Risposte a quesiti RIMBORSI SPESE DI TRASFERTA A DIPENDENTI, COLLABORATORI E LAVORATORI ASSIMILATI (ARTT. 48/62 T.U.I.R.) I rimborsi delle spese sostenute dal dipendente, dal collaboratore, o dal lavoratore ad essi assimilato, possono essere effettuati secondo una delle seguenti tre metodologie, da adottarsi con riferimento all intera trasferta non essendo ammessa la variazione del sistema di rimborso per le singole giornate del periodo di trasferta. 1) Rimborso forfetario L indennità di trasferta erogata secondo la modalità in trattazione è soggetta a tassazione in capo al percipiente per la parte che eccede i limiti di seguito riportati: - Euro 46,48 al giorno per trasferte sul territorio nazionale, ma sempre al di fuori del territorio comunale in cui si trova la sede di lavoro; - Euro 77,47 al giorno per le trasferte all estero. I predetti limiti restano invariati anche per trasferte di durata inferiore alle 24 ore o, più in generale, nel caso di trasferte che non comportino il pernottamento fuori sede. Restano esclusi dai limiti suddetti e dalla concorrenza alla formazione del reddito del percepente, i rimborsi delle spese di trasporto e di viaggio, se effettuati su analitica indicazione e supportati da probante documentazione (anche sotto forma di indennità chilometrica). 2) Rimborso analitico
I rimborsi analitici delle spese debitamente documentate per vitto, alloggio, viaggio e trasporto, non sono imponibili in capo al percepente senza limiti di importo (ferma la necessità della trasferta al di fuori del territorio comunale in cui si trova la sede di lavoro). Eventuali rimborsi erogati dall azienda per trasferte nell ambito del comune sono deducibili per l azienda in quanto concorrono a formare il reddito del dipendente, eccezion fatta per i rimborsi di spese di trasporto comprovate da documenti provenienti da vettori (biglietto dell autobus, ricevuta del taxi, ecc.). Le spese di vitto e alloggio sono ammesse in deduzione del soggetto che le eroga per un ammontare giornaliero complessivamente non superiore a Euro 180,76; il predetto limite è elevato a Euro 258,23 per le trasferte all estero. Nell ambito dei limiti in esame, purché attestate dal dipendente, possono altresì dedursi le spese eventualmente non documentate (ad esempio, lavanderia, telefono, mance, ecc.), fino ad un importo massimo (giornaliero) di Euro 15,49, elevato a Euro 25,82, nel caso di trasferte all estero. Le spese di trasporto sostenute dal dipendente per recarsi in trasferta possono essere dedotte dall azienda in aggiunta ai rimborsi di cui sopra per vitto e alloggio. In relazione alle spese di cui trattasi, occorre precisare che non sussiste alcun limite di importo se comprovate da documenti provenienti da vettori (biglietto aereo, ferroviario, ecc.). Al contrario, se il dipendente utilizza un autovettura propria (o a noleggio), il costo massimo rimborsabile, fiscalmente deducibile, non può eccedere il costo di percorrenza (o quello risultante dalle tariffe di noleggio) relativo ad una autovettura di potenza non superiore a 17 cavalli fiscali, ovvero 20 se con motore diesel. Si raccomanda in proposito l utilizzo del costo chilometrico di esercizio desumibile dalle tabelle nazionali ACI. Tuttavia, poiché le tariffe in oggetto sono diversificate in base alla percorrenza media annuale, è lecito chiedersi quale sia la classe chilometrica da utilizzarsi per la determinazione dell entità del rimborso fiscalmente ammesso e, in particolare, se la stessa debba fare riferimento alla sola percorrenza annua effettuata dal dipendente per conto del datore di lavoro, ovvero al chilometraggio complessivamente percorso dal dipendente (e quindi anche per ragioni personali). Poiché non esiste in dottrina un orientamento uniforme (e l Amministrazione Finanziaria non si è mai ufficialmente espressa in
proposito), parrebbe opportuno l utilizzo di un comportamento cautelativo e, pertanto, utilizzare una classe chilometrica che tenga conto della percorrenza complessivamente effettuata dal dipendente. 3) Rimborso misto Se l azienda eroga congiuntamente l indennità forfetaria di trasferta e il rimborso a piè di lista, non concorrono alla formazione del reddito del percepente, le seguenti somme: - rimborso analitico e indennità forfetaria di trasferta fino ad Euro 30,98 (Euro 51,64 per le trasferte all estero) se il rimborso analitico si riferisce solamente alle spese di alloggio o di vitto; - rimborso analitico e indennità forfetaria di trasferta fino ad Euro 15,49 (Euro 25,82 per le trasferte all estero) se il rimborso analitico si riferisce sia alle spese di alloggio, sia alle spese di vitto. In aggiunta si segnala quanto segue. Documentazione da allegare quale giustificativo del rimborso Come chiarito con la C.M. n. 188/E del 1998, non si rende più necessario il rilascio, da parte del datore di lavoro, di apposite autorizzazioni scritte ai dipendenti che si recano in trasferta con la propria autovettura (o presa a noleggio). E tuttavia indispensabile che, in sede di liquidazione, l ammontare dell indennità sia determinato avuto riguardo alla percorrenza, al tipo di automezzo usato dal dipendente e al costo chilometrico (nei limiti dei 17/20 cavalli fiscali), ricostruito secondo il tipo di autovettura. Detti elementi dovranno risultare dalla documentazione interna conservata dal datore di lavoro. E necessario che le note spese per le quali è richiesto il rimborso siano redatte periodicamente (meglio mensilmente), siano nominative, nonché sottoscritte dal singolo dipendente. I documenti giustificativi da allegare alle note spese dovranno essere i seguenti: - fatture con doppia intestazione, cioè intestate sia al dipendente (dati anagrafici ed indirizzo) che all azienda (ad esempio con la dicitura Sig. X per Società Y); si precisa che sarebbe opportuno evitare il rilascio della fattura intestata unicamente all azienda;
- ricevute fiscali con doppia intestazione, ovverosia intestate sia al dipendente (dati anagrafici ed indirizzo) che all azienda; - ricevute di avvenuto pagamento intestate al solo dipendente, nel caso in cui il soggetto che effettua la prestazione/cessione non sia obbligato all emissione di alcun documento fiscale (taxi, ecc.); -scontrini fiscali, per le spese di minima entità (colazione al bar, autorimesse, ecc.), a condizione che la data ed il luogo indicati nel documento di spesa (non nominativo) siano congruenti con il tempo e la località di svolgimento della trasferta. RIMBORSI SPESE DI TRASFERTA AI COLLABORATORI Quanto sopra esposto è fiscalmente rilevante con le medesime modalità anche nei confronti dei collaboratori coordinati e continuativi quali (ad esempio) gli amministratori di società, stante l equiparazione dei redditi conseguiti dai soggetti in commento a quelli da lavoro dipendente. L unica caratteristica per cui si differenziano, come precisato nella C.M. n. 7 del 26.1.2001, è ravvisabile nella circostanza secondo la quale se un collaboratore è contrattualmente tenuto a svolgere la propria attività presso un determinato luogo, lo stesso collaboratore si considera in trasferta quando viene chiamato a svolgere la propria attività al di fuori del luogo stabilito contrattualmente come sede di lavoro. Se, invece, non viene previsto che il collaboratore sia tenuto a svolgere le proprie funzioni presso una determinata sede di lavoro, lo stesso si reputa in trasferta quando viene chiamato a svolgere l attività in un luogo diverso dal proprio domicilio fiscale. Peroni Poldi Iori Dottori Commercialisti