Grosseto, lì 25/11/2014 Circolare modalità gestione cartellino presenze, documentazione predisposizione buste paga, orario aziendale, spostamenti in ambito cittadino, missioni, traferte e rimborsi, utilizzo auto aziendale, infortuni. Considerato il Regolamento del personale di NetSpring e il Protocollo d Intesa siglato con le OO. SS. in data 16/01/2014 si dispone quanto segue: Gestione elettronica delle presenze Dal 01/09/2014 al fine di una gestione maggiormente dinamica delle presenze del personale dipendente è stata implementata la gestione elettronica del Cartellino presenze, automantizzando funzioni come le richieste di permessi, ferie, missioni, trasferte, rimborsi ecc. limitando quanto più possibile il ricorso al cartaceo ed agli spostamenti dei dipendenti dislocati nelle varie sedi di lavoro. L utilizzo di tale sistema va ad integrarsi con il Regolamento del personale ed il successivo Protocollo d intesa del 16/01/2014 e quindi va a sostituire l uso della modulistica indicata come Modulo 1, Modulo 2 e Modulo 3 nei suddetti documenti. Nell intento di ottimizzare e migliorare la predisposizione della documentazione da trasmettere all Ufficio Paghe della CNA per la redazione delle buste paga. Al fine di consentire alla Segreteria la predisposizione della documentazione necessaria in tempi utili ad un regolare e costante pagamento degli stipendi, tutti i dipendenti, responsabilmente, sono tenuti a controllare assiduamente il proprio cartellino elettronico, al fine di regolarizzare possibili posizioni aperte (vedi omesse timbrature, doppie timbrature, carenze orarie di fine mese, ecc.) man mano che si verificano o al massimo entro il giorno successivo. Parte integrante del presente documento è un breve manuale di istruzioni dove sono riportate le principali novità della gesione elettronica del Cartellino presenze. Nei casi di doppia timbratura, sarà curà del dipendente, tempestivamente (entro il giorno lavorativo successivo) comunicare via e-mail la correzione all Ufficio Stipendi della Provincia (a.scorsone@provincia.grosseto.it). Mensilmente l Ufficio Stipendi della Provincia invierà alla Segreteria l estratto del monte ore dei dipendenti, sarà cura della Segreteria restituirlo integrato degli straordinari autorizzati indicati dal Cartellino alla voce Ore concesse di straordinario. Integrazione documenti, predisposizione buste paga e consegna In caso di necessaria trasmissione alla Segreteria di documentazione cartacea, al fine di regolarizzare la prorpia posizione per rimborsi, certificazioni ecc. il dipendente dovrà provvedere entro e non oltre il secondo giorno lavorativo del mese successivo a regolarizzare la propria posizione pendente, trasmettendo quanto dovuto (i documenti possono essere anticipati via e-mail e concordare con la segreteria la consegna cartacea). Nel caso di mancata regolarizzazione, in
assenza dei vari giustificativi, la Segreteria procederà a trasmettere i dati all Ufficio paghe CNA senza attivare eventuali rimborsi o altro. L Amministratore Unico verificherà e visterà i cartellini presenze dei dipendenti il quarto giorno lavorativo del mese successivo, al fine di consentire in tempi rapidi la redazione delle buste paga da parte di CNA e salvo imprevisti una rapida emissione dei bonifici (di norma esecuzione il 10 di ogni mese con valuta 15 salvo festività che faranno anticipare la valuta al primo giorno lavorativo antecedente). Oltre tale termine l attività di rendicontazione documentale dovrà essere terminata e tutte le eventuali consegne di documenti di cui sopra da parte del personale dovranno essere state effettuate. Una volta redatte le buste paga e consegnate dalla CNA all azienda, la Segreteria trasmette al personale le buste paga via e-mail. Considerata la dislocazione degli uffici in cui operano i dipendenti di Netspring che non consente una rapida ed efficace consegna a mano delle suddette per la loro firma di ricevuta, sarà cura del dipendente, una volta effettuate le opportune verifiche, consegnare copia della busta firmata e datata. La restituzione della busta paga firmata e datata può avvenire tramite consegna a mano oppure per i possessori di casella PEC tramite l invio all indirizzo di posta certificata aziendale (solamente per i possessori di casella PEC). Orario Aziendale (40 ore settimanali) In materia di orario di lavoro, si richiama, un attento rispetto delle fasce orarie di presenza obbligatorie e considerando il Protocollo d intesa siglato con le organizzazioni sindacali in data 16/01/2014, sentite le esigenze lavorative del personale avente funzioni aziendali sia dirette che indirette si rideterminano le fasce orarie di presenza obligatorie nel seguente modo: Gruppo personale con funzioni aziendali indirette Orario Antimeridiano Entrata: dalle ore 8.00 alle ore 9.00 Uscita: dalle ore 13.00 alle ore 14.30 Fascia di presenza obbligatoria dalle ore 9.00 alle ore 13.00 (4 ore) Orario Pomeridiano Entrata: dalle ore 13.30 alle ore 15.00 Uscita: dalle ore 17.30 alle ore 18.00 Fascia di presenza obbligatoria dalle ore 15.00 alle ore 17.30 (2,5 ore) Interuzione obbligatoria di almeno 30 minuti fra uscita dal turno antimeridiano e rientro pomeridiano. La pausa pranzo dovrà essere dimensionata adeguatamente al fine di non generare maggior presenza che non potrà essere computabile se non preventivamente autorizzata in forma scritta dal responsabile. Nel solo caso in cui, per esigenze lavorative, il dipendente rimanga a
lavoro durante la pausa pranzo all interno dell edificio/ufficio di apparteneza, questi non è tenuto a effettuare le timbrature di uscita antimeridiana e rientro pomeridiano, il sistema provvederà automaticamente a decurtare 30 minuti dal monte delle ore effettuate nella giornata. Gruppo personale con funzioni aziendali dirette (di produzione) Orario Antimeridiano Entrata: dalle ore 8.00 alle ore 9.00 Uscita: dalle ore 13.00 alle ore 14.30 Fascia di presenza obbligatoria dalle ore 9.00 alle ore 13.00 (4 ore) Orario Pomeridiano Entrata: dalle ore 13.30 alle ore 15.00 Uscita: dalle ore 17.00 alle ore 18.00 Fascia di presenza obbligatoria dalle ore 15.00 alle ore 17.00 (2 ore) Interuzione obbligatoria di almeno 30 minuti fra uscita dal turno antimeridiano e rientro pomeridiano. Nel solo caso in cui, per esigenze lavorative, il dipendente rimanga a lavoro durante la pausa pranzo all interno dell edificio/ufficio di apparteneza, questi non è tenuto a effettuare le timbrature di uscita antimeridiana e rientro pomeridiano, il sistema provvederà automaticamente a decurtare 30 minuti dal monte delle ore effettuate nella giornata. Considerato l art. 118 del CCNL e quanto previsto dal Protocollo d Instesa del 16/01/2014 si va ad integrare quanto segue: Considerato l obbligo di espletare le 40 ore lavorative settimanali, nel rispetto delle fasce orarie obbligatorie su indicate i dipendenti sono tenuti a completare tale monte orario, gli straordinari dovranno essere sempre preventivamente autorizzati. Nel caso in cui il dipendente accumuli eccedenze orarie queste potranno essere utilizzate solo ed esclusivamente per far fronte ad eventuali mancanze al raggiungimento del monte orario settimanale obbligatorio, tali eccedenze verranno azzerate mensilmente. Le eccedenze non potranno compensare le assenze durante le fasce di presenza obbligatoria, questa tipologia di assenza dovrà essere compensata obbligatoriamente tramite l utilizzo di ferie/permessi. Il saldo tra eccedenze e carenze orarie sarà indicato dal Cartellino alla voce Saldo (fatto-dovuto), se tale voce presenterà un saldo negativo il dipendente dovrà compensare tramite l utilizzo di ferie/permessi. Al fine di definire al meglio, nel cartellino elettronico, lo stato orario effettivo del dipendente, mensilmente l Ufficio Stipendi della Provincia, invierà report alla Segreteria in formato excell, con le eccedenze/carenze orarie mensili del personale in modo da poter verificare le carenze e segnalare all Ufficio Stipendi gli straodinari autorizzati in modo che il sistema possa essere di volta in volta ripulito da eccedenze orarie non autorizzate e rimanga traccia sul cartellino elettronico degli straordinari fatti. Relativamente alle richieste di permessi e ferie, i dipendenti (salvo casi eccezionali da valutare ogni volta) dovranno informare l Amministratore Unico anticipatamente alla redazione formale della
richiesta sul sistema, è sufficiente una comunicazione telefonica. Spestamenti in ambito cittadino, missioni e trasferte Con riferimento agli spostamenti di tutto il personale, compresi coloro che svolgono le funzioni di quadro aziendale, in ambito cittadino, per motivi di servizio, questi, dovrà sempre, obbligatoriamente, compilare anticipatamente il Registro degli interventi fuori sede. Le missioni e le trasferte cosi come regolamentate devono essere preventivamente autorizzate tramite apposita procedura elettronica dall Amministratore Unico. Non è consentita alcuna missione o trasferta senza la preventiva autorizzazione dell Amministratore. Utilizzo auto aziendale Nel caso in cui, per motivi di lavoro, vi sia la necessità dell utilizzo dell autovettura per spostamenti sia urbani che extraurbani, il personale di seguito indicato deve usufruire prioritariamente dell auto aziendale, solo ed esclusivamente nel caso in cui l auto sia stata preventivamente impegnata da un altro collega si è autorizzati previa comunicazione all Amministratore Unico all utilizzo del mezzo propria. Su richiesta dell interessato sarà oggetto di valutazione, l utilizzo del mezzo proprio e/o mezzo pubblico alternativo per missioni e/o trasferte di lunga percorrenza. Sono autorizzati all utilizzo dell auto, oltre all Amministratore Unico: - i Dipendenti di NetSpring S.r.l. - il Dott. Aldo Vigetti - il Dott. Ario Locci. - L uso dell autoveicolo avverrà esclusivamente per fini istituzionali e per ragioni di servizio. - L uso dell auto aziendale risponde alle esigenze di provvedere, oltre al trasporto delle persone, anche al trasporto di materiali e di servizi generali della Società. - In nessun caso è consentito l impiego dell auto di servizio per uso personale. - É fatto divieto di concedere, a qualsiasi titolo, l uso dell auto a soggetti terzi non autorizzati. - L utilizzatore dovrà curare che l autoveicolo sia regolarmente parcheggiato, chiuso a chiave e con l antifurto inserito, se ne è provvisto. - Il veicolo è dotato di un libretto di macchina, sul quale debbono essere annotati, in caso di uso ed a cura del conducente del veicolo, la data e l ora di inizio e di fine utilizzo, i km iniziali e quelli finali di riconsegna e tali annotazioni dovranno essere sempre firmate dal condicente negli appositi spazi. - Della regolare tenuta del libretto è responsabile, ogni volta, l utilizzatore di turno. - Ciascun dipendente/collaboratore autorizzato all uso sarà personalmente responsabile delle violazioni del codice della strada che eventualmente porrà in essere e delle quali dovrà rispondere personalmente. A tal fine, in caso di sanzioni al codice della strada, sarà tenuto a pagare l addetto alla guida. - L organizzazione del servizio, per la complessità e l articolazione delle necessità, non comporta l assegnazione stabile del mezzo, che avverrà secondo necessità e disponibilità.
- Nel caso di utilizzo dell autoveicolo superiore alle quattro ore e nel caso di utilizzo per missione dovrà essere effettuata, di norma, prenotazione presso la Segreteria. - La supervisione e la custodia del libretto sarà cura della Segreteria. - Ogni anomalia e/o criticità riscontrata nell utilizzo dell autovettura dovrà essere comunicata tramite e-mail alla Segreteria. Rimborsi spese I rimborsi spese sostenuti per il pagamento di parcheggi sono autorizzati esclusivamente in caso di missione. Ai fini di una corretta rendicontazione contabile, nel caso di spese sostenute, superiori o uguali 15,00, il dipendente per ottenere il rimborso deve obbligatoriamente presentare fattura, sia che si tratti di riborsi per pasti sostenuti in trasferte, missioni ecc. che per anticipi su acquisti di materiale necessario all attività lavorativa. Il corrispettivo presentato sulle spese sostenute per i pasti deve essere riferito al singolo dipendente, in caso di corrispettivi cumulativi di pasti consumati da più dipendenti i richiedenti riborso dovranno dettagliare le singole spese sostenute dandone specifica rispetto alla fattura presentata in modo da consentire all ufficio l individuazione chi e l entità del riborso da corrispondere ad ogni dipendente. In aggiornamento a quanto riportato all art. 13 del Regolamento di organizzazione degli uffici e del personale dipendente, al fine di allineare gli importi a quanto stabilito dal socio di maggiornazia Provincia di Grosseto si riconduce l importo massimo rimborsabile per il pasto a 22,26. Infortuni sul lavoro In caso di infortuni sul lavoro, non appena gli sarà possibile, il dipendente, dovrà sempre informare direttamente l Amministratore Unico e la Segreteria che attiveranno le adeguate procedure assicurative di salvaguardia del lavoratore. L Amministratore Unico Dott. Nicola Falco