PIANO TRIENNALE DI RAZIONALIZZAZIONE DELLE DOTAZIONI STRUMENTALI, DELLE AUTOVETTURE E DEI BENI IMMOBILI AD USO ABITATIVO E DI SERVIZIO (art. 2, commi 594-599, Legge 24 dicembre 2007, n. 244) PIANO RIFERITO AL TRIENNIO 202 204 - situazione al 3/2/20 PREMESSA In un apparato amministrativo ispirato a criteri di efficienza, efficacia ed economicità, in linea con la innovativa normativa statale, si impone a tutte le pubbliche amministrazioni un parsimonioso utilizzo delle risorse finanziarie destinate ai bisogni interni degli uffici, a discapito degli investimenti e degli interventi volti a soddisfare, nel modo più puntuale, le necessità degli utenti. Per questo motivo il contenimento delle spese per l acquisto di beni e servizi necessari al funzionamento delle strutture è divenuto un obiettivo fondamentale a cui tende, da anni, il legislatore, prevedendo limiti alle spese di personale, la razionalizzazione delle strutture burocratiche, la riduzione delle spese per incarichi di consulenza, per le autovetture di servizio, di rappresentanza, di gestione degli immobili, ecc. In questo contesto i commi da 594 a 599 dell articolo 2 della Legge 24 dicembre 2007, n. 244 dispongono che tutte le pubbliche amministrazioni di cui all articolo, comma 2, del decreto legislativo 30 marzo 200, n. 65, tra cui anche gli enti locali, adottino piani triennali volti a razionalizzare l utilizzo e a ridurre le spese connesse all utilizzo di: dotazioni strumentali, anche informatiche (telefoni, computer, stampanti, fax, fotocopiatrici); autovetture di servizio; beni immobili ad uso abitativo e di servizio, con esclusione dei beni infrastrutturali. Per quanto riguarda, in particolare, le dotazioni strumentali, il comma 595 prevede che il piano contenga misure dirette a circoscrivere l assegnazione degli apparecchi cellulari ai soli casi in cui il personale debba assicurare, per esigenze di servizio, pronta e costante reperibilità e limitatamente al periodo necessario allo svolgimento delle particolari attività che ne richiedono l uso. A tal fine devono essere individuate, nel rispetto della normativa sulla tutela della riservatezza, forme di verifica, anche a campione, circa il corretto utilizzo delle relative utenze. IL CONTESTO DI RIFERIMENTO Il Comune di Cerro Tanaro ha un territorio di 4,7 chilometri quadrati situato in zona pianeggiante e conta, circa 660 abitanti. La pianta organica del Comune di Cerro Tanaro è la seguente: Categoria D2 (servizi amministrativo-contabili) B7 (operatore esterno) B (collaboratore amministrativo anagrafe, messo comunale) Tutti i dipendenti sono di ruolo e a tempo indeterminato. Il servizio di tecnico comunale e di segreteria è gestito mediante convenzione. Oltre ai dipendenti dell ente si deve annoverare anche operatore dei cantieri di lavoro organizzati dalla Via Fulvia che presta servizio presso il comune per alcuni mesi all anno affiancando l operatore esterno PARTE PRIMA: LE DOTAZIONI STRUMENTALI La situazione attuale L ente è attualmente dotato di n. 4 postazioni di lavoro a fronte di n. 4 unità di personale impiegato, a cui si devono aggiungere postazioni a supporto degli organi istituzionali/gruppo volontari di protezione civile (n. ) e della biblioteca comunale (n. 3). Le dotazioni strumentali, anche informatiche sono di seguito riportate:
Strumenti Ufficio di allocazione Situazione al 3 dicembre 20 Totale Proprietà Noleggio Personal computer per ciascuno di questi uffici: amministrativo contabile, anagrafe, tecnico segreteria, protezione civile; 3 biblioteca 8 8 0 Stampanti laser in bianco e nero Segreteria, ragioneria 2 2 0 Stampanti laser a colori Uff. tecnico (in rete con altri uffici) 0 Stampante in bianco e nero inkjet biblioteca 0 Stampante a aghi in bianco e nero anagrafe 0 Stampante multifunzione/scanner a colori biblioteca 0 Stampante colori inkjet foglio A3 Uff. segreteria 0 Telefax 0 Fotocopiatrice multifunzione/stampante in bianco e nero anagrafe (in rete con altri uffici) 0 Scanner anagrafe 0 Server Uff. sindaco 0 Scanner a foglio singolo Biblioteca 0 Macchina da scrivere elettronica Calcolatrice elettronica Amministrativo contabile, segreteria, anagrafe 0 3 3 0 Nas (per salvataggio dati) Ufficio anag 0 Nel corso del 20 si è dismesso il computer il computer del servizio amministrativo contabile per malfunzionamento e istallato uno nuovo di pari categoria come indicato nella Parte prima del piano precedente. L implementazione è stato l acquisto di un Nas, ovvero uno strumento per il salvataggio dati. Le misure di razionalizzazione Le misure di razionalizzazione dell utilizzo delle dotazioni strumentali non può prescindere da un processo di riordino dei livelli operativi necessario per assicurare il migliore impiego delle risorse strumentali nella disponibilità dell amministrazione. Nel comune sono individuati n. 4 posti di lavoro a 4 uffici/servizi, a ognuno dei quali corrisponderà una dotazione standard di attrezzature preventivamente individuate, funzionale a coniugare l esigenza di mantenere efficienti i tempi e l organizzazione del lavoro con quella di ridurre i costi e rendere più economica e snella la gestione. ) L individuazione delle aree di lavoro e le dotazioni standard Di seguito vengono individuate, n. 4 posti di lavoro, con individuazione degli uffici/servizi che convergono su di esse Posto di lavoro Servizi Anagrafe Amministrativo contabile Servizi demografici, messo comunale, URP Ragioneria, Tributi, Stato civile, personale 2
Ufficio tecnico Segreteria comunale Ufficio tecnico Segreteria comunale Per ottimizzare l utilizzo delle dotazioni strumentali si converge a livello dell area di lavoro denominata Anagrafe alcune strumentazioni di uso comune non strettamente indispensabili a corredare la postazione di lavoro, in quanto il relativo uso è discontinuo nell arco della giornata lavorativa, ed il cui utilizzo al di fuori dell ufficio non arreca particolari inefficienze. Ci si riferisce in particolare a : fotocopiatrice multifunzione / stampante di rete in bianco e nero telefax La stampante laser a colori è stata istallata presso l ufficio tecnico e collegata in rete. 2) La dotazione standard del posto di lavoro La dotazione standard del posto di lavoro, sia direzionale che operativo, dovrà essere composta da: un personal computer, con relativo sistema operativo e con gli applicativi tipici dell automazione d ufficio (internet explorer, posta elettronica, applicativi Office, ecc.); un telefono connesso alla centrale telefonica; un collegamento ad almeno una stampante individuale presente nell ufficio e di rete multifunzione; Di regola l individuazione delle specifiche strumentazioni a servizio delle diverse stazioni di lavoro verrà effettuata da parte dell Ufficio amministrativo contabile secondo principi di efficacia ed economicità, tenendo conto: - delle esigenze operative dell ufficio; - del ciclo di vita del prodotto; - degli oneri accessori connessi (materiali di consumo, pezzi di ricambio, manutenzione); - dell esigenza di standardizzare la tipologia di attrezzature. Fanno eccezione particolari uffici, i quali dovranno essere dotati delle ulteriori seguenti attrezzature necessarie per l espletamento dei compiti assegnati: Ufficio Dotazioni over-standard Note Amministrativo contabile Macchina da scrivere Necessaria per scritture su registri di stato civile. Viene utilizzata occasionalmente per pratiche dell ufficio anagrafe Calcolatrice elettronica Ufficio anagrafe Scanner Necessario per c.d. albo pretorio on-line Ufficio segreteria Calcolatrice elettronica Particolari ulteriori esigenze operative degli uffici che rendessero necessaria l acquisizione di dotazioni strumentali aggiuntive rispetto a quelle standard sopra individuate dovranno essere analiticamente motivate e presentare un analisi costi/benefici. L ufficio tecnico non utilizza più la calcolatrice elettronica, la quale idoneamente riposta, verrà utilizzata nel caso si presenti la necessità 3) Criteri di gestione delle dotazioni informatiche (computer e stampanti) Le dotazioni informatiche assegnate alle stazioni di lavoro dovranno essere gestite secondo i seguenti criteri generali: il tempo di vita programmato di un personal computer sarà di cinque anni e di una stampante di sei anni; la sostituzione prima del termine fissato potrà avvenire solamente nel caso di guasto e qualora la valutazione costi/benefici relativa alla riparazione dia esito favorevole. Tale valutazione è riservata a ufficio amministrativo contabile congiuntamente con l ufficio tecnico; i personal computer e le stampanti di nuova acquisizione dovranno essere acquistati con l opzione di almeno 2 mesi di garanzia con assistenza on-site nel caso in cui un personal computer o una stampante non avessero più la capacità di supportare efficacemente l evoluzione di un applicativo, dovranno essere reimpiegati in ambiti dove sono richieste prestazioni inferiori; 3
4) Criteri di utilizzo delle stampanti Il rinnovo delle stampanti attualmente in dotazione degli uffici dovrà avvenire sulla base dei seguenti criteri: gli uffici dovranno prioritariamente utilizzare la stampa in bianco e nero e ove possibile, la stampa fronteretro. L utilizzo della stampa a colori dovrà essere limitata alle effettive esigenze operative, quali, a titolo esemplificativo, stampa di fotografie, cartografie, locandine, ecc.; le nuove stampanti da acquistare di norma dovranno essere della stessa marca e modello, al fine di ridurre le tipologie di materiale di consumo da tenere in magazzino e ridurre i connessi costi di gestione degli approvvigionamenti; Si dovrà utilizzare dove possibile l invio di e-mail rispetto al cartaceo al fine di ridurre i costi di stampa e di invio tramite fax o posta ordinaria. Si dovrà limitare la stampa delle mail ricevute a quelle di effettiva necessità istituzionale e per il funzionamento degli uffici, evitando stampa di e-mail di contenuto non pertinente agli uffici (es:pubblicità). Si dovrà utilizzare in caso di stampe di bozze, stampe di prova o comunque per atti non ufficiali e/o di non rilevanza esterna fogli già stampati utilizzando il fronte libero. Ai fini del rispetto dell ambiente, si punta all incremento dell utilizzo di fogli di carta riciclata (non perfettamente bianca) 5) Criteri di utilizzo della fotocopiatrice L utilizzo della fotocopiatrice dovrà essere improntato ai seguenti criteri: la fotocopiatrice in proprietà dovranno essere sostituite, all occorrenza, con macchine acquisite a noleggio inclusivo della manutenzione della macchina e della fornitura dei materiali di consumo ovvero in maniera autonoma laddove questo risulti più conveniente; prevedere che le nuove apparecchiature siano dotate di funzioni integrate di fotocopiatrice e stampante di rete dimensionare la capacità di stampa dell apparecchiatura in relazione alle esigenze di fotoriproduzione e stampa di ogni singolo ufficio, massimizzando il rapporto costo/beneficio. 6) Dismissioni delle dotazioni strumentali e nuovi acquisti Il presente piano non prevede la dismissione di dotazioni strumentali al di fuori dei casi di guasto irreparabile o di obsolescenza dell apparecchiatura. L eventuale dismissione di una apparecchiatura da una postazione di lavoro, ufficio, area di lavoro derivante da una razionalizzazione dell utilizzo delle dotazioni strumentali complessive comporterà la sua riallocazione in altra postazione o area di lavoro fino al termine del suo ciclo di vita. Da un analisi degli anni di funzionamento degli strumenti, si ritiene che debba essere valutato in corso d anno la sostituzione del computer in dotazione all ufficio anagrafe, il quale fino ad ora non ha dato problemi ma che attualmente ha ben 7 anni di utilizzo. PARTE SECONDA: TELEFONIA FISSA E MOBILE La situazione attuale Telefonia fissa Gli uffici comunali sono attualmente dotati di un sistema di telefonia fissa Attualmente sono attive n. 2 linee telefoniche, di cui una dedicata al telefax, dotate di n. 5 apparecchi in proprietà. La centralina telefonica è stata acquistata nel 999 ed è un apparecchio che a tutt oggi risulta funzionale al sistema. Il gestore del servizio di telefonia fissa per gli uffici è Telecom Italia, le tariffe applicate derivano da adesione a convenzione con il gestore. Sono stati attivati collegamenti wi-fi forniti la ditta Elsynet, in particolare per gli uffici comunali per collegamento a internet, mentre per l ufficio di protezione civile e per la biblioteca per internet e per telefono. Telefonia mobile Il gestore del servizio di telefonia è Tim Telecom italia mobile, scelto mediante valutazione di mercato. Al 3/2/200 sono attivi, con oneri a carico dell ente, n. 4 schede telefoniche: Funzione Sindaco - bollettazione 2 Vicesindaco - carta prepagata 3 Operatore esterno bollettazione 4 Ufficio amministrativo carta prepagata 4
Sono a disposizione dell ufficio n. 4 apparecchi. L acquisizione degli apparecchi è avvenuta autonomamente, e nel caso del cellulare al Sindaco, è stato dato in omaggio a seguito di variazione del piano tariffario. Le misure di razionalizzazione La razionalizzazione dell utilizzo degli apparecchi cellulari e del sistema di telefonia fissa ha come obiettivo una significativa riduzione delle spese ad esse connesse (noleggio, traffico telefonico, tasse). I margini di azione per raggiungere questo risultato si sviluppano lungo 2 direttrici: ottimizzazione del rapporto tra risorse impiegate e risultati ottenuti: Sono in corso di valutazione modifiche ai contratti e ai piani tariffari, sia con Tim che con altri gestori, al fine di ottenere sempre una maggiore razionalizzazione dei costi limitazione dell utilizzo di cellulari: Il cellulare è inteso come cellulare di servizio ovvero uno strumento di lavoro che viene utilizzato esclusivamente durante il periodo di tempo necessario per svolgere la particolare attività. Sulla base della ricognizione effettuata, il fabbisogno di apparecchi cellulari determinato sulla base dei criteri sopra indicati è il seguente: Esigenze di servizio di pronta e % tempo Numero Funzione o ruolo costante reperibilità lavorativo addetti Operatore esterno Amministrativo Da utilizzarsi sempre durante l orario di lavoro e occasionalmente per esigenze di pronta e costante reperibilità determinate da uff. tecnico o organi istituzionali Da utilizzarsi in occasione di allontanamento dalla sede per esigenze di servizio 00 % 2% 2 I volontari di Protezione civile potranno utilizzare in caso di necessità l apparecchiatura e la scheda in dotazione all ufficio amministrativo. Eventuali future esigenze di utilizzo di apparecchi cellulari non previste nel presente piano dovranno debitamente motivate e preventivamente essere autorizzate dal responsabile ufficio amministrativo contabile Adozione di sistemi di abbattimento dei costi di telefonia fissa Al momento per motivi di ordine tecnico e infrastrutturale non direttamente dipendenti da questo Ente non è possibile sostituire l attuale sistema di telefonia fissa con un sistema basato su tecnologia VoIP, né tantomeno dotarsi di connessione ADSL via cavo.. Gli obiettivi di risparmio Con l adozione delle misure di razionalizzazione sopra indicate si prevede, a regime, una riduzione dei costi della telefonia mobile. PARTE TERZA: LE AUTOVETTURE DI SERVIZIO La situazione attuale La consistenza complessiva del parco autovetture dell ente risulta così composta: Tipologia Numero Auto di rappresentanza 0 Autovetture di servizio Autocarro di servizio TOTALE 2 5
Servizio di assegnazione Autovettura FIAT PANDA Autocarro PIAGGIO Servizi di utilizzo Organi istituzionali, notifiche, uff. amministrativo, ufficio tecnico,interventi gruppo protezione civile, interventi effettuati dall operatore esterno. Manutenzione (operatore esterno), uff. tecnico, interventi gruppo protezione civile FREQUENZA DI UTILIZZO; DURATA E FREQUENZA DEGLI SPOSTAMENTI Giornate di utilizzo % di utilizzo su gg. Lavorative Autovettura 3 gg a settimana Autocarro 6 gg a settimana 50% 00% Gli spostamenti sono di norma per entrambi i mezzi inferiori alle due ore e ai 50 km ciascuno.vengono essenzialmente usati per spostamenti nell ambito del territorio comunale e dei comuni limitrofi; Le misure di razionalizzazione ) Dismissione delle autovetture Con l acquisto di una nuova Fiat Panda.3 4x4 gasolio, il Comune ha a disposizione di un nuovo mezzo, meno inquinante rispettando i parametri Euro 4, e maggiormente funzionale date le sue caratteristiche di allestimento, soprattutto per gli interventi di Protezione civile a cui è prioritariamente destinato. L attuale dotazione risulta sufficiente per le esigenze dell ente 2) Utilizzo di sistemi di alimentazione a basso impatto ambientale 2 Nell acquisto ivi indicato l alimentazione bifuel non è stata possibile in quanto non compatibile con la dotazione di gancio traino richiesta e necessaria. Verrà valutato tale utilizzo in caso di nuovi acquisti, che dovranno essere determinati dal responsabile del servizio tecnico 3) Utilizzo di sistemi di trasporto alternativo, anche cumulativo In occasione della necessità di effettuare missioni che comportano lo spostamento per distanze superiori a 90 Km, dovranno essere privilegiati mezzi alternativi di trasporto pubblici, quali autocorriere ferrovia: la stazione ferroviaria più vicina è contigua al territorio comunale e facilmente accessibile, trovandosi ad una distanza di km; L utilizzo di autovetture di proprietà dovrà essere limitato ai soli casi in cui i mezzi alternativi siano antieconomici ovvero non efficaci in quanto connessi a difficoltà operative o a dispendio di tempo. Gli obiettivi di risparmio Non si riscontrano margini di azione per ridurre ulteriormente i costi in quanto la dotazione e l utilizzo risulta appena sufficiente per le esigenze dell ente. Si dovranno rispettare i limiti di spesa previsti dalla D.L. 3 maggio 200 n. 78 art. 8 c.2, anche se l aumento del costo del carburante lo rende particolarmente difficile PARTE QUARTA: GLI IMMOBILI AD USO ABITATIVO E DI SERVIZIO La situazione attuale L ente dispone di un patrimonio immobiliare costituito da n. 4 immobili e n. 5 unità immobiliari così distinto: IMMOBILI IN PROPRIETÀ Destinazione N. Usi istituzionali: Uffici comunali Sede Unione collinare Superficie in mq. 67 07 Costi totali * 2500,00 Proventi totali 3.600,00 6
Usi diversi: Ambulatorio medico Dispensario farmaceutico Centro di aggregazione 5 5 269 200,00 55,00 2.484,2 6.94,63 Aula polivalente 500 2.500,00 000,00 Locale Via Vittorio Emanuele 60 0 726,00 * spese per pulizia, manutenzione ordinaria e piccole riparazioni, utenze riscaldamento e energia elettrica,assicurazione Il locale di Via Vittorio Emanuele è stato oggetto di contratto di locazione con le Poste Italiane a partire dal mese di ottobre. Per il 202 l incasso annuale sarà di 2.400,00 esclusa iva. Il canone del Centro di aggregazione è stato adeguato all incremento Istat; il locale del dispensario farmaceutico è passato a luglio al nuovo titolare della farmacia di Rocchetta Tanaro e l amministrazione ha deciso di non incrementare la locazione. Il nuovo affidamento del servizio di pulizia e l acquisto di una lucidatrice, ha consentito una riduzione dei costi di pulizia. IMMOBILI DI TERZI Destinazione N. Superficie in mq. Costi totali Biblioteca 72 7 Locazione 3.860,00 Sp gestione 2650,00 Relativamente alla locazione, nel triennio il canone è stato adeguato agli indici ISTAT Nel triennio, sulla base degli interventi già programmati ed avviati, si prevede il mantenimento dell attuale disponibilità e consistenza in metri quadrati degli immobili in proprietà e in uso Le misure di razionalizzazione ) Mantenimento livelli ottimali di funzionamento del patrimonio Il patrimonio immobiliare costituisce ricchezza, come si evince dal termine stesso ed è compito dell Ente garantire che questa ricchezza, nel tempo, venga gestita con l obiettivo di un suo costante aggiornamento ovvero, come condizione minimale, impedendone il degrado; ciò è possibile impostando sani concetti di gestione, manutenzione ed adeguamento alle normative esistenti ed introducendo strumenti per superare le difficoltà e le lentezze manifestate in questo senso dalla struttura amministrativa comunale, riducendone al contempo i costi. Risulta perciò necessario, da parte dell ufficio tecnico, dietro indicazioni degli amministratori e dell operatore esterno: conoscere approfonditamente l'intero patrimonio immobiliare dell'ente programmare gli interventi mantenere efficiente il patrimonio e valorizzarlo nel tempo migliorare qualitativamente e quantitativamente il livello dei servizi erogati ridurre e rendere flessibili i costi di gestione ridurre gli interventi in emergenza e le relative spese straordinarie soddisfare in tempi brevi le esigenze dei cittadini 2) Razionalizzare l utilizzo degli spazi adibiti ad uffici pubblici Si valuta che l attuale utilizzo degli spazi adibiti a uffici sia funzionale e consono alle necessità dell ente e alla fruizione dei servizi da parte dei cittadini, pur essendovi margini di miglioramento. Sono stati realizzati interventi al palazzo comunale, garantendo una migliore funzionalità a livello ambientale, diminuendo i costi per riscaldamento (isolamento del sottotetto, sostituzione degli infissi e installazione di valvole termostatiche) e si valuteranno interventi di risistemazione dei servizi igienici e sistemazione dei locali adibiti a archivio. 3) Contenimento dei costi connessi alle locazioni passive Il ricorso a locazioni passive è limitato alla biblioteca comunale; per giungere al superamento delle condizioni che hanno reso necessario tale riscorso, l amministrazione si riserva di cercare e di valutare eventuali acquisizioni di immobili al patrimonio immobiliare 4) Miglioramento redditività del patrimonio immobiliare Occorre mantenere e ottimizzare la gestione degli immobili comunali locati o concessi a soggetti pubblici e privati mantenendo e dove verrà ritenuto possibile, aumentando la redditività del patrimonio nel triennio.
Al contempo dovrà essere salvaguardato l uso sociale e collettivo degli immobili impatto sociale. In tali situazioni dovrà essere dato conto della minore entrata derivante dal riconoscimento di tali condizioni agevolate, avendo riguardo che esse non ne compromettano la redditività. Le azioni connesse sono le seguenti: Tempestivo rinnovo dei contratti in scadenza valutando i valori di mercato e l eventuale uso sociale e collettivo Miglioramento della gestione di incasso dei canoni attraverso un attenta gestione dei flussi ed un incisiva lotta alla morosità ed al ritardo nei pagamenti Recupero delle annualità accertate e non incassate, con emissione dei ruoli/liste di carico a cadenza semestrale 5) Alienazione degli immobili in proprietà non utilizzati a fini istituzionali Non si prevede l alienazione di immobili di proprietà in quanto si valuta la loro necessità a svolgere i fini istituzionali dell Ente Gli obiettivi di risparmio Tenendo in considerazione le disponibilità in termine di risorse strumentali e di personale, nonché la natura e le caratteristiche degli immobili, non si prevedono, a regime, una riduzione dei costi di gestione degli immobili. Altresì il ricorso alla locazione per il locale biblioteca risulta ancora necessario per il triennio non essendoci valide alternative che consentano la migliore fruizione del servizio. Si dovranno comunque rispettare i limiti di cui all art. 8 c. del D.L. 3 maggio 200 n. 78 Gli obiettivi di redditività Valutata la natura degli immobili locati ed il loro possibile utilizzo, l aumento di redditività è valutato all adeguamento dei canoni di locazione all indice ISTAT di riferimento. LA RELAZIONE ANNUALE A CONSUNTIVO Il Responsabile del servizio amministrativo - contabile, anche sulla scorta delle informazioni acquisite presso l Ufficio tecnico, nonché dei dati rilevati nell ambito del controllo di gestione, predisporrà annualmente una relazione consuntiva circa le azioni intraprese ed i risultati ottenuti in termini di risparmio relativi alla realizzazione dei contenuti del presente piano. La relazione dovrà essere presentata alla Giunta Comunale entro la data di approvazione del Conto consuntivo e verrà successivamente trasmessa all Organo di revisione economico-finanziaria ed alla sezione regionale della Corte dei conti. 8