Controlli interni Controlli successivi all adozione dell atto Ex art.147 bis del TUEL Modalità applicative e tecniche di campionamento Allegato alla determinazione dirigenziale n. 399 del 25/06/2013 1
Regolamento del sistema di controlli interni approvato con deliberazione consiliare n.2/2013, art. 5 1. Nella fase successiva all adozione dell atto, il controllo di regolarità amministrativa è effettuato secondo principi generali di revisione aziendale, da un apposita unità di controllo costituita e diretta dal Segretario Generale e la cui composizione prevederà la presenza del Dirigente dell Area Servizi finanziari ed eventualmente di altro personale dell amministrazione comunale. 2. Sono sottoposti al controllo successivo di regolarità amministrativa i seguenti atti: a) le determinazioni di impegno della spesa; b) i provvedimenti concessori e autorizzatori; c) le ordinanze dirigenziali; d) i contratti; e) le convenzioni. 2
Obiettivo La metodologia di controllo consiste nell attivazione di un monitoraggio sugli atti con l obiettivo di verificare: a) la regolarità delle procedure adottate; b) il rispetto delle normative vigenti e delle circolari/direttive interne; c) il rispetto degli atti di programmazione e di indirizzo; d) l effettuazione di una regolare istruttoria; e) la presenza nell atto di una congrua motivazione; f) il rispetto degli obblighi di pubblicità previsti da disposizioni di legge e/o di regolamento. 3
Finalità Garantire legittimità, regolarità e certezza dell azione amministrativa. Creare uno strumento di assistenza e supporto rivolto ai responsabili di servizio e dirigenti nell assunzione degli atti e provvedimenti di competenza. 4
Unità di controllo Viene istituita apposita unità di controllo costituita e diretta dal Segretario Generale. Con propria determinazione il Segretario costituisce l unità di controllo così composta: Segretario generale; Dirigente Area Servizi finanziari; Responsabile Servizi generali; Responsabile Servizi demografici e statistici. Ciascuno si astiene sul controllo degli atti di propria competenza; gli atti del Segretario non sono sottoposti a controllo. 5
Fasi del processo di controllo Individuazione dei centri di produzione amministrativa, cioè dei soggetti che nel Comune producono atti e determine. Definizione delle tipologie di atti soggetti a controllo. Definizione dei parametri di selezione del campione degli atti. Scelta del sistema di campionamento. Definizione check list. Sistema dei report. 6
Centri di produzione amministrativa Gli atti che saranno sottoposti a controllo sono quelli assunti dai dirigenti e dai responsabili di Posizione Organizzativa. Il sistema informatico di gestione delle determinazioni codifica il centro di responsabilità per servizio e non per area; pertanto, ai fini di garantire un equilibrato criterio di selezione tra gli atti di ciascuna Area, sarà fatta una estrazione per servizio. Negli altri casi è individuato il dirigente o il responsabile di servizio delegato. 7
Tipologia di atti Determinazioni di acquisti, forniture e servizi con impegno di spesa Determinazioni di conferimento incarichi con impegno di spesa Determinazioni di concessione contributi a soggetti pubblici e privati con impegno di spesa contabile o riconoscimento di beneficio economico Determinazioni a contrarre - procedura aperta, ristretta e negoziale - con impegno di spesa Autorizzazioni e concessioni Ordinanze dirigenziali Contratti per scrittura privata ( compresi i disciplinari d incarico) e convenzioni Nota La legge 190/2012 (anticorruzione) individua tra le attività più esposte a rischio corruzione a) autorizzazioni o concessioni; b) scelta del contraente nell affidamento di lavori,forniture e servizi; c) concessione ed erogazione di sovvenzioni, contributi, sussidi, ausili finanziari; d) concorsi e prove selettive per l assunzione di personale. In relazione al punto d) si precisa che tali procedimenti sono gestiti dall Unione Terred acqua cui é stato conferito il servizio di gestione del personale. 8
Parametri di selezione e tempistica almeno il 5 % delle determinazioni di impegno di spesa, garantendo un equilibrato criterio di selezione tra gli atti di ciascun servizio almeno il 10% dei contratti stipulati per scrittura privata e convenzioni almeno il 10% delle ordinanze dirigenziali almeno il 10% dei provvedimenti concessori e autorizzatori Il controllo deve avere periodicità almeno quadrimestrale ed essere effettuato entro i primi 10 giorni del mese successivo ad ogni quadrimestre 9
Sistema di campionamento (1) L estrazione degli atti da sottoporre a controllo é effettuata secondo un metodo di campionamento statistico. L universo é rappresentato da tutti gli atti oggetto di controllo nel periodo di riferimento. L estrazione avviene per Area organizzativa e ruoli abilitati alla sottoscrizione degli atti, laddove gli atti sono prodotti da tutta l organizzazione, con modalità predeterminate, in alcuni casi sfruttando procedure automatiche di estrazione presenti nei gestionali, in altri casi con il supporto di un software regionale generatore di numeri casuali in base ai quali selezionare le unità campione: A) determine dirigenziali: estrazione dal programma IRIDE con la funzione Ricerche-sorteggio per ruoli abilitati alla sottoscrizione degli atti; 10
Sistema di campionamento (2) B) contratti, convenzioni e ordinanze: estrazione dal relativo gestionale in access utilizzando una funzione di SQL. Per quanto riguarda le ordinanze ne é prevista a breve la gestione all interno del software IRIDE; C) autorizzazioni e permessi di costruire: estrazione da Archiwin (software utilizzato per la gestione delle autorizzazioni edilizie) sulla base dei numeri casuali generati dall applicativo regionale e/o altro software applicativo; D) autorizzazioni commercio e relative occupazioni di suolo pubblico: estrazione da IRIDE (protocollo) in base al tipo documento e classifica, sempre con la funzione Ricerchesorteggio E) autorizzazioni occupazione suolo pubblico temporanee e permanenti e passi carrai: estrazione dal relativo gestionale in access utilizzando una funzione di SQL, ovvero software IRIDE (protocollo). 11
Scelta della numerosità campionaria (1) Dal punto di vista metodologico, la scelta di ricorrere ad un campione di unità da analizzare non é limitativa rispetto ad una rilevazione censuaria ed anzi consente di concentrare le risorse disponibili sulla qualità del controllo. La numerosità campionaria va individuata come il più piccolo numero che soddisfa requisiti di precisione fissati a priori. Occorre quindi stabilire il margine di errore che si é disposti ad accettare ed un livello di confidenza, ovvero la probabilità che la stima si collochi all interno di un intervallo definito secondo i margini di errore stabiliti. In base alla numerosità della popolazione N, la numerosità campionaria n é determinata prefissando il margine di errore ed il livello di confidenza. 12
Scelta della numerosità campionaria (2) Ai fini della determinazione della numerosità campionaria si é ritenuto di avvalersi in questa fase di uno strumento di lavoro Strumento 8 Tabella per la definizione del campione reperito sul sito del Governo Italiano e messo a disposizione per indagini in altro ambito (indagini di Customer Satisfaction). Tale scelta consente di effettuare l attività di controllo su un numero limitato di atti ed ottenere risultati estendibili all universo con un predefinito margine di errore e livello di confidenza. L unità di controllo farà ex post una verifica della percentuale di copertura (sul totale degli impegni) della somma degli impegni di spesa controllati nel periodo. 13
Modalità operative Atto organizzativo del Segretario (determina) con cui stabilisce le modalità di campionamento, previo parere dei revisori dei conti. L unità di controllo si riunisce nel periodo stabilito per i controlli e prende atto delle check list; procede quindi al sorteggio degli atti estraendo il campione da sottoporre al controllo. Viene redatto verbale delle operazioni di sorteggio e incaricato uno dei componenti a reperire gli atti che vengono fotocopiati. Nel verbale si prenderà atto della eventuali determinazioni senza impegno di spesa sorteggiate e che verranno accantonate in quanto non oggetto di controllo. Il Segretario distribuisce gli atti da controllare ai componenti tenendo conto di eventuali incompatibilità e definisce i tempi di ultimazione dei controlli. Ciascun componente procede al controllo degli atti assegnati, potendo anche chiedere chiarimenti al Responsabile firmatario dell atto. L unità si riunisce nuovamente prendendo in esame il lavoro svolto e redigendo verbale di resoconto dei controlli effettuati. 14
Check list Per ogni tipologia di atti, come definiti nel presente documento, viene definita una check list attraverso la quale si verifica la presenza o l assenza dei requisiti richiesti. Detta check list viene utilizzata per la costruzione di un questionario on line sfruttando l applicativo Google Drive che permette di automatizzare la registrazione delle risultanze dalla check list, distribuire i controlli fra più soggetti, facendo confluire gli esiti in un unico database e ottenere dei report di sintesi. 15
Reportistica Al termine del processo vengono generati report riassuntivi dell esito del controllo. Se dal controllo quadrimestrale emergono irregolarità, il Segretario trasmette in breve tempo una comunicazione all organo che ha emanato l atto affichè possa valutare l eventuale attivazione del potere di autotutela amministrativa. Nella comunicazione sono indicati i vizi rilevati e le possibili soluzioni consigliate per regolarizzare l atto. Le risultanze del controllo vengono trasmesse annualmente a: - responsabili di servizio insieme alle direttive cui conformarsi in caso di riscontrate irregolarità - Revisori dei Conti - Nucleo di valutazione - Consiglio Comunale tramite il suo Presidente. La presente metodologia verrà applicata nel 2013 in via sperimentale e sarà sottoposta a verifica di efficacia in relazione agli obiettivi prefissati. 16