ELENCO DELLE REVISIONI Revisione Data Descrizione 0 21/06/06 Emissione 1 27/09/06 2 02/10/06 3 20/10/08 Aggiunti riferimenti per contattare Dr. Achille Tonani e Dr. Beniamino Marinoni Aggiunto termine per risposta a reclamo etico e precisato dove sono le cassette SA8000 e cosa fare nel caso venga presentato un reclamo anonimo. Modificato indirizzo e denominazione del SAI per presentazione reclamo etico-sociale. SOMMARIO DEI CAPITOLI 1. SCOPO... 2 2. CAMPO DI APPLICAZIONE... 2 3. ENTI INTERESSATI... 2 4. MODALITA OPERATIVE... 2 4.1 RIFERIMENTI INIZIALI... 2 4.2 COMPILAZIONE A CURA DELLA PARTE INTERESSATA... 3 4.3 COMPILAZIONE A CURA DEL BNP... 3 4.4 RECLAMI E SEGNALAZIONI DA PARTE DEL PERSONALE... 4 4.5 RECLAMI E SEGNALAZIONI DA ALTRE PARTI INTERESSATE... 6 5. ALLEGATI... 6 Emesso: RSGSA Approvato:DGR Revisione: 3 Data di emissione: 20/10/08 Pagina 1/6
1. SCOPO Implementare e mantenere un sistema per garantire l emissione di reclami o segnalazione per aspetti etici e sociali. 2. CAMPO DI APPLICAZIONE Questa procedura è applicata nel qual caso una parte interessata individui i presupposti per emettere un reclamo per scostamenti etici. 3. ENTI INTERESSATI DGR RSGSA RLSA. 4. MODALITA OPERATIVE 4.1 RIFERIMENTI INIZIALI BNP al fine di assicurare a tutte le Parti Interessate di poter contribuire attivamente al miglioramento del Sistema di Gestione per la Responsabilità Sociale, ha predisposto un sistema di comunicazione per la gestione delle segnalazioni inerenti l'applicazione della norma SA 8000. Il reclamo è uno strumento messo a disposizione degli utenti del BNP per segnalare eventuali disfunzioni nei servizi ricevuti. Un osservazione e un suggerimento sono indicazioni fornite dagli utenti tese a segnalare eventuali aree di miglioramento nella fruibilità dei servizi erogati. Le suddette segnalazioni possono essere inoltrate all'azienda per iscritto, per e-mail o mediante una comunicazione scritta da inviare all attenzione del RSGSA Pierivano Cherubini: Via mail a: p.cherubini@bancoprova.it Via fax al n : +39.030/ 8911543 Emesso: RSGSA Approvato:DGR Revisione: 3 Data di emissione: 20/10/08 Pagina 2/6
Via posta ordinaria: Banco Nazionale di Prova armi Via Mameli 23 25063 Gardone Val trompia (BS) Tutte le segnalazioni, purché sottoscritte e/o contenenti riferimenti oggettivi, saranno registrate ed analizzate al fine di attivare, ove possibile, un'azione riparatrice (del singolo caso) o correttiva (per evitarne il ripetersi) e verificarne poi l'esito. 4.2 COMPILAZIONE A CURA DELLA PARTE INTERESSATA Qualunque parte interessata può aprire il reclamo scaricando l apposito modulo M808 sa Reclamo Etico Sociale dal sito internet www.bancoprova.it, o chiedendo la scheda a RSGSA o prelevandola dalla bacheca. Alla parte interessata viene lasciato la facoltà dell anonimato indicando sul documento le seguenti informazioni: Descrizione del reclamo: descrivere in maniera più dettagliata possibile il contenuto del reclamo; Azioni e rimedi richiesti: indicare, proporre le azioni possibili per eliminare la non conformità; 4.3 COMPILAZIONE A CURA DEL BNP L organizzazione effettua una valutazione: Verifica se il reclamo è significativo o no; RSGSA, RLSA effettuano un analisi sulla causa scatenante il reclamo; effettuando indagini, verifiche etc; RSGSA, RLSA prendono delle decisioni sentito DGR e approvate dallo stesso; Riportano successivamente le decisioni prese effettivamente, cioè attuate ed i risultati conseguiti; RSGSA riporta la conclusione sull esito del reclamo indicando anche la data di restituzione del reclamo. Emesso: RSGSA Approvato:DGR Revisione: 3 Data di emissione: 20/10/08 Pagina 3/6
Inoltre, se i suddetti strumenti non dovessero risultare sufficienti, sussiste la possibilità di sottoporre le segnalazioni inerenti la Responsabilità Sociale anche all'ente di certificazione RINA (rina@rina.org ) che è stato incaricato dal BNP di verificare l'adeguatezza del proprio Sistema di Gestione oppure all organizzazione internazionale SAI : 4.4 RECLAMI E SEGNALAZIONI DA PARTE DEL PERSONALE Il personale dipendente ha il diritto di inoltrare reclami relativi alla mancata applicazione di qualsiasi punto della norma SA 8000, anche in forma anonima. Il personale può inoltrare i propri reclami in forma anonima depositando nella cassettina SA8000, (2) presso le cassette apposte in Sede, che presso i RSBNP Beretta e Benelli (che si trovano vicino all orologio di rilevazione presenze), la scheda di reclamo M8 08_sa che possono essere prelevate dalla bacheca aziendale. Il reclamo deve essere inserito nella cassetta SA8000 in busta chiusa intestata al RLSA. (2) I reclami presentati dovranno essere presi in esame entro 10 giorni lavorativi dalla data di ritiro dalla cassetta SA8000 apposta sia presso la Sede, che presso i RSBNP Beretta e Benelli. RLSA garantisce che RSGSA registri il reclamo, definendo, in accordo con il DGR un azione di rimedio immediata nei termini sopra descritti. RLSA comunica, al diretto interessato, l azione di rimedio per la risposta e le azioni che si intendono intraprendere entro 15 giorni lavorativi dalla data di ritiro dalla cassetta. Una copia della chiave delle cassette SA8000 dovrà essere consegnata al RLSA competente. Emesso: RSGSA Approvato:DGR Revisione: 3 Data di emissione: 20/10/08 Pagina 4/6
(2) Solo nel caso in cui il reclamo è stato presentato in forma anonima, RLSA non potrà chiaramente comunicare all interessato l avvenuto inoltro della pratica e pertanto dovrà farsi carico di informare tutti i dipendenti dell avvenuta presentazione di tale reclamo esponendolo in bacheca entro 15 giorni lavorativi dalla data di inoltro del reclamo etico. Al termine dell azione correttiva intrapresa, RLSA comunica al diretto interessato gli esiti entro 5 giorni dalla data di attuazione della azione correttiva intrapresa. Se il diretto interessato non risulta soddisfatto dell esito dell azione correttiva / preventiva o dell azione di rimedio, RLSA lo agevola nel rapporto diretto con l ente terzo RINA o il (3) SAAS per un appello entro 10 giorni lavorativi dalla ricezione degli esiti della azione correttiva. Il diretto interessato è, in ogni caso, nella condizione di poter agire autonomamente attraverso le forme sopra esposte o altre che ritenga opportune: allo scopo si forniscono, di seguito, i recapiti RINA e (3) SAAS: - Ente di certificazione : RINA Spa, riferimenti: (1) (1) Dr. Achille TONANI, tel. +39.010/5385301 fax +39.010/5351140, e- mail achille.tonani@rina.org Indirizzo: Via Corsica, 12 16128 Genova (Italia). Dr. Beniamino MARINONI, Tel.: +39.039/6290981 Fax: +39.039/6290990, e-mail: beniamino.marinoni@rina.org Indirizzo: Via Torri Bianche, 3 Palazzo Larice 2 Piano 20059 Vimercate (Milano Italia) - (3) SAAS, Social Accountability Accreditation Services, 15 West 44 th Street, 6 th Floor New York, NY 10036, tel. : 001 (212) 684-1414, fax: 001 (212) 684-1515, e-mail: saas@saasaccreditation.org Emesso: RSGSA Approvato:DGR Revisione: 3 Data di emissione: 20/10/08 Pagina 5/6
RLSA interviene su richiesta dell interessato per evitare che lo stesso non sia, inoltre, soggetto a sanzioni disciplinari o discriminazioni di sorta per tale reclamo / segnalazione. 4.5 RECLAMI E SEGNALAZIONI DA ALTRE PARTI INTERESSATE I reclami possono giungere o tramite e-mail oppure tramite posta o fax. Tali reclami dovranno essere presi in carico da RSGSA entro 5 giorni lavorativi dalla data di presentazione. RSGSA sottopone a DGR il reclamo il quale, definisce l azione correttiva entro 5 giorni lavorativi dalla data di presentazione a DGR. RLSA dovrà essere informato della presentazione di tale reclamo entro 5 giorni lavorativi dalla data di presentazione della stessa. Entro 10 giorni dalla data di definizione dell azione correttiva, deve essere comunicata alla parte interessata. 5. ALLEGATI M8 08_sa: Reclamo etico- sociale Emesso: RSGSA Approvato:DGR Revisione: 3 Data di emissione: 20/10/08 Pagina 6/6