ORGANIZZAZIONE DI NUOVI CLUB GUIDA RAPIDA UNIRSI AI LEADER: www.rotary.org 808-IT (316)
LE NOVE FASI PER AVVIARE UN NUOVO ROTARY CLUB Identificazione dell area idonea a ospitare il nuovo club Sviluppo di una strategia Creazione di un piano di marketing Organizzazione di riunioni informative Reclutamento dei soci fondatori Organizzazione di riunioni programmatiche Presentazione della domanda di ammissione Cerimonia di consegna della carta costitutiva e promozione del nuovo club Supporto continuato Mappare il territorio con i Rotary club esistenti e gli altri club di servizio Elencare le caratteristiche del distretto (aree chiave, città, comuni, età della popolazione, mobilità, ecc.) Individuare le comunità idonee alla crescita del Rotary Riferire al governatore e ad altri dirigenti Identificare i gruppi target a cui proporre l affiliazione Scegliere il formato del club (tradizionale, e-club, satellite, ecc.) Scegliere un club patrocinatore e il consulente del nuovo club Avvertire il Rotary attraverso il Supporto Club e Distretti Creare un messaggio su misura per la comunità Identificare i canali di comunicazione Stabilire un piano per il reclutamento Mettersi in contatto con individui che hanno già espresso interesse per l affiliazione Informare i gruppi target attraverso i media tradizionali e i social Invitare i partecipanti alle riunioni a proporsi come soci Scegliere i dirigenti del futuro club Pianificare le riunioni ordinarie Continuare a invitare i potenziali soci Cominciare a ideare progetti di servizio inaugurali e a riflettere sulla possibile collaborazione con un altro club Raggiungere il numero di almeno 20 partecipanti regolari alle riunioni Scegliere il nome del club Inoltrare al Rotary la domanda di ammissione attraverso il Supporto Club e Distretti Continuare a reclutare nuovi soci Festeggiare con la comunità, i Rotariani e i potenziali soci con iniziative che rispecchino il nuovo club. Fare da mentori ai dirigenti e ai soci del nuovo club Assistere nella formazione della squadra dirigente Consigliare e supportare il club in materia di amministrazione, progetti, ecc.
PERCHÉ UN NUOVO ROTARY CLUB? I nuovi club sono fondamentali non solo per la crescita dell effettivo, ma anche perché consentono di: Incrementare l impatto positivo del Rotary nelle comunità Instaurare un legame con il territorio Ampliare la base demografica rispetto ai club esistenti Esplorare diversi formati o diversi modi di organizzare la vita del club Proporre nuove idee per progetti nel distretto Questa guida descrive la procedura per la creazione di un nuovo e-club, dal suo concepimento alla cerimonia di consegna della carta costitutiva e oltre. La guida si rivolge a tutti i Rotariani: al governatore, a cui presenta le migliori pratiche per l avvio di nuovi club nel distretto e per la crescita dell effettivo; al dirigente distrettuale responsabile dell avvio del nuovo club; ai Rotariani e ai potenziali soci, che potranno familiarizzarsi con la procedura e capire come meglio assistere il governatore. Il Rotary ha bisogno di continuare a crescere ed evolversi per far fronte alle necessità del futuro, grazie anche al vostro contributo. Più club significa più amici, e più amici significa maggiori capacità di servire. Joaquin Serratosa Cibils, Presidente del RI 1953/1954
PER COMINCIARE La fondazione di un nuovo club comincia con una riunione di leader e membri della comunità per scambiarsi idee e agire, nell ottica di far fronte a delle esigenze ben specifiche del territorio. Durante questa fase il governatore può nominare il consulente del neo club e comincia a collaborare con il Supporto Club e Distretti. CLUB TRADIZIONALE: Consulente del nuovo club. Il governatore può nominare un consulente o collaborare con la commissione distrettuale per l espansione. Elementi che fanno la differenza: l impegno e l esperienza. Il consulente segue le attività dall inizio alla fine. La sua costante partecipazione è fondamentale anche dopo la fondazione del club, nei suoi primi anni di vita. Club patrocinatore. La presenza di un club patrocinatore è altamente consigliata sebbene non obbligatoria. Elementi che fanno la differenza: le probabilità di successo del nuovo club aumentano anche del 10% grazie alla presenza e al supporto di un club patrocinatore. Almeno 20 soci fondatori. Il numero minimo di soci fondatori è stato fissato a 20. Elementi che fanno la differenza: un maggior numero di soci fondatori. Dei 2.000 nuovi club fondati negli ultimi tre anni, 237 si sono sciolti; di questi, il 49% contava solo 20 soci. Basta superare il numero minimo di soci anche di sole cinque unità per ridurre del 28% il rischio di scioglimento. E-CLUB: Consulente del nuovo club Club patrocinatore (consigliato sebbene non obbligatorio) Almeno 20 soci fondatori Un sito web efficiente con: Un area protetta, riservata ai soci. Un sistema per il versamento di quote sociali, donazioni e altri contributi. Un indirizzo che rispecchi il nome del club. Testo e grafica in armonia con le linee guida per l identità visiva e verbale del Rotary. Consigli e linee guida sono riportati anche nella Guida pratica per siti web di club, disponibile nel Brand Center del Rotary. Istruzioni chiare su come utilizzare il sito del club per il recupero delle riunioni. Webmaster. You need at least one member with experience in website maintenance, data protection, and online financial transactions. CLUB SATELLITE: Club patrocinatore Almeno otto soci La compilazione del Modulo di domanda per club satellite 2 Organizzazione di nuovi club: Guida rapida
L AVVIO DI UN NUOVO CLUB La procedura descritta nelle seguenti pagine può essere modificata secondo le esigenze locali e regionali, tenendo conto che ci sono molti modi diversi per fondare un nuovo club, basati sulle diverse tradizioni, esperienze di leadership e norme culturali. Le seguenti nove fasi illustrano la procedura di base, ma l apporto dei partecipanti è essenziale per la creazione di un club sostenibile e di successo. 1 IDENTIFICAZIONE DELL AREA IDONEA A OSPITARE IL NUOVO CLUB Il primo passo consiste nell individuare le comunità nell ambito del distretto che potrebbero beneficiare dall apertura di un nuovo club: ad esempio, aree in cui non vi sono ancora Rotary club o che sarebbero in grado di sostenerne altri. Stampate una carta geografica dell area su cui marcare i Rotary club esistenti. Se i club sono già numerosi, mettetene a confronto gli orari delle riunioni per capire se ci sia posto per un club che offra orari alternativi. Per questa fase potete servirvi della funzionalità Trova club del sito rotary.org o la app Trova club del Rotary. Gli indicatori da considerare includono: Comunità che potrebbero beneficiare dell apertura di un nuovo club. Comunità con almeno 1.000-3.000 abitanti (il numero può variare da una regione all altra). Gruppi di professionisti che vengono spesso esclusi dalle attuali iniziative di reclutamento. Alumni del Rotary (Rotaract, RYLA, Squadre di formazione professionale, borsisti, ecc.) Giovani adulti, donne, minoranze etniche e altri gruppi sottorappresentati. Organizzazione di nuovi club: Guida rapida 3
2 SVILUPPO DI UNA STRATEGIA Ai governatori si suggerisce di nominare un consulente che guidi il neo club nei primi due anni di vita, si occupi dell orientamento e della formazione dei nuovi dirigenti, sia di ispirazione al club e lo sostenga nella crescita. Commissione distrettuale per l espansione Alcuni governatori preferiscono affidare l incarico alla commissione distrettuale per l espansione, incaricata di elaborare il piano di crescita del distretto nel lungo termine. Per informazioni dettagliate potete rivolgervi a: membershipdevelopment@rotary.org. Per evitare che si vengano a creare fraintendimenti, la commissione deve tenere informati i club esistenti, nel modo più trasparente e proattivo possibile, sui progetti di avvio di nuovi club. Il club patrocinatore La partecipazione attiva di tutti i soci del club patrocinatore contribuisce a infondere nei soci del nuovo club un senso di responsabilità e di appartenenza che può rivelarsi fondamentale per il successo del neo club. Questa assistenza dovrebbe continuare anche in seguito, dopo la consegna della carta costitutiva, con azioni di orientamento e supporto. Formato del club Sia i club tradizionali che gli e-club consentono ai soci di partecipare in pieno alla vita rotariana. Il formato del nuovo club deve essere scelto tenendo conto delle esigenze della comunità e delle strategie di crescita del distretto. Club tradizionali e-club Le riunioni settimanali si tengono di persona Le riunioni si tengono online I club sono esortati ad avere una composizione demografica diversa ed equilibrata I club sono esortati ad avere una composizione demografica diversa ed equilibrata Il club elegge i propri dirigenti e stabilisce una struttura di commissioni che lo aiuti a realizzare i propri obiettivi Il club elegge i propri dirigenti e stabilisce una struttura di commissioni che lo aiuti a realizzare i propri obiettivi I club sono autonomi, nel rispetto dello Statuto tipo dei Rotary club e del Regolamento tipo dei Rotary club I club sono autonomi, nel rispetto dello Statuto tipo dei Rotary club e del Regolamento tipo dei Rotary club I soci devono saper usare l internet 4 Organizzazione di nuovi club: Guida rapida
Alternative al Rotary club Le comunità che non sono pronte a ospitare un nuovo Rotary club potrebbero essere idonee a ospitare una delle seguenti alternative. Per tutte e quattro è necessaria la presenza di un Rotary club patrocinatore. Club satellite Club Rotaract Club Interact Gruppi community Rotary Funziona come un club all interno del club I soci sono giovani di 18-30 anni; il club può essere creato in ambito universitario o avere sede nella comunità I soci sono giovani di 12-18 anni Il gruppo unisce persone interessate a collaborare con il Rotary I soci sono Rotariani in quanto sono anche soci del club patrocinatore Organizza attività di servizio ed eventi sociali Svolge almeno due progetti di servizio all anno Svolge progetti a beneficio della comunità Il club tiene riunioni separate e ha i propri dirigenti (presidenti delle commissioni) Si amministra e sostiene autonomamente I giovani soci si divertono e imparano a conoscere il mondo Collabora con il Rotary club sponsor L obiettivo è di diventare un Rotary club a tutti gli effetti Collabora in stretto contatto con il Rotary club sponsor Il club si amministra e sostiene autonomamente I soci possono essere invitati a diventare Rotariani una volta usciti dal Rotaract per limiti d età Collabora con il Rotary club sponsor Per approfondimenti: Club satellite: domande più frequenti / Responsabili del Supporto Club e Distretti Per approfondimenti: rotaract@rotary.org Per approfondimenti: interact@rotary.org Per approfondimenti: Creare un Gruppo community Rotary Notifica al Rotary Se intendete avviare un nuovo club, avvisatene il Supporto Club e Distretti. Il personale potrà assistervi in tutte le fasi della pianificazione e dell attuazione, ad esempio verificando l idoneità del nome suggerito per il nuovo club, esaminando la domanda di ammissione, e raccomandandone l approvazione da parte del Consiglio Centrale. Organizzazione di nuovi club: Guida rapida 5
3 CREAZIONE DI UN PIANO 4 DI MARKETING ORGANIZZAZIONE DI RIUNIONI INFORMATIVE In questa fase si identificano i gruppi target a cui presentare il nuovo club e i benefici offerti dall affiliazione. Si può cominciare preparando un elenco di imprese, professioni e associazioni locali, stilato con l aiuto di fonti quali quotidiani, Internet, pubblicazioni specializzate, siti web e altri elenchi di professionisti. Può essere utile anche informarsi sui bisogni della comunità e quindi risalire alle associazioni o ai professionisti che si attivano per farvi fronte; a questo scopo potete anche interpellare direttamente le autorità e altre altri gruppi attivi nella vostra zona. I seguenti sono alcuni punti fondamentali di cui tener conto nella preparazione di un piano d azione: Le caratteristiche o la visione del nuovo club. Sede, orario e modalità delle riunioni. I professionisti e le altre persone di spicco della zona. Le fasce demografiche e professionali a cui ci si vuole rivolgere. Le persone più adatte a contattarle. I progetti rotariani già in atto nella zona, da portare come esempio per spiegare che cosa sia il Rotary. I progetti che potrebbero interessare ai potenziali nuovi soci. I tempi e i luoghi in cui promuovere il nuovo club. Se sia già in atto una procedura consolidata per segnalare i potenziali nuovi soci al Rotary. Questi punti possono assistervi nel preparare il materiale promozionale e gli inviti alle riunioni informative sul nuovo club. Le riunioni informative possono essere annunciate nei quotidiani locali, mediante volantini da distribuire localmente e, se opportuno, con un sito web provvisorio per il nuovo club. Per molti individui queste riunioni rappresentano spesso il primo incontro con il Rotary e con l idea del nuovo club. Non bisogna scoraggiarsi se il numero dei partecipanti non risponde alle aspettative; anzi, capita spesso che non si presentino proprio quelli che si erano dichiarati entusiasti all idea. Alcuni suggerimenti per incrementare la partecipazione: Cominciare con una lettera di invito chiara, succinta e convincente. Far seguire una seconda lettera o e-mail di follow up, inviata entro 48 ore dal primo invito. Telefonare ai soci potenziali per ricordare loro la data, l ora e il luogo della riunione. Incoraggiarli a invitare i loro amici o altri professionisti che siano interessati a migliorare la comunità e ad affiliarsi al Rotary. Alla riunione, preparare un foglio su cui i partecipanti possano scrivere nome, indirizzo, e-mail e altre informazioni di contatto. Per ulteriori dettagli si veda anche Riunioni informative. 5 RECLUTAMENTO DEI SOCI FONDATORI I soci ideali sono individui desiderosi di fare la differenza nelle loro comunità e professionisti affermati disposti a fungere da mentori per i soci più giovani. Li si trova soprattutto nelle imprese, negli studi professionali o nelle associazioni. Un elemento di cui tenere conto durante il reclutamento è una composizione sociale varia e demograficamente diversa, importante per la sostenibilità del club nel lungo termine. Per assistenza nell identificare i potenziali soci potete: Contattare membership.development@ rotary.org e chiedere l elenco dei soci potenziali o in trasferimento. La procedura è descritta in dettaglio nella pubblicazione Le tue connessioni. Riesaminare il piano di marketing per capire meglio dove effettuare il reclutamento. 6 Organizzazione di nuovi club: Guida rapida
Contattare gli alumni Rotary presenti nel distretto. 7 PRESENTAZIONE DELLA DOMANDA DI AMMISSIONE DEL NUOVO CLUB Visitare le imprese e gli studi della zona e parlare con i proprietari o la dirigenza, invitandoli a considerare la possibilità di unirsi al Rotary ed eventualmente chiedendo loro il permesso di estendere l invito al personale. Individuare le persone che hanno contribuito in modo rilevante a progetti sociali o all organizzazione di iniziative conviviali o culturali. Le attività di reclutamento possono essere rivolte a individui o a gruppi, con l organizzazione di eventi speciali durante i quali se opportuno si possono presentare video sul Rotary o distribuire materiali informativi. Nell intera storia del Rotary esiste un solo individuo a cui non è mai stato rivolto l invito ad affiliarsi: il fondatore Paul Harris. Il motivo principale per cui molti non diventano rotariani è che nessuno glielo ha mai proposto. 6 ORGANIZZAZIONE DI RIUNIONI PROGRAMMATICHE Quando ci sono almeno 10-20 potenziali soci del nuovo club è il momento di tenere una riunione programmatica, durante la quale eleggere i dirigenti del club, accordarsi sull orario delle riunioni settimanali e pianificare il primo progetto. La logistica della riunione è la stessa usata per le riunioni informative. Per ulteriori informazioni a proposito si veda anche Riunioni programmatiche. A questo punto occorre decidere dove si svolgeranno le riunioni settimanali del club; troverete utili suggerimenti nella scheda Consigli per la sede delle riunioni. Dopo aver verificato che la domanda sia completa e corretta, il governatore la firma e la inoltra al Supporto Club e Distretti. La versione aggiornata del modulo di domanda si trova in fondo a questa guida. Una copia della domanda deve essere conservata negli archivi del club come riferimento e per finalità storiche. 8 CONSIGLI PER CELEBRARE LA FONDAZIONE DEL CLUB E PROMOZIONE DEL CLUB I festeggiamenti per la fondazione di un nuovo club contribuiscono a creare un atmosfera di condivisione, in cui si rafforzano l identità del gruppo e il senso di appartenenza. Gli eventi organizzati in queste occasioni permettono anche di promuovere il club nella comunità, di presentare il club e i suoi dirigenti e gettare le basi di una partecipazione attiva sul territorio. Le modalità dei festeggiamenti devono essere decise dal nuovo club, possibilmente in armonia con la sua cultura. Idee e suggerimenti sono presentati nella sezione Consigli per celebrare la fondazione del club. 9 SUPPORTO CONTINUATO Il nuovo club deve essere sostenuto con il supporto di Rotariani che, fungendo da mentori, offrano consulenza sul Rotary, sul ruolo dei dirigenti e sulla conduzione del club, partecipino come volontari ai progetti, suggeriscano i relatori per le riunioni e promuovano la partecipazione agli eventi del nuovo club. Informazioni dettagliate a proposito sono descritte nella Guida per rafforzare l effettivo. Creare un piano di sviluppo per i club. Può essere utile consegnare ai nuovi Rotariani una copia della Cartella di benvenuto per i nuovi soci (pubblicazione 426) disponibile sul sito shop.rotary.org. Organizzazione di nuovi club: Guida rapida 7
RISORSE PER I NUOVI CLUB Informazioni di contatto dei soci potenziali o in trasferimento Le informazioni di contatto trasmesse al Rotary dagli interessati vengono inviate ai governatori e ad altri responsabili dell effettivo che abbiano dimostrato un profondo impegno nel rafforzare i loro club. Rendere il club dinamico: il tuo piano direttivo di club Questa pubblicazione, adattata alle diverse zone, presenta strategie per rafforzare la struttura, le attività e il dinamismo dei club. Guida per rafforzare l effettivo. Creare un piano di sviluppo per i club La guida aiuta a valutare le tendenze dell effettivo, a creare strategie per attrarre nuovi soci e a sviluppare programmi in grado di coinvolgere i soci. Raccontare la storia del Rotary. Identità visuale e verbale Linee guida sull uso di loghi, colori, caratteri tipografici e stile grafico per aiutare i club a incorporare nelle loro comunicazioni l identità visiva del Rotary. SUGGERIMENTI E DOMANDE FREQUENTI Club patrocinatore Riunioni informative Riunioni programmatiche Consigli per la sede delle riunioni Consigli per celebrare la fondazione del club Tutto quello che c è da sapere sugli e-club Un ringraziamento a Kevin Walsh, responsabile della formazione di nuovi club presso il RIBI, e alla squadra di e-learning del RIBI per l autorizzazione a usare la Guida rapida per i nuovi club. Guida alla pianificazione strategica Aiuta a sviluppare una visione per il club nel lungo termine e a stabilirne gli obiettivi. I volumi della serie Direzione del club Manuali per il presidente del club, il segretario, il tesoriere e i presidenti delle commissioni. Con risorse e informazioni che aiutano a rafforzare l effettivo. Guide e-learning Nel Centro formazione del sito del Rotary sono disponibili due moduli creati dal RIBI sulla formazione di nuovi club e di club satellite. One Rotary Center 1560 Sherman Avenue Evanston, IL 60201-3698 USA www.rotary.org 808-IT (316)