N. 4 REGISTRO DELIBERAZIONI CONSORZIO ECOLOGICO CUNEESE Municipio di Cuneo - Via Roma n. 28 VERBALE DI DELIBERAZIONE DEL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE Seduta del 16 FEBBRAIO 2016 Oggetto: Servizio di fornitura Front-Office Online, elaborazione, emissione, stampa, imbustamento e rendicontazione delle fatturazioni Tia e bollettazione TARES/TARI. Rinnovo affidamento servizio. L'anno duemilasedici addì sedici del mese di febbraio alle ore undici e trenta presso la Sala delle riunioni degli uffici consortili siti in Cuneo - Via Schiaparelli 4/bis. A seguito di avvisi regolarmente recapitati ai sensi dell'art. 20 punto 2 dello Statuto del Consorzio di Bacino si è riunito il CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE composto dai Signori: 1 QUIRITI Pier Giacomo - Presidente 2 ORO Felice - Vice-Presidente 3 GALFRE Domenico - Consigliere Con l assistenza del Segretario: Dott. Pietro PANDIANI Segretario del Consorzio. Risultano presenti tutti i Consiglieri. Il Presidente riconosciuto legale il numero degli intervenuti, dichiara aperta la seduta per la trattazione dell'argomento in oggetto indicato, iscritto all'ordine del giorno.
Oggetto: Servizio di fornitura Front-Office Online, elaborazione, emissione, stampa, imbustamento e rendicontazione delle fatturazioni Tia e bollettazione TARES/TARI. Rinnovo affidamento servizio. Anno 2016 e 2017. IL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE Premesso che, ai sensi dell art. 49 comma 1 del decreto legislativo 5/02/1997 n. 22, come modificato dall art. 24 bis della legge finanziaria per l anno 2000 e dell art.11 comma 1 del Decreto del Presidente della Repubblica 27/04/1999 n. 158, come da ultimo modificato dall art. 1, comma 523, della legge 30/12/2004 n. 311, i Comuni di Busca, Caraglio, Centallo e Peveragno hanno soppresso la tassa smaltimento rifiuti solidi urbani e hanno provveduto alla contestuale istituzione della Tariffa di Igiene Ambientale per la copertura dei costi relativi alla gestione dei rifiuti urbani; Preso atto che: con verbale di deliberazione del Consiglio Comunale n. 3 del 19 aprile 2005, il Comune di Busca ha approvato il passaggio da TARSU a T.I.A. Tariffa di Igiene Ambientale individuando nel C.E.C. la figura di Ente Gestore che effettuerà la gestione e la riscossione della Tariffa ai sensi dell art. 49 c. 13 del D.Lgs. 22/97; con verbale di deliberazione del Consiglio Comunale n. 15 del 22 marzo 2005, il Comune di Caraglio ha approvato il passaggio da TARSU a T.I.A. Tariffa di Igiene Ambientale individuando nel C.E.C. la figura di Ente Gestore che effettuerà la gestione e la riscossione della Tariffa ai sensi dell art. 49 c. 13 del D.Lgs. 22/97; con verbale di deliberazione del Consiglio Comunale n. 67 del 30 novembre 2005, il Comune di Centallo ha approvato il passaggio da TARSU a T.I.A. Tariffa di Igiene Ambientale individuando nel C.E.C. la figura di Ente Gestore che effettuerà la gestione e la riscossione della Tariffa ai sensi dell art. 49 c. 13 del D.Lgs. 22/97; con verbale di deliberazione del Consiglio Comunale n. 36 del 16 settembre, il Comune di Peveragno ha approvato il passaggio da TARSU a T.I.A. Tariffa di Igiene Ambientale individuando nel C.E.C. la figura di Ente Gestore che effettuerà la gestione e la riscossione della Tariffa ai sensi dell art. 49 c. 13 del D.Lgs. 22/97; Considerato che, nel momento dell assunzione di detta incombenza, il Consorzio ha individuato nella ditta Exatio s.r.l. di Capannori la fornitrice del programma di gestione della Tia; Preso atto che, a decorrere dal 1 gennaio 2014, il tributo in questione viene corrisposto con la normativa di cui alla legge 147/2013, commi da 641 a 668, (TARI) in tutti i comuni del territorio nazionale, a copertura dei costi relativi al servizio di gestione dei rifiuti urbani, e che pertanto è cessato da parte del Consorzio il servizio connesso con la TIA: Atteso, tuttavia, che il Consorzio si deve far carico delle procedure di riscossione a conguaglio, relativamente alla posizione di utenti già iscritti nella banca dati della TIA, per il quinquennio decorrente dalla cessazione del tributo;
Preso ancora atto che il Comune di Centallo ha richiesto a questo Consorzio, anche per l anno 2016, la collaborazione per la gestione della TARI, con costi a carico del Comune medesimo, secondo condizioni già concordate per i precedenti esercizi; Atteso che la gestione dei conguagli obbligatori della TIA e la gestione della TARI per conto del Comune di Centallo non possono prescindere dall utilizzo del programma di gestione già fornito dalla ditta EXATIO s.r.l e cautelativamente confermato soltanto di anno in anno; Preso atto che la spesa per i servizi di front office, assistenza annua, hosting, assistenza per elaborazione anagrafe, per l anno 2016, ammonta ad un totale di Euro 4.020,00 annui oltre all I.V.A., immodificata rispetta agli anni precedenti Preso ancora atto che il prezzo praticato per l anno 2016 per i servizi di elaborazione dati per l emissione delle fatture e avvisi, per la stampa, l imbustamento e la rendicontazione, - in funzione della riscossione della TARI per il Comune di Centallo - è pari a 1,06 /documento oltre all I.V.A., un totale previsto di circa 5.000,00 annui, oltre all I.V.A., pure immodificato rispetto agli anni precedenti; Ritenuto che detto programma di gestione deve, comunque, essere utilizzato fino alla data del 2017, termine prescrittivo relativamente alla TIA e che il fornitore del programma ha assicurato il mantenimento del prezzo già praticato per l anno precedente fino al termine del biennio; Visto il parere favorevole espresso, sotto il profilo tecnico, e contabile da parte del Responsabile amministrativo e contabile Con voti unanimi espressi per alzata di mano D E L I B E R A 1. di confermare alla ditta EXATIO S.r.l. di Capannori l incarico per la gestione del servizio di front office, assistenza annua, hosting, con utilizzo di specifico programma informatico, per il biennio 2016 e 2017, per conto dei Comuni di Busca, Caraglio, Centallo e Peveragno, per un importo complessivo annuo di Euro 4.020,00 oltre all I.V.A; 2. di confermare alla ditta Exatio Srl di Capannori l incarico per la gestione del servizio di elaborazione, emissione, stampa, imbustamento e rendicontazione dei conguagli TIA/TARES/TARI ed emissione bollettazione TARI, per conto del Comune di Centallo per il biennio 2016 e 2017 (qualora il Comune richieda detta prestazione anche per l ultimo anno) per un costo pari ad euro 1,06/documento oltre I.V.A., per un importo presunto complessivo annuo pari ad 5.000,00 oltre all I.V.A.; 3. di dare atto che le spese afferenti il servizio gestito per conto del Comune di Centallo verranno integralmente rimborsate dal Comune medesimo; 4. di dare atto che la spesa totale presunta complessiva annua di Euro 9.020,00 oltre all I.V.A. è imputabile alla voce B7 Costi per servizi del conto economico del bilancio previsionale del Consorzio;
5. di dare atto che l incarico conferito risponde ai criteri indicati nel testo allegato alla presente deliberazione per costituirne parte integrante e sostanziale. Successivamente, ad unanimità di voti espressi per alzata di mano, la presente deliberazione viene dichiarata immediatamente eseguibile, per motivo di urgenza, ai sensi dell art. 134, comma 4, del D. Lgs. 267/2000.
GESTIONE DEL SERVIZIO DI ELABORAZIONE FATTURE, EMISSIONE, STAMPA, SPEDIZIONE E RENDICONTAZIONE DELLA TIA-TARES-TARI tra il CONSORZIO ECOLOGICO CUNEESE C.E.C. (c.f. 80012270049) con sede legale in Cuneo, Via Roma 28 e sede operativa in Cuneo, Via Schiaparelli 4 bis, di seguito denominato semplicemente Consorzio, in persona del legale rappresentante sig. Pier Giacomo Quiriti, nato a Cuneo (CN) il 29 aprile 1947 e domiciliato per la carica in Cuneo, Via Roma 28, in qualità del Presidente del Consiglio di Amministrazione; e l EXATIO Informatica per l ambiente, con sede in Capannori (LU) 55012 Lunata via della Madonnina, 37 dal dott. Angelo Cima nato a Viareggio il 09/10/1970 nella Sua qualità di Amministratore; le parti convengono e stipulano quanto segue: Exatio S.r.l. si impegna a fornire i seguenti servizi: Articolo I. Servizio di Assistenza/Hosting Descrizione Costo /anno Hosting server Exatio 1.500,00 Assistenza software 1.720,00 Assistenza Anagrafe 300,00 Assistenza Scenari 500,00 La fornitura è completa di tutti i servizi quali: server, backup, sicurezza, antivirus, firewall, licenze Sql, assistenza helpdesk ed intervento nelle 6 ore nella fascia dalle 9.00 alle 18.00 dei giorni feriali. Articolo II. Elaborazione documenti Descrizione Elaborazione documenti con resocontazione nel front office Costo /documento 0,31 Il servizio comprende l acquisizione dei flussi di aggiornamento dell anagrafe e la relativa elaborazione ai fini dell attribuzione del nucleo familiare e delle relative variazioni, l importazione della banca dati estratta dal programma utilizzato dall ufficio tributi per i Comuni che non utilizzano il programma Exatio, e la successiva elaborazione delle fatture/note di credito entro quindici giorni dall acquisizione dati.
Articolo III. Elaborazione elenco degli utenti e stampa degli avvisi L Exatio elabora l elenco degli utenti, lo sottopone per conferma al Consorzio e provvede alla stampa e spedizione delle fatture entro sette giorni dalla conferma. Ogni fattura contiene il numero e la data della fattura, la natura del credito, il dettaglio delle somme dovute, la data di scadenza delle rate ed ogni altra notizia fornita dal Consorzio utile a chiarire la natura del credito. L Exatio è tenuto ad inviare la fattura all indirizzo di recapito dell utente. Articolo IV. Compensi e rimborso spese Per il servizio prestato dall Exatio compete un compenso pari a: Descrizione Stampa imbustamento e consegna alla posta (multicolore quadricromia) (a documento) Costo /documento 0,35 Servizi base 0,37 Gestione addebiti automatici su c/c (R.I.D.) Fornitura sezionale I.V.A. Predisposizione modulistica Pratica approvazione bollettino prestampabile presso Poste Italiane Gestione Contributi enti separati (Contributo Provinciale) Gestione Rimborsi Predisposizione ristampa on-line della fattura delle schede contabili degli utenti presenti sul front office Definizione formato e layout tipi di sollecito (una tantum) Elaborazione, stampa e invio solleciti (a documento) Elaborazione liste contribuenti morosi/ruolo coattivo (a elaborazione) Generazione file per l ente incaricato alla riscossione coattiva e rendicontazione (a documento) Costo a lavorazione (indipendentemente dal numero di comuni o elaborazioni contenute) 0,03 1.000,00 1,20 300,00 0,56 200,00 Il sezionale IVA (libro giornale sezionale) e il registro provinciale, in formato PDF saranno inviati per la stampa entro la prima settimana di ogni mese. L aggiornamento dei pagamenti avverrà in modo automatico, con cadenza quindicinale, prelevando i movimenti (già predisposti da Poste su file di testo) fornendo a Exatio il codice utente e password per accedere al sito del Banco Posta. Saranno inviate a CEC liste di risultanza modificabili.
Per i pagamenti non incrociabili automaticamente (tipo bollettini compilati manualmente), sarà possibile accedere alle immagini degli stessi presenti sul sito di Poste e quindi aggiornare manualmente il pagamento sull utente. Considerando il numero delle riscossioni di CEC si può prevedere un impegno compreso tra le 20 e le 40 ore annue. L aggiornamento dei pagamenti non incrociabili automaticamente potrà eventualmente essere delegato ad Exatio al costo orario di euro 25,00. Articolo V. Rendicontazione L Exatio mette a disposizione, le seguenti informazioni: Situazione completa del contribuente per quanto riguarda tutti i ruoli in essere con visualizzazione delle fatture e, se presenti, dei relativi pagamenti. Situazione contabile con indicazione del carico iniziale, del riscosso, compensi ecc. distintamente per ciascun comune gestito. Monitoraggio e stampa elenco contribuenti morosi. Ristampa della fattura La rendicontazione verrà fornita ad ogni aggiornamento dei pagamenti ricevuti con lista degli utenti paganti e saldo della scheda contabile verificabile sul front-office. Per i Comuni che non utilizzano il front office l Exatio metterà a disposizione il programma con una particolare configurazione in modo da poter visualizzare la scheda contabile e la ristampa fatture. Per facilitare la registrazione giornaliera degli incassi la stessa rendicontazione verrà riepilogata per giorno d incasso e per emissione di competenza. Articolo VI. Quote indebite ed esecuzione rimborsi La lista dei rimborsi da effettuare sarà inviata a CEC a richiesta oppure periodicamente tramite fornitura di file modificabile che dovrà tornare a Exatio con l indicazione dei rimborsi da non aggiornare sulla scheda cliente. L effettuazione fisica del rimborso sarà a cura di CEC (bonifico, assegno ). I rimborsi dovrebbero comunque essere solo per casi limite, (quali chiusure, trasferimenti, etc.) in quanto la procedura Exatio può attuare dei meccanismi di compensazione sulle fatture successive. Articolo VII. Emissione solleciti Prevede l invio di una comunicazione totalmente personalizzabile (nel contenuto, nelle modalità e nella cadenza di invio) all utenza insolvente, verranno indicate le scadenze non pagate ed allegati i bollettini con gli importi relativi. Exatio predisporrà apposita interrogazione da front office contenente l elenco degli utenti morosi che il C.E.C. potrà verificare e restituire ad Exatio con indicazione delle eventuali esclusioni dai solleciti. La stampa consisterà nel sollecito su singolo foglio A4 più allegati i bollettini necessari. Normalmente l invio avrà luogo entro una settimana dall accettazione dell anteprima di stampa. Compreso nel servizio è la tracciabilità del sollecito. I solleciti inviati per raccomandata saranno collegati all utente (tramite codice raccomandata) e tracciabili presso Poste Italiane. Articolo VIII. Riscossione coattiva Prevede l elaborazione dei clienti morosi e la generazione di un file per il carico del concessionario.
Il ruolo coattivo o l elenco dei contribuenti morosi, come per i precedenti solleciti, sarà elaborato ogni qualvolta CEC lo riterrà opportuno. Exatio fornirà a CEC un elenco degli utenti morosi che dovrà ritornarle con indicazione delle eventuali esclusioni. La rendicontazione verrà fornita ad ogni aggiornamento dei pagamenti ricevuti con lista degli utenti paganti e saldo della scheda contabile verificabile sul front -office. DISPOSIZIONI GENERALI Articolo IX. Durata La presente convenzione ha efficacia relativamente all emissione dei ruoli di competenza dell anno 2013 dei Comuni di Busca, Caraglio, Centallo, Peveragno. La presente potrà essere prorogata. Articolo X. Determinazioni Per tutto quello che non sia esplicitamente contemplato nei precedenti articoli, si intendono qui richiamate le disposizioni legislative vigenti in materia, per quanto applicabili. Articolo XI. Legge n. 675/96 DPR 318/99 D.Lgs 196/2003 Adozione di ogni misura nel rispetto della Legge 675/96 cosiddetta sulla privacy e successive modifiche avvenute con DPR 318/99 e D.Lgs 196/2003, per il trattamento dei dati personali. L Exatio, inoltre, dichiara e garantisce che i propri sistemi informativi e d archivio sono conformi alle disposizioni vigenti relative alla sicurezza e archiviazione dei documenti, anche in formato digitale. Articolo XII. Conclusioni Le parti danno atto che tutto quanto precede è conforme alle loro volontà e sottoscrivono. Si dà atto che la presente scrittura non è soggetta a registrazione ai sensi articolo 7 D.P.R. 26 Aprile 1986 n.131. Cuneo lì Il Consorzio Ecologico Cuneese C.E.C L EXATIO