JPresWeb. Manuale operativo. Chiusura mese e trasmissione dati al Consulente... Pag. 11. ELENCO AGGIORNAMENTI e NOTE... Pag. 12

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1 JPresWeb Manuale operativo Note generali Pag. 1 Come collegarsi Pag. 2 Come accedere Pag. 3 Gestire il cartellino a video Pag. 6 Come intervenire sul cartellino Pag. 7 Esempio Pag. 10 Chiusura mese e trasmissione dati al Consulente..... Pag. 11 Variazioni post chiusura Pag. 11 ELENCO AGGIORNAMENTI e NOTE Pag. 12 Vedere ultime novità a pagina 12 Note generali Il programma JPresWeb, è un prodotto web-based, ovvero basato su una tecnologia in grado far interagire l utente con un programma istallato su server attraverso internet. Non esiste infatti un installazione classica, per utilizzare il programma occorre solo avere un computer collegato ad internet e disporre di un browser come Internet Explorer o Mozilla Firefox che sono 2 tra i browser più conosciuti in commercio. JPresWeb, inoltre, fornisce una serie di stampe di controllo in formato.pdf quindi, se si desidera stampare, occorre essere dotati di un programma in grado di visualizzare i file in pdf, per esempio ACROBAT READER scaricabile gratuitamente dal sito del produttore Ultima modifica 05/03/2009 Pag. 1

2 COME COLLEGARSI Per collegarsi al JpresWeb digitare nell indirizzo del proprio browser il seguente URL: Verrà visualizzata la finestra principale del programma, apparirà l immagine sottostante : Cliccando sull immagine il programma chiederà per prima cosa di autenticarsi digitando UTENTE e PASSWORD Ultima modifica 05/03/2009 Pag. 2

3 COME ACCEDERE La prima finestra che appare dopo essersi collegati è la seguente: Inserire i dati forniti durante la sottoscrizione all utilizzo del servizio (utente e password), il sistema controllerà l esattezza delle credenziali fornite e verrà mostrata una finestra contenente l azienda/e gestite. Cliccando sull azienda che volete elaborare, verrà aperta una nuova finestra, nella quale sono visualizzati gli ultimi 12 periodi di elaborazione. Ogni primo giorno del mese apparirà un nuovo periodo e verrà automaticamente reso non visibile il periodo più vecchio. Ultima modifica 05/03/2009 Pag. 3

4 Nell esempio sotto riportato in fig.1 sono indicati i periodi che vanno da Dicembre 2007 fino a Novembre 2008; il primo giorno di Dicembre apparirà il periodo e scomparirà il periodo Fig.1 E possibile cliccare su qualsiasi dei 12 periodi disponibili, i quali mostreranno come vedremo in seguito, l elenco dei lavoratori in forza all azienda. Naturalmente i periodi contrassegnati come Periodo chiuso saranno solo in visualizzazione, ovvero non sarà possibile apportare modifiche, mentre nei periodi contrassegnati come Periodo aperto avremo la possibilità di inserire, modificare o cancellare i dati resi disponibili. Ultima modifica 05/03/2009 Pag. 4

5 Nella fig.2 raffigurata sotto, è mostrata la finestra che appare dopo aver cliccato sul periodo desiderato : Fig.2 Selezionando il dipendente che si vuole gestire, verrà visualizzato il calendario mensile e, a seconda che questo effettui le proprie prestazioni con un profilo orario settimanale o a turni, verranno automaticamente indicate per ogni giorno le ore teoriche da effettuare. Nel caso in cui non si conosca preventivamente l orario di base, potrà essere visualizzato un cartellino vuoto che dovrà comunque essere compilato prima di essere inviato al Consulente. Ultima modifica 05/03/2009 Pag. 5

6 GESTIRE IL CARTELLINO A VIDEO Per comprendere meglio come operare sul cartellino a video, facciamo riferimento alla fig.3 sotto raffigurata, che visualizza l ipotetico mese teorico del Sig. Bianchi Ugo precedentemente selezionato. L aspetto del cartellino può essere pesonalizzato in fase di attivazione; generalmente l aspetto più adottato è quello mostrato sotto Nella prima ed ultima colonna sono riportati i giorni del mese Nella seconda colonna le ore ordinarie da effettuare o il codice dell assenza in caso di giornata non lavorata Nella terza colonna gli straordinari effettuati nella giornata Seguono alcune colonne per i giustificativi, generalmente quelli più usati sono FERIE, MALATTIA e ROL(Riposi) ; naturalmente queste colonne possono essere eliminate o ne possono essere inserite altre. La colonna Nuovo è utilizzata per aggiungere altre colonne a piacimento dell utente, da utilizzarsi per giustificare per esempio con codici differenti a quelli pre-impostati nelle colonne viste in precedenza. Nella parte superiore sono presenti alcuni pulsanti che vedremo di seguito. Fig.3 Come si vede nell esempio il dipendente Bianchi Ugo ha un profilo settimanale di 40 ore (8 giornaliere) e riposo al SABATO e DOMENICA; il programma propone il cartellino già precompilato in modo da dover operare solamente nei giorni per i quali vi sono state effettuate assenze o ore supplementari (straordinari). Ultima modifica 05/03/2009 Pag. 6

7 COME INTERVENIRE SUL CARTELLINO Sul cartellino è possibile intervenire nei seguenti modi: 1. Inserire / modificare / cancellare STRAORDINARIO 2. Inserire / modificare / cancellare GIUSTIFICATIVI DI ASSENZA 3. Modificare l orario di lavoro teorico della giornata 4. Aggiungere colonne per nuovi codici non previsti 5. Inserire GIUSTIFICATIVI DI ASSENZA per lunghi periodi 6. Inserire NOTE e/o VOCI AGGIUTIVE ad Importo 7. Effettuare stampe di controllo del cartellino 8. Spuntare il cartellino come CHIUSO Vediamo in dettaglio come operare. 1 Inserire / modificare / cancellare STRAORDINARIO Per assegnare dello straordinario al dipendente occorre posizionarsi nella colonna HH Str e nella riga corrispondente al giorno in cui è stato effettuato lo straordinario, quindi inserire semplicemente ore e minuti. Per eliminare dello straordinario cancellare il valore evidenziato. Per modificarlo sostituire il valore evidenziato con il nuovo valore. 2 Inserire / modificare / cancellare GIUSTIFICATIVI DI ASSENZA (Ferie, Malattia,.) Come per lo straordinario posizionarsi nella colonna corrispondente al giustificativo da inserire e digitare ore e minuti. In alternativa, per inserire un assenza dell intera giornata, è possibile inserire il codice della causale nella colonna HH Ord. Per eliminare un giustificativo cancellare il valore evidenziato. Per modificarlo sostituire il valore evidenziato con il nuovo valore. Ultima modifica 05/03/2009 Pag. 7

8 3 Modificare l orario di lavoro teorico della giornata Se in una o più giornate sono previsti orari che si desiderano variare è possibile digitare nella colonna HH ORD i codice dei nuovi orari. Per rendere i codici facilmente identificabili, sono stati chiamati come l orario da inserire; per esempio se si desidera che l orario della giornata sia di 6 ore digitare 0600, per 6 ore e mezza digitare 0630 per 8 ore e 15 min digitare 0815 e così via Sono disponibili tutti i codi dalle ore 0015 fino alle ore 1200 con frazioni di 15 minuti. Il riposo è identificato dal codice R mentre la giornata festiva con il codice FEST 4 Aggiungere colonne per nuovi codici non previsti Cliccando sopra l icona appare l elenco dei codici disponibili, quindi selezionandone uno e cliccando su aggiungi, verrà creata la nuova colonna nella quale poter indicare le ore desiderate. Tale colonna sarà valida solo per il lavoratore in gestione e per quel determinato periodo. Se si desidera che la colonna sia permanente, occorre comunicarlo al Consulente che provvederà alla modifica. 5 Inserire GIUSTIFICATIVI DI ASSENZA per lunghi periodi Nel caso in cui occorra immettere un giustificativo per un lungo periodo, è possibile utilizzare l apposito pulsante. Il quale, attraverso l apertura di una finestra contenente tutte le causali disponibili e del periodo da giustificare, permette con un unica operazione la giustificazione dell assenza. Generalmente viene utilizzato per malattie, infortuni, maternità e ferie. Ultima modifica 05/03/2009 Pag. 8

9 6 Inserire NOTE e/o VOCI AGGIUNTIVE ad importo Se si desidera inserire delle Note o delle Voci ad importo sul cartellino, che verranno inviate in fase di chiusura al Consulente, cliccare sul tasto. Verrà visualizzata la seguente finestra: Nella parte sinistra sarà possibile inserire le NOTE a testo libero. Nella parte destra verranno elencate tutte le voci paghe utilizzabili (preventivamente concordate con lo Studio) nelle quali sarà possibile imputare i valori desiderati. 7 Effettuare stampe di controllo del cartellino Se si desidera effettuare una stampa del cartellino compilato si può premere l apposita icona apre una stampa in formato.pdf che può essere stampata e/o memorizzata sul proprio PC. 8 Spuntare il cartellino come CHIUSO E possibile cliccare sull icona per inserire il segno di spunta sul dipendente e per bloccare il cartellino. Questa operazione non è obbligatoria, è ad uso esclusivo del Cliente, e può essere utile quando si lavora con molti dipendenti per avere traccia dei cartellini già completati e quindi pronti per essere trasmessi al Consulente. Al termine delle modifiche ( o durante le stesse) occorre premere il tasto per salvare i dati impostati. Se non viene premuto il tasto le modifiche non verranno recepite. Ultima modifica 05/03/2009 Pag. 9

10 ESEMPIO Nell esempio sottostante supponiamo di voler inserire : nel giorno 3 nel giorno 4 dal giorno 10 al 12 malattia si può procedere così : 8 ore di ferie 2 ore di ROL (riduzione orario di lavoro) Premendo il sistema acquisisce le modifiche. Ultima modifica 05/03/2009 Pag. 10

11 CHIUSURA MESE E TRASMISSIONE DATI A CONSULENTE Al termine della compilazione di tutti i cartellini occorrerà chiudere il mese, per consentire al Consulente di elaborare i cedolini comprensivi delle presenze, per dare origine al Libro unico. Questa operazione deve essere effettuata una volta completati e controllati i cartellini di ciascun dipendente e solo al termine del mese, in quanto non è possibile inviare al Consulente informazioni relative a giorni che non sono ancora conclusi. Es.: Il 31 Ottobre 2008 termino di registrare le presenze del mese di Ottobre 2008 a partire dal 1 Novembre 2008 posso chiudere il mese ed inviare al Consulente le presenze del mese complete. Per chiudere il mese è necessario cliccare sull apposito pulsante presente nella maschera che visualizza i dipendenti del periodo scelto. Nella fase di chiusura del mese, il Consulente riceve dal sistema una , alla quale viene allegata la stampa della libro presenze e una serie di note indicate dal Cliente durante il mese nei vari cartellini a video (vedi pag. 9 Inserimento note.) Viene inoltre creato un archivio che, importato dal Consulente, permetterà l elaborazione e la stampa del libro unico VARIAZIONI POST CHIUSURA Se dopo aver chiuso il mese, per qualsiasi motivo, si rendano necessarie modifiche, occorrerà avvertire il Consulente, che, se non ancora stampato il libro unico, potrà riaprire il mese e consentire quindi di effettuare le modifiche richieste. Occorrerà comunque da parte dell utente, effettuare nuovamente la chiusura del mese. Ultima modifica 05/03/2009 Pag. 11

12 Aggiornamento del 19/01/2009 ELENCO AGGIORNAMENTI E NOTE - Inserito il pulsante per immissione NOTE e/o VOCI AGGIUNTIVE ad importo (vedere pag. 9 ) - Inserito finestra per digitare messaggio in fase di chiusura mese Aggiornamento del 05/03/ Inserita finestra per avvertimento di dati non salvati Nel caso in cui venga effettuata una modifica al cartellino e non venga successivamente premuto il tasto, il sistema avverte l utente con la seguente finestra : Premendo NO le modifiche apportate al cartellino non varranno salvate. - Inserita gestione scadenza password E stato attivato un controllo sulla validità delle password che permette al Cliente di cambiare la password di accesso dopo la naturale scadenza della stessa ( ogni 3 mesi ). Quando il sistema rileva che la password è scaduta, viene evidenziata la seguente maschera : Posizionarsi con il cursore nel campo Password, digitare il nuovo valore e cliccare sul pulsante sottostante : Dopo questa operazione si potrà accedere al sistema solo utilizzando la nuova password. Il presente manuale è riferito alla versione JPresWeb 2.0, potranno verificarsi variazioni che saranno documentate e pubblicate sul sito Ultima modifica 05/03/2009 Pag. 12