CIRCE Scheda 1 I CENTRI DI RESPONSABILITA E I LORO PRODOTTO Descrizione Amministrazione:.... Anno:.. Mese:.. Dati quantitativi del prodotto (1) CdR (2) prodotto (3) Prodotto (4) Volume nell anno (5) Tempo standard (6) Unità misura (7) 1
CIRCE Scheda 2 IL PERSONALE E LA SUA PRESENZA NEI CdR Descrizione Amministrazione:... Anno:... Mese:... Dati sulle presenze Cod. CdR (1) Cod. voce costo (2) Nome e Cognome (3) Fiscale (4) Profilo (5) Descrizione Profilo (6) Livello (7) Ore presenza (8) % Presenza (9) Ore straord. lavorate (10) 2
CIRCE Scheda 3 I COSTI DEL PERSONALE NEI CdR Descrizione Amministrazione:.... Anno:.. Mese:.. Costi a consuntivo Costi a budget Cod. CdR Cod.voce costo Costo ordinario Costo straordin. Missioni Indennità Costo totale Costo ordinario Costo straordin. Missioni Indennità Costo totale (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) 3
CIRCE Scheda 4 LE ATTIVITA' DEL PERSONALE NEI CdR Descrizione Amministrazione:.... Anno:.. Mese:.. Attività Elementi quantitativi CdR (1) voce costo (2) prodotto (3) attività (4) Descrizione attività (5) % Ripartizione (6) 4
CIRCE Scheda 5 LE VOCI STRUMENTALI DIRETTE E IL LORO COSTO DEI CdR Descrizione Amministrazione:.... Anno:.. Mese:.. CdR (1) Cod. voce strum.dir. (2) Descrizione voce strumentale diretta (3) Costi fissi/variabili (4) Costi/ricavi (5) Costo voce strum. dir. del CdR (6) Quantità totale (7) Unità misura voce (8) 5
CIRCE Scheda 6 LE VOCI STRUMENTALI GENERALI E LA RIPARTIZIONE DEL LORO COSTO SUI CdR Descrizione Amministrazione:.... Anno:.. Mese:.. CdR (10):. CdR:. Cod. voce strument. generale (1) Descrizione voce strument. generale (2) Costi fissi/varia bili (3) Costi/rica vi (4) Costo totale voce strum.gen (5) Quantità Totale (6) Unità misura voce (7) Parametro di ripartizione (8) Unità misura param. (9) Valore Param. (11) % ripartiz (12) Valore Param. % ripartiz 6
CIRCE Scheda 7 I CENTRI DI SERVIZIO E LA RIPARTIZIONE DEL LORO COSTO SUI CdR SERVITI Descrizione Amministrazione:.... Anno:.. Mese:.. Cod. Centro Servizio (1) Descrizione Centro Servizio (2) Costo tot. Centro Servizio (3) Parametro di ripartizione (4) Unità misura param. (5) CdR servito(6):. Valore parametro (7) % ripartiz (8) CdR servito... Valore parametro % ripartiz CdR servito Valore parametro % ripartiz CdR servito Valore parametro % ripartiz 7
CIRCE Scheda 8 LA RIPARTIZIONE DEL COSTO DEL PERSONALE SUI PRODOTTI DEI CdR Descrizione Amministrazione:.... Anno:.. Mese:.. CdR (1) voce costo (2) Prodotto (3) Prodotto Prodotto Prodotto Prodotto 8
CIRCE Scheda 9 LA RIPARTIZIONE SUI PRODOTTI DELLE VOCI STRUMENTALI DIRETTE E GENERALI E DEI CENTRI DI SERVIZIO Descrizione Amministrazione:.... Anno:.. Mese:.. Cod. CdR voce/ Centro Parametro ripartiz. Unità misura param. Valore param. CdR Prodotto (6) Prodotto Prodotto (1) (2) (3) (4) (5) Valore par. prodotto (7) % rip.(8) Valore par. prodotto % rip. Valore par. prodotto % rip. 9
CIRCE Scheda 10 GLI INDICATORI DI PERFORMANCE Descrizione Amministrazione:.... Anno:.. Mese:.. CdR (1) Indicatore (2) Indicatore (3) Formula (4) Valore Indicatore (5) Unità Misura (6) Significato indicatore (7) Cosa, Perché, Chi, A Chi (8) Cosa, Perché, Chi, A Chi Cosa, Perché, Chi, A Chi 10
In testa ad ogni scheda vanno indicati quattro elementi di riconoscimento: caso: E stato fissato uno standard che individua ciascun caso applicativo con un codice composto da otto caratteri alfanumerici per rilevazioni a livello di Amministrazione e da 11 caratteri alfanumerici per rilevazioni a livello di Ufficio. La struttura del codice è descritta nella tabella che segue: Carattere Classe Descrizione Note 1 R Ricerca Indica un caso relativo alle ricerche E- Government, E-learning, Fabbisogni formativi D Didattica Indica un caso relativo alla didattica (corsi SSPA) S Specifico Indica un caso relativo ad una specifica amministrazione, che vogliamo trattare a parte (es. PCM, MAE ) Carattere Raggruppamento Descrizione Note 2 M Ministeri Indica un caso relativo a Ministeri R Regioni Indica un caso relativo alle Regioni P Province Indica un caso relativo alle Province C Comuni Indica un caso relativo ai Comuni A ASL Indica un caso relativo alle ASL U Università Indica un caso relativo alle Università Z Altro Indica un caso relativo ad altre amministrazioni (es. Lincei, ISTAT, Corte dei Conti, amministrazioni straniere ) Carattere Amministrazione Descrizione Note 3-4-5-6-7-8 (*) Amministrazione Vedi tabelle Carattere Progressivo Descrizione Note 9-10-11 Es. 001 Progressivo ufficio nell amm.ne La descrizione dei codici delle amministrazioni è nelle tabelle in allegato E un progressivo che indica l Ufficio (es 001, 002, ) Descrizione Amministrazione: Fornire una descrizione dell Amministrazione cui è riferita l applicazione. Anno: Precisare l anno di osservazione al quale si riferiscono tutti i dati rilevati nell applicazione. Mese: Indicare con un numero da 1 a 12 - il mese di completamento della rilevazione, considerando che la durata del periodo di rilevazione viene valutata sempre a partire dall inizio dell anno sino alla fine del mese indicato; se ad esempio si indica: Anno: 2001 Mese: 4 il periodo di rilevazione risulta il primo quadrimestre 2001 (gennaio aprile 2001). Scheda 1. I Centri di Responsabilità e i loro prodotti Questa scheda è destinata alla elencazione dei prodotti di ciascun CdR oggetto di valutazione ed alla indicazione di alcuni elementi quantitativi ad essi riferiti. 11
(1) CdR: Fornire un codice per ciascun CdR dell amministrazione in esame: il codice è un numero progressivo composto di 3 cifre. Queste, unite agli otto caratteri che identificano il caso applicativo (vedi tabelle precedente), consentono l identificazione univoca di ogni CdR i cui dati sono rilevati con lo strumento CIRCE. (2) CdR: Indicare per esteso la denominazione del CdR. (3) prodotto: Fornire un codice per ogni prodotto di ciascun CdR oggetto di rilevazione. La codifica solitamente prevede un numero progressivo di tre cifre (ad esempio P021), che possono se necessario - essere portate a quattro. (4) Prodotto: Descrivere brevemente il prodotto. Dati quantitativi del prodotto: per ciascun prodotto, vengono riportati: (5) Volume nell anno: Indicare la quantità di unità di prodotto realizzata nell anno di riferimento. (6) Tempo standard: Riportare il tempo necessario in media all ufficio per la realizzazione di una unità di prodotto, cioè il tempo medio complessivamente necessario all esecuzione di tutte le attività per il completamento di un prodotto. (7) Unità misura: Precisare l unità di misura in cui è stato espresso il tempo standard (giorni, ore, minuti). Scheda 2. Il personale e la sua presenza nei CdR In questa scheda vengono censite le risorse umane che operano nei CdR dell Amministrazione; il sistema CIRCE consente un rilevazione nominativa del personale, che tuttavia ove necessario può essere ricondotta a rilevazione anonima, sostituendo al codice personale un codice profilo. I dati che vengono richiesti nella scheda sono: (1) CdR:, Riportare per ciascun CdR rilevato - il codice di identificazione definito nella Scheda 1. (2) Cod. voce costo: Indicare un codice di identificazione della risorsa umana. Solitamente è richiesto un codice di 4 caratteri di cui i primi due sono le lettere VP (voce di costo del personale) e gli altri due sono un numero progressivo (ad esempio VP05); se necessario possono essere aumentate le cifre del numero progressivo. (3) Nome e Cognome: Riportare le generalità di ciascuna risorsa umana del CdR; se si desidera una rilevazione anonima può essere indicata una descrizione della qualifica professionale. (4) Fiscale: Riportare il codice fiscale di ciascuna risorsa umana indicata; in caso di rilevazione anonima l informazione viene omessa. (5) Profilo: Indicare un codice di identificazione del profilo; può essere usato un codice a sei caratteri, di cui i prime quattro siano Prof e gli ultimi due siano un numero progressivo a due cifre. (6) Descrizione Profilo: Specificare il profilo della risorsa umana indicata. (7) Livello: Per ogni risorsa umana indicata, precisare la qualifica funzionale (a2, b3, ). Dati sulle presenze Si richiedono le seguenti informazioni relative al personale ed presenze nei CdR: (8) Ore di presenza: Specificare il numero delle ore di presenza di ciascuna risorsa umana, (nell ambito del periodo di osservazione). (9) % Presenza: Indicare la percentuale di presenza che ciascuna risorsa umana indicata ha realizzato nel proprio CdR durante i mesi di presenza in esso (nell ambito nel periodo di osservazione). Ad esempio, ipotizzando come periodo di osservazione il 12
primo quadrimestre del 2001, la risorsa umana VP07 può aver realizzato in tale periodo - un numero di mesi di presenza pari a 3 con una percentuale di presenza pari al 95,5%. (10) Ore straord.: Indicare il numero di ore di straordinario effettuate da ciascuna risorsa umana indicata nel periodo di osservazione. Le informazioni rilevate per mezzo di questa tabella, una volta imputate nel sistema informatico CIRCE, consentono - per ciascuna voce del personale rilevata - il calcolo del totale delle ore lavorate nel proprio CdR nel periodo di osservazione. Scheda 3. I costi del personale nei CdR La Scheda è destinata alla analisi dei costi sostenuti dall Amministrazione in esame in relazione al personale di ciascuno dei suoi CdR nel periodo di osservazione (Costi a consuntivo); inoltre è possibile una valutazione preventiva dei costi che l Amministrazione idovrà sostenere in relazione al personale di ciascun CdR per un periodo immediatamente successivo, che si presuppone di eguale durata (Costi a budget). In questo caso il sistema informatico CIRCE, nella elaborazione dei dati rilevati per mezzo di questa Scheda, propone anche la misura della variazione di costo del personale ipotizzata; il modello di calcolo è il seguente: Costi a budget Costi a consuntivo * 100 Costi a consuntivo (1) Cod. CdR: Per ciascun CdR, riportare il codice di identificazione definito nella Scheda 1. (2) voce costo: Riportare la codifica della risorsa umana (voce di costo del personale) introdotta nella Scheda 2. Costi a consuntivo Per ogni voce del personale di ciascun CdR, si procede alla rilevazione dei diversi elementi di costo sostenuti nel periodo di osservazione; i costi sono tutti considerati dati esogeni, necessari in input al sistema CIRCE. (3) Costo ordinario: E il costo sostenuto per le ore ordinarie lavorate nel CdR da ciascuna risorsa umana nel periodo di osservazione. (4) Costo straordinario: E il costo sostenuto per le ore straordinarie lavorate nel CdR da ciascuna risorsa umana nel periodo di osservazione. (5) Missioni: Sono le indennità di trasferta corrisposte a ciascuna risorsa umana nel periodo di osservazione. (6) Indennità: Sono i compensi incentivanti attribuiti a ciascuna risorsa umana nel periodo di osservazione. (7) Costo totale: E la somma dei costi di cui ai punti 3, 4, 5 e 6; rappresenta l impegno economico complessivo sostenuto nel periodo di osservazione per ognuna delle risorse umane rilevate. Questo valore, se non immediatamente disponibile, può essere omesso, in quanto il sistema CIRCE una volta che tutti i dati siano stati imputati, procede al suo calcolo automatico. Costi a budget La valutazione di costi a budget è considerata facoltativa nell analisi di contabilità proposta dal sistema CIRCE; se disponibili, o comunque stimabili, i costi previsti per il personale di 13
ogni CdR per un periodo si osservazione successivo possono essere acquisiti ed elaborati dal sistema. (8) Costo ordinario: E il costo previsto per le ore ordinarie lavorate nel CdR da ciascuna risorsa umana nel periodo immediatamente successivo a quello di osservazione. (9) Costo straordinario: E il costo previsto per le ore straordinarie lavorate nel CdR da ciascuna risorsa umana nel periodo immediatamente successivo a quello di osservazione. (10) Missioni: Sono le indennità di trasferta che si intende corrispondere a ciascuna risorsa umana nel periodo immediatamente successivo a quello di osservazione. (11) Indennità: Sono i compensi di indennità attribuibili a ciascuna risorsa umana nel periodo immediatamente successivo a quello di osservazione. (12) Costo totale: E la somma dei costi di cui ai punti 8, 9, 10 e 11; rappresenta l impegno economico complessivo previsto per il periodo di osservazione immediatamente successivo a quello di per ognuna delle risorse umane rilevate. Questo valore, se non immediatamente disponibile, può essere omesso, in quanto il sistema CIRCE una volta che tutti i dati siano stati imputati, procede al suo calcolo automatico. Scheda 4. Le attività del personale nei CdR La Scheda è destinata alla analisi del chi fa cosa in ciascun CdR dell Amministrazione oggetto di studio, dei rispettivi impegni in termini di tempo dedicato (ore lavorate sulle attività). (1) CdR: Per ciascun CdR, riportare il codice di identificazione definito nella Scheda 1. (2) voce costo: Riportare la codifica della risorsa umana (voce di costo del personale) introdotta nella Scheda 2. (3) prodotto: Riportare la codifica del prodotto definito nella Scheda 1. Attività Per ogni CdR e per ogni voce di costo del personale in esso impegnata, costruire l elenco delle attività in cui si è adoperata nel periodo di osservazione impegnato, specificando: (4) attività: Indicare un codice identificativo di ciascuna attività; sono consigliati 4 caratteri: 1 carattere letterale, 3 cifre per comporre un numero progressivo (ad esempio A014). (5) Descrizione attività: Fornire una spiegazione sintetica di ciascuna attività svolta nell ufficio associandola alle risorse umane che - nel periodo di osservazione - hanno contribuito al suo svolgimento. Elementi quantitativi Per ciascuna voce del personale rilevata in ogni CdR, si chiede di descrivere in che modo, nel periodo di osservazione, il suo tempo è stato ripartito sulle diverse attività, cioè si chiede fatto 100 il totale delle ore lavorate da ciascuna risorsa umana di fornire la distribuzione percentuale di tali ore sulle diverse attività cui la risorsa si è dedicata. (6) % Ripartizione: Esprime l impegno di tempo che ogni voce del personale ha dedicato percentualmente allo svolgimento di ciascuna attività; è un numero percentuale da 0 a 100, eventualmente con due cifre decimali. E evidente che la somma di questi valori percentuali per ciascuna delle risorse umane indicate deve risultare pari al 100,00%. La valutazione del numero delle ore dedicate da ciascuna risorsa umana alle varie 14
attività cui si è dedicata è svolta automaticamente dal sistema CIRCE e deriva _ per ogni voce del personale - dal calcolo: (Totale ore lavorate) * (%Ripartizione) 100 Scheda 5. Le voci strumentali dirette e il loro costo nei CdR Questa Scheda viene utilizzata per definire le voci di costo strumentali di cui si possiede il costo imputabile direttamente al CdR (costi diretti). I dati che vengono richiesti nella scheda sono i seguenti: (1) CdR: Per ciascun CdR, riportare il codice di identificazione definito nella Scheda 1. (2) voce strumentale diretta: Indicare un codice di identificazione per ciascuna voce di costo strumentale diretto imputabile ad ogni CdR, utilizzando 4 caratteri, i primi due solitamente riportano le lettere VS (voce di costo strumentale diretta) e i rimanenti un numero progressivo (ad esempio VS03). (3) Descrizione voce strumentale diretta: Fornire una breve descrizione di ognuna delle voci di costo strumentale da imputare su ciascun CdR rilevato. (4) Costo fisso/variabile: Precisare inserendo nel campo la lettera F se si tratta di un costo fisso e V se è variabile. (5) Costo/Ricavo: Precisare inserendo nel campo la lettera C se si tratta di un costo e V se stiamo considerando un ricavo. (6) Costo voce strumentale diretta nel CdR: inserire l importo del costo (7) Quantità totale: Si tratta di un valore facoltativo; infatti, per valutare opportunamente i costi sostenuti, può risultare utile il loro confronto con un elemento di consumo correlato alla voce strumentale in esame; ad esempio per analizzare il costo della voce strumentale diretta manutenzione auto di servizio può risultare utile verificare la lunghezza complessiva dei tragitti percorsi. In questo campo va perciò indicata se reputato opportuno - la quantità totale consumata. (8) Unità misura voce: Specificare l unità di misura in cui è rilevata la quantità totale (consumo). Scheda 6. Le voci strumentali generali e la ripartizione del loro costo sui CdR Si procede alla identificazione delle voci di costo generali (o indirette) e dei relativi oneri sostenuti nel periodo di osservazione. Le voci generali di costo sono quei costi, derivanti dall impiego di risorse strumentali, che vengono sostenuti dall Amministrazione a livello centrale o di unità complessa autonoma; ciascuno di tali costi deve perciò essere imputato, secondo opportuni parametri, a tutti i CdR di quella Amministrazione che nella loro attività produttiva hanno impiegato quella specifica voce di costo. La ripartizione può essere operata: con una percentuale stimata, attribuita direttamente dal CdR come numero percentuale (eventualmente con due cifre decimali), mediante la formula: Costo voce gen.cdr = Costo totale voce gen. Ammin. * (percentuale stimata/100); utilizzando un parametro di ripartizione significativo (ad esempio per ripartire le spese per le pulizie dei locali, si può usare la superficie degli ambienti impiegati 15
nel processo produttivo; per le spese di riscaldamento la cubatura dei locali) in grado di individuare il carico di costo generale su ogni CdR coinvolto, secondo la formula: Costo voce gen. CdR = Costo totale voce gen.ammin.*(valore param.cdr / Valore param. Ammin.), utilizzando il parametro ore lavorate dal personale, che individua il carico di costo generale su ogni CdR coinvolto in base alla formula: Costo voce gen. CdR = Costo gen. Ammin. * (Ore lavorate CdR /Ore lavorate Ammin.). I tre criteri sono alternativi; la scelta tra loro è operata secondo criteri di significatività metodologica e/o di opportunità operativa. Se si sceglie di impiegare il primo (%di ripartizione stimata), compilare la sola colonna (11); se si opta per il secondo (ripartizione in base ad un parametro) compilare le colonne (8), (9) e (10); se si utilizza il parametro ore lavorate il sistema informatico CIRCE gestisce automaticamente il calcolo e (una volta che i dati del personale di tutti gli uffici di tutta l Amministrazione sono stati imputati) non richiede ulteriori rilevazioni. (1) voce strumentale generale: Indicare un codice identificativo della voce strumentale generale il cui costo deve essere ripartito; il codice si compone solitamente di 4 caratteri, i primi 2 sono VG (voce generale di costo), i restanti 2 sono due cifre costituenti un numero progressivo. (2) Descrizione voce strumentale generale: Fornire una breve descrizione di ciascuna voce strumentale generale di costo. (3) Costo fisso/variabile: Precisare inserendo nel campo la lettera F se si tratta di un costo fisso e V se è variabile. (4) Costo/Ricavo: Precisare inserendo nel campo la lettera C se si tratta di un costo e V se stiamo considerando un ricavo. (5) Costo totale voce strumentale generale: Indicare il costo totale di ogni voce strumentale generale sostenuto a livello di Amministrazione (è il costo da ripartire sui CdR). (6) Quantità totale: Si tratta di un dato facoltativo, utile ad una più attenta valutazione dei costi delle voci strumentali generali. A tal scopo risulta vantaggioso confrontare il costo sostenuto per ciascuna voce strumentale generale con un elemento di consumo ad essa correlato; ad esempio per analizzare il costo della voce strumentale generale utenze telefoniche è utile la verifica del numero di chiamate effettuate o del numero di scatti contabilizzati. In questo campo va perciò indicata se reputato opportuno - la quantità totale consumata. (7) Unità misura voce: Precisare l unità di misura in cui è rilevata la quantità totale (consumo). (8) Parametro di ripartizione: Descrivere il parametro scelto per ripartire il costo della voce di costo generale sui diversi CdR. Ad esempio per ripartire il costo della voce strumentale generale Pulizia e manutenzione ordinaria sui diversi CdR che ne hanno fatto uso nel periodo di osservazione, può essere impiegato il parametro superficie del CdR, cioè la dimensione dei locali impiegati dal CdR nelle sua attività produttiva. (9) Unità misura parametro: Indicare l unità di misura utilizzata per misurare il valore del parametro di ripartizione (si noti che può essere diversa dalla (5)). Nell esempio di cui al punto (7), l unità di misura risulta metri quadrati. 16
(10)CdR: Fornire una identificazione dei CdR su cui deve essere effettuata la ripartizione dei costi delle voci strumentali generali, riportando il codice definito nella Scheda 1 ed eventualmente una breve descrizione. (11)Valore parametro: Riportare il valore del parametro indicato in (6) da attribuire ad ogni singolo CdR su cui vanno ripartiti i costi di ciascuna voce strumentale generale. (12)% ripartiz.: Riportare il valore percentuale da impiegare nella ripartizione di ogni costo delle voci strumentali generali sui singoli CdR; tale valore è un dato esogeno noto ovvero è un dato calcolato con criteri opportuni. Scheda 7. I centri di servizio e il loro costo - La ripartizione sui CdR Si procede alla identificazione dei CdR che, nell Amministrazione in esame, hanno funzione di centri di servizio. I centri di servizio sono in una Amministrazione quei CdR la cui attività consiste nell erogare prodotti/servizi ad altri CdR della stessa Amministrazione. I centri di servizio sono detti anche CdR serventi, i CdR che fruiscono dei loro prodotti/servizi sono i CdR serviti. Un centro di servizio può essere contemporaneamente CdR servente e servito, qualora la sua attività produttiva sia rivolta sia a altri CdR che a se stesso. Il costo di gestione di ogni centro di servizio è dato dalla somma dei suoi costi del personale, delle voci strumentali dirette e delle voci strumentali generali (VP + VS + VG) e deve dunque essere ripartito tra tutti quei CdR che fruiscono dei suoi prodotti/servizi (e solo tra quelli). Dopo l acquisizione di tutti i dati rilevati nelle Schede 1 6, il sistema CIRCE è in grado di calcolare il costo di gestione di tutti i CdR dell Amministrazione in esame compresi i centri di servizio). La successiva ripartizione dei costi dei CdR serventi sui CdR serviti viene operata: con una percentuale stimata (attribuita direttamente dal CdR), attribuita direttamente dal CdR come numero percentuale (eventualmente con due cifre decimali), mediante la formula: Costo Centro servizio sul CdR = Costo gestione Centro servizio * (percentuale stimata/100); utilizzando un parametro di ripartizione significativo in grado di individuare il carico di costo del centro di servizio su ogni CdR coinvolto, secondo la formula: Costo Centro servizio sul CdR = Costo gestione Centro servizio* (Val.par. CdR / Val.par. CdR che usano servizio); utilizzando il parametro ore lavorate dal personale, che individua la quota di costo del centro di servizio su ogni CdR utente in base al rapporto: Costo Centro servizio sul CdR = Costo gestione Centro servizio* (Ore lavor. CdR /Ore lavor. CdR che usano servizio). I criteri di ripartizione descritti sono alternativi; come per la ripartizione delle voci strumentali generali, la scelta tra loro è operata secondo criteri di significatività metodologica e/o di opportunità operativa. Se si sceglie di impiegare il primo (%di ripartizione stimata), compilare la sola colonna (8); se si opta per il secondo (ripartizione in base ad un parametro) compilare le colonne (4), (5), e (7); se si utilizza il parametro ore lavorate il sistema CIRCE gestisce 17
automaticamente il calcolo e (una volta che i dati del personale ed i costi strumentali diretti e generali di tutti gli uffici di tutta l Amministrazione sono stati inseriti) non richiede ulteriori input. (1) Cod. Centro Servizio: Specificare il codice del centro di servizio, riportando il codice attribuito ad esso nella identificazione dei CdR (Scheda 1). (2) Descrizione Centro Servizio: Fornire una breve descrizione del centro di servizio (Scheda1). (3) Costo totale Centro Servizio: Inserire il costo totale del centro di servizio, precedentemente valutato dal sistema CIRCE come somma dei costi del personale e dei costi strumentali diretti e generali (VP + VS + VG). (4) Parametro di ripartizione: Descrivere il parametro scelto per ripartire il costo del centro di servizio sui diversi uffici da esso serviti. (5) Unità di misura: Precisare l unità di misura utilizzata per misurare il valore del parametro di ripartizione. (6) CdR: Fornire una identificazione del CdR su cui vengono ripartiti i costi del Centro di servizio, riportando il codice definito nella Scheda 1 ed eventualmente una sua breve descrizione. (7) Valore parametro: Riportare il valore del parametro indicato in (4), da attribuire ad ogni singolo CdR su cui vanno ripartiti i costi di gestione di ciascun centro di servizio. (8) % ripartizione: Riportare il valore percentuale da impiegare nella ripartizione del costo di gestione di ogni centro di servizio sui singoli CdR serviti; tale valore è un dato esogeno noto ovvero è un dato calcolato con criteri opportuni. Scheda 8. La ripartizione del costo del personale sui prodotti dei CdR In questa fase, viene collegata ogni risorsa umana di ciascun CdR ai diversi prodotti da esso erogati. (1) CdR: Riportare il codice di identificazione definito nella Scheda 1, per ciascun CdR dell Amministrazione in esame. (2) voce costo: Indicare il codice identificativo della risorsa umana, descritto nella Scheda 2. (3) Prodotto: Per ogni prodotto di ciascun CdR dell Amministrazione, riportare il codice per l identificazione indicato nella Scheda ; fornire anche una brevissima descrizione di ciascun prodotto. Scheda 9. La ripartizione sui prodotti delle voci strumentali dirette e generali e dei centri di servizio Questa Scheda è destinata a quantificare i coefficienti percentuali da impiegare per ripartire sui prodotti di ciascun CdR dell Amministrazione i costi delle voci strumentali dirette e generali e i costi di utilizzazione di centri di servizio. Ad ogni risorsa (diversa da quella umana) consumata nei singoli CdR, i cui costi sono stati precedentemente valutati (Schede 5, 6 e 7), devono essere attribuite le percentuali consumate dai diversi prodotti/servizi generati nei CdR medesimi. Tale ripartizione è realizzata attraverso un coefficiente di ripartizione che viene impiegato nella formula: Costo voce strum.dir.o gen./centro serv. prodotto CdR. = (Costo totale voce strum.dir.o gen./centro serv. CdR. )* (coeff. ripartiz.) 18
La valutazione del coefficiente di ripartizione può essere operata in 3 modi: % Ripartizione: si fornisce una stima diretta della percentuale di ripartizione dei costi di ciascuna voce strumentale diretta e generale e dei costi di ogni centro di servizio su ciascun prodotto realizzato in ogni CdR dell Amministrazione; Parametro Ripartizione: viene impiegato un parametro di ripartizione opportuno (per esempio la superficie dei CdR, il numero di addetti,... ); per ogni voce/centro il cui costo deve essere distribuito tra i CdR, il sistema CIRCE calcola automaticamente il valore del coefficiente di ripartizione, come rapporto tra il valore del parametro valutato su ogni prodotto di ogni CdR e il valore totale del parametro stesso nel CdR. Ore lavorate: si sceglie come parametro di ripartizione il tempo lavorato dal personale di ciascun CdR per la realizzazione di ciascun prodotto; il coefficiente di ripartizione su ciascun prodotto di ogni CdR risulta dal rapporto tra le ore lavorate da tutto il personale del CdR sul prodotto e le ore complessivamente lavorate nel medesimo CdR (da tutte le risorse umane su tutti i prodotti). I 3 criteri descritti sono ovviamente alternativi. Se il criterio impiegato è quello delle ore lavorate, non è richiesta la compilazione di questa scheda; il sistema informatico CIRCE è in grado di calcolare automaticamente i coefficienti di ripartizione, poiché la distribuzione delle ore lavorate dal personale di ogni CdR sui relativi prodotti è stata rilevata in precedenza (Schede 2 e 8). E necessario compilare i seguenti campi: (1) CdR.: Per ciascun CdR, riportare il codice di identificazione definito nella Scheda 1. (2) voce/centro: riportare rispettivamente: il codice utilizzato per identificare ogni voce strumentale diretta (vedi Scheda 5 ); il codice utilizzato per identificare ciascuna voce strumentale generale (vedi Scheda 6); il codice utilizzato per identificare ogni centro di servizio (vedi Scheda 7). Si consiglia di seguire un ordine di elencazione, presentando in primo luogo tutte le voci strumentali dirette, poi le voci strumentali generali e infine i centri di servizio relativi a ciascun CdR dell Amministrazione in esame. (3) Parametro ripartiz.: Indicare il parametro scelto per operare la ripartizione (compilare questo campo solo se si è scelto di impiegare il metodo della ripartizione con parametro). (4) Unità misura param.: Specificare l unità di misura in cui è espresso il parametro scelto (compilare questo campo solo se si è scelto di impiegare il metodo della ripartizione con parametro). (5) Valore param. CdR: Riportare il valore totale assunto del parametro scelto nel CdR (compilare questo campo solo se si è scelto di impiegare il metodo della ripartizione con parametro). (6) Prodotto: Per ogni prodotto di ciascun CdR, riportare il codice per l identificazione indicato nella Scheda 1; riportare anche una brevissima descrizione del prodotto. (7) Valore par. prodotto: Indicare il valore assunto dal parametro in riferimento ad ogni prodotto elencato; ad esempio se la voce strumentale da ripartire è Riscaldamento e il parametro che si è scelto di utilizzare per la ripartizione è Metri cubi, devono essere indicati i metri cubi complessivi di quei locali del CdR - in cui si è svolta la lavorazione del prodotto (compilare questo campo solo se si è scelto di impiegare il metodo della ripartizione con parametro). 19
(8) % ripartizione: Specificare una percentuale stimata per ripartire i costi sui prodotti; la somma di questi valori per ciascuna voce strumentale diretta e generale e per ciascun centro di servizio deve risultare uguale al 100% (somma per riga = 100,00%). Il campo va compilato solo se si è scelto il criterio di ripartizione con percentuale stimata, in alternativa alla compilazione dei campi (4), (5), (6) e (8). Scheda 10. Gli indicatori di performance In questa scheda vengono esplicitati indicatori di varia natura, in grado di caratterizzare gli elementi di qualità dei prodotti/servizi realizzati nei CdR dell Amministrazione in esame, il valore conseguente alla loro fruizione per il contesto e per i cittadini/utenti (impatto), in particolare il tempo di erogazione dei servizi, i valori di efficienza (valorizzazione delle risorse). La valutazione della qualità viene riferita sia alle caratteristiche specifiche dei prodotti/servizi (output), sia alla capacità organizzativa in grado di garantirla. La Scheda va intestata analogamente a quanto fatto per la Scheda 1. (1) CdR: Per ciascun CdR, riportare il codice di identificazione definito nella Scheda 1. (2) indicatore: Assegnare un codice di identificazione a ciascun indicatore proposto, ad esempio 3 caratteri alfanumerici, il primo è la lettera I, gli altri sono un numero progressivo. (3) Indicatore: Fornire una breve descrizione di ciascun indicatore proposto. (4) Formula: Indicare la formula da utilizzare per la costruzione dell indicatore. (5) Valore indicatore: Riportare il valore assunto da ogni indicatore, il risultato del calcolo secondo le formule indicate. (6) Unità misura: Specificare le unità di misura in cui risulta espresso ciascun indicatore. (7) Significato indicatore: Riportare una descrizione dell indicatore, cioè una spiegazione del che cosa si vuole misurare e come deve essere interpretato il risultato ottenuto. (8) Cosa, Perché, Chi, A Chi: Fornire una descrizione sintetica di: cosa si misura (a cosa si riferisce l indicatore scelto), perché si opera la misura, chi ha la responsabilità della misura, a chi è destinata l informazione sulla misura. 20