Punto di Accesso PCT e Software di gestione delle buste telematiche Ipotesi di fornitura per Ordine Avvocati di Nola Documento di dettaglio ed offerta della soluzione software di Punto di Accesso per il Processo Telematico dedicata all Ordine degli Avvocati di Nola 1
Abstract... 3 Ambito del Progetto... 4 Descrizione Soluzione Offerta... 5 Dominio secondo livello... 5 Welcome page... 5 Suite QUADRA... 6 Gestione del Fascicolo... 7 Client di Posta Elettronica Certificata... 7 Agenda Legale... 8 Client di Navigazione Polisweb... 8 Servizi aggiuntivi... 8 Pagamento delle spese di giustizia... 8 Architettura e Tecnologia... 11 Architettura... 11 Servizio di manutenzione... 13 Manutenzione Software correttiva... 13 Continuità elettrica e generatori supplementari... 14 Condizionamento e controllo automatizzato della temperatura... 14 Servizio di Backup... 14 Gestione della Sicurezza Informatica... 15 Controllo degli accessi... 16 Sicurezza fisica dei locali... 16 Assistenza e Customer Service... 17 Posta Elettronica certificata... 18 2
Abstract La Società Lextel S.p.A, sulla base delle esigenze rappresentate da codesto Ordine degli Avvocati, ha redatto il presente documento descrivendo in dettaglio le operazioni connesse alla ipotesi di messa in opera della soluzione applicativa denominata Punto di Accesso nell ambito del Processo Telematico con contestuale fornitura del software per la gestione degli atti telematici. Obiettivi principali della fornitura sono la divulgazione nell ambito dei professionisti iscritti all Ordine di tutte le funzioni connesse al Processo Telematico. L ipotesi, come descritto nei paragrafi che seguono, sarà rappresentata, come richiesto, dalla fornitura del progetto Punto di Accesso secondo 2 differenti modalità alternative: la prima che vede la l Ordine degli Avvocati di Nola quale soggetto in convenzione con la soluzione PdA Lextel avvalendosi di opportune personalizzazioni per consentire agli avvocati iscritti di identificarsi con la soluzione. la seconda che vede l Ordine degli Avvocati di Nola quale soggetto certificato a tutti gli effetti e Lextel Spa impiegata come operatore tecnico e/o tecnologico per la corretta operatività del progetto. La soluzione adottata da Lextel per la realizzazione del Punto di Accesso, si basa sull utilizzo di tecnologie e tecniche di sviluppo di business di ultima generazione utilizzate ed operative da tempo sul territorio nazionale. A conclusione di questo breve abstract, avente lo scopo di sintetizzare le caratteristiche principali delle possibili soluzioni offerte e prima di passare ad un più dettagliato esame tecnico della proposta, evidenziamo qui di seguito alcuni degli aspetti più interessanti e più qualificanti del progetto. Sotto il profilo funzionale: Progetto applicativo certificato e conforme alle regole tecniche emanate dal Ministero di Giustizia in materia di Processo Civile Telematico; QUADRA Applicativo per la gestione dei fascicoli e degli atti Processo Civile Telematico integrato all interno del PdA; Funzionalità relative al pagamento telematico delle spese di giustizia (vedi pagamento del contributo unificato e delle copie degli atti processuali); Nei paragrafi successivi si approfondisce la soluzione proposta. 3
Ambito del Progetto Il Processo Telematico è il progetto del Ministero della Giustizia che si pone l'obiettivo di automatizzare i flussi informativi e documentali tra utenti esterni (professionisti) e Uffici Giudiziari relativamente ai processi secondo le regole tecnico-operative. Le regole tecnico-operative emanate dal Ministero della Giustizia in materia di Processo Telematico, descrivono e stabiliscono in maniera puntuale il ruolo degli attori del progetto Gli attori del PCT sono: Professionista; Punto di Accesso Certificato dal Ministero della Giustizia; Gestore di PEC; Ufficio Giudiziario. Gli attori, secondo le regole tecniche, sono posti lungo un segmento che vede agli estremi i due soggetti coinvolti nell apertura di un procedimento e nella custodia degli atti e di tutte quelle informazioni riconducibili agli atti stessi. Detti soggetti sono: il Professionista e l Ufficio Giudiziario. Sempre per le regole tecniche, la sicurezza nelle comunicazioni tra i due soggetti suddetti, è garantita dal Punto di Accesso e dal Gestore di Posta Elettronica Certificata che di fatto sono le applicazioni attraverso le quali transitano i flussi informativi da e verso i Professionisti e da e verso gli Uffici Giudiziari. Secondo le regole tecniche emanate in materia di Processo Civile Telematico, il Punto di Accesso è l unico soggetto autorizzato ad eseguire l autenticazione dei soggetti abilitati esterni (professionisti) e fornisce loro i servizi di connessione e consultazione al SICID ed al SIECIC. Il Punto di Accesso è un sistema informativo in grado di fornire ai soggetti abilitati i servizi di consultazione dei registri degli Uffici Giudiziari e di trasmissione telematica degli atti verso gli stessi uffici. Il sistema prodotto da Lextel SpA è certificato dal Ministero della Giustizia in quanto operante in conformità ai requisiti tecnici previsti. La certificazione è stata ottenuta da Lextel in data 14 novembre 2007 (riferimento certificazione M_DG dgo07.14112007.0036390.u) a seguito della visita ispettiva eseguita dalla commissione nominata dalla Direzione Generale dei Sistemi Informativi Automatizzati del Ministero della Giustizia in data 8 novembre 2007. 4
Descrizione Soluzione Offerta Lextel Spa offre la convenzione all Ordine degli Avvocati di Nola per consentire, a tutti i propri iscritti, l utilizzo della propria soluzione tecnologica di Punto di Accesso, composta di software, middleware ed hardware, già certificata dal Ministero della Giustizia. In questa soluzione Lextel SpA rimane titolare e responsabile della fornitura nei confronti dell utente finale. Al fine di agevolare l esperienza dell utente e far si che lo stesso si identifichi nell ambito della propria organizzazione professionale, sono previste le seguenti attività: Allestimento di un dominio di secondo livello; Allestimento di una Welcome Page personale dedicata e personalizzazione della stessa attraverso una grafica condivisa; Integrazione della Suite QUADRA ; Servizi Aggiuntivi. Dominio secondo livello Lextel si impegna a fornire le operazioni di registrazione del dominio internet di secondo livello su cui esporre il Punto di Accesso. In questa modalità l Ordine è in grado di fornire al progetto un forte identità ed una facilità di riconoscimento di tutte le informazioni connesse. Il dominio creato sarà ad esempio: http://avvtorreannunziata.accessogiustizia.it Welcome page Lextel provvederà all allestimento di una home page personalizzata per l ordine da esporre sul dominio di cui al paragrafo precedente. La Welcome page, esclusivamente preparata per l ordine, avrà degli elementi grafici distintivi dell Ordine stesso e ciò al fine di fornire una precisa identità al progetto. 5
Suite QUADRA Nella soluzione suddetta è compresa la fornitura della suite QUADRA Soluzione Processo Civile Telematico che di fatto costituisce la soluzione completa per la gestione dei fascicoli di studio ivi comprese tutte le funzionalità relative alla preparazione degli atti utili alla trasmissione telematica verso l Ufficio Giudiziario di competenza. Sotto il profilo funzionale QUADRA : è un applicazione web based e fruibile pertanto attraverso un collegamento internet; Non necessita di installazione di alcun componente sulla macchina client sulla quale si trova a funzionare; E cross browser. E compatibile con qualsiasi browser di navigazione web (Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome, Safari) e questo la rende utilizzabile in qualunque ambiente operativo. Oltre alle classiche funzionalità di preparazione della busta conforme alle specifiche PCT, QUADRA costituisce uno strumento per la completa gestione del fascicolo e dei rapporti tra avvocato ed Ufficio Giudiziario; Consente la corretta gestione dei messaggi della propria Posta Elettronica Certificata. QUADRA Soluzione processo Civile Telematico è un marchio registrato di Lextel S.p.A. Quadra è un applicazione che consente all avvocato di usufruire di una serie di moduli applicativi i quali cooperano tra loro per fornire un ambiente omogeneo di informazioni gestite in modo sicuro. I principali moduli applicativi sono: 1. Gestione del Fascicolo 2. Client di Posta Elettronica Certificata 3. Agenda Legale 4. Client di navigazione Polisweb 6
Gestione del Fascicolo La gestione del fascicolo consente all avvocato di creare e gestire nel tempo i fascicoli giudiziali e extragiudiziali del proprio studio acquisendo attraverso dei form controllati: schede anagrafiche delle parti, documenti e tutte quelle informazioni che si dimostreranno utili alla corretta tenuta del fascicolo stesso ed anche alla preparazione della busta di PEC da spedire ad un determinato Ufficio Giudiziario. Il processo, che dalla redazione dell'atto arriva all'invio dello stesso, attraversa diverse fasi e passaggi che si possono sinteticamente distinguere: Acquisizione dei dati nel tempo; Acquisizione degli Allegati nel tempo; Trasformazione nel formato previsto (.xml); Sottoscrizione digitale; Imbustamento; Cifratura delle buste; Invio delle buste; Alcuni di questi passaggi sono assolutamente trasparenti per l'avvocato in quanto QUADRA esegue tali operazioni automaticamente senza che l'avvocato debba intervenire. L applicazione assiste inoltre l avvocato nell apposizione della firma digitale e nella creazione della busta telematica che potrà essere inviata all UU.GG. nell ambito del Processo Telematico. I punti di forza di QUADRA sono legati alla logica di progettazione dell applicazione stessa. Essendo un applicazione web, questa può essere utilizzata senza condurre alcun tipo di installazione sul client che la utilizza, è sempre aggiornata e non ha bisogno di patch o upgrade che al contrario vengono condotti centralmente dal personale specializzato. Client di Posta Elettronica Certificata All interno della QUADRA viene reso disponibile un Client di Posta Elettronica Certificata con logica applicativa in grado di filtrare, interpretare ed ordinare tutti i flussi provenienti o diretti verso destinatari del Processo Civile Telematico. Lo scopo del Client di Posta è quello di poter disporre di logica applicativa in grado di leggere quei messaggi afferenti al Processo Telematico e di estrarre informazioni e documenti da salvare automaticamente all interno del fascicolo relativo. Nonostante la forte propensione a gestire i flussi comunicativi del Processo Civile Telematico, il Client di posta Elettronica Certificata consente la gestione completa della posta. L utente viene messo nelle condizioni di poter sviluppare delle regole di ricezione della posta, applicare filtri per la conservazione, creare cartelle dove conservare la posta stessa. 7
Agenda Legale L agenda legale resa disponibile all interno di QUADRA è una strumento semplice ed efficace per gestire: Udienza, Attività ed Appuntamenti vari. La sua interfaccia user friendly ed il suo collegamento con la gestione del fascicolo consente di poter saltare agevolmente dagli appuntamenti al fascicolo per avere l elenco delle informazioni e dei documenti dello stesso, immediatamente disponibili. L Agenda legale possiede un potente motore di sincronizzazione delle udienze con Polisweb. Avviando le funzionalità di sincronizzazione, l utente avrà a disposizione la possibilità di selezionare l Ufficio Giudiziario di riferimento ed importare i dati riportati nell agenda eventi di Polisweb. Client di Navigazione Polisweb Il client di navigazione Polisweb consente all avvocato di poter consultare i registri di cancelleria dei vari Uffici Giudiziari. La navigazione è consentita sia nella sezione Polisweb PCT in quei tribunali dove il Processo Telematico è già attivo anche solo parzialmente, e nella sezione Polisweb nazionale in quei Tribunali dove il PCT non risulta ancora avviato. Servizi aggiuntivi Oltre alle funzionalità strettamente connesse ad un Punto di Accesso PCT, il progetto Lextel è in grado di innestare anche altri canali comunicativi e di servizio. Nei paragrafi che seguono vengono descritti quelli che attualmente risultano pienamente operativi. Pagamento delle spese di giustizia Con l avvio del Processo Civile Telematico nasce l esigenza da parte dei professionisti di pagare telematicamente le spese della giustizia quali diritti di copia e contributo unificato. Lextel di concerto con Banca Sella (leader dei pagamenti nell e-commerce e nella relativa messa in sicurezza) ha eseguito l analisi tecnica per rendere telematica la transazione economica delle spese. Più in generale, il flusso dei pagamenti delle spese di giustizia può essere generalizzato e creare così una procedura unica per tutti I pagamenti. 8
Il flusso del pagamento delle spese di giustizia avviene sostanzialmente attraverso un segmento che tocca quattro differenti punti ognuno dei quali identifica un attore diverso. Figura 1 - Attori coinvolti nel flusso Il flusso passa dall autorizzazione al pagamento da parte del Professionista, transita per il Punto di Accesso che espone un portale di ecommerce che esegue fisicamente l addebito nella forma desiderata dal professionista stesso, giungendo quindi all intermediario finanziario (Banca) che attraverso il CBI accredita il denaro presso la Tesoreria dello Stato. Il flusso inoltre prevede la generazione ed il contestuale rilascio di un documento di quietanza (firmato digitalmente) utilizzabile come titolo dimostrativo non ripudiabile dell avvenuta transazione. Il sistema di ecommerce provvede ad archiviare sul proprio database tutti i dati definiti del professionista, registrando altresì la data e l ora dell operazione ed attribuendo un identificativo univoco all operazione. Al professionista verrà consentito di accedere al cruscotto dei pagamenti fornendo la possibilità di consultare tutte le operazioni eseguite e fornendo inoltre la possibilità di ottenere in qualsiasi momento una copia della quietanza di pagamento. Strumenti di selezione per data, per UG adito e per importo consentiranno di restringere la visualizzazione delle informazioni nel caso in cui le operazioni eseguite nel tempo fossero molte. 9
La Banca è in grado eseguire la disposizione economica in tempi molto brevi. Ciò le consente di: predisporre un flusso di dati in formato XML che riporta gli estremi dell avvenuta disposizione; garantirne il contenuto; inviarlo al sistema di ecommerce affinchè lo possa firmare digitalmente e quindi renderlo disponibile al professionista che ha innescato le operazioni di pagamento L esito dell operazione eseguita dalla Banca viene inoltrato inoltrato su protocollo sicuro al sistema di ecommerce con l annessa definizione del CRO dell operazione stessa. Al ricevimento della quietanza definitiva il sistema di ecommerce provvede: ad archiviare il file; ad aggiornare lo stato della stessa all interno del cruscotto dei pagamenti (interfaccia web); a rendere disponibile per il professionista il file XML firmato per il download; a generare un documento PDF che attesta la quietanza definitiva. Questo documento viene prodotto al solo scopo di rendere leggibile per il professionista il titolo di pagamento definitivo. 10
Architettura e Tecnologia L architettura di progetto è basata su Java 2EE. Java2 Enterprise Edition è la proposta architetturale per la realizzazione di applicazioni enterprise Web oriented, appoggiandosi a tecnologie legate al mondo Java, che sono Java, Servlet, JSP (Java Server Pages), EJB (Enterprise Java Beans). I servizi applicativi del Portale vengono suddivisi in due parti: Un insieme di servizi di base, di uso generale e necessari al funzionamento di tutte le componenti; tra questi ci sono ad esempio: gestione dello startup del sistema, organizzazione del logger, modalità di aggancio alle basi dati, eccetera. Tra questi servizi sono previsti anche dei framework per standardizzare e facilitare il passaggio di informazioni tra la parte web e l application server: le richieste in arrivo alle servlet potranno così seguire un percorso comune per la propagazione all application server. Le applicazioni vere e proprie. Ogni applicazione si occupa di realizzare una serie di servizi ed è indipendente dalle altre parti. Per la realizzazione delle funzionalità può appoggiarsi ai servizi di base ed eventualmente dialogare con altre applicazioni. Architettura L'architettura del progetto si basa sul disegno progettuale di sistema distribuito. Da un punto di vista prettamente legato all'utilizzo delle funzionalità, il Punto di Accesso è una applicazione web accessibile attraverso un browser di navigazione web. HTTPS HTTP SERVER Applicazione Utente Lo svolgimento delle varie azioni da parte dell utente portano quindi ad una navigazione delle varie pagine dell applicazione. 11
L architettura di riferimento per l applicazione è organizzata a n livelli, che principalmente si dividono in 3 livelli logici: Lo scopo di questa suddivisione è quello di mantenere divise le competenze dei tre livelli, in modo da svincolare ogni uno dagli altri. Nel caso avvengano variazioni, ad esempio, nella parte di presentazione è possibile lasciare inalterate le parti restanti e modificare solo la visualizzazione delle informazioni. Il layout si trova separato dalla implementazione e dalla gestione del database. L infrastruttura hardware è quindi costruita tenendo in considerazione detta suddivisione: Server Web Application Server DB Server Tutti I livelli sono clusterizzati. 12
Servizio di manutenzione L organizzazione tecnico-operativa della Società Lextel è demandata al Settore Tecnico composto da varie risorse con diversi livelli di preparazione, il quale oltre a gestire e manutenere tutte le attività connesse alla gestione dei servizi telematici che la Società fornisce ai suoi clienti, sviluppa e realizza progetti per conto terzi. Il settore conta perciò diversi profili professionali quali: analisti, grafici, progettisti, programmatori e sistemisti che gli permettono di sviluppare i progetti realizzativi in ogni sua fase, dalla analisi preliminare sino alla completa realizzazione e messa in esercizio di progetti complessi. Manutenzione Software correttiva Il servizio di Manutenzione sarà fornito da Lextel, relativamente al progetto, a partire dalla data di collaudo e fino alla scadenza contrattuale. Nel contesto della presente proposta di fornitura, il servizio di manutenzione va anche inteso come possibilità di interventi sul software in regime di garanzia e contempla quindi la gestione delle non conformità alle specifiche, le variazioni della piattaforma tecnologica, la disponibilità di nuove release. Nell ambito del servizio di manutenzione, infatti, Lextel garantirà la disponibilità delle più recenti release dei prodotti oggetto della fornitura e garantirà il costante allineamento e compatibilità dei diversi release alle specifiche tecniche vigenti emanate dal Ministero della Giustizia. La manutenzione correttiva è volta a rimuovere le cause e gli effetti dei malfunzionamenti delle procedure e dei programmi ed è innescata da impedimenti all esecuzione dell applicazione o da differenze riscontrate tra l effettivo funzionamento del software applicativo e quello atteso, previsto dalla relativa documentazione oppure, nei casi di carenza di documentazione, per regole di correttezza, buona fede e ragionevolezza tecnica. Si può trattare di malfunzionamenti generati da errori di codifica oppure da errori commessi nelle fasi alte del ciclo di vita, come l analisi e la progettazione. La Manutenzione Correttiva è, quindi, mirata ad eliminare malfunzionamenti ed al ripristino delle funzionalità previste dalle procedure. Anche i malfunzionamenti le cui cause non sono imputabili a difetti del software applicativo, bensì a errori tecnici, operativi o di integrazione con altri sistemi (quali ad esempio: uso improprio delle funzioni, interruzione del collegamento di rete etc.), possono comportare un attività per il Servizio di Manutenzione Correttiva consistente nel supporto nella diagnostica sulla causa del malfunzionamento e nell eventuale indirizzamento alle strutture di competenza. 13
Continuità elettrica e generatori supplementari Tutte le apparecchiature del Data Center di Lextel sono collegate alla rete elettrica attraverso gruppi di continuità che consentono di mantenere l'alimentazione in caso di interruzione dell'erogazione dell'energia elettrica da parte del fornitore. In caso di assenza dell'alimentazione per pochi cicli, intervengono automaticamente delle batterie tampone in grado di mantenere la continuità elettrica; per dare un'indicazione del dimensionamento delle batterie, queste sono in grado di sopportare l'attuale carico complessivo di tutte le apparecchiature per circa un'ora. Se l'assenza di alimentazione si protrae per più di pochi secondi, vengono automaticamente avviati dei gruppi elettrogeni che iniziano a fornire l'alimentazione al gruppo di continuità. Condizionamento e controllo automatizzato della temperatura Tutte le apparecchiature del Data Center di Lextel sono collocate in locali dotati di condizionamento e controllo automatizzato della temperatura; il sistema di condizionamento viene gestito centralmente dalla Sala Controllo, la quale può intervenire tempestivamente a fronte di variazioni impreviste di temperatura. Servizio di Backup Lextel eroga il servizio di gestione del backup su apparati a nastro di proprietà, utilizzati in modo condiviso dalle diverse piattaforme presenti all'interno del CED. Lextel è dotata delle più moderne infrastrutture per l'esecuzione di salvataggi su nastro dei contenuti dei dischi. Per la gestione di tali attività viene utilizzata una soluzione di Sun Microsystem composta da Server Sun Solaris su cui opera Sun StorageTek Enterprise Backup Software per il governo di tre moduli Tape Library Sun StorageTek SL500 Modular Library System. Le politiche di backup prevedono salvataggio su nastro A caldo per i dati ospitati in Database con frequenza settimanale, con opzioni di salvataggio giornaliero incrementale, per i contenuti del disco del server (FileSystem) Il tempo di ritenzione di un salvataggio è normalmente settimanale e può essere eventualmente adattato ad esigenze particolari. Il servizio comprende la possibilità di restore di file system, a fronte di problemi hardware sui dischi. 14
Gestione della Sicurezza Informatica I sistemi e le reti di Lextel sono connessi ad Internet in modo controllato da sistemi firewall che consentono di suddividere la connessione in aree a sicurezza progressivamente maggiore: rete Internet, reti DMZ (Demilitarized Zone), Reti Interne. Tutto il traffico che fluisce tra le varie aree è sottoposto ad accettazione da parte del firewall, sulla base di un set di regole stabilite. Le regole definite sui firewall vengono progettate in base ai principi di "default deny" (quanto non è espressamente permesso è vietato di default, ovvero, le regole consentiranno solo quanto è strettamente necessario al corretto funzionamento dell'applicazione) e "defense in depth (vengono organizzati livelli successivi di difesa, prima a livello di rete, tramite successive barriere firewall, ed infine a livello di sistema). La definizione delle politiche di accesso relativamente al servizio offerto sono definite, nel rispetto dei vincoli imposti dalle politiche stabilite dalle regole tecniche definite dal Ministero della Giustizia in ambito Processo telematico. La gestione e l'implementazione delle regole di sicurezza dei firewall sono a carico di Lextel. I sistemi firewall Lextel sono configurati in alta affidabilità, ovvero sono formati da coppie di macchine indipendenti, collegate tra loro, e gestite, tramite appositi software, in modo che in caso di guasto di una delle macchine, il traffico venga dirottato sulla macchina di backup. Tutte le procedure di sicurezza (fisiche e logiche) adottate da Lextel sono riportate nel Piano della Sicurezza redatto dal Responsabile della Sicurezza e conservato presso i locali di Lextel. Il documento denominato Piano della Sicurezza è uno dei documenti obbligatori da produrre nel processo di certificazione del progetto Punto di Accesso. I principi che ispirano le linee guida adottate per la sicurezza fisica e logica sono: bilanciamento tra gravità dei rischi e livello delle protezioni; garanzia d'individuazione precoce di una violazione di sicurezza; procedure di escalation rapida del problema sino ai vertici dell'organizzazione per facilitarne la presa in carico e la correzione; responsabilità dell esercizio e dei controlli interni di sicurezza affidate a persone distinte e collocate nella struttura organizzativa in modo tale che il responsabile dell esercizio non possa influire sulla carriera/retribuzione del responsabile dei controlli interni di sicurezza; adeguatezza delle procedure per l accertamento della qualità delle verifiche effettuate dal responsabile dei controlli interni di sicurezza sull operato del team di gestione; possibilità di individuare sempre, inequivocabilmente, in un apposito activity log file, l autore di una qualsiasi operazione, di cui è garantita, al di là di ogni dubbio, l integrità di questo log file e la sua disponibilità nel tempo per il periodo concordato; 15
architettura di sistema e componenti HW e SW fail safe, tali cioè che ogni loro malfunzionamento o messa fuori operazione non comporti una diminuzione della sicurezza di esercizio, anche se può comportarne la momentanea interruzione eventualmente anche attraverso una deliberata messa fuori uso della particolare apparecchiatura interessata; possibilità di ripristinare sempre il sistema di fronte a guasti od eventi, naturali o dolosi, allo stato in cui si trovava, prima del verificarsi dell evento stesso; garanzia dell integrità del SW, ad ogni livello, dal sistema operativo alle applicazioni, e dei relativi file di configurazione e controlli periodici sull aggiornamento continuo del HW e del SW, all aggiornamento delle varie patches distribuite dai fornitori; procedure per l effettuazione delle operazioni su dati e componenti critiche che prevedano la compresenza di due persone con responsabilità distinte o una doppia chiave; programma di test di penetrazione, sia interna che esterna, effettuati periodicamente, con frequenza definita; revisione periodica programmata del Piano per la Sicurezza con valutazione congiunta delle eventuali violazioni di sicurezza intervenute e individuazione di provvedimenti correttivi e preventivi. Controllo degli accessi La sala CED, dove si trovano i dispositivi hardware e software dei diversi sistemi di Lextel, la sala di controllo dell edificio e la sala controllo operativo sono accessibili solo mediante utilizzo di badge autorizzato. Sicurezza fisica dei locali Lo stabile Lextel è sorvegliato da personale specializzato 24 ore al giorno; la sala CED, dove si trovano i dispositivi hardware e software dei diversi sistemi di Lextel, la sala di controllo dell alimentazione elettrica, del condizionamento e la sala di monitoraggio dei sistemi di sicurezza installati, è accessibile solo mediante utilizzo di badge autorizzato. Le porte sono dotate di allarmi a contatti magnetici. 16
Assistenza e Customer Service Il Presidio di Help Desk assicura agli utenti il servizio di assistenza di I livello, l assistenza all uso delle componenti dei sistemi applicativi e la risoluzione dei problemi connessi con il loro utilizzo. Il Presidio di Help Desk si occupa: della risoluzione di tutti gli interventi classificati come consulenza e assistenza formativa; raccogliere e catalogare le eventuali richieste di manutenzione correttiva, migliorativa, adeguativa o evolutiva; provvedere a smistare le suddette richieste al team di manutenzione applicativa; informare l utente finale (in generale l Amministrazione) sullo stato della propria richiesta. L Help Desk è ubicato fisicamente nei locali della sede di Lextel Spa. Si compone di 20 risorse che secondo turni stabiliti offrono il servizi di assistenza coordinati da un Responsabile del Servizio e due Team Leader i quali hanno il compito di monitorare il corretto andamento del servizio e di far si che il livello del servizio non scenda sotto la soglia minima consentita. Ciascun membro del personale tecnico adibito al Presidio di Help Desk, nell assolvere ai servizi di assistenza, segue delle precise procedure di ingaggio per farsi carico dell inconveniente segnalato. Nello svolgimento delle sopradette mansioni si serve di una postazione di lavoro composta da un Personal Computer: collegato alla LAN aziendale per consentirgli di navigare all interno delle applicazioni assistite; collegato al web per consentirgli la navigazione in internet; collegato al software di gestione del Contact Center; inoltre la dotazione comprende un apparecchio telefonico ed una cuffia integrata completa di microfono abilitato al trasferimento di chiamata, deviazioni, accesso a rubriche, suoneria, attesa musicale o mute, vivavoce. 17
Posta Elettronica certificata 1. Caratteristiche PEC è l'acronimo di Posta Elettronica Certificata: è un sistema di "trasporto" di documenti informatici che presenta delle forti similitudini con il servizio di posta elettronica "tradizionale", cui però sono state aggiunte delle caratteristiche tali da fornire agli utenti la certezza, a valore legale, dell invio e della consegna (o meno) dei messaggi e-mail al destinatario. Il termine "certificata" si riferisce al fatto che il gestore del servizio rilascia al mittente una ricevuta che costituisce prova legale dell avvenuta spedizione del messaggio ed eventuali allegati. Allo stesso modo, il gestore del destinatario invia al mittente la ricevuta di avvenuta consegna. I gestori certificano quindi con le proprie "ricevute": - che il messaggio è stato spedito - che il messaggio è stato consegnato - che il messaggio non è stato alterato Se il mittente dovesse smarrire le ricevute, la traccia informatica delle operazioni svolte, conservata dal gestore per 30 mesi, consente la riproduzione, con lo stesso valore giuridico, delle ricevute stesse. 2. Nome dominio Il dominio su cui saranno rilasciate le caselle di posta elettronica certificata sarà quello già scelto dal Consiglio dell Ordine: il dominio stesso dell Ordine già certificato e diffuso tra gli iscritti; es.: arturo.rianna@pecavvocatinola.it 3. Modalità di attivazione L Ordine fornirà alla società Lextel SpA l elenco degli iscritti con le seguenti informazioni obbligatorie: Nome, Cognome, Codice Fiscale, indirizzo di posta elettronica. 4. Applicazioni La PEC grazie alle sue intrinseche caratteristiche di sicurezza è lo strumento ideale per l invio di documenti, dalla cui consegna deriva l opponibilità a terzi. Dal punto di vista funzionale questo strumento va a sostituire definitivamente la raccomandata A/R, comporta quindi non solo un vantaggio pratico, ma anche un risparmio economico non indifferente. 18
Da sottolineare che i vantaggi economici, in caso di sottoscrizione collettiva, non si riflettono solo sugli iscritti, ma anche sull Ordine Forense stesso, che non è più tenuto a servirsi del costoso ed obsoleto strumento della Raccomandata A/R per le comunicazioni ai suoi iscritti. 5. Vantaggi pratici L offerta della Posta Elettronica Certificata di si rivolge a tutti coloro che hanno l'esigenza di inviare e ricevere messaggi o allegati in modo sicuro, con attestazione di invio e consegna, comodamente dal proprio pc senza code o lunghe attese. 6. Vantaggi economici Paragonando la Posta Elettronica Certificata ai tradizionali strumenti di comunicazione quali fax o raccomandate è evidente il risparmio che si può ottenere dato che il costo della PEC è fisso e non dipende dalla quantità o dimensione dei messaggi spediti o ricevuti. 7. Sicurezza Il servizio utilizza i protocolli sicuri POP3s, IMAPs, SMTPs ed HTTPs. Tutte le comunicazioni sono protette perché crittografate e firmate digitalmente. Per questo si ha sempre la certezza che i messaggi inviati o ricevuti non possano essere contraffatti. 8. Assistenza L abbonamento al servizio permette di usufruire del servizio di Service Desk telefonico, operativo dal Lunedì al Venerdì dalle 9,00 alle 13,30 e dalle 14,30 alle 19,00, via mail o chat. Tutte le Caselle di Posta Elettronica Certificata distribuite da Lextel SpA si intendono complete di tutti i servizi aggiuntivi, ma necessari, di seguito riportati: - Servizio Aperto: la casella può ricevere/inviare mail da indirizzi di posta elettronica tradizionale. - SMS di notifica: tutti i giorni, in un orario impostato dall avvocato, gira un task (programma automatico) che legge tutte le Caselle di PEC e, nel caso in cui sia presente almeno un messaggio non letto nella casella certificata (ed inviato da altro indirizzo certificato), invia un SMS di notifica al numero di cellulare scelto dall avvocato. 19
- Archivio di sicurezza: è un vero e proprio backup del contenuto della mail (testo ed allegati) che va oltre gli obblighi di legge relativi solo ai cosiddetti LOG (mittente, destinatario, data, ora, oggetto della mail). Dimensione: 1 GB aggiuntivo alla Casella PEC. - Assistenza telefonica: su tutti i servizi dalle 09:00 alle 13:30 e dalle 14:30 alle 19:00 dal lunedì al venerdì. - Dominio dell Ordine personalizzato e certificato: ad esempio: arturo.rianna@pecavvocatinola.it - Personalizzazione del sito di web mail: vedi sito già realizzato, in uso e mantenuto da Lextel SpA: http://postacertificata.pecavvocatinola.it Giova ripetere che: >> Client PEC Permette ai professionisti di utilizzare la propria casella di posta elettronica certificata arricchita di funzioni specifiche per il Processo Telematico. Queste nuove funzioni semplificano la comunicazione con il gestore PEC del Ministero della Giustizia: è possibile effettuare il deposito di un atto attraverso una semplice procedura che provvederà ad archiviare in modo razionale le relative comunicazioni di Cancelleria. La configurazione della propria pec in Quadra nelle modalità In Quadra o Inoltra Quadra permette di continuare ad utilizzare la Pec fuori da Quadra con qualunque strumento o dispositivo, sia esso fisso o mobile, avendo il vantaggio di mantenere all interno di Quadra una copia dei messaggi e tutte le informazioni per una corretta gestione dei fascicoli. 20