ACGE-X10 ACG Enterprise Connettore DMS Knos MODULO INCLUSO NELLA SUITE ACGE-A01 ACG Enterprise tecnologica Cos è il DMS KNOS Knos è un applicazione di gestione documentale, web based, che consente la creazione di un archivio centralizzato di documenti e informazioni. Gli obiettivi Centralizzazione ed unicità dell archivio aziendale: unico archivio per tutti i documenti in uso (Office, e- mail, fax, file system, ERP, etc.); Introduzione modalità operative semplici e funzionali nella gestione quotidiana delle informazioni e della documentazione; Diminuzione tempo di archiviazione; Ricerca semplificata e immediato reperimento delle informazioni; Riduzione drastica della carta; Unica modalità di archiviazione per tutti gli utenti: aumento dell efficienza e dell organizzazione aziendale; Possibilità di dematerializzare la carta (modulo Knos Conservazione Sostitutiva). Informazioni gestite Knos gestisce file elettronici di qualsiasi natura, generati dalle applicazioni utilizzate in azienda (E-Mail, CAD, Office, Gamma Enterprise, ACG, etc.). Originariamente sviluppato per affrontare e risolvere le problematiche di gestione della documentazione di una azienda in uno specifico settore, le funzionalità attuali apportano efficienza nella gestione documentale di aziende di molteplici settori economici. Struttura delle informazioni Knos provvede ad archiviare e classificare le informazioni in fascicoli virtuali detti pubblicazioni. All atto dell archiviazione in Knos ogni documento verrà classificato in base alla sua tipologia documentale (ad esempio offerte, progetti, e-mail, fascicolo qualità, etc.) e quindi pubblicato nella procedura. Ogni pubblicazione può comprendere uno o più documenti (ad esempio: documenti PDF ed e-mail in formato elettronico), alcuni dati che la classificano (gli attributi : ad esempio cliente/fornitore, oggetto, data, etc.), e una serie di riferimenti (link ad altri tipi di documento archiviati tramite l applicativo). L archiviazione di tipologie documentali in Knos consiste quindi nel riunire in un unica pubblicazione attributi di ricerca, documenti e riferimenti significativi (ad esempio la sequenza documentale ordine cliente/ddt/fattura generata dagli ERP del gruppo). Pag. 1 di 6
Funzionalità di prodotto Possibilità di archiviare file di qualunque formato (Office, PDF, CAD, e-mail, ERP, immagini, etc.); Completamente configurabile e adattabile alle specifiche esigenze aziendali; Sicurezza assoluta. Gestione permessi di accesso. Garanzia di univocità del documento archiviato; Facilità di ricerca: filtri configurabili, ricerca sui metadati e full-text sul contenuto dei documenti; Visualizzazione personalizzabile dei risultati; Gestione fascicoli virtuali; possibilità di inserire più documenti in un unico fascicolo; Gestione documenti cartacei anche tramite bar-code applicato al documento (riconoscimento OCR): integrazione con scanner e multifunzione; Piattaforma multilingua (supporto Unicode); Documenti archiviati modificabili tramite l applicazione; Gestione del versioning; Gestione protocollo; Strumenti di collaborazione e gestione processi: notifiche automatiche e on demand. Workflow grafico e monitoraggio degli stati di avanzamento; Integrazione con la posta elettronica (MS Outlook, Lotus Notes, etc.); Integrazione con Gamma Enterprise, Sprint, ACG.; API, librerie e webservices disponibili per l integrazione con qualsiasi applicazione. Pag. 2 di 6
CONNETTORE ACG-DMS KNOS Il connettore permette di integrare i processi del gestionale ACG Enterprise con quelli del DMS Knos trasferendo in modo automatico tutti i documenti di interesse per essere consultati e archiviati. Oltre al connettore è disponibile un integrazione grafica che permette di consultare i documenti archiviati, direttamente dal gestionale ACG. Tale integrazione permette anche la consultazione di documenti/allegati non generati da ACG, ma gestiti direttamente in Knos. Il connettore è un modulo di ACG Enterprise Hub che permette la gestione delle entità coinvolte nel processo. La modalità di integrazione (batch/interattiva) e le entità da archiviare sono configurabili tramite una console dedicata. Il Connettore permette la creazione automatizzata delle pubblicazioni di Knos che contengono i dati delle entità previste nel modello. Il modello è composto da un insieme di entità di interesse (es. fattura cliente, articolo, stampa dei registri IVA) che vengono considerate nell integrazione. Pag. 3 di 6
Il modello è quindi composto da entità ed attributi riportati in DMS Knos sotto forma di pubblicazioni e attributi delle pubblicazioni. L attuale modello è composto da entità: Anagrafiche. Cliente. Fornitore. Articolo. Agente Documenti gestionali del ciclo attivo e passivo. Ordini. Bolle. Fatture. Estratto Conto. Scadenzario Registrazioni con/senza IVA relative a documenti gestionali Stampe amministrative. Bilancio IV direttiva CEE. Giornale contabile. Liquidazione IVA. Registri IVA - Acquisti - Vendite - Corrispettivi In base alla tipologia di entità, l evento che ne scatena la pubblicazione, può essere il salvataggio o la stampa. Per esempio, è prevista la creazione di una pubblicazione di un cliente quando inserito nel gestionale, mentre la fattura cliente viene pubblicata quando viene stampata. Se l evento catturato è una stampa, il pdf viene trasmesso in Knos e allegato alla pubblicazione dell entità stessa. (Fattura, Bolla, Ordine,.) Le pubblicazioni possono essere create in modalità batch e/o interattiva. Le modalità possono essere definite tramite la Console di configurazione. La consultazione di queste pubblicazioni è disponibile direttamente dal DMS Knos, ma anche all interno della funzione ACG che l ha generata. Pag. 4 di 6
FUZIONALITÀ - Console di configurazione: permette la definizione dei parametri di sincronizzazione fra il gestionale (ACG) e il DMS Knos. Tramite la Console è possibile stabilire le entità da gestire sia in prima sincronizzazione che successivamente. - Sincronizzazione Dati: prevede la configurazione delle entità gestite e della loro modalità di sincronizzazione: Automatica: rende la pubblicazione disponibile in DMS Knos, quando si verifica l evento (es. Stampa Fattura, Inserimento Cliente,..). Batch: rende disponibile la pubblicazione in funzione della frequenza con cui è programmata la sincronizzazione tramite la sezione Schedulazione lavoro. - Import documenti: tramite tale funzionalità è possibile importare i documenti non prodotti dalle ACG e di allegarli alle pubblicazioni create dal connettore. L import si avvale di un archivio, che opportunamente alimentato, carica ed abbina i documenti alla tipologia di pubblicazione gestita restituendo il risultato dell operazione.le tipologie gestite sono : Agente, Articolo, Cliente, Fornitore, Ordine/Bolla/Fattura ciclo attivo/passivo, Estratto conto partite aperte Cliente/Fornitore, Scadenzario Cliente/Fornitore, Stampa bilancio IV direttiva CEE, Stampa Giornale contabile, Stampa registri IVA (acquisti, vendite, corrispettivi), Registrazioni con e senza IVA (fornitori di tipo fattura/nota estera ) - Integrazione fra gestionale e documentale: l accesso ai documenti DMS Knos può essere effettuato anche direttamente dal gestionale. Sono consultabili sia gli allegati creati dalle ACG che quelli caricati direttamente in Knos. In particolare, dalla lista e dal dettaglio delle entità del modello, è possibile visualizzare ed aprire gli allegati gestiti in Knos. Relativamente ad alcune entità (documenti di vendita/acquisto) è possibile richiamare il documento non solo all interno dell area che lo ha generato (es. Vendite), ma anche sulla registrazione contabile generata, sia da lista che da estratto conto a partite aperte e/o scadenzario. Pag. 5 di 6
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