Emesso da Ufficio: REGOLAMENTO CERTIFICAZIONE INDICE 1 SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE... 2 2 TERMINOLOGIA... 2 3 NORME TECNICHE E DOCUMENTI DI RIFERIMENTO... 2 4 CONDIZIONI GENERALI... 3 5 ITER DI CERTIFICAZIONE... 4 6 ALTRE DISPOSIZIONI... 8 VERSIONE DATA COMMENTI 00 Prima Emissione Copia controllata del presente documento è solamente quella elettronica disponibile on-line sulla rete e sul sito aziendale. 1/10
Emesso da Ufficio: 1 SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE Il presente documento definisce le modalità con cui Bureau Veritas Italia S.p.A. (di seguito BV) gestisce l iter di certificazione e le attività per il mantenimento della certificazione delle società che forniscono servizi energetici (ESCO), in relazione alla seguente norma: Gestione dell energia Società che forniscono servizi energetici (ESCO) Requisiti generali, liste di controllo per la verifica dei requisiti dell organizzazione e dei contenuti dell offerta di servizio [Edizione aprile 2014] 2 TERMINOLOGIA Società di servizi energetici (ESCO): persona fisica o giuridica che fornisce servizi energetici ovvero altre misure di miglioramento dell'efficienza energetica nelle installazioni o nei locali dell'utente e, ciò facendo, accetta un certo margine di rischio finanziario. Il pagamento dei servizi forniti si basa, totalmente o parzialmente, sul miglioramento dell'efficienza energetica conseguito e sul raggiungimento degli altri criteri di prestazioni e rendimento stabiliti. [Definizione 3.12 della norma, ripresa dal D. Lgs. n. 115/2008] Servizio energetico: prestazione materiale, utilità o vantaggio derivante dalla combinazione di energia con tecnologie ovvero con operazioni che utilizzano efficacemente l'energia, che possono includere le attività di gestione, di manutenzione e di controllo necessarie alla prestazione del servizio, la cui fornitura è effettuata sulla base di un contratto e che in circostanze normali ha dimostrato di portare a miglioramenti dell'efficienza energetica e a risparmi energetici primari verificabili e misurabili o stimabili. [Definizione 3.10 della norma, ripresa dal D. Lgs. n. 115/2008] Contratto a garanzia di risultato (contratto di rendimento energetico): accordo contrattuale tra il beneficiario e il fornitore riguardante una misura di miglioramento dell'efficienza energetica, in cui i pagamenti a fronte degli investimenti in siffatta misura sono effettuati in funzione del livello di miglioramento dell'efficienza energetica stabilito contrattualmente. [Definizione 3.3 della norma UNI CEI 11352:2014, ripresa dal D. Lgs. n. 115/2008] Cliente: è il cliente della ESCO. Per i termini relativi all iter di certificazione si vedano le norme della serie ISO 9000. 3 NORME TECNICHE E DOCUMENTI DI RIFERIMENTO UNI CEI EN ISO/IEC 17065:2012 Valutazione della conformità Requisiti per organismi che certificano prodotti, processi e servizi Gestione dell energia Società che forniscono servizi energetici (ESCO) Requisiti generali, liste di controllo per la verifica dei requisiti dell organizzazione e dei contenuti dell offerta di servizio UNI CEI 11339:2009 Gestione dell energia Esperti in gestione dell energia Requisiti generali per la qualificazione UNI CEI EN ISO 50001:2011 Sistemi di gestione dell energia Requisiti e linee guida per l uso UNI EN ISO 9001:2008 Sistemi di gestione della qualità Requisiti Copia controllata del presente documento è solamente quella elettronica disponibile on-line sulla rete e sul sito aziendale. 2/10
Emesso da Ufficio: UNI CEI EN 15900:2010 Servizi di efficienza energetica Definizioni e requisiti UNI CEI EN 16247-1:2012 Diagnosi energetiche - Parte 1: Requisiti generali UNI CEI EN 16247-2:2014 Diagnosi energetiche - Parte 2: Edifici UNI CEI EN 16247-3:2014 Diagnosi energetiche - Parte 3: Processi UNI CEI EN 16247-4:2014 Diagnosi energetiche - Parte 4: Trasporto UNI CEI EN 16247-5:2015 Diagnosi energetiche - Parte 5: Competenze degli Energy Auditor UNI CEI/TR 11428 Gestione dell energia Diagnosi energetiche Requisiti generali del servizio di diagnosi energetica RG 01 ACCREDIA: Regolamento per l accreditamento degli organismi di certificazione e ispezione- Parte generale RG 01-03 ACCREDIA Regolamento per l accreditamento degli organismi di certificazione di prodotto IAF MD 01:2007 Certification of Multi Site Based Sampling D. Lgs. n. 102/2014 Attuazione della direttiva 2012/27/UE sull efficienza energetica, che modifica le direttive 2009/125/CE e 2010/30/UE e abroga le direttive 2004/8/CE e 2006/32/CE Documento Accredia avente per oggetto Schema di accreditamento e certificazione, in conformità alla norma Società che forniscono servizi energetici (ESCO), redatto ai sensi dell art.12, comma 1, del D. Lgs. 4 luglio 2014, n. 102 4 CONDIZIONI GENERALI (Impegni di Bureau Veritas) BV concede libero accesso ai propri servizi alle organizzazioni richiedenti la certificazione, senza alcuna discriminazione di carattere finanziario o altre condizioni indebite. BV può comunque rifiutarsi di accettare una domanda o di mantenere un contratto di certificazione con un cliente per dimostrate ragioni, informandone il richiedente. L accesso alla certificazione non dipende dalle dimensioni del cliente o dalla sua appartenenza ad associazione o gruppo, nè la certificazione risulta condizionata dal numero di certificazioni già rilasciate. Il sostegno economico di BV è unicamente tratto dalla applicazione delle tariffe di certificazione, che sono proporzionate alle risorse necessarie per lo svolgimento del servizio. Il tariffario e la sua applicazione sono soggette a vigilanza di un apposito comitato. BV si obbliga a non esercitare attività di consulenza e ad assicurarsi che i valutatori utilizzati nelle attività di certificazione non abbiano avuto rapporti contrattuali con le organizzazioni interessate a partire dagli ultimi due anni dalla data dell impegno assunto e per i due anni successivi a tale incarico. Le decisioni di BV sono basate sulla valutazione di un insieme consistente di evidenze oggettive raccolte sia prima del rilascio della certificazione, sia successivamente, mediante controlli periodici. BV non assume nessun obbligo circa l esito positivo di tali attività e quindi di emissione del relativo certificato. Poiché le evidenze di conformità sono raccolte su base campionaria, l esito positivo della verifica non garantisce per ciò stesso la totale conformità ai requisiti. BV riconosce l importanza dell imparzialità nella certificazione: per questo motivo svolge le proprie attività con obiettività, evitando eventuali conflitti d interesse. Un apposito Comitato di Salvaguardia, rappresentativo delle parti interessate alla certificazione, ha il compito di vigilare sul rispetto dell imparzialità. (Impegni dell organizzazione) Il cliente che intende raggiungere e mantenere una certificazione si obbliga a: (a) Soddisfare i requisiti di certificazione per la fonitura dei suoi servizi; (b) Consentire lo svolgimento delle attività di verifica per la valutazione iniziale e per le sorveglianze, mettendo a disposizione di BV tutti i documenti e le registrazioni pertinenti, consentendo l accesso ai siti, alle apparecchiature e, in quanto previsto dallo schema nazionale di accreditamento, ai propri clienti; Copia controllata del presente documento è solamente quella elettronica disponibile on-line sulla rete e sul sito aziendale. 3/10
Emesso da Ufficio: (c) Consentire nelle attività di verifica la partecipazione di osservatori (valutatori di BV in addestramento e/o ispettori degli enti di accreditamento); (d) Mantenere una registrazione dei reclami, consentendo a BV di prenderne visione e gestendoli con opportune azioni correttive; (e) Informare BV di ogni provvedimento amministrativo o giudiziario in corso, riguardante l oggetto della certificazione. BV si riserva il diritto, in questi casi, di effettuare le opportune attività di verifica anche con audit straordinari e di adottare eventuali provvedimenti di sospensione. (f) Utilizzare la certificazione e il logo/marchio BV secondo le disposizioni richiamate al par. 7. (Requisiti cogenti e limiti della certificazione) BV ha la responsabilità di verificare a campione che il cliente conosca e sia in grado di gestire la conformità (compresa quella legale) relativa ai servizi da certificare, ma è solo il cliente l unico responsabile del corretto svolgimento delle sue attività e dell osservanza degli obblighi di legge connessi ai propri servizi forniti e agli obblighi contrattuali verso i propri clienti. (Registrazioni e riservatezza) BV gestisce e conserva con riservatezza le informazioni ottenute negli iter di certificazione. Può farle conoscere solo a fronte di obblighi di legge o, nel caso di schemi accreditati, agli enti di accreditamento. Le registrazioni sono conservate per l intero ciclo di certificazione attuale e, in caso di ricertificazione, per il precedente, salvo disposizioni di legge più stringenti. (Durata del contratto) Il contratto decorre dalla data di accettazione della richiesta di certificazione da parte di BV fino alla scadenza del ciclo di certificazione (tre anni). Al contratto si applicano, oltre a quelle del presente Regolamento, le condizioni generali di vendita di BV (TQR-LPP-05-APP06). Il contratto è annullato se entro un anno dal suo perfezionamento, per motivi non dipendenti da BV, non possa essere emesso il certificato richiesto, e nei casi di revoca o ritiro del certificato stesso. 5 ITER DI CERTIFICAZIONE (Richiesta di certificazione) Per accedere al servizio l Organizzazione interessata richiede un offerta a BV, fornendo le informazioni necessarie attraverso la compilazione di uno specifico questionario. BV, valutata la completezza delle informazioni ricevute e la propria capacità di fornire il servizio nei termini richiesti, invia un offerta che, quando accettata, definisce l aspetto anche economico del contratto. L offerta comprende i costi relativi al programma completo di certificazione, comprensivo delle fasi della valutazione iniziale, delle attività di sorveglianza per il mantenimento della certificazione per la durata del ciclo di certificazione (tre anni) e per il rinnovo della stessa. (Definizione dei tempi di audit) Nella definizione dei tempi necessari per lo svolgimento della verifica BV applica le indicazioni cogenti previste dall ente di accreditamento, emanate ai sensi di quanto previsto dall art. 12, comma 1, del D. Lgs. n. 102/2014. (Programma di audit) Le attività previste per il ciclo triennale di certificazione prevedono: un audit iniziale, solitamente articolato in due fasi (Stage 1 e Stage 2); a discrezione di BV l audit iniziale può essere svolto in una fase unica presso le sedi dell Organizzazione; lo stage 1 è solitamente, ma non necessariamente, di natura documentale; due audit di sorveglianza, a cadenza annuale; un audit per la ricertificazione, da condurre con congruo anticipo prima della scadenza del certificato. Copia controllata del presente documento è solamente quella elettronica disponibile on-line sulla rete e sul sito aziendale. 4/10
Emesso da Ufficio: (Gruppo di verifica ispettiva) Per avviare l iter BV nomina e comunica in anticipo al cliente il gruppo di verifica ispettiva (GVI), tenendo presenti la competenza degli auditor prescelti e l assenza di loro potenziali o reali conflitti di ruolo e di interessi. L Organizzazione può chiedere per giustificati motivi il cambio parziale o totale del gruppo, motivandone per iscritto le ragioni. Il gruppo di verifica può essere composto anche da auditors/ispettori non dipendenti dell OdC, ma del cui operato l OdC risponde. (Oggetto degli audit) Gli audit hanno lo scopo di verificare il soddisfacimento dei requisiti previsti dalla norma nonchè dei requisiti indicati nel presente Regolamento. (Audit iniziale di certificazione) Nel corso dell audit dev essere anche verificato, presso il cliente, almeno un contratto a garanzia di risultato (EPC) finalizzato al miglioramento dell efficienza energetica. Tale contratto può essere concluso o in corso di svolgimento e deve dimostrare che la ESCO abbia permesso il coonseguimento di almeno un primo ciclo di miglioramento, come definito dall Appendice A della norma. La ESCO deve anche dimostrare, anche tramite più contratti, di avere svolto tutte le attività riportate dalla norma al punto 4.2 dalla lettera a) alla lettera k). Si riporta, a illustrazione del presente punto, quanto indicato dall ente di accreditamento: Con ciclo di miglioramento è da intendersi il ciclo in cui è possibile verificare il miglioramento dell efficienza energetica definito dal contratto a garanzia di risultato purché rappresentativo della ciclicità del processo o dell utilizzo dell oggetto dell intervento. La durata del ciclo di miglioramento deve comunque essere definita contrattualmente ed essere connessa alle modalità di verifica concordate così come alle obbligazioni contrattuali di miglioramento dell efficienza energetica. Per esempio nel caso di intervento nel settore civile per il miglioramento dell efficienza energetica di un impianto di riscaldamento, il ciclo di riferimento non potrà essere inferiore alla durata della stagione termica. Nel caso di intervento in un settore industriale, invece, il ciclo potrebbe essere anche sensibilmente più corto purché nella durata individuata contrattualmente si realizzino tutte le condizioni operative che diano conto di condizioni di uso massimo e minimo di energia nell ambito di un profilo di utilizzo che rispecchi adeguatamente il normale ciclo produttivo. Per contro, nel caso ove la prestazione energetica dell oggetto dell intervento possa essere influenzata da eventuali stagionalità dello specifico ciclo produttivo e/o dalle condizioni climatiche e solo ove tali influenze siano misurabili nell ambito di un modello predittivo in grado di determinarne la dimensione, la durata dovrà venire adeguatamente estesa (anche attraverso singoli set di misurazioni) al fine di tenerne adeguatamente conto. In merito alla verifica attraverso il contratto a garanzia di risultato, si evidenzia che la ESCO che non è in grado di saper svolgere una delle attività elencate al punto 4.2, lettere da a) a k) non è certificabile in quanto non risponde ai requisiti di conformità alla Norma 11352:2014. Nel caso però una o più attività non rientrino in un unico contratto EPC e pertanto debbano risultare verificate in altri contratti, potranno essere considerati altri contratti EPC o, momentaneamente, contratti non EPC purché tali documenti identifichino e provvedano a determinare precise responsabilità della ESCO nell ambito della/delle attività fornita/e così come ad informare e tutelare adeguatamente il committente. Quindi, fermo restando: - che la norma chiarisce sia il requisito che le relative modalità di verifica; - la necessità di permettere un adeguato periodo di messa a regime del mercato ESCO anche alla luce delle prossime scadenze; Copia controllata del presente documento è solamente quella elettronica disponibile on-line sulla rete e sul sito aziendale. 5/10
Emesso da Ufficio: si ritiene possibile la certificazione di una ESCO in pendenza della temporanea indisponibilità di un riscontro contrattuale a garanzia di risultato comprendente la totalità delle attività dalla 4.2.a) alla 4.2.k) e nell ambito di un primo ciclo che dimostri il miglioramento dell'efficienza energetica purché il contratto (o i contratti) in oggetto configuri precise responsabilità della ESCO nell ambito dell attività non fornita in ambito EPC e chiarisca che le attività mancanti sono state escluse per espresso accordo tra le parti avendo le stesse convenuto che tali attività non siano in grado di influenzare in modo apprezzabile l oggetto contrattuale così come il livello di miglioramento dell'efficienza energetica stabilito contrattualmente. Nel caso di attività svolte dal cliente, la ESCO deve aver provveduto ad individuare e regolamentare contrattualmente le procedure (per esempio di manutenzione) che il cliente dovrà realizzare così come le modalità di controllo delle medesime da parte della ESCO al fine di poter fornire le garanzie contrattuali comunque richieste; Nel contratto non EPC inoltre la ESCO deve aver provveduto a definire procedure e proprie responsabilità nell ambito dell attività fornita così come dare evidenza di adeguata informazione e tutela al committente. In pratica, tali condizioni dovranno essere annotate in fase di certificazione come rilievi e pertanto l organizzazione certificata sarà comunque tenuta a fornire evidenza del raggiungimento del requisito all interno di un contratto a garanzia di risultato in occasione della effettuazione della prima sorveglianza annuale da parte dell ODC. (Esiti degli audit) Al termine di ciascuna fase dell iter (audit iniziale, sorveglianza, rinnovo) le situazioni di disallineamento rispetto ai requisiti di certificazione (non conformità, di seguito NC) sono registrate dal responsabile del gruppo di verifica (GVI) su appositi moduli lasciati in copia al richiedente e dal cliente controfirmati. (Classificazione e trattamento delle Non conformità) Nella classificazione di BV, sono considerate: - Non conformità maggiori quelle che riguardano (a) la mancata conformità a uno o più requisiti specifici della norma di riferimento; (b) la violazione sistematica o episodica di un requisito legale petinente; (c) la sistematica violazione di un requisito previsto dalla stessa Organizzazione; (d) la violazione dei Regolamenti di BV applicabili. - Sono invece minori le NC che costituiscono episodiche violazioni di un requisito tali da non pregiudicare il funzionamento del sistema di gestione; - Osservazioni: sono raccomandazioni che segnalano aspetti potenzialmente carenti dell Organizzazione, tali da generare, se non gestiti, una non conformità. Per continuare l iter, spetta quindi all Organizzazione indicare, nei tempi richiesti dal GVI, le azioni correttive che intende attuare per correggere le NC rilevate. Tali azioni devono essere preventivamente approvate dal RGVI e devono realizzarsi: - entro 90 giorni dall audit (nel caso di NC maggiori); - entro la successiva verifica di sorveglianza nel caso di NC minori. Le osservazione devono essere gestite dall Organizzazione, che è tenuta, nel caso non voglia prenderle in considerazione, a registrarne le motivazioni. La valutazione delle azioni correttive a fronte delle NC maggiori avviene mediante un apposito audit di follow up, salvo il caso in cui sia sufficiente, a discrezione di BV, una valutazione solo documentale. (Rilascio della certificazione) La decisione in merito al rilascio della certificazione spetta al Comitato Tecnico di BV che a questo scopo riesamina l intera pratica e le informazioni pervenute dal responsabile del gruppo di verifica. Il rilascio non è possibile in caso di non conformità maggiori non ancora rimosse e in mancanza di un piano credibile per la correzione delle non conformità di tipo minore. Copia controllata del presente documento è solamente quella elettronica disponibile on-line sulla rete e sul sito aziendale. 6/10
Emesso da Ufficio: Il Comitato può decidere di: (a) Approvare la certificazione, permettendo l emissione del certificato; (b) Richiedere ulteriori chiarimenti in merito alle evidenze raccolte; (c) Richiedere eventuali attività supplementari di verifica, nel caso in cui le evidenze raccolte non supportino pienamente il giudizio di conformità, comunicandone la necessità al richiedente. Il Comitato delibera sulla base delle evidenze fino a quel momento raggiunte. Può comunque sempre disporre ulteriori attività verifica, qualora lo ritenga necessario. (Audit di sorveglianza) La conformità alla norma è oggetto di conferma da parte di BV a seguito delle attività di sorveglianza previste nel programma di audit del triennio. Gli audit, svolti con cadenza annuale, hanno per oggetto la verifica di tutti i requisiti normativi e regolamentari. Nel ciclo triennale devono essere verificati almeno due diversi contratti EPC con sopralluogo presso il cliente dell Organizzazione. Al fine di rispettare i tempi minimi per l audit di sorveglianza, spetta all Organizzazione comunicare ina anticipo a BV il numero dei contratti in corso al momento della pianificazione dell audit. (Audit integrati) Per gli audit integrati si applica lo IAF MD 11:2013 (Mandatory Document for the Application of ISO/IEC 17021 for Audits of lntegrated Management Systems) rispettando sempre il minimo di almeno 1 giornata ogni anno per il presente schema di certificazione. (Multi-sito pertinenti alle attività della ESCO) Si applica quanto previsto dal documento IAF MD 1:2007 Certification of Multiple Sites Based on Sampling. (Interruzione dell iter) Trascorsi dodici mesi dall accettazione della domanda, senza che il richiedente abbia potuto dimostrare eventualmente anche in più audit di certificazione o integrativi la conformità alla norma, l iter è interrotto ed il contratto con l Organizzazione è annullato. Nel caso di mancato rilascio della certificazione sono comunicate all'organizzazione le motivazioni ed è indicato il tempo minimo ritenuto necessario prima di poter procedere ad un riesame della domanda. (Estensione o riduzione) Il campo di applicazione del certificato all interno del periodo di validità può essere oggetto di estensione o riduzione su richiesta specifica dell organizzazione. Spetta a BV accettare o meno la richiesta, valutando le eventuali integrazioni contrattuali e la necessità di una verifica supplementare, combinata o meno con un audit già programmato. Le estensioni /riduzioni non influenzano la data di scadenza del certificato. (Audit supplementari) Possono essere organizzati a giudizio di BV presso l Organizzazione nei seguenti casi (elenco esemplificativo e non esaustivo): (a) uso scorretto del logo/ marchio BV; (b) reclami per situazioni che possono intaccare l immagine di BV; (c) per verificare l attuazione di non conformità maggiori (follow-up); (d) per richieste emerse in fase di emissione del certificato; (e) per la revoca della sospensione del certificato; (f) in caso di ricevimento di notizie di incidenti gravi, gravissimi o mortali e/o eventuali provvedimenti giudiziari / gravi irregolarità o segnalazioni connesse con il sistema certificato; (g) in caso di modifiche dei prodotti, del sistema di gestione, dell assetto organizzativo o aziendale dell Organizzazione (h) a seguito di richieste specifiche da parte degli enti di accreditamento. Copia controllata del presente documento è solamente quella elettronica disponibile on-line sulla rete e sul sito aziendale. 7/10
Emesso da Ufficio: Le eventuali NC sono registrate e trattate come nei casi delle verifiche di certificazione, di sorveglianza o di rinnovo. (Trasferimento della certificazione) Il trasferimento di un certificato rilasciato ad una ESCO da altro ente di certificazione, può essere perfezionato in qualsiasi momento del ciclo triennale, presentando a BV una richiesta e allegando il certificato in corso di validità. Il certificato emesso non si deve considerare come un nuovo certificato, rimanendo invariate le date di prima emissione e di scadenza. (Rinnovo della certificazione) Il certificato di conformità è rinnovabile al suo scadere conformemente a quanto pattuito contrattualmente. Ciò avviene a seguito di un audit di rinnovo condotto come per la certificazione iniziale su tutti i requisiti previsti. L iter di rinnovo deve svolgersi entro il ciclo di certificazione esistente, con congruo anticipo rispetto alla scadenza dello stesso, in modo da disporre del tempo necessario per la gestione di eventuali Non Conformità. (Validità del certificato) Il certificato ha durata triennale. Il ciclo di certificazione inizia dalla data di delibera nel caso di prima certificazione o dalla data della scadenza del precedente certificato per i rinnovi eseguiti entro i termini sopra citati. Allo scadere del periodo di validità della certificazione, le Organizzazioni che non hanno completato la procedura di rinnovo perdono il diritto all uso del logo/marchio di BV e a dichiarare la certificazione dei propri servizi. (Certificato) Il certificato riporta i seguenti riferimenti: - la norma di certificazione (); - lo scopo della certificazione espresso con la descrizione univoca Erogazione di servizi energetici e con eventuali attività facoltative previste dal punto 4.2 della UNI 11352; - le date (prima emissione, emissione corrente, scadenza); - la seguente dicitura: Schema di accreditamento e certificazione, in conformità alla norma UNI CEI 11352:2014 Società che forniscono servizi energetici (ESCO), redatto ai sensi dell art.12, comma 1, del D. Lgs. 4 luglio 2014, n. 102. 6 ALTRE DISPOSIZIONI (Registro delle aziende certificate) Ottenuta la certificazione, il nome del cliente è inserito in un apposito elenco, consultabile sul sito www.bureauveritas.it. (Modifiche del campo di applicazione) L organizzazione deve informare BV senza ritardi delle modifiche che possano influenzare la propria capacità di soddisfare i requisiti di certificazione e BV è tenuta a comunicare eventuali modifiche che riguardino i requisiti stessi. Il cliente è tenuto a comunicare ogni variazione che possa riguardare lo status giuridico, le sedi, l assetto organizzativo e dei processi, il sistema qualità, i documenti normativi di riferimento nonchè le specifiche tecniche dei servizi certificati. E inoltre tenuto a comunicare il dato numerico relativo ai contratti in essere con i propri clienti, pertinenti alle attività di ESCO. BV è tenuta a valutare in anticipo ogni modifica segnalata, decidendo al riguardo le azioni appropriate. Esse possono comprendere un audit supplementare (a spese del cliente), se le modifiche sono significative. (Modifiche delle norme tecniche o di certificazione) In caso di variazioni significative delle norme di riferimento di un certificato o dei requisiti di certificazione/accreditamento, Bureau Veritas avverte per iscritto le organizzazioni dando le opportune istruzioni e il tempo sufficiente per l adeguamento alla nuova normativa. Copia controllata del presente documento è solamente quella elettronica disponibile on-line sulla rete e sul sito aziendale. 8/10
Emesso da Ufficio: (Sospensione del certificato) BV ha il diritto di sospendere la validità del certificato nei seguenti casi: (a) Se l audit di sorveglianza rilevi non conformità che pregiudicano gravemente ed immediatamente le caratteristiche dei servizi certificati; (b) Se a fronte di non conformità riscontrate in sorveglianza, il cliente non attui le azioni correttive richieste entro il tempo prestabilito; (c) In caso di reclami, azioni legali, o per la mancata segnalazione dei provvedimenti amministrativi o giudiziari; (d) Qualora il cliente non permetta di effettuare le verifiche periodiche, o quelle straordinarie richieste dal Comitato Tecnico, nei tempi previsti; (e) Se il cliente non comunica in tempo utile a BV le modifiche significative della propria organizzazione o delle specifiche dei servizi; (f) Qualora il cliente faccia un uso scorretto o ingannevole della certificazione Bureau Veritas; (g) Qualora le attività di sorveglianza non siano state legittimamente svolte da BV a seguito di un eccezione d inadempimento, a causa del mancato pagamento delle tariffe di certificazione, comunicata da BV al Cliente ai sensi dell articolo 1460 del codice civile; (h) Qualora il cliente richieda formalmente la sospensione. La sospensione è deliberata dal Comitato Tecnico, cui spetta di indicare la decorrenza, la durata (che non può superare i sei mesi) e l oggetto specifico (potendo riguardare una parte solo del campo di applicazione) e le condizioni alle quali la validità del certificato può essere ripristinata. Il periodo di sospensione non modifica la scadenza del certificato. Durante il periodo di sospensione, l organizzazione non può utilizzare il marchio/logo e dare pubblicità alla certificazione. Spetta al cliente certificato intraprendere ogni azione atta al rispristino della conformità, dandone notizia a BV che ha diritto a spese del cliente di accertare tale ripristino anche con una verifica straordinaria. (Revoca del certificato) La certificazione può essere revocata da BV in base alle seguenti condizioni: (a) Se non siano state eliminate le cause che hanno provocato la sospensione del certificato, nei termini previsti; (b) Per non conformità gravissime che pregiudicano oltre che la caratteristiche qualitative dei servizi certificati, anche la stessa immagine di BV; (c) Per mancato adeguamento, nei tempi comunicati da BV, ai requisiti richiesti per la certificazione. La decisione di revoca, su delibera conforme del Comitato Tecnico di BV, ha effetto dal giorno della comunicazione della delibera stessa. (Rinuncia al certificato) Il cliente può rinunciare alla certificazione: (a) Alla scadenza del periodo contrattualmente stabilito, dandone disdetta nel rispetto delle Condizioni generali di Vendita (TQR-LPP-05_APP-06); (b) Nel caso di revisione non accettata delle regole BV di certificazione o dei requisiti di certificazione; (c) In caso di cessazione dell attività. La rinuncia ha effetto dalla data della sua comunicazione. (Effetti della revoca e della rinuncia) In caso di revoca e di rinuncia al certificato, BV provvede a cancellare il nome del cliente dal proprio registro e a ritirare il certificato, dandone eventuale comunicazione, se dovuta, alle autorità amministrative. Il cliente si obbliga a restituire il certificato originale, a non utilizzarne eventuali copie e ad eliminare da ogni documentazione tecnica e pubblicitaria ogni riferimento o simbolo alla certificazione annullata. Copia controllata del presente documento è solamente quella elettronica disponibile on-line sulla rete e sul sito aziendale. 9/10
Emesso da Ufficio: Tali condizioni si applicano anche nel caso di certificati che, superata la data di scadenza, non siano stati rinnovati. (Uso del certificato e del logo/marchio di BV) Ottenuta la certificazione, l Organizzazione può farvi riferimento nei propri documenti e nella comunicazione in modo coerente con il campo di applicazione del certificato, senza ambiguità o contenuti ingannevoli, e senza portare discredito a BV. BV autorizza inoltre l uso del proprio marchio sul prodotto-processo-servizio stesso e nella sua presentazione, secondo le regole contenute nel Regolamento TQR-REG-05. In ogni caso, le modalità di utilizzo del certificato e/o del marchio devono essere preventivamente concordate con BV, attraverso l invio della bozze stesse, secondo le istruzioni particolareggiate trasmesse dagli uffici di BV. Nel caso di concessione continuativa dell uso del marchio BV, le attività di sorveglianza sono obbligatorie. (Reclami e ricorsi) BV esamina e tratta i reclami ricevuti dai Clienti e relativi ai servizi resi da BV nonchè quelli relativi a servizi resi dai propri Clienti agli utilizzatori. I reclami che pervengono a Bureau Veritas, senza discriminazione alcuna, vengono presi in esame e gestiti da BV stessa (mai da personale esterno), in quanto unica responsabile delle decisioni eventualmente prese al riguardo. La gestione dei reclami e ricorsi è esplicitata nella procedura TQR LPP 09, consultabile e scaricabile dal sito www.bureauveritas.it Copia controllata del presente documento è solamente quella elettronica disponibile on-line sulla rete e sul sito aziendale. 10/10