NECA NEGOZIO ELETTRONICO

NECA NEGOZIO ELETTRONICO Data pubblicazione: 20 Marzo 2019 Pagina 1 di 20

INDICE 1. INTRODUZIONE... 3 1.1. OBIETTIVO E CAMPO DI APPLICAZIONE... 3 1.2. RIFERIMENTI... 3 1.3. VERSIONI... 3 2. INTRODUZIONE AL NEGOZIO ELETTRONICO NECA... 4 2.1. COS È IL NECA... 4 2.2. FUNZIONALITÀ... 4 2.3. ABILITATI... 4 2.4. CREAZIONE/GESTIONE DELLE CONVENZIONI E DEI PRODOTTI... 4 3. REGISTRAZIONE DEL FORNITORE... 5 4. CREAZIONE UTENZE (IMPIEGATI)... 7 5. CONVENZIONI... 9 6. VISUALIZZAZIONE PRODOTTI...10 7. VISUALIZZAZIONE DEGLI ORDINATIVI DI FORNITURA...11 8. GESTIONE DELLE RICHIESTE DI CONSEGNA (ORDINI)...13 8.1. VISUALIZZAZIONE DEL DETTAGLIO DELLA RICHIESTA DI CONSEGNA... 13 8.2. GESTIONE DELLA RICHIESTA DI CONSEGNA... 16 8.3. PRESA IN CARICO (ACCETTAZIONE) DELLA RICHIESTA DI CONSEGNA... 17 8.3.1. RdC extraneca... 18 8.4. INSERIMENTO DELLA DATA DI SPEDIZIONE... 19 8.5. REPORT RDC... 19 9. GUIDE E ASSISTENZA TRAMITE CONTACT CENTER...20 9.1. GUIDE E MANUALI... 20 9.2. CONTACT CENTER... 20 Pagina 2 di 20

1. Introduzione 1.1. Obiettivo e campo di applicazione Il presente manuale di supporto all utilizzo di NECA descrive il processo di Registrazione ed utilizzo del Negozio Elettronico da parte dei Fornitori. 1.2. Riferimenti Questo manuale contiene riferimenti ai seguenti documenti, scaricabili dal sito internet di ARCA: Nome documento 1.3. Versioni Versione NECA utilizzata per la stesura del manuale: R5.34.0.3. Versione IDPC utilizzata per la stesura del manuale: 10.5.00P02. Acronimi NECA ODF RDC PO PI Negozio Elettronico Centrale Acquisti Ordinativo di Fornitura Richiesta di Consegna Punto Ordinante Punto Istruttore Pagina 3 di 20

2. Introduzione al Negozio Elettronico NECA 2.1. Cos è il NECA Il NECA è un catalogo elettronico delle Convenzioni attivate dall Azienda Regionale Centrale Acquisti (o altre Stazioni Appaltanti), attraverso il quale i fornitori che hanno ottenuto l'abilitazione offrono i propri beni e servizi direttamente on-line; gli Enti registrati possono consultare il catalogo delle offerte, aderire alle Convenzioni tramite l Ordinativo di Fornitura (Contratto) ed emettere direttamente le Richieste di Consegna (Ordine). 2.2. Funzionalità Il NECA fornisce ai Fornitori le seguenti funzionalità utili alla corretta gestione delle Iniziative/Convenzioni: Figura 1 2.3. Fornitori abilitati I Fornitori abilitati all utilizzo del NECA sono solo gli Operatori Economici che hanno un Iniziativa in Convenzione/Accordo quadro con ARCA o con altra Stazione Appaltante. 2.4. Creazione/gestione delle Convenzioni e dei Prodotti Sia le Convezioni che l elenco dei Prodotti e dei relativi prezzi vengono caricati e mantenuti sul Negozio Elettronico esclusivamente da parte del Gestore dell Iniziativa (ARCA o altra Stazione Appaltante). Il Fornitore potrà verificare la correttezza delle informazioni inserite tramite la propria Vetrina Prodotti online. Nel caso si rilevino delle difformità si può contattare direttamente ARCA (tramite Contact Center o referente del contratto) ovvero la Stazione Appaltante dell Iniziativa. Pagina 4 di 20

3. Registrazione del Fornitore Nel caso il Fornitore sia già registrato ai servizi di ARCA, per esempio in Sintel, si può saltare la lettura di questo paragrafo. Attraverso il sito www.arca.regione.lombardia.it (Home >> Accedi >> Registrazione) è possibile accedere al form di registrazione che consente ad Enti pubblici ed operatori economici di usufruire dei servizi messi a disposizione da ARCA S.p.A., tra i quali la piattaforma Sintel. Figura 2 Prima della registrazione è però necessario autenticarsi attraverso uno dei sistemi di autenticazione mostrati in Figura 2 ed elencati qui di seguito: SPID (Sistema Pubblico di Identità Digitale) Gli utenti italiani possono accedere al sistema di autenticazione/registrazione tramite credenziali SPID (Sistema Pubblico di Identità Digitale). La prima registrazione con credenziali SPID prevede 4 step: 1. Nella sezione «Autenticazione con LA TUA IDENTITA DIGITALE PASSWORD UNICA» cliccare su «Entra con SPID»; Pagina 5 di 20

2. Selezionare l ID provider, inserire le credenziali SPID e confermare; 3. Selezionare il pulsante «NUOVA REGISTRAZIONE»; 4. Compilare le pagine del percorso di registrazione ai servizi di ARCA. CNS (Carta Nazionale dei Servizi) Gli utenti italiani possono accedere al sistema di autenticazione/registrazione utilizzando la Carta Regionale dei Servizi (CRS) o la Carta Nazionale dei Servizi (CNS). La prima registrazione con CRS/CNS prevede 3 step: 1. Nella sezione «Autenticazione con CARTA NAZIONALE DEI SERVIZI» cliccare su «Entra con CNS» 2. Autenticarsi con CNS ( è necessario aver installato il Software CRS, aver inserito la Smartcard nel lettore e conoscere il relativo codice PIN.) 3. Compilare le pagine del percorso di registrazione ai servizi di ARCA Username e Password (IdPC-Identity Povider del Cittadino) La registrazione prevede 2 step: 1. Nella sezione Autenticazione con username e password cliccare su Entra con ID e password e successivamente su Registrazione a IDPC. Inserisci i dati richiesti e riceverai le credenziali di accesso direttamente nella casella di posta indicata. 2. Registrazione ad ARCA: Una volta ottenute le credenziali, ritorna nella pagina di accesso e completa il processo di registrazione (richiederà pochi minuti). NOTA: L effettivo recapito delle comunicazioni inviate dalla casella PEO di IdPC dipende dalle seguenti tipologie di caselle destinatarie utilizzate e indicate dall utenza in fase di registrazione: PEC: il canale di comunicazione funziona a condizione che la casella di posta PEC del destinatario sia configurata in modo da poter ricevere messaggi di posta ordinaria; PEO: il canale di comunicazione funziona senza garanzie per il mittente che il messaggio sia stato effettivamente recapitato; Pagina 6 di 20

Dopo aver effettuato la registrazione, si può accedere al NECA direttamente dalla home page del portale www.arca.regione.lombardia.it >> Accedi, cliccando sulla voce NECA e inserendo le credenziali di accesso. 4. Creazione Utenze (Impiegati) Per utilizzare il Negozio elettronico, l Utenza Master (l utenza che ha effettuato la registrazione ai servizi dell Azienda Regionale Centrale Acquisti) dovrà creare le utenze per gli Impiegati che utilizzeranno il Negozio Elettronico. Si evidenzia che tali utenze sono in comune con quelle utilizzate in Sintel. Dal box Amministrazione, cliccare su Anagrafica Fornitori e successivamente su Impiegati per creare o modificare un impiegato. Figura 3 Nella sezione Dati Anagrafici per la compilazione del campo Codice Fiscale si dovrà rispettare la seguente sequenza: 6 caratteri alfabetici 2 caratteri alfanumerici 1 carattere alfabetico 2 caratteri alfanumerici Pagina 7 di 20

1 carattere alfabetico 3 caratteri alfanumerici 1 carattere alfabetico Figura 4 Oltre a compilare tutti i campi obbligatori, è necessario assegnare i ruoli appropriati all utente: Gestore Ordinativi di Fornitura : questo ruolo permette di visualizzare gli Ordinativi di Fornitura emessi dagli Enti e di ricevere le comunicazioni relative agli OdF; Gestore Richieste di Consegna : questo ruolo consente di visualizzare e gestire le Richieste di Consegna inoltrate dagli Enti e di ricevere le comunicazioni relative alle RdC. Figura 5 N. B.: I ruoli di Gestore Ordinativi di Fornitura e Gestione richieste di consegna sono associabili solamente agli impiegati e non all utenza Master. Pagina 8 di 20

Nel caso in cui questi ruoli non siano assegnati a nessuna utenza, le diverse notifiche inviate da NECA (per la ricezione degli Ordinativi di Fornitura e delle Richieste di Consegna) saranno inviate direttamente all indirizzo email PEC inserito per l utenza Master. Analogamente al percorso descritto precedentemente, l utenza Master può creare un nuovo indirizzo o modificarne uno già inserito, cliccando su Indirizzi. Figura 6 N.B. il NOME UTENTE (ID) inserito in SINTEL verrà utilizzato dalla piattaforma per creare, in modo automatico, l utenza IdPC da utilizzare per accedere alla piattaforma. Alla fine del processo di creazione dell utenza verrà inviata, all indirizzo di posta dell impiegato appena creato, una mail contenente la password provvisoria da modificare al primo accesso. Nel caso in cui l utilizzatore dell utenza appena creata usi come sistema di Autenticazione SPID (Sistema Pubblico di Identità Digitale) potrà tranquillamente ignorare le credenziali inviate via mail tramite IdPC. 5. Convenzioni L Elenco delle Convenzioni associate al Fornitore è visualizzabile tramite l omonimo link, da cui è possibile accedere al Dettaglio, ove sono presenti tutti i dati relativi alla Convenzione selezionata, gli eventuali documenti Allegati nell omonima sezione, le erosioni dei massimali per ogni lotto e, nel caso di attivazione da parte del Gestore delle Iniziative della gestione massimali lotto/ente, anche le erosioni per Ente. Pagina 9 di 20

Figura 7 Da questa sezione è inoltre possibile accedere direttamente alla pagina di consultazione dei prodotti tramite il link Visualizza che si trova nella colonna Prodotti. 6. Visualizzazione Prodotti Tramite il link Vetrina Prodotti il Fornitore può visualizzare i prodotti caricati dal Gestore dell Iniziativa per la/le Convenzioni alle quali il fornitore stesso è associato. Per accedere all elenco dei prodotti è necessario cliccare su Visualizza in corrispondenza della colonna Prodotti presente sia a livello di Iniziativa che a livello di singola Convenzione. Questa sezione permette di visualizzare i prodotti esattamente come gli Enti li vedono in fase di acquisto. Figura 8 Pagina 10 di 20

7. Visualizzazione degli Ordinativi di Fornitura Accedendo al Neca come Impiegato, per visualizzare gli Ordinativi di Fornitura emessi dagli Enti, è sufficiente cliccare sulla voce di menu Ordinativi di Fornitura, al cui interno sarà presente un elenco di tutti gli Ordinativi di Fornitura e il relativo Dettaglio. Per fare ciò, l impiegato deve necessariamente avere il ruolo di Gestore Ordinativi di Fornitura Figura 9 Il Dettaglio di un Ordinativo di Fornitura (vedi figura successiva) contiene tutte le informazioni registrate dall Ente in fase di impegno di acquisto tra cui: Una sezione contenente i dati principali e il file.pdf relativo all Ordinativo di Fornitura firmato digitalmente dal Punto Ordinante dell Ente; Pagina 11 di 20

Figura 10 Un altra sezione, rappresentata da una tabella contenente l impegno totale e l impegno speso dell OdF per ogni singolo Lotto; Figura 11 Altre sezioni informative relative a: o o o o Punto Ordinante Intestatario della Fattura Note OdF Informazioni sul Fornitore una tabella riepilogativa delle RdC associate all OdF. Figura 12 Pagina 12 di 20

8. Gestione delle Richieste di Consegna (Ordini) L impiegato abilitato come Gestore delle Richieste di Consegna, tramite la voce di menu Richieste di Consegna, può visualizzare l elenco delle Richieste di Consegna (RdC) emesse dagli Enti e può operare su di esse cliccando sui link presenti nella colonna Azioni. Se previsto a livello contrattuale di Convenzione/Accordo Quadro, la Richiesta di Consegna potrà essere annullata direttamente dall Ente ordinante solo nel periodo di cosiddetto stand by. In tutti gli altri casi, la Richiesta di Consegna potrà essere annullata solo dal Gestore dell Iniziativa (ARCA o altra Stazione Appaltante) ovvero dal Gestore Tecnico del NECA. In tutti questi casi, lo Stato assumerà il valore di Rifiutato. Figura 13 8.1. Visualizzazione del dettaglio della Richiesta di Consegna Cliccando sul link Dettaglio relativo alla singola Richiesta di Consegna sarà possibile visualizzarne tutte le informazioni. In particolare, il Dettaglio di una RdC è composto dalle seguenti sezioni: Pagina 13 di 20

Sezione iniziale contenente il riferimento del numero RdC, informazioni relative all Iniziativa, alla Convenzione, al Fornitore, allo Stato ed eventuali allegati alla RdC. In questa sezione è possibile esportare la RdC in formato pdf oppure excel; Figura 14 Sezione contenente eventuali servizi aggiuntivi richiesti per la consegna nonché l elenco dei prodotti facenti parte la RdC comprensivo di riepilogo degli importi; Figura 15 una tabella riepilogativa degli OdF associati all RdC; Figura 16 Informazioni relative all utenza che ha emesso la RdC; Pagina 14 di 20

Figura 17 informazioni sul luogo di consegna; Figura 18 intestatario e destinatario della fattura. Figura 19 informazioni relative al Fornitore; Pagina 15 di 20

Figura 20 box inserimento note e Data di Consegna prevista (incluso il pulsante Conferma spedizione ). Figura 21 8.2. Gestione della Richiesta di Consegna Nelle Azioni delle RdC, per le RdC in stato Vista da Fornitore è presente il link Gestisci che consente di porre la RdC in Rottura di Stock. Figura 22 Alla pressione del link verrà aperta la pagina di Gestione Richiesta di Consegna Pagina 16 di 20

Figura 23 Premendo il pulsante Rottura di Stock comparirà una pagina di Conferma che consentirà di modificare lo stato dell RdC in Rottura di Stock. Figura 24 Tale azione genera una mail di notifica che viene inviata all Ente che ha emesso la RdC. 8.3. Presa in carico (Accettazione) della Richiesta di Consegna Per comunicare all Ente la presa in carico della RdC, l impiegato dovrà operare nel seguente modo: cliccare sul link Gestisci ; inserire un eventuale (non obbligatoria) nota nell apposito campo proposto dal NECA; cliccare sul pulsante Conferma. Dopo aver premuto sul pulsante Conferma, lo Stato della Richiesta di Consegna cambierà in Gestito da Fornitore. Una volta in questo stato, sarà possibile confermarne la spedizione (vd par. 8.4). Pagina 17 di 20

Figura 25 Nel caso in cui la RdC sia stata inviata in modalità ExtraNECA (vd par.8.3.1), sarà presente solo il link Dettaglio. 8.3.1. RdC extraneca Quando l'amministrazione acquirente decide di aggregare in un unico ordine il dettaglio di prodotti afferenti a contratti differenti di un fornitore, il sistema gestionale dell'amministrazione richiede telematicamente al NECA la creazione di una Richiesta di Consegna indicando ExtraNECA come canale di invio. NECA, effettuata la verifica di disponibilità del valore richiesto rispetto al residuo dell'odf/lotto, accetta la Richiesta di Consegna, andando a ricalcolare il residuo disponibile sull'odf/lotto. In caso di un residuo insufficiente, NECA rifiuta tale Richiesta di Consegna che non sarà visibile da parte del Fornitore. A differenza delle normali Richieste di Consegna, NECA non invierà alcuna notifica al Fornitore; tuttavia gli utenti di quest'ultimo potranno visualizzare tali Richieste di Consegna ed il relativo dettaglio anche se non sarà possibile gestirle (non sarà infatti disponibile il pulsante Gestisci sotto la colonna Azioni ). Considerato quanto sopra, le Richieste di Consegna con ExtraNECA come canale di invio non dovranno essere evase e non dovranno essere gestite in NECA dal Fornitore. A tal proposito, entrando nel dettaglio della Richiesta di Consegna, NECA visualizza il messaggio di alert che ricorda di non gestire tale richieste: Non inviare i prodotti richiesti in quanto sono stati inseriti in un ordine inviato direttamente dall'ente tramite altro canale. Questa RdC ha validità solo ai fini della corretta erosione dell'ordinativo di Fornitura. Pagina 18 di 20

8.4. Inserimento della data di spedizione Per inserire la data prevista di spedizione: dopo aver preso in carico l RdC (vedi par.8.3), cliccare sul link Dettaglio ; in fondo alla pagina, inserire negli appositi campi un eventuale nota e la data di spedizione; cliccare sul pulsante Conferma spedizione. L Ente sarà così avvertito, tramite notifica via email, dell inserimento della data di spedizione e contestualmente lo Stato della Richiesta di Consegna cambierà in In spedizione. N.B: Si evidenzia che il NECA non prevede la gestione di invii parziali. Il processo si chiude con l attestazione da parte dell Ente della ricezione della merce. Se l Ente riscontra problemi con alcuni dei prodotti ricevuti, può non attestare le voci relative al/ai prodotto/i. In questo caso lo stato dell ordine sarà Parzialmente ricevuto ; in caso contrario lo stato sarà Ricevuto. 8.5. Report RdC Nella pagina Home Richieste di Consegna è possibile scaricare un report dedicato alle informazioni desiderate relative alle RdC generate. I report conterranno il risultato di quanto selezionato nel motore di ricerca presente nella parte superiore di questa sezione (Ente, Iniziativa, Convenzione, ecc ). Il report RdC è disponibile in tre versioni: Elenco RdC, Elenco RdC con Dettaglio Lotti ed Elenco RdC con Dettaglio Prodotti. Ogni Versione si differenzia dall altra per la quantità di informazioni che contiene; tutti i report hanno in comune le seguenti informazioni: N RdC Neca, N RdC Ente, Data RdC, Stato RdC, Data spedizione, N OdF NECA, N OdF Ente, Data OdF, Ente (Ente richiedente), Utente (impiegato che ha emesso la RdC), Centro di costo, Convenzione e Fornitore. Oltre a quanto indicato sopra, il report Elenco RdC contiene le seguenti informazioni aggiuntive: Importo prodotti (importo totale dei prodotti facenti parte della RdC), Importo servizi aggiuntivi e Importo totale (Importo prodotti + Importo servizi aggiuntivi); Il report Elenco RdC con Dettaglio Lotti comprende le informazioni relative al/ai lotto/i di riferimento di ogni RdC, con gli importi e i servizi aggiuntivi suddivisi per lotto; Pagina 19 di 20

Al report Elenco RdC con Dettaglio Prodotti si aggiungono invece le informazioni relative ai dettagli dei prodotti contenuti in ogni RdC. Essendo questo un report molto dettagliato non saranno presenti i dati relativi agli Importi servizi aggiuntivi e Importi totali ma solo l importo totale dei singoli prodotti. Figura 26 Per scaricare un report RdC è sufficiente cliccare il link corrispondente link tra quelli posizionati in basso a destra. 9. Guide e Assistenza tramite Contact Center 9.1. Guide e Manuali Nella sezione Help, Guide e Manuali, del sito internet di ARCA (www.arca.regione.lombardia.it) è possibile consultare e scaricare le guide dei servizi di e-procurement (Sintel, EFT, NECA, ) di ARCA. 9.2. Contact Center Per ricevere supporto tecnico e operativo per formulare domande o richieste specifiche relative ai servizi di ARCA, i canali a disposizione sono i seguenti: NUMERO VERDE: 800 116 738 (dall'estero +39 02 39 331 780 assistenza in lingua italiana). I nostri operatori sono a disposizione tutti i giorni dalle 9.00 alle 17.30 esclusi sabato, domenica e festivi; Email: supporto@arcalombardia.it per richieste di supporto tecnico e/o informativo sui servizi ARCA; info@arcalombardia.it per tutte le richieste di informazioni generali e sul funzionamento complessivo di ARCA. Pagina 20 di 20