NECA NEGOZIO ELETTRONICO

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1 NECA NEGOZIO ELETTRONICO Manuale di supporto all utilizzo del Negozio Elettronico NECA FORNITORI Data pubblicazione: 26 Ottobre 2017 Pagina 1 di 17

2 INDICE NECA NEGOZIO ELETTRONICO INTRODUZIONE OBIETTIVO E CAMPO DI APPLICAZIONE RIFERIMENTI VERSIONI ACRONIMI INTRODUZIONE AL NEGOZIO ELETTRONICO NECA COS È IL NECA FUNZIONALITÀ FORNITORI ABILITATI CREAZIONE/GESTIONE DELLE CONVENZIONI E DEI PRODOTTI REGISTRAZIONE DEL FORNITORE CREAZIONE UTENZE (IMPIEGATI) CONVENZIONI VISUALIZZAZIONE DEI PRODOTTI VISUALIZZAZIONE DEGLI ORDINATIVI DI FORNITURA GESTIONE DELLE RICHIESTE DI CONSEGNA (ORDINI) VISUALIZZAZIONE DEL DETTAGLIO DELLA RICHIESTA DI CONSEGNA PRESA IN CARICO (ACCETTAZIONE) DELLA RICHIESTA DI CONSEGNA RdC extraneca INSERIMENTO DELLA DATA DI SPEDIZIONE REPORT RDC GUIDE, VIDEO E ASSISTENZA TRAMITE CALL CENTER GUIDE E MANUALI MENU SINTEL VIDEO FORMATIVI (PILLOLE VIDEO) CALL CENTER Pagina 2 di 17

3 1. Introduzione 1.1. Obiettivo e campo di applicazione Il presente manuale di supporto all utilizzo di NECA descrive il processo di Registrazione ed utilizzo del Negozio Elettronico da parte dei Fornitori Riferimenti Questo manuale contiene riferimenti ai seguenti documenti, scaricabili dal sito internet di ARCA: Nome documento 1.3. Versioni Versione NECA utilizzata per la stesura del manuale: RR Versione IDPC utilizzata per la stesura del manuale: Acronimi NECA ODF RDC PO PI Negozio Elettronico Centrale Acquisti Ordinativo di Fornitura Richiesta di Consegna Punto Ordinante Punto Istruttore Pagina 3 di 17

4 3. Introduzione al Negozio Elettronico NECA 3.1. Cos è il NECA Il NECA è un catalogo elettronico delle Convenzioni attivate dall Azienda Regionale Centrale Acquisti (o altre Stazioni Appaltanti), attraverso il quale i fornitori che hanno ottenuto l'abilitazione offrono i propri beni e servizi direttamente on-line; gli Enti registrati possono consultare il catalogo delle offerte, aderire alle Convenzioni tramite l Ordinativo di Fornitura (Contratto) ed emettere direttamente le Richieste di Consegna (Ordine) Funzionalità Il NECA fornisce ai Fornitori le seguenti funzionalità utili alla corretta gestione delle Iniziative/Convenzioni: Figura Fornitori abilitati I Fornitori abilitati all utilizzo del NECA sono solo le Aziende che hanno un Iniziativa in Convenzione/Accordo quadro con ARCA o con altra Stazione Appaltante Creazione/gestione delle Convenzioni e dei Prodotti Sia le Convezioni che l elenco dei Prodotti e dei relativi prezzi vengono caricati e mantenuti sul Negozio Elettronico esclusivamente da parte del Gestore dell Iniziativa (ARCA o altra Stazione Appaltante). Il Fornitore potrà verificare la correttezza delle informazioni inserite tramite la propria vetrina prodotti online. Nel caso si rilevino delle difformità si può contattare direttamente ARCA (tramite Contact Center o referente del contratto) ovvero la Stazione Appaltante dell Iniziativa. Pagina 4 di 17

5 4. Registrazione del Fornitore Nel caso il Fornitore sia già registrato ai servizi di ARCA, per esempio in Sintel, si può saltare la lettura di questo paragrafo. Per accedere al NECA è necessario che il rappresentante legale/altra figura effettui la registrazione dell Azienda attraverso il sito internet È possibile accedere al modulo di registrazione dalla pagina Registrazione, nella sezione Sei un nuovo utente e vuoi registrarti ad ARCA?, cliccando sul link INIZIA IL PROCESSO DI REGISTRAZIONE. Come primo passo, è necessario effettuare l autenticazione dell utente tramite IDPC. Cliccando Registrazione Nuovo Utente (nel menù di sinistra) è possibile creare l utenza con la quale si potrà accedere al NECA. Dopo aver inserito tutti i dati richiesti la registrazione sarà effettuata e notificata tramite mail. Figura 2 Come secondo passo, una volta inserite username e password, si potrà completare la registrazione all Azienda Regionale Centrale Acquisti. Dopo aver effettuato la registrazione, si può accedere al NECA attraverso il menu Accesso rapido presente sul portale cliccando sulla voce NECA e inserendo le credenziali di accesso. 5. Creazione Utenze (Impiegati) Per utilizzare il Negozio elettronico, l Utenza Master (l utenza che ha effettuato la registrazione ai servizi dell Azienda Regionale Centrale Acquisti) dovrà creare le utenze per gli Impiegati che utilizzeranno il Negozio Elettronico. Si evidenzia che tali utenze sono in comune con quelle utilizzate in Sintel. Pagina 5 di 17

6 Dal box Amministrazione, cliccare su Anagrafica Fornitori e successivamente su Impiegati per creare o modificare un impiegato. Figura 3 Oltre a compilare tutti i campi obbligatori, è necessario assegnare i ruoli appropriati all utente: Gestore Ordinativi di Fornitura : questo ruolo permette di visualizzare gli Ordinativi di Fornitura emessi dagli Enti e di ricevere le comunicazioni relative agli OdF; Gestore Richieste di Consegna : questo ruolo consente di visualizzare e gestire le Richieste di Consegna inoltrate dagli Enti e di ricevere le comunicazioni relative alle RdC. Figura 4 N.B.: I ruoli di Gestore Ordinativi di Fornitura e Gestore richieste di consegna sono associabili solamente agli impiegati e non all utenza Master. Nel caso in cui questi ruoli non siano assegnati a nessuna utenza, le diverse notifiche inviate da NECA (per la ricezione degli Ordinativi di Fornitura e delle Richieste di Consegna) saranno inviate direttamente all indirizzo PEC inserito per l utenza Master. Analogamente al percorso descritto precedentemente, l utenza Master può creare un nuovo indirizzo o modificarne uno già inserito, cliccando su Indirizzi. Pagina 6 di 17

7 6. Convenzioni L Elenco delle Convenzioni associate al Fornitore sono visualizzabili tramite l omonimo link, da cui è possibile accedere al Dettaglio, ove sono presenti tutti i dati relativi alla Convenzione selezionata, gli eventuali documenti Allegati nell omonima sezione, le erosioni dei massimali per ogni lotto e, nel caso di attivazione da parte del Gestore delle Iniziative della gestione massimali lotto/ente, anche le erosioni per Ente. Figura 5 Da questa sezione è inoltre possibile accedere direttamente alla pagina di consultazione dei prodotti tramite il link Visualizza prodotti che si trova nella colonna Azioni. 7. Visualizzazione dei Prodotti Tramite il link Vetrina Prodotti il Fornitore può visualizzare i prodotti caricati dal Gestore dell Iniziativa per la/le Convenzioni alle quali il fornitore stesso è associato. Per accedere all elenco dei prodotti è necessario navigare il seguente percorso: Iniziative in Convenzione -> Convenzione -> Cluster. Questa sezione permette di visualizzare i prodotti esattamente come gli Enti li vedono in fase di acquisto. Pagina 7 di 17

8 Figura 6 8. Visualizzazione degli Ordinativi di Fornitura Per visualizzare gli Ordinativi di Fornitura emessi dagli Enti, è sufficiente cliccare sulla voce di menu Ordinativi di Fornitura, al cui interno sarà presente un elenco di tutti gli Ordinativi di Fornitura e il relativo Dettaglio. Per fare ciò, l impiegato deve necessariamente avere il ruolo di Gestore Ordinativi di Fornitura Il Dettaglio di un Ordinativo di Fornitura (vedi figura successiva) contiene tutte le informazioni registrate dall Ente in fase di impegno di acquisto tra cui: l impegno totale e l impegno speso dell OdF per ogni singolo Lotto; il file.pdf relativo all Ordinativo di Fornitura firmato digitalmente dal Punto Ordinante dell Ente; una tabella riepilogativa delle RdC associate all OdF. Pagina 8 di 17

9 Figura 7 Pagina 9 di 17

10 Figura 8 Pagina 10 di 17

11 9. Gestione delle Richieste di Consegna (Ordini) L impiegato abilitato come Gestore delle Richieste di Consegna (vedi par. 5), tramite la voce di menù Richieste di Consegna, può visualizzare l elenco delle Richieste di Consegna (RdC) emesse dagli Enti e può operare su di esse cliccando sui link presenti nella colonna Azioni. Se previsto a livello contrattuale di Convenzione/Accordo Quadro, la Richiesta di Consegna potrà essere annullata direttamente dall Ente ordinante solo nel periodo di cosiddetto stand by. In tutti gli altri casi, la Richiesta di Consegna potrà essere annullata solo dal Gestore dell Iniziativa (ARCA o altra Stazione Appaltante) ovvero dal Gestore Tecnico del NECA. In tutti questi casi, lo Stato assumerà il valore di Rifiutato. Figura Visualizzazione del dettaglio della Richiesta di Consegna Cliccando sul link Dettaglio relativo alla singola Richiesta di Consegna sarà possibile visualizzarne tutte le informazioni. In particolare, il Dettaglio di una RdC è composto dalle seguenti sezioni: Sezione iniziale contenente i riferimento del numero RdC, informazioni relative all Iniziativa, alla Convenzione e al Fornitore ed eventuali allegati alla RdC. In questa sezione è possibile esportare la RdC in formato pdf oppure excel; Pagina 11 di 17

12 Figura 10 Sezione contenente eventuali servizi aggiuntivi richiesti per la consegna nonché l elenco dei prodotti facenti parte la RdC comprensivo di riepilogo degli importi; Figura 11 Informazioni relative all utenza che ha emesso la RdC; Figura 12 informazioni sul luogo di consegna; Figura 13 Pagina 12 di 17

13 intestatario e destinatario della fattura. Figura 14 informazioni relative al Fornitore; Figura 15 box inserimento note e Data di Consegna prevista (incluso il pulsante Conferma spedizione ). Figura 16 Pagina 13 di 17

14 9.2. Presa in carico (Accettazione) della Richiesta di Consegna Per comunicare all Ente la presa in carico della RdC, l impiegato dovrà operare nel seguente modo: cliccare sul link Gestisci ; inserire un eventuale (non obbligatoria) nota nell apposito campo proposto dal NECA; cliccare sul pulsante Conferma. Dopo aver premuto sul pulsante Conferma, lo Stato della Richiesta di Consegna cambierà in Gestito da Fornitore. Figura 17 Nel caso in cui la RdC sia stata inviata in modalità ExtraNECA (vd par ), sarà presente solo il link Dettaglio RdC extraneca Quando l'amministrazione acquirente decide di aggregare in un unico ordine il dettaglio di prodotti afferenti a contratti differenti di un fornitore, il sistema gestionale dell'amministrazione richiede telematicamente al NECA la creazione di una Richiesta di Consegna indicando ExtraNECA come canale di invio. NECA, effettuata la verifica di disponibilità del valore richiesto rispetto al residuo dell'odf/lotto, accetta la Richiesta di Consegna, andando a ricalcolare il residuo disponibile sull'odf/lotto. In caso di un residuo insufficiente, NECA rifiuta tale Richiesta di Consegna che non sarà visibile da parte del Fornitore. Pagina 14 di 17

15 A differenza delle normali Richieste di Consegna, NECA non invierà alcuna notifica al Fornitore; tuttavia gli utenti di quest'ultimo potranno visualizzare tali Richieste di Consegna ed il relativo dettaglio anche se non sarà possibile gestirle (non sarà infatti disponibile il pulsante Gestisci sotto la colonna Azioni ). Considerato quanto sopra, le Richieste di Consegna con ExtraNECA come canale di invio non dovranno essere evase e non dovranno essere gestite in NECA dal Fornitore. A tal proposito, entrando nel dettaglio della Richiesta di Consegna, NECA visualizza il messaggio di alert che ricorda di non gestire tale richieste: Non inviare i prodotti richiesti in quanto sono stati inseriti in un ordine inviato direttamente dall'ente tramite altro canale. Questa RdC ha validità solo ai fini della corretta erosione dell'ordinativo di Fornitura Inserimento della data di spedizione Per inserire la data prevista di spedizione: dopo aver preso in carico l RdC (vedi par ), cliccare sul link Dettaglio ; in fondo alla pagina, inserire negli appositi campi un eventuale nota e la data di spedizione; cliccare sul pulsante Conferma spedizione. L Ente sarà così avvertito, tramite notifica via , dell inserimento della data di spedizione e contestualmente lo Stato della Richiesta di Consegna cambierà in In spedizione. N.B: Si evidenzia che il NECA non prevede la gestione di invii parziali. Il processo si chiude con l attestazione da parte dell Ente della ricezione della merce. Se l Ente riscontra problemi con alcuni dei prodotti ricevuti, può non attestare le voci relative al/ai prodotto/i. In questo caso lo stato dell ordine sarà Parzialmente ricevuto ; in caso contrario lo stato sarà Ricevuto Report RdC Nella pagina Home Richieste di Consegna è possibile scaricare un report dedicato alle informazioni desiderate relative alle RdC generate. I report conterranno il risultato di quanto selezionato nel motore di ricerca presente nella parte superiore di questa sezione (Ente, Iniziativa, Convenzione, ecc ). Il report RdC è disponibile in tre versioni: Elenco RdC, Elenco RdC con Dettaglio Lotti ed Elenco RdC con Dettaglio Prodotti. Ogni Versione si differenzia dall altra per la quantità di informazioni che contiene; tutti i report hanno in comune le seguenti informazioni: N RdC Neca, N RdC Ente, Data RdC, Stato RdC, Data spedizione, N OdF NECA, N OdF Ente, Data OdF, Ente (Ente richiedente), Utente (impiegato che ha emesso la RdC), Centro di costo, Convenzione e Fornitore. Pagina 15 di 17

16 Oltre a quanto indicato sopra, il report Elenco RdC contiene le seguenti informazioni aggiuntive: Importo prodotti (importo totale dei prodotti facenti parte della RdC), Importo servizi aggiuntivi e Importo totale (Importo prodotti + Importo servizi aggiuntivi); Il report Elenco RdC con Dettaglio Lotti comprende le informazioni relative al/ai lotto/i di riferimento di ogni RdC, con gli importi e i servizi aggiuntivi suddivisi per lotto; Al report Elenco RdC con Dettaglio Prodotti si aggiungono invece le informazioni relative ai dettagli dei prodotti contenuti in ogni RdC. Essendo questo un report molto dettagliato non saranno presenti i dati relativi agli Importi servizi aggiuntivi e Importi totali ma solo l importo totale dei singoli prodotti. Figura 18 Per scaricare un report RdC è sufficiente cliccare il link corrispondente link tra quelli posizionati in basso a destra Pagina 16 di 17

17 10. Guide, Video e Assistenza tramite Call Center Guide e Manuali E possibile accedere direttamente alla sezione Help&FAQ, Guide e Manuali, del sito internet di ARCA ( direttamente cliccando sul link Guide posto in cima dell header, ove sarà possibile consultare e scaricare le guide dei servizi di e-procurement (Sintel, EFT, NECA, ) di ARCA Menu Sintel Con qualsiasi utenza si stia operando sul NECA, è possibile accedere direttamente alla piattaforma Sintel tramite la voce SINTEL posta in cima dell header, il cui click apre il corrispondente servizio in una nuova pagina Video formativi (Pillole Video) È possibile consultare dei video formativi sulle principali funzionalità del NECA attraverso il canale Youtube di ARCA ( Call Center Call Center di ARCA da lunedì a venerdì ( ), contattabile tramite: Numero Verde (dall'estero assistenza in lingua italiana); supporto@arcalombardia.it Pagina 17 di 17