CIRCOLARE N. 32 DIPARTIMENTO DELLA RAGIONERIA GENERALE DELLO STATO CENTRO NAZIONALE DI CONTABILITÀ PUBBLICA UFFICIO I - IV Prot. N 0072144 Allegati: 1 Roma, 13 giugno 2003 Agli Uffici Centrali del Bilancio presso le Amministrazioni centrali dello Stato Agli Uffici Centrali di Ragioneria presso le Amministrazioni autonome dello Stato All Ufficio di Ragioneria presso il Magistrato per il Po di Parma Alle Ragionerie Provinciali dello Stato LORO SEDI OGGETTO: Regolamento concernente le gestioni dei consegnatari e dei cassieri delle amministrazioni dello Stato, approvato con d.p.r. 4 settembre 2002, n.254. Adempimenti degli uffici riscontranti. Con circolare n. 2 del 16 gennaio 2003, sono state illustrate, tra l altro, le principali innovazioni introdotte in materia di gestione dei consegnatari e dei cassieri dal nuovo regolamento emanato con d.p.r. 4 settembre 2002, n.254, di seguito denominato: regolamento. Attesa l importanza del provvedimento, specie per la corretta gestione del patrimonio dello Stato, appare opportuno, altresì, richiamare l attenzione degli uffici in indirizzo sugli adempimenti che il menzionato regolamento pone a loro carico.
1. Monitoraggio degli acquisti Ai sensi dell art. 5, comma 3, del regolamento, gli uffici di riscontro devono ricevere, con periodicità semestrale, dal dirigente responsabile degli acquisti, una esauriente comunicazione circa gli elementi riguardanti gli ordinativi di fornitura di beni e servizi, sotto qualsiasi forma stipulati. In ordine a tali comunicazioni i relativi adempimenti consistono nell analisi dei fenomeni gestionali in materia di acquisto dei beni e servizi, ai fini del monitoraggio dei prezzi e della valutazione della qualità dei prodotti e dei servizi forniti. 2. Nomina dei consegnatari e dei cassieri. L art. 8, comma 1, del regolamento prevede che i provvedimenti di conferimento dell incarico di consegnatario, di sub-consegnatario e di sostituto consegnatario sono trasmessi in copia al competente ufficio di riscontro nonché alla Corte dei conti. L art. 35, comma 5, dello stesso regolamento, dispone che i provvedimenti di conferimento dell incarico di cassiere e del suo sostituto sono comunicati all ufficio riscontrante coesistente presso l amministrazione di appartenenza. Al riguardo, in considerazione delle responsabilità e delle funzioni attribuite ai dirigenti dal decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165, e successive modificazioni, si ritiene che sia venuta meno ogni verifica da parte del competente ufficio di riscontro intesa ad accertare il possesso in capo al personale incaricato dei requisiti richiesti dall art. 9 del regolamento. Pertanto, i provvedimenti di nomina di cui sopra non sono piu soggetti ne al visto ne alla registrazione. Tuttavia, si ritiene opportuno che l ufficio riscontrante, per un corretto andamento dell azione amministrativa, segnali all Amministrazione le eventuali difformita dal regolamento stesso. 2
Lo stesso ufficio di riscontro è tenuto ad attribuire a ciascun consegnatario apposito codice identificativo (art. 6, comma 5). 3. Conti giudiziali. L art. 11 del regolamento detta le norme per la resa del conto giudiziale da parte del consegnatario per debito di custodia, cioè da parte di colui al quale è affidata la conservazione, la gestione, la distribuzione e il rifornimento dei beni mobili destinati ad altri uffici. Detto conto, compilato inserendo i dati richiesti dal successivo art. 23, deve pervenire, per il controllo, al competente ufficio di riscontro entro i due mesi successivi alla chiusura dell esercizio cui il conto stesso si riferisce. Il citato ufficio, effettuati i controlli previsti dall art. 74 del r.d. 18 novembre 1923, n. 2440 e dall art. 624 del r.d. 23 maggio 1924, n. 827, qualora non abbia nulla da osservare, appone sul conto la dichiarazione di aver eseguito il riscontro di competenza e lo trasmette alla Corte dei conti nel termine di due mesi dalla sua ricezione ovvero dalla ricezione dei chiarimenti o dei documenti richiesti in sede di controllo. 4. Inventari e prospetto delle variazioni della consistenza dei beni mobili. Ai sensi dell art. 17, comma 3, del regolamento, gli uffici di riscontro effettuano i prescritti controlli istituzionali sugli inventari che, rinnovati almeno ogni cinque anni, devono pervenire in duplice esemplare di cui uno da trattenere agli atti e l altro da restituire vistato all ufficio da cui dipende il consegnatario qualora le risultanze siano corrispondenti per quantità e valore. Per effetto di quanto disposto dall art.19, comma 2, dello stesso regolamento, gli uffici di cui sopra esaminano i prospetti delle variazioni (entrate ed uscite) intervenute nell anno nella consistenza dei beni mobili, trasmessi annualmente dai consegnatari entro il 15 di febbraio dell anno successivo, corredati dei prescritti buoni di carico e scarico e della relativa documentazione, debitamente validati dal dirigente responsabile degli acquisti o dal titolare 3
dell ufficio periferico. Detti prospetti sono restituiti ai consegnatari con il visto del competente ufficio riscontrante unitamente agli allegati. Resta comunque da sottolineare che l inserimento di tutti i dati necessari al nuovo tipo di rendicontazione del conto generale del patrimonio (conto per il quale e stata introdotta, con il decreto interministeriale 18 aprile 2002, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 24 del 30 gennaio 2003, una nuova classificazione degli stessi beni raccordata con quella riportata nel SEC 95), comporta che, per verificare la corretta compilazione del prospetto riassuntivo secondo quanto indicato al comma 5 del citato art. 19, gli Uffici riscontranti si attengano alle istruzioni impartite con la circolare n. 13 del 12 marzo 2003, concernente Ristrutturazione del conto generale del patrimonio dello Stato in attuazione del decreto legislativo n. 279/1997 ed, in particolare, quelle che richiamano l allegato 3 della stessa circolare con la novita dell inserimento negli stampati di una colonna per l indicazione del codice SEC 95. Al fine, poi, di rendere possibile l inserimento nel conto generale del patrimonio di tutti i beni dello Stato il successivo sesto comma del piu volte citato art.19 estende l obbligo dell invio del prospetto in questione anche a carico dei consegnatari delle amministrazioni dello Stato escluse dall ambito di applicazione del nuovo regolamento, nonché da parte di coloro che debbono rendere il conto giudiziale. 5. Materiale di facile consumo e beni durevoli d importo non superiore a 500 euro. Per effetto dell art. 22, comma 3, del regolamento, contenente disposizioni circa le modalità di gestione e di controllo del materiale di facile consumo, gli uffici di riscontro provvedono a disciplinare la materia d intesa con le singole amministrazioni, con particolare 4
riferimento alle determinazioni in ordine alla impostazione della contabilità e al corretto utilizzo di tali beni, proprio al fine di agevolare l attività di riscontro. Si richiama l attenzione degli Uffici in indirizzo sulla necessita della scrupolosa osservanza delle disposizioni di cui al citato art. 22, comma 3, del regolamento. Onde consentire l adozione di procedure e di scritture uniformi, si ritiene altresì che per gli uffici periferici tali disciplinari siano da emanare previo coordinamento di questi ultimi uffici e delle Ragionerie provinciali dello Stato con l amministrazione centrale ed il competente ufficio centrale del bilancio. Similmente, e per i medesimi fini, vanno coordinate le procedure relativamente all adozione dello schema del rendiconto annuale la cui presentazione, prevista alla fine di ogni esercizio (art. 22, comma 4, del regolamento), unitamente ad una esauriente relazione da parte del dirigente responsabile degli acquisti, è finalizzata a consentire una conoscenza delle modalità di acquisizione dei beni nonché dei prezzi, delle quantità e dei consumi per una verifica circa la corrispondenza o l eventuale scostamento rispetto alle risorse assegnate. Per quanto concerne i beni durevoli d importo non superiore a 500 euro, iva inclusa, per i quali non è prevista l iscrizione in inventario, va istituito apposito registro denominato Registro dei beni durevoli di valore non superiore a 500 euro in grado di evidenziare la movimentazione di detti beni. 6. Tipografie, laboratori, officine e centri elaborazione dati. L intesa dell ufficio riscontrante con la rispettiva amministrazione è richiesta dall art. 25, comma 5, per la disciplina, il funzionamento, la gestione ed il controllo tecnicoamministrativo delle tipografie e dei centri stampa, dei laboratori e delle officine, nonché dei centri elaborazione dati. 5
7. Cambio del consegnatario. In attuazione di quanto previsto dall art. 26 del regolamento, in caso di cambiamento del consegnatario un funzionario dell ufficio di riscontro è tenuto ad intervenire, insieme con il dirigente responsabile degli acquisti di beni e servizi (solo per gli uffici centrali), presenti il consegnatario cessante e quello subentrante, alle operazioni per il passaggio dei beni, da effettuarsi sulla base della materiale ricognizione dei beni stessi risultanti dall inventario e dalle altre scritture previste. Della consegna dei beni è redatto apposito processo verbale in tanti esemplari per quanti sono gli intervenuti. Qualora il passaggio dei beni avvenga con la prevista clausola della riserva, in caso di mancato rispetto dei termini previsti dal comma 2 del citato articolo per lo scioglimento della stessa, è fatto obbligo all ufficio di riscontro di darne tempestivamente notizia alla competente Procura regionale della Corte dei conti per l accertamento di eventuali responsabilità nei confronti del consegnatario cessante e di quello subentrante. Alla medesima Procura vanno segnalati, ai sensi del successivo comma 5 del regolamento, i beni mancanti a seguito del cambio del consegnatario. 8. Accertamenti sulle scritture. In occasione del cambio del consegnatario e, comunque, annualmente, si procede all esecuzione delle verifiche indicate negli artt. 27 e 29 del regolamento. Gli uffici centrali del bilancio procedono, nell espletamento dei propri compiti istituzionali di vigilanza e controllo sui consegnatari, agli accertamenti sulle scritture previsti dal comma 1 dell art. 27, con le modalità ivi specificate, da effettuarsi da un proprio funzionario unitamente al dirigente responsabile degli acquisti e in contraddittorio con il consegnatario. Ai sensi del comma 3 del citato art. 27, al termine di ciascuna verifica va redatto il processo verbale dei riscontri effettuati, specificando i criteri adottati per il metodo del campionamento utilizzato per le operazioni cui al comma 1 dello stesso articolo. Tale verbale è 6
redatto in più esemplari di cui uno da rilasciarsi al funzionario intervenuto in rappresentanza dell ufficio di riscontro. Nei casi di riscontrate gravi negligenze, dello stesso verbale è rimessa copia alla competente Procura regionale della Corte dei conti. Inoltre, deve essere trasmessa copia del processo verbale alla competente Sezione giurisdizionale della Corte dei conti, nel caso di riscontrate gravi inadempienze nella custodia dei beni affidati al consegnatario tenuto alla resa del conto giudiziale. Infine, in conformità del disposto di cui all art. 29 del regolamento, gli uffici di riscontro, in ogni caso, al fine di accertare la regolarità della gestione e delle scritture tenute dai consegnatari, possono incaricare propri funzionari ad effettuare le necessarie verifiche. Le relative relazioni sono inviate, nelle ipotesi di gravi inadempienze, oltre che all Ispettorato generale di finanza del Dipartimento della Ragioneria generale dello Stato, anche alla competente Procura regionale della Corte dei conti per le valutazioni di competenza. 9. Ritardata o mancata resa delle contabilità. Qualora non siano stati presentati nei prescritti termini i rendiconti amministrativi, rientra nella specifica competenza del direttore dell ufficio di riscontro assumere le necessarie iniziative, ai sensi dell art. 30 del d.p.r. n. 254/2002, affinché venga attivata da parte della Corte dei conti l applicazione della procedura prevista dall art. 9, comma 8, del d.p.r. 20 aprile 1994, n. 367. 10. Consegnatari delle sedi all estero. Considerato che l art. 31 del d.p.r. n. 254/2002 fa obbligo ai consegnatari delle sedi all estero di applicare le disposizioni recate dal regolamento, fermo restando gli adempimenti previsti dall articolo 13 del d.p.r. n. 120/2000, l ufficio centrale del bilancio presso il Ministero degli affari esteri è tenuto a ricevere annualmente dalla predetta amministrazione centrale i 7
prospetti per categorie delle variazioni della consistenza dei beni mobili avvenute nel corso dell esercizio scaduto riferiti alle gestioni dei predetti consegnatari. 11. Vigilanza e controllo sulle gestioni dei cassieri Ai sensi degli artt. 43 e 44 del regolamento, gli uffici di riscontro sono tenuti ad eseguire verifiche senza preavviso, previa acquisizione della necessaria documentazione in tesoreria (situazione dei fondi accreditati al cassiere), alla cassa ed alle scritture dei cassieri, con cadenza almeno trimestrale, da espletarsi da parte del direttore o dei dirigenti o funzionari dal medesimo delegati. Per tali verifiche, che sono in ogni caso da effettuare sia in occasione del passaggio di gestione e sia, relativamente alle operazioni di chiusura, entro il mese di marzo dell esercizio successivo, i commi 3, 4, 5 e 6 del citato articolo 43, dettano le modalità per la loro esecuzione nonchè per la verbalizzazione con obbligo, da parte dei citati uffici, dell invio di una copia del processo verbale, entro quindici giorni, all Ispettorato generale di finanza del Dipartimento della Ragioneria generale dello Stato. Si richiama, altresì, l attenzione degli stessi uffici in ordine alle comunicazioni, previste dal secondo comma dell art. 44, da effettuarsi con immediatezza sia all amministrazione di appartenenza del cassiere sia a questo Ministero e sia alla competente Procura regionale della Corte dei conti, qualora vengano a conoscenza di responsabilità dei cassieri per perdite o deterioramento di valori o titoli sostitutivi ricevuti in custodia ovvero per l impiego, sia pure temporaneo, dei fondi accreditati per uso diverso da quello cui sono vincolati. Si prega gli Uffici in indirizzo di assicurare la piu ampia diffusione della presente circolare agli uffici dipendenti interessati. Allo scopo di agevolare la corretta applicazione delle disposizioni contenute nel più volte richiamato regolamento di cui al d.p.r. 4 settembre 2002, n. 254, oltre che per una più puntuale attività di controllo da parte degli uffici in indirizzo, si trasmette, in allegato, l elenco 8
delle F.A.Q. compilate a seguito di quesiti posti da varie amministrazioni in ordine alle gestioni dei consegnatari e dei cassieri. Infine, si comunica che con avviso di rettifica pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 73 del 28 marzo 2003, l espressione contenuta nell art. 17, comma 1, aventi un valore non superiore a cinquecento euro, IVA compresa è stata corretta come segue: aventi un valore superiore a cinquecento euro, IVA compresa. Il Ragioniere Generale dello Stato 9
Roma, F.A.Q. in merito all applicazione del d.p.r. 4 settembre 2002, n. 254, recante: Regolamento concernente le gestioni dei consegnatari e dei cassieri delle amministrazioni dello Stato. 1- In riferimento all art. 2 del d.p.r. n. 254/2002 se un corpo di polizia non avesse un proprio regolamento deve rispettare le disposizioni del suddetto d.p.r. n 254/2002? R: Le disposizioni contenute nell art. 2 del d.p.r. n. 254/2002 escludono che le norme in esso contenute si applichino agli organismi appartenenti alle forze armate, di polizia e del Corpo nazionale dei vigili del fuoco, nella convinta consapevolezza peraltro autorevolmente sottolineata dagli stesssi organi di vertice che per gli stessi vigono appositi regolamenti. 2- E necessario un provvedimento ad hoc dell amministrazione centrale che individui la figura del titolare del centro di responsabilita? Nelle more di tale individuazione come bisogna operare? 1
R: Nell ambito del regolamento di organizzazione di ogni struttura e previsto il soggetto deputato a svolgere tale funzione. 3- Nei casi di dipendenti che, alla data di entrata in vigore del d.p.r. n. 254/2002, ricoprano contemporaneamente l incarico di consegnatario e di cassiere, come opera il disposto di cui all articolo 2, comma 3, del regolamento che prevede la non cumulabilita di tali figure nella stessa persona? Si puo attendere la scadenza naturale dell incarico prima di procedere all individuazione delle suddette figure secondo la nuova normativa come sembrerebbe prevedere l articolo 45 dello stesso d.p.r.? R: Ai sensi dell art. 45 del D.P.R. n. 254/2002, coloro che svolgono, alla data di entrata in vigore del citato provvedimento entrambe le funzioni di consegnatario e cassiere, continuano a rimanere in carica sino alla scadenza del mandato. 4- Il d.p.r. n. 254/2002 si applica alle Agenzie fiscali? R: Le Agenzie fiscali sono escluse dall applicazione delle disposizioni di cui al d.p.r. n. 254/2002, in quanto dotate, oltre che di autonomia amministrativa e contabile, di personalita giuridica propria, ai sensi dell art. 61 del d. lgs n. 300/1999. 5- Gli uffici esclusi dall applicazione del d.p.r. n. 254/2002, entrato in vigore il 12.1.2003, indicati all art. 2, comma 1, dello stesso provvedimento, gia tenuti in precedenza alla redazione delle scritture contabili, secondo il d.p.r. n. 718/1979, devono redigere le scritture contabili per il periodo dal 1.1.2003 al 11.1.2003? R: Per il periodo dal 1.1.2003 all 11.1.2003 le amministrazioni non destinatarie del d.p.r. n. 254/2002, indicate all art. 2, comma 1, dello stesso provvedimento, sono assoggettate stricto iure alla disciplina contenuta nel regolamento approvato con il d.p.r. n. 718/1979. 6- Il consegnatario puo gestire il fondo per le minute spese, anche in assenza del cassiere? 2
R: Ai sensi dell art.2, comma 3, del d.p.r. n. 254/2002, le funzioni di consegnatario non sono cumulabili con quelle di cassiere. Le minute spese, di norma, sono soddisfatte con appositi fondi anticipati ad un funzionario/economo qualora cio sia previsto da appositi regolamenti. Tuttavia, non e escluso che, qualora manchi l economo, il consegnatario possa gestire il fondo delle minute spese. 7- Puo il dirigente responsabile per gli acquisti di beni e servizi delegare il consegnatario per l attivita relativa agli acquisti? R: Il dirigente non puo delegare al consegnatario l attivita di acquisto di beni e servizi, tenuto presente che il regolamento approvato con d.p.r. n. 254/2002 ( artt. 1, 4, 5, 7, 13, 22 ) pone i due funzionari in posizione di antitesi e di contraddittorio. 8- Il consegnatario puo procedere, previa autorizzazione del Direttore Generale, ad effettuare acquisti in economia, o altri acquisti che sono prerogativa esclusiva del dirigente degli acquisti di beni e servizi? R: Ai sensi dell art. 5, comma 2, del d.p.r. n. 254/2002, i titolari dei centri di responsabilita sono tenuti ad individuare i dirigenti responsabili dell acquisto di beni e servizi ai quali attribuiscono le conseguenti risorse finanziarie, umane e materiali, ai sensi dell art. 16 del d.lgs. n. 165/2001. Pertanto, le competenze attribuite al dirigente responsabile dell acquisto di beni e servizi non possono essere delegate al consegnatario, tenuto conto, altresi, che il regolamento approvato con d.p.r. n. 254/2002 (artt. 1, 4, 5, 7, 13, 22) attribuisce ai due funzionari competenze distinte e diverse, talvolta antitetiche, nell ambito di un unico processo produttivo. 9- Quali sono gli adempimenti degli uffici di riscontro, ai sensi dell art. 5, comma 3 del d.p.r. n. 254/2002? 3
R: Gli adempimenti delle Ragionerie provinciali dello Stato e degli Uffici centrali di bilancio, ai sensi dell art. 5, comma 3, del d.p.r. n. 254/2002, consistono sia nel verificare il rispetto delle disposizioni contenute nell art. 26 della legge n. 488/1999, e successive modificazioni, sia nell acquisire conoscenza dei fenomeni gestionali relativi all acquisto di beni e servizi anche per un eventuale monitoraggio della spesa, peraltro gia adombrato nell art. 61 del R.D. n. 827/1924. 10- Nel caso di strutture con piu centri di responsabilita occorre nominare piu consegnatari oppure uno solo? R: La nomina del consegnatario va effettuata tenendo conto della ubicazione dei centri di responsabilita, per cui se gli uffici sono ubicati in sedi diverse puo procedersi alla nomina di piu consegnatari. Viceversa, una struttura costituita da piu centri di responsabilita ubicati in una stessa sede avra, di norma, un solo consegnatario. 11- Puo un ufficio scolastico regionale procedere alla nomina di un cassiere? R: Considerato che l art. 6, comma 1, primo periodo, del d.p.r. 6 novembre 2000, n. 347, stabilisce che In ciascun capoluogo di regione e istituito l ufficio scolastico regionale, di livello dirigenziale generale, che costituisce un autonomo centro di responsabilita amministrativa, al quale sono assegnate tutte le funzioni gia spettanti agli uffici periferici dell amministrazione della pubblica istruzione a norma della legislazione vigente e tenuto conto, altresi, che l art. 35, comma 1, del d.p.r. 4 settembre 2002, n. 254, dispone che L incarico di cassiere e conferito con provvedimento formale del titolare del centro di responsabilita o, in mancanza, del dirigente generale di cui al comma 2 dell articolo 32, ne deriva che per la nomina di un cassiere rileva l esistenza di un centro di responsabilita o, in alternativa, di una direzione generale, retti dai rispettivi titolari. Per i suesposti 4
motivi, l Ufficio scolastico regionale puo procedere alla nomina di un proprio cassiere. 12- L incarico di consegnatario puo essere assegnato al personale appartenente alla posizione economica B1? In assenza di personale amministrativo puo essere incaricato personale dell area tecnica? R: Ai sensi dell art. 9 del d.p.r. n. 254/2002 l incarico di consegnatario puo essere conferito al personale di ruolo dell amministrazione, inquadrato nei profili amministrativo ovvero amministrativo-contabile, con almeno tre anni di anzianita nell area funzionale richiesta, appartenenti alle posizioni economiche B2 o B3, ovvero C1 o C2, in possesso del diploma di scuola secondaria superiore. Tale disposizione e stata suggerita dalla Corte dei conti in sede di espressione del prescritto parere nella presunta convinzione che, comunque, tali figure professionali siano presenti in ogni struttura, sia centrale che periferica. 13- E possibile specificare meglio le funzioni del consegnatario per debito di vigilanza e le funzioni del consegnatario per debito di custodia? R: Sulla base di quanto stabilito dall art. 32 del R.D. n. 827/1924, il consegnatario per debito di vigilanza e un agente amministrativo al quale e affidata la gestione dei beni mobili e dei materiali d uso, d impiego e di consumo necessari per il funzionamento degli uffici. Alla fine dell esercizio rende il conto amministrativo della propria gestione. Il consegnatario per debito di custodia e un agente contabile al quale e affidata la conservazione, la gestione, la distribuzione ed il rifornimento dei beni mobili destinati ad altri uffici. E assoggettato al giudizio della Corte dei conti cui rende annualmente il conto giudiziale della propria gestione. 14- A quale soggetto compete autorizzare la cessione gratuita dei beni mobili che la commissione di cui all articolo 14, comma 2, ha dichiarato fuori uso o non piu utilizzabili? 5
R: Il soggetto cui compete autorizzare la cessione gratuita dei beni dichiarati fuori uso e il titolare del centro di responsabilita o un suo delegato. 15- Di quanti membri deve essere composta la commissione dei beni fuori uso di cui all articolo14, comma 2? E possibile nominare un Presidente supplente? In caso affermativo, per gli uffici giudiziari deve essere un magistrato o puo essere un dirigente dell ufficio? E possibile nominare uno o due membri supplenti nella Commissione? R: La commissione dovrebbe essere composta di almeno tre membri. La nomina di eventuali supplenti andrebbe rapportata alla rilevanza dell affare ed al tempo occorrente per dichiarare la dismissione. Per gli uffici giudiziari si ritiene possibile nominare un dirigente-funzionario dell ufficio in qualita di membro della commissione. 16- Nel caso di invio dei beni alle discariche pubbliche (art. 14, comma 3), a chi compete emettere il relativo provvedimento? R: Il provvedimento e emesso da parte del titolare del centro di responsabilita o di un suo delegato. 17- Nel caso di beni mancanti, a chi compete emettere il relativo provvedimento di discarico? L articolo 194 del R.D. n. 827/1924 e ancora in vigore? R: Dopo aver esperito i prescritti accertamenti, competente ad emettere il provvedimento di discarico e il titolare del centro di responsabilita amministrativa o un suo delegato. L art. 194 del R.D. n. 827/1924 e ancora in vigore tranne per la parte che prevede l emanazione del decreto del Ministro per il provvedimento di discarico, ai sensi del combinato disposto degli artt. 4 e 16 del d.lgs n. 165/2001. 18- Quale tipo di registro va utilizzato per i beni mobili di valore non superiore a 500 euro? 6
Si puo prevedere per detti beni l utilizzo del mod. 130 P.G.S., indicato all articolo 16, comma 2, del regolamento per i beni da inventariare? R: Si consiglia di utilizzare un registro ad hoc predisposto, nell ambito delle disposizioni contenute nell art. 22, comma 3, del d.p.r. n.254/2002, a cura dell amministrazione, di concerto con l ufficio riscontrante, denominato Registro dei beni durevoli di valore non superiore a 500 euro, tenuto a sezioni divise carico e scarico. Il mod. 130 P.G.S. va utilizzato esclusivamente per i beni da inventariare. 19- Se si acquistano in tempi separati vari beni mobili, il cui singolo valore non supera 500 euro, e successivamente tali beni vengono riuniti come universalita di mobili (per comporre ad esempio uno studio) il cui valore complessivo supera le 500 euro, quali sono le modalita di registrazione di tali beni mobili prima e dopo l aggregazione in universalita di mobili? R: Il processo sopra descritto comporta, prima, l annotazione nel Registro dei beni durevoli di valore non superiore a 500 euro (all uopo consigliato) e, successivamente, qualora destinati a far parte di una universalita di mobili detti beni vanno cancellati dal menzionato registro ed annotati nell inventario con l emissione dei relativi buoni mod. 130 P.G.S. adducendo come causale A-50 sopravvenienze. Pertanto, nei casi di specie (acquisti di importo non superiore a 500 euro, iva inclusa) l attenzione, ai fini dell inventariazione o meno, va riposta all elemento teleologico, ossia se trattasi di beni destinati immediatamente o meno a far parte di una universalita ; nel primo caso devono essere inventariati ancorche il singolo bene sia stato acquistato a un prezzo inferiore a 500 euro, iva inclusa; nel secondo caso vanno annotati nel Registro dei beni durevoli di valore non superiore a 500 euro. 20- Quali sono le caratteristiche e la normativa di riferimento del registro dei beni durevoli di valore non superiore a 500 euro? 7
R: L istituzione del Registro dei beni durevoli di valore non superiore a 500 euro e stata determinata da esigenze operative rappresentate, peraltro, da diversi referenti. Tale registro sara, comunque, inserito nel nuovo sistema informatico di gestione e controllo dei beni mobili delle Amministrazioni statali (GECO). 21- Il Centro Assistenziale di Pronto Intervento di.. dell Ufficio Territoriale del Governo di.. ha formulato un quesito in cui, nell evidenziare che l ultimo inventario e stato redatto nel 1996, ha fatto presente quanto segue: 1- la quasi totalita dei beni a suo tempo inventariati sono stati scaricati per l utilizzo in occasione di calamita naturali (sisma dell Umbria, alluvione di alcuni comuni delle Province di Caserta e Salerno, sisma del Molise ecc.) o per il passaggio ad altri Centri; 2- la maggior parte dei beni attualmente in carico sono pervenuti per nuovi acquisti, per recuperi o per passaggi da altri centri. Premesso cio il consegnatario del C.A.P.I. ha richiesto elementi informativi circa le modalita di iscrizione dei beni mobili di valore non superiore a 500 euro, ed in particolare se sia possibile prevedere un apposito registro, distinto dall inventario, nel quale indicare solo le quantita complessive per lotti di generi omogenei; R: Alla luce delle suesposte questioni, sembrerebbe evincersi, in via preliminare, che l attivita posta in essere dal consegnatario si configuri come una gestione di beni mobili assoggettabile alla disciplina della contabilita giudiziale ed il suo titolare inquadrabile nella figura del consegnatario per debito di custodia, al quale e affidata la conservazione, la gestione, la distribuzione ed il rifornimento dei beni mobili destinati ad altri uffici. In tale ipotesi, trattandosi di agente contabile, il medesimo consegnatario sarebbe tenuto alla resa del conto giudiziale, ai sensi dell art. 11 del d.p.r. n. 254/2002, secondo le modalita stabilite dall art. 74 del R.D. n. 2440/1923 e dal Capo I e dal Capo III del Titolo XIII del R.D. n. 827/1924. Qualora invece non si verta nella fattispecie piu sopra delineata, si conviene di istituire un registro ad hoc predisposto, nell ambito delle disposizioni contenute nell art. 22, comma 3, del d.p.r. n. 254/2002, a cura dell amministrazione, di concerto con l ufficio riscontrante, denominato Registro dei beni durevoli di 8
valore non superiore a 500 euro, tenuto a sezioni divise carico e scarico, per l annotazione dei beni non di facile consumo ma di importo non superiore a 500 euro, iva inclusa. Successivamente, qualora detti beni siano destinati a far parte di una universalita di mobili gli stessi vanno scaricati dal menzionato registro ed annotati nell inventario con l emissione dei relativi buoni mod. 130 P.G.S. adducendo come causale A-50 sopravvenienze. Pertanto, nei casi di specie (acquisti di importo non superiore a 500 euro, iva inclusa) l attenzione, ai fini dell inventariazione o meno, va riposta all elemento teleologico, ossia se trattasi di beni destinati immediatamente o meno a far parte di una universalita ; nel primo caso devono essere inventariati ancorche il singolo bene sia stato acquistato a un prezzo inferiore a 500 euro, iva inclusa; nel secondo caso vanno annotati nel Registro dei beni durevoli di valore non superiore a 500 euro. 22- Per il rinnovo degli inventari e necessaria una comunicazione della Ragioneria generale dello Stato oppure ogni ufficio puo procedere autonomamente ogni quinquennio? R: Il rinnovo degli inventari deve essere effettuato da ciascun ufficio tenendo presenti le disposizioni emanate in proposito dalla Ragioneria generale dello Stato. 23- In quale figura si identifica il responsabile della compilazione e revisione del budget nonche della rilevazione semestrale dei costi di cui all art. 19, comma 3, a cui inviare il prospetto delle variazioni? Se detta figura non esiste, il prospetto va comunque inviato e a chi? R: Ai sensi del d.lgs n. 279/1997 il responsabile della gestione e dei risultati derivanti dall impiego delle risorse umane, finanziarie e strumentali assegnate e il titolare del centro di responsabilita amministrativa. Il prospetto va inviato al soggetto deputato ad esercitare tale funzione. 9
24- Perchè, ai sensi dell art. 19, comma 6, del d.p.r. n. 254/2002, le Amministrazioni statali non ricadenti nell ambito di applicazione del regolamento di cui allo stesso d.p.r. sono tenute a trasmettere, comunque, al competente ufficio riscontrante il prospetto delle variazioni delle consistenze dei beni mobili (mod. 98 C.G.)? R: La compilazione del mod. 98 C.G., da inviarsi al competente ufficio riscontrante, si rende necessaria al fine di inserire tutti i beni dello Stato nel conto generale del patrimonio. 25- Il provvedimento di cui all articolo 22, comma 3 (disciplinante le modalita di gestione e di controllo del materiale di facile consumo) deve essere adottato dall amministrazione centrale, d intesa con l ufficio riscontrante, anche per gli uffici periferici? R: Si suggerisce che sia l ufficio periferico che le Ragionerie provinciali dello Stato competenti, si coordinino, rispettivamente, con l amministrazione centrale e l ufficio centrale del bilancio per l adozione di procedure e di scritture uniformi. 26- A cosa si riferiscono le funzioni di gestione e di controllo indicate dall art. 22, comma 3, del d.p.r. n. 254/2002? R: Le funzioni di gestione e di controllo di cui all art. 22, comma 3, del d.p.r. n. 254/2002 attengono alla contabilita ed al corretto utilizzo del materiale di facile consumo. 27- La rendicontazione per il facile consumo di cui all articolo 22, comma 4, va effettuata su modulistica ad hoc dell amministrazione centrale, d intesa con il relativo ufficio riscontrante, oppure su modulo predisposto dall ufficio periferico sempre d intesa con l ufficio riscontrante? Va presentato il rendiconto per l anno 2002? R: Si suggerisce che sia l ufficio periferico che le Ragionerie provinciali dello Stato competenti, si coordinino, rispettivamente, con l amministrazione centrale e l ufficio centrale del bilancio per l adozione di procedure e di scritture uniformi, anche per quanto concerne lo schema di rendiconto. 10
Il primo rendiconto riguardera la gestione del 2003, alla luce di quanto disposto dall art. 46 del d.p.r. n. 254/2002. 28- I modelli delle tessere personali di riconoscimento di cui all art. 24 del d.p.r. n.254/2002 su quale modello di scrittura contabile vanno registrati? R: In relazione alla conservazione e distribuzione dei modelli delle tessere personali di riconoscimento nulla e stato innovato rispetto alla previgente normativa per cui i suddetti modelli (art. 24 del d.p.r. n. 254/2002) restano sottoposti ai controlli di cui all art. 23 del d.p.r. n. 254/2002, cosi come e stato ribadito dalla Corte dei conti, nel parere all uopo rilasciato. 29- Nell ambito delle disposizioni che regolano la verifica della regolarita delle scritture,previste dall art. 27, comma 3, del d.p.r. n. 254/2002, il processo verbale da redigersi, negli uffici periferici, in occasione del passaggio di consegne, in contraddittorio, tra un funzionario della ragioneria provinciale dello Stato ed il consegnatario cedente, va redatto autonomamente rispetto al mod. 99 C.G., relativo al cambio di consegne? R: Nel caso di passaggio di consegne, presso gli uffici periferici, si applica la procedura indicata al comma 3 dell art. 27 del d.p.r. n. 254/2002, utilizzando il solo mod. 99 C.G. 30- Gli anticipi di missione possono essere concessi dai cassieri, ai sensi dell articolo 33, comma 1, del d.p.r. n. 254/2002, che dispone il pagamento delle sole spese sostenute? R: Gli anticipi di missione possono essere concessi dai cassieri, stante la previsione legislativa di cui all art. 3 della legge n. 417/1978. E auspicabile, comunque, che venga fatto ricorso alla carta di credito cosi come disposto dall art. 33, comma 1, del d.p.r. n. 254/2002. 31- Qualora il cassiere si trovi a pagare, oltre alle normali spese di cui all art. 33 del d.p.r. n. 254/2002, le spese per le autovetture, quanti registri deve utilizzare? Per le spese relative alle autovetture si puo prescindere dall emissione del buono? 11
R: L indicazione delle spese eseguibili dai cassieri, di cui all art. 33 del d.p.r. n. 254/2002, non e tassativa ne esaustiva. Il rinvio alle spese previste dall art. 2 del regolamento approvato con il d.m. n. 701/1996 non esclude il sostenimento delle spese connesse all uso di un autovettura. Va da se che il pagamento delle predette spese e subordinato all emissione del relativo buono. 32- Quali sono i limiti ai quali e soggetto il consegnatario nell ambito delle minute spese d ufficio? Cosa si intende per minute spese di ufficio e per nei limiti delle risorse assegnate di cui all art. 33, comma 2, del d.p.r. n. 254/2002? R: Il consegnatario puo richiedere al cassiere di pagare le minute spese di ufficio nei limiti delle risorse finanziarie assegnate dal titolare del centro di responsabilita, ai sensi dell art. 33, comma 2 del d.p.r. n. 254/2002, il quale attribuisce al dirigente responsabile degli acquisti di beni e servizi le risorse umane, finanziarie e materiali, ai sensi dell art. 5, comma 2, del d.p.r. n. 254/2002, in conformita delle disposizioni contenute nell art. 16 del d.lgs n. 165/2001. L espressione minute spese d ufficio, quantunque ampia, ha ricevuto nel tempo una sua peculiare identificazione nel senso che sottintendono quelle spese, di modesto importo, destinate ad acquisti di beni o materiali di facile consumo, ad utilita istantanea, sopportate per la soddisfazione di esigenze immediate, e per il normale funzionamento dell ufficio. Nell ambito della nuova disciplina dettata dal d.p.r. n. 254/2002, la categoria dei beni di facile consumo e una figura residuale rispetto ai beni di uso durevole di importo non superiore a 500 euro ed a quelli inventariabili. 33- Il cassiere puo detenere valori dell amministrazione ( ad esempio monete d oro)? R: Il cassiere puo detenere valori dell amministrazione, ancorche non rappresentati da moneta di conto, da annotare in appositi registri, tenuto presente che il divieto previsto dall art.38 del d.p.r. n. 254/2002 opera per.denaro, oggetti e valori di terzi. 12
34- I registri dei cassieri vanno vidimati e da chi? R: I registri posti in essere devono essere numerati in ogni pagina. L ultima pagina deve contenere l annotazione del numero delle pagine, la firma del dirigente-funzionario responsabile dell ufficio a cui appartiene il cassiere e la data in cui il registro e posto in uso. 35- Quali sono le modalita e le procedure attraverso le quali le organizzazioni di volontariato di protezione civile possono richiedere, ai sensi dell art. 14 del d.p.r. n. 254/2002, l acquisizione a titolo gratuito dei beni mobili, non piu utilizzabili per le esigenze funzionali delle amministrazioni statali, o posti fuori uso per cause tecniche? R: Le organizzazioni di volontariato di protezione civile possono richiedere l acquisizione a titolo gratuito dei beni mobili non piu utilizzabili o dichiarati fuori uso, mediante apposita istanza da inoltrarsi all Amministrazione che delibera di porre fuori uso beni o materiale non piu utilizzabile. 36- In riferimento alla procedura di costituzione della commissione dei beni fuori uso, di cui all art. 14, comma 2 del d.p.r. n. 254/2002, Il titolare del centro di responsabilita puo essere individuato nella persona del Capo Dipartimento della struttura periferica, anche se non titolare di funzioni dirigenziali generali? R: Ai sensi dell art. 1, comma 1, lettera c) del d.p.r. n. 254/2002, il titolare del centro di responsabilita e un dirigente con funzioni dirigenziali generali, titolare di un centro di responsabilita ; nell ambito del regolamento di organizzazione di ogni struttura e previsto il soggetto deputato a svolgere tale funzione. Cio non esclude che, nella fattispecie, il titolare del centro di responsabilita possa delegare il Capo Dipartimento della struttura periferica alla istituzione della commissione dei beni fuori uso di cui all art.14, comma 2, del d.p.r. n. 254/2002. 37- Il bene da iscrivere in inventario deve possedere entrambi i requisiti stabiliti dall art. 17 del d.p.r. n. 254/2002, ovvero ne puo possedere anche soltanto uno? 13
R: I beni mobili da iscrivere in inventario, ai sensi dell art. 17 del d.p.r. n. 254/2002, devono possedere entrambi i requisiti indicati dal suddetto articolo (non avere carattere di beni di consumo ed avere un valore superiore a cinquecento euro, iva compresa). 38- Dato che tra i compiti affidati al consegnatario dall art. 10 del d.p.r. 254/2002 non rientrano quelli relativi all acquisto di beni e servizi, riservati al dirigente responsabile degli acquisti, a che cosa si riferisce il comma 2 dell art. 33 laddove dispone che su richiesta del consegnatario i cassieri provvedono a pagare le minute spese d ufficio? R: L espressione su richiesta del consegnatario contenuta nel comma 2 dell art.33 intende fa riferimento ad una comunicazione al cassiere, da parte dello stesso consegnatario, con la quale viene data notizia, relativamente alle minute spese d ufficio, dell insussistenza di ogni impedimento al pagamento di quanto dovuto al creditore a seguito dell avvenuto regolare adempimento degli obblighi contrattuali (v. art. 10, lettera e), del d.p.r. n. 254/2002); 39- Le disposizioni di cui al d.p.r. n. 254/2002 sono applicabili anche all Amministrazione penitenziaria, in particolare agli Istituti Penitenziari? R: Nell ambito della struttura centrale del Ministero della Giustizia, l Amministrazione Penitenziaria riveste la figura di Dipartimento. Inoltre, ai sensi dell art. 2, comma 1, del D.Lgs. 21 maggio 2000, n. 146, gli Istituti penitenziari sono considerati come uffici di livello dirigenziale non generale. Non essendo dotati i predetti uffici di autonomia amministrativa e contabile, i medesimi sono soggetti all applicazione delle norme contenute nel d.p.r. n. 254/2002. Per quanto concerne il Corpo di Polizia penitenziaria, poiche ai sensi dell art. 1, comma 3, della legge 15 dicembre 1990, n. 395, detto Corpo fa parte delle forze di polizia, rientra nei casi di esclusione dall ambito di applicazione del d.p.r. n. 254/2002, ai sensi dell art. 2, comma 1, dello stesso decreto; 40- Quando il titolare dell ufficio non riveste qualifica dirigenziale, la figura del consegnatario viene a coincidere con quella del titolare stesso? 14
R: Ai sensi dell art. 7, comma 4, del d.p.r. n. 254/2002, nel caso in cui il titolare dell ufficio non riveste qualifica dirigenziale, la figura del consegnatario viene a coincidere con quella dello stesso titolare, senza bisogno di formalizzarne la nomina. Allorché, invece, le funzioni di consegnatario sono svolte da altro funzionario dell ufficio, si ritiene che l incarico debba essere conferito con provvedimento del titolare dell ufficio stesso. 41- I provvedimenti di nomina dei consegnatari sono sottoposti al visto da parte dell ufficio riscontrante? R: L art. 8, comma 1, del d.p.r. n. 254/2002, nel prevedere il semplice invio in copia al competente ufficio di riscontro dei provvedimenti di nomina dei consegnatari, fa venir meno ogni valutazione da parte di quest ultimo ufficio in ordine alla legalita degli atti di cui trattasi, non essendo detti provvedimenti di nomina soggetti al visto e alla registrazione. 15