L'ATTIVITA' DI UFFICIO STAMPA E LA RELAZIONE CON I MEDIA MASSIMO ZILIO Giornalista Gazzettino di Padova Addetto stampa Sabato 12 dicembre 2015
A COSA SERVE L'ATTIVITA' DI UFFICIO STAMPA? Far sapere che l'associazione / società / azienda per la quale lavoriamo ESISTE Costruirne una IMMAGINE PUBBLICA COERENTE con ciò che questa realtà fa, come lo fa e perché lo fa (la filosofia) Acquisire CREDIBILITA' nei confronti dei propri stakeholder Ottenere VISIBILITA' sui media
L'ADDETTO STAMPA O REFERENTE PER I MEDIA Individuare una persona che si occupi di: Creare una LISTA contatti stampa MONITORARE il contesto e individuare i TEMI su cui costruire una notizia Redigere i contenuti e preparare i PRESS KIT Essere la PERSONA DI RIFERIMENTO per i giornalisti che seguono i temi di nostro interesse
PER ESSERE EFFICACI Creare e stabilire un RAPPORTO con i giornalisti e in generale i media che seguono i temi di nostro interesse Curare la RELAZIONE con i media AL DI LA' DEL SINGOLO EVENTO
TO DO LIST 1. Individuare i giornalisti che si occupano del settore in cui opera la nostra realtà 2. Capire quali sono le loro esigenze e le notizie che più interessano e che quindi possono avere più possibilità di essere pubblicate 3. Avere un contatto quanto più possibile continuo, fornendo notizie e materiale, ma senza essere troppo pressanti 4. Dare ai giornalisti dei riferimenti certi in caso siano loro ad avere bisogno di contattarci, in modo che la voce societaria, soprattutto quando si devono gestire situazioni di crisi, possa essere univoca e controllata
CASSETTA DEGLI ATTREZZI 1. LISTA STAMPA 2. PRESS KIT 3. PROCEDURE 4. PIANO EDITORIALE 5. INIZIATIVE AD HOC PER STAMPA E 'INFLUENCER'
LA LISTA STAMPA AGGIORNATA Testata giornalistica o blog, e-mail, cellulare, argomenti di interesse sono campi della lista che vanno sempre tenuti aggiornati. PROFILATA Scrivere per ogni giornalista i temi che segue per lavoro, ma anche gli interessi personali, sport e gli hobby. SEMPRE DISPONIBILE Crearla in un file salvato e modificabile on line (google doc) in modo da averla sempre a portata di mano per aggiornarla ogni qual volta se ne presenta l'occasione.
LA CARTELLA STAMPA VERSIONE CARTACEA (conferenza stampa, evento, ecc.) Brochure istituzionale Bigliettino da visita dell'addetto stampa Comunicato stampa IL COMUNICATO STAMPA Le 5 W La piramide rovesciata Rispettare i tempi di invio e le esigenze 'temporali' dei giornalisti Riportare sempre informazioni di contatto utili Dritti al sodo senza fronzoli inutili Il recall: pro e contro
IL COMUNICATO STAMPA In merito ai tuoi contenuti chiediti sempre: E utile? Risolve un problema, risponde a un possibile dubbio Incuriosisce? Attira la mia attenzione e stimola la mia voglia di saperne di più E divertente? E ironico al punto da suscitare divertimento e procura piacere al lettore E' interessante? Approfondisce una tematica rendendola interessante grazie a elementi nuovi e dettagliati E provocatorio? Stravolge l opinione diffusa su un determinato argomento, stimolando il dibattito e provocando
PROCEDURE Fissare alcune regole per operare in maniera tempestiva ed efficace: Situazioni di crisi Richiesta di informazioni specifiche Richiesta di interviste Bisogna sapere in anticipo quali sono le figure interne da contattare (AD, presidente, responsabile marketing, ecc.) e anch'esse devono rendersi disponibili in caso di urgenza.
IL PIANO EDITORIALE Calendarizzare l'attività di ufficio stampa nell'arco dei 12 mesi: Non solo eventi e appuntamenti annuali istituzionali Pianificare l'invio di comunicati nei periodi 'inattivi' dell'anno Individuare ricorrenze nazionali o mondiali legati ai temi di nostro interesse
INIZIATIVE AD HOC Prevedere almeno una volta l'anno un'iniziativa riservata solo agli operatori della comunicazione (giornalisti, blogger): Visite guidate Benefit / Omaggi Cene / Momenti ludici / Eventi
Se un albero cade nel folto di una foresta dove nessuno può sentirlo, la sua caduta produce un rumore? Fredric Brown, Il suono del silenzio GRAZIE!
STRUMENTI PER UNA PRESS ROOM DIGITALE
LA CARTELLA STAMPA 3 MOTIVI per cui non basta più la versione cartacea: 1 I giornalisti non lavorano più con carta e penna, né sempre dalla stessa scrivania in redazione. Oggi utilizzano ipad, smartphone e sono connessi a Internet 24 ore su 24.
2 Sia che lavorino per media offline o online, è molto probabile che i giornalisti abbiano bisogno di IMMAGINI AD ALTA RISOLUZIONE da inserire nei loro articoli. 3 Ciascun giornalista o influencer ha una SPECIALIZZAZIONE differente dagli altri e tratta i propri contenuti in un modo tutto suo. Non tutti quindi avranno bisogno dello stesso tipo di informazioni presenti nello stesso blocco di fogli che compone una cartella stampa.
STRUMENTI PRESS ROOM DIGITALE ALL'INTERNO DEL PROPRIO SITO PIATTAFORME PER LA CONDIVISIONE DI FILE E DOCUMENTI
PRESS ROOM DIGITALE Si può scegliere tra uno spazio per la stampa aperto o chiuso (limitando l accesso con un login). In questo modo possono controllare gli utenti che la usano e i contenuti che visitano o che scaricano.
PRESS ROOM DIGITALE Meglio creare una sala stampa aperta, questo spazio è infatti una sorta di vetrina di tutte le informazioni istituzionali. Inoltre sappiamo che i giornalisti lavorano a un ritmo frenetico, per cui un form di registrazione e il relativo processo di accreditamento non fanno altro che rallentare e intralciare il loro lavoro, e non è ciò che si aspettano dal tuo brand. http://www.novamont.com/page.php?id_page=58&id_first=58 http://www.barillagroup.com/it/materiale-stampa/kit-per-la-stampa
PRESS ROOM DIGITALE SEZIONI ULTIME NOTIZIE divise per categoria (comunicati stampa) INFORMAZIONI AZIENDALI presentate in modo attraente e semplificato (a cosa si dedica, quando è stata fondata, dove, uffici e mercati in cui opera, tasso di crescita annuale, ecc...) STRUTTURA MANAGERIALE MULTIMEDIA (immagini e video) CONTATTI STAMPA Calendario degli EVENTI Accesso alle pagine sui SOCIAL NETWORK
PRESS ROOM DIGITALE Uno spazio dedicato alle INFORMAZIONI CORPORATE è utile ai giornalisti, ma anche agli investitori e qualsiasi altra persona che desideri conoscere a fondo l'impresa o associazione Va integrata nel MENU PRINCIPALE o INFERIORE del sito Nel sito dev'esserci un LINK DIRETTO E BEN VISIBILE affinché qualsiasi giornalista possa localizzarlo velocemente Si può creare una LANDING PAGE all interno del sito che include tutte le informazioni e le ultime notizie sulla compagnia, oppure creare un MINI SITO (vedi IBM)
PRESS ROOM DIGITALE - SEZIONI ULTIME NOTIZIE Informazioni facili da localizzare Se ci sono molti documenti disponibili (comunicati, rapporti, video, immagini) è possibile creare dei submenu di ricerca dei contenuti in base al tipo di formato. Esempi: IBM Greenpeace http://www-03.ibm.com/press/it/it/index.wss?lnk=frp-gior-itit http://www.greenpeace.org/italy/it/news1
PRESS ROOM DIGITALE - SEZIONI INFORMAZIONI AZIENDALI Le 5 W delle origini della tua realtà: CHI, COSA, COME, QUANDO e PERCHÉ Si tratta di informazioni indispensabili, ma che non devono essere presentate in un testo chilometrico e noioso Approfittiamo delle risorse online per raccontare la storia dell'azienda o associazione in modo differente Esempio: Piktochart.com
http://gruppogranarolo.it/azienda/profilo/
PRESS ROOM DIGITALE - SEZIONI STRUTTURA MANAGERIALE http://www.eventreport.it/ stories/mercato/ 115229_le_aziende_italiane_co n_i_migliori_siti_web_le_regole _della_buona_comunicazione_c orporate_online/
PRESS ROOM DIGITALE - SEZIONI MULTIMEDIA CONTATTI STAMPA CALENDARIO DEGLI EVENTI http://www.eni.com/it_it/media/media.page home_2010_it_tab=navigation_menu
PRESS ROOM DIGITALE - SEZIONI ACCESSO RAPIDO AI SOCIAL MEDIA Le notizie e le pagine della press room online sono un contenuto in più all interno del sito. Perciò è importante che siano facili da condividere sui social. I canali social di un azienda la dicono lunga sull essenza della compagnia: si può creare uno spazio dedicato ai social media oppure aggiungere una serie di bottoni ben visibili alla sala stampa.
PIATTAFORME DI CONDIVISIONE Ci consentono di inviare il nostro materiale tramite un LINK al quale possano accedere ovunque e in qualsiasi momento. DROPBOX - www.dropbox.com GOOGLE DRIVE drive.google.com WETRANFER www.wetranfer.com
NON PIU' SOLO GIORNALISTI E TESTATE Gli interlocutori di un addetto stampa: Giornalisti, corrispondenti, direttori, capi servizio, testate Influencer: opinionisti non conosciuti, persone normali / professionisti che hanno un grosso seguito su web e social network
Dove si trovano i nostri influencer e opinionisti? Trovali e mappali nell'ecosistema digitale. MEDIA LIST à MEDIA LIST 2.0 Dove sono on line e quali canali prediligono (nimble) h#ps://twi#er.com/search- advanced TOOL h#ps://hootsuite.com h#ps://klout.com h#p://buzzoole.com/ h#ps://clear.com
UFFICIO STAMPA DIGITALE RICERCA E MONITORAGGIO Filtrare dati e informazioni (Feed RSS Alert) Monitorare media on line, blog e social network (Hootsuite) Individuare opinion leader e influencer (Socialmention) COMUNICAZIONE Invio comunicato stampa 2.0 (Siti di pubblicazione comunicati) Creazione press room on line Segnalare le news nelle piattaforme di diffusione (OkNotizie, Scoop.it, Liquida) Utilizzo dei social network per interagire direttamente ocn giornalisti e influencer