UNIVERSITÀ DEGLI STUDI DELL INSUBRIA SETTORE PERSONALE TECNICO/AMMINISTRATIVO

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1 RILEVAZIONE INFORMATIZZATA DELLE PRESENZE MANUALE DI UTILIZZO DELLA SOLUZIONE WEB A cura di Monica Gussoni Simona Pravettoni 1

2 SOMMARIO 1 ACCESSO ALL APPLICAZIONE. 1.1 Modifica Password Pag Pagina iniziale... Pag. 6 MENU PRINCIPALE... 2 CONSULTAZIONE 2.1 Cartellino Pag Presenti/Assenti Pag Riepilogo mensile. Pag GIUSTIFICATIVI. 3.1 Assenze.. 3.1a Visualizzare i giustificativi inseriti. Pag b Inserire nuovi giustificativi. Pag c Modificare o cancellare un giustificativo. Pag Timbrature.. 3.2a Visualizzare le omesse timbrature Pag b Inserire le omesse timbrature Pag c Modificare o cancellare una omessa timbratura.. Pag CONVALIDA Convalida giustificativi e omesse timbrature Pag. 18 2

3 Soluzione La soluzione permette tramite l utilizzo di un browser Internet Explorer, la visualizzazione per tutti gli utenti delle seguenti informazioni: timbrature del giorno, mese e anno selezionati; timbrature elaborate (saldi giornalieri) del mese e dell anno selezionati; inserimento giustificativi; visualizzazione giustificativi; convalida giustificativi (solo per gli utenti abilitati); stampa delle informazioni visualizzate. L accesso alla procedura avviene tramite il collegamento ad internet explorer all indirizzo: l applicazione visualizza la seguente pagina di accesso: Il dipendente dovrà pertanto digitare il proprio USER NAME (maiuscolo) per accedere al servizio. Lo USER NAME verrà comunicato al singolo dipendente dal Settore Personale Tecnico/Amministrativo. 3

4 N.B: se una volta collegato l utente non esegue operazioni per un certo periodo di tempo, per preservare da un uso non autorizzato, la procedura si disconnette ed è necessario ripartire dalla pagina di accesso. 1.1 Modifica password Si consiglia di non diffondere il proprio user name e inserire al primo collegamento la password selezionando utilità - modifica password. L applicazione visualizza la seguente pagina per la modifica della password: 4

5 Posizionarsi sulla finestra Nuova password, digitare la password prescelta, confermare la password reinserendola nella finestra successiva conferma password e selezionare modifica password. L applicazione visualizza la seguente pagina: A questo punto, è necessario accedere nuovamente alla pagina di accesso, cliccando in alto Logout. Inserire di nuovo lo USER NAME e la PASSWORD modificata e premere conferma per collegarsi al sistema centrale di rilevazione presenze. 5

6 La pagina, così come sopra visualizzata, mostra nella parte superiore della schermata un menù principale suddiviso in: CONSULTAZIONE: le voci di questo menù servono per visualizzare le timbrature originali, le timbrature elaborate, i presenti assenti del proprio settore (opzione prevista solo per gli utenti abilitati) e i riepiloghi; GESTIONE: le voci di questo menù vengono utilizzate per gestire l inserimento dei giustificativi di assenza e delle omesse timbrature (giustificativi - timbrature); la voce CONVALIDA, visualizzata dagli utenti abilitati, consente di convalidare i giustificativi e le omesse timbrature dei dipendenti. la voce UTILITA consente di modificare la password di accesso. Nel seguito si descrivono in dettaglio le varie sezioni del menù principale. 6

7 2. CONSULTAZIONE 2.1 Cartellino MENU PRINCIPALE Per selezionare il periodo da consultare si inserisce nelle apposite caselle le date di riferimento, si digita il tasto aggiorna e sullo schermo verrà visualizzata una tabella contenente le seguenti informazioni: 1. DATA: è il giorno a cui si riferiscono le informazioni della riga; 2. STATO: indica lo stato di elaborazione del programma: a. ELAB. GG. Indica che la giornata è stata chiusa correttamente e non presenta quindi anomalie; b. CORR. GG: indica che la giornata è stata elaborata, ma presenta delle anomalie, per cui il programma non ne consente la chiusura; c. DA ELAB: indica che la giornata non è stata ancora elaborata. 3. TIMBRATURE ELABORATE: indica le timbrature così come elaborate dalla procedura. 4. TIMBRATURE ORIGINALI: indica le timbrature originali effettuate dal dipendente. 5. TEORICHE: numero teorico di ore che il dipendente deve effettuare; 6. SVOLTE: il numero di ore di presenza del dipendente; 7

8 7. VOCI BASE: vengono indicate lo stato di elaborazione della giornata con l indicazione di eventuali giustificativi,, eccedenze, straordinari, ecc.. 8. ANOMALIE: V = nella giornata non si segnala alcuna anomalia X = nella giornata sono presenti anomalie Cliccando sulla X rossa l applicazione segnala il motivo della anomalia. STAMPA Per effettuare la stampa è sufficiente cliccare il link stampa. 2.2 Presenti/Assenti In questa pagina l utente abilitato (di norma il responsabile), può visualizzare la presenza o l assenza e le timbrature di un determinato giorno e ad una determinata ora del personale afferente alla propria struttura. 8

9 2.3 Riepilogo mensile In questa pagina è necessario selezionare mediante gli appositi tasti il periodo di riferimento di cui si vuole visualizzare il riepilogo mensile. Cliccando sul tasto aggiorna viene visualizzata una tabella contenente le informazioni relative al mese di riferimento (indicato nelle colonne). 9

10 3. GIUSTIFICATIVI/TIMBRATURE 3.1 Giustificativi Accedendo al menù GESTIONE e digitando giustificativi il dipendente ha la possibilità di: a) visualizzare i giustificativi già inseriti; b) inserire nuovi giustificativi; c) modificare o cancellare un giustificativo inserito e non ancora convalidato dal responsabile. 10

11 a) Visualizzazione giustificativi già inseriti. Selezionando il periodo che interessa, si possono visualizzare i giustificativi già inseriti, il giorno e l ora di inserimento e lo stato di validazione del giustificativo : b) Inserimento nuovi giustificativi Per inserire un nuovo giustificativo, dalla pagina iniziale sopra descritta è necessario cliccare inserisci ; si aprirà una finestra che permetterà il caricamento del giustificativo. Inserimento giustificativo giornata intera Se il giustificativo copre l intera giornata lavorativa basta selezionare la voce relativa alla giustificazione, inserire il periodo e premere conferma (vedi fig 1). 11

12 FIGURA 1 UNIVERSITÀ DEGLI STUDI DELL INSUBRIA Inserimento giustificativo parziale Per l inserimento di una giustificazione parziale (che copre cioè una parte della giornata lavorativa) la procedura è analoga alla precedente, con le seguenti differenze: Nel caso di un riposo compensativo parziale, un permesso breve o servizio esterno il dipendente inserirà nelle apposite caselle l ora di inizio e fine validità del giustificativo parziale nel formato HH:MM (ore e minuti); (vedi figura seguente) 12

13 Nel caso in cui il giustificativo da inserire sia la mezza giornata di ferie il dipendente dovrà digitare nella casella durata il numero di ore, in formato HH:MM (ore e minuti), corrispondente alla metà esatta della giornata lavorativa (fig. 3). es. orario di lavoro pari a 7 ore e 30 minuti, la mezza giornata di ferie da inserire sarà pari a

14 c) modificare o cancellare un giustificativo inserito e non ancora convalidato dal responsabile E possibile modificare un giustificativo già inserito, ma non ancora validato dal Responsabile. E sufficiente posizionarsi sulla riga relativa al giustificativo che si vuole modificare e cliccando due volte apparirà la finestra con i dati relativi al giustificativo da modificare. Se il giustificativo è già stato validato dal Responsabile, la procedura non consente la modifica. In questo caso è necessario contattare il Settore Personale tecnico/amministrativo che provvederà alla cancellazione del giustificativo inserito erroneamente. 14

15 3. 2 TIMBRATURE UNIVERSITÀ DEGLI STUDI DELL INSUBRIA Accedendo al menù GESTIONE e cliccando TIMBRATURE il dipendente ha la possibilità di: a) visualizzare le omesse timbrature già inserite; b) inserire le omesse timbrature; c) Modificare o cancellare una omessa timbratura. a. Visualizzare le timbrature inserite: Digitando le date di inizio e fine consultazione nelle apposite caselle e cliccando il tasto aggiorna la pagina mostra eventuali omesse timbrature già inserite e relative al periodo oggetto della visualizzazione. In particolare: 1. DIPENDENTE: Cognome e nome del dipendente; 2. DATA: data di omessa timbratura; 3. ORA: ora della omessa timbratura; 4. VERSO: Indica se la timbratura è in entrata o in uscita; 5. MOTIVAZIONE: causa dell omessa timbratura; 15

16 6. INSERITO IL: indica il giorno e l ora in cui è stata inserita l omessa timbratura; 7. ESITO indica se il messaggio è stato inviato per la convalida 8. STATO: se l omessa timbratura è stata convalidata dal Responsabile 9. N. vengono visualizzate eventuali note Nel caso in cui l omessa timbratura sia già stata validata, posizionandosi con il mouse su esito, viene visualizzata una finestra in cui è indicato l iter di convalida: in particolare la data e l ora della validazione da parte del Responsabile, il nominativo del Responsabile che ha convalidato l omessa timbratura e la struttura di afferenza. b. Inserimento di timbrature omesse Per inserire una timbratura omessa dalla pagina iniziale sopra descritta è necessario posizionarsi sul link Inserisci. Dal menù a tendina motivazione si sceglie la causa dell omessa timbratura, dal menù a tendina verso se la timbratura è in entrata o in uscita, la data (gg/mm/aaaa) e l ora della timbratura, quindi conferma. 16

17 c. Modificare o cancellare una omessa timbratura Partendo dalla schermata iniziale della gestione timbrature (fig. pag. 15) è possibile modificare o cancellare una timbratura inserita manualmente e non ancora convalidata dal Responsabile con l apposito tasto Elimina. Se la timbratura inserita è già stata validata dal Responsabile, la procedura non consente la modifica. In questo caso è necessario contattare il Settore Personale tecnico/amministrativo che provvederà alla cancellazione della omessa timbratura inserita erroneamente. 17

18 4. CONVALIDA Questa funzione è visualizzata solo dagli utenti abilitati (Responsabili). Selezionando giustificativi verrà visualizzato l elenco dei giustificativi inseriti ed in attesa di convalida. Per convalidare tutti i giustificativi visualizzati e sufficiente selezionare il link seleziona tutti e premere quindi convalida ; Nel caso in cui si volesse respingere un giustificativo si dovrà selezionarlo (spuntandolo nell apposita casellina) e cliccare respingi. In entrambi i casi apparirà una finestra di richiesta di conferma dove è possibile inserire un messaggio che potrà essere letto dal dipendente interessato. La procedura per la convalida delle omesse timbrature è uguale a quella sopra decritta. 18