Microsoft Outlook 2007. Di Nunziante Esposito. `*************` Prima parte: presentazione e come configurarlo al meglio per uno screen-reader (prima parte). `***********` Con il passaggio a Windows Seven, ma sarà lo stesso anche per Windows 8, il programma di posta inserito di default nel sistema operativo è Windows Live Mail che, quando si devono gestire più account di posta e per chi utilizza uno screen-reader, diventa noioso, ma soprattutto faticoso gestire la posta. Oltre ad alternative utilizzate negli ultimi mesi, quali Windows Mail per Vista, e altri browser di posta, sia free, sia commerciali, per chi ha installato sul proprio computer la suite Office di Microsoft, c'è la possibilità Per gli utilizzatori di Jaws, usando una versione dalla 11 in poi, di utilizzare in modo molto accessibile Microsoft Outlook. Sul mio computer portatile con sistema operativo Windows Seven a 64 bit Home Premium, è installata la suite Microsoft Office 2007 ed avendo in uso, quindi, Microsoft Outlook 2007, darò tutte le indicazioni per la configurazione di questo browser di posta. Comincerò proprio dall'inizio, quindi, dalla creazione dell'icona del browser di posta sul desktop. Nota bene: - anche se queste indicazioni sono fornite per Microsoft Outlook 2007, si possono utilizzare anche per le versioni 2003 e 2010 del browser di casa Microsoft, anche se le indicazioni fornite sono posizionate in modo diverso nei menu e bisogna andare a cercarle. - Le indicazioni che darò negli articoli che scriverò di seguito a questo, sono quelle che per me sono ottimali per le impostazioni di questo browser e che consiglio anche per chi è meno pratico di impostare al meglio un software per il suo utilizzo con lo screen-reader. Lascio agli smanettoni di utilizzare le impostazioni più avanzate di gestione della posta con questo browser, tenendo presente che questo software consente di gestire in modo avanzato la posta elettronica, Le convocazioni alle riunioni, le note, e tutto quello che normalmente viene utilizzato in un ufficio. - Il vantaggio di utilizzare questo browser di posta professionale, è enorme, sia per il fatto che ogni mese Microsoft nei suoi aggiornamenti fornisce i riferimenti alle email spazzatura per poterne controllare meglio la gestione, sia per la semplicità di uso che non fa certamente rimpiangere Outlook Expres o Windows Mail. - Deve essere configurato al meglio, cosa che faremo di seguito. Creare l'icona sul desktop per avviarlo. 1. Partendo dal desktop, premere il tasto Windows per aprire il menu avvio.
2. Premere freccia su e siamo su Tutti i programmi. 3. Premere freccia destra e siamo nella visualizzazione ad albero dei programmi del menu avvio. 4.Premere freccia su fino a trovare Microsoft Office chiuso. 5. Con freccia destra, apriamo Microsoft Office e con freccia giù, cerchiamo Microsoft Outlook 2007. 6. Premiamo il tasto applicazioni per aprire il menu di contesto, freccia giù fino a invia a sottomenu, freccia destra, freccia giù fino a invia a desktop (crea collegamento, e premiamo invio. 7. Premiamo Windows più M, per chiudere il menu avvio e andiamo sul desktop. 8. Con la lettera M, cerchiamo Microsoft Outlook 2007. 9. Per rinominare eventualmente questa icona, basta premere il tasto F2, scrivere il nuovo nome e premiamo invio. 10. Creata l'icona con il nome giusto che più ci aggrada, premiamo invio e si avvia Microsoft Outlook 2007. Schermata di Avvio e inizializzazione. Premessa: appena diamo invio sull'icona appena creata, parte l'avvio guidato di questo browser. Microsoft Outlook chiede per prima cosa se si vuole impostare un account di posta. Se si vuole gestire a proprio piacimento l'immissione degli account e di tutte le impostazioni per questo browser, ammesso che si ha già una certa dimestichezza con queste cose, basta annullare la creazione dell'account e l'importazione da altri browser di posta già configurati sulla macchina. Per chi è meno pratico, se si ha già sulla macchina un browser, quale Windows Live Mail o altri, con gli account di posta configurati e la relativa rubrica, consiglio di annullare la creazione di un nuovo account e di importare dal browser di posta che si sta usando. In ogni caso, se si dovesse decidere di annullare, avviando Microsoft Outlook senza eseguire queste operazioni preliminari, è possibile sempre eseguire queste operazioni di importazione in un secondo momento. Ciò premesso, diamo per scontato di aver rinunciato a fare l'importazione da altro browser e di aver deciso di non impostare nessun account di posta, nella fase iniziale, con la procedura guidata. Quindi, ricapitolando, siamo su una schermata di avvio e precisamente, siamo nella cartella posta in arrivo, con il messaggio di benvenuto da parte di Microsoft. In questa schermata, tanto per rendersi conto, con tab ci possiamo spostare su vari campi, tra cui troviamo anche il riquadro di anteprima e sugli altri campi della finestra principale mostrata a schermo, altre cose che tralascio per poi trattarle successivamente.
Con questa schermata di avvio aperta, in qualunque campo ci fossimo posizionati, partiamo per impostare al meglio questo browser, partendo dalle opzioni. Per farlo, fare come segue: 1. Apriamo i menu con alt, freccia destra fino a strumenti, freccia su fino ad Opzioni e premiamo invio. 2. Si apre la multischeda delle opzioni e siamo nella scheda delle preferenze, dove sul primo campo, troviamo il pulsante Posta indesiderata. Premiamo invio per aprire le impostazioni della posta indesiderata. 3. Si presenta una multischeda nella quale abbiamo le seguenti schede: Opzioni, Mittenti Attendibili, Destinatari Attendibili, Mittenti Bloccati e Internazionale. Ci spostiamo su queste schede con i soliti comandi di navigazione per le multischede. Imposteremo per il momento solo le preferenze della scheda opzioni, mentre per le altre schede, non avendo ancora iniziato ad usare la posta, ne parlerò in seguito. 4. In queste multischede è tutto intuibile, per cui c'è poco da spiegare. Però, darò di seguito le impostazioni che utilizzo io. Scheda Opzioni, unica che vediamo per il momento: - Primo campo. Basso. Significa che i messaggi di posta elettronica chiaramente identificabili come posta indesiderata verranno spostati nella cartella Posta indesiderata. - Secondo campo. Casella di controllo disattivata. Se attivata, consente al browser di cancellare i messaggi invece di spostarli nella cartella posta indesiderata. - Terzo campo. Casella di controllo attivata. Se la disattiviamo non verranno neutralizzati i messaggi di phishing che ci arrivano. - Quarto campo. Casella di controllo attivata. Se si disattiva, non siamo avvisati quando ci arrivano messaggi da indirizzi sospetti. - Quinto campo. Casella di controllo attivata. Se la disattiviamo, non verranno timbrati i messaggi di posta inviati, per distinguerli dalla posta indesiderata. - Finiti i campi di questa scheda, premiamo tab fino a raggiungere il pulsante applica ed applichiamo le modifiche. - Premiamo ancora tab fino al pulsante OK e chiudiamo la multischeda. Ci ritroviamo sul pulsante dal quale eravamo partiti: Posta indesiderata. Con tab, ci spostiamo sul pulsante Opzioni di posta elettronica... e premiamo invio. Si apre una scheda nella quale decidiamo come gestire i messaggi. Ci spostiamo con tab e, nei vari campi, faremo le nostre scelte. - Primo campo. Con le frecce sceglieremo se, dopo aver spostato o eliminato un messaggio aperto, ritorniamo nella cartella Posta In Arrivo, se apriamo il messaggio successivo, oppure, se apriamo il messaggio precedente. La mia scelta è la prima, ritornare a Posta In Arrivo. - Secondo campo. Casella di controllo attivata. Dopo aver risposto ad un messaggio, oppure, dopo aver inoltrato un messaggio, chiudere il messaggio originale. - Terzo campo. Casella di controllo attivata. Salva una copia del messaggio nella cartella Posta Inviata. - Quarto campo. Casella di controllo attivata. Salva automaticamente i messaggi non inviati. Questi messaggi sono salvati in bozze.
- quinto campo. Casella di controllo attivata. Rimuovi interruzioni di riga in eccesso nei messaggi di testo normale. - Sesto campo. Casella di controllo Attivata. Intestazioni dei messaggi ombreggiate durante la lettura. Ovvio che non ci interessa per un cieco assoluto e vale solo per gli ipovedenti. Premendo ancora tab, sul settimo campo troviamo il pulsante Opzioni Avanzate di Posta Elettronica e premiamo invio per aprire una ulteriore scheda per impostare le modalità avanzate dei messaggi. In questa scheda avremo: - Primo campo. Scegliamo dove salvare i messaggi automaticamente. La mia scelta è Bozze, come predefinito. - Secondo campo. Casella di controllo attivata. Salva ogni... - Terzo campo. Campo editazione dove troviamo scritto il numero di minuti da rispettare per il salvataggio automatico. Personalmente ho scelto il numero 1 per indicare un minuto, per cui avviene il salvataggio automatico ogni minuto. - Quarto campo. Casella di controllo disattivata. Salva risposte con originali in cartelle diverse da Posta in arrivo. - Quinto campo. Casella di controllo attivata. Salva messaggi inoltrati. - Sesto campo. Casella di controllo attivata. All'arrivo di nuovi messaggi in posta in arrivo, riproduci un suono. - Settimo campo. Casella di controllo attivata. Allarrivo di nuovi messaggi in posta in arrivo, cambia puntatore. Utile agli ipovedenti. - Ottavo campo. Casella di controllo attivata. All'arrivo di nuovi messaggi in posta in arrivo, mostra icona a forma di busta nel system Tray. - Nono campo. Casella di controllo attivata. All'arrivo di nuovi messaggi in posta in arrivo, mostra avviso per il desktop. - Decimo campo. Pulsante per poter impostare l'avviso del campo precedente. - Undicesimo campo. Scelta per la priorità. La mia scelta è normale, la seconda voce, nel caso jaws non leggesse correttamente. - Dodicesimo campo. Scelta della riservatezza. La mia scelta è normale. La prima voce, nel caso Jaws non leggesse bene il campo. - Tredicesimo campo. Casella di controllo disattivata. I messaggi scadono dopo... - Quattordicesimo campo. Casella di controllo attivata. Consenti il carattere virgola come separatore degli indirizzi. - Quindicesimo campo. Casella di controllo attivata. All'invio di un messaggio, controlla automaticamente nome. - Sedicesimo campo. Casella di controllo non attivata. All'invio di un messaggio in risposta, elimina convocazione dalla cartella Posta In Arrivo. - Diciassettesimo campo. Casella di controllo attivata. All'invio di un messaggio, suggerisci nominativi nei campi A, CC e CCN. - Diciottesimo campo. Casella di controllo attivata. All'invio di un messaggio, usa Control più Invio per l'invio dei messaggi. Premiamo tab, siamo sul pulsante OK e premiamo invio per confermare le scelte eseguite. Siamo di nuovo sul pulsante Opzioni Avanzate di Posta Elettronica. Vi rimando alla prossima parte per continuare con le impostazioni di questo browser. `*********`
Per ulteriori spiegazioni, scrivere a: `Nunziante Esposito <nunziante.esposito@uiciechi.it>`_