PERCORSO FORMATIVO IN LA GESTIONE FINANZIARIA DI UN PROGETTO AI FINI DELLA RENDICONTAZIONE DISPENSA DIDATTICA Criteri per la rendicontazione dei progetti A cura di Giorgio Murtula Ottobre 2006
Costi riconoscibili...3 Beneficiario finale...5 Delega dell attività...5 Note operative...6 I.V.A...8 Storni...8 Tipologie di costi...9 Norme specifiche sul personale del progetto...10 Massimali di costo per il personale...12 Data di decorrenza della ammissibilità delle spese...13 Norme sulla pubblicità del contributo FSE...13 Conservazione dei documenti...14 Libro carico/scarico...14 Rendiconto...15 ASSOCIAZIONE PRONEXUS - Criteri per la rendicontazione dei progetti. 2
Costi riconoscibili I costi da considerare per la rendicontazione, ai sensi del Regolamento CE 1685/2000 così come modificato dal Regolamento CE 448/04, sono ricomprensibili in due categorie Costi reali, cioè un esborso di denaro effettivamente sostenuto da parte del realizzatore. Questo concetto permette anche di distinguere fra spesa sostenuta (che viene esposta nelle certificazione trimestrale anche al fine dello sblocco degli acconti di finanziamento) e spesa impegnata (sulla quale si verifica il rispetto del budget progettuale ma è irrilevante rispetto alla erogazione del contributo pubblico) Non tutti i costi reali sono riconosciuti ai fini del contributo del FSE; non vengono riconosciuti : costi inerenti manutenzioni straordinarie tasse sul reddito interessi debitori e gli oneri meramente finanziari spese legali sanzioni amministrative da parte della Pubblica Amministrazione (es. per ritardato pagamento). Allacciamento di impianti (gas, luce ecc.) Costi figurativi, detti così perché non hanno dato luogo ad alcun esborso di denaro; essi possono essere considerati come una sorte di mancata redditività del bene cui si riferiscono; sono i cosiddetti contributi in natura quali gli immobili utilizzati per l azione o le ore di lavoro prestate gratuitamente per la realizzazione dell intervento o del personale dell impresa che beneficia di un corso. I costi figurativi sono ammessi, in base al regolamento 1685/00, solo se soddisfano precise condizioni (vedi oltre) in particolare quella per la quale il valore possa essere attribuito con idonei processi di revisione contabile e valutazione indipendente (ad es. tariffe fissate da un ordine professionale) In base al documento Costi ammissibili al finanziamento del Fondo Sociale Europeo, l ammissibilità di un costo deve essere riconosciuta attraverso tre fasi successive di verifica : il costo risulta riferibile ad una tipologia non dichiarata inammissibile dalla norma comunitaria di riferimento il costo rispetta i limiti e le condizioni di ammissibilità eventualmente stabiliti dalla normativa comunitaria il costo rispetta i principi generali di ammissibilità stabiliti a prescindere dalla natura e tipologia a cui il costo risulta direttamente riferibile ASSOCIAZIONE PRONEXUS - Criteri per la rendicontazione dei progetti. 3
Affinché un costo sia ammissibile, esso deve essere : pertinente ed imputabile ad azioni ammissibili (anche con riferimento alla localizzazione delle azioni) Le spese connesse ad operazioni possono essere ammesse soltanto se dette operazioni sono parte integrante dell intervento considerato (art. 30 comma 1 del Regolamento 1260/99) cioè rientranti fra le attività ammissibili definite dall art. 3 del Regolamento 1784/99 Pertinente ed imputabile stanno a significare che vi deve essere una logica connessione con l azione (costi diretti) o con la struttura che realizza l azione (costi indiretti quali telefono, fitto locali ecc.); sono pertanto inammissibili rimborsi forfetari in quanto per la loro natura impediscono una trasparente individuazione del legame fra prestazione effettuata e costo per unità di prodotto o servizio. Pertinente è anche la localizzazione geografica dell intervento che, in base alla norma n 12 del Regolamento comunitario 1685/2000, deve essere realizzato nella regione cui l intervento si riferisce, al fine di assicurare che i benefici avvengano in essa effettivo, comprovabile e contabilizzato Il concetto di effettivo implica che il costo sia stato realmente sostenuto e pagato dal soggetto che è titolare del contributo comunitario (il cosiddetto beneficiario finale di cui si dirà più avanti). Nel caso di un partenariato, tutti i partners sono considerati titolari ai fini dell ammissibilità dei costi Rispetto ai costi reali, questi devono essere chiaramente individuabili nella movimentazione di denaro dimostrato dalla copia del bonifico o dell assegno circolare o dalla fattura su cui è apposta la quietanza del fornitore. I costi devono trovare riscontro nella contabilità generale e specifica del soggetto beneficiario del contributo del FSE riferibile temporalmente al periodo di vigenza del finanziamento Il periodo valido per l ammissibilità dei costi decorre dalla data comunicata con lettera della Regione Liguria e termina con la fine del progetto Pertanto i costi sono ammissibili solo se sostenuti in questo arco temporale, ad eccezione di quelli inerenti la progettazione operativa che possono risalire sino alla data di pubblicazione del bando. Sono ammissibili costi contabilizzati successivamente alla data di scadenza dell operazione o del progetto purché chiaramente riferibili al periodo di validità dell intervento ma fatturati successivamente per ragioni non imputabili al realizzatore (ad es. quota annua INAIl, quota del TFR ecc.) ASSOCIAZIONE PRONEXUS - Criteri per la rendicontazione dei progetti. 4
legittimo Il concetto di legittimità fa riferimento al rispetto delle normative; diventa non legittimo, ad esempio, un costo sostenuto in violazione delle norme fiscali (ad es. privi del bollo). contenuto nei limiti autorizzati Il costo deve essere nei limiti e/o parametri stabiliti nelle norme (ad es. circolari ministeriali o documenti programmatori regionali) o nel bando Qualora il costo superi tali limiti e/o parametri, esso sarà ridotto in sede di esame della rendicontazione. Si ricordi che i costi ammissibili si distinguono dai costi riconoscibili in quanto i primi, pur rientrando nella tipologia di costi previsti dai Regolamenti CE 2084/83 art.2, 1685/2000 e 448/2004 nonché dai documenti programmatori del PON Ministero del Lavoro, ed in quanto tali astrattamente ammissibili, potrebbero non essere riconoscibili per motivi formali (non originalità del documento, data del documento, mancato pagamento, ecc.) o sostanziali (incongruenza e incongruità). Beneficiario finale Ai fini dei criteri di ammissibilità dei costi, assume rilevanza il fatto che il pagamento da parte del FSE sono a titolo di rimborso spese effettivamente sostenute e che non è ammesso lucro relativamente all operazione che beneficia del contributo comunitario - da parte del beneficiario finale Ne discende il principio del costo reale che si concretizza nel fatto che i costi sostenuti direttamente dal soggetto realizzatore (e/o dai suoi partners in caso di ATI o ATS) per personale, locali ecc. devono essere quelli effettivamente sostenuti e documentati tramite giustificativi quali buste paghe, contratti d affitto ecc. Il principio dei costi reali non si applica a i fornitori, di beni o di servizi; questi soggetti terzi, pertanto, non sono tenuti a giustificare a loro volta che le prestazioni rese corrispondano ad un rimborso per le spese da loro effettivamente sostenute nella fornitura dei beni o nella erogazione dei servizi. Delega dell attività In base al Regolamento 1685/00 fatta salva l applicazione di disposizioni nazionali più rigorose, le spese relative ai seguenti subappalti non sono ammissibili : ASSOCIAZIONE PRONEXUS - Criteri per la rendicontazione dei progetti. 5
subappalti che contribuiscono ad aumentare il costo di esecuzione dell operazione senza alcun valore aggiunto proporzionato subappalti stipulati con intermediari o consulenti in cui il pagamento è espresso in percentuale del costo totale dell operazione, a meno che tale pagamento sia giustificato dal beneficiario finale con riferimento all effettivo valore dell opera o dei servizi prestati. E assolutamente vietata la delega totale dell attività finanziata. La delega, anche parziale, a terzi della gestione dell azione formativa è vietata e, pertanto, il soggetto gestore non può di norma fare ricorso ad apporti forniti da persona giuridica (Spa, Srl, Sas, Snc ecc.) non espressamente indicata in progetto Non rientra nel divieto di delega l assegnazione di attività ad un partner del progetto; più precisamente non si considera delega l'affidamento della realizzazione delle azioni da parte di un'associazione o consorzio agli associati o consorziati, ovvero da parte di un'impresa ad altra impresa facente parte dello stesso gruppo ai sensi dell art. 2359 codice civile Nel caso in cui nel progetto siano indicati più soggetti attuatori, dovrà essere costituita fra gli stessi un associazione temporanea di scopo o consorzio temporaneo stipulato un accordo di cooperazione. Responsabile a tutti gli effetti dell'intervento formativo è, in ogni caso, il soggetto che riceve il contributo F.S.E. anche per le azioni realizzate dai partners in caso di ATI o ATS. Per maggiore chiarezza non sembra superfluo richiamare le differenze più rilevanti fra soggetti delegati e soggetti associati o consorziati : i soggetti delegati possono operare solo se la delega è stata autorizzata dalla P.A. referente e di norma agiscono a prezzi di mercato; i soggetti associati o consorziati, anche se non coincidono con il titolare del progetto, sono equiparati a quest ultimo configurandosi come soggetti attuatori ed operano a costi reali; i soggetti delegati prestano la loro opera entro limiti qualitativi e quantitativi predeterminati e disciplinati in dettaglio nell atto formale di delega; i soggetti associati o consorziati possono svolgere qualsiasi attività prevista dal progetto approvato; i soggetti delegati devono emettere fattura per la prestazione eseguita con riferimento a quanto previsto nell atto di delega ; i soggetti associati o consorziati, a prescindere dall eventuale obbligo di emissione di fattura, sono tenuti ad esibire in originale i documenti giustificativi dei costi realmente sostenuti ed il loro intervento è fuori dal campo d applicazione dell IVA Non esistono limitazioni per l affidamento di incarichi di collaborazione a persone fisiche purché fornite di partita IVA o con contratto a progetto o sotto forma di prestazione occasionale Note operative ASSOCIAZIONE PRONEXUS - Criteri per la rendicontazione dei progetti. 6
Deroghe al divieto sopra indicato per le persone giuridiche devono essere comunque autorizzate dall Amministrazione referente previa richiesta di autorizzazione motivata; non vale il silenzio-assenso In linea di principio l indicazione delle attività da delegare, la descrizione dettagliata, la motivazione e la richiesta deve avvenire al momento della presentazione del progetto; in casi eccezionali, per esigenze obiettivamente imprevedibili al momento della presentazione del progetto, la delega potrà essere autorizzata nel corso dell attività Le collaborazioni sono ammissibili alle seguenti condizioni: si renda indispensabile l apporto di esperti in specifiche discipline inquadrati in strutture specializzate non altrimenti reperibili sul mercato; si tratti di prestazione avente carattere di occasionalità; l attività venga svolta esclusivamente da titolari, soci o dipendenti della Società I termini e le condizioni della collaborazione (natura della prestazione, durata, corrispettivo, ecc.) risultino precisati in dettaglio nell atto di delega (contratto o convenzione) e nei giustificativi di spesa. Il valore complessivo delle attività delegate non sia di importo superiore al 30%del costo complessivo In nessun caso la delega può riguardare le attività di direzione, coordinamento, tutoraggio Le attività che possono essere affidate, previa autorizzazione, a Società sono : Analisi dei fabbisogni Progettazione dell intervento Studi e ricerche Elaborazioni testi e dispense Selezione ed orientamento Docenze Monitoraggio e valutazione Il soggetto (persona giuridica) deve possedere i requisiti scientifici e le competenze richieste dall'intervento, da documentare in sede di richiesta dell'autorizzazione e non potrà a sua volta delegare ad altri l'esecuzione dell'azione. Gli esperti devono essere inseriti in strutture specializzate in qualità di dipendenti o facendo ricorso a forme contrattuali previste dal DL 276/03 quali il contratto a termine e quello di somministrazione; l incarico dovrà essere preventivamente sottoposto al terzo e da esso formalmente accettato Il costo derivante da deleghe di attività sarà valutato in base ai seguenti principi : essere previsto nelle voci di spesa previste dalla normativa comunitaria e nazionale; essere previsto ed approvato nella richiesta di contributo; essere pari ad un importo che non superi il valore inizialmente approvato; essere giustificato da documenti probatori legalmente idonei; Non sono quindi finanziabili in particolare gli aumenti di costo ingiustificati derivanti da : ASSOCIAZIONE PRONEXUS - Criteri per la rendicontazione dei progetti. 7
subappalti a cascata o ingiustificati, vale a dire che non accrescano il valore del bene o del servizio ed implichino soltanto un aumento del costo; contratti in base ai quali gli importi da pagare sono espressi in percentuale sull importo del finanziamento. I.V.A. Per quanto riguarda l IVA la normativa nazionale e regionale prevede che occorre fare riferimento alla legge 24/12/1993 n.633 rilevando, in via preliminare, che l imposta rappresenta un costo riconoscibile ogni volta che è indetraibile, vale a dire ogni volta che il soggetto è nell impossibilità di recuperarla. In tale caso il costo totale dell'intervento sarà calcolato al lordo di IVA. L attività svolta da un partner a favore di un altro è fuori campo d applicazione IVA Comunque si precisa che con legge 24/12/1993, n. 537 viene stabilito, all'art. 14 comma 10, che " i versamenti eseguiti dagli enti pubblici per l'esecuzione di corsi di formazione, aggiornamento, riqualificazione e riconversione del personale costituiscono in ogni caso corrispettivi di prestazioni di servizi esenti dall' IVA, ai sensi dell'art.10 del D.P.R. 26/10/1972, n 633", ricomprendendoli così nel campo di applicazione dell'imposta sul valore aggiunto. E, pertanto, fondamentale l esibizione del registro delle fatture e della dichiarazione IVA da parte del soggetto gestore. Qualora il soggetto gestore dell attività finanziata, ai sensi dell art.19, 3 comma del D.P.R. n 633/72, determinasse l IVA indetraibile sulla base del pro-rata, rilevando la quota a carico della gestione, dovrà imputarla all attività stessa come onere fiscale di carattere generale ed esporla separatamente nel rendiconto. Le normative di riferimento sono le seguenti: D.P.R. n 633 del 26.10.72 (Istituzione e disciplina dell imposta sul valore aggiunto) ; art.14, comma 10, della Legge n 537 del 24.12.93 (Interventi correttivi della finanza pubblica) ; circolare - Dir. Tasse - del Ministero delle finanze n 57/551034 del 6.12.89 ; circolare Ministero delle finanze n 81/1990 ; circolare Ministero delle finanze n 150/E del 10.8.94. Storni Il vademecum dei costi, edito dal MIUR, prevede che nell ambito di ciascuna iniziativa i soggetti potranno decidere autonomamente storni di spesa da una tipologia di spesa ad un altra se l incremento di ciascuna di esse non supera il 20% del suo valore iniziale Variazioni per percentuali superiori dovranno essere preventivamente autorizzate. Anche in questo caso deve ritenersi NON applicabile il silenzio - assenso ASSOCIAZIONE PRONEXUS - Criteri per la rendicontazione dei progetti. 8
Tipologie di costi I costi riconosciuti per le attività formative, sono generalmente classificati dal Ministero del Lavoro in 4 grandi gruppi (aggregati o macrovoci): Costi di preparazione del progetto che riguardano: B7 progettazione intervento formativo B7 e B9 selezione ed orientamento partecipanti B7 pubblicizzazione corsi B7 elaborazione materiale didattico e FAD B9 formazione formatori Costi di realizzazione che comprendono : B7 e B9 docenza e codocenza B7 e B9 coordinamento B7 e B9 tutorship B6 materiale didattico B7 viaggi allievi B7 viaggi e trasferte docenti e tutor B8 locali ad uso formativo B10.b attrezzature ad uso formativo B7 e B9 prove finali B7 assicurazioni allievi e oneri fideiussori B7 e B9 elaborazione report sull attività B7 e B9 direzione del progetto B7 e B9 valutazione del progetto B7 e B9 Comitato Tecnico B7 e B9 amministrazione, segreteria, costituzione ATS, monitoraggio e certificazione Costi di funzionamento individuati in : B7 B9 Personale amministrativo (contabilità, gestione personale) B6 7-8 - 10 Altri costi di funzionamento ASSOCIAZIONE PRONEXUS - Criteri per la rendicontazione dei progetti. 9
Costi accessori relativi a : B14 indennità/reddito allievi B6 7-9 servizio mensa B7 visite mediche B14 aiuti all occupazione B7-9 servizi di custodia B9 Assistenza al placement B7 9 14 Altro (da specificare) Il MIUR prevede le seguenti 4macrocategorie : 1 Personale docente e assimilato 2 Destinatari 3 Gestione 4 Funzionamento e servizi 5 Detrazione (Tasse d iscrizione,ricavi dalla commercializzazione, donazioni ecc) Si ricordi che i costi per essere considerati ammissibili devono: 1. figurare nell elenco dei Costi previsti in scheda finanziaria per i quali sia stata prevista una spesa anche minima 2. essere strettamente connessi all azione approvata e realizzata; 3. essere giustificati da prove documentali conformi all originale; 4. essere conformi alle leggi contabili e fiscali nazionali; 5. essere registrati nella contabilità generale e specifica del soggetto gestore; 6. essere effettivamente sostenute e imputate in un periodo compreso tra la data di approvazione del progetto e la data di fine corso, ad eccezione delle spese di progettazione e delle spese relative ai consulenti amministrativi. 7. il costo complessivi del progetto per il MIUR è costituito dalla somma delle spese diminuite della somma delle detrazioni (entrate) Norme specifiche sul personale del progetto Premesso che le funzioni di Direzione, il coordinamento ed il tutoraggio non sono delegabili, per esse di norma si può far ricorso a consulenti (soggetti fisici e non giuridici) per apporti contenuti entro la misura del 50% per il coordinamento ed il tutoraggio. Il personale utilizzato per il progetto può essere : - dipendente ASSOCIAZIONE PRONEXUS - Criteri per la rendicontazione dei progetti. 10
- con contratto a progetto - consulente - in posizione di Amministratore o con carica sociale - imprenditore Nel caso in cui il personale utilizzato per progettazione, coordinamento, tutorship e docenza, non si trovi in una posizione di dipendenza dal soggetto gestore ma ricopre all interno dello stesso solo una carica sociale (Presidente, Consigliere d amministrazione, Revisore dei conti, membro di organi collegiali interni), qualunque remunerazione è inammissibile. Ciò vale anche per gli enti a scopo di lucro. Deve ritenersi, infatti, che i titolari di cariche sociali all interno degli enti di formazione professionale, o anche all interno di società cooperative o consorzi, siano impegnati in quanto tali nell azione formativa. Il relativo costo, che non può configurarsi come gettone di presenza né come retribuzione, ma semplicemente come rimborso delle spese effettivamente sostenute, rientra, semmai, nelle spese generali. Tuttavia, l eventuale incarico conferito a persona che rivesta una carica sociale potrà formare costo ammissibile alle seguenti condizioni: 1. l incarico deve essere previsto nel progetto approvato e comunque è subordinato alla preventiva autorizzazione dell Amministrazione Competente 2. l affidamento dell incarico deve essere deliberato dal C.d.A. dell Azienda e conferito nel rispetto delle norme statutarie interne; 3. l incarico deve essere coerente con il possesso di titoli professionali o giustificato da adeguata esperienza professionale rispetto all azione finanziata; 4. deve essere precisata la durata dell incarico; 5. il compenso per l attività affidata non può superare la retribuzione massima esposta e approvata nel progetto esecutivo per gli altri docenti e tale costo, per essere riconosciuto, dovrà essere preventivamente autorizzato dall Amministrazione La docenza impartita dall imprenditore rivolta ai dipendenti dell impresa di cui è titolare è limitata a particolari casi adeguatamente motivati deve essere prevista nel progetto approvato ed è comunque subordinata alla preventiva autorizzazione della Amministrazione erogatrice il finanziamento Il compenso, che non potrà superare quello relativo al più elevato livello esistente nell ambito della propria impresa e deve comunque rientrare nel massimale dei costi del personale (cfr. oltre), deve altresì essere sottoposto a detta autorizzazione. La prestazione, oltre che dal registro didattico, deve essere documentata da dichiarazione di responsabilità sulla durata della stessa. ASSOCIAZIONE PRONEXUS - Criteri per la rendicontazione dei progetti. 11
Massimali di costo per il personale La circolare n 41/2003 del Ministero del Lavoro definisce i massimali di costo riconoscibile per le spese del personale, che viene inquadrato su tre livelli : fascia A : 100,00 ad ora al lordo di Irpef ed al netto di IVA e della quota di contributo previdenziale obbligatorio per attività di docenza. 500,00 a giornata al lordo di Irpef ed al netto di IVA e della quota di contributo previdenziale obbligatorio per attività di consulenza Rientrano in questa fascia : docenti universitari e scolastici, dirigenti della Pubblica amministrazione impegnati come docenti per il settore/materia di appartenenza, funzionari della Pubblica amministrazione impegnati come docenti per il settore/materia di appartenenza, ricercatori senior, dirigenti d azienda, imprenditori, esperti di settore senior e professionisti, con esperienza professionale almeno quinquennale nella materia oggetto di docenza fascia B : : 80,00 ad ora al lordo di Irpef ed al netto di IVA e della quota di contributo previdenziale obbligatorio per attività di docenza 300,00 al lordo di Irpef ed al netto di IVA e della quota di contributo previdenziale obbligatorio per attività di consulenza Rientrano in questa fascia : ricercatori universitari di primo livello funzionari della Pubblica amministrazione impegnati come docenti per il settore/materia di appartenenza ricercatori junior con esperienza almeno triennale di docenza e/o di conduzione/gestione di progetti nel settore di interesse professionisti o esperti con esperienza almeno triennale di docenza e/o di conduzione/gestione di progetti nel settore/materia oggetto della docenza fascia C : 50,00 ad ora al lordo di Irpef ed al netto di IVA e della quota di contributo previdenziale obbligatorio per attività di docenza 150,00 al lordo di Irpef ed al netto di IVA e della quota di contributo previdenziale obbligatorio per attività di consulenza Rientrano in questa fascia : assistenti tecnici professionisti od esperti junior Per il ruolo di tutor, la suddetta circolare prevede : 30,00 ad ora al lordo di Irpef ed al netto di IVA e della quota di contributo previdenziale obbligatorio per i tutor d aula e tutor di formazione aziendale ASSOCIAZIONE PRONEXUS - Criteri per la rendicontazione dei progetti. 12
50,00 ad ora al lordo di Irpef ed al netto di IVA e della quota di contributo previdenziale obbligatorio per la formazione a distanza Per la figura di coordinatore, la circolare del Ministero prevede la possibilità di utilizzo di consulenti di fascia A nei casi in cui l intervento non sia esclusivamente a carattere formativo ma comprenda ad esempio attività di ricerca ecc.; per interventi esclusivamente a carattere formativo i massimali di costo applicabili sono quelli della fascia B o C a seconda della complessità dell intervento intesa come effettiva trasversalità del coordinamento su diverse aree di competenza. In ogni caso l attività di coordinamento dovrà essere rapportata al parametro giornata/uomo. Si ricordi che la Regione o la Provincia possono determinare, nel bando o nei documenti programmatori, massimali differenti Data di decorrenza della ammissibilità delle spese Salvo che per le spese strettamente inerenti la progettazione, da documentare in maniera visibile e verificabile, la data iniziale ai fini della riconoscibilità dei costi generalmente coincide con quella della stipula della convenzione con la Regione/Provincia, o in sua assenza della formale comunicazione di approvazione del progetto Per le spese di preparazione si può risalire sino alla data del bando di apertura termini per la presentazione dei progetti. Si ricordi che le spese di preparazione non ricomprendono l attività di compilazione di formulari. Norme sulla pubblicità del contributo FSE In forza del Regolamento 1159/00 va accuratamente data visibilità della partecipazione del contributo FSE alla realizzazione del progetto. Nello specifico ciò comporta l obbligo di : ASSOCIAZIONE PRONEXUS - Criteri per la rendicontazione dei progetti. 13
utilizzare i loghi dell Unione Europea, unitamente a quelli del Ministero del Lavoro, della Regione Liguria e della Provincia in occasione della pubblicazione di bandi selezione analogamente utilizzare i loghi dell Unione Europea, unitamente a quelli del Ministero del Lavoro, della Amministrazione che eroga il finanziamento (statale e/o regionale) in occasione di attività pubbliche di presentazione dell attività, attività di reclutamento partecipanti, diffusione e/o pubblicazione dei risultati affiggere, fuori e dentro le aule, un cartello - con i loghi dell Unione Europea, del Ministero del Lavoro, e della Amministrazione erogante - con la scritta QUESTO PROGETTO E COFINANZIATO DALL UNIONE EUROPEA Si ricordi che il mancato utilizzo dei loghi può comportare in non riconoscimento della spesa Conservazione dei documenti I documenti contabili vanno conservati presso il titolare (soggetto realizzatore e partners in caso di ATI o ATS) in originale ed in regola con la normativa fiscale e tenuti a disposizione per le verifiche degli organi ispettivi. Libro carico/scarico Ai fini del controllo nell uso del materiale acquisito, è necessaria la tenuta di un registro di carico/scarico. Questo registro, serve a registrare la movimentazione per singolo articolo merceologico e deve avere le seguenti caratteristiche: avere le pagine numerate progressivamente contenere nella prima pagina l indicazione del soggetto realizzatore ed i riferimenti della attività corsuale essere vidimato prima dell utilizzo. Nel registro vanno annotati tutti gli acquisti (sia di materiale che di attrezzature di rapido consumo) nella colonna carico e registrato nella colonna scarico ogni distribuzione ai partecipanti (controprovata dal foglio firmato dai partecipanti) o al corso (materiale di consumo collettivo) o a magazzino (giacente a fine attività). Le registrazioni devono essere contestuali alle movimentazioni, sia in entrata che in uscita, per cui a magazzino devono essere effettuate quale giacenza a fine attività ASSOCIAZIONE PRONEXUS - Criteri per la rendicontazione dei progetti. 14
Rendiconto Il rendiconto è l atto finale dell intervento e va presentato sulla apposita modulistica predisposta dalla Regione e firmato dal rappresentante legale del soggetto realizzatore (in caso di ATI o ATS del capofila) ed è il risultato della somma delle certificazioni trimestrali e della spesa dell ultimo periodo. Possono essere esposte in rendiconto solo le spese effettivamente sostenute, ad eccezione : quote di TFR saldo INAIL (si presenta un accertamento ) imposte e tasse con scadenza successiva alla data di chiusura della rendicontazione quote di ammortamento (da comprovare con il bilancio e libro cespiti) Fanno parte del rendiconto : prospetto (listato) per singola voce di spesa dei costi e dei documenti che attestano il pagamento registro delle presenze in originale fogli stage in originale riepiloghi mensili delle presenze di allievi e docenti, sul modello predisposto dalla Regione dichiarazione a firma del legale rappresentante sul calcolo del costo orario del personale (vedi allegato) dichiarazione a firma del legale rappresentante sul procedimento di calcolo pro quota dei costi di progetto e funzionamento (vedi allegato) dichiarazione a firma del legale rappresentante sulla conformità della documentazione, la veridicità, la non imputazione dei costi ad altri finanziamenti pubblici, la percentuale di in detraibilità dell IVA, l avvenuto pagamento delle ritenute e degli oneri fiscali, previdenziali ed assistenziali per il personale (vedi allegato) Si ricorda che, in caso di imputazione di quote di ammortamento, va allegato anche il bilancio da cui risulti le quote di ammortamento contabilizzate. Il rendiconto va presentato, completo, entro 60 giorni dal termine delle attività. ASSOCIAZIONE PRONEXUS - Criteri per la rendicontazione dei progetti. 15
Macrovoce :Preparazione Argomento : Progettazione Voci : b7 b9 L attività di progettazione dell intervento formativo, ai fini del riconoscimento delle spese, deve rendersi visibile e verificabile e non può essere limitata alla sola compilazione della modulistica L attività ricompresa e rendicontabile consiste in : indagini di mercato connesse con contenuti ed obiettivi del progetto progettazione (descrizione del percorso, contenuti del profilo professionale, metodologia didattica ecc.) incontri e scambi fra gli organizzatori per la messa a punto del progetto Il prodotto dell attività di progettazione si deve pertanto concretizzare in una vera e propria relazione che illustri nel dettaglio la programmazione dell intervento evidenziando le attività svolte, ad esempio ricerche e indagini di mercato, se ritenute necessarie e coerenti con gli obiettivi dell intervento formativo, la descrizione dei lavori per la programmazione del corso, gli eventuali momenti di incontro, di scambio di esperienze fra gli organizzatori, ecc. La relazione suddetta debitamente firmata dal o dai progettisti, oltre ai documenti contabili, costituisce la documentazione obbligatoria da prodursi ai fini della verifica e del riconoscimento delle spese.. Non sono imputabili alla progettazione le attività amministrative rivolte alla domanda di contributo ed alla compilazione della modulistica La progettazione può essere realizzata da personale interno od esterno che opera in forma individuale (consulente) o in forma societaria. In questa seconda ipotesi si consiglia di allegare al progetto la richiesta di autorizzazione per non dar luogo ad interpretazioni che si richiamino al divieto di delega e conseguentemente al non riconoscimento del costo. Qualora l attività venga svolta da: - personale dipendente del soggetto realizzatore, la determinazione della somma rendicontabile risulterà dal calcolo delle ore impiegate nell attività, nel limite massimo di quanto già previsto a progetto, per il costo orario determinato con il metodo di cui al punto relativo al personale docente dipendente. - personale consulente il costo ammissibile a rendiconto è determinato dalle ore impiegate nella prestazione, nel limite massimo previsto a progetto, per il relativo costo orario esposto in fattura Si ricordi che anche per la progettazione vanno rispettati i massimali di costo per il personale consulente - lettera d incarico e accettazione - contratto - fattura e/o parcella con relativa quietanza - relazione firmata del progettista, controfirmata dal responsabile dell Ente ASSOCIAZIONE PRONEXUS - Criteri per la rendicontazione dei progetti. 16
per il personale dipendente - ordine di servizio, nel caso di Aziende, firmato per accettazione - tabella riepilogativa impiego personale dipendente relativa al piano di utilizzo del personale su base annua, al fine di individuare per ciascun soggetto il ruolo svolto nonché il numero di ore impiegate in ciascun corso (solo per Enti di Formazione) - prospetto analitico di determinazione del costo orario, reso con dichiarazione ai sensi del D.P.R. 445 del 28.12.2000 a firma del Legale Rappresentante - relazione firmata del progettista per incontri e scambi - verbali degli incontri eventuali elaborati ASSOCIAZIONE PRONEXUS - Criteri per la rendicontazione dei progetti. 17
Macrovoce :Preparazione Argomento : Selezione-Orientamento Voce : b7 b9 Nella voce rientrano le spese sostenute per la selezione degli allievi (test psicoattitudinali, esami selettivi) e per l orientamento degli stessi. I costi vanno espressi in termini di ore svolte dai membri della commissione Non sono ammessi costi relativi a personale estraneo alla commissione selezionatrice Sono ammessi i costi per l elaborazione dei test psico-attitudinali e per l orientamento degli allievi Tutto il materiale relativo alle prove di selezione deve essere conservato presso la sede del oggetto realizzatore - verbale di selezione dal quale emerga l attività svolta - fattura quietanzata per le ore svolte dal personale consulente per la selezione e/o per la preparazione dei test - per le ore d impegno dei dipendenti quella prevista per il personale dipendente Macrovoce :Preparazione Argomento : Pubblicizzazione corsi Voce : b07 In tale voce rientrano le spese per bandi, manifesti, pubblicità mediante affissione o mass media ecc. che siano chiaramente finalizzate al reperimento degli allievi e alla pubblicizzazione dell iniziativa formativa. Rientrano anche i costi inerenti il personale dipendente e/o consulente utilizzato per tale attività Qualora l intervento formativo non comporti alcuna tassa di iscrizione per i partecipanti, i manifesti per la pubblicità dell intervento stesso sono esenti dal diritto sulle pubbliche affissioni ai sensi dell art. 21, lettera g), del D.L. 15.11.93 n 507 concernente la revisione ed armonizzazione dell imposta comunale sulla pubblicità e del diritto sulle pubbliche affissioni, salvo eventuali nuove normative in merito. Nel caso di pubblicizzazione via Internet, salvo che sia stato appositamente creato un sito, si sconsiglia di imputarne un costo in quanto la dimostrazione di attinenza risulta difficilmente documentabile La spesa va dimostrata con l esibizione di fatture quietanzate nelle quali devono essere indicati il Codice del Corso, il periodo di svolgimento delle attività di pubblicizzazione e l entità dell operazione Si ricordi che occorre rispettare le normative sulla pubblicizzazione del contributo FSE ASSOCIAZIONE PRONEXUS - Criteri per la rendicontazione dei progetti. 18
fattura quietanzata quella prevista per il personale relazione dettagliata del personale sull impegno svolto Macrovoce :Preparazione Argomento : elaborazione materiale did Voce : b07 Per quanto riguarda l elaborazione dei testi didattici, va tenuto conto che il costo di acquisto di eventuali testi disponibili sul mercato è da classificarsi materiale di consumo. In questa sede vanno ricondotti i costi relativi ad opere dell ingegno intendendosi per tali gli elaborati originali concernenti materie specialistiche o specifici approfondimenti del programma d insegnamento, e non comprendono i diritti d autore L autore deve rilasciare, sotto la propria responsabilità, apposita dichiarazione sull originalità dell elaborato. In caso di reiterazione dell intervento il costo è ammissibile solo per la prima edizione; eventuali aggiornamenti o integrazioni devono essere adeguatamente dimostrati. fattura quietanzata quella prevista per il personale relazione dettagliata del personale sull impegno svolto, n ore, materiale elaborato testi e dispense dichiarazione di originalità Macrovoce :Preparazione Argomento : Formazione formatori Voce : b09 Rientra in questa voce l attività erogata da terzi a favore del personale interno impegnato nell attività corsuale Il costo è riconosciuto solo se la formazione formatori è stata espressamente prevista in progetto e nella scheda finanziaria Il costo è riconosciuto compatibilmente con la normativa comunitaria sugli aiuti di Stato Quella prevista per il personale esterno ASSOCIAZIONE PRONEXUS - Criteri per la rendicontazione dei progetti. 19
Macrovoce :Realizzazione Argomento : Docenze e codocenze Voci : b07 e b9 Docenti e codocenti possono essere dipendenti o consulenti senza vincolo alcuno salvo disposizioni diverse esposte nell Avviso di bando Il loro intervento, per le ore d aula, deve risultare dal Registro presenze allievi, con annotazione giornaliera dell orario svolto e dei contenuti della docenza e apposizione della propria firma, che costituisce il documento probatorio delle ore svolte. Le ore extra aula, quale il Collegio docenti, non sono riconosciute se non espressamente previste in sede progettuale. Per le ore stage i docenti sono tenuti ad annotare sugli appositi Fogli Stage l orario della loro attività con apposizione della propria firma Si ricordi che : vanno rispettati i massimali previsti per le differenti fasce di docenza per il personale consulente: 1. lettera d incarico e accettazione 2. contratto 3. fattura e/o parcella 4. relazione per le attività extra aula 5. dichiarazione resa ai sensi del D.P.R. 445 del 28.12.2000 a firma del Legale Rappresentante attestante l avvenuto pagamento delle ritenute d acconto IRPEF e degli eventuali oneri fiscali e previdenziali per il personale consulente per il personale dipendente: 1. ordine di servizio firmato per accettazione 2. tabella riepilogativa impiego personale dipendente relativa al piano di utilizzo del personale su base annua, al fine di individuare per ciascun soggetto il ruolo svolto nonché il numero di ore impiegate in ciascun corso 3. prospetto analitico di determinazione del costo orario, reso con dichiarazione ai sensi del D.P.R. 445 del 28.12.2000 a firma del Legale Rappresentante 4. relazione per le attività extra aula 5. dichiarazione resa ai sensi del D.P.R. 445 del 28.12.2000 a firma del Legale Rappresentante attestante l avvenuto pagamento delle ritenute d acconto IRPEF e degli eventuali oneri fiscali e previdenziali per il personale dipendente ASSOCIAZIONE PRONEXUS - Criteri per la rendicontazione dei progetti. 20