Manuale d Uso. Portale ERM Gestione Risorse Umane Web

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1 Manuale d Uso Portale ERM Gestione Risorse Umane Web

2 ACCESSO AL SISTEMA... 3 Apertura del programma... 3 Primo accesso al sistema... 4 UTILIZZO DEL PORTALE... 7 Il layout principale... 7 GESTIONI ANAGRAFICHE - CENNI PRELIMINARI Il sistema anagrafico La home page Funzioni di Ricerca (Soggetto) INSERIMENTO DI UN NUOVO SOGGETTO Fasi dell inserimento Sottosezione Comuni Anagrafici Sottosezione Comuni Indirizzi Sottosezione Altri Indirizzi Sottosezione Stato di famiglia Sottosezione Associazione Salvataggio dell inserimento del soggetto INSERIMENTO DI UN NUOVO RAPPORTO DI LAVORO Fasi dell inserimento Sottosezione Rapporto / Organico Sottosezione Strutturali / Contrattuali Salvataggio dell inserimento del rapporto di lavoro GESTIONE DEI DATI STORICI... ERRORE. IL SEGNALIBRO NON È DEFINITO. Storicizzazione di un informazione... Errore. Il segnalibro non è definito. Modifica di un informazione senza storicizzazione... Errore. Il segnalibro non è definito. 2 di 42

3 ACCESSO AL SISTEMA Apertura del programma Aprire il browser e nella barra degli indirizzi digitare: e premere INVIO, in modo da visualizzare la schermata di login all'applicativo. Si consiglia a tal proposito, subito dopo l apertura della pagina, di salvare il link nella sezione Preferiti. 3 di 42

4 Primo accesso al sistema Le User Id è impostata con prime 3 lettere del cognome + prime 3 lettere del nome (esempio: Mario Rossi ROSMAR) Al primo accesso occorre digitare la password init Viene chiesto immediatamente di modificarla (messaggio in rosso a destra: La password deve essere modificata ). Cliccare su Change Password Il sistema apre la seguente maschera 4 di 42

5 3. Inserire in sequenza: a. il nome utente (es.: ROSMAR) b. la vecchia password c. la nuova password, ovvero quella che diventerà definitiva d. la conferma della nuova password Per una maggiore sicurezza, il sistema controlla il grado di complessità della password inserita. Tale password deve essere lunga almeno 8 caratteri alfanumerici, utilizzando anche lettere maiuscole, minuscole e caratteri speciali ^. ecc.). La nuova password viene accettata nel momento in cui la complessità raggiunge il valore di livello minimo 25, segnalato dall'attivazione della terza stellina con il colore giallo: 5 di 42

6 4. Se la nuova password soddisfa i criteri di complessità e la verifica ha esito positivo, il sistema mostrerà il tasto Ok 5. Premere il tasto Ok. Il sistema avviserà sul buon esito dell operazione. 6. Accedere quindi al sistema dalla maschera principale inserendo User Id, la nuova Password e cliccando sul pulsante Enter 6 di 42

7 UTILIZZO DEL PORTALE Il layout principale Una volta effettuata la login, appare la schermata principale dell'applicativo: 7 di 42

8 Nella sezione di sinistra è possibile: a. visualizzare il calendario b. modificare la password (con le stesse modalità illustrate in precedenza) La funzionalità di cambio password avviene secondo le stesse ed identiche modalità descritte nelle pagine precedenti del presente manuale. Sia il menu di sinistra che il menu di destra si possono chiudere cliccando su Sulla barra superiore sono visualizzati: a. il logo aziendale (se previsto) b. il nome utente collegato c. la versione dell'applicativo d. il logo Zucchetti e. il tasto per il logout (la funzione site map non è attiva). 8 di 42

9 Nel corpo centrale dell'applicativo, al di sotto del nome utente, è presente il menu Home che permette di accedere alle due funzioni attive: a. My Home Page b. Gestione Documenti 9 di 42

10 GESTIONI ANAGRAFICHE - CENNI PRELIMINARI Il sistema anagrafico L anagrafica del sistema HR Zucchetti è composta di due distinte entità: Anagrafica SOGGETTO Per Soggetto si intende l insieme delle informazioni anagrafiche proprie della Persona (giuridica o fisica), a prescindere dall appartenenza o meno al mondo aziendale Esempio di informazioni inerenti l Anagrafica Soggetto - nome, - cognome - indirizzo residenza e domicilio - stato di famiglia - ecc Esempio di Tipologie di Soggetti che possono essere censiti - Dipendente con Rapporto di Lavoro - Candidato senza Rapporto di Lavoro - Collaboratore con Rapporto di Lavoro - Ente Formatore senza Rapporto di Lavoro - ecc IL SOGGETTO DEVE ESSERE CENSITO UNA SOLA VOLTA QUESTO PER AVERE TUTTE LE INFORMAZIONI ANAGRAFICHE ASSEGNATE AD UN UNICA ANAGRAFICA UN SOGGETTO PUO ESISTERE ANCHE SENZA LA PRESENZA DI UN RAPPORTO DI LAVORO ASSOCIATO SOLITAMENTE IL SOGGETTO E ASSOCIATO ALLA AZIENDA di 42

11 Anagrafica RAPPORTO DI LAVORO Per Rapporto di Lavoro si intende l insieme delle informazioni che descrivono l appartenenza del Soggetto all entità Azienda Esempio di informazioni inerenti l Anagrafica Rapporto di Lavoro - data assunzione - data cessazione - tipo rapporto lavoro - contratto nazionale - qualifica - livello - centro di costo - filiale - ecc AD OGNI SOGGETTO POSSO ASSOCIARE UNO O PIU RAPPORTI DI LAVORO (ANCHE AFFERENTI AD AZIENDE DIVERSE) NON POSSO AVERE UN RAPPORTO DI LAVORO SE NON HO CREATO PRECEDENTEMENTE UNA ANAGRAFICA SOGGETTO IL DIPENDENTE E ASSOCIATO AD UNA AZIENDA EFFETTIVA 11 di 42

12 La home page La home page del sistema HR Zucchetti si presenta così: 12 di 42

13 Funzioni di Ricerca (Soggetto) Per una ricerca rapida di un elemento in tabella, inserire il cognome direttamente sulla maschera principale e premere TAB (se lo si conosce, è possibile fare la stessa cosa con il codice soggetto) In caso di omonimia, è stato posizionato un contatore in alto a destra: NOTA BENE: Se digito ROS l applicativo visualizza la prima anagrafica il cui campo Cognome INIZIA CON ROS; tramite il contatore in alto a destra posso spostarmi su una anagrafica ulteriore Se digito %ROS% l applicativo visualizza la prima anagrafica il cui campo Cognome CONTIENE ROS; tramite il contatore in alto a destra posso spostarmi su una anagrafica ulteriore 13 di 42

14 Per effettuare una ricerca mirata, cliccare il pulsante. La maschera di ricerca contiene l elenco di tutti i soggetti presenti in anagrafica. A fianco di ogni nominativo è presente una icona VISUALIZZA: apre l anagrafica del Soggetto in modalità Visualizzazione (non consente di modificare i dati) MODIFICA: apre l anagrafica del Soggetto in modalità Modifica (modifica dei dati consentita) ELIMINA: elimina l anagrafica selezionata Per migliorare la ricerca è possibile: Sfogliare le pagine dell elenco 14 di 42

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16 Ordinare le colonne (tramite le freccette Su e Giu) Creare un filtro complesso premendo il pulsante. Si seleziona il campo da filtrare tramite il menu a tendina e si inserisce a fianco il valore da ricercare. Per applicare il filtro, premere il pulsante. Filtrare direttamente sulla colonna interessata tramite il pulsante passando con il mouse sulla colonna) (compare 16 di 42

17 INSERIMENTO DI UN NUOVO SOGGETTO Fasi dell inserimento Dalla maschera di Risorse Umane, nel menu Anagrafiche, cliccare su Soggetto. Per inserire un nuovo soggetto, cliccare sul pulsante 17 di 42

18 Si presenta la seguente maschera: Sulla sezione Definizione devono essere inseriti i seguenti flag: - Controlli di Obbligatorietà - Data inizio validità In Data Inizio Validità consiglio di inserire la prima data in cui l azienda è venuta in contatto con il Soggetto Esempio: Se il soggetto è Dipendente, è possibile inserire la prima data di assunzione inerente al rapporto di lavoro più vecchio Se il soggetto è Candidato, è possibile inserire la data di ricezione del CV 18 di 42

19 Proseguire con la sezione Comuni. La sezione Comuni è a sua volta composta da 5 sottosezioni: - Anagrafici - Indirizzi - Altri Indirizzi - Stato di famiglia - Associazione 19 di 42

20 Sottosezione Comuni Anagrafici - Devono essere OBBLIGATORIAMENTE compilati i campi contraddistinti dal simbolo * oppure con il riquadro di colore rosso Il Codice Fiscale verrà automaticamente calcolato sulla base degli inserimenti effettuati. 20 di 42

21 NOTE 1. Trucco: per sveltire l inserimento delle informazioni di nascita, digitare il codice dello stato di nascita (es IT) e successivamente la località di nascita. Spostandosi con il tasto TAB il sistema compilerà automaticamente i campi Codice Città, Provincia e CAP. Indicare inoltre lo Stato di Cittadinanza inserendo il codice relativo (IT, DE, BG, ecc ) oppure selezionando il valore dalla tabella. 2. Il tipo soggetto è un informazione molto importante per il sistema. Inserire: - DIPEND (dipendente) nel caso si stia inserendo l anagrafica di un soggetto che avrà un relativo rapporto di lavoro - CANDI (candidato) nel caso di un soggetto candidato (senza, per il momento, rapporto di lavoro) - Eventuale altra codifica NOTA BENE: Alcune codifiche possono coesistere contemporaneamente; altre codifiche non possono coesistere CANDI (candidato) non può coesistere con DIPEND (dipendente): in questo caso occorre inserire una Data Fine Validità in CANDI ed aprire un nuovo record con DIPEND 21 di 42

22 Sottosezione Comuni Indirizzi In questa sottosezione compilare: - Dati di Residenza (secondo le modalità sopra descritte) - Dati di Domicilio (se diverso dalla Residenza) 22 di 42

23 Sottosezione Altri Indirizzi Compilare questa sottosezione solo se necessario. NOTA BENE: Il codice RA viene utilizzato per indicare l indirizzo, il cellulare e la mail aziendale 23 di 42

24 Sottosezione Stato di famiglia Compilare tale sezione solo se necessario. 24 di 42

25 Sottosezione Associazione Compilare il solo dato Cod Azienda = senza modificare le date di riferimento. Salvataggio dell inserimento del soggetto A questo punto, inserite tutte le informazioni, cliccare sul pulsante. Eventuali errori di inserimento, incongruenze o mancanze verranno eventualmente indicate dal sistema per mezzo di appositi messaggi di segnalazione. Se non vengono segnalate anomalie, il sistema si predispone automaticamente per l inserimento di un nuovo soggetto. Per uscire dall anagrafica del soggetto, chiudere la maschera con il pulsante. 25 di 42

26 INSERIMENTO DI UN NUOVO RAPPORTO DI LAVORO Fasi dell inserimento Dalla maschera di menu principale Applicativi Risorse Umane. Accedere all anagrafica del Rapporto di lavoro. Viene visualizzata la seguente maschera. 26 di 42

27 Per inserire un nuovo Rapporto di Lavoro, cliccare sul pulsante. La maschera cambia dando l opportunità di inserire i dati nella maschera Definizione. All interno di questa maschera, devono essere inseriti i dati relativi ai codici del Rapporto ed al legame che esso ha con il Soggetto. I dati obbligatori da compilare in questa maschera sono: - Codice Azienda/Ente: in questo inserire l azienda - Data Inizio Validità: questa data deve coincidere con la data di assunzione in azienda della Risorsa. 27 di 42

28 Sottomaschera Soggetto Tramite il campo Cod. Identificativo il sistema dà la possibilità di selezionare il Soggetto di riferimento per cui viene creato il presente Rapporto di Lavoro. Cliccando sul pulsante della casella Cod. Identificativo, viene visualizzato il contenuto della tabella Soggetto, da cui è possibile ricercare e selezionare il Soggetto desiderato. Per ricercare il Soggetto all interno della tabella, fare riferimento all apposita sezione del presente documento. 28 di 42

29 Individuato il Soggetto desiderato, cliccare sul pulsante 29 di 42

30 Effettuato tale passaggio, si presenta la seguente maschera: 30 di 42

31 E quindi possibile iniziare l inserimento dei Dati Comuni, necessari alla definizione del Rapporto di Lavoro. La sezione dati comuni è composta da ulteriori 5 sottosezioni: - Rapporto/Organico - Strutturali/Contrattuali - Anzianità/Suddivisioni - Sindacati - Accredito 31 di 42

32 Sottosezione Rapporto / Organico 32 di 42

33 In questa maschera è utile compilare i seguenti dati: - Natura del rapporto - Matricola generale - Assunzione - Scadenza prova - Part Time (se previsto) - Data scadenza TD (se previsto) - Dati organico: i campi Centro di Costo e Reparto 33 di 42

34 Sottosezione Strutturali / Contrattuali In questa sezione è utile compilare: - Codice piano tabellare (fisso 99999) - Codice contratto - Codice Qualifica - Codice Livello - Codice Orario (trattandosi di un dato obbligatorio occorre selezionare l unico valore presente in tabella) 34 di 42

35 Salvataggio dell inserimento del rapporto di lavoro Inserite tutte le informazioni, cliccare sul pulsante. Eventuali errori di inserimento, incongruenze o mancanze verranno eventualmente indicate dal sistema per mezzo di appositi messaggi di segnalazione. Se non vengono segnalate anomalie, il sistema si predispone automaticamente per l inserimento di un nuovo rapporto di lavoro. Per uscire dall anagrafica del rapporto di lavoro, chiudere la maschera con il pulsante. 35 di 42

36 GESTIONE DEI DATI STORICI Il sistema consente la variazione di ogni singola informazione all interno delle maschere. La variazione di una informazione può essere - con la storicizzazione della stessa (l informazione si è effettivamente modificata valida dal; occorre memorizzare anche la precedente informazione valida fino al) - senza la storicizzazione della stessa (l informazione è stata inserita erroneamente; occorre modificarla ripristinando l esattezza della stessa) Storicizzazione di un informazione Per storicizzare un informazione, a prescindere che ci si trovi nel soggetto o nel rapporto di lavoro, procedere come segue. Individuare la pagina in cui deve essere registrata la modifica storica (ad esempio: Indirizzi) 36 di 42

37 NOTA BENE: guardare la data di inizio validità della maschera 37 di 42

38 Ora premere il pulsante ed inserire manualmente le variazioni effettive (in questo esempio, l indirizzo di residenza). Spostarsi in alto a destra della maschera Spuntare il flag Storicizza (se non è già spuntato) ed inserire nel campo Valido dal la data di effettiva decorrenza della nuova informazione (ad esempio, il dipendente mi ha comunicato che cambierà residenza a partire dal ) 38 di 42

39 A questo punto, tra i pulsanti in alto, premere effettiva la modifica. per rendere Controlliamo infine il buon esito dell operazione. 39 di 42

40 Per verificare le vecchie informazioni storicizzate si agisce sui link posti nella Gestione Dati Storico Esiste uno storico per ogni pagina dell anagrafica; in base a dove ho effettuato la modifica, andrò a selezionare lo storico corretto (ad esempio nel nostro caso, ho effettuato la modifica sulla sezione Indirizzi ed aprirò lo storico indirizzi. 40 di 42

41 Cliccando sul link corretto, apparirà la seguente maschera: Ogni riga presente nella tabella riepilogativa in alto corrisponde ad una situazione storica precedentemente storicizzata. Cliccando sulla data di inizio validità della riga desiderata, si visualizzano nella parte sottostante le informazioni relative alla situazione storica selezionata. 41 di 42

42 Modifica di un informazione senza storicizzazione Per modificare una qualsiasi informazione senza storicizzare il dato, procedere come segue. - Aprire la maschera desiderata, ricercando l elemento (soggetto o rapporto di lavoro) ed accedendovi in modalità Modifica; - Modificare l informazione desiderata - Controllare il flag storicizza in basso alla maschera; se selezionato, deselezionarlo; - Cliccare i pulsante Salva per effettuare la modifica. La modalità appena descritta è utile per correggere errori di qualsiasi natura (battiture, errate comunicazioni, ecc ) in cui non è necessario storicizzare l informazione precedente. NOTA BENE: con questa modalità i dati precedenti vengono sovrascritti e non c è alcun modo per recuperarli. 42 di 42