pag. 1 PROCEDURA AZIENDALE Revisione 0:... TITOLO: GESTIONE DELL'ARCHIVIO CARTACEO DELLA FORMAZIONE AZIENDALE DESCRIZIONE SINTETICA La procedura descrive la sequenza delle attività da osservare al fine dell'archiviazione della documentazione cartacea afferente allo svolgimento delle attività formative. La necessità di regolamentare con una specifica procedura questo argomento è conseguenza diretta del processo di accreditamento dell'area Formazione dell'a.o. Ordine Mauriziano come Provider di formazione, in quanto occorre definire in maniera organica e sistematica tutti i processi operativi riferiti a tale ambito di attività. In ogni caso la presente procedura, essendo finalizzata al processo di accreditamento sopra richiamato, attiene unicamente alle modalità operative di tenuta della documentazione cartacea nell'ambito dell'area Formazione, senza pregiudizio delle regole generali di gestione della documentazione amministrativa che saranno stabilite dall'azienda in conformità alle vigenti prescrizioni legislative. CONDUTTORE (responsabile della procedura) Direttore S.C. OSRU Area di Formazione OBIETTIVI Regolamentare le modalità di raccolta e archiviazione corrente della documentazione cartacea afferente le attività formative gestite dall'area Formazione; Regolamentare le modalità di raccordo di tale archiviazione cartacea in linea con la procedura informatica della piattaforma ECM Piemonte Predisporre le condizioni per riscontrare le richieste di certificazioni/dichiarazioni sulle attività formative svolte dagli utenti, conformemente alle vigenti normative in materia di autocertificazione AMBITI DI APPLICAZIONE La presente procedura riguarda l'archiviazione corrente della documentazione cartacea relativa a tutte le attività formative (interne ed esterne) gestite da parte della S.C. OSRU - Area Formazione.
RIFERIMENTI NORMATIVI pag. 2 Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 (e s.i.m.) avente ad oggetto Disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196 avente ad oggetto Codice di protezione dei dati personali Determine dirigenziali (e relativi allegati) n. 1002 del 16/12/2011 e n. 257 del 12/4/2012 della Regione Piemonte aventi ad oggetto, rispettivamente, Accreditamento in via sperimentale dei provider di formazione - Approvazione bando, procedure, modalita' e requisiti e Accreditamento provvisorio provider di formazione, pubblici e privati, per gli 2012 2013. Approvazione manuale e relativi allegati. SEQUENZA ATTIVITA 1. Modalità di archiviazione della documentazione cartacea afferente alle attività formative 1- a: documentazione elettronica e cartacea / archiviazione corrente e di deposito A partire dall'implementazione del sistema ECM della Regione Piemonte e della correlata piattaforma informatica gestita via WEB (2008), l'azienda gestisce ed archivia informaticamente i dati che documentano le attività formative svolte e i correlati aspetti economico finanziari, provvedendo in tal modo anche alla comunicazione ed alla trasmissione delle informazioni all'ente accreditante. Pertanto l'archiviazione cartacea corrente dell'area Formazione riguarda i documenti amministrativi analogici rilevanti ai fini degli eventi formativi gestiti dall'area Formazione, dove per documenti analogici si intende, ai sensi dell'art. 1 lett. A del DPR 445/2000, appunto ogni rappresentazione su carta o altro supporto non digitale del contenuto di atti, anche interni, dell'azienda o comunque utilizzati ai fini dell attività amministrativa,consistente in atti, fatti o cose giuridicamente rilevanti ex art. 22 c.2 L. 241/90). Unitamente all'archivio corrente, relativo agli affari in corso, l'area Formazione, nelle more della predisposizione di regole aziendali uniformi ed omogenee per tutte le strutture aziendali, gestisce anche la propria archiviazione di deposito, relativa agli affari esauriti, ossia al materiale che ha esaurito la sua funzione corrente; l'area Formazione non gestisce invece documentazione afferente all'archiviazione storica, ossia a quella con più di 40 di età e destinata ad essere conservata senza limiti di tempo.
2- a: archiviazione corrente / fascicolazione della documentazione cartacea pag. 3 Gli operatori addetti all'area Formazione provvedono, ognuno per gli eventi formativi ed i procedimenti di propria competenza, a riunire i documenti in fascicoli, intesi come unità archivistiche di base contenenti tutti i documenti relativi ad un determinato evento o procedimento. Il frontespizio dei fascicoli relativi agli eventi formativi organizzati dall'azienda presentano le seguenti informazioni: titolo dell'evento formativo numero del fascicolo, sequenziale e con numerazione che si azzera ad ogni anno solare (n / anno) data di apertura, coincidente con la data del primo documento archiviato data di chiusura, coincidente con la data dell'ultimo documento archiviato I documenti sono conservati all interno del fascicolo in ordine di data e protocollo; all interno del fascicolo possono essere conservati anche documenti non soggetti a registrazione di protocollo, copie di documenti conservati in altri fascicoli e ogni altra informazione rilevante per il fascicolo stesso. I fascicoli dell archivio corrente sono conservati a cura dell'operatore competente presso il proprio ufficio. Il fascicolo viene chiuso al termine dell'evento o procedimento. Nell'ambito di tali adempimenti, l'operatore cura che i documenti ricevuti, anche in copia, e le copie da conservare agli atti dei documenti inviati vengano inseriti nel fascicolo appropriato, sia che esso sia già esistente sia che si renda necessaria l apertura di un nuovo fascicolo. 3- a: referenza dell'attività di archiviazione / archiviazione di deposito Il Direttore della Formazione individua, entro 60 giorni dall'emissione della presente procedura, un operatore dell'area Formazione quale Referente dell'attività di Archiviazione corrente (RA). Il RA svolge le seguenti attribuzioni: coordina l'attività di archiviazione nell'ambito dell'area Formazione e formula proposte in merito al Direttore della Formazione è responsabile della tracciabilità della documentazione cartacea afferente agli eventi formativi organizzati dall'azienda in linea con la piattaforma informatica ECM Piemonte supervisiona l'archiviazione elettronica sull'area Comune della SC OSRU sul server aziendale presidia la funzione di selezione della documentazione analogica al fine di valutare se il materiale documentario debba essere conservato o (secondo le indicazioni generali aziendali) scartato, tenuto anche conto delle modalità con cui i documenti si sono stratificati nel contesto dell archivio cura la pubblicazione della documentazione afferente l'area Formazione sul sito Intranet e sul sito Internet aziendale supervisiona gli adempimenti afferenti all'area Formazione in attuazione dell'art. 15 della L. 183/2011 (trasmissione dei dati certificabili o accesso diretto agli stessi per le situazioni di competenza dell'area Formazione), secondo le direttive operative stabilite dal Direttore della Formazione entro 60 giorni dall'emissione della presente procedura supervisiona gli adempimenti afferenti all'area Formazione in riferimento alle verifiche e controlli in materia di autocertificazione, secondo le direttive operative stabilite dal Direttore della Formazione entro 60 giorni dall'emissione della presente procedura
pag. 4 La documentazione selezionata per la conservazione di deposito (nei termini indicati al successivo punto 2 della Sequenza di Attività della presente procedura), è archiviata nei locali dell'area Formazione. A tal fine, all inizio di ogni anno (di norma entro il 31 gennaio) gli operatori dell'area Formazione, con il coordinamento del RA, individuano i fascicoli cartacei relativi ad eventi o procedimenti conclusi, o comunque non più necessari allo svolgimento delle attività correnti. Tale operazione è effettuata previo sfoltimento del carteggio di carattere transitorio e strumentale, intendendo con tale espressione l operazione che estrae dal fascicolo le copie e i documenti, che hanno appunto carattere strumentale e transitorio, utilizzati per espletare il procedimento ma che esauriscono la loro funzione nel momento in cui viene emesso il provvedimento finale oppure non sono strettamente connessi al procedimento (ad esempio, appunti, promemoria, copie di normativa e documenti di carattere generale). Il RA cura la formazione e la conservazione di un elenco elettronico dei fascicoli trasferiti nell archivio di deposito; in prima applicazione, con riferimento alla documentazione già presente nell'archivio di deposito dell'area Formazione, tali elenchi sono predisposti entro 12 mesi dall'emissione della presente procedura. Nelle more della definizione delle prescrizioni aziendali regolamentari in ordine alla gestione dell'archivio di deposito e dello scarto di materiale documentale, non è possibile procedere ad alcuna eliminazione della documentazione amministrativa afferente all'area Formazione, se non nei termini specificati nel prosieguo della presente procedura. E' possibile peraltro procedere, senza particolari formalità, all'eliminazione di: documenti in copia qualora sia prevista la conservazione permanente dei documenti in originale e qualora le copie non contengano annotazioni amministrative o visti essenziali per ricostruire il procedimento nella sua correttezza; materiale non archivistico (in quanto non considerabile come documentazione amministrativa), quale stampati in bianco, modulistica, pubblicazioni varie, le raccolte normative o altro materiale analogo. In questi casi l'eliminazione è proposta dal RA al Direttore della Formazione, e vi si provvede per il tramite del competente servizio aziendale. Di norma queste operazioni di eliminazione di materiale documentale avvengono a cadenza annuale, entro il 28 febbraio di ogni anno. Qualora la proposta di eliminazione riguardi materiale non archivistico consistente in pubblicazioni a stampa (riviste, libri, ecc.) che potrebbero rivestire interesse per finalità non strettamente correlate allo svolgimento delle attività istituzionali, viene preventivamente anche consultata la Direzione Medica di presidio per acquisire specifico parere in merito; in tali casi comunque si redige, a cura del RA, un elenco di scarto contenente i principali elementi identificativi del materiale eliminato (numero progressivo, tipologia, quantità, estremi cronologici, motivazione).
pag. 5 2. Tempistica di conservazione della documentazione cartacea Dal 2008 la gestione e l'archiviazione dei dati afferenti agli eventi formativi avviene attraverso la piattaforma ECM Piemonte, per cui non si rilevano problematiche nella tempistica di conservazione dei dati corrispondenti. La relativa documentazione cartacea viene comunque conservata, secondo le regole di gestione esposte al precedente punto 1) della Sequenza di Attività della presente procedura, nell'archivio di deposito per almeno 5 dall'emissione; successivamente, la conservazione della relativa documentazione è limitata a quella di cui è necessario mantenere traccia del supporto originale, e precisamente: elenco firme di discenti e docenti degli eventi formativi (registro presenze) ogni altra documentazione sottoscritta in originale di cui non è presente copia o traccia nel corrispondente archivio elettronico in area comune (in applicazione di questo criterio, pertanto, i questionari di apprendimento e di gradimento relativi agli eventi formativi sono scartabili in quanto gli stessi sono registrati sulla piattaforma ECM) Per quanto concerne invece la documentazione cartacea afferente ad eventi formativi antecedenti al 2008, nonchè all'attività della ex Scuola Infermieri Professionali, la stessa fino all'adozione delle regole aziendali generali in materia di scarto della documentazione è conservata nei locali dell'area Formazione anche successivamente al periodo quinquennale, previo scarto del materiale non di interesse archivistico. In particolare, nelle more della regolamentazione complessiva della Gestione Documentale aziendale, l'area Formazione si attiene al seguente Piano di conservazione del materiale documentale attinente agli eventi formativi, intendendo con questo termine il programma che specifica quali documenti devono essere conservati permanentemente, una volta conclusa l azione amministrativa, e quali invece possono essere eliminati in quanto di natura strumentale e transitoria. Tipologia documentale Conservazione Note Criteri generali, atti gestionali/organizzativi e normativa per la formazione e l aggiornamento professionale Permanente Organizzazione di corsi di formazione e aggiornamento E' costituito un fascicolo per ogni evento formativo. Per i corsi successivi al 2007, i criteri di sfoltimento sono quelli sopra specificati all'inizio del presente punto 2 Domande/Invio dei dipendenti a eventi formativi esterni Le pratiche di formazione esterna sono raccolte in fascicoli annuali ed ordinate cronologicamente. Nello rientra anche la relativa documentazione contabile Autorizzazioni alla partecipazione dei dipendenti ad eventi esterni sponsorizzati 5 Le pratiche di sponsorizzazione individuale sono raccolte in fascicoli annuali ed ordinate cronologicamente. Sono conservati permanentemente i corrispondenti elenchi elettronici annuali predisposti dalla Segreteria Organizzativa dell'area Formazione
pag. 6 Attestati di partecipazione ad eventi formativi esterni presentati (in copia) dai dipendenti 5 Gli attestati presentati dai dipendenti sono raccolti in fascicoli annuali ed ordinati cronologicamente. Altra documentazione afferente alle attività formative (affitto aule, riepiloghi periodici per pagamento mensa, ecc.) 5 Si tratta di documentazione che, di norma, non trova corrispondenza nella piattaforma ECM Altra documentazione gestita dall'area Formazione ma non afferente all'organizzazione di eventi formativi (settore amministrativo/contabile) Permessi di studio 2 Sono conservati permanentemente i corrispondenti elenchi elettronici annuali predisposti dal settore Contabilità/Amministrazione dell'area Formazione Borse di studio La documentazione allegata alle domande di partecipazione può essere richiesta dai candidati entro 60 giorni dalla scadenza dei termini termini di impugnazione; se non richiesta, tale documentazione è eliminabile. Rapporti convenzionali con Università, Aziende, Centri Formativi per specializzazioni, stage, tirocini, ecc. Sono conservati permanentemente anche i corrispondenti elenchi elettronici predisposti dal settore Contabilità/Amministrazione dell'area Formazione (convenzioni articolate per tipologia, con indicazione dei nominativi dei tirocinanti qualora si tratti di pratiche gestite dalla SC OSRU) Altra documentazione afferente alle attività amministrative gestite dal settore amministrativo/contabile dell'area Formazione Per quanto concerne invece la documentazione cartacea afferente ad eventi formativi antecedenti al 2008 ovvero all'attività della ex Scuola Infermieri Professionali, la stessa fino all'adozione delle regole aziendali generali in materia di scarto della documentazione è conservata nei locali dell'area Formazione. In ogni caso annualmente, di norma entro il 31 marzo, il RA predispone l'elenco dei documenti e dei fascicoli per i quali è trascorso il periodo obbligatorio di conservazione di 5 e che quindi sono suscettibili di scarto archivistico, al quale naturalmente si provvederà concretamente soltanto nel momento in cui saranno formalizzate le suddette regole aziendali generali. 3. Modalità di raccordo dell'archiviazione cartacea con la piattaforma ECM Piemonte
pag. 7 L'Area Formazione assicura la tracciabilità della documentazione cartacea in linea con i dati presenti nella piattaforma ECM, tenuto conto dei tempi di conservazione previsti. Gli elementi più significativi ai fini del riscontro dei dati presenti sulla piattaforma ECM con la corrispondente documentazione cartacea, sono i seguenti: A) Eventi formativi organizzati dall'azienda: registro delle presenze dell'evento formativo (discenti/docenti) questionari di apprendimento individuale questionari di gradimento/valutazione B) Partecipazione di dipendenti ad eventi formativi esterni con oneri a carico dell'azienda: domanda di partecipazione all'evento esterno documentazione comprovante la partecipazione all'evento autorizzato C) Sponsorizzazioni individuali: lettera di invito dello sponsor autorizzazione aziendale documentazione comprovante la partecipazione all'evento autorizzato D) Dossier formativo individuale (per crediti formativi conseguiti a seguito di eventi extraregionali) copia dell'attestato di partecipazione all'evento formativo Il riscontro di tracciabilità non riguarda unicamente la presenza del documento cartaceo corrispondente, ma anche la completezza dei dati in esso presenti (ad esempio, presenza delle firme, ecc.) Il RA periodicamente, a cadenza almeno annuale, con riferimento alle tipologie sopra esplicitate, verifica che tale situazione di tracciabilità sia mantenuta nel tempo e conseguentemente propone al Direttore della Formazione l'adozione dei provvedimenti ritenuti più utili rispetto alle criticità eventualmente riscontrate. Inoltre, per garantire una più efficace situazione di chiarezza e tracciabilità delle attività formative organizzate dall'azienda, contestualmente all'inserimento nel fascicolo cartaceo della documentazione d'interesse, l'operatore inserisce la copia elettronica del documento (ove esistente) anche nel fascicolo elettronico corrispondente, presente sul server aziendale ( Area Comune SC OSRU) sotto forma di cartella contrassegnata con la denominazione dell'evento formativo in questione. In particolare una sezione specifica dell'area Comune del server aziendale è riservata per l'archiviazione elettronica del materiale afferente il processo di accreditamento dell'area Formazione.