REGOLAMENTO PARTICOLARE PER LA CERTIFICAZIONE AUTOMOTIVE ISO TS I & F BUREAU VERITAS ITALIA REGOLAMENTO PARTICOLARE

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1 Emesso da Ufficio: REGOLAMENTO PARTICOLARE INDICE 1. SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE GENERALITA RIFERIMENTI TERMINI E DEFINIZIONI ITER DI CERTIFICAZIONE RICHIESTA DI CERTIFICAZIONE OFFERTA PER LA CERTIFICAZIONE AUDIT DI CERTIFICAZIONE PREAUDIT CONDUZIONE DELL AUDIT STAGE 1 (INITIAL AUDIT) STAGE 2 (MAIN AUDIT) APPROVAZIONE DELLA CERTIFICAZIONE MANTENIMENTO RICERTIFICAZIONE TRANSFER AUDIT REGISTRO DELLE ORGANIZZAZIONI E USO DEL LOGO MODIFICHE DEL CAMPO DI APPLICAZIONE E DELLE NORME RECLAMI AUDIT ADDIZIONALI SOSPENSIONE DEL CERTIFICATO RITIRO DELLA CERTIFICAZIONE PUBBLICITA DELLE INFORMAZIONI E RISERVATEZZA RECLAMI, RICORSI E CONTENZIOSI... 7 VERSIONE DATA COMMENTI 00 Nuova emissione Copia controllata del presente documento è solamente quella elettronica disponibile on-line sulla rete aziendale. 1/7

2 Emesso da Ufficio: SOMMARIO Il presente regolamento particolare integra e sostituisce le disposizioni del documento Bureau Veritas REG 01- Regolamento per la certificazione dei sistemi di gestione. 1. SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE Il documento specifica condizioni e requisiti per la certificazione di conformità alla norma ISO/TS da integrare o sostituire, laddove in contrasto, alle condizioni e ai requisiti del REG01, del quale conserva la numerazione dei paragrafi. Per tale certificazione si applicano anche le Rules for achieving IATF recognition (c.d. IATF Rules). 2. GENERALITA Lo schema è gestito da BV sotto accreditamento di IATF. L organizzazione richiedente o certificata è tenuta ad autorizzare Bureau Veritas a fornire il rapporto finale delle verifiche all ente di accreditamento o ai suoi rappresentanti. 3. RIFERIMENTI Rules for achieving IATF recognition 3th Edition for ISO/TS TERMINI E DEFINIZIONI - OEM Original Equipment Manufacturer: BMW Group, Chrysler Group, Daimler AG, Fiat Group Automobiles, Ford Motor Company, General Motors, PSA Peugeot Citroën, Renault e Volkswagen AG. - IATF - International Automotive Task Force 5. ITER DI CERTIFICAZIONE 5.1 RICHIESTA DI CERTIFICAZIONE 5.2 OFFERTA PER LA CERTIFICAZIONE L offerta BV è basata sulle informazioni fornite dal cliente attraverso lo specifico questionario secondo le vigenti regole IATF. Nel caso in cui si riscontri durante gli audit successivi che le informazioni fornite dal cliente non siano accurate, BV si riserva il diritto di modificare e correggere di conseguenza la propria offerta per assicurare che le Rules siano rispettate. Copia controllata del presente documento è solamente quella elettronica disponibile on-line sulla rete aziendale. 2/7

3 Emesso da Ufficio: 5.3 AUDIT DI CERTIFICAZIONE Stage 1 (initial audit) stage 2 (main audit) devono essere pianificati con un ragionevole intervallo di tempo di norma non inferiore ai 15 giorni e non superiore a 90 giorni. (Consulenti) Nelle verifiche a fronte della norma ISO/TS i consulenti dell organizzazione non possono essere presenti. (Multisito) Un organizzazione è considerata multisito o Corporate se comprende una sede centrale e uno o più siti produttivi, a condizione che abbia un sistema di gestione della qualità strutturato e gestito a livello centrale e che tutti i siti siano soggetti a verifiche ispettive interne. Le attività che possono essere gestite centralmente sono: 1) pianificazione strategica e definizione delle politiche; 2) riesame del contratto, anche ove sia consentita l accettazione locale degli ordini; 3) approvazione dei fornitori; 4) valutazione delle necessità di formazione (attività che potrebbe avere aspetti locali); 5) documentazione del sistema di gestione per la qualità (livello I e livello 2) e modifiche relative; 6) riesame della direzione; 7) valutazione delle azioni correttive; 8) pianificazione delle verifiche ispettive interne e valutazione dei risultati; 9) pianificazione della qualità e attività di miglioramento continuo (attività che potrebbero avere aspetti locali); 10) attività di progettazione. Tutte le unità o siti di una organizzazione Corporate devono esser oggetto di audit. (Funzioni di supporto) Le funzioni di supporto, che siano presenti nel sito produttivo o in un sito remoto, (es. progettazione, contract review, acquisti, magazzino etc.) devono essere verificate durante la verifica di certificazione e ricertificazione, e almeno una volta durante il ciclo triennale di certificazione, fatta eccezione per i clienti con progettazione di prodotto, presso i quali le funzioni di supporto devono essere verificate ogni 12 mesi. Le funzioni di supporto devono essere verificate prima del sito produttivo. (Documenti da fornire) L organizzazione è tenuta a fornire a Bureau Veritas le seguenti informazioni almeno venti giorni prima della data di audit concordata (elenco non è esaustivo): Conferma della data della verifica Evidenze da parte dell organizzazione che siano stati soddisfatti i requisiti del sistema di gestione qualità e che il sistema di gestione qualità sia stato sviluppato per soddisfare i requisiti automotive dei clienti che richiedono la certificazione ai propri fornitori, Descrizione dei processi del cliente che mostra la sequenza e le interazioni, comprese le funzioni di supporto remoto, Copia controllata del presente documento è solamente quella elettronica disponibile on-line sulla rete aziendale. 3/7

4 Emesso da Ufficio: Manuale della qualità (per ogni sito da verificare), Evidenza di un ciclo completo di audit interni secondo ISO/TS seguito da un riesame della direzione Elenco degli attuali clienti e dati sulle prestazioni interne, audit interni, pianificazione e risultati del riesame della direzione, compresi gli indicatori chiave e le tendenze delle prestazioni dei precedenti dodici mesi, Elenco dei valutatori interni qualificati Elenco dei customer specific requirements secondo la vigente versione delle Rules IATF, Sintesi della soddisfazione clienti e reclami, compresa la verifica dei report dei clienti, scorecard e stati speciali Follow- up sui problemi risultanti dagli audit precedenti. Non ricevendo la documentazione entro la data stabilita, BV può posporre o estendere la durata dell audit con spese a carico del cliente. 5.4 PREAUDIT Il pre-audit, facoltativo, è condotto con unico audit presso un solo sito. La durata non deve superare l 80% del tempo calcolato per lo stage2 in campo. L auditor che prende parte al pre-audit non può fare parte del team di verifica dell audit successivo per la certificazione. 5.5 CONDUZIONE DELL AUDIT 5.6 STAGE 1 (INITIAL AUDIT) Se l organizzazione non è pronta per procedere con lo stage 2, è necessario ripetere lo stage 1, ma non più di due volte in un anno. 5.7 STAGE 2 (MAIN AUDIT) (Chiusura delle Non conformità) In caso di NC maggiori l azienda deve risalire alla causa e proporre le necessarie azioni correttive entro venti (20) giorni dalla fine dell audit. Nello stesso tempo ha inizio l iter di sospensione, che termina solo se in un audit addizionale in campo (special follow up visit), a carico dell organizzazione, si sia verificato il completamento delle azioni previste. Nel caso di non conformità minori, gli importi per il riesame delle azioni correttive proposte dal cliente sono addebitati all organizzazione in base al tempo impiegato. Copia controllata del presente documento è solamente quella elettronica disponibile on-line sulla rete aziendale. 4/7

5 Emesso da Ufficio: 5.8 APPROVAZIONE DELLA CERTIFICAZIONE (Delibera finale) La decisione è subordinata al veto power di personale tecnico appositamente qualificato ed approvato da IATF (International Automotive Task Force). (Emissione del certificato) In caso di organizzazioni multisito o Corporate è emesso un certificato per ciascun sito produttivo. 6. MANTENIMENTO La cadenza delle sorveglianze è stabilità a 12 e a 24 mesi dalla data dell audit di certificazione. Le verifiche devono essere concordate con una tolleranza di tre mesi antecedenti o uno successivo alla cadenza effettiva. Per le organizzazioni responsabili di progettazione di prodotto è necessario rispettare la cadenza, senza applicare la tolleranza di un mese successivo. Se ciò non si verifica Bureau Veritas procede alla sospensione o al ritiro della certificazione stessa. 7. RICERTIFICAZIONE 8. TRANSFER AUDIT E sempre necessario ai fini del trasferimento di un certificato effettuare un audit in campo, previa conferma delle informazioni necessarie da parte di IATF. Il trasferimento è comunque soggetto a queste condizioni: - il certificato deve essere valido, né sospeso, né cancellato, né ritirato - l organizzazione non deve aver effettuato transfer audit nei 3 anni precedenti (occorrono almeno 2 anni e 9 mesi tra due transfer) - se l organizzazione si trova in condizione di stato speciale nei confronti di un OEM, il transfer audit non può essere effettuato fino a quando il precedente ente abbia condotto almeno un audit in campo per verificare l effettivo completamento delle azioni correttive - se il certificato è stato sospeso negli ultimi 12 mesi e la sospensione è iniziata per: o o o (i) un reclamo da parte di un OEM o dell ufficio Oversight IATF o di un qualsiasi cliente, (ii) una notifica di stato speciale, (iii) l emissione di un rapporto di verifica ispettiva contenente non conformità, BV non può effettuare il transfer fino a che l ente precedente non abbia condotto almeno un audit in campo per verificare il completamento delle azioni correttive previste - il cliente deve fornire a Bureau Veritas i report del triennio precedente, incluse le evidenze che tutte le non conformità riscontrate dall ente precedente (per il sito ed eventuali funzioni di supporto) siano state chiuse. Copia controllata del presente documento è solamente quella elettronica disponibile on-line sulla rete aziendale. 5/7

6 Emesso da Ufficio: Le attività di transfer devono concludersi prima della sorveglianza o della ricertificazione pianificata con il precedente ente. La decisione sulla certificazione deve avvenire prima della scadenza del certificato precedente. Al termine del transfer è emesso un certificato con validità triennale. 9. REGISTRO DELLE ORGANIZZAZIONI E USO DEL LOGO (Uso del logo) L utilizzo del logo IATF non è consentito all organizzazione certificata e può solo essere esser presente sul certificato ISO TS emesso da Bureau Veritas. 10. MODIFICHE DEL CAMPO DI APPLICAZIONE E DELLE NORME (Obbligo di comunicazione) L organizzazione certificata è tenuta a comunicare senza ritardi a Bureau Veritas eventuali variazioni rispetto a quanto dichiarato nel questionario iniziale, in quanto le giornate di verifica potrebbero subire delle variazioni in accordo con le regole IATF. 11. RECLAMI In caso di segnalazioni/reclami ricevuti da parte di clienti automotive l organizzazione deve provvedere ad informare Bureau Veritas entro i termini stabiliti di 10 giorni dalla data di ricezione del reclamo, salvo particolari accordi presi dall organizzazione con il cliente. 12. AUDIT ADDIZIONALI I costi di eventuali audit addizionali sono a carico dell organizzazione 13. SOSPENSIONE DEL CERTIFICATO Il certificato è sospeso verificandosi anche solo una delle condizioni seguenti: - Bureau Veritas riceve un reclamo relativo alla performance del cliente da un OEM, dall Oversight Office o da qualsiasi cliente automotive dell organizzazione - il cliente avvisa Bureau Veritas di una condizione di stato speciale ricevuta da un OEM. La notifica a Bureau Veritas deve avvenire entro 10 giorni solari dal giorno di ricezione dello stato speciale se non altrimenti specificato. - alla data di chiusura di un audit di sorveglianza o ricertificazione o transfer ci siano non conformità aperte - il cliente richiede volontariamente la sospensione per modifiche significative di proprietà o interruzione della produzione a cui è applicabile la certificazione. - l audit di sorveglianza non viene pianificato secondo le cadenze stabilite - l audit di sorveglianza viene interrotto - non vengono fornite a BV le informazioni richieste per effettuare la pianificazione dell audit. - Il cliente non riesce a completare le azioni correttive entro i termini stabiliti Copia controllata del presente documento è solamente quella elettronica disponibile on-line sulla rete aziendale. 6/7

7 Emesso da Ufficio: - il cliente non rispetta i requisiti della o i customer specific requirements in accordo con l attuale versione delle Rules for achieving IATF recognition (includendo, ma senza limitarsi a, le specifiche OEM, condizioni contrattuali, service level agreement, procedure SQA, ecc); - il cliente non rispetta le regole e i requisiti per l utilizzo del marchi BV e/o IATF. - il cliente non adempie ai propri obblighi contrattuali ai sensi del contratto stipulato con BV. BV si riserva il diritto di rendere pubblico il fatto che sia stato intrapreso tale provvedimento. La gestione della sospensione è condotta secondo quanto specificato nelle Rules IATF (par. 8) Durante il periodo di sospensione della certificazione, il certificato rimane valido e riconosciuto da IATF. 14. RITIRO DELLA CERTIFICAZIONE 15. PUBBLICITA DELLE INFORMAZIONI E RISERVATEZZA 16. RECLAMI, RICORSI E CONTENZIOSI In caso di reclamo nei confronti di BV, tale reclamo deve essere in primo luogo fatto all ufficio BV locale (Bureau Veritas Italia S.p.A.). Se il cliente non volesse sporgere reclamo direttamente all ufficio BV locale, può inviarlo per iscritto a Bureau Veritas Certification Holding SAS, 67/71 boulevard du Château, Neuilly-sur- Seine (France) all attenzione di: Certification Vice President. Copia controllata del presente documento è solamente quella elettronica disponibile on-line sulla rete aziendale. 7/7