MANUALE CORSO SAP CO - Guida all uso del modulo di controllo di gestione Livello II Ver 1.0
Sommario 1. PROPEDEUTICITA... 3 2. ELENCO DEGLI ARGOMENTI DEL CORSO... 3 3. STRUMENTI D USO... 4 4. COME ACCEDERE ALLE LEZIONI ONLINE... 5 5. GUIDA ALLO STUDIO... 6 6. COME SVOLGERE GLI ESERCIZI... 7 7. COME SCRIVERE AL TUTOR... 8 8. WORKFLOW CONSIGLIATO... 9 APPENDICE DISPENSA 1 Inserimenti Standard... 9 APPENDICE DISPENSA 2 - Elenco Transazioni... 11 APPENDICE DISPENSA 3 - Definizioni e Strutture... 13 APPENDICE DISPENSA 4 Le tabelle coinvolte... 15 Nota: la presente è stata realizzata per assistere il corsista durante lo studio, ed è stata pensata per uno studio modulare. E possibile dunque che i concetti qui illustrati siano ripetuti in altre guide, proprio per rendere indipendenti i vari corsi.
1. PROPEDEUTICITA Per seguire il corso CO livello I è necessario avere acquisito i concetti dei corsi: - Corso Overview (base o avanzato) - Corso FI livello I - Corso FI livello II - Corso CO livello I E preferibile avere conoscenze riguardo la realizzazione di ordini da fornitore (modulo MM) 2. ELENCO DEGLI ARGOMENTI DEL CORSO Lezione 10 : La ripartizione; Lezione 11 : Operazioni di chiusura: le distribuzioni; Lezione 12 : Gli ordini interni; Lezione 13 : Validazioni e schedulazioni; Lezione 14 : Schedulazione dei jobs; Lezione 15 : Il customizing per il controllo di gestione; Lezione 16 : SAP query SQ03; Lezione 17 : SAP query SQ02; Lezione 18 : SAP query SQ01;
3. STRUMENTI D USO 1) Lezioni online Si trovano nell area personale sezione beginner corsi online 2) Questo manuale di studio Si-Soft Informatica consiglia di stamparlo e consultarlo durante lo studio 3) Dispense allegate in calce Contenenti definizioni, elenco delle transazioni e delle tabelle e le immissioni standard 4) F.A.Q. online (domande già risposte) pacchetto base o avanzato Si trovano nell area personale sezione beginner F.A.Q. 5) Test ed esercitazioni mirate Si trovano nell area personale sezione beginner esercitazioni e test 6) Tutor e assistenza via mail Potrai avere assistenza via mail dal tuo tutor personale ogni volta che avrai bisogno 7) Eventuali incontri in aula Da concordare e previa disponibilità
4. COME ACCEDERE ALLE LEZIONI ONLINE Per accedere ai corsi on-line è necessario come prima cosa registrarsi al sito, come illustrato nella Guida all installazione. Una volta impostati lo username e la password è possibile andare sul sito internet e cliccare sul pulsante login. Nella pagina che si andrà a visualizzare è necessario immettere i propri dati. Una volta entrati nell area personale sarà possibile navigare tra le varie voci: - Orientamento - Corsi on-line - F.A.Q. - Dispense - Esercitazioni e test Premere il pulsante dei corsi online che permetterà di accedere all area inerente la scelta del modulo. Cliccare su quello acquistato. Si aprirà una pagine con l indice di tutte le lezioni, delle quali sarà possibile accedere a quelle comprese nel corso scelto. Quando viene fatta partire la visualizzazione dei corsi si deve tener presente che è consigliabile lasciar caricare il filmato fino alla fine, dopo di che sarà possibile scorrere avanti e indietro, mentre è sempre possibile mettere in pausa per la consultazione far ripartire la riproduzione ogni volta che si vuole.
5. GUIDA ALLO STUDIO Consigliamo ai corsisti che decidono di formarsi seguendo un corso CO livello II, di iniziare a studiare avendo già appreso le nozioni proprio di un corso CO livello I e relative propedeuticità e facendo contemporaneamente pratica sul sistema, replicando quanto visto nella teoria, lezione per lezione. Le nozioni proprie del corso Overview sono indispensabili per apprendere come muoversi all interno del sistema, ne indicano composizione e trucchi. Sarebbe utile avere nozioni anche riguardo alla creazione di ordini da fornitore (modulo MM) poiché questo è un altro dei possibili modi di caricare dei costi a sistema, costi su cui con il modulo CO si va ad analizzare andamenti e statistiche e afre previsioni per gli sviluppi futuri. Si consiglia di apprendere il modulo CO, studiando una lezione alla volta e, al termine di questa o in contemporanea, replicando a sistema le procedure viste in teoria. Il sistema messo a disposizione è apposito per le esercitazioni; il suo utilizzo al termine delle lezioni ne rafforza i concetti e permette di prendere manualità con procedure che altrimenti rimarrebbero solo teoriche, snaturandone l essenza.
6. COME SVOLGERE GLI ESERCIZI Quando il corsista svolgerà gli esercizi andrà a creare degli oggetti che, una volta salvati, resteranno sul database del sistema. Ricordiamo che quello messo a disposizione è un ambiente apposito per le esercitazioni ed è quasi impossibile fare danno; in questo modo il corsista può sentirsi libero di provare e riprovare, al fine di raggiungere una elevata manualità. E' normale avere un po' di soggezione all'inizio, ma col passare del tempo l'acquisizione della padronanza porterà a vedere SAP in modo molto amichevole. Quando verrà chiusa la SAPGUI sul desktop del corsista NON verranno azzerati gli oggetti creati durante la sessione di esercitazione, tutt altro questi verranno salvato nel server centrale e saranno disponibili per future consultazioni. Se il corsista vorrà potrà quindi rifare oggetti analoghi durante altre sessioni semplicemente usando altri nomi (ad esempio mettendo numeri progressivi alla fine del nome). Gli esercizi sono semplicemente l'applicazione dei concetti del corso teorico, quindi in caso di difficoltà può rivedere il corso e svolgerli in parallelo, o scrivere via mail tutor. Il tutor potrà vedere gli oggetti creati dal corsista (per oggetti si intende conti co.ge. fornitori, clienti, documenti ecc...) ma solo dal momento a partire dall'avvenuto (corretto) salvataggio, ed in contemporanea al corsista, così che questi dovrà necessariamente chiudere l'applicazione. E' naturale però che la consultazione da parte del tutor risulterebbe alquanto difficile in assenza del nome o del codice identificativo. Quindi ciò che si consiglia ai corsisti, durante le esercitazioni, è di tenere aperto un file word su cui scrivere nel dettaglio cosa viene fatto, segnare il codice che SAP pubblica in basso a sinistra su sfondo verde quando viene salvato un oggetto, e magari incollare la schermata del video (basta premere il tasto "STAMP" durante la visualizzazione della videata di interesse, poi andare sul file word e fare click destro -> "incolla" ). Questo documento che andrà così a creare (lo svolgimento dell'esercitazione ) sarà oggetto di correzione da parte del tutor che allegherà eventuali consigli/modifiche da implementare e lo rimanderà al corsista così che possa visionare gli errori e rivedere eventuali concetti. Questo documento sarà un'ottima dispensa per il corsista, in caso di future consultazioni. (naturalmente va bene anche il classico carta e penna; l'importante è segnare il nome/codice dell'oggetto e poi scriverlo nella mail)
7. COME SCRIVERE AL TUTOR Quando si va a contattare il tutor è consigliabile farlo secondo una consolidata procedura, creata con il fine di velocizzare le correzioni e quindi fare in modo di avere un assistenza il più rapida possibile. All inizio della mail specificare nell ordine: - username di accesso al sistema - password di accesso al sistema - codice delle transazioni oggetto dell assistenza Nel seguito descrivere, se possible, e nel modo più dettagliato possibile cosa si stava facendo al momento del problema ed eventualmente allegare la schermata del problema. (questo sempre utilizzando la combinazione STAMP e poi incolla o ctrl+v in un file di testo). Questo permetterà al tutor di velocizzare l individuazione del problema e la risoluzione dello stesso, con il fine di diminuire i tempi tra domanda e risposta ed aumentare la qualità del servizio.
8. WORKFLOW CONSIGLIATO Si consiglia di seguire una lezione alla volta, seguendo i passi come da diagramma. SEGUIRE LA LEZIONE in streaming sul PC, consultando queste dispense in contemporanea. DUBBI? SI CONSULTARE le dispense in allegato alla presente o le FAQ online sul sito NO Svolgere l ESERCITAZIONE corrispondente. Produrre (se possibile) il report in contemporanea. NO DUBBI? SI PROBLEMI? NO SI CONSULTARE le procedure se presenti e/o CONTATTARE il tutor Mandare il documento con lo svolgimento al tutor e passa alla lezione successiva.
APPENDICE DISPENSA 1 Inserimenti Standard Elenchiamo di seguito i valori standard da immettere nei relativi campi durante le esercitazioni. Società = Z100 Gruppo conti = 001 o 0001 o Z001 ma dipende dove richiesto. Nella creazione co.ge può essere impostato in clienti-fornitori-conti economici ecc aiutarsi con la definizione Gruppo cash management = A1 IVA = A3 (ma variabile in base all uso) Tipo fattura = DR per clienti e KR per fornitori Tipo pagamento = KZ per fornitori Controlling area = Z100 Tipo voce di costo primaria = 1 se costo, 22 se scarico esterno Tipo voce di costo secondaria = 21 se scarico interno, 42 distribuzione, 43 ribaltamenti e assorbimenti Classe di valorizzazione = 3000 Divisione = ZDIV Gruppo acquisti = Z00 Organizzazione acquisti = Zorg Magazzino = ZMAG Settore industriale = A-impiantistica (in genere) Tipo materiale = ROH-materia prima Tipo contratto = MK se in base a quantità, WK se valore Divisa = EUR Tipo ordine interno = 0700
APPENDICE DISPENSA 2 - Elenco Transazioni -OKEON : creazione gerarchia standard dei centri di costo -KA01 : creazione di una voce di costo primaria -KA06 : creazione di una voce di costo secondaria -KA23 : elenco di voci di costo a sistema -KAH1 : creare gruppo voci di costo -KK01 : creazione di un indice statistico -KP46 : modificare indicatore statistico -KP47 : visualizzare indicatore statistico -KB31N : imputare le quote e/o valori all indicatore statistico -KB61 : acquisire giroconto delle partite singole -KSB5 : visualizzare documenti costi effettuati -KS01 : creazione anagrafica centro di costo -KS02 : modificare anagrafica centro di costo -KS03 : visualizzazione anagrafica centro di costo -KS04 : cancellare centri di costi (se non ancora movimentati) -KSH1 : creare gruppi centri di costo -KO01 : creazione anagrafica ordine interno -KSU1 : creare un ciclo di distribuzione -S_ALR_87005742 : creazione o modifica di un ciclo di distribuzione -KSU5 : eseguire(e stornare) un ciclo di distribuzione
-KSUB : creare una pianificazione di distribuzione -KSV1 : creare un ciclo di ripartizione -S_ALR_87005757 : creazione o modifica di un ciclo di ripartizione -KSV5 : eseguire (e stornare) un ciclo di ripartizione -KSVB : creare una pianificazione di ripartizione -KO88 : scarico di un ordine interno reale -KP04 : settare il profilo addetto alla pianificazione -KP06 : creare/modificare un assorbimento di attività -KP07 : visualizzare un assorbimento di attività -KP26 : modificare attività/tariffe -KP27 : visualizzare attività/tariffe -KSPI : creazione tariffa -KP97 : creare una pianificazione copiandola da un altra pianificazione -KP98 : creare una pianificazione copiandola da un risultato effettivo -KL01 : creare un tipo di attività -S_ALR_87005852 : definire/modificare profili di pianificazione propri -S_ALR_87013611 : report sui centri di costo -S_ALR_87012993 : confrontare risultati pianificati dell ordine con gli effettivi -S_ALR_87005540 : creare o modificare i cicli di distribuzione pianificati -S_ALR_87005541 : definire ribaltamento indiretto di attività
APPENDICE DISPENSA 3 - Definizioni e Strutture - SETTORE RISULTATO = Il settore risultato è l unità organizzativa che rappresenta la struttura dei segmenti di mercato esterni all impresa; serve a fare analisi sulla profittabilità. - SETTORE CONTABILE = Può essere impiegato per raggruppare settori strategici di attività e per produrre bilanci (non utilizzabili per auditing, ma soltanto per scopi di reportistica interna). I settori contabili possono anche essere intersocietari. - CONTROLLING AREA = La controlling area è un sistema chiuso per gli scopi del Controlling: le imputazioni dei costi possono essere effettuate solo all interno di una controlling area e non possono riguardare oggetti che si trovano in differenti controlling area. - ATTIVITA = è uno strumento che permette di ripartire dei costi da un CdC mittente a uno destinatario sulla base di una prestazione singola particolare; è assimilabile al concetto di tariffa. Un esempio semplice è una tariffa per il singolo pasto: considero il costo totale della Voce di Costo che vogliamo migrare e la divido per il numero degli oggetti voluti, che in questo caso è il numero dei pasti. - TIPI DI ATTIVITA = rappresentano l'attività erogata da un centro di costo e vengono misurate in unità di misura o di tempo. Nell'ambito della pianificazione dei tipi di attività si possono definire dei dati di controllo per stabilire se la tariffa di valutazione dei tipi di attività viene attivata manualmente o se viene calcolata iterativamente tramite la determinazione delle tariffe. - VOCE DI COSTO = Sono i vettori dei costi, cioè quegli elementi che trasportano il costo e ne tengono traccia. Le VdC possono essere primarie o secondarie. Si usano le VdC primarie quando si intende trasportare in CO il costo registrato in un conto Co.Ge. (costo esterno), si usano le VdC secondarie quando si vuole trasportare un costo tra due oggetti di contabilizzazione (CdC, ordini interni, WBE, ecc..), senza il coinvolgimento di FI, cioè di costi reali. - TIPO VOCE DI COSTO = è il miglior modo per distinguere le voci di costo primarie da quelle secondarie. Tra le primarie si individua 1 = ripartizione, 22 = scarichi esterni. Tra le Voci di Costo secondarie 21 = identifica gli scarichi interni, 42 = distribuzioni, 43 = ribaltamenti e assorbimenti (stima e pianificazione dei ribaltamenti). - CENTRO DI COSTO = rappresenta l unità organizzativa all interno della controlling area.
- RIPARTIZIONE = metodo di riallocazione dei costi in fase di controllo; utilizza le voci di costo primarie, quindi mantiene il massimo dettaglio. Da usare quando si vuole mantenere il massimo dettaglio - DISTRIBUZIONE = metodo di riallocazione dei costi in fase di controllo; utilizza le voci di costo secondarie, che permettono di vedere i costi totali parziali; non si ha il massimo dettaglio, quindi si perde informazione sui dettagli La utilizzo quando non mi interessa il massimo dettaglio. - PIANIFICAZIONE = consiste nel pianificare delle attività e serve a stimare a priori dei costi futuri. - VERSIONE DI PIANIFICAZIONE = è assimilabile ad un concetto di profilo di settaggi, impostazioni e dati per le pianificazioni. - VARIANTE STATO CAMPO = è un insieme di gruppi stato campo e può essere collegata a diverse società - HELP DI PIANIFIAZIONE = è una cartella del menù SAP; contiene tutti gli strumenti utili che possono servire al momento della pianificazione.tra questi vediamo riconciliazioni, giroconto, analisi dei risultati, attività pianificate, costi pianificati ecc..
APPENDICE DISPENSA 4 Le tabelle coinvolte AGKO Cleared Accounts ANAT Asset type text ANEK Document Header Asset Posting ANEP Asset Line Items ANEV Asset downpymt settlement ANKT Asset classes- Description ANLA Asset Master Record Segment ANLB Depreciation terms ANLC Asset Value Fields ANLH Main asset number Conti liquidati Testi di tipo attività Documento di intestazione dei beni da spedire Oggetti di linea attività Attività di insediamento Descrizione delle classi di beni Segmento di record delle attività master Termini di ammortamento Campi di valore delle attività Numero delle principali attività/beni AT02T Transaction Activity Category- Description Descrizione di categorie attività di transazioni AT02A Transaction Code for Menu TIMN AT10 Transaction type AT10T Name of Transaction Type Codice di transazione per menù Tipo di transazione Nome del tipo di transazione BKDF Document Header Supplement for Recurring Entry Intestazione documento per entrate ricorrenti BKORM Accounting Correspondence Requests BKPF Accounting Document Header BLPK Document log header BLPP Document log item Richieste di corrispondenza contabile Intestazione del documento contabile Documento di intestazione di connessione Elemento di intestazione di connessione BLPR Document Log Index and Planned Order (Backflush)
Documento Indice Log e ordine pianificato BNKA Bank master record BP000 Business Partner Master (General Data) Dati generali di Banche e Business Partners BPBK Doc.Header Controlling Obj. BPEG Line Item Total Values Controlling Obj. BPEJ Line Item Annual Values Controlling Obj. BPEP Line Item Period Values Controlling Obj. Oggetti di controllo documento di intestazione Oggetti di controllo valore totale oggetto Oggetti di controllo valore annuale oggetto Oggetti di controllo valore di periodo oggetto BPGE Totals Record for Total Value Controlling obj. Controllo informazioni totali sui valori totali BPJA Totals Record for Annual Total Controlling Obj. Controllo informazioni totali sui totali annuali BSAD Accounting- Secondary Index for Customers (Cleared Items) Indice contabile secondario per i clienti (solo articoli sgomberati) BSAK Accounting- Secondary Index for Vendors (Cleared Items) Indice contabile secondario per i fornitori (solo articoli sgomberati) BSAS Accounting- Secondary Index for G/L Accounts (Cleared Items) Indice contabile secondario per conti di contabilità generale (solo articoli sgomberati) BSEC One-Time Account Data Document Segment BSEG Accounting Document Segment Segmento di documento con dati del conto Segmento del documento contabile BSID Accounting- Secondary Index for Customers Indice contabile secondario per i clienti BSIK Accounting- Secondary Index for Vendors BSIM Secondary Index, Documents for Material Indice contabile secondario per i fornitori Indice secondario dei documenti dei materiali
BSIS Accounting- Secondary Index for G/L Accounts Indice contabile secondario per i conti co.ge CEPC Profit Center Master Data Table CEPCT Texts for Profit Center Master Data COBRA Settlement Rule for Order Settlement Tabella dei dati principali dei profit center Testi per I dati principali dei profit center Regole di disposizione degli ordini COBRB Distribution Rules Settlement Rule Order Settlement Regole di disposizione degli ordini di distribuzione COKA CO Object- Control Data for Cost Elements Dati di controllo per gli elementi di costo di CO COSP CO Object- Cost Totals for External Postings COSS CO Object- Cost Totals for Internal Postings Costi totali per le offerte esterne di CO Costi totali per le offerte interne di CO CRCO Assignment of Work Center to Cost Center Assegnazione dei centri di lavoro ai centri di costo CSKA Cost Elements (Data Dependent on Chart of Accounts) Elementi di costo dipendenti dal Piano dei conti CSKB Cost Elements (Data Dependent on Controlling Area) Elementi di costo dipendenti dalla Controlling Area CSLA Activity master FEBEP Electronic Bank Statement Line Items FPLA Billing Plan FPLT Billing Plan- Dates GLPCT EC-PCA- Totals Table KNA1 General Data in Customer Master KOMK Pricing Communication Header Attività principali Oggetti di deposizioni di banca elettroniche Piano di fatturazione Date del piano di fatturazione Tabella totale di EC-PCA Dati generali dei clienti primari Intestazione dei prezzi di comunicazione
MAHNV Management Records for the Dunning Program Documenti di gestione per il Programma di sollecito REGUT TemSe - Administration Data SKA1 G/L Account Master (Chart of Accounts) Dati di amministrazione Conti co.ge. principali del Piano dei Conti SKAT G/L Account Master Record (Chart of Accounts- Description) Descrizione dei documenti dei Conti co.ge. principali del Piano dei Conti SKB1 G/L account master (company code) T003T Document Type Texts T007S Tax Code Names T087J Text TAPRFT Text tab. for investment profile TKA01 Controlling Areas TKA09 Basic Settings for Versions TKVS CO Versions TZB0T Flow types text table Codici delle società dei conti co.ge. principali Testi dei tipi di documento Testi dei nomi dei codici fiscali Tabella di testo per I profili di investimento Tabella delle Controlling Area Impostazioni di base per le versioni Versioni di controllo Tabella sui testi dei tipi di flusso TZPAT Financial Assets Management product type texts Attività finanziarie di gestione per tipologia di prodotto VBSEGS Document Segment for G/L Accounts Document Parking Segment di document per i documenti dei conti co.ge parcheggiati VTBFHA Transaction VTBFHAPO Transaction Flow VTBFHAZU Transaction Activity VTBFINKO Transaction Condition Tabella delle transazioni Tabella dei flussi delle transazioni Tabella delle attività delle transazioni Condizione delle transazioni
VTIDERI Master Data Listed Options and Futures Opzioni e caratteristiche dei dati anagrafici di inserzione VTIFHA Underlying transaction VTIFHAPO Underlying transaction flows VTIFHAZU Underlying transaction status table VTIOF Options Additional Data VWPANLA Asset master for securities Tabella delle operazioni sottostanti Tabella dei flussi delle operazioni sottostanti Tabella degli stati delle operazioni sottostanti Tabella dei Dati Opzioni aggiuntive Atività principali per valori
NOTE