Mobility Manager 2.7 Guida Pag. 1/11
1 Introduzione... 3 2 Guida... 4 2.1 Accedere e cambiare la password... 4 2.2 Per il mobility manager... 5 2.2.1 Configurare l indagine... 5 2.2.2 Funzionalità Mappa... 7 2.2.3 Funzionalità Dati... 8 2.3 Per il dipendente... 9 2.3.1 Registrazione... 9 2.3.2 Riempire il questionario dipendente... 10 Pag. 2/11
1 INTRODUZIONE Mobility Manager è uno strumento di ausilio alla redazione del piano degli spostamenti casa-lavoro effettuati dai dipendenti di aziende pubbliche e private con una o più sedi, fornendo un supporto quantitativo alle decisioni. Mobility Manager permette di: somministrare un questionario on-line, eventualmente in forma anonima, sulle scelte di spostamento attuali e potenziali dei dipendenti; visualizzare su mappa la dislocazione degli utenti e delle sedi aziendali; visualizzare su mappa le risposte di tutti i dipendenti ad una generica domanda del questionario; valorizzazione una serie di indicatori relativi allo scenario considerato; monitorare l andamento del piano in una logica di processo dinamico. Mobility Manager consente quindi di automatizzare e standardizzare il processo e la reportistica, a partire dai questionari ai dipendenti, fino alla redazione del nuovo Piano, attraverso l analisi ex-post delle politiche adottate in precedenza, facilitando così anche il compito del mobility manager di area. Pag. 3/11
2 GUIDA 2.1 Accedere e cambiare la password Per accedere al sistema l utente ha sempre bisogno di autenticarsi. A seguito della corretta autenticazione l utente viene indirizzato verso la pagina principale del proprio profilo, e sul suo menu compaiono le attività cui è abilitato. Il sistema è progettato per memorizzare sul browser l identità dell utente fin tanto che egli vi interagisce di continuo e per venti minuti dopo l ultima azione. Supponendo che dopo tale periodo sia terminata la sessione di lavoro, per ragioni di sicurezza è necessario effettuare nuovamente l autenticazione per riprendere il lavoro. Figura 1: Accesso tramite autenticazione Qualora si desideri eliminare anzitempo la propria identità dal browser è sempre possibile selezionare la voce Logout del menu Utente. Una volta effettuato l accesso, qualsiasi utente ha la possibilità di modificare la propria Password cliccando prima sul tasto Account, che si trova in alto a destra, e poi su Credenziali. La pagina che sarà aperta seguendo tali istruzioni permetterà di cambiare non solo la Password ma anche l indirizzo e-mail; il cambio della prima è un operazione che tutti i Mobility Manager dovrebbero eseguire dopo il primo accesso effettuato dato che le credenziali sono loro fornite di default. Figura 2: Cambio delle credenziali Pag. 4/11
Figura 3: Cambio della Password e della mail 2.2 Per il mobility manager 2.2.1 Configurare l indagine Per configurare l indagine è innanzitutto necessario dare un Nome all indagine e determinare una data di Inizio e una data di Fine della stessa. I campi Inizio e Fine permettono di specificare l intervallo di tempo entro cui considerare aperta l indagine. Quando un indagine è aperta, i questionari in essa coinvolti si rendono automaticamente disponibili per la compilazione ad ogni utente che accede al sistema, secondo la propria categoria utente, ovvero compaiono nel suo menu sotto la voce QUESTIONARI. Inoltre è possibile apportare modifiche ai campi di un indagine fin tanto che la data di fine risulti futura rispetto alla data del giorno. In caso contrario ciò non è più consentito (ad eccezione del nome) per preservare la coerenza dei dati raccolti. Qualora si verificasse il caso di necessità il mobility manager, nella consapevolezza delle proprie azioni, può spostare in avanti la data di fine, ed operare così le proprie modifiche. Figura 4: Apertura dell'indagine Pag. 5/11
Nel riquadro QUESTIONARI il mobility manager associa a ciascuna categoria di utenti un questionario specifico. Quando un utente accede al sistema nel periodo in cui almeno un indagine è aperta, esso trova disponibile nel proprio menu il questionario che il mobility manager ha associato in questo riquadro alla sua categoria. Qualora l utente appartenga allo stesso tempo a più categorie sul suo menu sarà disponibile la lista con l insieme dei questionari corrispondenti ad ognuna di esse. Con le informazioni sin qui inserite l indagine è correttamente avviata alla fase di raccolta dei dati. In qualsiasi momento il mobility manager può tenere sott occhio la quantità di questionari completati guardando al riquadro RISPOSTE dove, una volta scelto il questionario che si vuole monitorare, appare la lista degli utenti che l hanno interamente completato, qualora l azienda abbia optato per una compilazione nominale, oppure semplicemente il conteggio, nel caso di compilazione anonima. Queste due modalità sono modificabili nel tempo ma non attraverso la normale interfaccia mobility manager, bensì contattando il servizio di assistenza. Una volta terminata la compilazione dei questionari, il Mobility Manager può cliccare su Calibra ed ottenere il report di indagine; il calcolo può durare qualche minuto, in base alla quantità di questionari completati, al termine del quale la spunta sulla casella Calibrato ne indica la corretta terminazione. Alla fine di tutte le precedenti operazioni il mobility manager può scaricare il report cliccando su Report indagine. Il tasto si abilita quando l indagine è chiusa. Il report conterrà sempre la ripartizione statistica delle risposte e gli indicatori quantificati allo stato di fatto. Il file in output è in un semplice formato testuale con i campi separati dal simbolo ; ed estensione CSV in grado di essere letto da un qualsiasi programma di visualizzazione di testi. Col pulsante Excel viewer, inoltre, si ottiene un file Excel la cui esecuzione, se memorizzato nella stessa cartella del file CSV, genera un secondo file Excel con i dati ben formattati e corredati di grafici esplicativi (Figura 5). Pag. 6/11
Figura 5: Esempio di Report d'indagine in formato Excel 2.2.2 Funzionalità Mappa Sulla scheda Mappa (Figura 6) il mobility manager aziendale ottiene il quadro geografico completo dell indagine selezionata nell omonima lista. Per praticità di visualizzazione, di quest ultima vengono anche visualizzate le date relative al suo periodo di apertura. Sulla mappa sono dislocati, con icone differenziate: tutte le sedi dell azienda; i questionari completati (che abbiano anche risposto correttamente alle domande relative alla propria abitazione) relativi all indagine selezionata. Il Mobility Manager può decidere se visualizzare i dipendenti di tutte le sedi o di una singola sede alla volta. Cliccando su un icona, l interfaccia mostra, sotto il riquadro mappa, una tabella con alcuni dati essenziali riguardanti l entità selezionata, utile per scendere dal livello generale del colpo d occhio al livello particolare del dettaglio. La scheda Mappa consente inoltre di georeferenziare su mappa tutte le risposte dei dipendenti ad una generica domanda selezionata dal Mobility Manager, così come è possibile individuare la ripartizione modale su mappa. Pag. 7/11
Figura 6: Funzionalità Mappa 2.2.3 Funzionalità Dati Sulla scheda Dati, dopo la chiusura e la calibrazione dell indagine, è possibile visionare salvare e stampare le tabelle e i grafici relativi a: Le singole domande somministrate ai dipendenti Figura 7: Esempio di dati aggregati sulle risposte ad una specifica domanda Pag. 8/11
Gli indicatori forniti dal software 2.3 Per il dipendente 2.3.1 Registrazione Figura 8: Esempio di un indicatore La procedura necessaria a registrarsi inizia cliccando sulla voce Registrati del menu generico (Figura 1). Qui viene richiesta l immissione di un nome utente univoco e di una password. L e-mail richiesta serve solamente per il recupero della password in caso di smarrimento, ed è l unico mezzo previsto per rimediare a tale evenienza (Figura 9). L indirizzo lì inserito viene utilizzato per spedire la password dimenticata quando l utente clicca sulla voce Recupera password. Figura 9: Registrazione di un nuovo utente Pag. 9/11
2.3.2 Riempire il questionario dipendente Quando c è un indagine aperta, sul menu del dipendente compare l elenco cliccabile dei questionari corrispondenti alle categorie cui appartiene. Qualora l azienda abbia optato per la compilazione nominale, in seguito al click su uno di essi, si accede direttamente allo schema con le domande; mentre in caso di compilazione anonima un box chiede all utente l immissione di un id anonimo, se ne ha già ricevuto uno. L id anonimo è un codice univoco che raggruppa le risposte date da un medesimo utente. Non è in alcun modo legato con la sua identità e pertanto, se annotato e custodito segretamente dall utente, non vi è modo di risalire a lui dalle risposte. Prima di ogni accesso al questionario dunque viene richiesto tale id anonimo per recuperare le risposte eventualmente già inserite in precedenza e salvate. Se l utente è al suo primo accesso, o più semplicemente non è più in possesso dell id anonimo già ottenuto, può ottenerne uno nuovo lasciando il campo bianco e premendo OK per cominciare così dal principio ad inserire le risposte. Figura 10: questionario dipendente Il questionario si articola in domande obbligatorie (evidenziate in rosso) e facoltative. Com è ovvio, per poter essere considerato completo, esso deve contenere risposte valide a tutte le domande obbligatorie, mentre quelle facoltative possono essere tralasciate; un sistema di validazione in tempo reale evidenzia col simbolo * i campi che non sono stati riempiti secondo la forma necessaria, un secondo sistema, che si attiva invece alla pressione del tasto Fatto, elenca gli errori presenti e le corrispondenti domande da correggere e ne impedisce il salvataggio finché permane lo stato di errore. Pag. 10/11
Il questionario può essere salvato anche in uno stato di parziale compilazione, in questo caso un box avverte di tornare per completare le risposte obbligatorie rimanenti, altrimenti non potrà essere usato ai fini del calcolo. Le domande obbligatorie non ancora risposte sono evidenziate in maniera da rendere più agevole la loro identificazione; quelle non obbligatorie e quelle obbligatorie ma risposte invece si presentano normalmente. Durante la fase di compilazione è possibile che la pagina si aggiorni più volte, in quanto è previsto che le risposte ad alcune domande chiave (non tutte) influenzino la comparsa o la scomparsa di altre. In questi casi è fondamentale attendere il completamento di queste operazioni da parte del browser. Pag. 11/11