CARTELLINO ON-LINE : ISTRUZIONI OPERATIVE

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1 ARPA ER Area Sviluppo Risorse Umane e Relazioni Sindacali CARTELLINO ON-LINE : ISTRUZIONI OPERATIVE Parte 1 : istruzioni operative per il dipendente che deve richiedere un autorizzazione al dirigente responsabile Accesso al sistema L accesso al sistema avviene attraverso il link ovvero attraverso la Intranet aziendale (Rapporto di lavoro Orario di lavoro) Si accede alla maschera di figura 1 dove occorre digitare la propria matricola e password. All atto del primo accesso, la password è rappresentata dal cognome (lettere maiuscole) del dipendente. Figura 1 Premere Accesso Versione aggiornata al 21/10/2013 1

2 Funzionalità disponibili Dopo avere digitato matricola e password, si accede alla maschera di figura 2. Cliccando su Cambia password è possibile modificare la password di accesso. Le funzionalità del sistema (tasti in basso) sono le seguenti: - Apri cartellino - Inserimento mancate timbrature - Ferie/permessi - Missioni - No presenza obbligatoria - Vidimazione cartellino Figura 2 Apri cartellino Consente di visualizzare il cartellino del mese scelto. Il cartellino può essere visualizzato in modalità semplice ovvero conteggiato. Versione aggiornata al 21/10/2013 2

3 Inserimento mancate timbrature Tale funzionalità consente di inserire timbrature non effettuate e di gestire le uscite per servizio del mese scelto. Cliccando su Inserimento mancate timbrature (figura 2) si apre la maschera di figura 3. Figura 3 Se occorre inserire delle timbrature non effettuate da orologio (ad esempio per dimenticanza del badge) occorre cliccare, con riferimento alla giornata che interessa, su Ins. Timbratura. Si accede, così, alla maschera di figura 4. Versione aggiornata al 21/10/2013 3

4 Figura 4 Il campo Timbratura (figura 4) consente di scegliere la posizione della mancata timbratura che si vuole inserire; l orario della timbratura mancante dovrà poi essere inserito nel campo Orario timbratura. Alcuni esempi: - il dipendente ha i seguenti orari timbrati da orologio: Deve inserire le timbrature relative alla pausa pranzo dalle alle Le timbrature che deve inserire sono, dunque, la seconda e la terza. Pertanto: Timbratura : dal menù a tendina scegliere 2 Orario timbratura : Timbratura : dal menù a tendina scegliere 3 Orario timbratura : Motivo causale (campo obbligatorio): dimenticanza timbratura pausa pranzo - Il dipendente ha dimenticato il badge e deve inserire quattro timbrature ( ). In questo caso occorre inserire due timbrature alla volta (ad es. la 1 e la 2 e poi, dopo l autorizzazione del dirigente, la 3 e la 4 ). Il campo Codice assenza deve essere lasciato vuoto. Il tasto Ad approvazione consente di trasmettere la richiesta al dirigente responsabile. ATTENZIONE: il dirigente responsabile potrà approvare queste richieste solo se il numero di timbrature inserite, sommate a quelle già presenti in tale giornata, risulta pari (in caso contrario il sistema non consente di procedere all approvazione). Versione aggiornata al 21/10/2013 4

5 Gestione delle uscite per servizio A fini operativi, relativamente all istituto dell uscita per servizio, si è operata la seguente distinzione: - URSE: uscita per servizio che si colloca all interno della giornata lavorativa (è sempre preceduta da un numero dispari di timbrature). Esempio: entrata 8.00 uscita uscita per servizio dalle alle ERSE: (non è preceduta da timbrature ovvero è preceduta da un numero di timbrature pari ovvero non ci sono timbrature nella giornata). Esempi di ERSE: 1) il dipendente, alla mattina, si reca direttamente ad una riunione fuori sede senza passare dalla sede di servizio; 2) il dipendente, nel pomeriggio, si reca ad una riunione fuori sede senza rientrare, la sera, presso la sede di servizio; 3) il dipendente, in una data giornata, presta interamente servizio fuori sede. Uscita per servizio timbrata da orologio In presenza di un uscita per servizio timbrata da orologio (tasto F4 dell orologio marca-tempo), nel cartellino compare la causale URSE e viene evidenziato il campo causale da motivare (figura 5). ATTENZIONE: quando viene timbrata un uscita per servizio da orologio, occorre utilizzare il tasto F4 solo in uscita (e non anche in entrata). Altrimenti il sistema chiede di motivare due volte la stessa uscita. Figura 5 Versione aggiornata al 21/10/2013 5

6 Cliccando sul campo Causale da motivare si apre la maschera di figura 6 (con l indicazione, in automatico, degli orari dell uscita per servizio). Il dipendente dovrà compilare unicamente il campo Motivo indicando il motivo dell uscita. Il tasto Invia consente di trasmettere la richiesta al dirigente responsabile. Figura 6 Uscita per servizio all inizio della giornata lavorativa (ERSE) Si prende in esame la seguente esemplificazione pratica: il dipendente alle 9.00 si reca direttamente (da casa) ad una riunione fuori sede ed alle rientra in sede. Il dipendente, al momento del rientro in sede, dovrà timbrare normalmente in entrata (senza utilizzare il tasto F4). Successivamente, attraverso la procedura on-line dovrà: - cliccare su Inserimento mancate timbrature accedendo così alla maschera di figura 7; - Timbratura : dal menù a tendina scegliere 1 - Orario timbratura : Codice assenza : dal menù a tendina scegliere ERSE - Timbratura : dal menù a tendina scegliere 2 - Orario timbratura : (l orario di fine uscita per servizio coinciderà, dunque, con l orario di inizio dell attività in sede) - Codice assenza : NON SELEZIONARE NULLA. IL CODICE ASSENZA VA INSERITO UNA SOLA VOLTA - Motivo causale : motivo dell uscita per servizio. Il tasto Ad approvazione consente di trasmettere la richiesta al dirigente responsabile. Versione aggiornata al 21/10/2013 6

7 ATTENZIONE: il dirigente responsabile potrà approvare queste richieste solo se il numero di timbrature inserite, sommate a quelle già presenti in tale giornata, risulta pari (in caso contrario il sistema non consente di procedere all approvazione). Figura 7 Uscita per servizio al termine della giornata lavorativa (ERSE) Possono verificarsi due diverse casistiche: a) il dipendente esce dal servizio per la pausa pranzo (ad es. alle 14.00) per poi partecipare, subito dopo la pausa, ad una riunione fuori sede (ad es. alle 16.00). Al termine della riunione il dipendente non rientra in sede. Il dipendente deve: timbrare in uscita normalmente; il giorno successivo, completare il cartellino on-line inserendo il codice ERSE secondo le indicazioni fornite al paragrafo precedente; b) il dipendente entra alle Alle esce dal servizio per recarsi direttamente ad una riunione fuori sede. Al termine della riunione il dipendente non rientra in sede. Il dipendente deve timbrare l uscita con il tasto F4 (alle 13.00). Il giorno successivo, utilizzando la funzionalità Inserimento mancate timbrature, il dipendente deve inserire la terza timbratura a chiusura dell URSE (ad es. alle 16.00) senza associare alcun codice a tale timbratura e, contestualmente, inserire la quarta timbratura (sempre alle ore 16.00) a chiusura dell intera giornata. In questo secondo esempio (lettera b) l utilizzo del tasto F4 garantisce, al dipendente, una maggiore tutela a fini assicurativi. Versione aggiornata al 21/10/2013 7

8 Il codice PASE Il codice PASE indica la pausa pranzo all interno di un uscita per servizio (ERSE). Il sistema decurta già, in automatico, 30 minuti di pausa in presenza di 7 ore e 12 minuti/7 ore e 36 minuti continuative di lavoro. Laddove, tuttavia, il dipendente abbia effettuato una pausa più lunga potrà dichiararla utilizzando il codice PASE. Analogamente all URSE ed all ERSE anche al codice PASE deve essere associato il numero delle timbrature ed il relativo orario. Esempio: il dipendente ha effettuato un ERSE dalle 8.00 alle Il dipendente ha effettuato una pausa dalle alle La maschera di figura 7 sarà così compilata: - Timbratura : dal menù a tendina scegliere 2 - Orario timbratura : Codice assenza : dal menù a tendina scegliere PASE - Timbratura : dal menù a tendina scegliere 3 - Orario timbratura : Motivo causale : pausa pranzo ATTENZIONE: il dirigente responsabile potrà approvare queste richieste solo se il numero di timbrature inserite, sommate a quelle già presenti in tale giornata, risulta pari (in caso contrario il sistema non consente di procedere all approvazione). Ferie/permessi Cliccando su ferie/permessi (figura 2) si apre la maschera di figura 8. La funzionalità Ferie/permessi consente di richiedere l autorizzazione, in particolare, di ferie, permessi e recuperi ore. Tipo assenza : occorre scegliere tra A giorni ovvero A ore. Se viene selezionata la tipologia A ore si attiverà il campo Ore in cui dovranno essere indicate le ore di permesso/recupero richieste. Codice : occorre scegliere il tipo di istituto per il quale si chiede l autorizzazione (gli istituti che non compaiono nel menù a tendina, data la loro peculiarità, continueranno ad essere autorizzati attraverso la documentazione cartacea). Data inizio e Data fine : occorre indicare il/i giorno/i interessato/i dalla richiesta (nel caso in cui l istituto che si sta inserendo è A ore, risulterà attivo solo il campo Data inizio ). Motivo : è un campo obbligatorio. Nel caso di permessi per motivi personali/familiari dovrà essere specificato il motivo per il quale si chiede il permesso. Nel caso, ad esempio, di ferie o recuperi ore sarà sufficiente scrivere ferie ovvero recupero ore. Il tasto Ad approvazione consente di trasmettere la richiesta al dirigente responsabile. Versione aggiornata al 21/10/2013 8

9 Figura 8 In caso di permesso ad ore, per conteggiare correttamente il numero di ore/minuti, per i quali chiedere l autorizzazione al fine della copertura del debito orario giornaliero è utile consultare la colonna carenza visibile all interno della funzionalità Inserimento mancate timbrature (figura 3). No presenza obbligatoria Cliccando su No presenza obbligatoria (figura 2) si apre la maschera di figura 9. La funzionalità No presenza obbligatoria consente di richiedere l autorizzazione in caso di: - ingresso in ritardo; - assenza durante la c.d. fascia di presenza obbligatoria ; - uscita anticipata (anteriormente, cioè, al termine della fascia di presenza obbligatoria). Fatte salve autorizzazioni specifiche, relative a singoli dipendenti, si ricorda che la fascia di presenza obbligatoria è la seguente: - personale del comparto: ; - personale dirigente: Data : indicare il giorno che interessa Motivo : motivazione del mancato rispetto della fascia di presenza obbligatoria. Il tasto Ad approvazione consente di trasmettere la richiesta al dirigente responsabile. Versione aggiornata al 21/10/2013 9

10 Figura 9 Versione aggiornata al 21/10/

11 Missioni Cliccando su Missioni (figura 2) si apre la maschera di figura 10. La funzionalità Missioni consente di trasmettere all operatore job time l orario di lavoro effettuato in missione (ai fini del caricamento sul cartellino mensile): Figura 10 Data riferimento : inserire il giorno della missione. Codice assenza : scegliere dal menù a tendina se si tratta di una missione ad ore ovvero di una intera giornata di missione. Ore pasti : indicare il tempo impiegato per i pasti. Tempo effettivamente lavorato : indicare le ore di lavoro al netto del tempo di viaggio e del tempo per i pasti. Tempo viaggio : indicare il tempo di viaggio. Missione in regione : scegliere dal menù a tendina se si tratta di una missione in Regione o fuori Regione. Località : indicare il luogo della missione. Il tasto Ad approvazione consente di trasmettere i dati relativi all orario effettuato in missione all operatore job time il quale procederà al caricamento dei medesimi sul cartellino. N.B.: La funzionalità Missioni sopra descritta comincerà ad essere utilizzata solo una volta che sarà portata a regime la Procedura Travels che consentirà la liquidazione informatizzata delle spese di missione. Versione aggiornata al 21/10/

12 Vidimazione Una volta che sono state richieste al dirigente responsabile tutte le autorizzazioni necessarie, il dipendente deve procedere alla vidimazione del cartellino. La vidimazione deve avvenire ENTRO E NON OLTRE IL GIORNO 10 DEL MESE SUCCESSIVO A QUELLO DI RIFERIMENTO. Per vidimare il cartellino occorre cliccare su Vidimazione (figura 2) accedendo, così, alla maschera di figura 11. Mese da vidimare : scegliere il mese che interessa Il tasto Invia consente di trasmettere la richiesta al dirigente responsabile che dovrà prendere visione della vidimazione. Una volta che il cartellino è stato vidimato, eventuali modifiche/integrazioni potranno avvenire solo previo sblocco del cartellino medesimo da parte dell Ufficio competente alla gestione delle presenze assenze. A tal fine dovrà essere trasmessa una richiesta di sblocco (a mezzo posta elettronica) all Ufficio citato e, per conoscenza, al dirigente responsabile. Figura 11 La vidimazione è sempre necessaria anche laddove il dipendente non abbia nulla da giustificare per il mese in questione. Versione aggiornata al 21/10/

13 Gestione richieste La funzione Gestione richieste (figura 12) consente al dipendente di visualizzare lo stato delle richieste inviate. Figura 12 Cliccando, dunque, su Gestione richieste si apre la maschera di figura 13 Versione aggiornata al 21/10/

14 Figura 13 Richieste inviate : consente di visualizzare lo stato delle richieste trasmesse al dirigente responsabile. Si veda la figura 14. Annullamento di una richiesta già inviata Una richiesta inviata al dirigente, e non ancora approvata, può sempre essere annullata (le richieste non ancora approvate sono connotate dalla dicitura Aperta ). Al fine dell annullamento: cliccare sul numero identificativo della richiesta che si vuole annullare (a sinistra di figura 14) e una volta visualizzato il dettaglio della richiesta premere il tasto Annulla (figura 15). Versione aggiornata al 21/10/

15 Figura 14 Figura 15 Versione aggiornata al 21/10/