ALLEGATO 3: DEMATERIALIZZAZIONE E DIGITALIZZAZIONE FLUSSI DOCUMENTALI. (Testo novellato con deliberazione di Giunta n. 1671 del 20/12/2013 che sostituisce l allegato 3: Politiche della sicurezza, documento informatico e sistema di conservazione digitale ) 1. PREMESSA 2. SICUREZZA E ACCESSO 3. DOCUMENTO INFORMATICO: PRODUZIONE, GESTIONE, TRASMISSIONE Nel presente paragrafo sono esposti i principi e le regole fondamentali e le indicazioni praticooperative che ne derivano e che riguardano la produzione, la trasmissione, la gestione del documento informatico, approfondendo e sviluppando le disposizioni contenute in particolare negli articoli 13, 14, 22, 23, 24, 28, 31 e 47. 3.1 Formati e produzione documenti informatici Per la predisposizione dei documenti informatici, tenendo conto anche delle esigenze connesse al processo di conservazione digitale, i formati elettronici da utilizzare devono avere, oltre i requisiti indicati all articolo 13 del Manuale di gestione (quelli idonei a garantirne la sicurezza, l integrità, l immodificabilità, l accessibilità, la leggibilità, l intelligibilità e la non alterabilità), le seguenti caratteristiche: non devono poter contenere macroistruzioni o codici eseguibili, ovvero devono essere disponibili gli strumenti capaci di rilevarne la presenza con sufficiente sicurezza; devono essere aperti, standard e documentati, ovvero le relative specifiche devono essere pubblicamente accessibili, complete ed esaustive; devono essere robusti, accurati, ampiamente adottati ed usabili devono essere indipendenti dalle piattaforme tecnologiche, in modo da poter visualizzare un documento senza particolari vincoli di natura informatica o il pagamento di royalty; devono essere conformi alle disposizioni emanate dalle autorità competenti in materia di archiviazione e conservazione digitale. Contemperando i principi sopra elencati con la valutazione dei formati più utilizzati, tra quelli esistenti, che presentano un accettabile margine di sicurezza, si indicano i formati, alcuni più confacenti a documenti a contenuto testuale, altri a documenti a contenuto grafico, che sono accettati, privilegiando ove possibile il formato PDF/A: PDF/A, PDF, XML, RTF, TIFF, PDF/E, JPG, PNG. Per la documentazione tecnica (ad esempio, documenti prodotti con CAD, GIS, ecc.) sono ammessi documenti nei seguenti formati: JPG, PNG, PDF, DWG, DXF, PDF/E, SHAPE (SHP, SHX, DBF). Qualora detta documentazione tecnica dovesse possedere specifiche valenze giuridiche, tra cui ad esempio l opponibilità a terzi, deve essere prodotta nei formati indicati nei punti precedenti, o altri che offrano analoghe o maggiori garanzie a motivo dell evoluzione tecnologica, e firmata digitalmente. Deve essere garantita dagli applicativi informatici, per i formati accettati, la corretta visualizzazione dei contenuti. Per poter visualizzare i file e consentirne un corretto trattamento è indispensabile che sia presente l indicazione del formato adottato nell estensione (ad esempio: nome file.pdf). L AOO si riserva di accettare documenti in formati diversi da quelli precedentemente elencati, effettuate le valutazioni del caso e tenuto conto delle esigenze giuridico-amministrative, purché non contengano macroistruzioni o codice eseguibile e l Amministrazione disponga degli strumenti necessari ad interpretare detti formati.
Non disponendo di tali strumenti l Amministrazione provvederà, nei modi e nelle forme ritenute più efficaci, a richiedere il rinvio del documento in un formato diverso. Date le caratteristiche richieste per i documenti informatici, ed in particolare quelle previste dall articolo 13, comma 3 in tema di inalterabilità e immutabilità, non sono accettati né trasmessi file compressi, come ad esempio i file con estensione.zip. Per esigenze lavorative possono essere accettati o trasmessi documenti in formati diversi da quelli indicati, come ad esempio in formato WORD (.doc), EXCEL (.xls), POWER POINT (.ppt), purchè accompagnati dalla versione dello stesso documento in uno dei formati accettati, preferibilmente PDF/A. Il documento in formato XML, se è una traduzione dei medesimi contenuti di un altro documento prodotto in formato diverso, occorre che sia accompagnato, in linea di massima, dal DDL (data description language) per effettuare i controlli formali di corretta compilazione del XML e dal foglio di stile che consente di riprodurre l aspetto originario. Il formato HTML, utilizzato per i messaggi di posta elettronica, viene di norma accettato o utilizzato per la trasmissione solo quando contiene dati riferentisi ai documenti trasmessi e non ha un contenuto informativo autonomo. Tuttavia in casi particolari, valutati di volta in volta, può essere accettato il messaggio in tale formato, che ai fini della conservazione viene trasformato in formato PDF/A. Per motivi di sicurezza, comprensivi tra gli altri dell intangibilità, dell immodificabilità e dell accessibilità nel tempo del documento, non sono accettati documenti consultabili tramite indirizzo (link) a siti e/o domini esterni e interni. Non sono altresì accettati documenti dinamici se contenente rinvii, in forma di indirizzi (link), a siti che rendono disponibili informazioni e/o dati che integrano o esplicano i contenuti dei documenti stessi. I documenti informatici prodotti dall AOO su formati diversi (ad esempio, in estensione.doc di Microsoft Word,.xls di Microsoft Excel) prima della loro sottoscrizione con firma elettronica o comunque nel momento che si considerano perfezionati, sono convertiti nel formato PDF/A - o nei formati sopraindicati se maggiormente confacenti al tipo di documento considerato - al fine di garantirne la leggibilità, la non alterabilità durante le fasi di accesso e conservazione e l immutabilità nel tempo del contenuto e della struttura. Per i documenti prodotti/ricevuti in formati ritenuti non idonei ai fini della conservazione, è prevista la produzione di una copia in un formato adeguato e rispondente ai requisiti sopra richiamati. Il documento verrà comunque conservato anche nel formato originario, nei modi e tempi tecnicamente possibili. I documenti elettronici ed in particolare i documenti nativi digitali sono prodotti e formati con gli applicativi informatici adottati dall Amministrazione, con modalità e procedure tecnicamente idonee a rendere omogenei i processi di produzione documentale all interno dell AOO. Tutti i documenti nativi digitali devono essere registrati, a termini di legge, nel sistema di protocollo informatico, indipendentemente dal fatto che siano trasmessi all esterno o tra strutture o non trasmessi. Oltre agli elementi previsti all articolo 11 del manuale di gestione, sul documento informatico prima della sua conversione in forma immodificabile devono essere indicati i dati relativi almeno alla classificazione e al fascicolo, ove possibile (ovvero se già aperto), nonché alla firma elettronica, se apposta (tipo di firma, nome-cognome e ruolo del firmatario). Il riferimento cronologico fondamentale del documento è la data di registrazione, che non può essere riportata sul documento, poiché al momento della registrazione questo è in formato immodificabile, ma risulta comunque nel file di segnatura XML. I documenti informatici devono essere corredati dei metadati obbligatori ed essenziali (set minimo) per permettere una gestione e una conservazione corrette, efficaci e fruibili. Il set minimo di metadati di identificazione comune a tutti i documenti è definito nell allegato parte integrante della Deliberazione di Giunta n. 1634/2011 come Pacchetto di Versamento 1 (PV1); ulteriori metadati
possono essere individuati di volta in volta con le modalità ritenute più idonee in relazione alla tipologia dei documenti, ai procedimenti amministrativi di cui fan parte e al contesto di produzione. Tutti i metadati che costituiscono il corredo informativo stabilito per la conservazione del documento devono essere obbligatoriamente inseriti/valorizzati nei campi appositi del sistema di produzione/gestione documentale, anche per agevolare gli automatismi tra sistemi informatici cooperanti. Uno dei metadati volti a garantire l integrità del file/documento è la così detta impronta del documento, ovvero il risultato dell applicazione di un algoritmo che trasforma un testo normale di qualsiasi lunghezza in una sequenza di bit di lunghezza limitata e fissa associata in modo univoco al documento stesso. Essa è calcolata automaticamente, tra l altro, dai sistemi di protocollo informatico, di gestione documentale e di conservazione. In particolare il calcolo dell impronta del documento è necessario in quei casi in cui, per specifiche esigenze, vengano ad esempio utilizzati canali diversi di trasmissione telematica di cui al pargrafo 3.4. 3.2 Firme elettroniche La sottoscrizione dei documenti informatici prodotti dall AOO Regione Liguria è eseguita, di norma, con firma digitale basata su certificato rilasciato da certificatore accreditato ai sensi della normativa vigente e dell articolo 14 del Manuale di gestione. L Amministrazione si riserva di adottare altre forme di sottoscrizione e di certificazione per particolari tipologie di documenti, di procedure e di procedimenti, che garantiscano comunque l imputabilità della sottoscrizione stessa. Sono individuati inoltre dall Amministrazione, nelle forme ritenute più opportune, sia il personale che è titolato a utilizzare la firma digitale o altra forma di sottoscrizione sia le tipologie dei documenti informatici sottoscrivibili elettronicamente. Di norma, i documenti destinati all esterno ed in particolare il file primario, devono essere firmati digitalmente. L utilizzo della firma digitale è riservato esclusivamente al titolare della stessa che ne risponde ai sensi di legge ed è tenuto ad una corretta custodia dei dispositivi che la generano ed a verificare la validità del proprio certificato di firma, vale a dire che non sia scaduto, revocato o sospeso. I sistemi e i dispositivi utilizzabili per l apposizione della firma sono individuati dall Amministrazione, tenuto conto delle garanzie di sicurezza, nel rispetto delle disposizioni normative vigenti. In riferimento ai documenti ricevuti sono accettate le firme nei formati previsti dalla normativa vigente. Tuttavia in relazione a determinate tipologie documentali o di procedimenti amministrativi o per particolari esigenze giuridico-amministrative, l Amministrazione si riserva di richiedere e/o di accettare solo determinati tipi di firma, che diano garanzie sull identità del firmatario, sulla possibilità di effettuare le verifiche relative alla validità dei certificati e sull immodificabilità del documento. Il documento, su cui è stata apposta una firma scaduta, revocata o sospesa o per il quale non sia possibile effettuare i controlli sulle liste di revoca e di sospensione o comunque non sia possibile verificare la validità della firma, è di norma registrato e assegnato alla struttura, che effettuerà le valutazioni in merito all accettazione ed assumerà le decisioni del caso. Il sistema di verifica delle firme elettroniche qualificate e digitali deve, tra l altro, consentire di salvare il risultato della verifica della firma su un documento informatico. Pertanto il primo rapporto di verifica delle firme è in modo automatico associato al documento cui si riferisce e conservato nei sistemi di gestione e di conservazione. 3.3 Validazione temporale
La validazione temporale è un sistema che consente di associare data e ora certa a un documento o a un evento informatico per renderli opponibili ai terzi, come previsto dal DPCM 22 febbraio 2013 articolo 41, che indica espressamente tali sistemi. L AOO Regione Liguria utilizza, quali riferimenti temporali opponibili ai terzi, quello contenuto nella segnatura di protocollo (art. 41, c. 4 lett. a) e quello risultante dall utilizzo della posta elettronica certificata (art. 41, c. 4 lett. c). L Amministrazione si riserva di utilizzare altri sistemi di validazione temporale (ad esempio, la marca temporale) nei casi e con le modalità opportune. La marca temporale apposta al documento/file ricevuto dall esterno è rilevata dal sistema di verifica della firma nel campo dedicato. Il file, al quale è stata aggiunta la marca temporale, riporta nel nome che lo qualifica un ulteriore estensione:.m7m se il file è firmato digitalmente oppure.tsr in caso di file non firmato. 3.4 Canali di trasmissione telematica Tutti i canali istituzionali di trasmissione telematica attivati per la ricezione e l invio di documenti che fanno parte del sistema documentale dell AOO Regione Liguria devono essere interfacciati, per poter interoperare in cooperazione applicativa, con il sistema di protocollo informatico e/o gestione documentale. Per esigenze di correttezza e semplificazione è necessario utilizzare un unico canale di trasmissione per l invio/ricezione di un documento e relativi allegati al fine di mantenere collegati in un unica registrazione il file primario e i suoi allegati e non frazionare l insieme documentale che deve mantenere la sua unitarietà. Laddove per motivi tecnico-informatici ciò non fosse possibile (ad esempio, allegati di notevoli dimensioni che non possono essere trasmessi via Pec), occorre adottare gli accorgimenti utili ad evidenziare il collegamento tra file/documenti inviati attraverso canali diversi e a garantirne l identificabilità e l integrità, come ad esempio il calcolo dell impronta degli stessi. A questo proposito si evidenzia che il servizio Deposito, presente nella Ligurnet, può essere utilizzato per condividere temporaneamente file/documenti di rilevanti dimensioni (singolarmente considerati o nel loro insieme) in modo informale, a scopo informativo e quando la trasmissione degli stessi non rivesta carattere di ufficialità. Infatti i file, inviati o ricevuti tramite questa piattaforma, non entrano nel sistema documentale dell AOO, non vengono inviati in conservazione e dopo un breve periodo sono cancellati. L utilizzo di un unico canale di trasmissione per lo stesso documento è altresì necessario per evitare protocollazioni multiple. L AOO Regione Liguria utilizza principalmente due canali di trasmissione telematica: la posta elettronica certificata e i portali WEB. E inoltre dotata dell infrastruttura tecnologica per fruire del servizio di cooperazione informatica tra enti diversi reso dalle porte di dominio, ulteriore canale di trasmissione telematica. L impiego delle porte di dominio presuppone la stipula di accordi bilaterali o multilaterali tra enti che vogliono utilizzare detto canale per lo scambio di informazioni, in particolari dati e documenti. Pur non essendo propriamente un canale di trasmissione, per particolari esigenze, ad esempio in presenza di documenti di rilevanti dimensioni e nell impossibilità di usufruire dei canali telematici attivati dall AOO, sono utilizzati supporti ottici (DVD, CD-ROM, ecc.) per lo scambio di documenti, con l osservanza comunque delle regole e delle indicazioni relative alla produzione, registrazione, gestione, trasmissione e conservazione contenute nel presente regolamento. A tal fine pertanto devono essere adottate tutte le soluzioni tecniche e organizzative necessarie a garantire la corretta esecuzione delle operazioni su indicate. Le caselle di posta elettronica ordinaria personale e di ufficio non possono essere utilizzate per la ricezione istituzionale di documenti ufficiali, in mancanza di applicativi che consentano la registrazione degli stessi e quindi il loro inserimento nel sistema documentale dell AOO Regione Liguria.
Le stesse caselle non devono essere utilizzate per la trasmissione istituzionale di documenti ufficiali poiché, oltre a non consentire l inserimento dei documenti nel sistema documentale dell AOO, il canale presenta livelli di sicurezza non sufficienti, in quanto la trasmissione avviene in modalità non crittata, ovvero in chiaro. 3.4.1 Posta elettronica certificata La posta elettronica certificata (PEC) è una tipologia particolare di posta elettronica, disciplinata dalla legge italiana, che permette di dare a un messaggio di posta elettronica lo stesso valore legale di una raccomandata postale con avviso di ricevimento, garantendo così il non ripudio e la trasmissione sicura dei contenuti del messaggio. La PEC istituzionale dell AOO Regione Liguria viene utilizzata in interoperabilità con il protocollo informatico, sia per la ricezione in entrata che per invio all esterno di documenti. In quest ultimo caso nel testo e nell oggetto del messaggio di trasmissione sono riportati i dati della registrazione del documento inviato, secondo modalità prestabilite. Il messaggio di trasmissione di norma non deve avere contenuti informativi di carattere amministrativo giuridico, non deve inglobare nel testo il contenuto di lettere, note, dichiarazioni, atti che dovrebbero costituire documenti autonomi né essere inviato senza il documento registrato (file primario). Ad ogni trasmissione, di norma, deve corrispondere un'unica registrazione. Se sono trasmessi/ricevuti più documenti deve essere indicato il file primario, inteso come documento principale da distinguere dagli allegati, e il numero degli allegati stessi. Ogni documento allegato deve di norma essere un singolo file. Anche nel caso di documenti cartacei scansionati deve essere rispettata l individualità dei singoli documenti ed in linea di massima ad ogni documento deve corrispondere un singolo file. Di ogni allegato deve essere indicato l oggetto/descrizione. Il nome del file deve essere il più possibile chiaro e sintetico, di norma non deve contenere sequenze di caratteri non intellegibili. La trasmissione di contratti, convenzioni, atti e documenti digitali similari deve avvenire (come per i documenti analogici) con nota di accompagnamento registrata e indicata come file primario. Nell invio di messaggi di pec per i documenti allegati occorre tener conto dei limiti posti dagli applicativi informatici. Esiste infatti un limite al numero dei destinatari e alla dimensione dei file allegati (attualmente 4.000 caratteri per il campo dei destinatari del protocollo informatico, equivalente a circa 70 destinatari, e in relazione alla casella di PEC la dimensione dei documenti allegati deve essere inferiore a 350 MB per un destinatario sino a 5 MB nel caso di 70 destinatari). Il superamento di tali limiti non permette la spedizione del messaggio pec e pertanto sono da effettuarsi invii multipli inserendo apposite note esplicative e di riferimento per mantenere la relazione tra i messaggi. I file/documenti ricevuti all indirizzo di posta elettronica personale/di ufficio non possono essere reinoltrati all indirizzo Pec istituzionale per il successivo trattamento, poiché tale operazione attualmente provoca problemi tecnici nella gestione del messaggio di posta nel sistema di protocollo informatico. Pertanto l utente deve informare il mittente affinché questi provveda a ritrasmettere il messaggio all indirizzo istituzionale di Pec dell AOO Regione Liguria. Si deve comunque tener presente in caso di reinoltro/forward, ai fini anche della messaggistica, che l indirizzo considerato dal sistema è quello dell ultimo mittente. 3.4.2 Portali web 4. SISTEMA DI CONSERVAZIONE