albo dei fornitori è necessario inviare, esclusivamente tramite il Portale, la propria istanza telematica di iscrizione all Albo, secondo la seguente procedura: Cliccare su Albo fornitori Cliccare su "Bandi di iscrizione all albo fornitori" Cliccare sulla lente Vedi situata nella colonna Dettaglio in corrispondenza del bando di iscrizione Figura 4: Documento Bando di Iscrizione Cliccare sul pulsante ISCRIVITI presente nella parte superiore del documento; 7
Figura 5: Iscrizione Compilare correttamente l apposito foglio di Dichiarazione in ogni sua parte e selezionare le Attività Economiche per le quali si richiede l abilitazione: il Sistema visualizzerà i dati forniti in sede di registrazione, che potranno comunque essere modificati. L operatore economico garantisce l'esattezza e la veridicità dei dati personali e delle informazioni inserite nella domanda di iscrizione. Una volta predisposta, la richiesta, tale documento deve essere firmato digitalmente ed inviato per renderlo visibile alla Provincia di Salerno. Tutte le comunicazioni, compresi la conferma dell abilitazione e l eventuale rigetto della richiesta, verranno notificate all indirizzo di posta elettronica del rappresentante legale fornito durante la registrazione. 8
Figura 6: Istanza Spostarsi nella sezione ABILITAZIONI per selezionare le Attività Economiche per le quali si richiede l iscrizione. Per selezionare tali informazioni occorre seguire la seguente procedura: 1. Cliccare il bottone per ricercare/visualizzare le Attività Economiche per le quali è possibile richiedere l iscrizione; 2. Cliccare sul simbolo per visualizzare le Attività presenti all interno di ciascuna Categoria; 3. Cliccare sul bottone presente alla sinistra di ciascuna riga per selezionare le singole Attività per le quali si intende richiedere l iscrizione: queste verranno aggiunte all area Elementi selezionati ; 4. Una volta selezionate tutte le Attività economiche di interesse, cliccare sul bottone Conferma ; 9
Figura 7: Attività Economiche E importante scegliere accuratamente le Attività Economiche nell elenco, in quanto si potrà partecipare, nell ambito di alcune procedure, solo alle gare che si svolgono nelle Attività a cui si è iscritti. Non vi sono limiti al numero di elementi che possono essere selezionati; sarà compito del Servizio Acquisizione Beni e Servizi valutare quali delle selezioni proposte debbano essere effettivamente abilitate ai fini della partecipazione alle gare. Allegare eventuali file all'interno dell'area ULTERIORE DOCUMENTAZIONE, mediante la funzione "Inserisci Allegato", tante volte quanti sono i documenti da allegare; Occorre fare click sul bottone Allegato Si apre una message box che invita a selezionare il documento tramite l opzione Sfoglia/Browse e a cliccare su Inserisci Allegato per inserire il documento (come indicato nella Figura di seguito riportata). 10
Figura 8: Allegati Denominare la propria istanza; si suggerisce di attribuire alla propria istanza il nome: Istanza di iscrizione all Albo Ditta (indicare la denominazione della ditta); Salvare l'istanza cliccando su "Salva"; Cliccare sul bottone "Genera PDF" in fondo alla pagina; salvare sul proprio PC il file generato (si invita a non rinominare il file), quindi, firmare il file e salvare lo stesso sul proprio PC; Allegare il pdf dell Istanza firmato cliccando sull apposito comando accanto alla voce Allegato PDF Firmato come di seguito evidenziato; Inviare l'istanza cliccando su "Invia" ed infine confermare l'operazione attraverso il bottone "Conferma". Il sistema comunicherà, con un messaggio a video, l esito dell invio. 11
È sempre possibile verificare direttamente sul Portale il corretto invio della propria istanza seguendo la procedura di seguito illustrata: 1. Inserire i propri Codici di Accesso; 2. Cliccare su Albo Fornitori; 3. Cliccare sulla lente Vedi situata nella colonna Doc. Collegati ; Figura 9: Allegati 4. Cliccare sulla riga blu dove è riportata la scritta Istanza 5. Visualizzare la propria Istanza. Dalla stessa maschera è possibile visualizzare se l istanza è solo Salvata o anche Inviata (in tale ultimo caso si potrà visualizzare anche il numero di Protocollo assegnato). 6. Conferma Iscrizione Verificata la sussistenza dei requisiti previsti dal Bando, esaminata la lista delle attività per le quali è richiesta l iscrizione, il Servizio Acquisizione Beni e Servizi della Provincia di Salerno delibera sulle richieste di iscrizione, comunicando ai fornitori quanto previsto nel processo stesso, ovvero le attività economiche per le quali risulta iscritto all Albo oppure le motivazioni di eventuale scarto (per mancanza di requisiti). Per visualizzare la Conferma fare click su Doc. Collegati del relativo bando e quindi sul gruppo Comunicazioni. Infine cliccare sul nome del documento. 12
Figura 10: Allegati 7. Rigetto iscrizione Ove ricorrano i presupposti, la Provincia di Salerno potrà sempre emettere motivato provvedimento di diniego di iscrizione, dandone notizia al richiedente con opportuno documento telematico. Per visualizzare il documento fare click su Doc. Collegati del relativo bando e quindi sul gruppo Comunicazione. Infine cliccare sul Nome del documento. 8. Richiesta Integrativa All operatore economico richiedente viene data la possibilità di integrare la domanda di iscrizione e le dichiarazioni a corredo, nel caso di conferma parziale o scarto dell istanza di iscrizione. Il documento risulta così strutturato: Sezione Testata visualizza i dati relativi al mittente della richiesta integrativa; Sezione Chiarimenti visualizza la richiesta di chiarimento Dal documento si possono attivare le seguenti funzionalità: Stampa del documento 13
Fare clic su Anteprima di Stampa presente nella parte superiore del Documento. Nella finestra che compare, fare clic su File, quindi su Stampa. Creazione della Risposta Fare clic su Crea Risposta per predisporre il documento di risposta da inoltrare alla Provincia di Salerno. 9. Risposta Richiesta Integrativa In risposta alla Richiesta Integrativa, l operatore economico invierà il relativo chiarimento ed eventuale documentazione richiesta. Il documento Risposta Richiesta Integrativa risulta così strutturato: Sezione Testata visualizza i dati relativi all operatore economico che ha inviato la risposta; Sezione Chiarimenti riporta la risposta dell operatore economico alla richiesta formulata. Sezione Allegati per l inserimento di eventuali documenti dell Impresa. Dal documento si possono attivare le seguenti funzionalità: Stampa del documento Fare clic su Anteprima di Stampa presente nella parte superiore del Documento. Nella finestra che compare, fare clic su File, quindi su Stampa. Salvataggio del documento Fare clic su Salva per salvare il documento nella relativa cartella Comunicazioni. Invio del documento Fare clic su Invia per consentire l inoltro della risposta. L operatore economico abilitato potrà richiedere in qualsiasi momento l estensione dell iscrizione ad altre Attività Economiche per le quali intende essere invitato alle procedure di gara. A tal fine dovrà compilare ed inviare una nuova richiesta di iscrizione inserendo la lista completa delle categorie (vecchie e nuove) per le quali si chiede l iscrizione. 14
10. Presentazione dei Quesiti L operatore economico ha la possibilità di richiedere chiarimenti alla Provincia di Salerno relativamente all interpretazione del bando ed alle modalità operative di esecuzione della procedura attraverso una funzione specifica messa a disposizione nell area privata del Portale. Per la presentazione di quesiti è necessario essere registrati al Portale. Per inserire una richiesta di chiarimento è necessario posizionarsi sul dettaglio del bando di iscrizione e successivamente fare click sulla dicitura Per inviare un quesito sulla procedura Clicca qui. Figura 11: Quesito A questo punto verrà visualizzata l area di inserimento del quesito con le informazioni relative all utente opportunamente valorizzate. Il soggetto richiedente dovrà, quindi, introdurre il proprio quesito e premere il tasto INVIA QUESITO. Il sistema risponde confermando il corretto invio del quesito al quale viene assegnato un Protocollo. Figura 12: Quesito A questo punto il Servizio Acquisizione Beni e Servizi prende in carico la richiesta e redige una risposta che sarà resa disponibile, sempre nella zona riservata alle Imprese richiedenti, nell area inferiore della visualizzazione del bando. 15
Figura 13: Elenco Chiarimenti In tale area sono rese disponibili tutte le risposte ai quesiti effettuati dai diversi soggetti richiedenti. Nel caso ve ne fosse la necessità, la Provincia di Salerno può rendere la risposta più esauriente introducendo anche un allegato che, a richiesta, potrà essere scaricato sulla postazione del soggetto richiedente. 16